Mục lục [Ẩn]
- 1. Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
- 2. 13 cách nâng cao kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả
- 2.1. Thiết lập mục tiêu chung của nhóm
- 2.2. Thống nhất cách thức tổ chức và hoạt động nhóm
- 2.3. Phân chia công việc rõ ràng, hợp lý
- 2.4. Tăng cường sự tương tác, kết nối trong nhóm
- 2.5. Luôn lắng nghe và tôn trọng ý kiến của đối phương
- 2.6. Nâng cao tinh thần đoàn kết của nhóm
- 2.7. Khen ngợi và động viên lẫn nhau
- 2.8. Tích cực và có tinh thần trách nhiệm cao
- 2.9. Khuyến khích sự phát triển cá nhân
- 2.10. Đề cao tính kỷ luật
- 2.11. Tạo sức ảnh hưởng
- 2.12. Trưởng nhóm phải trở thành tấm gương sáng
- 2.13. Khen thưởng và xử phạt công bằng
- 3. Các kỹ năng làm việc nhóm quan trọng nhất
- 4. Tại sao cần có kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả?
- 5. Giải đáp một số câu hỏi liên quan đến kỹ năng làm việc nhóm
Kỹ năng làm việc nhóm là một trong những kỹ năng được đánh giá cao và yêu cầu nhiều nhất tại nơi làm việc. Nó là yếu tố then chốt tạo nên sức mạnh và sự khác biệt của những tổ chức thành công. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Trường Doanh Nhân HBR tìm hiểu kỹ năng làm việc nhóm là gì và làm thế nào để cải thiện kỹ năng này.
1. Kỹ năng làm việc nhóm là gì?
Kỹ năng làm việc nhóm (Teamwork skills) là khả năng phối hợp và tương tác một cách hiệu quả với các thành viên khác trong nhóm để hoàn thành mục tiêu chung. Kỹ năng này giúp các thành viên đóng góp ý kiến, giúp đỡ và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình thực hiện công việc.
2. 13 cách nâng cao kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả
Vậy làm thế nào để cải thiện kỹ năng làm việc nhóm? Dưới đây là 13 cách giúp rèn luyện và nâng cao kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả.
2.1. Thiết lập mục tiêu chung của nhóm
Để đảm bảo mọi người đều nhìn về một hướng và nỗ lực vì thành công của nhóm, trước tiên trưởng nhóm cần thảo luận với các thành viên để thống nhất mục tiêu chung. Mục tiêu này quan trọng hơn mục tiêu cá nhân và cần được đặt lên hàng đầu.
Nhóm có thể tham khảo các tiêu chí của mô hình SMART để thiết lập mục tiêu chung, bao gồm: Specific - Cụ thể, Measurable - Đo lường được, Achievable - Khả thi, Relevant - Thích hợp và Time-bound - Có thời hạn.
2.2. Thống nhất cách thức tổ chức và hoạt động nhóm
Sau khi thiết lập mục tiêu, nhóm cần thảo luận để thống nhất chiến lược và cách thức hoạt động chung. Điều này đảm bảo các thành viên sẽ phối hợp ăn ý và làm việc hiệu quả hơn, từ đó tránh những mâu thuẫn không mong muốn.
Theo đó, nhóm cần thiết lập các quy định cụ thể, ví dụ như thời gian làm việc, quy trình làm việc, cách thức trao đổi thông tin, cách thức theo dõi và đánh giá kết quả.
2.3. Phân chia công việc rõ ràng, hợp lý
Mỗi thành viên trong nhóm đều có điểm mạnh và điểm yếu riêng, vì vậy cần phân chia nhiệm vụ phù hợp để họ phát huy tối đa năng lực của mình và hoàn thành công việc tốt nhất. Đồng thời, giúp giảm thiểu những mâu thuẫn do bất đồng quan điểm giữa các thành viên.
Theo đó, trưởng nhóm phải hiểu rõ năng lực và tính cách của từng người để phân công nhiệm vụ hợp lý. Đồng thời, phải làm rõ vai trò và nhiệm vụ của mỗi người trong nhóm để đảm bảo tính công bằng, minh bạch.
Ví dụ, với cá nhân có kỹ năng tổ chức tốt, cẩn thận, chu đáo, trưởng nhóm nên giao cho họ nhiệm vụ lập kế hoạch dự án. Trong khi đó, cá nhân có khả năng giao tiếp, thuyết trình tốt nên được giao nhiệm vụ truyền thông, đối ngoại.
2.4. Tăng cường sự tương tác, kết nối trong nhóm
Để thúc đẩy tương tác giữa các thành viên, trưởng nhóm có thể tổ chức các cuộc họp hoặc các buổi gặp gỡ, giao lưu để khuyến khích mọi người lắng nghe, chia sẻ quan điểm và thấu hiểu nhau hơn.
Bằng cách này, các thành viên sẽ cảm thấy thoải mái và gắn kết với nhau hơn. Từ đó, sẵn sàng chia sẻ và giúp đỡ lẫn nhau nhằm giải quyết vấn đề và hoàn thành công việc một cách hiệu quả.
2.5. Luôn lắng nghe và tôn trọng ý kiến của đối phương
Khi ý kiến của mỗi thành viên được lắng nghe và ghi nhận, họ sẽ cảm thấy được tôn trọng và có giá trị. Đồng thời, lắng nghe cũng giúp các thành viên nhận thấy sai sót của bản thân, từ đó tìm ra giải pháp khắc phục tối ưu nhất. Để làm được điều này, các thành viên phải chủ động lắng nghe, tích cực tiếp thu các ý kiến trái chiều và luôn thể hiện sự tôn trọng với đối phương.
2.6. Nâng cao tinh thần đoàn kết của nhóm
Khi mọi người cùng đồng lòng và sát cánh bên nhau, nhóm có thể vượt qua mọi khó khăn để chinh phục các mục tiêu. Không chỉ vậy, đoàn kết còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi các cá nhân được nâng đỡ và phát triển toàn diện.
Để củng cố khối đại đoàn kết, các thành viên phải thật sự tin tưởng và tôn trọng lẫn nhau, sẵn sàng đồng cam cộng khổ. Đặc biệt, phải giải quyết triệt để những mâu thuẫn, xung đột trong nhóm để bảo vệ tinh thần đoàn kết.
Chẳng hạn, khi mâu thuẫn xảy ra, các thành viên cần ngồi lại với nhau và thẳng thắn bày tỏ quan điểm để cùng nhau tìm kiếm giải pháp tháo gỡ.
2.7. Khen ngợi và động viên lẫn nhau
Khi được động viên và khích lệ, mỗi cá nhân sẽ cảm thấy tự tin hơn và có thêm động lực để cố gắng vì mục tiêu của nhóm. Vì vậy, đừng ngần ngại dành lời khen cho một thành viên khi họ có màn thể hiện xuất sắc và khuyến khích họ tiếp tục đóng góp tích cực cho nhóm. Tuy nhiên, hãy dành những lời khen ngợi chân thành thay vì những lời nịnh bợ giả tạo chỉ để làm vừa lòng họ. Ngoài ra, hãy động viên các thành viên khác khi họ làm chưa tốt hoặc gặp những trở ngại nhất định.
2.8. Tích cực và có tinh thần trách nhiệm cao
Mỗi cá nhân cần cam kết với bản thân và với nhóm về việc hoàn thành công việc đúng hạn và đóng góp tích cực vì mục tiêu chung. Các cá nhân cũng cần hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình để thực hiện công việc theo đúng yêu cầu.
Thái độ làm việc tích cực và tinh thần trách nhiệm cao sẽ củng cố niềm tin và sự tôn trọng giữa các thành viên, từ đó tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.
2.9. Khuyến khích sự phát triển cá nhân
Khi mỗi thành viên có cơ hội phát triển, họ sẽ nhận ra giá trị của bản thân, không ngừng cố gắng và đóng góp tích cực cho nhóm. Theo đó, lãnh đạo phải truyền động lực cho các thành viên trong nhóm bằng cách khen ngợi và ghi nhận công sức của họ, đồng thời giúp đỡ họ vượt qua những khó khăn nhất định. Ngoài ra, lãnh đạo cần tạo điều kiện để mỗi người phát huy tối đa năng lực của bản thân và đóng góp vào thành công chung của nhóm.
>>> XEM THÊM: PHÁT TRIỂN BẢN THÂN - BÍ QUYẾT ĐỂ CÓ MỘT CUỘC SỐNG HẠNH PHÚC
2.10. Đề cao tính kỷ luật
Tính kỷ luật đảm bảo các thành viên hoạt động hiệu quả trong một khuôn khổ nhất định. Điều này đòi hỏi mỗi người phải có ý thức tuân thủ những quy định chung của nhóm, ví dụ như đi làm đúng giờ, hoàn thành công việc đúng thời hạn, có hành vi ứng xử đúng chuẩn đạo đức.
>>> XEM THÊM: KỶ LUẬT LÀ GÌ? CÁCH RÈN LUYỆN TÍNH KỶ LUẬT HIỆU QUẢ
2.11. Tạo sức ảnh hưởng
Khi lời nói có sức ảnh hưởng, cá nhân có thể thuyết phục mọi người cùng tham gia thực hiện ý tưởng của mình để giúp nhóm đạt được mục tiêu chung. Để làm được điều này, mỗi người cần hiểu rõ ý tưởng mà mình đưa ra, đồng thời truyền đạt chúng một cách rõ ràng và thuyết phục. Ngoài ra, hãy thể hiện sự đam mê và cam kết với mục tiêu của nhóm để truyền cảm hứng và tạo dựng niềm tin với những người khác.
2.12. Trưởng nhóm phải trở thành tấm gương sáng
Để làm được điều này, trưởng nhóm cần có tầm nhìn xa trông rộng và kỹ năng lãnh đạo xuất sắc. Ngoài ra, trưởng nhóm phải là người tuân thủ kỷ luật, có tinh thần trách nhiệm cao, có khả năng giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định chính xác. Đặc biệt, trưởng nhóm phải biết cách truyền cảm hứng và khơi dậy quyết tâm của mọi người trong nhóm.
>>> XEM THÊM: LÃNH ĐẠO BẢN THÂN - GỐC RỄ CỦA SỰ PHÁT TRIỂN CON NGƯỜI VÀ DOANH NGHIỆP
2.13. Khen thưởng và xử phạt công bằng
Trưởng nhóm cần đánh giá hiệu suất và kết quả làm việc của mỗi thành viên trong nhóm một cách khách quan, sau đó thực hiện các biện pháp khen thưởng và xử phạt công bằng. Khen thưởng giúp cá nhân có thêm động lực làm việc, trong khi xử phạt giúp cá nhân nhận ra sai lầm của bản thân để kịp thời thay đổi.
Ví dụ, cá nhân có hiệu suất làm việc cao cần được tôn vinh và khen thưởng, trong khi cá nhân có hiệu suất làm việc kém có thể bị loại bỏ nếu tiếp tục ảnh hưởng xấu đến nhóm.
Kỹ năng làm việc nhóm là một năng lực quan trọng của nhà lãnh đạo giúp điều hành doanh nghiệp hiệu quả. Nhằm giúp chủ doanh nghiệp và quản lý nâng tầm năng lực lãnh đạo, từ đó xây dựng cho mình đội ngũ cốt lõi xuất chúng, mở rộng doanh nghiệp x5 x10 lần, Trường Doanh Nhân HBR đã nghiên cứu và phát triển khóa học chuyên sâu XÂY DỰNG NĂNG LỰC LÃNH ĐẠO VÀ PHÁT TRIỂN ĐỘI NHÓM. Mời quý độc giả tham gia ngay!
3. Các kỹ năng làm việc nhóm quan trọng nhất
Kỹ năng làm việc nhóm là sự tập hợp của các kỹ năng mềm thiết yếu khác. Dưới đây là 8 kỹ năng làm việc nhóm quan trọng nhất mà các cá nhân cần trang bị cho mình khi làm việc trong môi trường tập thể.
- Kỹ năng giao tiếp: Các thành viên cần học cách lắng nghe và phản hồi ý kiến của đồng đội một cách tích cực, đồng thời truyền đạt ý kiến rõ ràng và dễ hiểu. Điều này sẽ tạo thiện cảm và sự thống nhất giữa các thành viên trong nhóm
- Kỹ năng quản lý thời gian: Mỗi người cần biết cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và xây dựng thời gian làm việc hợp lý. Đồng thời, biết cách điều chỉnh thời gian cá nhân với thời gian của các thành viên khác nhằm đảm bảo tiến độ làm việc chung
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp mỗi người đối phó với các tình huống bất ngờ một cách linh hoạt và hiệu quả. Do đó, thay vì chỉ chú ý đến kết quả tiêu cực, mỗi người cần giữ bình tĩnh và tập trung tìm ra các giải pháp khả thi cho nhóm
- Kỹ năng lập kế hoạch: Khi đã đạt được sự đồng thuận, cả nhóm cần lập kế hoạch triển khai cụ thể. Kế hoạch phải được xây dựng chi tiết và việc phân công nhiệm vụ cho mỗi thành viên cần rõ ràng và hợp lý
- Kỹ năng tư duy phản biện: Phản biện không chỉ là việc tranh luận hay phản đối ý kiến của người khác mà còn là khả năng lập luận hợp lý, đánh giá khách quan để chứng minh quan điểm của mình. Điều này giúp nhóm đưa ra những quyết định đúng đắn, đảm bảo có lợi cho tất cả các thành viên
- Kỹ năng hợp tác: Trong quá trình làm việc nhóm, các thành viên cần chủ động tương tác, trao đổi thông tin và giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất. Qua đó, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và tăng cường đoàn kết giữa các thành viên trong nhóm
- Kỹ năng lãnh đạo: Trưởng nhóm cần có khả năng định hướng, phân công công việc, giám sát tiến độ, đồng thời phải biết cách động viên cả nhóm để cùng hợp tác và làm việc hiệu quả. Ngoài ra, các thành viên khác cũng nên rèn luyện kỹ năng này để quản lý tốt công việc của mình
- Kỹ năng giải quyết xung đột: Mỗi cá nhân cần có sự thấu hiểu lẫn nhau, đồng thời phải có kỹ năng thương lượng và thuyết phục để giải quyết các mâu thuẫn hiệu quả. Nếu không thể tự giải quyết, trưởng nhóm phải là người đứng ra phân xử và gợi ý giải pháp tốt nhất cho các bên
4. Tại sao cần có kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả?
Kỹ năng làm việc nhóm không chỉ thúc đẩy sự phát triển của cá nhân mà còn giúp đội nhóm vượt qua mọi khó khăn để chinh phục những mục tiêu chung. Lợi ích của kỹ năng làm việc nhóm thể hiện qua những khía cạnh sau.
- Nâng cao năng suất làm việc: Khi có kỹ năng làm việc nhóm, các thành viên sẽ biết cách hỗ trợ lẫn nhau và tận dụng tối đa thế mạnh của mỗi người để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng, từ đó nâng cao năng suất làm việc của cả nhóm
- Thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới: Với kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả, các thành viên sẽ biết cách trao đổi và hợp tác với nhau nhằm phát hiện ra nhiều ý tưởng độc đáo, từ đó dẫn đến những giải pháp hiệu quả hơn cho công việc
- Cải thiện giao tiếp giữa các thành viên: Giao tiếp là một trong những kỹ năng làm việc nhóm quan trọng. Nó đảm bảo quá trình chia sẻ thông tin giữa các thành viên diễn ra suôn sẻ, hiệu quả để tìm ra giải pháp tối ưu nhất cho vấn đề
- Tăng cường tinh thần đoàn kết: Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả cho phép các thành viên tăng cường tương tác và hỗ trợ lẫn nhau, từ đó tạo nên một tập thể đoàn kết dựa trên sức mạnh của niềm tin và sự thấu hiểu
-
- Thúc đẩy sự phát triển của cá nhân: Thực hành kỹ năng làm việc nhóm giúp cá nhân rèn luyện và phát triển các kỹ năng mềm quan trọng khác. Đồng thời, giúp cá nhân trở nên tự tin và thích ứng linh hoạt hơn với các tình huống bất ngờ
5. Giải đáp một số câu hỏi liên quan đến kỹ năng làm việc nhóm
Khi làm việc nhóm, mọi người thường mắc phải những sai lầm phổ biến nào?
Dưới đây là một số sai lầm phổ biến cần tránh khi tổ chức hoạt động nhóm
- Thiếu mục tiêu và chiến lược rõ ràng: Không xác định mục tiêu và định hướng chiến lược rõ ràng khiến các thành viên dễ mất phương hướng và thiếu động lực làm việc. Vì vậy, bước đầu tiên cần làm là thiết lập mục tiêu chung và lập kế hoạch hành động cụ thể
- Quá nể nang vì sợ mất lòng: Khi làm việc nhóm, cần ưu tiên mục tiêu và hiệu quả công việc lên hàng đầu. Không nên vì cả nể và sợ mất lòng mà ngại đưa ra ý kiến phản bác đối phương. Phải thẳng thắn tranh luận nếu cần thiết để đảm hoàn thành mục tiêu chung của nhóm
- Không có chính kiến riêng: Một sai lầm phổ biến khi làm việc nhóm là không có chính kiến riêng và dễ dàng đồng ý với ý kiến của người khác dù trong lòng không đồng tình. Vì vậy, mỗi người cần phải bảo vệ quan điểm riêng và chỉ đồng ý với người khác nếu thực sự cảm thấy thỏa đáng
- Trốn tránh trách nhiệm: Khi không phân chia công việc rõ ràng, tình trạng chồng chéo nhiệm vụ rất dễ xảy ra và mọi người sẽ tìm cách đùn đẩy trách nhiệm cho nhau. Vì vậy, cần phân chia công việc hợp lý và làm rõ vai trò, trách nhiệm của mỗi người trong nhóm
- Bị động và thiếu sự tập trung: Một số cá nhân có thể lơ là nhiệm vụ, tỏ ra bị động và rất ít khi đóng góp cho nhóm, dẫn đến kết quả làm việc chung của nhóm bị ảnh hưởng tiêu cực. Do đó, cần loại bỏ thái độ lơ đễnh, thiếu tập trung và chây ì ra khỏi nhóm
-
- Công tư không phân minh: Khi làm việc nhóm, việc để tình cảm cá nhân ảnh hưởng đến công việc có thể dẫn đến những quyết định thiếu sáng suốt. Điều này đặc biệt nguy hiểm khi ở vai trò lãnh đạo. Vì vậy, cần tách biệt tình cảm cá nhân ra khỏi công việc để đảm bảo sự công bằng, khách quan
Làm thế nào để thể hiện kỹ năng làm việc nhóm với nhà tuyển dụng?
Dưới đây là 2 cách giúp ứng viên gây ấn tượng với nhà tuyển dụng bằng kỹ năng làm việc nhóm xuất sắc:
- Thông qua CV xin việc: Ứng viên có thể liệt kê các đội nhóm mà mình từng tham gia ở các tổ chức hoặc công ty cũ. Sau đó, làm nổi bật cách bản thân đã sử dụng kỹ năng làm việc nhóm như thế nào để giúp nhóm chinh phục mục tiêu chung
- Thông qua phỏng vấn: Nếu ứng viên chỉ tham gia phỏng vấn một mình thì có thể chứng minh khả năng làm việc nhóm bằng cách kể lại các tình huống thực tế đã trải qua trước đây. Nếu có cơ hội được phỏng vấn nhóm hoặc tham gia vào vòng thi làm việc nhóm, hãy thể hiện thật tốt kỹ năng này
Như vậy, bài viết đã chỉ ra kỹ năng làm việc nhóm là gì, đâu là những kỹ năng làm việc nhóm thiết yếu nhất và vai trò của nó đối với cá nhân và đội nhóm. Đồng thời, bật mí 13 cách cải thiện kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả giúp đội nhóm cùng hướng về mục tiêu chung. Trường Doanh Nhân HBR hy vọng rằng, thông qua bài viết, các cá nhân sẽ có ý thức rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm để phát triển bản thân và ngày càng thăng tiến trong sự nghiệp.
Thời gian:
14-15/09/2024 
Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh
