7 BƯỚC XÂY DỰNG QUY TRÌNH TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ THÀNH CÔNG

Truyền thông nội bộ nhằm đảm bảo quá trình giao tiếp trong tổ chức diễn ra hiệu quả, vì vậy nó được xem như điểm chạm giữa doanh nghiệp và nhân viên. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Trường Doanh Nhân HBR tìm hiểu truyền thông nội bộ là gì và làm thế nào để triển khai truyền thông nội bộ hiệu quả trong doanh nghiệp. 

1. Tổng quan về truyền thông nội bộ

Để tiến hành truyền thông nội bộ hiệu quả, trước tiên doanh nghiệp cần có kiến thức tổng quan về lĩnh vực này, bao gồm định nghĩa, vai trò, nội dung và các kênh truyền thông nội bộ. 

1.1. Định nghĩa truyền thông nội bộ

Truyền thông nội bộ là quá trình truyền tải thông tin giữa các cá nhân, bộ phận và cấp bậc khác nhau trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nói cách khác, truyền thông nội bộ là "cầu nối" giữa doanh nghiệp với nhân viên và cần được sử dụng để chia sẻ những thông tin liên quan đến văn hóa doanh nghiệp.

Nếu ví doanh nghiệp như một cơ thể sống thì truyền thông nội bộ đóng vai trò như những mạch máu có nhiệm vụ truyền tải thông điệp và nội dung quan trọng đến nhân viên vào thời điểm cần thiết. Mục tiêu của truyền thông nội bộ là đảm bảo cung cấp thông tin liên tục, kịp thời và chính xác nhằm tạo ra sự kết nối giữa các thành viên và các phòng ban trong doanh nghiệp. Đồng thời, thúc đẩy giao tiếp hiệu quả giữa các thành viên trong tổ chức, từ đó giúp định hình, củng cố và lan toả văn hoá doanh nghiệp. 

1.2. Tầm quan trọng của truyền thông nội bộ đối với doanh nghiệp

Truyền thông nội bộ đóng vai trò rất quan trọng trong việc thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp trên nhiều khía cạnh khác nhau, bao gồm:

• Xây dựng và củng cố văn hóa doanh nghiệp: Truyền thông nội bộ giúp lan tỏa và thúc đẩy nhận thức của nhân viên về giá trị cốt lõi, mục tiêu, tầm nhìn, sứ mệnh và văn hoá của doanh nghiệp. Qua đó, giúp nhân viên có định hướng làm việc rõ ràng và tạo ra môi trường làm việc tích cực, đồng thuận

• Chia sẻ thông tin rõ ràng, minh bạch: Thông qua truyền thông nội bộ, các thông tin liên quan đến chiến lược kinh doanh, mục tiêu, chính sách và những thay đổi mới của doanh nghiệp sẽ được cung cấp một cách rõ ràng, minh bạch. Điều này tạo ra sự hiểu biết chung giữa các thành viên về tổ chức, từ đó đảm bảo sự hợp tác nhất quán, hiệu quả giữa các thành viên

• Tạo dựng lòng tin và sự gắn kết: Việc thông tin được truyền tải một cách minh bạch và đáng tin cậy sẽ giúp xây dựng lòng tin giữa nhân viên đối với doanh nghiệp và ngược lại. Đồng thời, giúp nhân viên cảm thấy gắn kết hơn với doanh nghiệp. 

• Tăng cường đoàn kết: Truyền thông nội bộ góp phần củng cố sức mạnh tập thể bằng cách chỉ ra cho mọi người thấy sợi dây liên kết giữa họ, đó là đều hướng tới mục tiêu và lợi ích chung của doanh nghiệp. Đồng thời, truyền thông nội bộ thúc đẩy tương tác và hợp tác giữa các thành viên, từ đó củng cố sự đoàn kết trong tổ chức
• Giữ chân nhân viên và thu hút nhân tài: Khi nhân viên cảm thấy tin tưởng và gắn kết với doanh nghiệp, họ sẽ có xu hướng cam kết lâu dài với doanh nghiệp. Đồng thời, họ chính là những người PR hiệu quả cho doanh nghiệp, từ đó giúp thu hút nhân tài tham gia vào một môi trường làm việc tích cực và lành mạnh

1.3. Nội dung và các phương tiện truyền thông nội bộ

Nội dung và phương tiện truyền thông nội bộ là hai yếu tố quan trọng không thể thiếu khi tiến hành truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp. 

Theo đó, nội dung của truyền thông nội bộ bao gồm những phương diện sau:

• Những thông tin về doanh nghiệp: Bao gồm thông tin về lịch sử hình thành và phát triển, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi, các sản phẩm/dịch vụ, cơ cấu tổ chức...nhằm giúp nhân viên hiểu rõ hơn về doanh nghiệp, từ đó thúc đẩy động lực làm việc và tạo ra sự gắn kết với doanh nghiệp

• Những thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh: Các thông tin liên quan đến kế hoạch, dự án, chiến lược kinh doanh, kết quả kinh doanh nhằm giúp nhân viên có định hướng làm việc rõ ràng, từ đó đem lại hiệu quả cao nhất

• Những thông liên quan đến văn hóa doanh nghiệp: Bao gồm các giá trị, quy tắc ứng xử, chuẩn mực đạo đức riêng của tổ chức nhằm giúp nhằm đảm bảo nhân viên nhanh chóng hòa nhập và phát triển tốt trong môi trường doanh nghiệp

• Những thông tin liên quan đến nhân viên: Liên quan đến các thành tích, đóng góp của nhân viên hoặc các quyết định bổ nhiệm nhân viên vào vị trí mới. Thông tin này giúp nhân viên cảm thấy được công nhận, tôn trọng và đánh giá cao 

• Những thông tin khác: Thông tin liên quan đến chính sách đãi ngộ, phúc lợi, chương trình đào tạo và huấn luyện nhân viên, các hoạt động tập thể, team building…

Về phương tiện truyền thông nội bộ, bao gồm các phương tiện truyền thống và hiện đại:

• Phương tiện truyền thông nội bộ truyền thống: Bao gồm các sản phẩm in ấn (sách báo nội bộ, tạp chí nội bộ), bảng tin công ty, công văn, tin nhắn nội bộ, poster/banner nội bộ, cuộc họp, hội thảo, hội nghị,...

• Phương tiện truyền thông nội bộ hiện đại: Mạng xã hội nội bộ (được thiết kế riêng cho doanh nghiệp, cho phép nhân viên chia sẻ thông tin nội bộ và tương tác với nhau), mạng xã hội công khai (Facebook, Zalo,...), website nội bộ, email nội bộ,...

>>> XEM THÊM: THẾ NÀO LÀ TRUYỀN THÔNG THƯƠNG HIỆU? 5 BƯỚC XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC TRUYỀN THÔNG THƯƠNG HIỆU ĐỈNH CAO

2. Hướng dẫn quy trình truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp

Vậy làm thế nào để thực hiện truyền thông nội bộ thành công trong doanh nghiệp? Dưới đây là 7 bước hướng dẫn xây dựng quy trình truyền thông nội bộ hiệu quả mà doanh nghiệp không nên bỏ qua. 

2.1. Đánh giá tình hình truyền thông nội bộ hiện tại

Bước đầu tiên mà doanh nghiệp cần thực hiện là đánh giá chính xác thực trạng truyền thông nội bộ hiện tại. Thông qua đó, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn toàn diện về bức tranh truyền thông nội bộ hiện tại. Đây là cơ sở để doanh nghiệp nhận diện điểm mạnh và hạn chế, thuận lợi và khó khăn nhằm điều chỉnh kế hoạch truyền thông nội bộ phù hợp. 

Theo đó, doanh nghiệp cần đánh giá thực trạng truyền thông nội bộ trên những phương diện sau: 

• Mục đích truyền thông nội bộ hiện tại là gì?
• Doanh nghiệp đang sử dụng những phương tiện truyền thông nội bộ nào?  Hiệu quả của từng kênh truyền thông như thế nào? 
• Nội dung truyền thông nội bộ hiện tại là gì?
• Truyền thông nội bộ đang hướng đến đối tượng nào trong doanh nghiệp?
• Hiệu quả hoạt động truyền thông nội bộ hiện tại như thế nào? (Ví dụ như nó có thúc đẩy động lực làm việc cho nhân viên hay không? Nó có giúp củng cố lòng trung thành và gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp không?)

2.2. Xác định mục tiêu truyền thông nội bộ

Sau khi đánh giá tình hình hiện tại, tiếp theo doanh nghiệp cần xác định mục tiêu mong muốn đạt được thông qua hoạt động truyền thông nội bộ. Mục tiêu này cần được xác định một cách rõ ràng, cụ thể, có thể đo lường được và phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp. 

Dưới đây là một số câu hỏi gợi ý giúp doanh nghiệp xác định mục tiêu truyền thông nội bộ dễ dàng hơn:

• Doanh nghiệp muốn thay đổi điều gì trong nhận thức của nhân viên? Ví dụ như muốn nhân viên hiểu rõ về văn hóa doanh nghiệp, giúp nhân viên có định hướng làm việc rõ ràng hay củng cố niềm tin và lòng trung thành của nhân viên với doanh nghiệp?
• Doanh nghiệp muốn nhân viên hành động như thế nào sau khi thay đổi nhận thức nhờ truyền thông nội bộ? Chẳng hạn như nhân viên sẽ hợp tác và làm việc hiệu quả hơn hoặc cam kết cống hiến lâu dài cho doanh nghiệp.

>>> XEM THÊM: 6 BƯỚC XÂY DỰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP ĐỂ TẠO LỢI THẾ CẠNH TRANH NHẤT

2.3. Xác định đối tượng truyền thông nội bộ

Bước này nhằm định rõ đối tượng mà doanh nghiệp muốn tiếp cận thông qua truyền thông, nội bộ, từ đó chọn lựa chọn nội dung và kênh truyền thông phù hợp. Cụ thể, nó bao gồm việc xác định:

Trước hết, doanh nghiệp cần xác định phạm vi đối tượng: Đối tượng mà truyền thông nội bộ hướng đến có thể là toàn bộ nhân viên trong tổ chức hoặc một bộ phận nhân viên cụ thể (chẳng hạn như như nhân viên mới, nhân sự cấp cao, nhân viên phòng marketing, nhân viên phòng kinh doanh,...). Ngoài ra, đối tượng của truyền thông nội bộ cũng có thể là một nhóm đối tác liên quan đến tổ chức, chẳng hạn như đối tác kinh doanh, nhà đầu tư, khách hàng, cộng đồng… 

Tiếp theo, doanh nghiệp cần phân tích đặc điểm của đối tượng mà truyền thông nội bộ hướng đến. Theo đó, doanh nghiệp cần phân tích các yếu tố sau:

• Vị trí, chức danh của đối tượng trong doanh nghiệp 
• Giới tính, độ tuổi của đối tượng
• Trình độ chuyên môn của đối tượng
• Kinh nghiệm làm việc của đối tượng hay thời gian gắn bó của đối tượng với doanh nghiệp
• Sở thích, thói quen của đối tượng
• Nhu cầu thông tin hay mức độ quan tâm đến các thông tin truyền thông của đối tượng

Trong đó, nhu cầu thông tin của đối tượng là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp lựa chọn nội dung thông tin phù hợp. Chẳng hạn, đối với nhân viên mới, doanh nghiệp cần tập trung thông tin về lịch sử hình thành và phát triển, văn hoá của tổ chức, các quy định, chính sách của doanh nghiệp vì họ có nhu cầu cao trong việc tìm hiểu về môi trường làm việc mới. Điều này giúp họ nhanh chóng hoà nhập và thích nghi với môi trường tại doanh nghiệp.

>>> XEM THÊM: 4 MÔ HÌNH VĂN HÓA DOANH NGHIỆP, CÁCH LỰA CHỌN MÔ HÌNH PHÙ HỢP ĐỂ BỨT PHÁ

2.4. Thiết kế thông điệp truyền thông nội bộ

Tiếp theo, doanh nghiệp cần thiết kế thông điệp truyền thông nội bộ phù hợp với nhu cầu thông tin của nhóm đối tượng mục tiêu. Đây chính là nội dung cốt lõi khi xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ. 

Trong quá trình xây dựng thông điệp truyền thông nội bộ, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau:

• Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu nhằm truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả
• Tập trung xây dựng một thông điệp chính để đảm bảo tính nhất quán và đồng bộ
• Sử dụng hình ảnh hoặc video để tăng sức hấp dẫn, giúp truyền tải thông điệp hiệu quả hơn
• Thử nghiệm thông điệp với một bộ phận nhỏ nhân viên trước khi lan truyền rộng rãi

2.5. Xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ

Trên cơ sở xác định mục tiêu, đối tượng, nội dung và thông điệp, tiếp theo doanh nghiệp có thể tiến hành xây dựng kế hoạch hay chiến lược truyền thông nội bộ hoàn chỉnh. 

Theo đó, doanh nghiệp cần tiến hành những công việc cụ thể như sau:

Xác định các hoạt động truyền thông cụ thể: 

Các hoạt động truyền thông phải đảm bảo truyền tải chính xác thông điệp truyền thông đến đúng nhóm đối tượng mục tiêu đã được xác định ở các bước trên. Các hoạt động truyền thông bao gồm:

• Đăng tải nội dung, thông điệp truyền thông qua các kênh truyền thông nội bộ hiện đại như website nội bộ, mạng xã hội nội bộ, email nội bộ, kênh youtube nội bộ,...
• Phát hành nội dung truyền thông nội bộ qua các kênh truyền thông nội bộ truyền thống như sách, báo, áp phích, tờ rơi, băng rôn,...
• Tổ chức các cuộc họp mặt, sự kiện, hội thảo,... để truyền thông trực tiếp tới nhân viên 
• Triển khai các chương trình teambuilding, liên hoan, chương trình kỷ niệm ngày lễ lớn nhằm củng cố tinh thần đoàn kết của nhân viên và tăng cường sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp
• Triển khai chương trình đào tạo nhân sự, chương trình khen thưởng nhằm thúc đẩy tinh thần học tập và phát triển của nhân viên

Ví dụ, nếu đối tượng mục tiêu là những nhân sự trẻ tuổi, có thói quen tìm kiếm và tiếp nhận thông tin qua Internet thì mạng xã hội hay website nội bộ sẽ là các kênh truyền thông nội bộ phù hợp mà doanh nghiệp có thể lựa chọn. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể lồng ghép thông điệp truyền thông vào các trò chơi teambuilding nhằm tăng cường hiệu quả truyền thông một cách đáng kể. 

Xây dựng lịch trình triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ: 

Sau khi xác định các hoạt động truyền thông nội bộ cụ thể, doanh nghiệp cần thiết lập một lịch trình cụ thể và khoa học nhằm đảm bảo triển khai hiệu quả các hoạt động trên.

Theo đó, lịch trình cần cụ thể hoá các thông tin liên quan đến thời gian bắt đầu thực hiện, thời gian kéo dài của mỗi hoạt động và tần suất lặp lại của mỗi hoạt động cụ thể.

Phân công thực hiện nhiệm vụ:

Tiếp theo, dựa trên thời gian biểu đã xây dựng ở trên, doanh nghiệp cần thực hiện phân công nhiệm vụ cho từng cá nhân hoặc phòng ban trong công ty một cách rõ ràng, cụ thể. Điều này đảm bảo các cá nhân và các bộ phận trong công ty sẽ phối hợp nhịp nhàng và nhất quán nhằm đảm bảo kế hoạch truyền thông nội bộ được triển khai theo đúng tiến độ và đạt hiệu quả cao. 

Lập kế hoạch tài chính: 

Bước cuối cùng trong quá trình xây dựng kế hoạch truyền thông nội bộ là lập kế hoạch tài chính chi tiêu các hoạt động truyền thông cụ thể. Theo đó, doanh nghiệp cần dự trù ngân sách cho toàn bộ kế hoạch, đồng thời phân bổ ngân sách một cách hợp lý vào từng hoạt động cụ thể. Bước này nhằm đảm bảo kế hoạch truyền thông không vượt quá phạm vi ngân sách cho phép.

>>> XEM THÊM: QUY TRÌNH 5 BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH GIÚP ỔN ĐỊNH DÒNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

2.6. Triển khai chiến lược truyền thông nội bộ

Với lịch trình chi tiết như trên, giờ đây doanh nghiệp có thể tiến hành triển khai các hoạt động truyền thông nội bộ theo đúng như kế hoạch hay chiến lược đã đề ra.  

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau:  

• Tập trung vào chất lượng nội dung: Nội dung truyền thông cần đảm bảo tính chính xác, hấp dẫn để thu hút sự quan tâm của cán bộ nhân viên, đồng thời phải được triển khai dưới các hình thức mới mẻ, lôi cuốn
• Đảm bảo các hoạt động truyền thông được triển khai một cách đồng bộ
• Giám sát chặt chẽ tiến trình triển khai các hoạt động truyền thông 

2.7. Đo lường và đánh giá hiệu quả truyền thông nội bộ

Cuối cùng, doanh nghiệp cần tiến hành đo lường và đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch truyền thông nội bộ. Qua đó, doanh nghiệp có thể xác định những điểm mạnh và điểm yếu trong hoạt động truyền thông nội bộ, từ đó có kế hoạch điều chỉnh và cải tiến chất lượng. 

Để làm được điều này, trước tiên doanh nghiệp cần xác định các mục tiêu đo lường cụ thể. Mục tiêu đo lường hiệu quả truyền thông nội bộ phải phù hợp với mục tiêu ban đầu mà doanh nghiệp đã đặt ra khi thực hiện kế hoạch truyền thông

Sau đó, doanh nghiệp cần xác định các chỉ số đo lường cụ thể, tiến hành thu thập và phân tích dữ liệu. Cuối cùng, trên cơ sở phân tích dữ liệu, doanh nghiệp có thể xác định những điều đã làm được và những điều chưa làm việc khi triển khai kế hoạch truyền thông nội bộ. Từ đó, đưa ra các phương án điều chỉnh nhằm cải thiện hiệu quả truyền thông nội bộ trong tương lai. 

3. Một số ví dụ về truyền thông nội bộ tại các doanh nghiệp lớn

Truyền thông nội bộ đóng vai trò quan trọng đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Vì vậy, hoạt động này rất được các doanh nghiệp quan tâm và đầu tư. Dưới đây là những ví dụ điển hình về cách thức triển khai truyền thông nội bộ hiệu quả trong thực tế. 

3.1. Khám phá truyền thông nội bộ tại tập đoàn FPT

FPT hiện đang là tập đoàn công nghệ hàng đầu Việt Nam với số lượng nhân viên lên tới 27.000 người. Tại FPT, truyền thông nội bộ rất được coi trọng và được thực hiện hiệu quả trong nhiều năm qua.  

Theo đó, FPT đã xây dựng một hệ thống truyền thông nội bộ ấn tượng, bao gồm các phương tiện truyền thông trực tuyến như trang web chungta.vn, nền tảng tin tức FPT News, bản tin và mạng xã hội. Ngoài ra, FPT còn phát triển một ứng dụng di động dành riêng cho nhân viên trong tập đoàn nhằm cung cấp mọi thông tin về công việc. 

Bên cạnh đó, FPT thường xuyên tiến hành các cuộc khảo sát nhằm thu thập ý kiến của nhân viên, từ đó cải thiện chất lượng hệ thống truyền thông nội bộ. Đặc biệt, FPT cũng chú trọng tổ chức các sự kiện offline như hội thảo, tiệc gặp mặt để tạo cơ hội giao lưu cho nhân viên. Qua đó, truyền thông nội bộ đã giúp FPT xây dựng thành công văn hoá doanh nghiệp theo tôn chỉ “Tôn - Đổi mới - Đồng”, “ Chí - Gương - Sáng”.

>>> XEM THÊM: ĐẶC TRƯNG VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP FPT - BÍ QUYẾT THÀNH CÔNG ĐÁNG HỌC HỎI

3.2. Khám phá truyền thông nội bộ tại tập đoàn Vingroup

Vingroup luôn tâm niệm rằng nội bộ chính là nguồn lực cơ bản và mạnh mẽ nhất để thúc đẩy sự phát triển của tập đoàn. Vì vậy, công tác truyền thông nội bộ rất được tập đoàn chú trọng thực hiện. 

VinGroup đã phát triển một hệ thống truyền thông nội bộ mạnh mẽ nhằm duy trì sự đoàn kết và nhất quán trong tổ chức.Tập đoàn thường xuyên tổ chức các cuộc họp định kỳ với nhân viên để chia sẻ thông tin về chiến lược kinh doanh cũng như mục tiêu của doanh nghiệp.. Bên cạnh đó, VinGroup cũng sử dụng các ứng dụng nội bộ để truyền tải thông tin, đặc biệt là thông báo về những cơ hội phát triển nghề nghiệp cho nhân viên.

>>> XEM THÊM: ĐẶC TRƯNG ĐỘC ĐÁO TRONG VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP VINGROUP

3.3. Khám phá truyền thông nội bộ tại Google

Google không chỉ được biết đến là một công ty công nghệ hàng đầu thế giới mà còn là một môi trường làm việc lý tưởng. Để xây dựng một môi trường làm việc lý tưởng như vậy, hoạt động truyền thông nội bộ đóng một phần không nhỏ. 

Công ty này sử dụng một mạng xã hội nội bộ có tên gọi là Google+ nhằm chia sẻ tin tức và giúp nhân viên trên khắp các quốc gia cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác nhất. Ngoài ra, Google cũng thiết kế một mạng nội bộ có tên là Moma, nơi lưu trữ nhiều thông tin quan trọng về chính sách và tài nguyên của công ty.

Không chỉ vậy, Google cũng thường xuyên tổ chức các cuộc họp toàn công ty, ví dụ như cuộc họp TGIF (Thank God It's Friday) hàng tuần. Đây là cơ hội để lãnh đạo và nhân viên tương tác tích cực với nhau nhằm củng cố niềm tin và sự gắn kết với tổ chức. 

4. Khám phá các xu hướng truyền thông nội bộ tương lai

Sự phát triển của công nghệ số đã thay đổi mọi khía cạnh của hoạt động quản lý và vận hành doanh nghiệp. Trong bối cảnh này, cách thức triển khai truyền thông nội bộ cũng sẽ có những thay đổi hoàn toàn khác biệt và tạo nên những xu hướng mới. Những thay đổi này có thể là: 

• Tăng cường áp dụng công nghệ số: Trong tương lai, công nghệ sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong truyền thông nội bộ. Do vậy, các doanh nghiệp sẽ tận dụng sức mạnh của các nền tảng số và công cụ kỹ thuật số để phục vụ cho hoạt động truyền thông nội bộ. Ví dụ như sử dụng trí tuệ nhân tạo AI để tự động hóa quá trình tạo nội dung, phân phối nội dung và đăng tải nội dung truyền thông nội bộ
• Tập trung vào trải nghiệm cá nhân hóa: Doanh nghiệp sẽ tập trung cải thiện truyền thông nội bộ theo hướng cá nhân hoá, phục vụ từng đối tượng nhân viên cụ thể
• Thúc đẩy tương tác hai chiều: Không chỉ đơn thuần cung cấp thông tin một chiều, trong tương lai các doanh nghiệp sẽ khuyến khích sự tham gia và chia sẻ ý kiến từ nhân viên nhiều hơn
• Lấy con người làm trọng tâm: Truyền thông nội bộ sẽ được sử dụng để tập trung xây dựng mối quan hệ giữa doanh nghiệp với nhân viên, từ đó tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, tích cực
• Phân tích dữ liệu để thấu hiểu nhân viên: Thu thập và phân tích dữ liệu có thể cung cấp cho doanh nghiệp thông tin chi tiết về nhân viên và cách họ tương tác với kênh truyền thông nội bộ. Điều này giúp các doanh nghiệp thiết kế các thông điệp và chiến dịch truyền thông nội bộ phù hợp hơn với nhân viên

5. Phân biệt truyền thông nội bộ với các hoạt động khác

Truyền thông nội bộ có nhiều điểm tương đồng với một số hoạt động như PR in-house, quản lý nhân sự, tổ chức sự kiện và thúc đẩy văn hoá doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc phân biệt các hoạt động này. 

5.1. Phân biệt truyền thông nội bộ và văn hóa doanh nghiệp

Trên thực tế, rất nhiều doanh nghiệp nhầm tưởng rằng truyền thông nội bộ chính là văn hoá doanh nghiệp. Tuy nhiên, truyền thông nội bộ và văn hoá doanh nghiệp có mối liên quan chặt chẽ nhưng không giống nhau hoàn toàn.

Một mặt, truyền thông nội bộ là quá trình doanh nghiệp truyền đạt thông tin đến nhân viên bên trong tổ chức nhằm giúp nhân viên hiểu rõ về mục tiêu, tầm nhìn, giá trị cốt lõi, văn hóa doanh nghiệp…, từ đó tạo ra sự kết nối sâu sắc với doanh nghiệp. Mặt khác, văn hóa doanh nghiệp là tổng thể các giá trị, niềm tin, thói quen, quy tắc ứng xử, chuẩn mực được chia sẻ bởi các thành viên bên trong doanh nghiệp. 

Như vậy, truyền thông nội bộ có thể được xem như một công cụ giúp xây dựng, củng cố và phát triển văn hoá doanh nghiệp. 

5.2. Phân biệt truyền thông nội bộ và PR in-house

Không chỉ văn hoá doanh nghiệp, truyền thông nội bộ cũng thường bị nhầm lẫn với khái niệm PR in-house.

PR in-house là một đội ngũ thuộc doanh nghiệp, có nhiệm vụ quản lý các hoạt động truyền thông và quan hệ công chúng, ví dụ như xây dựng và phát triển thương hiệu, quản lý mối quan hệ với báo chí và cộng đồng, tổ chức các sự kiện và quản lý hoạt động truyền thông trong tổ chức.

Trong khi đó, truyền thông nội bộ tập trung vào tương tác và giao tiếp bên trong tổ chức bằng cách chia sẻ thông tin, tăng cường sự đồng thuận và xây dựng tinh thần đoàn kết giữa các thành viên trong tổ chức. 

Như vậy, truyền thông nội bộ có thể được xem là một phần của PR in-house, tập trung vào việc truyền đạt thông tin và giao tiếp bên trong tổ chức. 

5.3. Phân biệt truyền thông nội bộ với quản lý nhân sự

Truyền thông nội bộ và quản lý nhân sự là hai khái niệm hoàn toàn khác nhau. 

Trong khi truyền thông nội bộ tập trung vào việc truyền đạt thông tin và tăng cường sự hiểu biết bên trong tổ chức thì quản lý nhân sự tập trung vào việc quản lý các hoạt động liên quan đến nhân viên.

Truyền thông nội bộ cũng đóng vai trò quan trọng trong thúc đẩy tương tác và sự gắn kết giữa các thành viên trong tổ chức nhằm tạo ra một môi trường làm việc tích cực và cởi mở. Trong khi đó, quản lý nhân sự giúp nhân viên làm việc và phát triển hiệu quả trong doanh nghiệp bằng cách đánh giá hiệu suất làm việc và cung cấp những hỗ trợ cần thiết.

5.4. Phân biệt truyền thông nội bộ và hoạt động tổ chức sự kiện

Một sai lầm phổ biến mà các doanh nghiệp thường mắc phải là cho rằng truyền thông nội bộ chỉ đơn thuần là việc tổ chức các sự kiện hoặc chương trình văn nghệ nội bộ. Tuy nhiên, truyền thông nội bộ bao gồm nhiều khía cạnh khác nhau, trong đó có tổ chức sự kiện. 

Theo đó, các sự kiện hay chương trình văn nghệ là một phần nhỏ trong phạm vi truyền thông nội bộ. Những hoạt động này nhằm mục đích truyền tải thông điệp của tổ chức, góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp và củng cố sức mạnh đoàn kết nội bộ.

6. Người làm truyền thông nội bộ cần có những kỹ năng gì?

Để đảm bảo hoàn thành xuất sắc các hoạt động truyền thông nội bộ, những người làm công tác này cần trang bị cho mình những kỹ năng quan trọng sau:

• Kỹ năng lắng nghe và giao tiếp: Bao gồm khả năng diễn đạt logic, dễ hiểu, khả năng sử dụng ngôn ngữ phù hợp, khả năng lắng nghe và phản hồi ý kiến một cách tích cực
• Kỹ năng thuyết trình: Kỹ năng thuyết trình giúp người làm truyền thông nội bộ trình bày quan điểm một cách thuyết phục và hấp dẫn, từ đó thu hút sự quan tâm và kích thích tương tác từ các thành viên trong tổ chức
• Kỹ năng sáng tạo: Người làm công tác truyền thông nội bộ cần có kỹ năng sáng tạo nội dung tốt, ví dụ như kỹ năng viết lách, thiết kế đồ hoạ, hình ảnh và video…cùng nhiều định dạng khác
• Kỹ năng công nghệ thông tin: Trong thời đại công nghệ phát triển mạnh mẽ, người làm truyền thông nội bộ cần thành thạo kỹ năng sử dụng các phần mềm thiết kế hình ảnh và edit video, các công cụ truyền thông như AI, mạng xã hôij, website,...
• Kỹ năng thấu hiểu tâm lý con người: Đây là một kỹ năng quan trọng mà người làm truyền thông nội bộ cần có nhằm nắm bắt đúng nhu cầu, mong muốn của công chúng, từ đó thiết kế thông điệp truyền thông phù hợp 
• Kỹ năng tổ chức sự kiện: Tổ chức sự kiện là một phần không thể thiếu trong hoạt động truyền thông nội bộ, vì vậy đội ngũ truyền thông nội bộ cần có kỹ năng lập kế hoạch và triển khai sự kiện tốt

7. Kết luận

Tóm lại, bài viết đã cung cấp kiến thức tổng quan về truyền thông nội bộ, bao gồm khái niệm, nội dung và các phương tiện truyền thông nội bộ. Đồng thời, chỉ ra tầm quan trọng của hoạt động này đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Trên cơ sở đó, hướng dẫn quy trình thực hiện truyền thông nội bộ hiệu quả với 7 bước chi tiết. Hy vọng rằng, những thông tin bổ ích mà Trường Doanh Nhân HBR đã chia sẻ sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả nhằm tăng cường gắn kết bên trong tổ chức, tạo tiền đề để vươn mình bứt phá trong tương lai.