Kế hoạch nhân sự là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng và duy trì một lực lượng lao động hiệu quả. Để đạt được mục tiêu này, doanh nghiệp cần phải lên kế hoạch nhân sự chi tiết và cần tuân theo một quy trình cụ thể. Hiểu được điều đó, Trường Doanh Nhân HBR giới thiệu 6 bước lập kế hoạch nhân sự hiệu quả và chi tiết với bài viết dưới đây.
1. Tổng quan chung về kế hoạch nhân sự
Kế hoạch nhân sự là một thuật ngữ khá quen thuộc, tuy nhiên thực tế hiện nay có khá nhiều doanh nghiệp và đội nhóm chưa thực sự hiểu rõ về lên kế hoạch nhân sự. Do vậy hãy cùng tìm hiểu tổng quan về thuật ngữ này nhé.
1.1. Kế hoạch nhân sự là gì?
Kế hoạch nhân sự là bản chiến lược về phân tích, đánh giá và xác định nhu cầu nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Một bản kế hoạch nhân sự chi tiết bao gồm: Hoạt động tuyển dụng, đào tạo, quản lý và chính sách nhân viên. Mục tiêu của kế hoạch nhân sự là xác định số lượng và loại nguồn nhân lực cần thiết, dự báo nhu cầu tương lai. Đồng thời xác định chiến lược tuyển dụng, giữ chân nhân sự và quản lý hiệu suất nhân sự hiệu quả.
1.2. Tại sao cần phải lên kế hoạch nhân sự
Kế hoạch nhân sự giúp doanh nghiệp dự báo và đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực. Thông qua việc xác định số lượng và kỹ năng cần thiết, doanh nghiệp có thể đảm bảo sẽ có đủ nguồn nhân lực để thực hiện các mục tiêu chiến lược và phát triển. Đồng thời có một bản kế hoạch nhân sự sẽ chủ động hóa quá trình tuyển dụng hơn. Thay vì bị động trước sự thiếu hụt nhân sự, doanh nghiệp có thể dựa vào kế hoạch nhân sự để thực hiện quá trình tuyển dụng hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nguồn lực.
Kế hoạch nhân sự cũng là công cụ quan trọng để duy trì và phát triển nhân viên hiện tại. Bằng cách đặt ra những mục tiêu hiệu suất cụ thể và cung cấp cơ hội phát triển, doanh nghiệp không chỉ tạo ra môi trường làm việc tích cực mà còn giúp nhân viên cảm thấy cam kết và đóng góp hơn. Đồng thời kế hoạch nhân sự giúp doanh nghiệp linh hoạt thích ứng và tận dụng cơ hội tuyển dụng tiềm năng trong môi trường kinh doanh.
1.3. Các yếu tố cần có trong kế hoạch nhân sự
Một bản kế hoạch nhân sự đúng quy chuẩn thì cần phải đảm bảo các yếu tố cần thiết như sau:
-
Dữ liệu đầu vào: Bao gồm các yếu tố quan trọng như mục đích và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Ngoài ra còn có hệ thống triết lý, giá trị, chiến lược đãi ngộ và phát triển nguồn nhân lực và các nguyên tắc quy định về chính sách lao động như lương cơ bản, mức thưởng, BHXH, phúc lợi, chi phí đào tạo và chi phí tuyển dụng
-
Kế hoạch nhân sự định biên: Phản ánh số lượng nhân sự cần thiết tại từng phòng ban, tại từng thời điểm cụ thể. Một số yếu tố liên quan khác như số lượng nhân sự ở mỗi cấp bậc, mô tả công việc và yêu cầu đối với từng vị trí
-
Bản dự trù chi phí cho nhân sự: Bộ phận nhân sự cần xác định rõ lượng chi phí như lương cơ bản, mức BHXH, phúc lợi, phí công đoàn, phí đào tạo, phí tuyển dụng và các chi phí phát sinh khác. Từ đó, xây dựng một bản dự trù ngân sách, cân nhắc và điều chỉnh theo chi phí chung của tổ chức
-
Bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự mới: Kế hoạch cần mô tả rõ số lượng nhân sự cần tuyển, thời điểm và cách tiếp cận tuyển dụng. Kế hoạch cũng nên liệt kê chi phí liên quan và đề xuất các nguồn lực cần thiết
-
Kế hoạch hành động: Đánh giá ưu điểm và khiếm khuyết, đề xuất hướng đi mới và những bước cụ thể để nâng cao hiệu suất quản lý nhân sự
2. Các bước lập kế hoạch nhân sự hiệu quả nhất cho doanh nghiệp
Để quá trình lập kế hoạch nhân sự đạt được chất lượng tốt, doanh nghiệp cần thực hiện theo đúng quy trình như sau.
2.1. Xác định các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp
Mục tiêu là hướng đi hoặc kết quả cụ thể mà tổ chức hướng đến trong một khoảng thời gian nhất định. Đặt ra mục tiêu rõ ràng giúp tạo ra cơ sở để xây dựng kế hoạch nhân sự linh hoạt và hiệu quả. Ví dụ: Nếu một doanh nghiệp đặt ra mục tiêu kinh doanh là mở rộng thị trường sang các nước Đông Nam Á trong vòng 3 năm. Thì mục tiêu nhân sự có thể được định rõ như sau:
-
Đạt được tỷ lệ 80% nhân viên có trình độ ngoại ngữ đủ để đáp ứng yêu cầu trong vòng 3 năm
-
Đạt được tỷ lệ 50% nhân viên có kinh nghiệm làm việc trong môi trường quốc tế trong khoảng thời gian tương đương
Những mục tiêu này tập trung vào việc phát triển và chuẩn bị nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu cụ thể của mục tiêu kinh doanh. Từ đó giúp tổ chức thích ứng linh hoạt với môi trường quốc tế và đảm bảo sự thành công của chiến lược mở rộng thị trường.
XEM THÊM: BÍ QUYẾT XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC NHÂN SỰ HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP 4.0
2.2. Đánh giá và xem xét tình hình nhân sự hiện tại
Phân tích hiện trạng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá tình hình nhân sự của tổ chức và xác định những yếu tố quan trọng liên quan đến nhân sự. Hoạt động này giúp bộ phận quản lý nhân sự có cái nhìn tổng quan về nguồn nhân lực hiện tại. Bao gồm kỹ năng, năng lực, số lượng, chức danh, vị trí công việc, trình độ chuyên môn…
Qua việc phân tích hiện trạng nhân sự, doanh nghiệp có thể nhận diện được những điểm mạnh và điểm yếu của đội ngũ nhân sự hiện tại. Như vậy sẽ tạo cơ hội để xây dựng kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, điều chỉnh chiến lược tuyển dụng và đào tạo. Mục đích là đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực có kỹ năng và năng lực phù hợp để đáp ứng mục tiêu và chiến lược kinh doanh.
Với mong muốn đem đến cho các nhà lãnh đạo các kiến thức, kỹ năng để có thể xây dựng được một hệ thống tuyển dụng nhân sự hiệu quả giúp thực hiện thành công kế hoạch nhân sự. Trường Doanh Nhân HBR kết hợp cùng Mr. Tony Dzung tổ chức chương trình TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ HIỆU QUẢ 4.0, mời độc giả click tại đây để tìm hiểu thông tin chi tiết.
2.3. Dự báo nhu cầu về nhân sự trong tương lai
Dựa trên việc phân tích các yếu tố nêu trên, doanh nghiệp sẽ phát triển dự đoán về nhu cầu nhân sự cho từng vị trí và bộ phận trong từng giai đoạn. Quá trình dự đoán nhu cầu nhân sự cần phải đảm bảo tính chính xác, khả thi và linh hoạt để đáp ứng nhanh chóng với sự biến động của thị trường và doanh nghiệp.
Để thực hiện dự đoán này, doanh nghiệp nên sử dụng các phương pháp như dự báo kinh tế, ước tính doanh thu hoặc dựa vào dữ liệu lịch sử để đánh giá nhu cầu nhân sự trong tương lai. Việc xem xét các yếu tố như tăng trưởng doanh thu, mở rộng thị trường, tỷ lệ nghỉ việc và xu hướng công nghệ luôn đóng vai trò quan trọng trong quá trình dự đoán.
XEM THÊM: ĐÀO TẠO NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP ĐỂ GIỮ CHÂN NGƯỜI TÀI
2.4. Thiết lập kế hoạch nhân sự cho doanh nghiệp
Đầu tiên cần đảm bảo kế hoạch triển khai cần bao gồm những thông tin như:
-
Mục tiêu và hành động: Mục tiêu của kế hoạch triển khai là gì? Các bước cụ thể nào sẽ được thực hiện để đạt được mục tiêu đó?
-
Trách nhiệm thực hiện: Ai sẽ chịu trách nhiệm thực hiện từng phần của kế hoạch? Cần xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân hoặc nhóm đối với các công việc cụ thể?
-
Thời gian thực hiện: Kế hoạch sẽ được triển khai trong khoảng thời gian nào? Cần phải đặt ra lịch trình cụ thể để đảm bảo sự tuân thủ và theo dõi tiến độ
-
Nguồn lực cần thiết: Kế hoạch sẽ yêu cầu bao nhiêu nguồn lực? Bao gồm nhân sự, tài chính và bất kỳ nguồn lực nào khác cần thiết để thực hiện mỗi bước
Tiếp theo đội ngũ quản lý nhân sự cũng cần thực hiện các công việc sau đây:
-
Xác định các hoạt động: Xác định chi tiết các hoạt động cần triển khai để thực hiện kế hoạch nhân sự. Các hoạt động này có thể bao gồm tuyển dụng, đào tạo, phát triển nhân viên, quản lý hiệu suất, đánh giá nhân viên và kế hoạch kế nhiệm
-
Phân bổ trách nhiệm: Phân bổ trách nhiệm cho từng hoạt động, xác định rõ ai chịu trách nhiệm cho công việc cụ thể. Có thể phân bổ trách nhiệm cho cá nhân, bộ phận hoặc nhóm tùy thuộc vào tính chất của từng hoạt động
-
Xác định thời hạn và nguồn lực: Đặt thời hạn cụ thể cho từng hoạt động và xác định nguồn lực cần thiết để thực hiện mỗi công việc. Điều này giúp trong việc quản lý thời gian và nguồn lực một cách hiệu quả
2.5. Đánh giá, đo lường và hoàn thiện
Báo cáo kết quả đánh giá giúp ban lãnh đạo có cái nhìn tổng quan về tiến trình thực hiện kế hoạch và đưa ra điều chỉnh cần thiết. Đầu tiên, cần phân tích dữ liệu đã thu thập để đánh giá hiệu quả của kế hoạch. Kiểm tra các chỉ số và thống kê để đánh giá các mục tiêu như mở rộng nhân sự, cải thiện năng suất lao động, giảm tỷ lệ nghỉ việc...
Sau đó tập trung vào việc xác định điểm mạnh và điểm cần cải thiện của kế hoạch nhân sự, mang lại thông tin quan trọng để điều chỉnh kế hoạch trong tương lai. Lưu ý rằng báo cáo nên cung cấp thông tin về mục tiêu, kết quả, khó khăn gặp phải và các đề xuất cải thiện. Báo cáo được trình bày một cách rõ ràng, logic và có khả năng truyền đạt ý nghĩa của kế hoạch và kết quả đánh giá cho các bên liên quan như nhà quản lý cấp cao, ban lãnh đạo và các thành viên trong tổ chức.
3. Gợi ý những mẫu lập kế hoạch nhân sự chi tiết
Để đạt được kế hoạch nhân sự hiệu quả, các mẫu lập kế hoạch chi tiết là một phương pháp hữu ích và tiết kiệm thời gian. Dưới đây là một số gợi ý về những mẫu lập kế hoạch nhân sự chi tiết mà doanh nghiệp có thể sử dụng:
4. Q&A về kế hoạch nhân lực cho doanh nghiệp
Cùng tìm hiểu một số câu hỏi thắc mắc khi thực hiện lên kế hoạch nhân sự.
4.1. Công cụ nào hỗ trợ hoạch định tuyển dụng nhân sự?
Trong quá trình tuyển dụng nhân sự doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ đánh giá như MBTI, DISC, thần số học, trắc nghiệm vân tay và nhân tướng học để hiểu rõ hơn về ứng viên.
-
MBTI (Myers-Briggs Type Indicator): Có khả năng phân loại tính cách dựa trên bốn chiều hướng chính giúp xác định ưu điểm và hạn chế cá nhân
-
DISC: Tập trung vào bốn yếu tố chính, mang lại cái nhìn sâu sắc về cách ứng viên tương tác và làm việc nhóm
-
Thần số học: Sử dụng thông tin từ vân tay để phân tích tính cách và khả năng của người sử dụng
-
Trắc nghiệm vân tay: Dựa trên việc đọc và phân tích những đặc điểm trên bàn tay của người đó để đưa ra nhận định về tính cách và khả năng
4.2. Làm thế nào để doanh nghiệp tìm được nhân sự phù hợp?
Để doanh nghiệp tìm được nhân sự phù hợp, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng mô hình chiến lược 3C. Cụ thể:
-
Năng lực (Competence): Đặt ra các tiêu chí cụ thể về kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm cần thiết cho vị trí cụ thể. Đồng thời thực hiện phỏng vấn chuyên sâu và thử nghiệm kỹ năng để đảm bảo ứng viên có đủ năng lực
-
Cam kết (Commitment): Chú trọng vào việc hiểu rõ về lòng cam kết của ứng viên với công việc và tổ chức. Đảm bảo ứng viên hiểu rõ về mục tiêu và giá trị của doanh nghiệp
-
Tinh thần cống hiến (Contribution): Trình bày chi tiết về những gì doanh nghiệp mong đợi từ ứng viên khi họ gia nhập tổ chức. Một nhân sự tốt không chỉ có kỹ năng và kinh nghiệm mà còn hòa mình vào văn hóa và giá trị của doanh nghiệp.
Đặc biệt để tìm được nhân sự phù hợp, doanh nghiệp cần xây dựng thương hiệu tuyển dụng với các tiêu chí như sau:
-
Thu hút nhân tài: Hãy đưa ra những thông tin tích cực về môi trường làm việc, cơ hội phát triển và lợi ích cho nhân viên. Từ đó thu hút và tìm kiếm được nguồn lực tài năng
-
Đề xuất giá trị nhân sự: Trình bày rõ ràng về lợi ích và phúc lợi, những thông tin về cơ hội học tập và phát triển nghề nghiệp
-
Trải nghiệm nhân viên: Tạo một môi trường làm việc tích cực và mô tả rõ về văn hóa doanh nghiệp
-
Gắn kết nhân viên: Xây dựng môi trường cho nhân viên kết nối và tạo mối quan hệ
-
Truyền thông: Gia tăng sự nhận biết và tương tác với cộng đồng nhân sự nội bộ
-
Xây dựng văn hóa tổ chức: Định rõ giá trị và mục tiêu, tạo ra một văn hóa tổ chức mạnh mẽ và liên tục truyền đạt giá trị cốt lõi của doanh nghiệp
-
Danh tiếng: Tạo ra và duy trì một hình ảnh tích cực về doanh nghiệp trên thị trường
Điều quan trọng là cần phải thực hiện marketing văn hóa doanh nghiệp để giới thiệu những giá trị độc đáo môi trường làm việc. Marketing văn hóa là phương thức tốt nhất để tìm kiếm nhân tài có cùng chí hướng. Đồng thời thúc đẩy sự hài lòng của nhân viên hiện tại. Thậm chí khi nhân viên rời đi cũng có cái nhìn tốt về văn hóa doanh nghiệp.
4.3. Có những cách nào để nhân sự thực thi đúng theo kế hoạch đề ra
Để đảm bảo nhân sự thực thi đúng theo kế hoạch đề ra, doanh nghiệp có thể áp dụng một số cách quan trọng như Coaching và Mentoring:
-
Coaching (Đặt câu hỏi khám phá): Tạo cơ hội cho nhân sự tự tìm hiểu vấn đề và đưa ra giải pháp thông qua việc đặt câu hỏi khám phá. Điều này giúp phát triển khả năng tự quản lý và giải quyết vấn đề của nhân sự. Hỗ trợ nhân sự bằng cách chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và nguồn lực cần thiết để họ có thể tự tin và hiệu quả hơn trong công việc
-
Mentoring (Đưa ra giải pháp): Mentor có thể chia sẻ thông điệp và hướng dẫn cụ thể hơn, giúp nhân sự nắm bắt công việc một cách nhanh chóng và chính xác
Hãy luôn giao cho nhân sự các nhiệm vụ cụ thể trước khi họ có cơ hội suy nghĩ và đánh giá công việc. Nếu không họ sẽ có nguy cơ ỷ lại. Lãnh đạo nên tránh thực hiện lối hướng dẫn “Cầm tay chỉ việc” vì điều này có thể dẫn đến việc công việc không đạt đúng tiến độ hoặc không theo kế hoạch. Do đó, hãy tạo ra một môi trường làm việc mà nhân sự được khuyến khích và huấn luyện để tự chủ. Thông qua đặt ra những câu hỏi thường xuyên và thúc đẩy nhân viên chủ động sẽ giúp duy trì động lực và đảm bảo thực hiện công việc đúng theo kế hoạch đã đề ra.
5. Kết luận
Như vậy, trải qua 6 bước lập kế hoạch nhân sự ở trên, doanh nghiệp cần nhận thức được sự quan trọng của việc lên kế hoạch nhân sự đối với mục tiêu và chiến lược tổ chức. Từ việc thiết lập mục tiêu cụ thể và phân tích hiện trạng đến việc dự đoán nhu cầu nhân sự và triển khai kế hoạch. Mỗi bước đều đóng góp vào sự thành công của tổ chức. Đồng thời, hãy luôn đặc biệt chú ý đến việc đào tạo, phản hồi và môi trường làm việc tích cực để kích thích sự đổi mới và sáng tạo trong tổ chức.
Trên đây là những tổng hợp của Trường Doanh Nhân HBR về quy trình các bước lập kế hoạch nhân sự chi tiết và hiệu quả. Mong rằng với những thông tin chia sẻ ở trên sẽ giúp doanh nghiệp nắm bắt và áp dụng thành công.
Thời gian:
11-12/05/2024 
Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh
