7 BƯỚC ĐÀO TẠO NỘI BỘ GIÚP KHAI THÔNG MẠCH MÁU NHÂN TÀI

Duy trì được văn hóa tuyển dụng và đào tạo liên tục là một trong những chìa khóa vàng để sở hữu đội ngũ nhân sự chất lượng cao, giúp doanh nghiệp phát triển vượt trội. Tuy nhiên, làm thế nào để quy trình đào tạo nội bộ hiệu quả và tối ưu nhất? Câu trả lời sẽ được Trường Doanh Nhân HBR giải đáp trong bài viết dưới đây!

1. Đào tạo nội bộ là gì?

Đào tạo nội bộ là quá trình nhân viên được học tập, nâng cao các kỹ năng, kiến thức liên quan đến công việc, thông qua các khóa học hoặc những khóa đào tạo ngắn hạn do doanh nghiệp tổ chức. 

2. Vai trò của đào tạo nội bộ trong doanh nghiệp 

Để tổ chức hoạt động đào tạo nội bộ thì doanh nghiệp cần đầu tư tiền bạc, con người và thời gian. Tuy nhiên, đây vẫn là việc không thể thiếu để duy trì sự phát triển bền vững của doanh nghiệp vì nó đóng những vai trò quan trọng dưới đây: 

2.1. Xây dựng văn hóa học tập trong doanh nghiệp

Văn hóa chính là ADN của doanh nghiệp và khi ADN tốt thì con người trong doanh nghiệp mới có thể phát triển. Khi doanh nghiệp liên tục tổ chức các khóa đào tạo sẽ rèn cho nhân viên thói quen học tập, tư duy và cập nhật kiến thức mới. Đây là bước đệm để hình thành văn hóa học tập và cải tiến không ngừng. 

Thiết lập được văn hóa này, doanh nghiệp có thể xây dựng đội ngũ nhân sự thiện chiến, sẵn sàng chia sẻ và học hỏi lẫn nhau. Từ đó, doanh nghiệp duy trì được mạch máu nhân tài, giữ vững lợi thế cạnh tranh.

2.2. Thu hút và giữ chân nhân tài

Theo một nghiên cứu của Harvard Business Review, không có cơ hội phát triển và thăng tiến trong sự nghiệp là nguyên nhân chính khiến nhiều nhân sự rời bỏ tổ chức. Trong khi đó, khi thấy bản thân tiến bộ và có cơ hội học hỏi thì mức độ gắn kết của nhân sự cao hơn 3,5 lần.

Đầu tư cho đào tạo nhân sự cho thấy sự quan tâm của doanh nghiệp với các cá nhân. Đây không chỉ là cách giúp nhân viên nâng cao kiến thức và kỹ năng, mà còn giúp họ phát triển sự tự tin, sáng tạo và trách nhiệm. 

2.3. Tối ưu chi phí tuyển dụng

Đào tạo nội bộ cũng giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tuyển dụng, bởi doanh nghiệp có thể khai thác và phát triển tối đa nguồn nhân lực có sẵn. Hầu hết những nhân sự chất lượng cao và có ảnh hưởng lớn đến tới hoạt động doanh nghiệp đều đến từ nhân sự nội bộ. Vì thế, thay vì mất chi phí tuyển dụng người mới, doanh nghiệp nên tập trung đào tạo nhân sự có sẵn để tối ưu chi phí tuyển dụng.

2.4. Nâng cao năng lực nhân viên liên tục

Đào tạo nội bộ là một hoạt động liên tục, không chỉ dừng lại ở một lần hay một khóa học. Vì thế, nhân viên sẽ liên tục được cập nhật và nâng cao năng lực theo sự thay đổi của thị trường, công nghệ và khách hàng. Đào tạo cũng giúp doanh nghiệp tạo ra một đội ngũ nhân viên linh hoạt, đa năng và có thể thích ứng với mọi tình huống.

3. Quy trình 7 bước để đào tạo nội bộ hiệu quả

Để có thể xây dựng được chương trình đào tạo nội bộ hiệu quả và bài bản thì doanh nghiệp cần có quy trình cụ thể. Dưới đây là 7 bước trong quy trình đào tạo mà doanh nghiệp nên làm theo để có kết quả tốt: 

3.1. Xây dựng phòng tuyển dụng và đào tạo nội bộ 

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp chưa quan tâm đúng mức đến công tác đào tạo và tuyển dụng vì thế chưa xây dựng phòng ban riêng. Hoặc tại nhiều doanh nghiệp, nhân viên phòng nhân sự phải làm thêm nhiều công việc hành chính, không đảm bảo chất lượng công việc. Vì thế, để tránh tình trạng đào tạo sơ sài và không bài bản, doanh nghiệp cần thiết lập cho mình một phòng ban tuyển dụng và đào tạo chuyên nghiệp. 

1 - Cơ cấu phòng đào tạo nội bộ 

Cơ cấu phòng đào tạo nội bộ cơ bản thường bao gồm trưởng phòng, phó phòng và chuyên viên, theo đó vai trò của từng vị trí như sau:

• Trưởng phòng đào tạo: Tham mưu chiến lược đào tạo và phát triển nhân sự cho các lãnh đạo của doanh nghiệp; tổ chức và giám sát, đánh giá các chương trình đào tạo; lập ngân sách và quản lý chi phí đào tạo

• Phó phòng đào tạo: Hỗ trợ trưởng phòng xây dựng và thực hiện các chương trình đào tạo; tổ chức hoạt động để duy trì văn hóa doanh nghiệp

• Chuyên viên đào tạo: Thực hiện việc giảng dạy và đào tạo nhân sự; trực tiếp làm việc với nhân viên và phản hồi với trưởng phó phòng về quá trình đào tạo 

XEM THÊM: 4 BƯỚC XÂY DỰNG PHÒNG NHÂN SỰ, ĐẢM BẢO ĐỦ NHÂN SỰ CHO TỔ CHỨC

2 - Đặt KPI cho phòng đào tạo nội bộ 

Sau khi đã thiết lập được phòng đào tạo nội bộ, doanh nghiệp cần đặt ra KPI dựa trên tình hình thực tế của doanh nghiệp. Một số thông số cần quan tâm bao gồm: 

• Số lượng nhân viên cần đào tạo

• Số giờ trung bình để đào tạo một nhân viên

• Chi phí đào tạo 1 nhân viên

• Hiệu quả đào tạo 

Việc đặt KPI sẽ giúp phòng đào tạo hiểu rõ những mục tiêu cần đạt được, đồng thời lãnh đạo sẽ có số liệu để đánh giá và đưa ra thay đổi nếu cần thiết. 

3.2. Phân nhóm nhân sự 

Bước tiếp theo trong quy trình đào tạo là phân nhóm nhân sự để có cách thức đào tạo hiệu quả. Mỗi nhóm nhân sự có đặc điểm riêng nên sẽ cần linh hoạt trong phương thức đào tạo. 4 nhóm nhân sự phổ biến trong doanh nghiệp là: 

• Nhóm 1 (Thỏ trắng): Tiềm năng phát triển cao, hiệu suất làm việc thấp: Phù hợp với kiểu đào tạo có người hướng dẫn chi tiết, theo dõi sát sao và phản hồi ngay lập tức

• Nhóm 2: (Chó săn): Tiềm năng phát triển cao, hiệu suất làm việc cao: Đối với nhóm này không nên “cầm tay chỉ việc”, mà tập trung giao quyền và hỗ trợ từ phía sau

• Nhóm 3 (Chó hoang): Tiềm năng phát triển thấp, hiệu suất làm việc cao: Lãnh đạo có thể luân chuyển vị trí, thúc đẩy thay đổi tư duy học hỏi và đổi mới để duy trì hiệu quả công việc

• Nhóm 4 (Zombie): Tiềm năng phát triển thấp, hiệu suất làm việc cao: Nhóm nhân sự này khó có sự phát triển ngay cả khi được đào tạo nên cần xem xét loại bỏ khỏi doanh nghiệp  

3.3. Đánh giá nhu cầu đào tạo

Bước tiếp theo là doanh nghiệp cần đánh giá được nhu cầu đào tạo nội bộ. Một số câu hỏi doanh nghiệp cần trả lời được bao gồm: 

• Mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp: Trước hết doanh nghiệp cần nhìn lại những điều mình muốn đạt được trong tương lai. Để chạm đến mục tiêu đó thì doanh nghiệp cần làm được những công việc gì?

• Năng lực hiện tại của nhân viên: Nhân viên đáp ứng được bao nhiêu phần trăm những kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết để hoàn thành công việc hiện tại và phát triển trong tương lai 

• Thay đổi trong môi trường kinh doanh: Lĩnh vực chủ doanh nghiệp có những biến động lớn nào, xu hướng ngành có gì thay đổi và để bắt kịp nó nhân sự cần những kỹ năng, kiến thức nào

Sau khi đã trả lời được những câu hỏi trên, chủ doanh nghiệp sẽ hiểu rõ nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp. Hãy sắp xếp những nhu cầu theo thứ tự quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất để xây dựng kế hoạch đào tạo phù hợp. 

3.4. Xác định mục tiêu đào tạo

Sau khi đã xác định được nhu cầu đào tạo, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu đào tạo cho chương trình của mình. Mục tiêu đào tạo là những kết quả mong muốn mà doanh nghiệp muốn nhân viên đạt được sau khi tham gia chương trình. Anh chị nên sử dụng mô hình SMART để viết mục tiêu đào tạo, cụ thể là: Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Có thể đạt được), Relevant (Liên quan) và Time-bound (Có thời hạn).

Ví dụ về xác định mục tiêu đào tạo nội bộ cho nhân viên sales theo mô hình SMART

3.5. Thiết kế chương trình đào tạo 

Thiết kế chương trình đào tạo nội bộ là một trong những bước quan trọng nhất để đạt được mục tiêu đề ra. Chương trình cần được xây dựng khoa học, hợp lý, bám sát mục tiêu. Thông thường, một bản kế hoạch đào tạo sẽ bao gồm các nội dung sau:

3.6. Tiến hành đào tạo

Bước thứ tư là tiến hành đào tạo nội bộ theo kế hoạch đã thiết kế. Trong suốt quá trình buổi đào tạo được diễn ra, doanh nghiệp cần khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến, bày tỏ quan điểm cá nhân. Việc tiếp nhận kiến thức hai chiều sẽ giúp nhân viên tự tin và tiếp thu kiến thức hiệu quả hơn. 

Bên cạnh đó, việc khen thưởng hoặc vinh danh những nhân viên học tập và tiến bộ nhanh chóng cũng có thể tạo ra môi trường cạnh tranh lành mạnh giữa các nhân sự. Hơn thế nữa, nhân viên cũng cảm thấy tự hào và dành nhiều sự chú ý cho mỗi buổi đào tạo hơn.

3.7. Đánh giá và cải tiến

Bước cuối cùng trong quy trình đào tạo nội bộ là đánh giá và cải tiến liên tục. Có 4 phương pháp đo lường phổ biến thường được áp dụng như sau:

• Thu thập phản hồi của nhân viên về khóa đào tạo nội bộ: Đây là cách đơn giản nhất để đánh giá mức độ hài lòng và hứng thú của nhân viên với nội dung, phương pháp và kết quả của khóa đào tạo. Doanh nghiệp có thể sử dụng các biểu mẫu khảo sát, phỏng vấn hoặc thảo luận nhóm để thu thập phản hồi của nhân viên

• Xây dựng bài kiểm tra năng lực sau đào tạo: Đây là cách để đánh giá mức độ tiếp thu kiến thức và kỹ năng của nhân viên sau khi hoàn thành khóa đào tạo. Doanh nghiệp có thể thiết kế các bài kiểm tra theo dạng trắc nghiệm, tự luận hoặc thực hành để kiểm tra các mục tiêu học tập đã đặt ra trước khi đào tạo

• Đánh giá qua hiệu suất làm việc: Cách này sẽ giúp đánh giá mức độ ứng dụng kiến thức và kỹ năng đã học vào công việc thực tế của nhân viên. Doanh nghiệp có thể sử dụng các chỉ số hiệu suất như số lượng, chất lượng, thời gian hoặc chi phí để so sánh hiệu suất làm việc của nhân viên trước và sau khi đào tạo.

• Mức độ ảnh hưởng của việc đào tạo lên hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp: Doanh nghiệp có thể đánh giá quy trình đào tạo nội bộ vào sự phát triển và thành công của doanh nghiệp. Các chỉ số kinh doanh như doanh thu, lợi nhuận, thị phần hoặc khách hàng có thể được sử dụng để so sánh kết quả kinh doanh của doanh nghiệp trước và sau khi đào tạo

Thấu hiểu những khó khăn của ban lãnh đạo/chủ doanh nghiệp trong việc thiết kế một chương trình đào tạo bài bản và hiệu quả, giúp tăng trưởng lợi nhuận tối đa theo từng giai đoạn phát triển, Trường Doanh nhân HBR đã nghiên cứu, thiết kế và triển khai khóa học XÂY DỰNG HỆ THỐNG ĐÀO TẠO NHÂN SỰ NỘI BỘ

• Ứng dụng CANVAS trong việc phân tích nhu cầu đào tạo dựa trên nỗi đau/vấn đề/mong muốn của nhân viên; từ đó giúp nhân viên hào hứng, cam kết tham gia các chương trình đào tạo.
• Thiết kế nội dung đào tạo dựa trên “Khung năng lực” và “Chức danh” giúp doanh nghiệp tối ưu được thời gian chuyển hóa nhân sự từ “thỏ trắng” tới “chó săn trung thành”.
• Ứng dụng “ma trận nhân tài” để phân loại đối tượng đào tạo, sau đó xây dựng các “phương pháp đào tạo” riêng cho từng nhóm nhằm nâng cao hiệu quả của chương trình đào tạo.
• Làm chủ nghệ thuật coaching giúp nhân sự tự nhìn ra vấn đề và kiến tạo giải pháp...

4. Các hình thức đào tạo nội bộ phổ biến

Có nhiều hình thức đào tạo nội bộ khác nhau. Tùy vào nội dung và mục đích của buổi đào tạo mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn hình thức phù hợp nhất. Dưới đây là 5 kiểu đào tạo thường được sử dụng trong các doanh nghiệp.

4.1. Mentor

Mentor là người có kinh nghiệm và chuyên môn cao trong một lĩnh vực nào đó, có thể là cấp trên, đồng nghiệp hoặc người bên ngoài tổ chức. Mentor sẽ hướng dẫn, tư vấn và chia sẻ kiến thức, giúp nhân viên xác định mục tiêu nghề nghiệp, khắc phục khó khăn và tìm kiếm cơ hội phát triển trong công việc.

Đào tạo mentor là một hình thức đào tạo nội bộ hiệu quả khi doanh nghiệp muốn truyền đạt những kinh nghiệm thực tiễn, tạo ra sự gắn kết giữa các thế hệ nhân viên và khuyến khích sự hỗ trợ lẫn nhau trong tổ chức. Tuy nhiên, để áp dụng hình thức này, doanh nghiệp cần chọn lựa mentor kỹ càng, đảm bảo rằng họ có đủ thời gian, năng lực và sự cam kết để giúp đỡ các nhân viên khác. 

4.2. Coaching 1-1 

Coaching 1-1 là một hình thức đào tạo nội bộ dựa trên sự tương tác trực tiếp giữa người huấn luyện (coach) và người được huấn luyện (coachee). Coach sẽ giúp coachee nhận thức được điểm mạnh, điểm yếu, giá trị và mục tiêu của bản thân, đồng thời hỗ trợ coachee tự xây dựng kế hoạch hành động và theo dõi tiến độ. Coach không chỉ truyền đạt kiến thức mà còn khơi gợi sự suy nghĩ và tự tin của coachee.

Đào tạo coaching 1-1 là một hình thức đào tạo nội bộ hiệu quả để nhân viên phát triển kỹ năng cá nhân, giải quyết vấn đề cụ thể hoặc chuẩn bị cho những thay đổi trong công việc của nhân viên. Tuy nhiên, để áp dụng hình thức này, bạn cần có người huấn luyện có kỹ năng coaching chuyên nghiệp, có khả năng lắng nghe, đặt câu hỏi và đưa ra phản hồi.

4.3. On job training 

On job training là một hình thức đào tạo nội bộ dựa trên việc thực hiện công việc thực tế tại nơi làm việc. Nhân viên sẽ được hướng dẫn bởi người có kinh nghiệm hoặc chuyên gia, đồng thời được quan sát, đánh giá và nhận phản hồi. Nhân viên cũng có thể tự học bằng cách quan sát nhân viên khác và làm theo.

Đào tạo on job training giúp nâng cao năng lực thực hành, thích ứng với môi trường làm việc và cải thiện kỹ năng cho một công việc cụ thể. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần đảm bảo rằng quá trình đào tạo không ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của công việc.

4.4. Tổ chức lớp học chung

Tổ chức lớp học chung là một hình thức đào tạo nội bộ dựa trên việc tổ chức các buổi học theo nhóm cho nhân viên. Nhân viên sẽ được tiếp cận với những kiến thức lý thuyết, ví dụ minh họa và bài tập thực hành do người giảng dạy trình bày. Nhân viên cũng có thể trao đổi, thảo luận và học hỏi lẫn nhau trong quá trình học.

Mặc dù việc tổ chức lớp học chung khi đào tạo nhân sự sẽ tiết kiệm chi phí, thời gian, nội dung thống nhất, nhưng lại khó cá nhân hóa kiến thức. Sự kết nối và tương tác giữa nhân viên và người giảng dạy cũng bị hạn chế. 

4.5. Đào tạo online E-learning

Một trong những hình thức đào tạo nội bộ phổ biến hiện nay là đào tạo online hay còn gọi là E-learning. Đây là hình thức đào tạo sử dụng công nghệ thông tin để truyền tải kiến thức và kỹ năng cho nhân viên thông qua các nền tảng trực tuyến như website, ứng dụng, video, podcast,...  Đào tạo online có nhiều ưu điểm như tiết kiệm chi phí, linh hoạt thời gian, phù hợp với xu hướng học tập chủ động và tự quản của thế hệ trẻ. Tuy nhiên, đào tạo online đòi hỏi nhân sự phải có tính chủ động, tự giác cao mới đem lại hiệu quả. 

XEM THÊM: NĂNG LỰC LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ LÀ GÌ? 6 CÁCH NÂNG CAO NĂNG LỰC LÃNH ĐẠO

5. Kết luận 

Đào tạo nội bộ trở thành yếu tố quan trọng để duy trì và thúc đấy sự phát triển bền vững của một doanh nghiệp. Vì thế, bất kỳ doanh nghiệp với quy mô lớn hay nhỏ đều cần đầu tư đúng mức cho các hoạt động đào tạo này. Hy vọng, qua bài viết trên Trường Doanh Nhân HBR đã giúp anh chị biết cách xây dựng 1 kế hoạch đào tạo nội bộ hiệu quả.