CÁCH THIẾT LẬP VÀ TRUYỀN TẢI OKRS ĐỂ NHÂN SỰ CAM KẾT VÌ MỤC TIÊU CHUNG

OKRs là một phương pháp quản trị mục tiêu hiện đại và được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách thiết lập và truyền tải OKRs đồng bộ cho toàn bộ tổ chức. Trong bài viết này, Trường doanh nhân HBR sẽ hướng dẫn cách thiết lập và truyền tải OKRs đồng bộ cho doanh nghiệp, giúp nâng cao hiệu suất và đảm bảo sự liên kết mạnh mẽ giữa các phòng ban, đội nhóm.

1. OKRs là gì?

OKRs là viết tắt của “Objectives and Key Results” (Mục tiêu và Kết quả chính). Đây là một khung quản lý mục tiêu mà doanh nghiệp sử dụng để định hình những gì cần đạt được (Objective) và cách đo lường xem doanh nghiệp có đang đi đúng hướng hay không (Key Results).

Các mục tiêu (Objectives) thường mang tính khát vọng, định hướng tương lai và đặt ra những thách thức lớn cho tổ chức. Trong khi đó, các kết quả chính (Key Results) là các chỉ số cụ thể, định lượng và dễ dàng đo lường được, giúp đánh giá xem mục tiêu có đạt được hay không.

Ví dụ:

• Objective: Tăng trưởng doanh số bán hàng trong quý 3.
• Key Results:
• Tăng doanh số bán hàng lên 20% so với quý trước.
• Tăng số lượng khách hàng tiềm năng lên 30%.
• Giảm tỷ lệ hủy đơn hàng xuống dưới 5%.

2. So sánh phương pháp quản trị mục tiêu theo OKRs với KPI và MBO

Dưới đây là bảng so sánh OKrs với 2 cách quản trị mục tiêu phổ biến khác là KPI (Key Performance Indicators) và MBO (Management by Objectives) để bạn có cái nhìn rõ ràng nhất về các công cụ quản trị này.

3. Quản trị mục tiêu theo OKRs phù hợp với doanh nghiệp nào?

Quản trị mục tiêu theo OKRs là một phương pháp mạnh mẽ và linh hoạt, giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa mục tiêu, thúc đẩy sự sáng tạo và đo lường kết quả rõ ràng. Tuy nhiên, không phải mọi loại hình doanh nghiệp đều phù hợp để áp dụng OKRs. 

Dưới đây là phân tích chi tiết về các loại doanh nghiệp phù hợp với việc quản trị mục tiêu theo OKRs:

• Doanh nghiệp đang phát triển nhanh, cần tính linh hoạt: OKRs phù hợp với các doanh nghiệp đang trong giai đoạn phát triển nhanh, đặc biệt trong những lĩnh vực có tốc độ thay đổi cao như công nghệ, thương mại điện tử, hoặc dịch vụ tài chính.
• Doanh nghiệp có văn hóa sáng tạo, đổi mới: Các doanh nghiệp trong ngành sáng tạo như công nghệ, truyền thông, marketing, hoặc phát triển sản phẩm thường có nhu cầu thúc đẩy sự đổi mới và thử nghiệm những ý tưởng mới. OKRs là công cụ tuyệt vời để hỗ trợ điều này.
• Doanh nghiệp có nhiều tầng quản lý cần cải thiện sự liên kết: Hệ thống OKRs giúp phân bổ mục tiêu từ cấp tổ chức xuống đến cấp cá nhân, đảm bảo mọi người đều biết rõ vai trò của mình trong việc đóng góp vào mục tiêu chung của công ty. Điều này tạo ra sự kết nối chặt chẽ từ trên xuống dưới và giảm thiểu sự lệch pha trong việc thực hiện.
• Doanh nghiệp chú trọng đến sự minh bạch và văn hóa mở: OKRs phù hợp với những doanh nghiệp muốn xây dựng một văn hóa làm việc minh bạch, nơi mọi thành viên có thể dễ dàng nhìn thấy mục tiêu của nhau và hợp tác hướng tới mục tiêu chung.
• Doanh nghiệp cần tối ưu hóa hiệu suất nhưng không chỉ dựa vào lương thưởng: OKRs phù hợp với các doanh nghiệp muốn khuyến khích sự phát triển và sáng tạo của nhân viên nhưng không muốn gắn mục tiêu trực tiếp với lương thưởng.
• Doanh nghiệp muốn tạo sự tập trung và cam kết cao từ nhân viên: OKRs giúp doanh nghiệp xác định những mục tiêu quan trọng nhất và khuyến khích nhân viên tập trung vào việc hoàn thành những mục tiêu đó một cách hiệu quả.

Nếu doanh nghiệp của bạn thuộc một trong những nhóm trên, đừng bỏ lỡ cách thiết lập OKRs chi tiết dưới đây.

4. Những tiêu chí khi thiết lập OKRs

Khi thiết lập OKRs, doanh nghiệp cần đảm bảo các tiêu chí sau để OKRs phát huy hiệu quả:

4.1. Trách nhiệm thuộc về cá nhân

OKRs không chỉ là mục tiêu của tổ chức mà còn là cam kết cá nhân. Mỗi cá nhân, mỗi phòng ban đều có bộ OKRs của riêng mình và phải chịu trách nhiệm với việc thực hiện chúng. Việc phân chia trách nhiệm cá nhân sẽ giúp tăng tính chủ động và tinh thần trách nhiệm của nhân viên.

4.2. Tính minh bạch, trong suốt trong toàn bộ tổ chức

Tính minh bạch là một trong những yếu tố cốt lõi giúp OKRs thành công. Tất cả mọi người trong tổ chức có thể xem OKRs của người khác, từ CEO đến nhân viên cấp dưới. Sự minh bạch này tạo ra động lực mạnh mẽ và liên kết giữa các thành viên trong công ty, giúp tăng cường sự hợp tác.

4.3. OKRs 3 chiều

OKRs được thiết lập từ trên xuống, từ dưới lên và giữa các bộ phận ngang hàng. Điều này đảm bảo rằng không chỉ có lãnh đạo cấp cao đề ra mục tiêu, mà các phòng ban, nhân viên cũng được tham gia vào quá trình thiết lập. Sự kết nối này giúp toàn bộ tổ chức đồng lòng với một mục tiêu chung.

4.4. Tính tham vọng/khát vọng

Một trong những triết lý của OKRs là đặt ra các mục tiêu đầy tham vọng và thách thức. Nếu doanh nghiệp đạt được 100% tất cả các OKRs, điều đó có nghĩa là các mục tiêu được đặt ra quá dễ dàng. Thay vào đó, OKRs nên thúc đẩy mọi người vượt qua giới hạn của mình, tìm ra cách làm việc hiệu quả hơn.

4.5. OKRs không gắn trực tiếp với “lương thưởng”

OKRs không nên được gắn với lương thưởng để tránh việc nhân viên chỉ tập trung vào việc đạt mục tiêu để nhận thưởng, thay vì nỗ lực phát triển. Điều này cũng giúp nhân viên tự do hơn trong việc thử nghiệm những cách tiếp cận mới, sáng tạo và mạo hiểm với các mục tiêu lớn.

4.6. OKRs không đánh giá hiệu suất

Khác với KPI, OKRs không được sử dụng để đánh giá hiệu suất cá nhân. OKRs tập trung vào việc định hướng tương lai và giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu lớn thông qua sự cống hiến và sáng tạo của từng cá nhân.

5. Hướng dẫn cách thiết lập OKRs đồng bộ cho toàn bộ doanh nghiệp

Thiết lập OKRs cho doanh nghiệp là một quy trình có cấu trúc rõ ràng, nhằm đảm bảo rằng mọi thành viên trong tổ chức đều hiểu và cam kết thực hiện các mục tiêu đã đề ra. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để giúp bạn triển khai OKRs cho tổ chức của mình một cách hiệu quả.

Bước 1: Truyền thông nội bộ về OKRs

Trước khi thiết lập OKRs, điều quan trọng nhất là phải truyền thông nội bộ để tất cả mọi người trong tổ chức hiểu rõ về OKRs. Đây là bước nền tảng giúp nhân viên nhận thức được ý nghĩa, tầm quan trọng của OKRs và vì sao doanh nghiệp cần áp dụng nó.

Cách thực hiện:

• Tổ chức các buổi hội thảo và đào tạo: Lãnh đạo hoặc chuyên gia về OKRs có thể tổ chức các buổi hội thảo, thảo luận để giải thích cho nhân viên về cơ chế hoạt động của OKRs.
• Gửi tài liệu hướng dẫn OKRs: Chuẩn bị tài liệu, bài viết hoặc video giới thiệu về OKRs để nhân viên có thể tự nghiên cứu. Có thể sử dụng sách như "Measure What Matters" của John Doerr để truyền cảm hứng và cung cấp cái nhìn sâu hơn về cách OKRs đã giúp các tập đoàn lớn phát triển.
• Trả lời thắc mắc của nhân viên: Đảm bảo rằng mọi câu hỏi của nhân viên về OKRs đều được giải đáp rõ ràng để tránh hiểu lầm. Quá trình này giúp tăng sự đồng thuận trong tổ chức.

Truyền thông nội bộ về OKRs giúp toàn bộ nhân viên hiểu đúng về OKRs, cách thức hoạt động và lợi ích nó mang lại, từ đó tạo sự đồng thuận và chuẩn bị cho quá trình thực hiện.

Bước 2: Lựa chọn công cụ quản lý OKRs

Việc quản lý và theo dõi OKRs một cách hiệu quả đòi hỏi có các công cụ hỗ trợ phù hợp. Lựa chọn công cụ đúng sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ và đảm bảo sự minh bạch trong quá trình thực hiện.

Cách thực hiện:

• Sử dụng công cụ đơn giản: Các doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu với các công cụ quản lý mục tiêu cơ bản như Google Sheets hoặc Excel để theo dõi OKRs. Đây là giải pháp nhanh và tiết kiệm chi phí cho các doanh nghiệp mới làm quen với OKRs.
• Sử dụng phần mềm OKRs chuyên dụng: Khi doanh nghiệp mở rộng và số lượng OKRs tăng lên, việc quản lý bằng công cụ thủ công có thể gây khó khăn. Lúc này, sử dụng phần mềm quản lý OKRs như VNOKRs, Workday, hoặc Lattice sẽ mang lại hiệu quả cao hơn. Các phần mềm này giúp tổ chức tự động hóa quy trình, đồng thời đảm bảo tính minh bạch và khả năng cập nhật liên tục tiến độ của mọi cá nhân trong tổ chức.

Công cụ quản lý OKRs giúp theo dõi mục tiêu dễ dàng, cung cấp khả năng đo lường và quản lý tiến độ, đồng thời tăng cường tính minh bạch trong tổ chức.

Bước 3: Xây dựng OKRs

Xây dựng OKRs là bước cốt lõi trong quá trình triển khai, bao gồm việc thiết lập các mục tiêu cấp cao và phân rã chúng thành các mục tiêu nhỏ cụ thể. Đây là bước quyết định để doanh nghiệp xác định rõ hướng đi và tiêu chí đo lường.

Cách thực hiện:

• Bắt đầu từ mục tiêu chiến lược của công ty: Đầu tiên, ban lãnh đạo cần xác định các mục tiêu lớn (Objective) của doanh nghiệp cho từng chu kỳ, thường là hàng quý hoặc hàng năm. Những mục tiêu này cần phải truyền cảm hứng, có tính định hướng cao và phù hợp với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. Ví dụ, “Tăng trưởng thị phần ở khu vực Đông Nam Á.”
• Xác định Key Results: Sau khi có mục tiêu, mỗi mục tiêu cần đi kèm với 3-5 kết quả chính (Key Results) để đo lường tiến độ. Key Results phải cụ thể, đo lường được và có thể theo dõi. Ví dụ cho mục tiêu tăng trưởng thị phần có thể bao gồm: “Mở rộng 3 chi nhánh mới,” “Tăng doanh thu khu vực thêm 20%,” và “Đạt 15% tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng.”
• Phân rã OKRs từ cấp công ty xuống phòng ban và cá nhân: Sau khi xác định OKRs ở cấp công ty, các phòng ban sẽ xây dựng OKRs của riêng mình sao cho phù hợp và hỗ trợ các mục tiêu tổng thể. Tương tự, các nhóm nhỏ và cá nhân sẽ có OKRs riêng để đảm bảo sự đồng bộ giữa các cấp độ trong tổ chức.

Quá trình xây dựng OKRs giúp doanh nghiệp định hình rõ ràng các mục tiêu cụ thể, đảm bảo sự đồng bộ và liên kết giữa các cấp độ từ chiến lược đến thực thi.

🔥NẮM CHẮC CÁC NGUYÊN TẮC XÂY DỰNG VÀ DẪN DẮT ĐỘI NHÓM VỮNG MẠNH với 6 nội dung có trong khoá học XÂY DỰNG NĂNG LỰC LÃNH ĐẠO:

• Phân biệt sự khác nhau giữa nhà quản lý và nhà lãnh đạo nhằm loại bỏ tình trạng “ngồi ghế lãnh đạo nhưng không làm lãnh đạo”
• Hiểu rõ những năng lực cần có ở một người lãnh đạo thông qua 5 quy tắc mật mã tài lãnh đạo
• Thấu hiểu nhân sự qua MBTI/DISC từ đó xây dựng phong cách lãnh đạo phù hợp với từng nhóm nhân sự cụ thể giúp nhân sự phát huy tối đa tiềm năng, hiệu suất làm việc
• Kim tự tháp 5 cấp độ lãnh đạo giúp xây dựng và phát triển đội nhóm lớn mạnh
• 5 giai đoạn phát triển đội nhóm và phong cách lãnh đạo phù hợp trong từng giai đoạn cụ thể
• Làm chủ các phương pháp đưa ra phản hồi giúp nhân sự cải thiện hiệu suất và nâng cao sự nhiệt huyết trong công việc

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN!

Bước 4: Triển khai OKRs

Sau khi xây dựng OKRs, doanh nghiệp cần triển khai chúng một cách nhất quán trên toàn bộ tổ chức. Đây là quá trình biến lý thuyết thành hành động, đảm bảo rằng mọi người đều bắt đầu thực hiện OKRs đã đề ra.

Cách thực hiện:

• Bắt đầu triển khai thí điểm: Với các doanh nghiệp lớn, triển khai OKRs thí điểm cho một phòng ban hoặc nhóm nhỏ là cách tốt để kiểm tra quy trình trước khi mở rộng. Điều này giúp doanh nghiệp rút ra những bài học và điều chỉnh trước khi áp dụng trên quy mô toàn công ty.
• Công khai OKRs của toàn tổ chức: Đảm bảo rằng mọi người trong tổ chức có thể xem được OKRs của đồng nghiệp và các bộ phận khác. Tính minh bạch này sẽ giúp tăng sự kết nối và hợp tác giữa các phòng ban.
• Thiết lập hệ thống hỗ trợ: Để hỗ trợ cho quá trình triển khai, bạn có thể tạo một nhóm OKRs Master, người sẽ đóng vai trò giám sát, hỗ trợ và giải đáp thắc mắc về OKRs cho toàn bộ nhân viên.

Triển khai đúng cách giúp các phòng ban, cá nhân bắt đầu thực hiện OKRs một cách đồng bộ, tạo điều kiện để toàn tổ chức đi theo cùng một hướng.

Bước 5: Theo dõi kết quả OKRs – Check-in

Check-in là quá trình theo dõi định kỳ để đảm bảo rằng các OKRs đang đi đúng hướng. Đây là bước quan trọng giúp tổ chức kịp thời điều chỉnh và giải quyết những khó khăn phát sinh.

Cách thực hiện:

• Tổ chức buổi check-in hàng tuần hoặc hàng tháng: Trong buổi check-in, các nhân viên sẽ báo cáo tiến độ thực hiện OKRs, chia sẻ những khó khăn gặp phải và cùng quản lý đưa ra các giải pháp. Đây cũng là thời điểm để điều chỉnh KRs nếu cần thiết.
• Duy trì tính liên tục: Việc check-in phải diễn ra thường xuyên và theo lịch trình cố định để đảm bảo mọi người đều cam kết với OKRs của mình.
• Sử dụng công cụ quản lý check-in: Các phần mềm OKRs thường có tích hợp tính năng check-in để giúp ghi lại tiến độ và cung cấp báo cáo tự động, giúp quản lý có cái nhìn toàn diện về tình hình thực hiện mục tiêu.

Lợi ích: Check-in định kỳ giúp theo dõi sát sao quá trình thực hiện OKRs, đảm bảo mọi người đang đi đúng hướng và hỗ trợ kịp thời khi có vấn đề.

Bước 6: Đánh giá & chấm điểm OKRs

Cuối cùng, doanh nghiệp cần đánh giá kết quả đạt được so với các OKRs đã đề ra. Quá trình này giúp doanh nghiệp hiểu được thành công và rút ra các bài học cho chu kỳ OKRs tiếp theo.

Cách thực hiện:

• Sử dụng thang điểm 0.0-1.0: Kết quả đạt được sẽ được chấm điểm từ 0.0 (không đạt) đến 1.0 (đạt hoàn toàn). Mục tiêu lý tưởng là mỗi OKRs đạt khoảng 0.7-0.8, điều này cho thấy OKRs có tính thách thức nhưng vẫn có thể đạt được.
• Phân tích các yếu tố dẫn đến thành công hoặc thất bại: Hãy phân tích lý do vì sao OKRs thành công hoặc không đạt, từ đó rút ra những bài học và đề xuất cải tiến cho chu kỳ sau.
• Tổng kết và đánh giá cuối chu kỳ: Thực hiện đánh giá cuối cùng cho từng phòng ban và cá nhân, đồng thời công khai kết quả để tạo sự minh bạch và học hỏi lẫn nhau.

Quá trình đánh giá giúp doanh nghiệp nhìn nhận lại tiến trình, từ đó cải thiện và điều chỉnh chiến lược cho chu kỳ tiếp theo.

6. 10 sai lầm khi thiết lập và đưa OKRs vào doanh nghiệp 

Việc thiết lập và triển khai OKRs (Objectives and Key Results) mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng nếu không thực hiện đúng cách, phương pháp này có thể gặp phải những sai lầm phổ biến. Dưới đây là một số sai lầm thường gặp khi đưa OKRs vào doanh nghiệp và cách khắc phục:

1 - Đặt quá nhiều OKRs cùng một lúc

Khi có quá nhiều mục tiêu, đội ngũ sẽ không biết tập trung vào đâu, dẫn đến việc phân tán nguồn lực và giảm hiệu quả.

Mỗi cá nhân hoặc nhóm nên tập trung vào 3-5 OKRs quan trọng nhất trong mỗi chu kỳ. Hãy chọn ra những mục tiêu có tính chiến lược và cấp bách, tập trung nguồn lực để hoàn thành chúng thay vì trải đều nỗ lực trên quá nhiều mục tiêu.

2 - Mục tiêu không rõ ràng hoặc quá chung chung

Một số doanh nghiệp mắc sai lầm khi thiết lập những mục tiêu quá chung chung hoặc mơ hồ, khiến nhân viên không hiểu rõ cần đạt được gì và làm thế nào để thực hiện. Điều này khiến OKRs mất đi tính định hướng và khó đo lường.

3 - OKRs không liên kết với mục tiêu chung của tổ chức

Một sai lầm khác là các OKRs cá nhân hoặc bộ phận không liên kết với mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải đảm bảo rằng các OKRs ở từng cấp độ (từ tổ chức đến phòng ban và cá nhân) đều được liên kết chặt chẽ với nhau. Mục tiêu của cá nhân và bộ phận phải hỗ trợ cho mục tiêu chung của doanh nghiệp. Điều này giúp tạo ra sự đồng bộ và hợp tác trong tổ chức.

4 - Thiếu tính tham vọng trong OKRs

OKRs cần phải có tính tham vọng để thúc đẩy nhân viên và đội ngũ vượt qua giới hạn hiện tại. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thiết lập OKRs quá dễ đạt được, khiến cho nhân viên không có động lực phấn đấu.

5 - Thiếu hệ thống theo dõi và đánh giá tiến độ

Khi không có hệ thống theo dõi, các OKRs dễ bị quên lãng và không được điều chỉnh kịp thời khi có vấn đề phát sinh. Doanh nghiệp cần tổ chức các buổi check-in định kỳ (hàng tuần hoặc hàng tháng) để theo dõi tiến độ OKRs. Điều này giúp nhận diện các trở ngại và kịp thời điều chỉnh khi cần. Sử dụng các công cụ quản lý OKRs như Google Sheets, Asana, hoặc các phần mềm chuyên dụng để theo dõi tiến độ một cách rõ ràng và minh bạch.

6 - Gắn OKRs trực tiếp với lương thưởng

OKRs không nên gắn chặt với lương thưởng. Thay vào đó, hãy xem OKRs là công cụ để khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến liên tục, đồng thời tập trung vào các mục tiêu dài hạn. Điều này giúp giảm áp lực tài chính và khuyến khích nhân viên nỗ lực đạt được những kết quả tốt hơn.

7 - Thiết lập OKRs quá xa rời thực tế

Hãy cân bằng giữa tính tham vọng và tính khả thi. Các mục tiêu cần thúc đẩy nhân viên nhưng vẫn phải trong tầm với của tổ chức và từng cá nhân. Điều này giúp duy trì động lực và tinh thần làm việc cao trong suốt quá trình thực hiện OKRs.

8 - Không cập nhật và điều chỉnh OKRs khi cần

OKRs không phải là mục tiêu cố định. Nếu có những thay đổi về chiến lược hoặc tình hình thị trường, doanh nghiệp cần linh hoạt điều chỉnh OKRs để phù hợp với bối cảnh mới.

9 - Thiếu sự tham gia của nhân viên

OKRs sẽ không thành công nếu chỉ được triển khai từ cấp quản lý mà không có sự tham gia của nhân viên. Một số doanh nghiệp mắc sai lầm khi không lắng nghe hoặc tham khảo ý kiến của nhân viên trong quá trình thiết lập OKRs, dẫn đến tình trạng thiếu cam kết từ nhân viên.

10 - Không tổ chức đánh giá cuối chu kỳ

Nhiều doanh nghiệp thiết lập OKRs nhưng không tổ chức đánh giá sau khi kết thúc chu kỳ, dẫn đến việc không học hỏi được từ các thành công hoặc thất bại của chu kỳ trước. Điều này làm giảm hiệu quả của OKRs trong các chu kỳ tiếp theo.

Việc thiết lập và triển khai OKRs hiệu quả đòi hỏi sự cẩn trọng và chiến lược. Với những giải pháp chi tiết trên đây từ Trường doanh nhân HBR, chúng tôi tin rằng các lãnh đạo/chủ doanh nghiệp có thể thiết lập và truyền tải OKRs đồng bộ cho toàn tổ chức một cách rõ ràng và hiệu quả.