CÁCH XÂY DỰNG KPI PHÒNG NHÂN SỰ CHUẨN NHẤT HIỆN NAY

(Key Performance Indicators - Chỉ số hiệu suất chính) là một chỉ số không còn quá xa lạ đối với các doanh nghiệp. Tuy nhiên, làm thế nào để xây dựng KPI phòng nhân sự chuẩn nhất thì đòi hỏi cần phải có sự cân nhắc và thực hiện theo từng quy trình cụ thể. Do đó hãy cùng tìm hiểu các phương pháp và các chỉ quan trọng trong việc xây dựng KPI phòng nhân sự để đạt được hiệu quả nhất trong quản lý nhân sự.

1. Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng KPI phòng nhân sự chuẩn chỉnh

KPI của phòng nhân sự là một bộ chỉ số được sử dụng để đo lường và đánh giá hiệu suất của các hoạt động nhân sự trong doanh nghiệp. Những KPI này thường được thiết lập dựa trên mục tiêu và chiến lược tổng thể của doanh nghiệp, nhằm đảm bảo rằng các hoạt động nhân sự đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Trong phòng nhân sự, những chỉ số KPI bao gồm các yếu tố như: chỉ tiêu về tuyển dụng, đào tạo, quản lý thủ tục và tài liệu, quản lý lương bổng… KPI nhân sự của phòng nhân sự là một công cụ để đánh giá hiệu quả làm việc của mỗi nhân viên. Doanh nghiệp thiết lập KPI cho các hoạt động của mình, từng bộ phận và từng cá nhân, nhằm khuyến khích mọi người trong tổ chức đều cố gắng hơn trong công việc.

Xây dựng KPI cho phòng nhân sự có ý nghĩa quan trọng đối với doanh nghiệp vì nó mang lại các lợi ích sau:

• Đo lường hiệu suất: KPI giúp đánh giá và đo lường hiệu suất của các hoạt động nhân sự một cách trực quan hơn. Từ đó tạo sự minh bạch, rõ ràng giúp nhà các cấp quản lý đo lường hiệu quả và chính xác hơn
• Định hướng chiến lược: KPI nhân sự được thiết lập dựa trên mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp. Từ đó giúp phòng nhân sự tập trung vào những hoạt động quan trọng nhất để đạt được mục tiêu tổng thể của tổ chức
• Tối ưu hóa quy trình nhân sự: KPI là một công cụ hữu ích giúp phát hiện và điều chỉnh các quy trình và thủ tục nhân sự hiện có. Bằng cách theo dõi và đánh giá các KPI, doanh nghiệp có thể tìm ra những cơ hội để cải thiện hiệu quả và hiệu suất của quy trình nhân sự
• Tăng cường động lực, hiệu suất của nhân viên: KPI rõ ràng và minh bạch giúp nhân viên hiểu rõ những gì được đánh giá và mong đợi từ quản lý như thế nào. Việc thiết lập KPI cho nhân viên trong phòng nhân sự có thể gây ra hai hiệu ứng đối lập như một con dao hai lưỡi. Bởi nó có thể tăng cường hiệu suất làm việc và đẩy mạnh việc đạt được mục tiêu. Nhưng cũng có thể làm suy giảm tinh thần làm việc, tạo áp lực lớn cho nhân viên. Vì vậy, khi xây dựng KPI cho phòng nhân sự, các nhà quản lý cần đảm bảo chọn các chỉ số phù hợp để khuyến khích và thúc đẩy hiệu suất làm việc tích cực hơn

>>> XEM THÊM: CÁC CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU QUẢ KINH DOANH ĐỊNH HƯỚNG DOANH NGHIỆP PHÁT TRIỂN ĐÚNG ĐẮN

2. Các chỉ số KPI cho phòng hành chính nhân sự

Để giúp các cấp quản lý đưa ra các chỉ số KPI phù hợp, tránh gây áp lực lớn cho phòng nhân sự thì dưới đây là một số chỉ số KPI phổ biến có thế ứng dụng:

• Tổng số lượng CV trong đợt tuyển dụng: Chỉ số này cho biết mức độ hiệu quả của chiến lược tuyển dụng của công ty. Số lượng CV nhận được có thể phản ánh khả năng truyền thông trong quá trình tuyển dụng của công ty như thế nào, mức độ “nổi tiếng” của công ty với ứng viên ra sao.

Tổng số lượng CV trong đợt tuyển dụng = Tổng số CV/ đợt tuyển dụng

• Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu: Chỉ số này thể hiện tỷ lệ ứng viên đáp ứng đủ các yêu cầu tiêu chuẩn được đặt ra bởi phòng nhân sự.

Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu = Số ứng viên đạt yêu cầu/ Tổng ứng viên

• Chỉ số hiệu quả truyền thông quảng cáo tuyển dụng: Chỉ số này đo lường tỷ lệ chi phí trung bình cho mỗi CV nhận được từ các kênh quảng cáo tuyển dụng.

• Cách tính 1: Tổng chi phí/ Tổng số CV

• Cách tính 2: Số người tuyển được/ Kênh truyền thông

• Thời gian tuyển dụng nhân viên: Chỉ số này là thời gian trung bình từ khi yêu cầu tuyển dụng được đặt ra cho đến khi nhân sự được tuyển dụng. Ví dụ thời gian tuyển dụng nhân sự là trong vòng bao nhiêu ngày? 30 ngày hay 1 tháng?
• Mức độ hiệu quả của các nguồn tuyển dụng: Chỉ số này đo lường mức độ hiệu quả của các nguồn tuyển dụng bằng cách so sánh số lượng CV nhận được và số lượng CV đáp ứng yêu cầu từ mỗi nguồn tuyển dụng.

Mức độ hiệu quả của các nguồn tuyển dụng (Chỉ số trung bình/CV) = Tổng chi phí truyền thông/ Tổng lượng CV nhận được từ kênh truyền thông đó

• Chỉ số đào tạo: Chỉ số này cho biết số giờ đào tạo trung bình mà mỗi nhân viên cần tiêu hao là bao nhiêu

Chỉ số đào tạo = Tổng số giờ đào tạo/ Số lượng nhân viên đào tạo

• Chỉ số lương: Đo lường mức chi phí lương trung bình cho mỗi đơn vị doanh số.

Chỉ số lương = Tổng chi phí lương/ Doanh số đạt được

• Chỉ số an toàn lao động: Đo lường số lượng và mức độ tai nạn lao động xảy ra trong phòng hành chính nhân sự.
• Chỉ số đánh giá công việc: Chỉ số này đo lường tỷ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ và tỷ lệ nhân viên hoàn thành công việc đúng tiến độ.

• Tỷ lệ nhân viên không hoàn thành công việc = Số nhân viên không hoàn thành/ Tổng nhân viên

• Tỷ lệ nhân viên hoàn thành công việc = Số nhân viên hoàn thành/ Tổng nhân viên

• Chỉ số KPI về giờ làm việc: Chỉ số này đo lường thời gian làm việc muộn hoặc thời gian nghỉ của nhân viên trong phòng hành chính nhân sự.

KPI giờ làm việc = Tổng thời gian làm việc/ Tổng nhân viên

• Chỉ số KPI về lòng trung thành: Chỉ số này đo lường tỷ lệ nhân viên muốn rời đi so với tổng số nhân viên trong phòng hành chính nhân sự.

KPI lòng trung thành = Số nhân viên rời đi / Tổng số nhân viên

>>> XEM THÊM: BẬT MÍ CÁCH XÂY DỰNG KPI CHO PHÒNG MARKETING HIỆU QUẢ

3. Cách xây dựng KPI cho phòng nhân sự đạt chuẩn

Để xây dựng KPI cho phòng nhân sự đạt chuẩn, có một số bước cơ bản mà nhà lãnh đạo/ chủ doanh nghiệp cần tuân thủ:

3.1. Xác định cá nhân/bộ phận chịu trách nhiệm xây dựng KPI nhân sự

Một cách đầu tiên đó là giao kế hoạch xây dựng KPI cho từng trưởng phòng. Kế hoạch này sẽ điều chỉnh KPI theo từng nhiệm vụ và chức năng cụ thể của mỗi bộ phận. Tuy nhiên, cần lưu ý vì mỗi phòng thường có cách đặt mục tiêu riêng, có thể dẫn đến thiếu sự thống nhất và thậm chí tạo ra sự chênh lệch trong khối lượng công việc giữa các bộ phận.

Một cách thứ hai đảm bảo tính khách quan hơn là thống nhất việc giao trách nhiệm cho từng nhân sự. Phương pháp này giúp doanh nghiệp hoạt động theo một hướng rõ ràng và cụ thể hơn. Tuy nhiên, phòng nhân sự cũng khó có thể hiểu và theo dõi toàn bộ công việc của các phòng ban khác, dẫn đến việc đặt mục tiêu không phản ánh thực tế. Do đó để khắc phục những hạn chế này, bộ phận cấp quản lý trong phòng nhân sự cần xem xét và thẩm định hệ thống KPI trước khi áp dụng.

3.2. Xác định vị trí, mục tiêu công việc để xây dựng KPI nhân sự

Tiếp theo là cần xác định vị trí và mục tiêu công việc của từng nhân viên. Công việc tại mỗi vị trí sẽ có những yêu cầu và nhiệm vụ khác nhau. Dựa trên bảng mô tả công việc, nhân viên sẽ được đánh giá và được khen thưởng khi hoàn thành công việc tốt. Ngược lại, có thể bị phạt/ kỷ luật nếu vi phạm. Điều này giúp tạo ra một hệ thống công bằng và minh bạch, khuyến khích sự chuyên nghiệp và trách nhiệm của nhân sự trong công việc.

3.3. Xác định và lựa chọn các chỉ số KPI

Để xác định các chỉ số KPI nên áp dụng nguyên tắc SMART tức là cụ thể (Specific), có thể đo lường (Measurable), có ý nghĩa (Achievable), phù hợp (Relevant), và có thời hạn (Time-bound). 

• Khi xác định KPI cho toàn bộ bộ phận, các chỉ số cần phải phản ánh mục tiêu tổng thể của bộ phận, không dựa vào năng lực của một cá nhân cụ thể để đặt ra mục tiêu cho cả phòng
• Đối với KPI của từng chức vụ, mục tiêu cần phải liên quan mật thiết đến bảng mô tả công việc. Kết quả cá nhân đạt được phải có cách thức đo lường và kiểm chứng rõ ràng, đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình đánh giá

Dựa trên nguyên tắc SMART, hãy xem xét một ví dụ về việc xác định chỉ số KPI cho một bộ phận nhân sự trong một công ty như sau:

Specific (Cụ thể)

• Chỉ số KPI: Tỷ lệ tuyển dụng thành công
• Mô tả: Xác định tỷ lệ phần trăm của số lượng ứng viên đã tuyển dụng thành công so với tổng số ứng viên được mời phỏng vấn

Measurable (Có thể đo lường)

• Chỉ số KPI: Số lượng nhân viên mới hoàn thành quá trình hướng dẫn (onboarding) trong thời gian quy định
• Mô tả: Đo lường số lượng nhân viên mới hoàn thành quá trình hướng dẫn trong khoảng thời gian cụ thể, thường là 30 ngày sau khi gia nhập công ty

Achievable (Có thể đạt được)

• Chỉ số KPI: Tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên lên 85% trong năm
• Mô tả: Xác định mục tiêu cụ thể là tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên lên 85% trong năm, một mục tiêu có thể đạt được nhưng vẫn đòi hỏi nỗ lực

Relevant (Phù hợp)

• Chỉ số KPI: Tỷ lệ nhân viên tham gia các khóa đào tạo phát triển cá nhân
• Mô tả: Đảm bảo rằng việc đo lường tỉ lệ nhân viên tham gia các khóa đào tạo phát triển cá nhân phản ánh mục tiêu phát triển nhân sự và nâng cao năng lực làm việc

Time-bound (Có thời hạn)

• Chỉ số KPI: Giảm thời gian tuyển dụng từ 30 ngày xuống còn 20 ngày vào cuối quý
• Mô tả: Xác định thời hạn cụ thể là giảm thời gian tuyển dụng từ 30 ngày xuống còn 20 ngày vào cuối quý, nhằm cải thiện hiệu suất tuyển dụng và tiết kiệm thời gian

>>> XEM THÊM: MÔ HÌNH OKR LÀ GÌ? 8 BƯỚC XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI CHIẾN LƯỢC OKR THÀNH CÔNG

3.4. Đánh giá mức độ hoàn thành KPI phòng nhân sự và điều chỉnh

Qua quá trình đánh giá mức độ hoàn thành KPI, các nhà quản lý có thể đánh giá hiệu suất làm việc của phòng nhân sự và xác định các khía cạnh cần cải thiện hoặc điều chỉnh.  Để thực hiện đánh giá này, cần thu thập và phân tích dữ liệu liên quan đến các chỉ số KPI đã đặt ra ban đầu. Sau đó, dữ liệu này được so sánh với mục tiêu đã đặt ra để xác định xem liệu các chỉ số đã đạt được mức độ mong muốn hay không.

Tiếp theo là phân tích kết quả thu được từ việc so sánh dữ liệu với mục tiêu để hiểu rõ về hiệu suất làm việc của phòng nhân sự. Cần xác định các yếu tố nội bộ và bên ngoài có ảnh hưởng đến hiệu suất từ đó đưa ra các biện pháp cải thiện cụ thể. Cuối cùng, cần lập kế hoạch hành động để thực hiện các biện pháp cải thiện. 

Ví dụ: Một công ty đã đặt ra một số chỉ số KPI cho phòng nhân sự của mình nhằm đạt được mục tiêu tuyển dụng và giữ chân nhân viên trong năm nay. Một trong những chỉ số KPI quan trọng là tỷ lệ giữ chân nhân viên, mục tiêu được đặt là tăng tỷ lệ này từ 80% lên 85% trong năm.

• Thu thập dữ liệu: Phòng nhân sự thu thập dữ liệu về tỷ lệ giữ chân nhân viên từ các báo cáo và hệ thống quản lý nhân sự. Dữ liệu cho thấy tỷ lệ giữ chân nhân viên trong năm vừa qua là 82%
• So sánh với mục tiêu đã đặt ra: Dữ liệu thu thập được được so sánh với mục tiêu đã đặt ra là 85%. Kết quả cho thấy tỷ lệ giữ chân nhân viên hiện tại vẫn còn thấp hơn so với mục tiêu đề ra
• Phân tích kết quả: Phòng nhân sự phân tích nguyên nhân gây ra sự chênh lệch giữa dữ liệu thực tế và mục tiêu đó là vì có sự cạnh tranh với thị trường lao động, thiếu hấp dẫn từ chính sách phúc lợi và môi trường làm việc không thu hút
• Đưa ra biện pháp cải thiện: Dựa trên phân tích kết quả, phòng nhân sự đề xuất một số biện pháp cải thiện như cải thiện chính sách phúc lợi, tăng cường quảng bá thương hiệu công ty và cải thiện môi trường làm việc để thu hút và giữ chân nhân viên
• Lập kế hoạch hành động: Cuối cùng, phòng nhân sự lập kế hoạch thực thi để thực hiện các biện pháp cải thiện đã đề xuất. Kế hoạch bao gồm việc chỉ định người chịu trách nhiệm, thiết lập lịch trình thực hiện và theo dõi tiến độ để đảm bảo rằng các biện pháp được thực hiện một cách hiệu quả và kịp thời

4. Xây dựng KPI cho phòng nhân sự trong từng vị trí đặc thù

Từng vị trí nhân sự sẽ có yêu cầu mô tả công việc khác nhau. Từ đó mà các chỉ số về KPI xây dựng phòng nhân sự cũng khác nhau cho từng vị trí. Để hiểu rõ hơn, dưới đây Trường Doanh Nhân HBR sẽ tổng hợp các KPI dành cho từng vị trí khác nhau trong phòng nhân sự.

4.1. KPI trưởng phòng nhân sự

Trong vai trò chủ chốt của bộ phận nhân sự, Trưởng Phòng Nhân Sự phải đảm bảo rằng mọi hoạt động của các phòng ban nhỏ trong bộ phận này đều được thực hiện một cách hiệu quả. Do đó, các KPI cho vị trí này cần phản ánh mức độ hoàn thành công việc của các phòng ban con. Các KPI có thể bao gồm: KPI về mức thu nhập tổng thể của bộ phận, KPI về mức thu nhập theo từng chức vụ, KPI về tỷ lệ chi phí lương so với doanh thu.

>>> XEM THÊM: CÁCH TUYỂN TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ GIỎI, PHÙ HỢP VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP

4.2. KPI nhân viên C&B (Compensation & Benefits)

Nhân viên C&B (Compensation and Benefits) đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và thiết lập các chương trình phúc lợi và chi trả cho nhân viên trong công ty. Công việc bao gồm phân tích thị trường lao động, đề xuất các chính sách lương thưởng và phúc lợi cạnh tranh, cũng như quản lý các chương trình bảo hiểm và tiền lương. 

Nhân viên C&B đảm bảo rằng mức lương và các gói phúc lợi của công ty được thiết kế để thu hút và giữ chân nhân viên tài năng, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật và nguyên tắc công bằng trong việc trả lương và phúc lợi. Một số KPI tiêu biểu cho chức vụ này bao gồm: KPI về quá trình trả lương cho nhân viên, tỷ lệ vi phạm nội quy của nhân viên, tỷ lệ nhân viên hoàn thành nhiệm vụ.

4.3. KPI nhân viên tuyển dụng

Nhân viên tuyển dụng đóng vai trò quan trọng trong quá trình tìm kiếm và thu hút nhân tài cho công ty. Nhân viên tuyển dụng sẽ đảm nhận công việc xác định nhu cầu tuyển dụng, thiết lập chiến lược tuyển dụng hiệu quả, và tương tác một cách chuyên nghiệp với ứng viên. Các KPI cho nhân viên tuyển dụng bao gồm: Tổng số CV nhận được trong mỗi đợt tuyển dụng, tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu, hiệu quả của các chiến lược quảng cáo tuyển dụng,…

5. Kết luận

Trong vận hành kinh doanh, KPI là chỉ số quan trọng trong việc đo lường và đánh giá hiệu suất của mỗi bộ phận, trong đó phòng nhân sự không phải là ngoại lệ. Xây dựng và theo dõi KPI cho phòng nhân sự không chỉ giúp đo lường hiệu suất làm việc của các nhân viên mà còn giúp phòng nhân sự điều chỉnh chiến lược và quy trình làm việc để đạt được mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp.

KPI phòng nhân sự cung cấp cái nhìn toàn diện về các hoạt động tuyển dụng, quản lý nhân sự và phát triển nhân lực. Bằng cách đo lường các chỉ số như tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu, thời gian tuyển dụng, tỷ lệ giữ chân nhân viên mới và hiệu quả chi phí, phòng nhân sự có thể đánh giá và cải thiện các quy trình và chiến lược tuyển dụng.

Tóm lại, KPI phòng nhân sự là công cụ đo lường hiệu suất góp phần vào sự phát triển và tối ưu hóa quản lý nhân sự trong môi trường kinh doanh ngày nay của các doanh nghiệp. Bằng cách liên tục theo dõi và điều chỉnh các chỉ số này, phòng nhân sự có thể đóng góp mạnh mẽ vào sự phát triển và thành công của doanh nghiệp.