Mục lục [Ẩn]
- 1. Chân dung ứng viên là gì?
- 2. Hướng dẫn 5 bước xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng
- 2.1. Nghiên cứu về doanh nghiệp
- 2.2. Nghiên cứu vị trí tuyển dụng
- 2.3. Khảo sát thu thập ý kiến từ các đối tượng liên quan
- 2.4. Tiến hành xây dựng chân dung ứng viên hoàn chỉnh
- 2.5. Kiểm tra và điều chỉnh lại
- 3. Chân dung ứng viên được tạo nên từ những yếu tố cơ bản nào?
- 4. Ý nghĩa của việc xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng
Chân dung ứng viên là công cụ hữu ích giúp nhà tuyển dụng dễ dàng nhận ra ứng viên tiềm năng trong hàng trăm, thậm chí là hàng nghìn CV gửi về doanh nghiệp. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Trường Doanh Nhân HBR tìm hiểu chân dung ứng viên là gì và làm thế nào để xây dựng chân dung ứng viên hiệu quả.
1. Chân dung ứng viên là gì?
Chân dung ứng viên (Candidate persona) là một bản miêu tả chi tiết về ứng viên lý tưởng cho một vị trí công việc cụ thể trong doanh nghiệp. Chân dung ứng viên giúp làm rõ những kỹ năng, trình độ học vấn, kinh nghiệm, đặc điểm tính cách và hành vi mà nhà tuyển dụng mong đợi từ ứng viên.
Xác định chân dung ứng viên sẽ mang lại cái nhìn sâu sắc về những yếu tố thu hút hoặc gây do dự cho ứng viên đối với doanh nghiệp. Từ đó, nhà tuyển dụng có thể tập trung vào việc thu hút và chọn lọc những ứng viên phù hợp nhất với vị trí công việc cũng như văn hóa của công ty.
2. Hướng dẫn 5 bước xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng
Quá trình xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng gồm 5 bước cơ bản, đó là nghiên cứu về doanh nghiệp, nghiên cứu về vị trí tuyển dụng, khảo sát các đối tượng liên quan, xây dựng chân dung ứng viên, kiểm tra và điều chỉnh lại.
2.1. Nghiên cứu về doanh nghiệp
Một ứng viên tiềm năng không nhất thiết phải là ứng viên giỏi nhất mà là người phù hợp nhất với doanh nghiệp. Do vậy, để tìm kiếm một ứng viên thực sự phù hợp với công ty, nhà tuyển dụng phải nghiên cứu kỹ về công ty trên các phương diện sau:
- Lĩnh vực hoạt động và mục tiêu kinh doanh của công ty
- Giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh của công ty
- Văn hoá doanh nghiệp
- Nhu cầu, mong muốn về nhân sự của công ty
Dựa trên những hiểu biết này, nhà tuyển dụng có thể xác định được những phẩm chất mà công ty cần ở ứng viên. Đây là cơ sở quan trọng để lựa chọn ứng viên có khả năng hòa hợp với môi trường làm việc của công ty. Ví dụ, nếu công ty đề cao văn hoá học tập liên tục thì ứng viên tiềm năng phải là những người có tinh thần ham học hỏi và luôn tìm kiếm cơ hội phát triển bản thân.
>>> XEM THÊM: GỢI Ý TOP 8 KÊNH TUYỂN DỤNG UY TÍN NHẤT HIỆN NAY
2.2. Nghiên cứu vị trí tuyển dụng
Nhà tuyển dụng phải xác định được vị trí cần tuyển dụng là gì và các tiêu chí mà doanh nghiệp yêu cầu ứng viên cần đáp ứng ở vị trí công việc ấy. Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng cũng cần xem xét văn hóa phòng ban để tuyển dụng nhân sự phù hợp.
Xác định chức danh cần tuyển dụng
Việc xác định chính xác chức danh công việc có ảnh hưởng đáng kể đến việc lựa chọn đối tượng và địa điểm tuyển dụng. Các công ty có thể sử dụng các chức danh khác nhau cho cùng một vị trí. Tuy nhiên, hãy đảm bảo chọn một chức danh với các từ ngữ thân thiện với Google để ứng viên dễ dàng tìm kiếm thông tin tuyển dụng.
Xác định các tiêu chí tuyển dụng quan trọng
| Tiêu chí | Mô tả |
| Vị trí địa lý | Nhà tuyển dụng cần xác định xem công việc này yêu cầu làm việc trực tiếp tại văn phòng hay có thể làm việc tại nhà, Nếu làm việc trực tiếp tại văn phòng thì cần xem xét khoảng cách giữa nơi ở của ứng viên với khu vực làm việc. Yếu tố này có ảnh hưởng lớn đến khả năng gắn bó của ứng viên với doanh nghiệp. |
| Độ tuổi | Tùy vào từng vị trí tuyển dụng, nhà tuyển dụng cần xác định độ tuổi ứng viên phù hợp. Ngoài ra, nhà tuyển dụng nên cân nhắc độ tuổi trung bình của các nhân sự hiện tại trong công ty khi đưa ra yêu cầu về độ tuổi ứng viên để đảm bảo sự hòa hợp giữa nhân sự mới và nhân sự cũ. |
| Giới tính | Mặc dù giới tính hiện nay không còn là yếu tố phân biệt rõ ràng trong hầu hết các ngành nghề nhưng đối với một số vị trí có yêu cầu đặc biệt về dịch vụ hoặc sức khỏe, nhà tuyển dụng vẫn nên lưu ý đến vấn đề này. Ví dụ, những công việc đòi hỏi sự kiên nhẫn, khéo léo như nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên tư vấn thường ưu tiên nữ giới. Ngược lại, những công việc yêu cầu sức khỏe tốt như tài xế lái xe, nhân viên giao hàng thường ưu tiên nam giới. |
| Trình độ học vấn hoặc các bằng cấp liên quan | Căn cứ vào vị trí công việc, nhà tuyển dụng phải xác định rõ các yêu cầu về trình độ học vấn và bằng cấp của ứng viên. Đây là yếu tố cơ bản để đánh giá ứng viên cho các vị trí chưa có nhiều kinh nghiệm. Đối với các vị trí có tính chất học thuật cao thì yếu tố này cần được xem xét kỹ lưỡng. |
| Kinh nghiệm làm việc | Nhà tuyển dụng cần đưa ra yêu cầu cụ thể về số năm làm việc, vị trí mà ứng viên từng đảm nhận trong quá khứ. Đồng thời, mô tả cụ thể những kinh nghiệm cần thiết cho vị trí đang tuyển dụng và đối chiếu với kinh nghiệm của ứng viên để đánh giá mức độ phù hợp. Bên cạnh đó, nhà tuyển dụng cũng cần xem xét ứng viên có từng làm việc cho công ty đối thủ hay không. |
| Kỹ năng | Các ứng viên thường bỏ qua kỹ năng hoặc mô tả một cách chung chung trong CV. Vì vậy, nhà tuyển dụng cần xác định rõ các kỹ năng lý tưởng cho vị trí tuyển dụng, bao gồm kỹ năng chuyên môn và kỹ năng mềm. |
| Mục tiêu, định hướng nghề nghiệp | Ứng viên có định hướng phát triển cá nhân phù hợp với định hướng của công ty thường có xu hướng cống hiến và gắn bó lâu dài. Do vậy, nhà tuyển dụng cần xem xét định hướng và mục tiêu của công ty để xác định xem ứng viên có mục tiêu nghề nghiệp như thế nào sẽ phù hợp. |
| Sở thích, tính cách, thái độ làm việc | Đây là tiêu chí giúp nhà tuyển dụng xác định xem ứng viên có tính cách và văn hóa phù hợp với văn hóa của doanh nghiệp hay không. Ứng viên có sở thích, tính cách và văn hóa tương thích với công ty sẽ nhanh chóng làm quen và gắn bó lâu dài với công ty. |
| Hành vi tiếp cận công việc | Ứng viên chủ động hay bị động tìm kiếm công việc? Ứng viên tiếp cận công việc qua những kênh hay mối quan hệ nào? Nội dung công việc nào ứng viên thường xuyên tìm kiếm? Việc phân tích hoạt động trực tuyến của ứng viên trên các mạng xã hội và internet sẽ giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về họ, từ đó xây dựng chân dung ứng viên hiệu quả hơn. |
| Người ảnh hưởng | Những ai là người có ảnh hưởng đến quyết định công việc của ứng viên:
|
| Động lực thúc đẩy | Những yếu tố nào khiến ứng viên có động lực làm việc?
Nếu ứng viên đam mê một số hoạt động hoặc có những mối quan tâm cụ thể, nhà tuyển dụng sẽ hiểu rõ hơn cách thu hút họ trong quá trình tuyển dụng. Điều này cũng giúp doanh nghiệp xác định liệu ứng viên đó có phù hợp để gắn bó lâu dài không. |
| Khó khăn | Điều gì khiến ứng viên muốn nghỉ việc? Ứng viên gặp những khó khăn hay trở ngại nào ở vị trí công việc cũ? |
| Tần suất thay đổi công việc | Tần suất thay đổi công việc của ứng viên cho thấy khả năng gắn bó và cam kết lâu dài với công ty. Với những công việc yêu cầu sự gắn bó lâu dài, ứng viên tiềm năng là những người có tấm suất thay đổi công việc thấp. |
| Các thành tựu làm việc trong quá khứ | Đối với các vị trí tuyển dụng cấp cao, nhà tuyển dụng có thể đưa ra các tiêu chí về hiệu suất làm việc hoặc thành tích cá nhân của ứng viên trong quá khứ. |
Dựa vào những tiêu chí trên, nhà tuyển dụng có thể xây dựng chân dung ứng viên lý tưởng, lựa chọn nguồn ứng viên phù hợp và tạo bộ tài liệu tuyển dụng thu hút nhất đối với nhóm ứng viên lý tưởng đó.
2.3. Khảo sát thu thập ý kiến từ các đối tượng liên quan
Trên thực tế, nhà tuyển dụng và trưởng phòng/ban thường ít chia sẻ suy nghĩ chung trong quá trình tuyển dụng, dẫn đến tình trạng tuyển mãi không được người phù hợp. Vì vậy, trước tiên nhà tuyển dụng cần trao đổi với trưởng phòng/ban để nắm rõ những yêu cầu cụ thể. Nhằm thống nhất ý kiến, hai bên có thể sử dụng công cụ MosCOW để trả lời các câu hỏi sau:
- Must Have: Những tiêu chí nào là yêu cầu bắt buộc mà ứng viên phải có? (Ví dụ, ứng viên bắt buộc phải có bằng Cử nhân, bằng IELTS và chứng chỉ tin học)
- Should Have: Những tiêu chí nào sẽ làm cho ứng viên nổi bật hơn so với phần đông ứng viên khác? (Ví dụ như kinh nghiệm làm việc lâu năm hay khả năng xử lý tình huống xuất sắc)
- Could Have: Những tiêu chí nào sẽ làm cho ứng viên trở thành lựa chọn ưu tiên của doanh nghiệp? (Ví dụ, ứng viên có sự phù hợp với văn hoá doanh nghiệp)
- Won't Have: Những tiêu chí nào mà ứng viên có nhưng không mang lại nhiều giá trị cho doanh nghiệp? (Ví dụ, khả năng sử dụng thành thạo excel của ứng viên đối với vị trí telesale có thể không quá quan trọng)
Bên cạnh đó, để xây dựng chân dung ứng viên chính xác, nhà tuyển dụng cũng cần trò chuyện với những nhân viên hiện đang làm việc ở vị trí đó nhằm hiểu rõ về tính chất công việc. Hãy trả lời những câu hỏi sau:
- Họ tìm thấy công việc này ở đâu? Họ thường xuyên truy cập vào kênh nào để tìm kiếm công việc?
- Điều gì khiến họ cảm thấy có động lực làm việc? Lý do nào khiến họ quyết định ứng tuyển vào công ty và điều gì giữ chân họ đến hiện tại?
- Họ mong muốn bản thân sẽ ở vị trí nào trong công ty sau một khoảng thời gian nhất định?
- Những kỹ năng cụ thể nào giúp họ thành công trong công việc hiện tại?
- Điều gì trong văn hoá doanh nghiệp hiện tại khiến họ yêu thích?
>>> XEM THÊM: ỨNG DỤNG MÔ HÌNH BMC ĐỂ LÊN CHIẾN LƯỢC KINH DOANH VÀ XÂY DỰNG CHÂN DUNG ỨNG VIÊN
2.4. Tiến hành xây dựng chân dung ứng viên hoàn chỉnh
Khi kết thúc quá trình nghiên cứu và khảo sát, nhà tuyển dụng đã có đủ thông tin để sàng lọc nhằm xác định chân dung ứng viên lý tưởng cho vị trí cần tuyển. Quá trình này bắt đầu bằng việc loại bỏ những yếu tố không cần thiết, đồng thời tập trung vào các yêu cầu quan trọng nhất. Các yếu tố không cần thiết sẽ được đưa ra xem xét lại khi nhà tuyển dụng cần thu hẹp danh sách ứng viên tiềm năng.
Hãy xác định từ 5 đến 10 tiêu chí quan trọng nhất cho vị trí tuyển dụng. Khi đội ngũ tuyển dụng đã thống nhất về những tiêu chí này, hãy sắp xếp chúng thành các danh mục cụ thể. Sau đó, nhà tuyển dụng có thể tạo chân dung ứng viên theo định dạng văn bản đơn giản hoặc theo định dạng đồ họa hấp dẫn.
Dưới đây là một số mẫu chân dung ứng viên hoàn chỉnh mà doanh nghiệp có thể tham khảo:
Chân dung ứng viên lý tưởng cho vị trí chuyên viên digital marketing
| STT | Tiêu chí | Nội dung |
| 1 | Độ tuổi | 22 - 27 |
| 2 | Giới tính | Nam/nữ |
| 3 | Vị trí địa lý | Cách công ty khoảng 10km |
| 4 | Trình độ học vấn |
|
| 5 | Kinh nghiệm làm việc | Có ít nhất 6 tháng đến 1 năm kinh nghiệm làm việc trong ngành truyền thông, marketing. |
| 6 | Kỹ năng |
|
| 7 | Mục tiêu nghề nghiệp | Có định hướng phát triển lâu dài trong lĩnh vực truyền thông, marketing. |
| 8 | Tính cách, thái độ làm việc |
|
| 9 | Yêu cầu khác |
|
Chân dung ứng viên lý tưởng cho vị trí Trưởng phòng kinh doanh
| STT | Tiêu chí | Nội dung |
| 1 | Độ tuổi | 30 - 35 tuổi |
| 2 | Giới tính | Nam/nữ |
| 3 | Vị trí địa lý | Cách công ty khoảng 10km |
| 4 | Trình độ học vấn |
|
| 5 | Kinh nghiệm làm việc |
|
| 6 | Kiến thức và kỹ năng |
|
| 7 | Mục tiêu nghề nghiệp | Có định hướng phát triển lâu dài trong lĩnh vực quản trị kinh doanh |
| 8 | Tính cách, thái độ làm việc |
|
| 9 | Yêu cầu khác |
|
2.5. Kiểm tra và điều chỉnh lại
Chân dung ứng viên tiềm năng có thể chưa hoàn hảo ngay từ ban đầu. Điều này đòi hỏi nhà tuyển dụng phải liên tục kiểm tra lại và điều chỉnh sau mỗi hoạt động tuyển dụng.
Hãy nhớ rằng những thay đổi trong doanh nghiệp hoặc bối cảnh xã hội cũng có thể ảnh hưởng đến chân dung ứng viên. Ví dụ, dưới ảnh hưởng của đại dịch Covid - 19, yêu cầu về sức khỏe và lịch trình làm việc của ứng viên đã thay đổi một cách mạnh mẽ. Thay vì làm việc trực tiếp tại văn phòng, nhiều công ty mong muốn tuyển dụng những viên chất lượng có thể làm việc hiệu quả tại nhà.
>>> XEM THÊM: TÌM KIẾM ỨNG VIÊN TÀI NĂNG BẰNG CHÍNH SÁCH THU HÚT NHÂN TÀI
3. Chân dung ứng viên được tạo nên từ những yếu tố cơ bản nào?
Chân dung ứng viên được tạo nên bởi 3 yếu tố cơ bản, bao gồm những yếu tố bề nổi, yếu tố chìm và kỳ vọng, mong đợi của ứng viên.
Yếu tố bề nổi
Đây là những yêu cầu tối thiểu đối với ứng viên mà doanh nghiệp sẽ công khai trong JD (bản mô tả công việc). Những yêu cầu này thường bao gồm tuổi tác, giới tính, bằng cấp, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, thái độ làm việc,...Chúng giúp ứng viên có cái nhìn toàn diện về công việc, từ đó đánh giá xem bản thân có phù hợp với vị trí đang tuyển hay không.
Yếu tố chìm
Đây là những yêu cầu không thể công khai do tính nhạy cảm hoặc yêu cầu bảo mật của doanh nghiệp. Những yếu tố chìm được chia thành hai phần riêng biệt, đó là yếu tố có thể khai thác qua CV và yếu tố cần khai thác qua phỏng vấn.
- Yếu tố khai thác qua CV: Bao gồm những thông tin có thể thu thập được từ CV ứng viên hoặc có thể đánh giá được mà không cần phỏng vấn, chẳng hạn như mục tiêu nghề nghiệp, quá trình làm việc, quá trình học tập
- Yếu tố khai thác qua phỏng vấn: Những yếu tố liên quan đến tính cách, thái độ và phong thái của ứng viên. Đây là cơ sở giúp nhà tuyển dụng đánh giá xem ứng viên có phù hợp với văn hoá doanh nghiệp hay không. Điều này rất quan trọng trong quá trình làm việc cũng như giữ chân nhân sự
Kỳ vọng của ứng viên
Đây là những yêu cầu mà ứng viên đặt ra với doanh nghiệp, bao gồm yêu cầu về môi trường làm việc, chế độ đãi ngộ, lương thưởng, cơ hội thăng tiến và các yêu cầu khác. Nếu hai yếu tố trước được đánh giá là các yêu cầu tối thiểu thì yếu tố này là giới hạn để lựa chọn ứng viên phù hợp.
Chỉ khi xây dựng được chân dung ứng viên tiềm năng hiệu quả, doanh nghiệp mới có thể thuận lợi tuyển được người tài đầu quân cho doanh nghiệp. Tuy nhiên, để thắng thế trong cuộc chiến giành nhân tài, doanh nghiệp cần xây dựng cho mình một thương hiệu tuyển dụng để thu hút được ứng viên tiềm năng. Và để giúp doanh nghiệp làm được điều này, Trường Doanh Nhân HBR cung cấp khóa học thương hiệu tuyển dụng - xây dựng vị thế trong cuộc chiến thu hút và giữ chân nhân tài kỷ nguyên 5.0.
4. Ý nghĩa của việc xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng
Việc xây dựng chân dung ứng viên có ý nghĩa hết sức quan trọng đối với công tác tuyển dụng, đảm bảo rằng doanh nghiệp sẽ chiêu mộ được những nhân tài phù hợp và phát triển mạnh mẽ trong tương lai. Dưới đây là những lợi ích nổi bật của việc xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng:
- Nâng cao hiệu quả tuyển dụng: Xây dựng chân dung ứng viên nhằm xác định rõ các tiêu chí tuyển dụng, giúp nhà tuyển dụng khoanh vùng được đối tượng ứng viên cần nhắm đến. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực trong quá trình tuyển dụng, đồng thời hạn chế tuyển sai người
- Đảm bảo chất lượng ứng viên: Chân dung ứng viên tiềm năng giúp đảm bảo rằng ứng viên không chỉ đáp ứng yêu cầu về kỹ năng và kinh nghiệm mà còn phù hợp với văn hóa và giá trị của công ty
- Cải thiện trải nghiệm ứng viên: Chân dung ứng viên giúp doanh nghiệp truyền đạt rõ ràng các yêu cầu và mong đợi đến ứng viên, giúp ứng viên có cái nhìn đúng đắn về công việc và quyết định nộp đơn nếu cảm thấy phù hợp. Từ đó, cải thiện trải nghiệm của họ trong suốt quá trình tuyển dụng
- Hỗ trợ chiến lược thương hiệu nhà tuyển dụng: Khi biết rõ mình đang tìm kiếm ai, doanh nghiệp có thể tạo ra thông điệp thương hiệu tuyển dụng phù hợp và hấp dẫn hơn, từ đó thu hút những ứng viên tiềm năng
- Nâng cao hiệu suất làm việc: Nhờ xây dựng chân dung ứng viên chính xác, công ty sẽ tuyển dụng được những ứng viên phù hợp, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và tăng cường sự gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp
Như vậy, bài viết đã chỉ ra khái niệm chân dung ứng viên là gì, những yếu tố tạo nên chân dung ứng viên và ý nghĩa của việc xây dựng chân dung ứng viên đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, hướng dẫn 5 bước xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng. Trường Doanh Nhân HBR hy vọng rằng, thông qua bài viết, doanh nghiệp có thể xây dựng thành công chân dung ứng viên để tìm kiếm và chiêu mộ những nhân tài phù hợp.
Thời gian:
19-20/10/2024 
Địa điểm: Hà Nội
