CÁCH TUYỂN TRƯỞNG PHÒNG NHÂN SỰ GIỎI, PHÙ HỢP VĂN HOÁ DOANH NGHIỆP

Trong bất kỳ tổ chức nào, vai trò của trưởng phòng nhân sự không chỉ là quản lý và phát triển nhân sự mà còn là người đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng, duy trì văn hóa doanh nghiệp. Việc tuyển trưởng phòng nhân sự giỏi, người phù hợp với bản sắc và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp là yếu tố quyết định đến sự thành công và phát triển bền vững của tổ chức. Vậy làm thế nào để tuyển dụng trưởng phòng nhân sự hiệu quả?

1. Trưởng phòng nhân sự là gì? Tại sao cần tuyển trưởng phòng nhân sự

Trưởng phòng nhân sự là một vị trí quan trọng trong mỗi tổ chức, đảm nhận vai trò chính trong việc quản lý nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Công việc của trưởng phòng nhân sự không chỉ dừng lại ở việc thu thập hồ sơ, tuyển dụng và quản lý nhân viên. Mà còn bao gồm nhiều khía cạnh khác như phát triển chính sách nhân sự, đánh giá hiệu suất lao động, xây dựng văn hóa tổ chức và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự.

Một trong những lý do quan trọng tại sao cần phải tuyển trưởng phòng nhân sự là bởi vì họ giữ vai trò then chốt trong việc xây dựng và duy trì một lực lượng lao động mạnh mẽ và hiệu quả. Trưởng phòng nhân sự không chỉ là người chịu trách nhiệm tìm kiếm và thu hút nhân viên có tài năng. Mà trưởng phòng còn là người đảm bảo rằng nhân viên hiện có được đào tạo và phát triển để phản ánh mục tiêu và giá trị của tổ chức.

Ngoài ra, trưởng phòng nhân sự còn đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập và thúc đẩy văn hóa tổ chức. Bằng cách tạo ra một môi trường làm việc tích cực và động viên, họ có thể tăng cường sự hài lòng và cam kết của nhân viên. Từ đó tạo điều kiện cho sự thành công và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

2. Tiêu chí tuyển dụng trưởng phòng nhân sự

Tuyển dụng trưởng phòng nhân sự là một quá trình quan trọng giúp đảm bảo rằng tổ chức có được người đứng đầu bộ phận nhân sự phù hợp nhất. Để chọn lựa được một ứng viên phù hợp, các tiêu chí sau đây thường được xem xét.

2.1. Đánh giá trưởng phòng nhân sự dựa trên khung năng lực

1 - Tại sao cần phải đánh giá dựa trên khung năng lực

Khung năng lực là một công cụ được sử dụng để mô tả các yếu tố quan trọng như kiến thức, kỹ năng, thái độ và các đặc điểm khác mà một cá nhân cần phải có để hoàn thành tốt công việc trong một vị trí cụ thể. Mô hình ASK (Attitude – Skill – Knowledge) viết tắt là ASK, đã trở thành một trong những mô hình tiêu chuẩn nghề nghiệp phổ biến nhất trên toàn cầu. Trong mô hình này, Khung năng lực được xem là sự kết hợp của hai yếu tố quan trọng nhất: Kỹ năng và Kiến thức.

Khung năng lực được định nghĩa một cách cụ thể là một hướng dẫn được phát triển bởi tổ chức, đặt ra các yêu cầu về kỹ năng, kiến thức và hành vi cụ thể nhằm giúp nhân viên thực hiện thành công công việc của họ. Điểm quan trọng cần nhấn mạnh là:

• "Được phát triển bởi tổ chức": Mỗi tổ chức cần phải phát triển riêng cho mình một khung năng lực phản ánh giá trị, môi trường và văn hóa làm việc riêng. Không thể sao chép hoặc sử dụng lại từ tổ chức khác
• "Hành vi cụ thể": Khung năng lực không chỉ mô tả những gì nhân viên được yêu cầu thực hiện trong công việc, mà còn cung cấp các hành vi cụ thể, trách nhiệm mà một vị trí cụ thể phải thực hiện. Điều này tạo ra sự khác biệt giữa khung năng lực và bản mô tả công việc, với bản mô tả công việc là một tóm tắt chung về kiến thức, kỹ năng và thái độ cần thiết cho công việc

Khung năng lực thường là một phần của bộ Từ điển năng lực trong tổ chức được thiết kế để phản ánh giá trị cốt lõi, văn hóa và yêu cầu công việc của tổ chức. Các bộ từ điển năng lực thường được chuẩn hóa và tham khảo từ các nguồn như bộ từ điển năng lực của Đại học Harvard (Harvard University Competency Dictionary) và các tài liệu từ Viện phát triển Nhân lực (CIPD) ở Anh Quốc.

Mục tiêu của việc sử dụng khung năng lực là giúp tổ chức có thể định hình và đánh giá nhân viên dựa trên các tiêu chí cụ thể, từ đó cung cấp hướng dẫn rõ ràng về việc phát triển và quản lý nguồn nhân lực. Điều này giúp tăng cường hiệu suất làm việc và phát triển sự nghiệp của nhân viên trong tổ chức.

>>> XEM THÊM: 15  KỸ NĂNG TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ ĐỂ TRỞ THÀNH NHÀ TUYỂN DỤNG ƯU TÚ NHẤT

2 - Kết cấu chính của khung năng lực

Năng lực cốt lõi: Là những năng lực chủ chốt và quan trọng nhất của một cá nhân hoặc một tổ chức, giúp họ tạo ra lợi thế cạnh tranh và phát triển bền vững trong ngành hoạt động của mình. Đây là những khả năng và kiến thức cơ bản không thể thiếu để hoàn thành công việc một cách hiệu quả và thành công.

Các đặc điểm và mô tả hành vi của năng lực cốt lõi thường bao gồm:

• Sự khác biệt và khó sao chép: Năng lực cốt lõi thường phản ánh những yếu tố độc đáo và không dễ dàng sao chép từ các đối thủ cạnh tranh
• Khả năng tạo ra giá trị và phản ánh sự khác biệt của doanh nghiệp trong thị trường
• Liên kết chặt chẽ với văn hóa và giá trị cốt lõi của tổ chức
• Có thể phản ánh qua các hành vi, tư duy và hành động cụ thể của cá nhân hoặc tổ chức

Ví dụ về bộ năng lực cốt lõi thực tế trong doanh nghiệp:

• Chính trực: Sự trung thực, minh bạch và đạo đức trong mọi hoạt động kinh doanh
• Sáng tạo: Khả năng tạo ra ý tưởng mới và cải tiến liên tục để đáp ứng nhu cầu thị trường
• Tư duy chiến lược: Khả năng nhìn xa và định hình chiến lược dài hạn của doanh nghiệp
• Đồng đội: Khả năng làm việc hiệu quả trong môi trường đa dạng và hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu chung
• Linh hoạt: Sự sẵn sàng thích nghi và điều chỉnh trong môi trường kinh doanh biến động
• Cam kết với chất lượng: Đảm bảo sự chất lượng cao trong tất cả các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp

Năng lực chuyên môn: Là sự kết hợp của kiến thức sâu rộng và kỹ năng chuyên biệt trong một lĩnh vực hoặc ngành nghề cụ thể, giúp cá nhân hoặc tổ chức thực hiện công việc một cách hiệu quả và chuyên nghiệp

Đặc điểm và mô tả hành vi của năng lực chuyên môn thường bao gồm:

• Sự chuyên sâu và hiểu biết rõ ràng về lĩnh vực hoặc ngành nghề mà người đó hoạt động
• Khả năng áp dụng kiến thức và kỹ năng để giải quyết các vấn đề phức tạp và thực hiện công việc một cách chính xác và hiệu quả
• Tính kiên nhẫn và sự kiên trì trong việc nghiên cứu và phát triển kỹ năng chuyên môn
• Khả năng liên tục cập nhật kiến thức mới và thích ứng với sự thay đổi trong lĩnh vực của mình

Ví dụ về bộ năng lực chuyên môn về nhân sự thực tế trong doanh nghiệp:

• Hiểu biết sâu sắc về pháp luật lao động và quy định nhân sự
• Kỹ năng phân tích và đánh giá nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp
• Khả năng thiết lập và quản lý các quy trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự
• Kỹ năng giao tiếp và xây dựng mối quan hệ với nhân viên và các bộ phận khác trong tổ chức
• Khả năng quản lý hiệu suất và giải quyết các vấn đề liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp

Năng lực chung: Là tổng hợp các kỹ năng mềm, đặc điểm cá nhân và động lực cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả trong một tổ chức hoặc môi trường làm việc.

Đặc điểm và mô tả hành vi của năng lực chung bao gồm:

• Khả năng làm việc nhóm: Sự linh hoạt trong giao tiếp và hợp tác cùng đồng nghiệp để đạt được mục tiêu chung
• Giao tiếp hiệu quả: Khả năng diễn đạt ý kiến, lắng nghe và tương tác một cách rõ ràng và hiệu quả
• Ra quyết định: Sự tự tin và khả năng đưa ra quyết định dựa trên thông tin có sẵn và đưa ra hậu quả
• Tư duy sáng tạo: Khả năng tưởng tượng và đề xuất giải pháp mới và sáng tạo cho các vấn đề phức tạp
• Giải quyết vấn đề: Khả năng phân tích tình huống, xác định vấn đề và tìm kiếm các giải pháp có hiệu quả
• Quản lý thời gian: Khả năng quản lý thời gian và ưu tiên công việc một cách hiệu quả để đạt được mục tiêu đề ra

Ví dụ về bộ năng lực chung về nhân sự thực tế trong doanh nghiệp:

• Làm việc nhóm: Khả năng hòa nhập và làm việc cùng đồng nghiệp trong các dự án và nhiệm vụ nhóm
• Giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả để tương tác với đồng nghiệp, cấp dưới và cấp trên trong các tình huống khác nhau
• Ra quyết định: Tự tin và quyết đoán trong việc đưa ra quyết định liên quan đến nhân sự, như chọn lựa ứng viên phù hợp cho vị trí công việc
• Tư duy sáng tạo: Khả năng đề xuất các phương pháp mới để cải thiện quy trình làm việc hoặc giải quyết các vấn đề nhân sự
• Quản lý thời gian: Kỹ năng quản lý thời gian để hoàn thành các nhiệm vụ nhân sự đúng hạn và hiệu quả

3 - Cách xây dựng khung năng lực đánh giá trưởng phòng nhân sự hiệu quả

Ba bước xây dựng khung năng lực là quy trình quan trọng giúp tổ chức xác định và phát triển các năng lực cần thiết cho từng vị trí công việc.

Chuẩn hóa về mặt tổ chức: Đầu tiên cần phải xác định và mô tả rõ ràng chức năng và nhiệm vụ của mỗi vị trí công việc. Lý do là vì các năng lực thường liên quan trực tiếp đến việc thực hiện những nhiệm vụ cụ thể của từng vị trí. Nếu cơ cấu tổ chức không được xác định rõ ràng, việc xác định năng lực cần thiết sẽ trở nên khó khăn. Ở giai đoạn này, cần phải có sẵn bản mô tả chi tiết từng vị trí công việc trong tổ chức. Điều này giúp đảm bảo rằng mỗi vị trí đều được hiểu rõ về chức năng và nhiệm vụ, từ đó tạo điều kiện thuận lợi để xây dựng khung năng lực phù hợp và hiệu quả.

Xây dựng một bộ từ điển năng lực: Sau khi hoàn tất việc xác định hệ thống chức danh và mô tả vị trí công việc, tổ chức có thể lựa chọn một trong hai phương pháp để xây dựng từ điển năng lực. 

• Phương pháp: Tự xây dựng bộ khung năng lực hoặc sử dụng các bộ khung năng lực có sẵn
• Tiếp theo là định nghĩa và phân chia cấp độ cho từng năng lực, sau đó tập hợp tất cả các năng lực này thành từ điển năng lực. Tùy thuộc vào nhu cầu và điều kiện cụ thể của tổ chức, có thể sử dụng các bộ khung năng lực đã được phát triển trước đó như từ điển năng lực Đại học Harvard hoặc bộ năng lực của Viện phát triển Nhân lực của Vương quốc Anh và điều chỉnh để phù hợp với bối cảnh và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp

Quá trình xác định loại năng lực và cấp độ: Xác định dựa trên độ phù hợp cho từng vị trí công việc được thực hiện. Điều này có thể dựa trên khảo sát và thảo luận nội bộ về tần suất sử dụng và tầm quan trọng của từng năng lực đối với công việc cụ thể. Kết thúc quá trình này, mỗi vị trí công việc sẽ được gắn với một bộ năng lực nhất định và các cấp độ yêu cầu tương ứng. Điều này giúp đảm bảo rằng khung năng lực phản ánh chính xác yêu cầu và mục tiêu của từng vị trí công việc trong tổ chức.

Hiện nay, có nhiều công cụ hỗ trợ xây dựng khung năng lực như digiCAT, iHCM, 3s HMR... giúp tổ chức thực hiện quá trình này một cách hiệu quả và có cấu trúc.

>>> XEM THÊM: CÁCH LẬP KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ BÀI BẢN GIÚP CHIÊU MỘ NHÂN TÀI

4 - Ví dụ xây dựng khung năng lực đánh giá trưởng phòng nhân sự

Dưới đây là một ví dụ về khung năng lực cho vị trí Trưởng phòng Nhân sự:

Nhóm năng lực chung / cốt lõi:

• Lãnh đạo và quản lý nhân sự: Khả năng lãnh đạo nhóm, quản lý và phát triển nhân viên trong bộ phận Nhân sự
• Giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp hiệu quả để tương tác với nhân viên, cấp quản lý và các bộ phận khác trong tổ chức
• Quyết định và tư duy chiến lược: Khả năng ra quyết định dựa trên thông tin có sẵn và phát triển chiến lược nhân sự phù hợp với mục tiêu tổ chức

Nhóm năng lực khối / chuyên môn:

• Quản lý tuyển dụng và tuyển dụng nội bộ: Kỹ năng tuyển dụng hiệu quả, thiết lập quy trình tuyển dụng, và phát triển chính sách tuyển dụng nội bộ
• Đào tạo và phát triển nhân viên: Khả năng thiết kế và triển khai các chương trình đào tạo, phát triển kỹ năng cho nhân viên
• Quản lý hiệu suất và phúc lợi nhân sự: Kỹ năng quản lý hiệu suất nhân viên, cùng với việc thiết kế và triển khai các chính sách phúc lợi nhân viên

Nhóm năng lực quản lý / lãnh đạo:

• Chiến lược nhân sự: Khả năng phát triển chiến lược và kế hoạch nhân sự phù hợp với mục tiêu tổ chức
• Quản lý thay đổi: Kỹ năng quản lý và thúc đẩy quá trình thay đổi tổ chức liên quan đến nhân sự
• Xây dựng mối quan hệ và tính chuyên nghiệp: Khả năng xây dựng mối quan hệ đối tác với các bên liên quan và thể hiện tính chuyên nghiệp trong mọi tương tác

2.2. Đánh giá trưởng phòng nhân sự dựa trên mức độ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp

Đánh giá dựa trên mức độ phù hợp văn hóa là quá trình đánh giá sự phù hợp của trưởng phòng nhân sự với giá trị, tôn chỉ và phong cách làm việc của tổ chức. Đây là việc đánh giá không chỉ về kỹ năng chuyên môn mà còn về cách họ thể hiện, thúc đẩy và tích hợp các giá trị và văn hóa doanh nghiệp vào công việc hàng ngày. Đánh giá dựa trên mức độ phù hợp văn hóa quan trọng vì nó giúp đảm bảo sự nhất quán và tính đồng nhất trong tổ chức. Khi trưởng phòng nhân sự phản ánh và thúc đẩy giá trị và văn hóa của doanh nghiệp, họ tạo ra một môi trường làm việc tích cực và thúc đẩy sự đoàn kết và hiệu suất làm việc tốt hơn.

Vậy làm thế nào để đánh giá trưởng phòng nhân sự có phù hợp văn hóa hay không?

• Xác định các yếu tố văn hóa quan trọng: Bước đầu tiên là xác định các giá trị, tôn chỉ và phong cách làm việc mà doanh nghiệp đặt ra. Hãy xem xét các văn bản như tuyên bố sứ mệnh, quy tắc làm việc và giá trị cốt lõi của doanh nghiệp
• Phản ánh văn hóa trong quản lý: Đánh giá trưởng phòng nhân sự dựa trên cách họ thể hiện và thúc đẩy các giá trị và phong cách làm việc của doanh nghiệp 
• Thu thập phản hồi từ nhân viên: Thu thập ý kiến từ nhân viên về cách trưởng phòng nhân sự phản ánh và thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp. Phản hồi từ các nhân viên có thể giúp tổ chức đánh giá mức độ phù hợp của trưởng phòng nhân sự với văn hóa tổ chức
• Đánh giá kết quả và hiệu suất: Xem xét kết quả và hiệu suất của bộ phận Nhân sự dưới sự lãnh đạo của trưởng phòng. Nếu kết quả và hiệu suất phản ánh và thúc đẩy giá trị văn hóa doanh nghiệp tích cực điều đó có nghĩa là có sự phù hợp của trưởng phòng nhân sự với văn hóa tổ chức

2.3. Đánh giá trưởng phòng nhân sự dựa trên kỹ năng

Đánh giá trưởng phòng nhân sự dựa trên kỹ năng là quá trình đánh giá năng lực và khả năng của trưởng phòng nhân sự trong việc thực hiện các nhiệm vụ và chức năng của mình, dựa trên các kỹ năng cụ thể liên quan đến lĩnh vực nhân sự và quản lý nhân sự.

Đánh giá trưởng phòng nhân sự dựa trên kỹ năng quan trọng vì nó giúp xác định sự phù hợp và hiệu suất của trưởng phòng trong việc điều hành bộ phận Nhân sự. Kỹ năng là yếu tố quyết định sự thành công trong việc quản lý nhân sự và đóng góp vào môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.

Cách đánh giá trưởng phòng nhân sự dựa trên kỹ năng:

• Xác định các kỹ năng cần thiết: Bước đầu tiên là xác định các kỹ năng quan trọng mà một trưởng phòng nhân sự cần phải có. Các kỹ năng này có thể bao gồm kỹ năng quản lý nhân sự, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng xây dựng mối quan hệ, kỹ năng giải quyết vấn đề, và kỹ năng lãnh đạo
• Sử dụng các phương tiện đánh giá phù hợp: Để đánh giá kỹ năng của trưởng phòng nhân sự, có thể sử dụng các phương tiện như phỏng vấn, bài kiểm tra kỹ năng, đánh giá 360 độ từ cấp dưới, đánh giá hiệu suất làm việc, và đánh giá tự đánh giá
• Xem xét hiệu suất và kết quả công việc: Đánh giá cũng cần xem xét hiệu suất và kết quả công việc của trưởng phòng nhân sự dựa trên việc thực hiện các nhiệm vụ và mục tiêu được đặt ra, cũng như sự phát triển và tiến bộ trong công việc
• Đề xuất phát triển kỹ năng: Kết quả của quá trình đánh giá có thể được sử dụng để đề xuất các chương trình đào tạo và phát triển kỹ năng cho trưởng phòng nhân sự, nhằm nâng cao hiệu suất và khả năng làm việc của họ trong tương lai

3. Quy trình tuyển dụng trưởng phòng nhân sự hiệu quả

Xây dựng một quy trình tuyển dụng trưởng phòng nhân sự chuẩn chỉnh chính là cách để tìm kiếm ứng viên đủ tiêu chuẩn. Đồng thời tránh được việc tiêu tốn chi phí nếu tuyển dụng sai người. Theo Forbes, việc thay thế một nhân viên có thể tốn đến 21% quỹ lương của công ty. Từ đó cho thấy tầm quan trọng của một quy trình tuyển dụng chất lượng như thế nào.

Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp

Để bắt đầu quá trình tuyển dụng một cách hiệu quả, điều quan trọng nhất là phải xác định rõ nhu cầu của tổ chức. Hãy xác định các vị trí công việc hiện có và phân tích các yêu cầu công việc cụ thể.

• Xác định những vị trí công việc mà tổ chức đang cần tuyển dụng. Điều này có thể dựa trên nhu cầu mở rộng hoặc thay thế nhân sự hiện có
• Phân tích các yêu cầu công việc của từng vị trí đó. Hãy mô tả các nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết của một trưởng phòng nhân sự

Bước 2: Viết mô tả công việc rõ ràng và ngắn gọn

Bản mô tả công việc (JD - Job Description) chính là cơ hội đầu tiên để gây ấn tượng với ứng viên tiềm năng về tổ chức của bạn. Việc chuẩn bị một JD chi tiết sẽ giúp bạn xác định rõ những kỹ năng và khả năng cần thiết cho vai trò đó.

Một JD hiệu quả cần phải bao gồm các thông tin cụ thể như chức danh và bộ phận công việc, địa điểm làm việc, thời gian làm việc, tóm tắt vị trí, yêu cầu tối thiểu về kinh nghiệm và trình độ. Đồng thời mô tả về tổ chức và sứ mệnh của công ty, cùng với thông tin về mức lương và các phúc lợi.

Đối với một JD toàn diện thì cần phải minh bạch và rõ ràng, không gian giãn và chứa đựng thông tin quan trọng nhất. Nó cũng phải phản ánh được nhu cầu thực tế của tổ chức và đáp ứng đầy đủ các tiêu chí cần thiết cho vai trò tuyển dụng. Bằng cách làm điều này, doanh nghiệp không chỉ thu hút được sự quan tâm của ứng viên mà còn giúp ứng viên hiểu rõ hơn về vị trí công việc và tổ chức. Từ đó tạo điều kiện cho họ có sự chuẩn bị tốt nhất cho quá trình tuyển dụng.

>>> XEM THÊM: GỢI Ý CÁC MẪU CONTENT TUYỂN DỤNG HẤP DẪN ỨNG VIÊN TRÊN ĐA NỀN TẢNG

Bước 3: Tìm nguồn ứng viên

Tìm kiếm nguồn ứng viên là một phần không thể thiếu trong quy trình tuyển dụng. Đây là bước quan trọng để thu hút các ứng viên có đủ tiêu chuẩn cho vị trí tuyển dụng. Dưới đây là hai nguồn chính mà bạn có thể tận dụng:

Nguồn bên ngoài:

• Cổng thông tin việc làm: Sử dụng các trang web hoặc cổng thông tin việc làm như VietnamWorks, CareerBuilder để đăng tin tuyển dụng và tiếp cận một lượng lớn ứng viên
• Quảng cáo: Sử dụng các phương tiện quảng cáo truyền thông như bảng quảng cáo, truyền hình, radio, hoặc quảng cáo trực tuyến để thu hút sự chú ý của ứng viên tiềm năng
• Trang tuyển dụng của công ty: Đăng tải thông tin tuyển dụng trên trang web chính thức của công ty để thu hút những ứng viên quan tâm đến tổ chức của bạn
• Mạng xã hội: Sử dụng các nền tảng mạng xã hội như LinkedIn, Facebook, Twitter để chia sẻ thông tin tuyển dụng và tiếp cận một lượng lớn người dùng
• Hội chợ việc làm: Tham gia các sự kiện, hội chợ việc làm để trực tiếp tiếp cận với ứng viên và tạo dựng mối quan hệ

Nguồn nội bộ:

• Thuyên chuyển: Khuyến khích nhân viên hiện tại trong tổ chức nộp đơn cho các vị trí tuyển dụng phù hợp với kỹ năng và nhu cầu của họ
• Thăng chức: Đánh giá và xem xét việc thăng chức cho nhân viên hiện tại nếu họ có năng lực và tiềm năng phát triển cho vị trí mới
• Liên hệ với cựu nhân viên: Mở rộng mạng lưới liên lạc để tiếp cận với cựu nhân viên hoặc người đã nghỉ hưu có thể quan tâm đến việc trở lại làm việc cho tổ chức
• Bằng cách kết hợp sử dụng các nguồn tuyển dụng bên ngoài và bên trong, bạn có thể tăng cơ hội thu hút và tuyển dụng được ứng viên phù hợp nhất cho tổ chức của mình

>>> XEM THÊM: GỢI Ý TOP 8 KÊNH TUYỂN DỤNG UY TÍN NHẤT HIỆN NAY

Bước 4: Sơ tuyển và sàng lọc ứng viên

Sau khi đã thu thập được các hồ sơ ứng viên, bước tiếp theo là sàng lọc và sơ tuyển một cách hiệu quả. Đây là quy trình quan trọng giúp thu hẹp danh sách ứng viên và tìm ra những ứng viên có tiềm năng phù hợp nhất cho vị trí tuyển dụng. Dưới đây là cách triển khai quy trình này:

• Sử dụng hệ thống theo dõi ứng viên (ATS): ATS là một công cụ quan trọng giúp quản lý và sắp xếp các hồ sơ ứng viên một cách tự động. Sử dụng ATS để quét và lọc các hồ sơ dựa trên các tiêu chí như kỹ năng, kinh nghiệm, và bằng cấp, từ đó tạo ra danh sách ứng viên tiềm năng
• Tiến hành sàng lọc qua điện thoại: Sau khi có danh sách ứng viên tiềm năng từ ATS, tiến hành cuộc gọi sàng lọc qua điện thoại để thu thập thêm thông tin và đánh giá kỹ năng và sự phù hợp của ứng viên với vị trí công việc. Đây là cơ hội để tạo ra một danh sách ngắn gọn các ứng viên tiềm năng cho giai đoạn phỏng vấn tiếp theo
• Kiểm tra trước tuyển chọn: Trong quá trình sàng lọc, tiến hành kiểm tra trước tuyển chọn để đảm bảo các ứng viên đáp ứng các tiêu chí cơ bản của vị trí tuyển dụng như độ tuổi, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, và khả năng giao tiếp. Điều này giúp thu hẹp danh sách ứng viên và tiết kiệm thời gian cho các bước phỏng vấn sau này

Bằng cách triển khai quy trình sơ tuyển và sàng lọc ứng viên một cách cẩn thận và hiệu quả, bạn có thể tạo ra một danh sách ngắn các ứng viên có tiềm năng và phù hợp nhất với vị trí tuyển dụng, từ đó gia tăng khả năng thành công của quá trình tuyển dụng.

Bước 5: Phỏng vấn trực tiếp

Giai đoạn phỏng vấn trực tiếp đóng vai trò quan trọng trong quy trình tuyển dụng, giúp đánh giá sự phù hợp của ứng viên với vị trí công việc và với văn hóa của tổ chức. Dưới đây là cách triển khai bước này:

• Tiến hành phỏng vấn sau sàng lọc qua điện thoại: Sau khi hoàn thành bước sàng lọc qua điện thoại và có được danh sách ứng viên ngắn gọn, tiến hành cuộc phỏng vấn trực tiếp ngay lập tức. Điều này giúp duy trì sự hứng thú và tiết kiệm thời gian cho cả ứng viên và nhà tuyển dụng
• Tạo môi trường phỏng vấn thoải mái: Tạo ra một môi trường phỏng vấn thoải mái và không gây áp lực cho ứng viên. Điều này giúp họ cảm thấy tự tin và thoải mái để thể hiện bản thân. Đồng thời, cung cấp nhiều góc nhìn và cơ hội cho ứng viên để họ có thể hiểu rõ hơn về văn hóa và môi trường làm việc của tổ chức
• Chuẩn hóa câu hỏi phỏng vấn: Chuẩn hóa câu hỏi phỏng vấn giúp đảm bảo rằng tất cả các ứng viên được đánh giá đồng đều. Câu hỏi nên tập trung vào các kỹ năng và năng lực cụ thể cần thiết cho vị trí công việc. Ngoài ra, khuyến khích ứng viên đặt câu hỏi về công ty để đánh giá mức độ quan tâm và sự liên kết của họ với tổ chức
• Đánh giá dựa trên kỹ năng: Cân nhắc việc kết hợp các đánh giá dựa trên kỹ năng để đảm bảo rằng các kỹ năng và năng lực cụ thể yêu cầu của vị trí công việc được đánh giá một cách toàn diện và chính xác

Bước 6: Lời mời làm việc và ký kết hợp đồng

Sau khi đã quyết định chọn lựa ứng viên phù hợp, quá trình tuyển chọn tiếp tục với việc gửi lời mời làm việc và ký kết hợp đồng lao động. Dưới đây là cách triển khai bước này:

• Liên hệ trực tiếp với ứng viên: Sau khi quyết định chọn lựa, liên hệ trực tiếp với ứng viên được chọn để thông báo về quyết định và gia hạn lời mời làm việc. Giao tiếp trực tiếp giúp tạo ra một môi trường tin cậy và giải đáp mọi thắc mắc mà ứng viên có thể có
• Cung cấp thư mời làm việc chi tiết: Gửi cho ứng viên một thư mời làm việc chứa đựng các thông tin cần thiết như tiền lương, phúc lợi, ngày bắt đầu làm việc, và các điều khoản và điều kiện làm việc. Thư mời nên được soạn thảo một cách cẩn thận và chính xác để tránh hiểu lầm hoặc bất kỳ tranh chấp nào sau này
• Đàm phán và ký kết hợp đồng lao động: Chuẩn bị cho quá trình đàm phán về các điều khoản và điều kiện làm việc cụ thể. Đảm bảo rằng cả hai bên đều hiểu và đồng ý với các điều khoản trong hợp đồng lao động. Sau khi hoàn tất, ký kết hợp đồng lao động để chính thức xác nhận mối quan hệ lao động giữa nhà tuyển dụng và ứng viên

4. Các kỹ năng cần có của trưởng phòng nhân sự

Vai trò của trưởng phòng nhân sự đòi hỏi một loạt các kỹ năng đa dạng để quản lý hiệu quả nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Trong đó trưởng phòng nhân sự cần phải đáp ứng 2 kỹ năng cứng và mềm như sau.

4.1. Kỹ năng cứng của trưởng phòng nhân sự

Việc xác định các kỹ năng cứng của ứng viên lý tưởng là một phần không thể thiếu trong quá trình phát triển quy trình tuyển dụng giám đốc nhân sự một cách suôn sẻ. Dưới đây là danh sách các kỹ năng cứng quan trọng mà bạn nên tìm kiếm ở ứng viên của mình:

Chiến lược thu hút và tuyển dụng nhân tài

• Thiết lập chiến lược thu hút nhân tài phù hợp để hỗ trợ mục tiêu kinh doanh
• Sử dụng các phương pháp tuyển dụng khác nhau như tìm kiếm nguồn ứng viên thụ động, chương trình giới thiệu nhân viên, tuyển sinh tại trường và tuyển dụng nội bộ
• Thành thạo trong việc tuyển dụng nhân tài làm việc tự do và làm việc với các nhà thầu hoặc nhà tư vấn độc lập

Quản lý hiệu suất

• Đánh giá hiệu suất của nhân viên và đề xuất biện pháp cải thiện
• Tạo môi trường làm việc khuyến khích, nơi mà nhân viên cảm thấy được đánh giá và đồng cảm
• Xác định và khen thưởng những người có thành tích xuất sắc, cũng như xử lý những vấn đề về hiệu suất

Giữ chân nhân viên

• Xây dựng văn hóa làm việc tích cực và hòa nhập
• Cung cấp cho nhân viên sự linh hoạt và cơ hội phát triển
• Thường xuyên tổ chức các cuộc họp riêng và tạo ra cơ hội phát triển cho nhân viên

Quản lý phúc lợi và bồi thường

• Thiết kế và quản lý các chương trình lương thưởng và phúc lợi hấp dẫn
• Đảm bảo công bằng trong việc trả lương và phúc lợi cho nhân viên, loại bỏ sự chênh lệch về lương
• Tuân thủ luật lao động và các quy định liên quan

Kiến thức luật lao động

• Hiểu biết sâu sắc về luật lao động để đảm bảo tuân thủ các chính sách và thủ tục của công ty
• Xây dựng mối quan hệ lành mạnh với nhân viên và bảo vệ quyền lợi của họ
• Phân tích và giải quyết các vấn đề pháp lý tiềm ẩn liên quan đến lao động

Phân tích nhân sự

• Sử dụng phân tích dữ liệu để hỗ trợ quản lý nhân sự và dự đoán xu hướng
• Đảm bảo rằng tổ chức sử dụng tối đa khả năng phân tích con người để tạo ra dự đoán nhất quán và đáng tin cậy

4.2. Kỹ năng mềm của trưởng phòng nhân sự

Kỹ năng mềm là yếu tố quan trọng và không thể thiếu của người quản lý nhân sự. Thành công của họ phụ thuộc vào khả năng giao tiếp hiệu quả, đồng cảm và khả năng lãnh đạo mạnh mẽ để đưa ra quyết định và hướng dẫn nhân viên trong môi trường làm việc đa dạng và phức tạp.

Dưới đây là một số kỹ năng mềm cần thiết nhất mà bạn nên tìm kiếm ở người quản lý nhân sự:

Kỹ năng lãnh đạo mạnh mẽ:

• Có khả năng truyền cảm hứng và động viên nhân viên
• Biết cách hướng dẫn và chỉ đạo nhóm làm việc theo mục tiêu cụ thể
• Hiểu và linh hoạt trong việc điều chỉnh phong cách lãnh đạo phù hợp với từng tình huống và nhóm nhân viên

Kỹ năng giao tiếp và giao tiếp:

• Xây dựng và duy trì mối quan hệ mạnh mẽ với nhân viên, ứng viên và các bộ phận khác trong công ty
• Lắng nghe tích cực và giải quyết xung đột một cách hiệu quả
• Sử dụng sự đồng cảm và thấu hiểu để tạo ra môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ

Suy nghĩ chiến lược:

• Xây dựng và triển khai các chiến lược tổ chức cấp cao để đạt được mục tiêu kinh doanh
• Quản lý và phân bổ nguồn lực để hỗ trợ các mục tiêu chiến lược
• Liên kết và làm việc với các bộ phận khác để thúc đẩy sự phát triển và đạt được kết quả mong muốn

Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian:

• Quản lý nhiều dự án và quy trình tuyển dụng cùng một lúc một cách có tổ chức
• Sắp xếp thứ tự ưu tiên công việc và quản lý thời gian một cách hiệu quả
• Lên kế hoạch cho lịch trình làm việc cá nhân và của nhóm để đảm bảo hiệu suất làm việc cao nhất

Kỹ năng mềm này không chỉ giúp người quản lý nhân sự tạo ra một môi trường làm việc tích cực mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển và thúc đẩy sự thành công của tổ chức.

5. Q&A về tuyển dụng trưởng phòng nhân sự

Dưới đây là một số câu hỏi và câu trả lời phổ biến về quá trình tuyển dụng trưởng phòng nhân sự.

5.1. Tuyển trưởng phòng nhân sự giỏi ở đâu?

Việc tuyển dụng một trưởng phòng nhân sự giỏi đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng và sử dụng nhiều kênh khác nhau để thu hút ứng viên chất lượng. Dưới đây là một số nơi bạn có thể tìm kiếm ứng viên phù hợp cho vị trí này:

• Trang web việc làm trực tuyến: Sử dụng các trang web việc làm như LinkedIn, Glassdoor, Indeed, Monster để đăng tin tuyển dụng và tìm kiếm ứng viên phù hợp. Đây là những nền tảng phổ biến và có lượng người dùng lớn, giúp bạn tiếp cận đa dạng ứng viên
• Mạng lưới chuyên gia: Tận dụng mạng lưới chuyên gia trong lĩnh vực nhân sự. Có thể thông qua các tổ chức nhân sự, hội thảo, sự kiện ngành nghề, hoặc kết nối với các chuyên gia trên LinkedIn để tìm kiếm ứng viên có kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp
• Các trường đại học và trường học chuyên ngành: Thăm các trường đại học hoặc trường học chuyên ngành nhân sự để tìm kiếm các sinh viên hoặc cựu sinh viên có tiềm năng. Các chương trình đào tạo nhân sự thường có cơ hội hợp tác với doanh nghiệp để cung cấp cơ hội thực tập và việc làm cho sinh viên
• Các cộng đồng và tổ chức ngành nghề: Tham gia các cộng đồng và tổ chức liên quan đến lĩnh vực nhân sự như Hiệp hội Quản lý Nhân sự (SHRM), Viện Vốn Con người (HCI), để kết nối và tìm kiếm ứng viên có kinh nghiệm và sự hiểu biết sâu sắc về ngành nghề
• Truyền miệng: Sử dụng quảng cáo miệng từ các nhân viên hiện tại, đối tác hoặc người quen để tìm kiếm ứng viên có tiềm năng. Đôi khi, việc này có thể dẫn đến việc tìm ra ứng viên ưu tú mà bạn có thể không tìm thấy qua các kênh truyền thống

5.2. Mức lương của trưởng phòng nhân sự giỏi

Mức lương của trưởng phòng nhân sự giỏi ở Việt Nam cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như kích thước và ngành công nghiệp của công ty, địa điểm, kinh nghiệm và trình độ của ứng viên, cũng như tình trạng thị trường lao động. Dưới đây là một phân tích tổng quan về mức lương của trưởng phòng nhân sự giỏi ở Việt Nam:

• Quy mô của công ty: Trong các công ty lớn hoạt động trong các ngành công nghiệp như công nghệ, tài chính và dịch vụ chăm sóc sức khỏe, mức lương có thể cao hơn so với các công ty nhỏ hoặc trong các ngành công nghiệp truyền thống như sản xuất và xây dựng
• Địa điểm: Mức lương ở các thành phố lớn và khu vực có chi phí sinh hoạt cao như Hà Nội và TP.HCM có thể cao hơn so với các khu vực nông thôn hoặc các thành phố nhỏ hơn
• Kinh nghiệm và trình độ: Những người có kinh nghiệm và trình độ cao hơn thường được trả mức lương cao hơn. Những người có bằng cấp cao, chứng chỉ hoặc các chứng chỉ chuyên môn cũng có thể đòi hỏi mức lương cao hơn
• Trách nhiệm và phạm vi công việc: Mức lương cũng phản ánh trách nhiệm và phạm vi công việc của trưởng phòng nhân sự. Những người có trách nhiệm quản lý một nhóm lớn, thực hiện chiến lược nhân sự và đóng góp vào quyết định chiến lược tổng thể của công ty thường được trả mức lương cao hơn
• Thị trường lao động: Tình trạng thị trường lao động và cạnh tranh giữa các công ty cũng ảnh hưởng đến mức lương của trưởng phòng nhân sự. Các yếu tố như tình trạng kinh tế, lạm phát và nhu cầu về nhân lực cũng có thể ảnh hưởng đến mức lương

Tùy thuộc vào các yếu tố trên, mức lương của trưởng phòng nhân sự giỏi ở Việt Nam có thể dao động từ khoảng 20 triệu đến 60 triệu đồng trên tháng tùy theo tình hình cụ thể của từng công ty và thị trường lao động.

6. Kết luận

Trong quá trình tuyển dụng trưởng phòng nhân sự giỏi và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp, điều quan trọng là tìm kiếm ứng viên không chỉ có kiến thức chuyên môn sâu rộng mà còn phải có khả năng thích ứng và hòa nhập với văn hóa tổ chức. Trưởng phòng nhân sự lý tưởng không chỉ là người hiểu rõ và áp dụng các phương pháp tuyển dụng tiên tiến, mà còn là người có khả năng thúc đẩy và duy trì một môi trường làm việc tích cực và hòa đồng. 

Trưởng phòng nhân sự cũng cần có kỹ năng giao tiếp xuất sắc để xây dựng mối quan hệ lành mạnh với cả nhân viên và các bộ phận khác trong công ty. Đặc biệt sự phù hợp với văn hóa doanh nghiệp là yếu tố không thể thiếu. Bởi nó giúp trưởng phòng nhân sự hiểu và thích ứng với giá trị, mục tiêu và phong cách làm việc của tổ chức từ đó tạo ra sự đồng thuận và thành công bền vững.

Thông qua bài viết trên, Trường Doanh Nhân HBR mong rằng doanh nghiệp sẽ có những chiến lược tuyển trưởng phòng nhân sự giỏi, tiềm năng. Đừng quên lưu lại những phương pháp, quy trình tuyển dụng hiệu quả ở trên nhé.