XÂY DỰNG QUY TRÌNH PHỐI HỢP GIỮA CÁC PHÒNG BAN ĐỂ CHINH PHỤC MỌI MỤC TIÊU

Trong môi trường doanh nghiệp hiện đại, quy trình phối hợp giữa các phòng ban là chìa khóa quyết định sự thành công. Trong bài viết này, Trường Doanh Nhân HBR sẽ chia sẻ cách xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban giúp doanh nghiệp tối ưu hóa nguồn lực và chinh phục mọi mục tiêu kinh doanh.

1. Thực trạng phối hợp kém hiệu quả giữa các phòng ban trong doanh nghiệp

Hiện nay, không ít doanh nghiệp đang gặp phải tình trạng phối hợp kém hiệu quả giữa các phòng ban. Điều này dẫn đến nhiều hậu quả tiêu cực, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất hoạt động và sự phát triển của công ty. Một số vấn đề của việc phối hợp kém hiệu quả giữa các phòng ban có thể kể đến như:

• Nhiệm vụ chồng chéo: Khi quy trình phối hợp giữa các phòng ban không rõ ràng, các phòng ban thường thực hiện nhiệm vụ trùng lặp mà không có sự phân định trách nhiệm rõ ràng. Điều này không chỉ gây lãng phí nguồn lực mà còn làm mất thời gian quý báu của doanh nghiệp.
• Tiến độ công việc chậm trễ: Thiếu thông tin, thiếu sự nhất quán trong giao tiếp giữa các phòng ban đều có thể làm gián đoạn tiến độ thực hiện các dự án và làm kéo dài thời gian hoàn thành.
• Giao tiếp kém, vận hành lộn xộn: Khi thông tin không được trao đổi đúng lúc và chính xác, sự nhầm lẫn rất dễ xảy ra. Điều này không chỉ làm xáo trộn quy trình làm việc mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống vận hành của doanh nghiệp.
• Nguy cơ mâu thuẫn và xung đột: Sự thiếu phối hợp giữa các phòng ban có thể tạo ra những bất đồng trong công việc. Điều này dẫn đến nguy cơ xảy ra xung đột, ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất và tinh thần làm việc chung.
• Khó đạt được mục tiêu chung: Nếu các phòng ban không phối hợp với nhau một cách hiệu quả, mục tiêu chung của tổ chức rất khó có thể đạt được. Các nỗ lực bị phân tán, không đồng nhất sẽ làm giảm khả năng đạt được kết quả mong đợi.
• Tỷ lệ nghỉ việc cao: Một môi trường làm việc không có sự hỗ trợ giữa các phòng ban khiến nhân viên cảm thấy bị cô lập, không có động lực gắn bó lâu dài với công ty.
• Suy giảm sự hài lòng của khách hàng: Chất lượng dịch vụ sẽ giảm sút khi các bộ phận trong doanh nghiệp không phối hợp tốt với nhau. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng và dẫn đến sự suy giảm uy tín của doanh nghiệp.

2. Lợi ích của việc xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Tất cả những vấn đề nêu trên cho thấy tầm quan trọng của việc xây dựng và duy trì quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru hơn mà còn nâng cao sự hài lòng của nhân viên và khách hàng. Dưới đây là một số lợi ích quan trọng:

• Tăng năng suất và hiệu quả giao tiếp: Quy trình phối hợp giữa các phòng ban giúp cải thiện giao tiếp nội bộ, đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác, rõ ràng và kịp thời. Nhờ đó, tránh được những hiểu lầm không mong muốn và nâng cao hiệu quả phối hợp làm việc.
• Tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu chi phí: Việc xây dựng một quy trình phối hợp rõ ràng giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực một cách hợp lý và đạt được hiệu suất tối đa từ các tài nguyên sẵn có. Đồng thời, loại bỏ các công việc chồng chéo giúp giảm thiểu các chi phí phát sinh không cần thiết.
• Đảm bảo khả năng phục vụ khách hàng: Quy trình phối hợp hiệu quả giúp doanh nghiệp nhanh chóng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, từ đó cải thiện mức độ hài lòng và lòng trung thành của khách hàng.
• Cải thiện trải nghiệm nhân viên: Một môi trường làm việc có sự hợp tác chặt chẽ giữa các phòng ban sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái hơn, giảm căng thẳng và tăng cường sự gắn bó với công ty.
• Nâng cao khả năng thích ứng nhanh: Quy trình phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh chiến lược để phù hợp với sự biến đổi của thị trường. Từ đó có thể nhận diện sớm các rủi ro tiềm ẩn và cơ hội để thực hiện các biện pháp ứng phó phù hợp. 

3. Các bước xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban hiệu quả

Dưới đây là 7 bước xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban một cách khoa học và hiệu quả.

3.1. Xác định mục tiêu công việc chung

Bước đầu tiên để xây dựng quy trình phối hợp công việc giữa các phòng ban là xác định rõ mục tiêu công việc. Nhà quản trị cần xác định mục tiêu cụ thể của từng bộ phận và toàn bộ doanh nghiệp. Điều này đảm bảo mọi hoạt động của các phòng ban đều hướng tới cùng một mục tiêu chung.

Trong đó, OKRs (Objective & Key Results) là một phương pháp hữu ích giúp doanh nghiệp thiết lập và theo dõi các mục tiêu cũng như kết quả mong đợi. Qua đó, nhà quản trị có thể đo lường hiệu quả công việc và khuyến khích sự liên kết giữa các bộ phận.

3.2. Xác định phạm vi quy trình làm việc

Việc xác định phạm vi quy trình làm việc giúp tổ chức xác định rõ ràng ai sẽ tham gia trực tiếp vào quy trình và bộ phận nào chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện. Đồng thời, nó cũng làm rõ phạm vi công việc có thể được thực hiện tại các thời điểm và địa điểm khác nhau, từ đó tối ưu hóa quá trình thực hiện và đảm bảo đạt được kết quả tốt nhất.

3.3. Xác định các nội dung chính trong quy trình phối hợp

Bước quan trọng tiếp theo là xác định rõ các nội dung trọng tâm trong quy trình phối hợp giữa các phòng ban. Điều này không chỉ giúp nhà quản trị hiểu rõ những bộ phận nào sẽ chịu trách nhiệm chính trong quy trình mà còn làm rõ các yếu tố về thời gian, địa điểm để tối ưu hóa việc phân bổ nguồn lực..

Để thực hiện điều này một cách chính xác, nhà quản trị có thể sử dụng mô hình 5W2H - một phương pháp phân tích dựa trên bộ câu hỏi WH-question. Cụ thể như sau:

• What (Cái gì?): Đặt câu hỏi về các nội dung công việc cần thực hiện. Các hoạt động nào cần được ưu tiên và thực hiện theo trình tự như thế nào?

• Why (Tại sao?): Xác định lý do tại sao công việc đó cần được thực hiện. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu và động lực của từng bước trong quy trình, từ đó tạo nên sự nhất quán trong việc triển khai.

• Where (Ở đâu?): Địa điểm thực hiện quy trình là yếu tố cần xem xét để đảm bảo rằng mọi công đoạn được diễn ra một cách thuận lợi. Việc lựa chọn đúng địa điểm có thể ảnh hưởng đến tốc độ và hiệu suất của quy trình.

• When (Khi nào?): Xác định mốc thời gian cụ thể cho từng bước trong quy trình. Điều này bao gồm cả việc lên kế hoạch thời gian bắt đầu, kết thúc cũng như các thời hạn quan trọng trong quá trình triển khai.

• Who (Ai?): Xác định rõ ràng trách nhiệm của từng nhân sự và phòng ban trong quy trình. Việc xác định ai chịu trách nhiệm thực hiện và giám sát là điều kiện tiên quyết để đảm bảo rằng công việc được thực hiện khoa học.

• How (Làm thế nào?): Xác định phương pháp thực hiện từng nội dung công việc trong quy trình. Việc này giúp các bên liên quan hiểu được quy trình cần thực hiện theo phương pháp nào, cần sử dụng công cụ hoặc nguồn lực ra sao.
• How much (Bao nhiêu?): Chi phí và nguồn lực cần thiết cho từng bước trong quy trình. Đây là yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng doanh nghiệp có kế hoạch tài chính phù hợp, tránh lãng phí và sử dụng nguồn lực hiệu quả.

>>> Xem thêm: QUY TRÌNH ỨNG DỤNG AI CHO CÁC PHÒNG BAN TRONG DOANH NGHIỆP TỪ A-Z

3.4. Giải thích, phổ biến quy trình làm việc

Để quy trình phối hợp giữa các phòng ban được áp dụng hiệu quả trong thực tế, việc giải thích rõ ràng là vô cùng quan trọng. Khi nhân viên nắm bắt được từng bước cụ thể và chi tiết trong quy trình, họ sẽ dễ dàng thực hiện nhiệm vụ của mình. Để đảm bảo điều này, doanh nghiệp cần chú ý đến các yếu tố sau:

• Mô tả chi tiết từng bước trong quy trình: Mỗi bước trong quy trình làm việc cần được trình bày cụ thể và dễ hiểu. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình tại mỗi giai đoạn.
• Cách giải thích quy trình làm việc: Nhà quản trị cần đảm bảo rằng quy chế làm việc giữa các phòng ban được diễn giải một cách logic, sử dụng ngôn ngữ dễ hiểu, kèm theo ví dụ minh họa cụ thể. Điều này giúp nhân viên dễ dàng theo dõi và áp dụng. 
• Hướng dẫn Xử lý tài liệu phức tạp: Trong một số trường hợp, quy trình có thể liên quan đến các tài liệu hoặc hệ thống phức tạp. Nhà quản trị cần cung cấp các hướng dẫn chi tiết kèm theo tài liệu hỗ trợ để nhân viên dễ dàng tiếp cận và thực hiện đúng quy trình. 

3.5. Giám sát và kiểm tra quy trình phối hợp làm việc

Một trong những thách thức lớn của doanh nghiệp khi triển khai quy trình phối hợp giữa các phòng ban là thiếu sự kiểm soát chặt chẽ trong quá trình thực hiện và đánh giá kết quả đầu ra. Vì vậy, để quy trình đạt được hiệu quả tối ưu, doanh nghiệp cần chú trọng đến việc kiểm soát và đánh giá toàn diện theo các yếu tố sau:

• Xác định rõ đơn vị đo lường hiệu quả của quy trình.
• Lựa chọn phương pháp đo lường phù hợp với từng giai đoạn và yếu tố liên quan.
• Xác định chính xác điểm đo lường, bao gồm thời điểm và vị trí cần theo dõi.

Bên cạnh đó, nhà quản trị cần chú trọng đến những câu hỏi then chốt:

• Ai sẽ là người chịu trách nhiệm kiểm tra và giám sát quy trình?
• Những yếu tố nào cần được kiểm tra kỹ lưỡng trong quá trình đánh giá?
• Tần suất chạy thử nghiệm quy trình trước khi áp dụng chính thức là bao nhiêu?
• Bao nhiêu bước sẽ được thực hiện trong quá trình kiểm tra để đánh giá độ hiệu quả của quy trình?

3.6. Xây dựng cơ chế giao tiếp hiệu quả giữa các phòng ban 

Giao tiếp là chìa khóa thành công trong bất kỳ quy trình nào. Để quy trình phối hợp giữa các phòng ban diễn ra suôn sẻ, nhà quản trị cần thiết kế cơ chế giao tiếp hiệu quả, giúp nhân viên dễ dàng trao đổi thông tin và phối hợp công việc. 

Các hoạt động nhóm, team building hoặc hệ thống giao tiếp nội bộ sẽ giúp cải thiện môi trường làm việc, tạo sự gắn kết giữa các nhân viên và nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban.

3.7. Đánh giá và cải tiến quy trình liên tục

Sau khi triển khai, quy trình phối hợp giữa các phòng ban cần được đánh giá định kỳ. Nhà quản trị nên khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến phản hồi, từ đó cải tiến quy trình để phù hợp hơn với thực tiễn. Đánh giá định kỳ giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện các vấn đề và điều chỉnh kịp thời để đảm bảo quy trình luôn đạt được hiệu quả tối ưu.

4. Một số mô hình cơ cấu tổ chức và phối hợp giữa các phòng ban

Một cơ cấu tổ chức tốt sẽ không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn khuyến khích sự hợp tác hiệu quả giữa các phòng ban, hỗ trợ sự đổi mới và phát triển toàn diện. 

Dưới đây là 2 mô hình cơ cấu tổ chức phổ biến và cách chúng có thể thúc đẩy sự phối hợp giữa các phòng ban.

4.1. Mô hình kim tự tháp

Mô hình kim tự tháp là một trong những cấu trúc tổ chức truyền thống nhất, được sử dụng rộng rãi trong nhiều doanh nghiệp hiện nay.

Ưu điểm:

• Sự thống nhất: Mô hình kim tự tháp giúp duy trì sự thống nhất trong tổ chức, với quyền lực tập trung ở các cấp lãnh đạo. 
• Quản lý hiệu quả: Quản lý có thể dễ dàng theo dõi và đánh giá hoạt động của từng phòng ban thông qua các cấp bậc khác nhau, giúp quyết định được đưa ra nhanh chóng và rõ ràng.
• Bảo mật thông tin: Thông tin quan trọng được bảo mật tốt hơn khi quyền lực được tập trung, giúp hạn chế việc tiếp cận dữ liệu nhạy cảm từ các cấp thấp hơn.

Nhược điểm:

• Làm chậm quá trình ra quyết định: Mô hình này thường đòi hỏi phải qua nhiều cấp bậc, dẫn đến việc đưa ra quyết định mất thời gian và thiếu linh hoạt trong môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng.
• Thiếu linh hoạt: Sự tập trung quyền lực làm cho mô hình này khó thích ứng nhanh với các thay đổi mới, khiến tổ chức có thể bỏ lỡ cơ hội cải tiến.
• Khó thúc đẩy sự sáng tạo: Với quyền lực chủ yếu nằm ở các cấp lãnh đạo cao hơn, nhân viên ở cấp cơ sở có ít cơ hội đóng góp ý tưởng sáng tạo.

4.2. Mô hình Agile

Ngược lại với mô hình kim tự tháp, mô hình Agile thúc đẩy sự linh hoạt và khuyến khích sự tham gia của nhân viên vào quy trình làm việc.

Ưu điểm:

• Linh hoạt: Agile cho phép tổ chức dễ dàng thay đổi và thích nghi với các biến động của thị trường và môi trường kinh doanh, giúp doanh nghiệp luôn ở trong tư thế sẵn sàng.
• Sự tham gia của nhân viên: Nhân viên ở mọi cấp độ đều được khuyến khích tham gia vào quá trình ra quyết định và phát triển sản phẩm. Điều này tạo ra một môi trường làm việc năng động, nơi mọi người đều có tiếng nói.
• Tập trung vào giá trị: Mô hình này đặt trọng tâm vào việc tạo ra giá trị thực cho khách hàng, giúp cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ và hiệu suất làm việc.

Nhược điểm:

• Yêu cầu sự tham gia tích cực: Agile đòi hỏi sự tham gia chủ động và cam kết từ tất cả các thành viên trong nhóm. Nếu có thành viên thiếu tinh thần hợp tác hoặc không kiên nhẫn sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả của toàn bộ quy trình.
• Yêu cầu sự thay đổi văn hóa: Để triển khai mô hình Agile thành công, doanh nghiệp cần thay đổi văn hóa làm việc, tạo điều kiện để sự linh hoạt và sáng tạo phát huy tối đa.

Tùy thuộc vào loại hình tổ chức và mục tiêu cụ thể, doanh nghiệp có thể lựa chọn mô hình cơ cấu phù hợp để tối ưu hóa sự phối hợp giữa các phòng ban. Dù áp dụng mô hình nào, yếu tố quan trọng nhất vẫn là xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban một cách rõ ràng và minh bạch. 

5. Mẫu sơ đồ quy trình phối hợp giữa các phòng ban

Dưới đây là sơ đồ quy trình phối hợp giữa các phòng ban mà doanh nghiệp có thể tham khảo để tổ chức bộ máy của mình một cách khoa học hơn.

5.1. Mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong tuyển dụng nhân sự

Dưới đây là phân tích chi tiết quy trình phối hợp giữa các bộ phận trong tuyển dụng nhân sự từ sơ đồ trên: 

1 - Phòng Tuyển Dụng

• Khởi động quy trình: Phòng Tuyển Dụng là nơi phát sinh nhu cầu tuyển dụng. Sau khi xác định yêu cầu về số lượng, chất lượng nhân sự cần tuyển, phòng này khởi động quy trình và thông báo đến Phòng Nhân Sự để cùng thực hiện các bước tiếp theo.
• Phối hợp với Phòng Nhân Sự: Phòng Tuyển Dụng truyền đạt thông tin về vị trí tuyển dụng, yêu cầu chuyên môn và kỹ năng cần thiết để Phòng Nhân Sự triển khai tìm kiếm và lọc hồ sơ ứng viên.

2 - Phòng Nhân Sự

• Tìm kiếm và sàng lọc ứng viên: Phòng Nhân Sự nhận thông tin từ Phòng Tuyển Dụng và bắt đầu tìm kiếm các ứng viên thông qua các kênh tuyển dụng khác nhau. Sau khi nhận được hồ sơ, Phòng Nhân Sự thực hiện quá trình sàng lọc để chọn ra những ứng viên phù hợp nhất dựa trên yêu cầu ban đầu.
• Phỏng vấn và đánh giá: Sau khi sàng lọc hồ sơ, Phòng Nhân Sự phối hợp với Phòng Tuyển Dụng để tổ chức phỏng vấn các ứng viên tiềm năng. Quá trình này bao gồm việc lập lịch phỏng vấn, đánh giá các ứng viên theo các tiêu chí đã được đề ra.

3 - Ban Phê Duyệt

• Ra quyết định cuối cùng: Sau khi Phòng Nhân Sự và Phòng Tuyển Dụng thực hiện các bước sàng lọc và phỏng vấn, Ban Phê Duyệt sẽ nhận báo cáo kết quả và thực hiện bước xem xét phê duyệt cuối cùng về các ứng viên. 

5.2. Mẫu quy trình phối hợp giữa các phòng ban trong nghiên cứu và phân phối sản phẩm

Quy trình phối hợp giữa các bộ phận trong nghiên cứu và phân phối sản phẩm từ sơ đồ trên được thể hiện như sau: 

1 - Ban Giám Đốc

• Định hướng chiến lược: Ban Giám Đốc đóng vai trò chủ chốt trong việc định hướng các chiến lược phát triển sản phẩm và kế hoạch phân phối. Họ sẽ đưa ra các chỉ đạo liên quan đến nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới, cũng như các mục tiêu kinh doanh và chiến lược phân phối ra thị trường.

2 - Phòng R&D (Nghiên cứu và phát triển)

• Nghiên cứu và phát triển sản phẩm: Phòng R&D chịu trách nhiệm nghiên cứu sản phẩm mới dựa trên nhu cầu thị trường và định hướng chiến lược của Ban Giám Đốc. 

• Liên kết với Phòng Marketing và Sales: Trong quá trình phát triển sản phẩm, R&D cần lấy ý kiến phản hồi từ Phòng Marketing và Phòng Sales về các nhu cầu, mong muốn của khách hàng và khả năng bán hàng. Điều này giúp R&D điều chỉnh và hoàn thiện sản phẩm để phù hợp với nhu cầu thực tế.

3 - Phòng Marketing

• Xây dựng chiến lược tiếp thị: Sau khi sản phẩm đã hoàn thiện, Phòng Marketing sẽ xây dựng các chiến lược quảng bá, tiếp thị để đưa sản phẩm ra thị trường, bao gồm quảng cáo, khuyến mãi, và các hoạt động tiếp thị khác.
• Phối hợp với Phòng Sales: Phòng Marketing cần phối hợp với Phòng Sales để đảm bảo rằng các chiến dịch marketing tương thích với các hoạt động bán hàng. Việc này đảm bảo rằng sản phẩm được tiếp cận đến đúng khách hàng mục tiêu.

4 - Phòng Sales

• Triển khai kế hoạch bán hàng: Sau khi Phòng Marketing đã lên kế hoạch quảng bá sản phẩm, Phòng Sales chịu trách nhiệm trực tiếp triển khai hoạt động bán hàng. Điều này bao gồm việc gặp gỡ khách hàng, chào bán sản phẩm và theo dõi quá trình phân phối.
• Phản hồi cho Phòng Marketing và Phòng R&D: Phòng Sales đóng vai trò cầu nối giữa khách hàng và các bộ phận nội bộ. Họ sẽ thu thập phản hồi từ khách hàng, chẳng hạn như sự hài lòng với sản phẩm, để báo cáo lại cho Phòng Marketing và Phòng R&D, từ đó điều chỉnh chiến lược và sản phẩm nếu cần thiết.

5 - Bộ phận Sản Xuất

• Đảm bảo chất lượng và số lượng sản phẩm: Bộ phận Sản Xuất phối hợp với Phòng R&D để sản xuất sản phẩm theo yêu cầu kỹ thuật. Đồng thời, họ cũng đảm bảo số lượng sản phẩm cần thiết để đáp ứng nhu cầu của thị trường do Phòng Sales cung cấp thông tin.
• Phối hợp với Phòng Giám Đốc Khách Hàng: Sau khi sản phẩm được phân phối, bất kỳ phản hồi nào về chất lượng sản phẩm từ khách hàng sẽ được Phòng Giám Đốc Khách Hàng thu thập và gửi lại cho Bộ phận Sản Xuất để kịp thời điều chỉnh, nâng cao chất lượng.

6 - Phòng Giám Đốc Khách Hàng

• Quản lý chất lượng dịch vụ sau bán hàng: Phòng Giám Đốc Khách Hàng chịu trách nhiệm theo dõi phản hồi từ khách hàng sau khi sản phẩm được phân phối, đảm bảo mọi khiếu nại, thắc mắc của khách hàng được giải quyết kịp thời.

• Phối hợp với Phòng Sản Xuất: Khi khách hàng phản hồi về chất lượng sản phẩm, Phòng Giám Đốc Khách Hàng sẽ thông báo ngay cho Bộ phận Sản Xuất để cải thiện sản phẩm. Mối quan hệ này giúp đảm bảo sản phẩm luôn đáp ứng được yêu cầu của thị trường.
• Hỗ trợ Sales và Marketing: Giám Đốc Khách Hàng cũng phối hợp chặt chẽ với Phòng Sales và Marketing trong việc thu thập phản hồi và giúp điều chỉnh chiến lược bán hàng hoặc tiếp thị nếu cần.

Việc xây dựng quy trình phối hợp giữa các phòng ban không chỉ là một bước cần thiết để nâng cao hiệu quả công việc mà còn là yếu tố quyết định để doanh nghiệp duy trì sự phát triển bền vững. Trường Doanh Nhân HBR hy vọng bài viết này sẽ mang lại giá trị thực tiễn, giúp doanh nghiệp tạo dựng được một quy trình phối hợp mạnh mẽ và hiệu quả.