XÂY KHUNG NĂNG LỰC NHÂN SỰ ĐỂ ĐÀO TẠO NHÂN SỰ YẾU KÉM THÀNH NHÂN TÀI

Nhân sự làm việc yếu kém, chủ doanh nghiệp đang loay hoay tìm cách đào tạo nhưng không biết nên bắt đầu từ đâu? Hiểu và biết cách xây dựng khung năng lực nhân sự sẽ giúp chủ doanh nghiệp, trưởng phòng nhanh chóng giải quyết vấn đề trên. Bài viết dưới đây, Trường Doanh Nhân HBR hướng dẫn chi tiết cách nhận diện đúng nhân sự yếu kém để tập trung đào tạo, cách xây dựng khung năng lực để xây dựng chiến lược đào tạo nhân sự hiệu quả nhất. 

1. Nhận diện nhân sự yếu kém trong doanh nghiệp

Khi đã nhận ra nhận sự yếu kém, sai lầm mà nhiều chủ doanh nghiệp mắc phải là lập tức tiến hành đào tạo mà không biết họ yếu kém ở đâu và nguyên nhân cốt lõi là gì. Nếu không muốn thời gian và tiền bạc của mình bỏ ra trở nên vô nghĩa, nhà lãnh đạo cần nắm rõ 3 dạng nhân sự yếu kém. 

Trước khi đi vào chi tiết, quý doanh nghiệp cần hiểu về 3 yếu tố quan trọng cần có của nhân sự, đó là thái độ, kỹ năng và kiến thức. Như vậy, một nhân sự yếu kém là người thiếu hụt ít nhất một trong ba yếu tố trên. 

1 - Nhóm nhân sự có thái độ tốt nhưng kỹ năng và chuyên môn kém

Những nhân sự ở nhóm này có tinh thần trách nhiệm cao, chịu khó học hỏi, hòa đồng với đồng nghiệp. Tuy nhiên, do một vài lý do như thiếu trải nghiệm thực chiến hoặc nhân sự mới ra trường nên họ chưa đủ chuyên môn và kỹ năng để hoàn thành công việc hiệu quả. Nhóm nhân sự này có tiềm năng phát triển rất lớn nên cần sự đầu tư và đào tạo kịp thời để khai phá tiềm năng. 

2 - Nhóm nhân sự có chuyên môn, kỹ năng tốt nhưng thái độ kém

Nhóm nhân sự này có đủ tri thức, kiến thức để hoàn thành công việc xuất sắc, nhưng họ lại mắc “bệnh ngôi sao”. Nhân sự này thường có thái độ kiêu ngạo, tự cao, không tôn trọng lãnh đạo và đồng nghiệp. Đây là nhóm đối tượng mà khiến chủ doanh nghiệp rất đau đầu, do không dám loại bỏ họ vì tài năng nhưng lại thường xuyên mâu thuẫn khi hợp tác. Như vậy, ban lãnh đạo nên dành thời gian để đào tạo về kỹ năng mềm như giao tiếp, làm việc nhóm với nhóm nhân sự này. Đồng thời, cần khiến họ cùng nhìn về một hướng với lãnh đạo để kiến tạo giá trị cho doanh nghiệp.

3 - Nhóm nhân sự có chuyên môn, kỹ năng và thái độ kém

Nhóm nhân sự này thiếu các yếu tố về chuyên môn nhưng lại không cầu tiến, lười biếng và thường không tuân thủ quy chế. Nhóm nhân sự này sẽ gây thất thoát cho doanh nghiệp và làm ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc chung. Do đó, doanh nghiệp nên cân nhắc chấm dứt hợp tác, hướng nghiệp cho họ để tìm công việc phù hợp hơn.

>>> XEM THÊM: QUY TẮC MẮT XÍCH YẾU - SẾP CẦN BIẾT ĐỂ NHẬN BIẾT VÀ CHUYỂN HOÁ NHỮNG NHÂN SỰ YẾU KÉM

2. Vai trò quan trọng của khung năng lực nhân sự trong việc đào tạo nhân sự

Khung năng lực nhân sự là hệ thống các kiến thức, kỹ năng và thái độ mà một nhân sự cần có để hoàn thành tốt công việc của mình. Một khung năng lực cơ bản sẽ bao gồm 3 nội dung chính.

• Năng lực chung: Năng lực mà bất kỳ nhân viên ở vị trí nào cũng phải có như tự học, giải quyết vấn đề, giao tiếp… Nhóm năng lực chung thường được quyết định dựa trên mục tiêu và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp

• Năng lực chuyên môn: Đây là nhóm kỹ năng chuyên môn cần thiết để hoàn thành các nhóm công việc cụ thể của từng vị trí. Ví dụ, nhân viên Marketing cần có kỹ năng như lên kế hoạch nội dung, khai thác insight khách hàng…

• Năng lực quản lý: Nhóm năng lực quản lý thường bao gồm các công việc như lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, đánh giá hiệu suất…

• Năng lực bổ trợ: Là những kỹ năng, kiến thức nên có để làm việc hiệu quả hơn.

Khung năng lực nhân sự là công cụ quản lý nhân sự hiệu quả, giúp định hướng và hỗ trợ các hoạt động đào tạo nhân sự trong tổ chức. Cụ thể, 4 vai trò chính của một khung năng nhân sự là: 

1 - Xác định nhu cầu đào tạo

Khi xây dựng được một khung năng lực nhân hiệu quả, chủ doanh nghiệp sẽ xác định được nhân sự đang thiếu kỹ năng hay kiến thức nào. Kết hợp mong muốn cá nhân của nhân sự, quản lý có thể xác định rõ ràng nhu cầu đào tạo. Từ đó, doanh nghiệp có thể đào tạo một cách trọng tâm vào những điểm cần được bổ sung, cái thiện của cá nhân đó.

2 - Thiết kế chương trình đào tạo

Sau khi hiểu được nhu cầu đào tạo của nhân sự, chủ doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc thiết kế một chương trình đào tạo phù hợp nhất với từng nhân sự. Bởi việc thiết kế chương trình đào tạo dựa trên khung năng lực nhân sự giúp người đào tạo xác định được mục tiêu, nội dung, phương pháp, nguồn lực và thời gian phù hợp với nhu cầu và khả năng của nhân sự.

3 - Đánh giá và đo lường hiệu quả

Dựa  trên khung năng lực nhân sự, chủ doanh nghiệp có thể đánh giá và đo lường hiệu quả chương trình đào tạo một cách chuẩn xác và khách quan nhất. Nói cách khác, ban lãnh đạo nắm bắt được những kỹ năng nhân sự đã cải thiện hoặc được bổ sung sau khi tham gia khóa học. Đồng thời, đối chiếu với khung năng lực, doanh nghiệp cũng biết được mức độ ứng dụng năng lực đó vào quá trình làm việc thực tế.

4 - Giúp nhân sự hiểu mình để phát triển

Khung năng lực nhân sự không chỉ đem lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn là công cụ để nhân viên soi chiếu bản thân. Từ đó, từng cá nhân nhìn ra điểm mạnh, điểm yếu của mình để phát huy và cải thiện. Không chỉ vậy, việc hiểu được mình cũng giúp nhân sự tự xác định được hướng phát triển nghề nghiệp, cũng như kế hoạch học tập và rèn luyện để nâng cao năng lực bản thân.

Tóm lại, khung năng lực nhân sự là một công cụ hữu ích để hỗ trợ việc đào tạo nhân sự trong tổ chức. Việc áp dụng khung năng lực nhân sự vào các hoạt động đào tạo nhân sự giúp tăng cường chất lượng và hiệu quả của việc đào tạo, góp phần phát triển nguồn nhân lực có chất lượng cao cho tổ chức.

3. Cách xây dựng khung năng lực để đào tạo nhân sự yếu kém thành nhân tài

Hiện nay, nhiều chủ doanh nghiệp đang mắc kẹt trong vòng luẩn quẩn. Tuyển dụng nhân sự không phù hợp nên hình thành đội nhóm yếu kém. Sau đó tiến hành đào tạo nhưng không đem lại hiệu quả, sa thải và quay lại bước đầu tiên. Điều này bắt nguồn từ thực trạng, lãnh đạo thất bại trong việc hiểu từng vị trí công việc và xây dựng khung năng lực nhân sự sơ sài. Nếu chủ doanh nghiệp nào đang gặp tình trạng này, hãy bám sát 5 bước xây dựng khung năng lực Trường Doanh Nhân HBR liệt kê dưới đây. 

3.1. Thấu hiểu công việc từng vị trí theo mô hình ASK

Bước đầu tiên để xây dựng được một khung năng lực chất lượng, chủ doanh nghiệp cần hiểu rõ những công việc tại từng vị trí nhân sự. Nếu bỏ qua bước này, nhiều lãnh đạo dễ sa vào tình trạng lập nên khung năng lực xa vời thực tế (yêu cầu quá thấp hoặc quá cao). Vậy để hiểu về một vị trí trong tổ chức, chủ doanh nghiệp, trưởng phòng các phòng ban và phòng nhân sự cần ngồi lại bàn bạc cẩn thận với nhau. 

Để lên bản mô tả công việc chi tiết nhất, chủ doanh nghiệp nên làm JD theo mô hình ASK. Theo đó, mô hình này đề cập đến 3 yếu tố: Attitude - Thái độ, Skill - Kỹ năng và Knowledge - Kinh nghiệm.

Theo Benjamin Bloom - cha đẻ của mô hình ASK, một nhân sự giỏi cần đảm bảo đáp ứng đủ 3 yếu tố kể trên. Điều này đồng nghĩa rằng, một khung năng lực chất lượng cần có tiêu chí cụ thể cho cả thái độ, kỹ năng và kinh nghiệm. 

Ý kiến từ nhân sự nội bộ là nguồn tham khảo hữu ích mà chủ doanh nghiệp không nên bỏ qua. Hãy khảo sát hoặc phỏng vấn trực tiếp nhân sự ở vị trí đó để hiểu trong quá trình làm việc thực tế, họ cần có kỹ năng, kiến thức gì để hoàn thành công việc hiệu quả. Tổng hợp ý kiến từ nhiều người chính là cách để xây dựng được khung năng lực nhân sự có giá trị nhất. 

Ví dụ, chủ doanh nghiệp đang muốn đào tạo trưởng nhóm Website từ yếu kém lên giỏi, chủ doanh nghiệp và giám đốc Marketing cần họp bàn để thống nhất bản mô tả công việc chi tiết theo mô hình ASK. 

3.2. Xác định thời gian đào tạo để đạt kết quả như mong muốn

Sau khi hoàn thành việc liệt kê các tiêu chí cho công việc theo mô hình ASK, chủ doanh nghiệp cần bắt tay vào tiến hành xây dựng khung năng lực nhân sự cho từng vị trí. Sau đó, trưởng phòng/ quản lý cần tiến hành đối chiếu xem năng lực thực tế của nhân sự so với năng lực mong muốn của doanh nghiệp đang ở mức độ nào: (1) Không đáp ứng, (2) Đáp ứng một phần, (3) Đáp ứng, (4) Vượt mức yêu cầu hay (5) Xuất sắc.

Việc xác định nhân viên đang ở cấp độ nào, còn yếu kém ở yếu tố gì là điều vô cùng quan trọng. Bởi đây chính là cơ sở giúp người quản lý biết rằng nhân viên đang nằm ở đâu nào và còn cách bao xa so với kỳ vọng của doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp sẽ xác định được để tăng cấp độ cho nhân sự cần làm như thế nào và mất bao lâu để hoàn thành. 

Ví dụ, doanh nghiệp đang muốn đào tạo để nâng cao năng lực chuyên môn và quản lý của trưởng nhóm Website. Sau khi đánh giá hiệu quả làm việc thực tế, giám đốc Marketing nhận thấy trưởng nhóm Website cần cải thiện những điều sau. Nhân sự cần cải thiện năng lực chuyên môn “Hiểu về thương hiệu, ngành hàng, đối thủ, sản phẩm” từ đáp ứng 1 phần lên đáp ứng. Để đạt được mức “đáp ứng", trưởng nhóm Website cần 1 tháng để đào tạo. Tương tự ở năng lực quản lý, để đạt mức “Đáp ứng" của công việc “Phân bổ mục tiêu, giao việc, đào tạo, gắn kết nhân sự”, trưởng nhóm Website cần 2 tháng đào tạo. 

Để ước lượng chính xác thời gian đào tạo, trưởng phòng Marketing có thể tham khảo ý kiến trưởng nhóm các vị trí khác, dựa trên khả năng tiếp thu, mong muốn của nhân sự. 

Nếu chủ doanh nghiệp, giám đốc, trưởng phòng các bộ phận vẫn chưa hiểu rõ cách làm khung năng lực nhân sự, chưa biết cách đo lường thời gian đào tạo, hãy liên hệ với Trường Doanh Nhân HBR để được tư vấn kịp thời. 

3.3. Lên kế hoạch và thực hiện đào tạo nhân sự

Dựa trên việc đánh giá nhân viên qua khung năng lực nhân sự, nắm được yếu tố cần cải thiện thì chủ doanh nghiệp cần có một kế hoạch đào tạo tối ưu nhất. Kế hoạch này không chỉ cần có nội dung chuẩn xác, đúng trọng tâm mà còn phải tiết kiệm tối đa thời gian và chi phí. Trước khi xây dựng kế hoạch đào tạo, hãy xác định mục tiêu muốn đạt được thông qua mô hình SMART để đảm bảo mục tiêu: cụ thể, có thể đo lường, khả thi, liên quan tới vị trí làm việc và thời gian phù hợp.  

Khi tiến hành đào tạo, để nhanh chóng đạt được hiệu quả, nhân sự nên được khuyến khích đóng góp ý kiến, thảo luận và đặt ra câu hỏi. Chỉ khi cá nhân đó chủ động tiếp thu kiến thức thì cấp bậc trong khung năng lực mới nhanh chóng được cải thiện.  

>>> XEM THÊM: NẮM CHẮC 15 KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO NÀY ĐỂ TRỞ THÀNH NHÀ LÃNH ĐẠO GIỎI

3.4. Đánh giá chương trình đào tạo nhân sự

Một sai lầm chung của nhiều chủ doanh nghiệp là tạo ra rất nhiều khóa đào tạo nhưng không đo lường hiệu quả của nó. Hậu quả là dù chi rất nhiều thời gian và tiền bạc, chủ doanh nghiệp vẫn không biết nhân sự có biến chuyển không hay đã tăng bao nhiêu cấp độ trong khung năng lực nhân sự. 

Để không gặp phải sai lầm đó, lãnh đạo cần đánh giá nghiêm túc chương trình đào tạo nhân sự của mình thông qua các cách sau: 

• Đánh giá qua phản hồi của nhân viên sau khóa đào tạo: Nhà quản lý có thể tiến hành cuộc thăm dò ý kiến hoặc trò chuyện với nhân viên sau khóa học để biết cảm nhận của họ

• Thiết lập bài đánh giá năng lực nhân viên sau khóa đào tạo: Sau mỗi khóa đào tạo, nhân sự nên được đánh giá qua bài kiểm tra năng lực để chấm điểm mức độ hiểu và tiếp thu kiến thức

• Đánh giá qua hiệu suất làm việc: Phương pháp này đòi hỏi quản lý dành thời gian quan sát sau khi đào tạo, nhân sự có giải quyết công việc nhanh và hiệu quả hơn không. Nếu có thì cải thiện ở mức độ nào và ở bước nào của công việc

• Xem xét mức độ cải thiện kinh doanh sau khóa học đào tạo: Đo lường sự cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty sau đào tạo là cách để ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả của chương trình đào tạo nội bộ.

Khoá học Xây dựng hệ thống đào tạo nhân sự nội bộ của Trường Doanh Nhân HBR cung cấp kiến thức và kỹ năng cho chủ doanh nghiệp: xây dựng khung năng lực và đào tạo nhân sự theo chức danh, áp dụng ma trận nhân tài trong phân loại đối tượng đào tạo, xây dựng đội ngũ kế nhiệm, thiết lập bộ tiêu chuẩn và tài liệu đào tạo nhân sự nội bộ. Bên cạnh đó, khoá học cung cấp các mô hình và phương pháp đào tạo nhân sự nội bộ, hỏi đáp Q&A trực tiếp với anh Tony Dzung - CEO thương hiệu Langmaster, HBR Business School, LangGo, BingGo Leaders.

4. Kết luận 

Khung năng lực nhân sự là một trong những công cụ hữu ích giúp chủ doanh nghiệp chuyển hóa những cá nhân yếu kém thành nhân viên tài năng. Hãy nhớ rằng, mọi ý tưởng kinh doanh hay đều chỉ là ảo ảnh nếu không có nhân sự giỏi thực thi. Đào tạo nhân sự nội bộ là “quốc sách” để doanh nghiệp phát triển bền vững.