CÁC PHÒNG BAN TRONG CÔNG TY: CHỨC NĂNG VÀ CÁCH TỔ CHỨC HIỆU QUẢ

Để công ty phát triển bền vững cần có sự kết hợp của nhiều yếu tố, trong đó cấu trúc phòng ban đóng vai trò nền tảng. Mỗi phòng ban như một "cỗ máy" nhỏ, hoạt động trơn tru và hiệu quả góp phần tạo nên thành công chung của doanh nghiệp. Vậy, làm thế nào để xây dựng và quản lý các phòng ban trong công ty một cách hiệu quả nhất? Bài viết dưới đây của Trường doanh nhân HBR sẽ giúp bạn tìm ra câu trả lời.

1. Tìm hiểu về các phòng ban trong công ty

Phòng ban là một bộ phận quan trọng của doanh nghiệp, được thiết lập để đảm nhận những nhiệm vụ, chức năng và quy trình riêng biệt nhằm đóng góp vào mục tiêu phát triển tổng thể của công ty.

Các phòng ban trong công ty giúp phân chia công việc rõ ràng, tối ưu hóa hiệu suất và quản lý. Mỗi phòng có đội ngũ nhân viên chuyên môn, do lãnh đạo quản lý và giám sát. Cơ cấu phòng ban có thể khác nhau tùy theo quy mô doanh nghiệp. Một số doanh nghiệp tập trung vào chuyên môn hóa sâu với nhiều phòng ban, trong khi số khác chỉ có vài phòng ban chức năng đơn giản.

2. Vì sao doanh nghiệp cần phân chia rõ ràng các phòng ban trong công ty?

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là các doanh nghiệp có lãnh đạo đi lên từ nghề và kinh doanh theo bản năng, thường gặp phải một số vấn đề khi không có sự phân chia rõ ràng các phòng ban trong công ty. Những vấn đề này bao gồm:

• Chủ doanh nghiệp ôm đồm công việc: Người lãnh đạo thường tự mình làm quá nhiều công việc từ quản lý đến vận hành, dẫn đến quá tải và không thể tập trung vào các hoạt động chiến lược quan trọng để phát triển doanh nghiệp.
• Không biết cách quản trị từng phòng ban: Chủ doanh nghiệp không rõ doanh nghiệp của mình cần có những phòng ban gì, phân bổ nhân lực ra sao, hoặc mỗi vị trí cần thực hiện những nhiệm vụ cụ thể gì.
• Thiếu sự chuyên môn hóa: Các nhân sự trong công ty thường làm nhiều việc khác nhau, không có sự phân công cụ thể theo chuyên môn, dẫn đến năng suất làm việc không cao và dễ xảy ra sai sót.
• Hiệu quả công việc kém: Khi không có sự phân chia phòng ban rõ ràng, quy trình làm việc thiếu sự liên kết và thiếu hiệu quả, các hoạt động như marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng và quản lý tài chính không được tối ưu.
• Thiếu tính trách nhiệm và giám sát: Nếu không có một hệ thống phòng ban rõ ràng, việc phân công trách nhiệm và giám sát tiến độ trở nên khó khăn, dẫn đến tình trạng trì trệ, chậm tiến độ, và không thể đo lường hiệu quả công việc.

>>> XEM THÊM: CÁCH XÂY DỰNG KHUNG NĂNG LỰC ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ CHUYÊN NGHIỆP

Để giải quyết những vấn đề trên, doanh nghiệp cần tiến hành phân chia phòng ban rõ ràng với từng vai trò và trách nhiệm cụ thể, từ đó mang lại nhiều lợi ích như:

• Tăng cường hiệu quả quản lý: Phân chia phòng ban giúp chủ doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng công việc bằng cách giao phó quyền quản lý các lĩnh vực cụ thể cho các trưởng phòng có chuyên môn. Điều này giúp họ có thời gian tập trung vào chiến lược dài hạn và mở rộng doanh nghiệp.
• Chuyên môn hóa công việc: Các phòng ban như marketing, bán hàng, tài chính, nhân sự và chăm sóc khách hàng sẽ có những nhiệm vụ và mục tiêu cụ thể. Điều này giúp nâng cao năng suất làm việc, nhờ vào sự chuyên môn hóa và tinh thần trách nhiệm trong từng phòng ban.
• Tăng cường khả năng giám sát và đánh giá hiệu quả: Khi mỗi phòng ban có chức năng và chỉ tiêu rõ ràng, việc đo lường hiệu quả công việc trở nên dễ dàng hơn. Chủ doanh nghiệp có thể giám sát tiến độ, điều chỉnh chiến lược kịp thời và tăng cường khả năng phản hồi nhanh nhạy với thị trường.
• Tối ưu hóa quy trình làm việc: Sự phân chia phòng ban giúp xây dựng các quy trình liên kết rõ ràng giữa các bộ phận. Điều này giúp thông tin và nhiệm vụ được truyền tải nhanh chóng, tránh các xung đột hay chồng chéo công việc.
• Phát triển bền vững và mở rộng quy mô: Một hệ thống quản lý chặt chẽ với các phòng ban chuyên biệt là nền tảng vững chắc để doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô mà không gặp phải tình trạng quá tải hay hỗn loạn trong quản lý.

3. Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban trong công ty vừa và nhỏ

Tùy thuộc vào quy mô và mục tiêu của doanh nghiệp, việc phân chia các phòng ban trong công ty sẽ khác nhau để đảm bảo hiệu suất và quản lý hiệu quả. Không phải doanh nghiệp nào cũng cần tất cả các phòng ban mà chỉ cần những bộ phận phù hợp với nhu cầu và quy mô hoạt động của mình. 

Trong một doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc tổ chức các phòng ban là yếu tố quyết định sự vận hành hiệu quả và phát triển bền vững. Mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ riêng, hỗ trợ lẫn nhau nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc và đảm bảo mục tiêu chung của công ty.

3.1. Ban Giám đốc (Executive Board)

Ban giám đốc đóng vai trò chủ đạo trong việc định hình tương lai của doanh nghiệp. Họ chịu trách nhiệm về các quyết định chiến lược, điều hành tổng thể và đảm bảo rằng tất cả các phòng ban hoạt động theo cùng một tầm nhìn. Sự phối hợp giữa ban giám đốc và các trưởng phòng là cần thiết để truyền đạt chiến lược một cách nhất quán và hiệu quả.

Nhiệm vụ chính:

• Đưa ra tầm nhìn và chiến lược dài hạn cho doanh nghiệp
• Xây dựng và phê duyệt các kế hoạch phát triển, ngân sách và định hướng hoạt động của từng phòng ban
• Đưa ra quyết định quan trọng liên quan đến tài chính, đầu tư và các hoạt động chiến lược khác
• Quản lý rủi ro và đánh giá hiệu quả của các hoạt động kinh doanh
• Đại diện cho công ty trước các cổ đông, đối tác và cơ quan nhà nước

Phân bổ nhân lực: Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, ban giám đốc thường bao gồm 1-2 người, có thể là giám đốc điều hành (CEO) và phó giám đốc hoặc giám đốc tài chính (CFO) tùy thuộc vào nhu cầu.

3.2. Ban Quản lý (Management Board)

Ban quản lý là cầu nối giữa ban giám đốc và các phòng ban chuyên môn. Họ có vai trò giám sát và điều hành các hoạt động hàng ngày, đảm bảo rằng tất cả các phòng ban thực hiện đúng chiến lược đã đề ra. Ban quản lý cần có kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ, khả năng điều phối công việc và giải quyết vấn đề nhanh chóng để đảm bảo sự trôi chảy trong mọi hoạt động của công ty.

Nhiệm vụ chính:

• Quản lý hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp, giám sát và điều phối hoạt động của các phòng ban
• Phân công nhiệm vụ, đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên trong từng phòng ban
• Đảm bảo các chiến lược và kế hoạch của ban giám đốc được thực hiện hiệu quả
• Giải quyết các vấn đề nội bộ phát sinh, điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình làm việc
• Báo cáo định kỳ về kết quả hoạt động và tình hình của doanh nghiệp cho ban giám đốc

Phân bổ nhân lực: Ban quản lý thường bao gồm các trưởng phòng hoặc quản lý cấp trung (3-5 người) với nhiệm vụ chính là điều hành các hoạt động của từng phòng ban cụ thể.

3.3. Phòng Kinh doanh & Bán hàng

Phòng kinh doanh là trụ cột trong việc tạo ra doanh thu, phát triển thị trường và duy trì quan hệ khách hàng. Sự phối hợp với phòng marketing và chăm sóc khách hàng rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả bán hàng và giữ chân khách hàng.

Nhiệm vụ chính:

• Xây dựng chiến lược bán hàng và phát triển các kênh bán hàng đa dạng (trực tiếp, online, đối tác, đại lý)
• Quản lý chỉ tiêu doanh số, theo dõi tiến độ bán hàng
• Phát triển quan hệ khách hàng, tìm kiếm khách hàng mới và chăm sóc khách hàng hiện tại

Phân bổ nhân lực: Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, một nhóm từ 3-5 người là phù hợp, bao gồm một trưởng phòng phụ trách chiến lược và các nhân viên bán hàng thực hiện triển khai.

>>> XEM THÊM: XÂY DỰNG PHÒNG KINH DOANH BÀI BẢN ĐỂ KINH DOANH TRĂM TRẬN TRĂM THẮNG

3.4. Phòng Marketing

Phòng marketing giúp tạo dựng hình ảnh và định vị thương hiệu, thu hút khách hàng mới và phối hợp chặt chẽ với phòng kinh doanh để đạt được doanh số mong muốn. Mối liên kết giữa marketing và bán hàng là chìa khóa giúp tối ưu chi phí quảng cáo và tăng cường hiệu quả kinh doanh.

Nhiệm vụ chính:

• Nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh và xác định khách hàng mục tiêu
• Xây dựng và triển khai các chiến dịch marketing (bao gồm digital marketing, SEO, social media marketing, quảng cáo trực tuyến)
• Theo dõi và đánh giá hiệu quả chiến dịch marketing, xây dựng thương hiệu doanh nghiệp

Phân bổ nhân lực: Một nhóm từ 2-4 người, bao gồm một trưởng phòng và các chuyên viên content, quảng cáo và thiết kế.

3.5. Phòng Nhân sự (HR)

Phòng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì nguồn lực ổn định và phát triển văn hóa doanh nghiệp. Việc giữ chân nhân viên giỏi và đảm bảo sự gắn kết nội bộ sẽ giúp doanh nghiệp giảm chi phí tuyển dụng và tăng hiệu quả làm việc.

Nhiệm vụ chính:

• Tuyển dụng, đào tạo nhân viên, xây dựng chính sách phúc lợi
• Quản lý lương thưởng, bảo hiểm, và các chế độ cho nhân viên
• Đảm bảo sự gắn kết nội bộ, phát triển văn hóa doanh nghiệp

Phân bổ nhân lực:

• 2-3 người là đủ để quản lý các nhiệm vụ nhân sự trong một doanh nghiệp vừa và nhỏ.

>>> XEM THÊM: 4 BƯỚC XÂY DỰNG PHÒNG NHÂN SỰ, ĐẢM BẢO ĐỦ NHÂN SỰ CHO TỔ CHỨC

3.6. Phòng Tài chính - Kế toán

Phòng tài chính giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định tài chính, quản lý dòng tiền hiệu quả, đảm bảo các hoạt động đầu tư và chi tiêu hợp lý. Sự liên kết với lãnh đạo công ty là thiết yếu để đưa ra các quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu tài chính.

Nhiệm vụ chính:

• Quản lý và theo dõi dòng tiền, chi phí và thu nhập
• Lập báo cáo tài chính, dự báo dòng tiền và lập ngân sách
• Tư vấn tài chính cho lãnh đạo doanh nghiệp về các quyết định đầu tư và chi tiêu

Phân bổ nhân lực: Từ 2-3 kế toán viên là phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Có thể thuê ngoài các dịch vụ kế toán chuyên nghiệp nếu cần.

3.7. Phòng Sản xuất hoặc Vận hành (Operations)

Phòng vận hành là trung tâm của mọi hoạt động sản xuất, giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu khách hàng, kiểm soát chất lượng và chi phí. Sự kết nối với các phòng ban khác, đặc biệt là phòng tài chính, là rất quan trọng để đảm bảo hiệu quả chi phí.

Nhiệm vụ chính:

• Đảm bảo quy trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ đúng tiến độ và chất lượng
• Quản lý hàng tồn kho, chuỗi cung ứng và nhà cung cấp
• Tối ưu hóa quy trình sản xuất hoặc dịch vụ, kiểm soát chi phí

Phân bổ nhân lực: Tùy vào quy mô và loại hình kinh doanh, có thể cần từ 3-10 nhân viên vận hành.

3.8. Phòng Chăm sóc khách hàng (Customer Service)

Phòng chăm sóc khách hàng giúp giữ chân khách hàng hiện tại và nâng cao trải nghiệm dịch vụ. Đây là yếu tố quan trọng để tạo sự khác biệt và xây dựng lòng tin từ phía khách hàng.

Nhiệm vụ chính:

• Tiếp nhận và giải quyết khiếu nại của khách hàng
• Quản lý dữ liệu khách hàng, theo dõi mức độ hài lòng
• Hỗ trợ sau bán hàng và triển khai các chiến dịch upsell, cross sell

Phân bổ nhân lực: Từ 4-5 nhân viên tùy thuộc vào quy mô công ty và đặc trưng ngành hàng để đảm bảo quản lý tốt khách hàng.

3.9. Phòng Công nghệ Thông tin (IT)

IT đảm bảo doanh nghiệp vận hành trơn tru, đặc biệt trong thời đại số hóa. Họ đóng vai trò hỗ trợ tất cả các bộ phận khác bằng các giải pháp công nghệ tiên tiến.

Nhiệm vụ chính:

• Quản lý hệ thống công nghệ, bảo mật dữ liệu và hỗ trợ kỹ thuật
• Tối ưu hóa hệ thống công nghệ, hỗ trợ công nghệ AI nếu cần

Phân bổ nhân lực: 1-2 chuyên viên IT, hoặc thuê ngoài các dịch vụ IT.

3.10. Phòng Nghiên cứu và Phát triển (R&D)

Phòng R&D là nền tảng giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh thông qua việc đổi mới sản phẩm, từ đó đáp ứng tốt hơn nhu cầu của khách hàng và thị trường.

Nhiệm vụ chính:

• Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, cải tiến sản phẩm hiện tại
• Đổi mới sáng tạo để gia tăng sức cạnh tranh

Phân bổ nhân lực: 1-2 chuyên viên R&D, hoặc thuê ngoài chuyên gia tư vấn.

4. Mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty

Trong một doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, mối quan hệ giữa các phòng ban đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự vận hành trơn tru và đạt hiệu quả cao trong công việc. Một công ty không chỉ đơn thuần là tập hợp các phòng ban hoạt động riêng lẻ mà còn cần có sự hợp tác chặt chẽ để tạo ra giá trị tối ưu.

1 - Mối quan hệ giữa phòng Sản xuất và phòng Nghiên cứu & Phát triển (R&D)

Phòng Sản xuất và R&D có mối liên kết chặt chẽ trong việc phát triển và cải tiến sản phẩm. Phòng R&D chịu trách nhiệm nghiên cứu các giải pháp mới, nâng cấp sản phẩm/dịch vụ để đáp ứng nhu cầu thị trường. Phòng Sản xuất sau đó thực hiện quy trình sản xuất theo yêu cầu từ R&D, đảm bảo sản phẩm có chất lượng tốt và chi phí hợp lý. Sự phối hợp này giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh trên thị trường và cải thiện hiệu suất kinh doanh.

2 - Mối quan hệ giữa phòng Marketing và phòng Kinh doanh

Marketing và Kinh doanh có mối quan hệ tương hỗ. Phòng Marketing nghiên cứu thị trường, xây dựng chiến lược tiếp thị và đưa ra các chiến dịch nhằm thu hút khách hàng tiềm năng. Phòng Kinh doanh dựa vào thông tin từ Marketing để tiếp cận khách hàng, tư vấn và thúc đẩy việc bán hàng. Mối quan hệ này đảm bảo các chiến dịch quảng cáo không chỉ tạo ra nhận thức mà còn chuyển hóa thành doanh số thực tế, giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu tăng trưởng.

3 - Mối quan hệ giữa phòng Nhân sự và các phòng ban khác

Phòng Nhân sự chịu trách nhiệm quản trị nguồn nhân lực, từ việc tuyển dụng đến phát triển và đãi ngộ nhân viên. Mối liên kết giữa phòng Nhân sự và các bộ phận khác rất quan trọng trong việc đảm bảo mỗi phòng ban có đủ nguồn lực để hoạt động hiệu quả. Ví dụ, khi phòng Marketing hoặc Kinh doanh mở rộng quy mô, Nhân sự cần phối hợp chặt chẽ để tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, giúp họ nhanh chóng hòa nhập và đáp ứng nhu cầu công việc.

4 - Mối quan hệ giữa phòng Tài chính - Kế toán và các phòng ban

Phòng Tài chính - Kế toán đóng vai trò kiểm soát tài chính và đảm bảo nguồn tiền được sử dụng hợp lý. Mọi quyết định liên quan đến mua sắm, đầu tư, chi tiêu trong doanh nghiệp đều cần sự phê duyệt từ phòng Tài chính. Các phòng ban như Kinh doanh, Nhân sự và Sản xuất phải hợp tác với Tài chính để lập kế hoạch ngân sách, quản lý chi phí và đảm bảo hoạt động tài chính ổn định.

5 - Mối quan hệ giữa phòng Kinh doanh và các phòng ban khác

Phòng Kinh doanh không chỉ tiếp cận khách hàng mà còn thu thập thông tin từ thị trường về nhu cầu và phản hồi khách hàng. Những dữ liệu này rất quan trọng đối với R&D để phát triển sản phẩm mới và cho Marketing để điều chỉnh chiến lược quảng bá. Phòng Kinh doanh còn hợp tác chặt chẽ với Tài chính để đảm bảo các hợp đồng và doanh thu được quản lý tốt.

>>> XEM THÊM: XÂY DỰNG QUY TRÌNH PHỐI HỢP GIỮA CÁC PHÒNG BAN ĐỂ CHINH PHỤC MỌI MỤC TIÊU

5. Cách xây dựng các phòng ban trong công ty hiệu quả cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Xây dựng các phòng ban trong công ty một cách hiệu quả là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và đạt được mục tiêu đề ra. Quá trình thiết lập cần đảm bảo rõ ràng về chức năng, nhiệm vụ, cùng với sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận để tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

5.1. Xác định tính cần thiết của phòng ban

Mỗi phòng ban có vai trò và nhiệm vụ quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Tuy nhiên, tùy thuộc vào mô hình và quy mô kinh doanh, cơ cấu tổ chức sẽ có sự khác biệt.

Hầu hết doanh nghiệp thường bắt đầu bằng việc thiết lập các phòng ban chức năng cơ bản như: ban giám đốc, phòng nhân sự, phòng tài chính – kế toán và phòng kinh doanh. Tùy vào đặc thù của từng lĩnh vực mà doanh nghiệp có thể bổ sung thêm các phòng ban trong công ty khác.

Ví dụ, một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin có thể cần thiết lập phòng phát triển sản phẩm để quản lý quy trình phát triển và kiểm thử phần mềm, cũng như phòng hỗ trợ khách hàng để đảm bảo sự hài lòng và đáp ứng nhu cầu của người dùng.

5.2. Thiết lập sơ đồ tổ chức

Sau khi xác định danh sách các phòng ban cần thiết, bước tiếp theo là xây dựng sơ đồ tổ chức. Sơ đồ này giúp phân chia nhiệm vụ và chức năng một cách rõ ràng, tránh tình trạng chồng chéo trong công việc giữa các phòng ban.

Một sơ đồ tổ chức cơ bản thường bao gồm: các cấp quản lý cao nhất, các phòng ban hoặc bộ phận, các cấp quản lý phòng ban, nhân viên và vị trí công việc. Sơ đồ cũng thể hiện mối quan hệ giữa các phòng ban trong công ty khác nhau. Từ đó, chúng ta có thể dễ dàng xác định:

• Ai là người đứng đầu doanh nghiệp?
• Doanh nghiệp có bao nhiêu phòng ban?
• Ai là người quản lý và chịu trách nhiệm cho từng phòng ban?
• Mỗi phòng ban có bao nhiêu nhân viên và đảm nhận những vị trí công việc nào?

Như vậy, dù ở bất kỳ vị trí nào (cấp lãnh đạo, quản lý hay nhân viên), sơ đồ tổ chức khoa học sẽ mang lại nhiều lợi ích quan trọng.

5.3. Tính toán số lượng nhân sự

Cuối cùng là xác định số lượng nhân sự cần thiết cho mỗi phòng ban. Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo hoạt động hiệu quả và tối ưu hóa nguồn lực, từ đó giảm thiểu chi phí.

Nếu số lượng nhân viên quá ít so với nhu cầu và mục tiêu hoạt động của phòng ban, công việc sẽ không thể hoàn thành đúng tiến độ, ảnh hưởng đến hiệu suất chung của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu số lượng nhân viên quá nhiều so với khối lượng công việc, sẽ gây lãng phí nguồn lực.

Để xác định nhu cầu về nguồn lực nhân sự, doanh nghiệp cần xem xét nhiều yếu tố:

• Xác định mục tiêu cụ thể và khối lượng công việc của từng phòng ban.
• Đánh giá đặc thù hoạt động của từng bộ phận. Ví dụ: Phòng phát triển sản phẩm có thể cần nhiều kỹ sư hơn so với phòng tài chính.
• Xem xét các kế hoạch dài hạn để điều chỉnh số lượng nhân sự phù hợp với sự mở rộng hoặc cắt giảm trong tương lai.

6. Làm thế nào để phân bổ nhân lực hiệu quả cho từng phòng ban?

Phân bổ nhân lực hiệu quả cho từng phòng ban trong doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng giúp tối ưu hóa năng suất làm việc, tiết kiệm chi phí và đảm bảo sự phát triển bền vững. Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần dựa vào nhiều yếu tố như quy mô, loại hình kinh doanh, nhu cầu thực tế, và chiến lược phát triển dài hạn. Dưới đây là các bước và nguyên tắc giúp phân bổ nhân lực hiệu quả cho từng phòng ban:

6.1. Đánh giá nhu cầu của từng phòng ban

Trước khi phân bổ nhân lực, cần xác định rõ nhu cầu thực tế của từng phòng ban, bao gồm khối lượng công việc, mục tiêu và vai trò của mỗi bộ phận trong doanh nghiệp. Ví dụ, phòng kinh doanh cần nhiều nhân lực hơn vào thời điểm chạy chiến dịch bán hàng, trong khi phòng kế toán có thể cần thêm người vào các kỳ báo cáo tài chính.

Cách thực hiện:

• Tham khảo trưởng phòng hoặc quản lý của từng bộ phận để hiểu rõ nhu cầu nhân lực dựa trên công việc hiện tại và kế hoạch dài hạn.
• Thực hiện phân tích khối lượng công việc (workload analysis) để xác định lượng nhân viên cần thiết cho từng phòng ban.

6.2. Xác định các kỹ năng cần thiết cho từng vị trí

Để phân bổ nhân lực hiệu quả, cần xác định rõ kỹ năng và năng lực mà từng vị trí trong các phòng ban yêu cầu. Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên phù hợp với nhiệm vụ của họ và có thể đóng góp tối đa cho mục tiêu chung.

Cách thực hiện:

• Xác định kỹ năng cụ thể cho từng vị trí, ví dụ như phòng IT cần chuyên viên có kỹ năng về bảo mật hệ thống, phòng marketing cần người có kinh nghiệm về digital marketing.
• Đánh giá năng lực nhân sự hiện tại để xem họ có đáp ứng được các yêu cầu hay không, từ đó quyết định có nên đào tạo thêm hoặc tuyển dụng mới.

6.3. Phân bổ nhân sự dựa trên quy mô và loại hình doanh nghiệp

Tùy vào quy mô và loại hình kinh doanh mà việc phân bổ nhân sự sẽ có sự khác biệt. Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có nguồn lực hạn chế nên việc sắp xếp nhân sự cần được thực hiện một cách tối ưu, tránh lãng phí.

Cách thực hiện:

• Với doanh nghiệp nhỏ, chỉ cần một số lượng tối thiểu nhân viên cho các phòng ban cốt lõi như kinh doanh, marketing, tài chính và nhân sự. Những phòng ban khác như IT hay pháp chế có thể thuê ngoài (outsourcing) để tiết kiệm chi phí.
• Ví dụ, phòng marketing có thể chỉ cần từ 2-4 người để đảm nhiệm các nhiệm vụ chính như content marketing, quản lý quảng cáo, và nghiên cứu thị trường. Trong khi đó, phòng tài chính với 1-2 kế toán viên là đủ để quản lý tài chính doanh nghiệp.

6.4. Tối ưu hóa nhân sự bằng cách kết hợp các vị trí

Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc đảm nhiệm nhiều vai trò trong cùng một vị trí là khá phổ biến để tiết kiệm chi phí nhân sự. Kết hợp các vị trí cho những người có năng lực đa nhiệm sẽ giúp tối ưu nguồn lực mà không làm giảm hiệu quả.

Cách thực hiện:

• Ví dụ, trong phòng marketing, một nhân viên có thể vừa phụ trách mảng quảng cáo, vừa quản lý content marketing, nếu họ có đủ kỹ năng cần thiết.
• Trong các doanh nghiệp sản xuất, phòng vận hành có thể chịu trách nhiệm cả về quản lý hàng tồn kho lẫn chuỗi cung ứng để giảm tải cho các phòng ban khác.

6.5. Linh hoạt điều chỉnh nhân lực theo khối lượng công việc

Khối lượng công việc trong mỗi phòng ban có thể thay đổi theo thời gian, đặc biệt trong các mùa cao điểm hoặc khi triển khai các dự án lớn. Phân bổ nhân lực linh hoạt giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu tạm thời mà không cần phải tuyển dụng thêm nhân viên cố định.

Cách thực hiện:

• Tăng cường nhân lực tạm thời hoặc luân chuyển nhân viên giữa các phòng ban khi cần thiết. Ví dụ, trong giai đoạn cao điểm của chiến dịch marketing, một số nhân viên từ phòng chăm sóc khách hàng có thể tạm thời hỗ trợ phòng marketing trong các nhiệm vụ không chuyên sâu.
• Sử dụng các hợp đồng nhân sự ngắn hạn hoặc nhân viên part-time khi công ty cần bổ sung lực lượng mà không làm tăng chi phí cố định.

6.6. Xây dựng kế hoạch phát triển và đào tạo nhân sự dài hạn

Phân bổ nhân lực không chỉ dừng lại ở việc tuyển dụng và sắp xếp ngay lập tức, mà còn phải tính đến chiến lược dài hạn về phát triển và đào tạo nhân viên. Điều này giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa tiềm năng của nguồn nhân lực hiện tại và chuẩn bị sẵn sàng cho các thay đổi trong tương lai.

Cách thực hiện:

• Đào tạo nội bộ để nâng cao kỹ năng cho nhân viên hiện có, giúp họ có thể đảm nhận thêm nhiệm vụ trong tương lai mà không cần tuyển dụng mới.
• Lên kế hoạch thăng tiến và phát triển sự nghiệp cho nhân viên, từ đó giữ chân nhân tài và tạo sự gắn kết lâu dài giữa nhân viên và công ty.

6.7. Tạo điều kiện hợp tác giữa các phòng ban

Đảm bảo rằng các phòng ban không hoạt động độc lập nhưng vẫn luôn có sự phối hợp chặt chẽ với nhau. Việc phân bổ nhân lực hiệu quả còn phụ thuộc vào việc các phòng ban có thể làm việc nhóm, hỗ trợ lẫn nhau để đạt mục tiêu chung.

Cách thực hiện:

• Xây dựng quy trình làm việc liên phòng ban, ví dụ như phòng marketing và phòng kinh doanh cần phối hợp chặt chẽ trong các chiến lược bán hàng.
• Khuyến khích sự trao đổi thông tin và hỗ trợ qua lại giữa các phòng ban để tăng cường hiệu quả công việc, giảm thiểu xung đột và tăng tính đồng bộ trong toàn bộ hệ thống.

Trên đây là những thông tin chi tiết về các phòng ban trong công ty. Việc xây dựng một cấu trúc phòng ban hiệu quả là một quá trình đòi hỏi sự đầu tư thời gian và công sức. Hy vọng rằng, những kiến thức Trường doanh nhân HBR chia sẻ đã bạn hiểu rõ hơn về vai trò quan trọng của từng phòng ban trong doanh nghiệp và từ đó đưa ra những quyết định đúng đắn để xây dựng một tổ chức vững mạnh và phát triển bền vững.