CÁCH LẬP KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ BÀI BẢN GIÚP CHIÊU MỘ NHÂN TÀI

Sở hữu đội ngũ nhân viên tài năng là tài sản quý giá nhất của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để chiêu mộ được nhân tài, công ty phải xây dựng được kế hoạch tuyển dụng nhân sự bài bản theo năm, chứ không phải theo tháng như nhiều doanh nghiệp đang làm. Vậy làm thế nào để xây dựng được quy trình tuyển dụng hiệu quả? Câu trả lời sẽ được Trường Doanh Nhân HBR giải đáp ngay sau đây.

1. Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là gì? 

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự là tài liệu mô phỏng quy trình xác định, thu hút, lựa chọn và tuyển dụng những ứng viên phù hợp với yêu cầu doanh nghiệp. Thông thường, một bản kế hoạch tuyển dụng sẽ bao gồm các thông tin như vị trị tuyển dụng, số nhân sự, yêu cầu chi tiết và chế độ đãi ngộ.

Kế hoạch tuyển dụng thường được xây dựng bởi phòng nhân sự, sau đó được kiểm duyệt bởi giám đốc. Điều này giúp đảm bảo kế hoạch phù hợp với nguồn lực, nhu cầu và giá trị của doanh nghiệp. 

2. Tại sao mọi doanh nghiệp đều cần lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự? 

Xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự yêu cầu công ty đầu tư thời gian và tiền bạc. Tuy nhiên, việc này đóng vai trò vô cùng quan trọng đến chất lượng nhân sự và hiệu quả công việc lâu dài. Cụ thể:

• Tuyển được nhân sự có năng lực và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp: Một kế hoạch tuyển dụng đầy đủ sẽ chỉ rõ yêu cầu, tiêu chí mà ứng viên phải đạt được. Điều này hạn chế việc tuyển dụng theo “cảm tính”, hạn chế tối đa sự thiên vị và chủ quan trong quá trình tuyển dụng. 

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Doanh nghiệp đầu tư tài nguyên xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự ngay từ đầu sẽ giúp tiết kiệm thời gian và chi phí lâu dài. Doanh nghiệp chỉ cần chỉnh sửa chi tiết nhỏ để phù hợp với từng vị trí tuyển dụng, không mất thời gian để xây dựng lại kế hoạch. Bên cạnh đó, việc chọn đúng người theo kế hoạch giảm thiểu tình trạng nhân sự nhảy việc hoặc đào thải do không phù hợp.

• Tránh tình trạng tuyển dụng thừa nhân sự: Lãnh đạo không có tính toán kỹ càng về nhu cầu nhân sự cho từng vị trí dẫn đến việc tuyển dụng thừa. Hậu quả của việc này là năng suất lao động không cao, tiền bạc và thời gian của doanh nghiệp bị lãng phí. 

3. Sai lầm phổ biến khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự 

Lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự có ảnh hưởng lớn đến sự phát triển dài hạn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện, nhiều người gặp phải những sai lầm sau đây khiến kế hoạch chưa hoàn thiện và hiệu quả.

1 - Không xác định rõ mục đích và nhu cầu tuyển dụng

Đây là sai lầm cơ bản nhất khiến cho kế hoạch tuyển dụng nhân viên mới trở nên mơ hồ và không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần phải xác định rõ số lượng, chất lượng, vị trí, kỹ năng, kinh nghiệm và trình độ của người lao động cần tuyển. Ngoài ra, quý chủ doanh nghiệp cũng cần phải dự báo được nhu cầu tuyển dụng trong tương lai để có thể chuẩn bị nguồn lực kịp thời.

2 - Không xác định được chân dung ứng viên mong muốn

Nhiều doanh nghiệp không vẽ được chân dung ứng viên mình mong muốn tuyển dụng. Vì vậy, đứng trước hàng ngàn CV, doanh nghiệp không biết cách chọn lọc sao cho hiệu quả. Hậu quả là doanh nghiệp tuyển dụng người không phù hợp và bỏ lỡ nhiều nhân tài. 

3 - Không đầu tư xây dựng và quảng bá thương hiệu tuyển dụng

Thương hiệu tuyển dụng là một trong những cách thu hút ứng viên hiệu quả hàng đầu. Một thương hiệu tuyển dụng mạnh mẽ sẽ tạo lòng tin, khiến nhân sự tiềm năng sẵn sàng nộp CV về cho doanh nghiệp. Đây là yếu tố khiến doanh nghiệp của anh chị nổi bật so với đối thủ cạnh tranh trong mắt nhân tài.  

4 - Không có quy trình tuyển dụng rõ ràng và minh bạch

Quy trình tuyển dụng nhân sự là các bước mà doanh nghiệp thực hiện để chọn lọc và đưa ra quyết định cuối cùng về việc nhận hay từ chối ứng viên. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp chưa xây dựng một quy trình tuyển dụng rõ ràng và minh bạch. Điều này gây nên sự nghi ngờ cho ứng viên, giảm uy tín và hình ảnh của thương hiệu. 

4. Khi nào nên lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự để đạt được mục tiêu kinh doanh

Lựa chọn thời điểm lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cũng vô cùng quan trọng. Thời điểm tuyển dụng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng ứng viên cũng như kế hoạch đào tạo sau này. Thời điểm thích hợp nhất để doanh nghiệp tiến hành lập kế hoạch tuyển dụng là từ 2 - 3 tháng cuối năm.

Đây là thời điểm thích hợp để doanh nghiệp hoàn thành tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới trước khi thực hiện chiến lược kinh doanh cho năm sau. Nếu thực hiện muộn hơn, doanh nghiệp sẽ không đủ thời gian để nhân sự hòa nhập với doanh nghiệp và được trang bị đủ kiến thức, kỹ năng cho công việc. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chất lượng của kế hoạch kinh doanh. 

🔴Bài toán tuyển dụng & giữ chân nhân tài là điều mà các chủ doanh nghiệp phải nhức nhối khi điều hành tổ chức. Thấu hiểu điều này, Trường doanh nhân HBR kết hợp cùng Mr. Tony Dzung xây dựng khóa đào tạo THU HÚT VÀ GIỮ CHÂN NHÂN TÀI BẰNG VĂN HÓA DOANH NGHIỆP, đồng hành cùng các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp trong hành trình "làm Sếp" hiệu quả và hạnh phúc hơn.

5. 8 bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự bài bản hiệu quả

Biết cách xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự sẽ giúp công ty thu hút nhân sự tài năng, tạo giá trị bền vững cho doanh nghiệp. Cùng Trường Doanh Nhân HBR tìm hiểu 10 bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự bài bản và hiệu quả nhất.

5.1. Xây dựng thương hiệu tuyển dụng uy tín và chất lượng

Xây dựng thương hiệu tuyển dụng là cách doanh nghiệp truyền thông về tầm nhìn, giá trị khác biệt của mình so với đối thủ. Theo một nghiên cứu có đến 77% ứng viên xem xét độ phù hợp của văn hóa doanh nghiệp với bản thân trước khi nộp đơn ứng tuyển. 

Vì thế, trước khi bắt đầu lập một kế hoạch tuyển dụng nhân sự, doanh nghiệp hãy xác định rõ ràng văn hóa doanh nghiệp và lan tỏa nó một cách rộng rãi. Đây là cách tốt nhất để doanh nghiệp thu hút những ứng viên tiềm năng lựa chọn ứng tuyển và sẵn sàng cống hiến cho tổ chức.

5.2. Xác định nhu cầu tuyển dụng

Tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định được nhu cầu tuyển dụng khi lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Đây là bước quan trọng để biết bạn chính xác số lượng nhân viên cần tuyển dụng dựa trên yếu tố trong và ngoài công ty. Để nắm bắt được nhu cầu tuyển dụng hãy làm theo các bước sau đây: 

• Đánh giá nguồn nhân lực hiện có: Xem xét số lượng, chất lượng, khả năng và tiềm năng của nhân viên hiện tại, cũng như dự báo sự thay đổi của họ trong tương lai.

• So sánh nhu cầu và nguồn nhân lực: Xác định sự chênh lệch giữa nhu cầu và nguồn nhân lực, cũng như các giải pháp để khắc phục chênh lệch đó, như tuyển dụng mới, đào tạo, thăng tiến, điều chuyển hay thu hẹp biên chế

Ví dụ, để tuyển nhân sự sales, doanh nghiệp cần xem xét hiện tại phòng Sales có bao nhiêu nhân sự, hiệu suất làm việc trung bình ra sao. Đồng thời, quản lý cũng cần nhận định nhân sự nào có tiềm năng tiến bộ trong tương lai và nhân sự nào không gắn bó lâu dài. Như vậy, chủ doanh nghiệp sẽ biết được phòng Sales cần bao nhiêu nhân sự để đạt được mục tiêu đề ra. 

▶️XEM THÊM: CÁCH TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN KINH DOANH CÓ NĂNG LỰC, THIỆN CHIẾN, CAM KẾT CAO

5.3. Xác định kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho từng vị trí tuyển dụng 

Trong kế hoạch tuyển dụng nhân sự không thể thiếu phần yêu cầu kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho vị trí tuyển dụng. Đây là yếu tố giúp nhà tuyển dụng thu hút được ứng viên phù hợp, đánh giá được khả năng của họ và đưa ra được quyết định tuyển dụng chính xác. 

Để xác định những yêu cầu cần thiết cho vị trí tuyển dụng, doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình ASK, bao gồm ba yếu tố chính: Thái độ (Attitude), Kỹ năng (Skill) và Kiến thức (Knowledge). Ví dụ, doanh nghiệp của bạn đang tuyển dụng vị trí nhân viên kinh doanh thì ứng viên được chọn cần đáp ứng những yêu cầu sau: 

• Thái độ (Attitude): Chịu được áp lực, có khả năng tự học và cải thiện bản thân, có trách nhiệm; nhiệt tình và tích cực

• Kỹ năng (Skills): Kỹ năng giao tiếp và thuyết phục; kỹ năng lắng nghe và phản hồi; kỹ năng xử lý phản hồi và khiếu nại; kỹ năng sử dụng công cụ CRM

• Kiến thức (Knowledge): Kiến thức về sản phẩm/dịch vụ của công, Kiến thức về thị trường, đối thủ cạnh tranh và xu hướng ngành, kiến thức về khách hàng mục tiêu, nhu cầu và mong muốn.

Doanh nghiệp cần liệt kê toàn bộ những kiến thức, kỹ năng doanh nghiệp yêu cầu trong kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Sau đó, hãy đặt những yêu cầu này vào khung năng lực nhân sự, đánh giá năng lực của ứng viên theo thứ tự: Không đáp ứng, Đáp ứng một phần, Đáp ứng, Vượt mức yêu cầu và Xuất sắc. Ứng viên được chọn nên đáp ứng nhiều nhất những yêu cầu trong khung năng lực nhân sự. 

Khung năng lực nhân sự tuyển dụng nhân viên kinh doanh

5.4. Xây dựng bản mô tả công việc hấp dẫn

Sau khi biết được những kiến thức, kỹ năng cần thiết cho vị trí tuyển dụng thì doanh nghiệp cần có một bản mô tả công việc hấp dẫn. Bản mô tả phải nêu đầy đủ các thông tin sau: vị trí tuyển dụng, mô tả công việc, yêu cầu công việc, quyền lợi và lương thưởng, thông tin liên hệ.

Tuy nhiên, một bản mô tả công việc thu hút được ứng viên tiềm năng phải nổi bật hơn so với đối thủ. Nếu doanh nghiệp của bạn không cạnh tranh được về lương thưởng với đối thủ, hãy đề xuất những giá trị EVP hấp dẫn khác. Ví dụ, doanh nghiệp có thời gian và lộ trình thăng tiến rõ ràng, cơ hội được học tập và phát triển không ngừng.   

Công ty Bất động sản Thiên Khôi có bản mô tả công việc cho vị trí nhân viên kinh doanh hấp dẫn và nổi bật so với đối thủ. Doanh nghiệp công khai quy trình đào tạorõ ràng cho nhân sự sales. Điều này không chỉ tạo lòng tin cho ứng viên mà còn giúp ứng viên nhìn thấy cơ hội phát triển tại doanh nghiệp.

5.5 Lựa chọn kênh đăng tin tuyển dụng 

Trong kế hoạch tuyển dụng nhân sự, chủ doanh nghiệp cần cân nhắc và lựa chọn kênh đăng tin tuyển dụng hiệu quả và phù hợp nhất. Doanh nghiệp có thể lựa chọn những kênh miễn phí như Website, Fanpage của doanh nghiệp, hoặc các hội nhóm tuyển dụng trên Facebook. Bên cạnh đó, các kênh tuyển dụng trả khí như VietnamWorks, TopCV, CareerBuilder cũng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. 

Việc lựa chọn kênh đăng tin tuyển dụng sẽ phục thuộc vào một số yếu tố như: 

• Mục tiêu tuyển dụng: Doanh nghiệp cần xác định số lượng, vị trí, kỹ năng và kinh nghiệm của ứng viên trước khi chọn kênh tuyển dụng. Ví dụ doanh nghiệp cần tuyển nhiều nhân sự, không đòi hỏi cao về kinh nghiệm có thể đăng tin trên các hội nhóm miễn phí trên Facebook. Ngược lại, doanh nghiệp muốn tuyển nhân sự cấp cao, với lý lịch rõ ràng, kinh nghiệm và kỹ năng cao nên chọn những trang tính phí uy tín

• Ngân sách tuyển dụng: Ngân sách tuyển dụng sẽ ảnh hưởng đến lựa chọn kênh đăng tin tuyển dụng có tính phí hay miễn phí, có thể tiếp cận được bao nhiêu ứng viên

• Thị trường lao động: Thị trường lao động cạnh tranh hay không cạnh tranh, nhiều hay ít ứng viên cũng quyết định đến việc lựa chọn kênh đăng tin tuyển dụng. Ví dụ, với những thị trường ít ứng viên, doanh nghiệp cần lựa chọn các kênh dễ dàng tiếp cận như mạng xã hội hay app tuyển dụng uy tín. 

5.6. Kế hoạch 3 bước chọn lọc nhân sự

Kế hoạch tuyển dụng nhân sự không chỉ dừng lại ở việc thu hút ứng viên ra sao mà còn là cách chọn lọc ứng viên như thế nào. Doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình chọn lọc rõ ràng, minh bạch và hiệu quả. Khi nhận được CV từ ứng viên, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch lựa chọn ứng viên theo 3 bước: 

• Phỏng vấn ứng viên qua điện thoại: Mục đích của bước này là xác nhận lại thông tin, đánh giá sơ bộ về thái độ và mong muốn tiếp tục tham gia vòng tuyển dụng tiếp theo

• Phỏng vấn trực tiếp: Đây là vòng để phòng tuyển dụng và phòng chuyên môn đánh giá về thái độ, năng lực và kiến thức của ứng viên

• Thực hiện bài test: Thông qua bài kiểm tra, doanh nghiệp đánh giá được năng lực thực sự của ứng viên, đồng thời xác minh mức độ chính xác của thông tin ứng viên trả lời trong vòng phỏng vấn

Đối với nhiều doanh nghiệp, ở những vị trí quan trọng sẽ có 2 đến 3 vòng phỏng vấn trực tiếp để hiểu có cái nhìn chính xác về nhân sự. Tùy vào từng vị trí và yêu cầu tuyển dụng mà doanh nghiệp có thể điều chỉnh 3 bước cho phù hợp

5.7. Lập dự trù ngân sách cho kế hoạch tuyển dụng nhân sự 

Sau khi đã có những thông tin cơ bản, doanh nghiệp cần tổng hợp và lên nội dung chi tiết cho kế hoạch tuyển dụng nhân sự. Để lập được bản dự trù kinh phí, doanh nghiệp cần dựa vào nhu cầu, cách thức tuyển dụng đã lựa chọn phía trên, sau đó: 

• Ước tính chi phí tuyển dụng nhân sự: Doanh nghiệp cần tính toán chi phí liên quan như chi phí đăng tin tuyển dụng lên các website, các app, chi phí quảng cáo, chi phí sàng lọc, chi phí phỏng vấn, chi phí đào tạo và một số chi phí phát sinh khác. 

• So sánh ngân sách tuyển dụng nhân sự với nguồn lực tài chính: Sau đó, doanh nghiệp cần đối chiếu ngân sách tuyển dụng nhân sự với nguồn lực tài chính có sẵn của doanh nghiệp, xem xét khả năng thanh toán và hiệu quả đầu tư.

• Điều chỉnh và duyệt ngân sách tuyển dụng nhân sự: Cuối cùng, hãy kiểm tra lại ngân sách tuyển dụng nhân sự, điều chỉnh nếu cần thiết và trình duyệt cho cấp quản lý cao hơn để phê duyệt

5.7. Lên nội dung chi tiết cho kế hoạch tuyển dụng nhân sự  

Cuối cùng, doanh nghiệp cần lập một kế hoạch tuyển dụng chi tiết và đầy đủ nhất. Bản nội dung này cần chứ các thông tin sau: 

• Thông tin công ty

• Thông tin về kế hoạch tuyển dụng như: ngày lập kế hoạch, ngày dự kiến tuyển dụng, mục đích và số lượng tuyển dụng

• Thông tin về các vị trí tuyển dụng: Tên vị trí, mô tả công việc, yêu cầu công việc

• Mức lương và phúc lợi

• Quy trình tuyển dụng: Mô tả các bước chi tiết, đầy đủ để tuyển dụng nhân sự từ bước đăng tin, lọc hồ sơ, các vòng phỏng vấn, kiểm tra, lựa chọn. 

• Kinh phí tuyển dụng

• Phương án tái cơ cấu nhân sự (nếu có)

• Các mốc thời gian thực hiện kế hoạch: ngày đăng tin tuyển dụng, thời gian tiếp nhận hồ sơ, thời gian phỏng vấn và thông báo kết quả tới ứng viên

• Hội đồng tuyển dụng: Liệt kê tên và chức danh của thành viên thuộc hội đồng tuyển dụng. Đồng thời, doanh nghiệp cần nêu lên được vai trò của từng người trong quá trình tuyển dụng.

5.8. Đo độ hiệu quả và đưa ra điều chỉnh kịp thời

Sau khi hoàn thành kế hoạch tuyển dụng nhân sự, doanh nghiệp cần thực hiện nó, quan sát và đánh giá mức độ hiệu quả. Doanh nghiệp cần nhìn nhận được những điểm mạnh, điểm yếu của bản kế hoạch để kịp thời điều chỉnh. Ví dụ, doanh nghiệp nhận thấy kênh tuyển dụng miễn phí không đem lại được hồ sơ chất lượng, gây lãng phí thời gian và tiền bạc của công ty thì cần kịp thời thay đổi kênh đăng tin. Hoặc khi tuyển dụng, nhân sự đáp ứng được những yêu cầu đã đề ra nhưng vẫn không thể hoàn thành tốt công việc thì doanh nghiệp cần xem xét lại các tiêu chí ASK đầy đủ chưa để bổ sung kịp thời.  

6. Mẫu kế hoạch tuyển dụng nhân sự đầy đủ và chi tiết nhất 

Nếu chủ doanh nghiệp vẫn chưa hình dung được một kế hoạch tuyển dụng nhân sự đầy đủ, chi tiết ra sao thì có thể tham khảo mẫu kế hoạch dưới đây: 

Một số lưu ý khi lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự mà doanh nghiệp cần quan tâm: 

• Doanh nghiệp cần xác định rõ vai trò của việc xây dựng kế hoạch tuyển dụng với sự phát triển của công ty. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp không đầu tư vào bước này và chị tuyển dụng sơ sài để lấp nhân sự vào chỗ trống. 

• Trước khi xây dựng kế hoạch tuyển dụng, phải xác định mức độ ưu tiên của việc tuyển dụng và vị trí tuyển dụng. Chủ doanh nghiệp cần xác định, nộ phần nào đang là quan trọng nhất và không thể thiếu nhân sự, cần tuyển dụng trước. Đồng thời, quản lý cần xem xét các vị trí đó có thể đào tạo nhân sự hiện có hoặc luân chuyên nhân sự phòng ban khác để thay thế không hay cần tuyển nhân sự mới. 

• Kế hoạch tuyển dụng cần có đầy đủ thông tin cơ bản để khi xét duyệt, lãnh đạo có thể thấy bức tranh tổng quan về quá trình tuyển dụng. Đồng thời, bản kế hoạch cần được xét duyệt và chỉnh sửa cẩn thận, liên tục để đạt được hiệu quả tối đa.

Đầu tư xây dựng kế hoạch tuyển dụng nhân sự bài bản chính là khoản đầu tư dài hạn về yếu tố con người cho doanh nghiệp. Với một kế hoạch tuyển dụng hiệu quả, chủ doanh nghiệp có thể xây dựng được đội ngũ nhân viên chất lượng và tạo nhiều giá trị. Hy vọng qua bài viết trên, Trường Doanh Nhân HBR đã giúp chủ doanh nghiệp biết cách lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho mình.