THỰC HIỆN CHUẨN QUY TRÌNH ĐÀO TẠO NHÂN SỰ ĐỂ GIỮ CHÂN NHÂN TÀI

Một nghiên cứu của Bersin By Deloitte chỉ ra rằng, doanh nghiệp có quy trình đào tạo nhân sự hiệu quả có kết quả kinh doanh phát triển hơn 21% so với các doanh nghiệp khác. Số liệu này là lời khẳng định mạnh mẽ về tầm quan trọng của việc đào tạo nhân viên. Nhưng làm thế nào có một quy trình huấn luyện hiệu quả giúp giữ chân nhân tài? Hãy để Trường Doanh Nhân HBR giải đáp thắc mắc này ngay trong bài viết dưới đây.

1. Tìm hiểu chung về quy trình đào tạo nhân sự

Trước khi tìm hiểu cụ thể các bước giúp chuẩn hóa quy trình đào tạo nhân sự, nhà lãnh đạo cần nắm rõ một số kiến thức nền tảng về vấn đề như này như: khái niệm, tầm quan trọng và đối tượng nhân sự cần đào tạo. 

1.1. Quy trình đào tạo nhân sự là gì?

Quy trình đào tạo nhân sự là chuỗi các bước có hệ thống, mục tiêu và kế hoạch nhằm cung cấp những kỹ năng, kiến thức cần thiết cho công việc hiện tại của nhân viên. Thông thường, một công ty xây dựng quy trình đào tạo sẽ nhằm phát triển 3 mảng sau: 

• Kiến thức chuyên môn

• Nghiệp vụ công việc 

• Kỹ năng giải quyết vấn đề

1.2. Tầm quan trọng của quy trình đào tạo nhân sự với doanh nghiệp

Để xây dựng được quy trình đào tạo nhân sự hoàn chỉnh sẽ đòi hỏi nguồn lực thời gian và tiền bạc rất lớn. Tuy nhiên, tại sao các doanh nghiệp vẫn coi đây là nguồn đầu tư có lãi? Lý do là bởi tầm quan trọng của nó với sự phát triển lâu dài của doanh nghiệp, cụ thể là:

• Nâng cao hiệu suất làm việc cho nhân sự: Thông qua quá trình đào tạo, những lỗ hổng trong kỹ năng và kiến thức của nhân viên được lấp đầy vì thế tiến độ cũng như hiệu quả công việc sẽ được cải thiện. 

• Tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường: Đào tạo nhân sự giúp doanh nghiệp duy trì và phát triển lực lượng lao động có chất lượng cao, có thể thích ứng với các thay đổi của môi trường kinh doanh và công nghệ. Điều này cải thiện khả năng cạnh 

• Tăng sự gắn bó của nhân sự với doanh nghiệp: Đào tạo nhân sự giúp doanh nghiệp tạo ra một môi trường làm việc tích cực, tôn trọng và công bằng, nơi nhân viên có cơ hội phát triển bản thân và nghề nghiệp, cảm thấy hài lòng và gắn bó với doanh nghiệp. 

• Xây dựng văn hóa học tập trong doanh nghiệp: Quy trình đào tạo nhân sự giúp doanh nghiệp xây dựng văn hóa học tập, khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới, thúc đẩy sự hợp tác và giao tiếp giữa các bộ phận và cấp bậc trong tổ chức.

>>> XEM THÊM: THỰC HIỆN CHUẨN QUY TRÌNH ĐÀO TẠO NHÂN SỰ ĐỂ GIỮ CHÂN NHÂN TÀI

1.3. Đối tượng nhân sự nào cần được đào tạo?

Một câu hỏi cân não mà nhiều doanh nghiệp vẫn chưa tìm được câu trả lời, đó là: Đối tượng nhân sự nào cần được đào tạo chuyên sâu nhất? Nếu bạn cũng đang gặp câu hỏi tương tự thì hãy thử phân loại nhân sự của mình theo hai hệ quy chiếu “Hiệu suất làm việc” và “Tiềm năng phát triển”. Theo đó, trong 1 tổ chức sẽ có 4 nhóm nhân sự như sau: 

• Nhóm 1 (Thỏ trắng): Những người có hiệu suất làm việc thấp, tiềm năng phát triển cao. 

• Nhóm 2 (Chó săn): Những người có hiệu suất làm việc cao, tiềm năng phát triển cao. 

• Nhóm 3 (Chó hoang): Những người có hiệu suất làm việc cao nhưng tiềm năng phát triển thấp. 

• Nhóm 4 (Zoombie/ Quả táo thối): Những người có hiệu suất làm việc thấp và tiềm năng phát triển thấp. 

Trong 4 nhóm kể trong, doanh nghiệp nên tập trung xây dựng quy trình đào tạo cho hai nhóm nhân sự Thỏ trắng và nhóm Chó săn. Đây là hai nhóm nhân sự có tiềm năng phát triển cao, nhưng hiện tại chưa thể phát huy được hết khả năng của mình. Bằng cách đào tạo cho họ, doanh nghiệp sẽ có thể tạo ra một lực lượng lao động chất lượng cao, sáng tạo và linh hoạt, đáp ứng được nhu cầu thay đổi của thị trường.

1- Nhóm Thỏ trắng

Nhóm này bao gồm những nhân viên mới vào công ty hoặc mới được thăng chức, chưa có kinh nghiệm và kỹ năng làm việc ở vị trí mới. Họ có thái độ tích cực, ham học hỏi và mong muốn được giao nhiều nhiệm vụ hơn. 

Tuy nhiên, do thiếu kiến thức và kỹ năng, họ thường gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc một cách hiệu quả và chất lượng. Họ cũng dễ bị áp lực và mất tự tin khi phải đối mặt với những thách thức mới.

Đối với nhóm này, doanh nghiệp cần đầu tư đào tạo cho họ các kiến thức và kỹ năng cơ bản liên quan đến công việc, như quy trình, tiêu chuẩn, công cụ, phương pháp... Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần hỗ trợ họ trong việc xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân, thiết lập mục tiêu rõ ràng và đánh giá kết quả. Bằng cách này, họ sẽ có được sự chuẩn bị tốt hơn để thực hiện công việc, cải thiện hiệu suất làm việc và tự tin hơn trong vai trò mới.

2 - Nhóm Chó săn

Nhóm này bao gồm những nhân viên đã có kinh nghiệm và kỹ năng làm việc ở vị trí hiện tại, có khả năng hoàn thành công việc vượt trội so với các đồng nghiệp. Họ có thái độ chuyên nghiệp, trách nhiệm và tự giác trong công việc. Họ luôn tìm kiếm những cơ hội mới để thử thách bản thân và phát triển năng lực. 

Tuy nhiên, do đã làm việc ở một mức độ cao, họ có thể gặp phải những giới hạn trong việc học hỏi và cải tiến thêm. Họ cũng có thể bị chán nản và thiếu động lực nếu không có những thay đổi và thăng tiến trong công việc.

Đối với nhóm này, doanh nghiệp cần đầu tư đào tạo cho họ các kiến thức và kỹ năng nâng cao liên quan đến công việc, như những xu hướng mới, những giải pháp sáng tạo, những kỹ năng mềm... Đồng thời, doanh nghiệp cũng cần tạo ra những cơ hội cho họ để tham gia vào những dự án quan trọng, những vai trò lãnh đạo, những chương trình trao đổi hoặc đào tạo ở nước ngoài... Bằng cách này, họ sẽ có được sự thử thách và phát triển liên tục, duy trì hiệu suất làm việc cao và gắn bó với doanh nghiệp lâu dài.

2. 5 bước chuẩn hóa quy trình đào tạo nhân sự là gì?

Quy trình đào tạo nhân sự ở mỗi tổ chức sẽ có sự khác biệt nhất định. Tuy nhiên, để có được một quy trình đào tạo hiệu quả thì bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện đầy đủ 5 bước chuẩn hóa sau:

2.1. Đánh giá nhu cầu đào tạo nhân sự

Trước khi bước vào xây dựng lộ trình đào tạo nhân sự, doanh nghiệp cần xác định được khoảng cách giữa mong muốn về năng lực, kỹ năng và thái độ của nhân viên so với thực tế. Việc đánh giá nhu cầu đào tạo này có thể được thực hiện đối với cá nhân hoặc với cả tập thể. 

Doanh nghiệp cần đào tạo cá nhân khi hiệu suất làm việc của nhân viên chưa đáp ứng được yêu cầu doanh nghiệp. Trong khi đó, đào tạo cả đội nhóm được thực hiện khi chiến lược doanh nghiệp thay đổi và đòi hỏi nhân viên phải có sự cải tiến. 

Để quá trình đánh giá diễn ra hiệu quả hơn, nhà lãnh đạo cần trả lời được một số câu hỏi sau:

• Mục tiêu hiện tại của doanh nghiệp là gì và có gì thay đổi không? 

• Để đạt được mục tiêu đó thì doanh nghiệp có những đầu công việc nào cần phải thực hiện? 

• Kiến thức, kỹ năng và thái độ nào nhân viên cần có để hoàn thành những nhiệm vụ đó?

• So với những yêu cầu cần có trên, nhân viên đang thiếu hụt kỹ năng gì?

Bên cạnh đó, người xây dựng quy trình đào tạo nhân sự cũng cần chú ý đến các yếu tố có thể ảnh hưởng đến nhu cầu đào tạo như tài chính, pháp luật, văn hóa doanh nghiệp. 

2.2. Xác định rõ mục tiêu đào tạo nhân sự

Xác định được mục tiêu đào tạo nhân sự là bước vô cùng quan trọng để tối ưu thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Ở bước thứ 2 này, lãnh đạo cần biết các kết quả mong muốn sau khi thực hiện đào tạo, cụ thể hóa các nội dung, phương pháp, phương tiện và tiêu chí đánh giá. Mô hình SMART là mô hình thích hợp để doanh nghiệp đo lường mức độ hợp lý và khả thi của mục tiêu mình đề ra. 

1 - Specific: Cụ thể

Khi thiết lập mục tiêu cho chương trình đào tạo, nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm khi tham vọng đạt được quá nhiều thứ. Hậu quả là mục tiêu thiếu đi tính cụ thể, gây ra sự mông lung và không rõ ràng khi huấn luyện nhân viên. 

Để hạn chế tối đa tình trạng này thì mục tiêu cần xác định được một số điểm như sau: 

• Kết quả cuối cùng doanh nghiệp muốn thu về là gì? 

• Lí do hay lợi ích khi đạt được mục tiêu là gì?

• Đối tượng trực tiếp tham gia buổi đào tạo là ai? 

• Vị trí đào tạo ở đâu?

• Khi thực hiện đào tạo có thể gặp những hạn chế gì? 

2 - Measurable: Có thể đo lường

Mục tiêu trong quy trình đào tạo nhân sự phải đo lường được để xác định sự tiến bộ và hiệu quả mà nó mang lại. Cần xem xét rõ ràng, mục tiêu ấy có đo lường được không và đo lường bằng cách nào. 

Ví dụ, thay vì đặt mục tiêu mông lung như: Nhân viên sau khi tham gia khóa đào tạo sẽ thành thạo kỹ năng tin học văn phòng. Người đào tạo hãy đưa ra mục tiêu có thể đo lường được: Nhân viên sau khi tham gia khóa học sẽ thành thạo kỹ năng A, B, C trong Excel để áp dụng vào công việc X, Y, Z của kế toán, giảm 20% thời gian hoàn thành công việc.

3 - Achievable: Có thể đạt được

Mục tiêu đề ra cũng cần thực tế dựa trên quỹ thời gian, tài chính và năng lực hiện tại của nhân viên. Tránh đặt những mục tiêu quá cao và không có khả năng hoàn thành. Để dễ hiểu bạn có thể tưởng tượng rằng, bạn không thể kỳ vọng một thực tập sinh sẽ có thể trở thành chuyên gia trong ngành sau khóa đào tạo kéo dài từ 3 - 6 tháng. 

4 - Relevant: Liên quan

Yếu tố liên quan rất quan trọng khi đặt mục tiêu cho quy trình đào tạo nhân sự. Mục tiêu đào tạo cần phải liên quan đến công việc hoặc phù hợp với định hướng phát triển của công ty. Điều này đảm bảo rằng mục tiêu đào tạo thực sự mang lại giá trị.

5 - Time-Bound: Giới hạn thời gian

Cuối cùng, việc đào tạo chỉ được diễn ra trong thời gian nhất định để đảm bảo kịp phục vụ cho những công việc của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, thời gian cũng cần phù hợp với chương trình cũng như độ khó của khóa đào tạo sao cho nhân viên được hướng dẫn đầy đủ nhất.

2.3. Xây dựng chương trình đào tạo nhân sự

Sau khi xác định được mục tiêu cho quy trình đào tạo nhân sự, hãy xây dựng chương trình một cách cụ thể nhất sao cho bám sát mục tiêu đã đề ra. Theo đó, một chương trình đào tạo hoàn chỉnh sẽ yêu cầu một số thông tin sau: 

• Tên khóa đào tạo là gì?

• Thời gian và địa điểm đào tạo?

• Hình thức đào tạo: Online hay offline?

• Ai là người trực tiếp giảng dạy?

• Đối tượng được đào tạo là gì? 

• Số buổi đào tạo là bao lâu? 

• Nội dung, mục tiêu và hoạt động cho từng buổi đào tạo?

Lưu ý rằng, chương trình đào tạo sẽ có sự khác biệt tùy theo mục tiêu, văn hóa từng doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị tài liệu, dụng cụ bổ trợ (nếu cần thiết) để buổi đào tạo được tối ưu nhất. 

2.4. Tiến hành đào tạo nhân sự

Sau khi đã hoàn thành được chương trình đào tạo đầy đủ, chi tiết thì hãy tiến hành theo kế hoạch đã lập ra. Trong quá trình học hỏi, nhân viên nên được khuyến khích thảo luận, đặt câu hỏi và đóng góp ý kiến để chủ động lĩnh hội kiến thức.

Có thể khi đào tạo sẽ có một số vấn đề phát sinh cần có sự thay đổi về lịch học, địa điểm học hoặc phương thức học. Trong trường hợp này, doanh nghiệp cần linh động và theo sát quá trình đào tạo để có thể xử lý kịp thời.

>>> XEM THÊM: ĐÀO TẠO NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP ĐỂ GIỮ CHÂN NGƯỜI TÀI

 2.5. Đánh giá quy trình đào tạo nhân sự

Bước đánh giá quy trình đào tạo nhân sự đóng vai trò vô cùng quan trọng và doanh nghiệp không nên bỏ qua. Việc này không chỉ giúp lãnh đạo hiểu được mức độ hiệu quả của buổi đào tạo mà còn để nhìn ra lỗ hổng và thay đổi kịp thời.

1 - Xem xét phản hồi của nhân viên sau khi tham gia khóa đào tạo 

Sau khi chương trình đào tạo kết thúc, quản lý có thể thu phản hồi của nhân viên qua khảo sát hoặc phỏng vấn sâu. Đây là cách đơn giản nhất để thu thập ý kiến của người học về nội dung, phương pháp, giảng viên… của khóa đào tạo. Những phản hồi này sẽ giúp bạn biết được mức độ hài lòng, hứng thú của nhân viên với khóa đào tạo, cũng như những điểm mạnh và điểm yếu cần khắc phục.

2 - Tạo ra bài kiểm tra năng lực nhân viên sau đào tạo

Để đánh giá tổng quan về quy trình có đào tạo có thể sử dụng cách làm bài kiểm tra. Thông qua kết quả có thể đánh giá được nhân viên có nắm vững kiến thức được truyền đạt hay chưa. Nếu chưa thì nguyên nhân là từ giảng viên, phương pháp học hay chính học viên? Nếu có thì mức độ tiến bộ so với trước khóa học như thế nào. 

3 - Đánh giá quy trình đào tạo nhân sự qua hiệu suất làm việc 

Nếu như bài kiểm tra cho chúng ta biết lượng kiến thức lý thuyết nhân sự nhận được sau đào tạo thì hiệu suất làm việc sẽ thể hiện mức độ kiến thức được áp dụng vào thực tế. Những đánh giá này sẽ giúp doanh nghiệp biết được mức độ ứng dụng, cải tiến và tác động của khóa đào tạo lên công việc của nhân sự. 

4 - Mức độ ảnh hưởng của việc đào tạo lên hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 

Chương trình đào tạo nên có sự ảnh hưởng sâu rộng đến việc phát triển của toàn doanh nghiệp thay vì chỉ thay đổi cá nhân nhỏ lẻ. Quản lý cần dành thời gian để kiểm chứng khóa học có góp phần thúc đẩy mục tiêu chung của doanh nghiệp hay không. Việc đánh giá này sẽ cần thời gian để có cái nhìn toàn diện và tổng quan nhất. 

3. Giới thiệu một số phương pháp đào tạo nên áp dụng trong quy trình đào tạo nhân sự 

Khi xây dựng quy trình đào tạo nhận sự, việc chọn được phương pháp phù hợp để áp dụng rất quan trọng nhưng cũng vô cùng khó khăn. Điều này sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của khóa đào tạo. Để công việc này trở nên dễ dàng hơn, Trường Doanh Nhân HBR giới thiệu tới bạn 4 phương pháp phổ biến sau:

3.1. Mô hình Kirkpatrick

Mô hình Kirkpatrick được giới thiệu lần đầu tiên vào năm 1959 bởi Giáo sư Donald Kirkpatrick. Nó nhanh chóng được công nhận và trở thành công cụ phân tích, đánh giá kết quả của quy trình đào tạo nhân sự hiệu quả hàng đầu. 

Mô hình bao gồm 4 cấp độ đo lường, bao gồm: Phản ứng, Học tập, Hành vi và Kết quả. Cụ thể về từng cấp độ như sau:  

• Cấp  độ 1 - Phản ứng: Nhà quản lý sẽ đánh giá được mức độ hài lòng, phản ứng và thái độ của nhân viên với chương trình đào tạo. Để nắm bắt được phản ứng của nhân viên, lãnh đạo có thể đưa ra câu hỏi, phát bảng khảo sát hoặc quan sát tỷ lệ tham gia, tỷ lệ hoàn thành khóa học. 

• Cấp độ 2 - Học tập: Ở cấp độ này, nhà lãnh đạo sẽ biết được lượng kiến thức nhân viên nhận về sau khi tham gia khóa học. Qua đó, doanh nghiệp biết được sự tiến bộ của nhân sự trước và sau đào tạo.

• Cấp độ 3 - Hành vi: Ở cấp độ cao hơn này sẽ đòi hỏi quản lý cần bỏ thời gian và công sức quan sát, đánh giá qua kết quả làm việc tuần hoặc tháng. Sau khi đánh giá, doanh nghiệp sẽ nắm bắt được khả năng áp dụng kiến thức vào công việc của nhân sự. 

• Cấp độ 4 - Kết quả: Khi bước đến cấp độ 4, doanh nghiệp sẽ nhìn ra sự ảnh hưởng của quá trình đào tạo lên hoạt động chung của doanh nghiệp. Tuy nhiên, theo một nghiên cứu của Brandon Hall Group: “Rất ít tổ chức thu thập số liệu giúp liên kết việc học với hiệu suất của cá nhân, tổ chức. Thực tế chỉ có khoảng 8% công ty đo lường các khóa học khác nhau dựa trên kết quả kinh doanh”.

Phương pháp cung cấp các bước đánh giá cụ thể và dễ dàng cho các doanh nghiệp thực hiện. Bên cạnh đó, nó cũng có thể áp dụng cho nhiều kiểu chương trình đào tạo khác nhau. Tuy nhiên, việc đo lường cả 4 cấp độ sẽ mất rất nhiều thời gian và ngân sách của doanh nghiệp.

3.2. Coaching

Coaching được ứng dụng rộng rãi trong mọi quy trình đào tạo nhân sự ở các doanh nghiệp. Phương pháp này nhấn mạnh vào quá trình kèm cặp, hướng dẫn, định hướng của nhân sự cấp cao hoặc có kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo với học viên. Coaching có thể được áp dụng trong một số hoạt động như: 

• Đặt ra câu hỏi, các trường hợp và khuyến khích học viên tự suy nghĩ và tìm ra câu trả lời

• Đưa ra một vấn đề, thách thức, định hướng cách giải quyết và để đưa ra giải pháp 

• Cầm tay chỉ việc cho nhân sự

• Đưa ra phản hồi cho nhân sự để nhân sự nhận ra được khuyết điểm của mình. 

Mặc dù phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải chiêu mộ được huấn luyện viên có khả năng lực cao, nếu không sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả buổi đào tạo, tuy nhiên chất lượng phương pháp này mang lại rất đáng kinh ngạc. Coaching tạo ra môi trường tương tác cao, học tập 2 chiều, dễ tiếp thu và áp dụng kiến thức ngay lập tức. Nhân sự không chỉ được học lý thuyết mà còn được hình thành tư duy và áp dụng trực tiếp vào công việc.

>>> XEM THÊM: COACHING LÀ GÌ? QUY TRÌNH COACHING NHÂN SỰ HIỆU QUẢ TRONG DOANH NGHIỆP

3.3. eLearning

E-Learning hay còn gọi là đào tạo trực tuyến là một trong những hình thức đào tạo ngày càng được nhiều công ty sử dụng. Lý do là bởi phương pháp này mang đến sự linh động về thời gian và địa điểm học, hạn chế tối đa sự gò bó cho nhân viên. Bên cạnh đó, nó cũng giúp nhân viên nâng cao kiến thức công nghệ hiện đại và mới mẻ. Chỉ với một ứng dụng hoặc một trang web, doanh nghiệp có thể tích hợp nhiều khóa đào tạo khác nhau, tiết kiệm thời gian và chi phí. 

Tuy nhiên, điểm hạn chế của phương pháp này là nhân viên không được trực tiếp hướng dẫn. Khi có những thắc mắc bên ngoài thông tin được lập trình sẵn, nhân viên khó có thể tiếp cận được câu trả lời mong muốn. Bên cạnh đó, chi phí bỏ ra ban đầu cho việc sử dụng e-Learning sẽ khá đắt đỏ và luôn cần cập nhật nội dung liên để không bị lạc hậu, lỗi thời.

3.4. Hoạt động đào tạo nhóm

Trong nhiều quy trình đào tạo nhân sự, quản lý lựa chọn phương pháp đào tạo nhóm để truyền tải kiến thức. Người đào tạo sẽ chia nhân sự thành các nhóm nhỏ có điểm chung như kỹ năng nền, cách tiếp thu kiến thức tốt nhất… Theo đó, với mỗi nhóm nhỏ sẽ được tiếp nhận thông tin, kiến thức và cách giải quyết vấn đề khác nhau. 

Về cơ bản, phương pháp này hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Bên cạnh đó, làm việc với nhóm nhỏ cũng khiến các thành viên thoải mái chia sẻ ý kiến, phát huy khả năng hơn. Thế nhưng để áp dụng được phương pháp này yêu cầu người trực tiếp đào tạo cần có kiến thức rộng, tư duy cởi mở. Họ cũng cần có cách nhìn người để phân loại nhóm nhỏ sao cho chính xác và đạt được kết quả tốt nhất. 

4. VIDEO quy trình đào tạo nhân sự hiện đại

XEM THÊM: KHÓA HỌC TUYỂN DỤNG, ĐÀO TẠO NHÂN SỰ 4.0

“Nguồn nhân lực cũng giống như tài nguyên thiên nhiên - thường bị chôn sâu. Bạn phải đi tìm vì tài nguyên thường bị chôn sâu” - Ken Robinson, diễn giả và cố vấn quốc tế. Nhân sự giỏi giống như một viên ngọc thô cần được mài dũa để tỏa sáng, vì thế doanh nghiệp hãy đầu tư vào một quy trình đào tạo nhân sự hoàn chỉnh để xây dựng được đội ngũ nhân viên sắc bén. Hy vọng thông qua bài viết trên, Trường Doanh Nhân HBR đã giúp bạn biết được cách làm sao để có được kế hoạch đào tạo nhân viên tốt nhất.