4 BƯỚC XÂY DỰNG PHÒNG TUYỂN DỤNG HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

Xây dựng phòng tuyển dụng giúp doanh nghiệp thu hút và tìm kiếm đúng nhân tài, từ đó nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự. Tuy nhiên, nhiều chủ doanh nghiệp không ý thức được tầm quan trọng của việc xây dựng phòng tuyển dụng và coi đó là chi phí. Vì vậy, nhân sự vẫn luôn là bài toán khó giải đối với những doanh nghiệp này. Trong bài viết này, Trường Doanh Nhân HBR sẽ hướng dẫn 4 bước xây dựng phòng tuyển dụng giúp doanh nghiệp phát triển đội ngũ nhân sự hiệu quả.  

1. Tại sao doanh nghiệp cần xây dựng phòng tuyển dụng?

Bàn về tầm quan trọng của việc xây dựng phòng tuyển dụng, Mr. Tony Dzung - CEO Trường Doanh Nhân HBR cho rằng: “Đa số chủ doanh nghiệp Việt Nam không ý thức được lợi ích của việc xây dựng phòng tuyển dụng và coi đó là lãng phí nguồn nhân lực, tài chính của công ty. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần xây dựng phòng tuyển dụng đầu tiên, từ đó mới phát triển các phòng ban khác như kinh doanh, marketing, tài chính kế toán và công nghệ. Nếu phòng tuyển dụng làm việc tốt thì sẽ tuyển dụng được những nhân viên sale và marketing xuất sắc. Họ chính là những người giúp doanh số công ty tăng trưởng gấp nhiều lần”.  

Cũng như những phòng ban khác trong doanh nghiệp, bộ phận tuyển dụng sẽ được cơ cấu thành một phòng độc lập. Tuy nhiên, ở một số doanh nghiệp hiện nay, bộ phận tuyển dụng sẽ trực thuộc phòng nhân sự chứ không hoạt động như một phòng ban riêng biệt. Chức năng chính của phòng tuyển dụng là tìm kiếm những ứng viên đáp ứng được yêu cầu về trình độ, chuyên môn và phù hợp với văn hoá cũng như mục tiêu của doanh nghiệp. Vì vậy, phòng tuyển dụng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự - nhân tố quyết định sự thành bại của doanh nghiệp. 

Xây dựng một đội ngũ tuyển dụng xuất sắc sẽ mang đến cho doanh nghiệp những lợi ích nổi bật sau: 

• Nâng cao hiệu quả tuyển dụng

Phòng tuyển dụng sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết, giám sát chặt chẽ quá trình tuyển dụng và phối hợp với các bộ phận khác trong công ty để đảm bảo số lượng cũng như chất lượng của ứng viên. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và công sức bỏ ra trong quá trình tuyển dụng, từ đó tối ưu hoá hiệu quả tuyển dụng. 

• Tiết kiệm chi phí tuyển dụng

Một lợi ích khác của việc xây dựng phòng tuyển dụng là giúp tối ưu hoá chi phí, tài chính cho công ty. Đó là bởi công ty không cần phải đầu tư quá nhiều chi phí cho các dịch vụ bên ngoài, ví dụ như dịch vụ săn đầu người (Headhunter), dịch vụ môi giới tuyển dụng hay dịch vụ đăng tin tuyển dụng. Tất cả những hoạt động này sẽ do phòng tuyển dụng chịu trách nhiệm thực hiện. 

• Đảm bảo chất lượng đội ngũ nhân sự 

Những chuyên viên tuyển dụng xuất sắc là những người được trang bị kiến thức và kỹ năng chuyên môn để nhận dạng chính xác ứng viên tài năng và sàng lọc những ứng viên không phù hợp. Do đó, việc xây dựng phòng tuyển dụng hiệu quả sẽ giúp tìm kiếm và thu hút nhân tài cho doanh nghiệp, từ đó đảm bảo chất lượng đội ngũ nhân sự. 

• Nâng cao thương hiệu nhà tuyển dụng

Phòng tuyển dụng đóng vai trò như người đại diện cho doanh nghiệp bởi họ sẽ trực tiếp làm việc với ứng viên. Vì vậy, nếu sở hữu một đội ngũ tuyển dụng xuất sắc, doanh nghiệp có thể xây dựng hình ảnh thương hiệu tốt đẹp trong mắt ứng viên. Với danh tiếng và uy tín của doanh nghiệp, nhiều ứng viên tiềm năng sẽ chủ động tìm đến mà không cần doanh nghiệp phải đầu tư quá nhiều công sức trong quá trình tuyển dụng. 

2. Doanh nghiệp nhỏ nên bắt đầu xây dựng phòng tuyển dụng từ đâu?

Đối với những doanh nghiệp nhỏ, Mr. Tony Dzung - CEO Trường Doanh Nhân HBR cho rằng: “Trước khi bắt tay vào xây dựng phòng tuyển dụng, lãnh đạo cần đi học để hiểu về cách thức vận hành cũng như lợi ích của việc xây dựng phòng tuyển dụng. Ý nghĩa của việc học là để biết và không thực hành sai hướng”. 

Hiện nay, rất nhiều chủ doanh nghiệp không có kiến thức lãnh đạo và kiến thức chuyên môn nên khi xây dựng phòng tuyển dụng thường mắc lỗi tuyển sai người. Đặc biệt trong bối cảnh hiện nay, rất nhiều ứng viên có thể làm giả hồ sơ và CV để đánh lừa doanh nghiệp. Do đó, nếu chủ doanh nghiệp không có kiến thức nhân sự, họ sẽ không có đủ khả năng thẩm định và sàng lọc hồ sơ ứng viên. 

Theo đó, lãnh đạo doanh nghiệp cần được trang bị những kiến thức sau: 

• Khung năng lực nhân sự, giá trị nhân sự EVP, chiến lược marketing tuyển dụng 
• Cách sử dụng các công cụ và ứng dụng công nghệ số vào quá trình tuyển dụng 
• Kỹ năng phỏng vấn ứng viên
• Kỹ năng kiểm tra và đánh giá năng lực ứng viên
• Khả năng thống nhất các thuật ngữ và chỉ số để tạo ra ngôn ngữ làm việc chung với phòng tuyển dụng

Tiếp theo, sau khi đã có cái nhìn toàn diện về bức tranh tuyển dụng, lãnh đạo doanh nghiệp cần xác định mục tiêu và chiến lược rõ ràng. Trong đó, lãnh đạo phải ý thức được mối liên kết giữa phòng tuyển dụng và mục tiêu kinh doanh. Trên cơ sở xác định mục tiêu kinh doanh cụ thể, lãnh đạo sẽ biết chính xác số lượng nhân sự tuyển dụng mà doanh nghiệp cần để phục vụ cho mục tiêu đã đề ra. Việc xác định mục tiêu kinh doanh cũng giúp phòng tuyển dụng hiểu rõ những gì doanh nghiệp mong muốn, từ đó tìm kiếm những ứng viên phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.

Năm 2010, trung tâm tiếng anh Langmaster (đơn vị trực thuộc tập đoàn HBR Holdings) chính thức được thành lập. Ý thức được tầm quan trọng của phòng tuyển dụng, năm 2012, Mr. Tony Dzung đã quyết định xây dựng phòng tuyển dụng cho đơn vị này. Đến năm 2014, Langmaster đã phát triển mạnh mẽ với hơn 1000 nhân sự. Đây chính là minh chứng cho hiệu quả hoạt động của phòng tuyển dụng. 

Mr. Tony Dzung, CEO Trường Doanh Nhân HBR nhận định: “Nhờ có phòng tuyển dụng mà doanh nghiệp có nhiều lựa chọn về số lượng cũng như chất lượng nhân sự cho các phòng ban khác. Tuyển dụng nhân sự có vai trò hết sức quan trọng bởi nếu tuyển sai một người thì mất mát của doanh nghiệp sẽ gấp 6 lần chi phí phải trả cho người đó”. 

3. Các bước xây dựng phòng tuyển dụng hiệu quả 

Để tiến hành xây dựng phòng tuyển dụng, chủ doanh nghiệp cần xác định cơ cấu và quy mô phòng tuyển dụng, sau đó tiến hành tuyển dụng nhân sự cho các vị trí trống và thường xuyên theo dõi hoạt động của phòng. 

3.1. Xác định cơ cấu phòng tuyển dụng

Trước tiên, doanh nghiệp cần xác định cơ cấu phòng tuyển dụng, bao gồm việc xác định các vị trí nhân sự, chức năng và nhiệm vụ của từng vị trí cũng như mối quan hệ giữa các thành viên trong phòng tuyển dụng. Phòng tuyển dụng gồm nhiều vị trí khác nhau, mỗi người sẽ đảm nhận một vai trò riêng biệt, đồng thời phối hợp chặt chẽ với nhau để đảm bảo hiệu quả hoạt động chung của phòng. Tuy nhiên, về cơ bản, phòng tuyển dụng gồm 6 vị trí quan trọng sau đây:

3.1.1. Giám đốc/Trưởng phòng tuyển dụng (Recruitment Manager)

Trưởng phòng tuyển dụng là người chịu trách nhiệm quản lý và điều hành mọi hoạt động của phòng tuyển dụng. Họ là người khởi xướng chiến dịch tuyển dụng và giám sát chặt chẽ quá trình tuyển dụng. Đặc biệt, họ sẽ là người cuối cùng phê duyệt ứng viên sau khi chuyên viên tuyển dụng tiến hành phỏng vấn. 

Đây là vị trí quan trọng hàng đầu mà doanh nghiệp cần quan tâm  khi xây dựng phòng tuyển dụng. Theo đó, trưởng phòng tuyển dụng sẽ đảm nhận những vai trò sau:

• Phê duyệt và chỉ đạo cấp dưới triển khai các chiến lược/kế hoạch tuyển dụng 
• Giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động của đội ngũ tuyển dụng
• Cập nhật quy trình tuyển dụng hiện tại và đề xuất những thủ tục tuyển dụng mới 
• Thường xuyên theo dõi và tổng hợp số liệu để báo cáo với ban lãnh đạo, ví dụ như thời gian và chi phí mà doanh nghiệp phải chi trả cho mỗi đợt tuyển dụng
• Phối hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp để dự báo về nhu cầu tuyển dụng nhân sự trong tương lai
• Cập nhật kịp thời những thay đổi trong luật lao động và thông báo cho cấp dưới về những thay đổi ấy 
• Xây dựng mạng lưới tuyển dụng bằng cách thiết lập quan hệ giữa doanh nghiệp với các chuyên gia nhân sự, trường học, đối tác…
• Đại diện doanh nghiệp tham gia vào các sự kiện tuyển dụng để thu hút và tìm kiếm ứng viên tiềm năng
• Đào tạo nhân sự trong phòng tuyển dụng nhằm bồi dưỡng và nâng cao kỹ năng chuyên môn của họ, ví dụ như đào tạo về kỹ năng phỏng vấn ứng viên
• Đào tạo nhân sự mới, giúp họ nhanh chóng làm quen với môi trường và văn hoá doanh nghiệp

Tuy nhiên, việc tuyển được một trưởng phòng tuyển dụng không phải là điều dễ dàng gì đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam hiện nay. Thấu hiểu được khó khăn này, Trường Doanh Nhân HBR tổ chức chương trình “TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ HIỆU QUẢ 4.0” nhằm giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân được những ứng viên phù hợp góp phần phát triển tổ chức.

3.1.2. Chuyên viên tuyển dụng/người tuyển dụng (Recruiter)

Chuyên viên tuyển dụng là người trực tiếp thực hiện quá trình tuyển dụng từ đầu đến cuối nhằm tìm ra ứng viên phù hợp cho doanh nghiệp. Họ tham gia vào quá trình tìm kiếm ứng viên, sàng lọc hồ sơ, trực tiếp phỏng vấn cho đến phản hồi và đàm phán với ứng viên. 

Theo đó, chuyên viên tuyển dụng phải thực hiện những nhiệm vụ sau:

• Lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết để trình lên trưởng phòng tuyển dụng 
• Soạn thảo thông báo tuyển dụng, bao gồm bản mô tả công việc, yêu cầu đối với ứng viên, hình thức phỏng vấn và các thông tin khác liên quan đến doanh nghiệp
• Chuẩn bị các câu hỏi dành cho ứng viên
• Trực tiếp tiến hành phỏng vấn ứng viên
• Thu hút và tìm kiếm nguồn ứng viên tài năng
• Kiểm tra và sàng lọc hồ sơ ứng viên
• Đề xuất hồ sơ của những ứng viên tiềm năng với trưởng phòng tuyển dụng
• Đóng vai trò đại sứ thương hiệu của nhà tuyển dụng
• Hỗ trợ nhân viên mới trong quá trình làm quen với doanh nghiệp

3.1.3. Chuyên viên tìm kiếm ứng viên (Sourcer) 

Ngày nay, công tác tuyển dụng không chỉ đơn thuần là đăng tin tuyển dụng và chờ đợi ứng viên gửi CV nữa. Trong bối cảnh thị trường việc làm cạnh tranh gay gắt như hiện nay, nếu vẫn duy trì trạng thái “há miệng chờ sung”, doanh nghiệp có thể bỏ lỡ nhiều cơ hội chiêu mộ nhân tài. Vì vậy, người làm công tác tuyển dụng ngày nay phải chủ động hơn rất nhiều trong việc tìm kiếm ứng viên cho những vị trí còn trống hiện tại và cả những vị trí dự kiến sẽ tuyển dụng trong tương lai. 

Do đó, khi xây dựng phòng tuyển dụng, doanh nghiệp cần những nhân sự đảm nhận chuyên trách nhiệm vụ này. Vị trí của họ được gọi là chuyên viên tìm kiếm ứng viên (Sourcer).  

Đúng như tên gọi, nhiệm vụ chính của họ là chủ động tạo nguồn và tìm kiếm ứng viên phù hợp cho doanh nghiệp. Nguồn ứng viên này có thể là chính nhân sự trong công ty hoặc nhân sự mới bên ngoài. 

Theo đó, chuyên viên tìm kiếm ứng viên sẽ đảm nhận những vai trò cụ thể sau:  

• Giới thiệu những nhân viên trong công ty có khả năng đảm nhận vị trí đang cần tuyển dụng
• Tìm kiếm ứng viên trên website tuyển dụng của công ty
• Tìm kiếm ứng viên trên các trang thông tin tuyển dụng, ví dụ như Top CV, Vietnamworks, Timviecnhanh, JobStreet, Careerlink,...
• Tìm kiếm ứng viên trên các trang mạng xã hội như Facebook, LinkedIn, 
• Tìm kiếm ứng viên từ các sự kiện tuyển dụng, ví dụ như ngày hội việc làm, chương trình hướng nghiệp do các trường học tổ chức
• Sử dụng công nghệ tuyển dụng để sàng lọc hồ sơ ứng viên, ví dụ như hệ thống theo dõi ứng viên (applicant tracking systems). 
• Liên tục cập nhật những chiến lược và công cụ tìm kiếm ứng viên mới 
• Xây dựng và duy trì nguồn dự trữ nhân tài để đáp ứng nhu cầu tuyển dụng của công ty trong tương lai

>>> XEM THÊM: 10 KỸ NĂNG PHỎNG VẤN GIÚP NHÀ TUYỂN DỤNG NHÌN THẤU NHÂN TÀI “THẬT”

3.1.4. Điều phối viên tuyển dụng (Recruitment Coordinator)

Điều phối viên tuyển dụng là những người phụ trách công việc hành chính và hậu cần của phòng tuyển dụng. Vai trò của họ là hỗ trợ điều phối, sắp xếp và đảm bảo quá trình tuyển dụng diễn ra suôn sẻ. Cụ thể, trong phạm vi phòng tuyển dụng, họ đảm nhận những trọng trách sau:

• Chia sẻ thông tin tuyển dụng trên các nền tảng khác nhau, ví dụ như Facebook, Zalo, LinkedIn…để gia tăng độ phủ sóng của thông tin tuyển dụng 
• Sắp xếp các buổi phỏng vấn giữa chuyên viên tuyển dụng với ứng viên 
• Đảm bảo không có bất kỳ sự cố kỹ thuật hay tác nhân bên ngoài nào ảnh hưởng đến quá trình phỏng vấn 
• Soạn thảo thư mời làm việc và thư phản hồi ứng viên
• Hỗ trợ kiểm tra lý lịch của các ứng viên 
• Giải đáp thắc mắc, phản hồi ý kiến của các ứng viên
• Thực hiện các công việc hành chính khác trong phòng tuyển dụng

3.1.5. Chuyên viên tiếp thị thương hiệu tuyển dụng (Employer Brand Marketer) 

Việc xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng được 86% doanh nghiệp coi là ưu tiên hàng đầu và có tới 91% ứng viên nghiên cứu về thương hiệu nhà tuyển dụng trước khi quyết định nộp CV. Điều này phản ánh tầm quan trọng của việc quảng bá thương hiệu nhà tuyển dụng hay thương hiệu của doanh nghiệp đối với ứng viên. 

Vì vậy, khi xây dựng phòng tuyển dụng, doanh nghiệp không thể bỏ qua vị trí chuyên viên tiếp thị tuyển dụng. Nhiệm vụ chính của họ là tăng cường độ phủ sóng thương hiệu của doanh nghiệp nhằm thu hút nhiều ứng viên tài năng tìm đến doanh nghiệp:

• Đảm bảo các thông báo tuyển dụng của doanh nghiệp trên các kênh tuyển dụng được tối ưu hoá và tạo được tiếng vang với ứng viên
• Quảng bá doanh nghiệp trong các sự kiện để thu hút ứng viên tiềm năng
• Làm việc với các cơ quan báo chí, truyền thông để quảng bá hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp
• Truyền thông về doanh nghiệp trên các nền tảng mạng xã hội

3.2. Xác định quy mô phòng tuyển dụng

Sau khi xác định cơ cấu nhân sự, lãnh đạo cần xác định quy mô phòng tuyển dụng. Quy mô hay kích thước của phòng tuyển dụng được thể hiện qua số lượng nhân sự cho từng vị trí cụ thể trong phòng. Xác định quy mô phòng tuyển dụng phụ thuộc vào quy mô và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. 

• Đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ:

Phòng tuyển dụng của các doanh nghiệp nhỏ hay công ty startup cần có 1 trưởng phòng tuyển dụng, 1-2 chuyên viên tuyển dụng, 1 chuyên viên tìm kiếm ứng viên và 1 chuyên viên điều phối tuyển dụng (nếu cần). 

Do quy mô nhỏ nên những doanh nghiệp này nên tìm kiếm những nhân sự có thể đảm nhận nhiều vai trò khác nhau trong phòng tuyển dụng để tối ưu hoá chi phí.  Trong nhiều trường hợp, Giám đốc của các doanh nghiệp này có thể là người duy nhất phụ trách hoạt động tuyển dụng. 

• Đối với doanh nghiệp có quy mô vừa:

Phòng tuyển dụng của những doanh nghiệp này sẽ bao gồm 1 trưởng phòng tuyển dụng, 3-4 chuyên viên tuyển dụng, 1-2 chuyên viên tìm kiếm ứng viên. Nếu đảm bảo đủ ngân sách, doanh nghiệp nên tuyển thêm 1 chuyên viên tiếp thị tuyển dụng.

• Đối với doanh nghiệp có tốc độ phát triển nhanh: 

Phòng tuyển dụng của những công ty này cần có 1 trưởng phòng tuyển dụng, 5 chuyên viên tuyển dụng, 3 chuyên viên tìm kiếm ứng viên, 1 điều phối viên tuyển dụng và 1 chuyên viên tiếp thị tuyển dụng (nếu cần)

• Đối với doanh nghiệp có quy mô lớn:

Do quy mô lớn và tốc độ phát triển nhanh chóng nên các doanh nghiệp này cần xác định quy mô phòng tuyển dụng gồm 1 trưởng phòng tuyển dụng, 5-6 chuyên viên tuyển dụng, 2-3 chuyên viên tìm kiếm ứng viên, 1 điều phối viên tuyển dụng và ít nhất 1 chuyên viên tiếp thị tuyển dụng. 

Các số liệu trên chỉ mang tính chất gợi ý, quy mô phòng tuyển dụng sẽ thay đổi linh hoạt tùy vào mô hình, định hướng và chiến lược phát triển lâu dài.

>>> XEM THÊM: BÍ QUYẾT XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC TUYỂN DỤNG SAU TẾT HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

3.3. Tuyển dụng nhân sự cho phòng tuyển dụng

Sau khi xác định rõ sơ đồ cấu trúc và quy mô của phòng tuyển dụng, doanh nghiệp cần tiến hành tuyển những nhân sự phù hợp để xây dựng một phòng tuyển dụng hoàn chỉnh. 

Trong đó, trưởng phòng tuyển dụng là vị trí cần được ưu tiên tuyển dụng hàng đầu. Trưởng phòng tuyển dụng sẽ là người trực tiếp quản lý hoạt động của phòng tuyển dụng. Vì vậy, doanh nghiệp cần tuyển người có trình độ chuyên môn cao, phẩm chất đạo đức tốt để đảm nhận vị trí quan trọng này. 

Để tuyển dụng được trưởng phòng tuyển dụng có chuyên môn cao, doanh nghiệp cần đưa ra đề xuất giá trị nhân sự EVP (Employee Value Proposition) hấp dẫn để thu hút ứng viên. EVP bao gồm 5 yếu tố quan trọng mà ứng viên sẽ tìm kiếm ở doanh nghiệp, đó là niềm tự hào bản sắc, ý nghĩa công việc, lộ trình thăng tiến sự nghiệp, văn hoá doanh nghiệp và chế độ đãi ngộ. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần kiểm tra năng lực của ứng viên cho vị trí trưởng phòng tuyển dụng thông qua phỏng vấn và bài test (nếu cần thiết). 

Tiếp theo, doanh nghiệp cần tuyển bổ sung nhân sự cấp dưới để giúp trưởng phòng tuyển dụng triển khai công việc. Căn cứ vào quy mô phòng tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ biết chính xác số lượng nhân viên cấp dưới cần tuyển để hoàn thiện bộ máy tuyển dụng. 

Doanh nghiệp có thể căn cứ vào các tiêu chí dưới đây để tuyển nhân sự cho phòng tuyển dụng:

• Kinh nghiệm, trải nghiệm: Kinh nghiệm là yếu tố quan trọng hàng đầu đối với người làm công tác tuyển dụng. Vì vậy, doanh nghiệp nên hỏi ứng viên về những kinh nghiệm cụ thể, lĩnh vực và vai trò mà họ đảm nhiệm trước đây cùng những thành tựu mà họ đạt được khi làm công tác tuyển dụng
• Kỹ năng giao tiếp: Với kỹ năng giao tiếp tốt, nhà tuyển dụng sẽ xây dựng được uy tín với ứng viên và biết cách tương tác cũng như khai thác ứng viên trong quá trình phỏng vấn. Vì vậy, hãy chú ý đến tông giọng, cử chỉ, cách diễn đạt của ứng viên trong quá trình phỏng vấn 
• Khả năng tư duy tốt: Hoạt động tuyển dụng liên quan mật thiết đến những số liệu và chỉ tiêu, vì vậy doanh nghiệp cần những nhân sự có khả năng tư duy tốt để phân tích và tối ưu hoá dữ liệu. Doanh nghiệp có thể đưa ra những bài test nhanh liên quan đến dữ liệu số để kiểm tra kỹ năng tư duy của ứng viên
• Sự phù hợp: Doanh nghiệp cần tìm kiếm những ứng viên chia sẻ giá trị và mục tiêu chung với doanh nghiệp, đồng thời có khả năng hội nhập nhanh chóng với môi trường doanh nghiệp và truyền cảm hứng cho toàn bộ đội nhóm

3.4. Đánh giá hiệu quả làm việc của phòng tuyển dụng

Khi xây dựng phòng tuyển dụng, lãnh đạo cần chú ý giám sát và thường xuyên đánh giá hiệu quả làm việc của phòng để đảm bảo sự vận hành trơn tru. Điều này có thể được thực hiện bằng cách thiết lập KPI cụ thể để đo lường và đánh giá các chỉ số hoạt động của phòng. Theo đó, lãnh có thể căn cứ vào 5 chỉ số KPI sau để đánh giá hiệu quả làm việc của đội ngũ tuyển dụng: 

• Thời gian tuyển dụng: Thời gian tuyển dụng bao gồm thời gian lập danh sách sơ tuyển, phỏng vấn và gửi lời mời nhận việc đến ứng viên. Chỉ số thời gian phản ánh tiến độ làm việc của phòng tuyển dụng
• Chất lượng tuyển dụng: Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên mới và mức độ phù hợp của họ đối với doanh nghiệp, từ đó nhận định xem phòng tuyển dụng đã tuyển đúng người hay chưa
• Chi phí tuyển dụng: Ước tính chi phí của việc tuyển dụng một nhân viên mới, từ đó phản ánh hiệu quả sử dụng ngân sách của phòng tuyển dụng
• Sự hài lòng của ứng viên: Doanh nghiệp cần gửi một bản khảo sát, yêu cầu ứng viên phản hồi về mức độ hài lòng của họ trong suốt quá trình tham gia tuyển dụng ở doanh nghiệp. Chỉ số này giúp phản ánh mức độ làm việc chuyên nghiệp của phòng tuyển dụng

4. Các tips xây dựng đội ngũ tuyển dụng xuất sắc

Con người là nhân tố quan trọng nhất đối với tổ chức nói chung và phòng tuyển dụng nói riêng. Vì vậy, trong quá trình xây dựng phòng tuyển dụng, lãnh đạo doanh nghiệp cần hết sức quan tâm đến công tác nhân sự để thành lập và duy trì một đội ngũ tuyển dụng xuất sắc. Dưới đây là 6 phương pháp giúp xây dựng và phát triển đội ngũ nhân viên trong phòng tuyển dụng một cách hiệu quả:

4.1. Nắm rõ mục tiêu và tầm nhìn của doanh nghiệp

Lãnh đạo cần hiểu về mục tiêu kinh doanh và tầm nhìn dài hạn của doanh nghiệp, từ đó liệt kê những kỹ năng và phẩm chất mà một nhân viên tuyển dụng cần có để thực hiện mục tiêu đã đề ra. Đồng thời, lãnh đạo phải có cái nhìn rõ ràng về văn hoá của doanh nghiệp - một trong các yếu tố nền tảng của việc xây dựng đội ngũ nhân sự. Trên cơ sở đó, lãnh đạo sẽ tuyển dụng đúng người để bổ nhiệm vào các vị trí trong phòng tuyển dụng.

4.2. Xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên

Trên cơ sở xác định cơ cấu và quy mô của phòng tuyển dụng, lãnh đạo cần sắp xếp nhân sự vào các vị trí hợp lý và chỉ định những nhiệm vụ cụ thể. Điều này đảm bảo mỗi người trong phòng tuyển dụng đều có một vai trò nhất định và cần phối hợp với nhau để đạt hiệu quả làm việc cao nhất.

>>> XEM THÊM: GIẢI BÀI TOÁN THU HÚT, TUYỂN DỤNG ỨNG VIÊN TÀI NĂNG BẰNG CHÍNH SÁCH THU HÚT NHÂN TÀI

4.3. Thiết lập quy định tuyển dụng chung

Mỗi doanh nghiệp đều có quy định tuyển dụng riêng, điều này đóng vai trò như kim chỉ nam hoạt động cho các nhân viên trong phòng tuyển dụng. Vì vậy, nhà lãnh đạo cần thiết lập quy định chung về cơ chế, thủ tục, quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp. Đây là định hướng hoạt động chung mà các thành viên trong phòng tuyển dụng sẽ bám sát theo. Từ đó, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng và ăn ý giữa các thành viên. 

4.4. Dung hòa cái tôi cá nhân

Cái tôi cá nhân thường là yếu tố gây cản trở quá trình hợp tác làm việc giữa các thành viên trong đội nhóm. Vì vậy, với tư cách là người quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp cần là người đi đầu trong việc kiểm soát cái tôi cá nhân. Thừa nhận những thiếu sót và tích cực lắng nghe những ý kiến đóng góp, thậm chí là chỉ trích từ cấp dưới để hoàn thiện bản thân. Khi ấy, các nhân viên cấp dưới (bao gồm phòng tuyển dụng) sẽ có ý thức về việc kiểm soát cái tôi cá nhân và phối hợp nhịp nhàng với nhau trong quá trình làm việc. 

Khi xảy ra mâu thuẫn giữa các thành viên, lãnh đạo phải là người hoá giải mâu thuẫn và gắn kết các thành viên lại với nhau. Đồng thời, lãnh đạo phải thường xuyên cập nhật tình hình làm việc của phòng tuyển dụng để nắm bắt những ưu điểm và hạn chế của đội ngũ nhân sự trong phòng. Từ đó, đưa ra các phương án nhằm phát huy ưu điểm và khắc phục hạn chế của phòng tuyển dụng.

4.5. Thúc đẩy tương tác giữa các thành viên

Với tư cách là người quản lý trực tiếp, trưởng phòng tuyển dụng cần khuyến khích các thành viên trong phòng mạnh dạn chia sẻ, đóng góp ý kiến cá nhân trên tinh thần xây dựng. Tăng cường trao đổi, tương tác sẽ giúp mọi người nhận diện được những vấn đề còn tồn tại và cùng nhau tìm cách khắc phục. 

Bên cạnh đó, trưởng phòng cần đề xuất với ban lãnh đạo về việc tổ chức các hoạt động tập thể thường xuyên nhằm gắn kết các thành viên trong phòng tuyển dụng. Qua đó, các thành viên sẽ hiểu nhau hơn và hợp tác hiệu quả hơn trong quá trình làm việc.

>>> XEM THÊM: CÁCH LẬP KẾ HOẠCH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ BÀI BẢN GIÚP CHIÊU MỘ NHÂN TÀI

4.6. Đầu tư vào công tác đào tạo nhân sự 

Lãnh đạo doanh nghiệp cần chú trọng vào công tác đào tạo và bồi dưỡng nhân sự, đặc biệt là nhân sự trong phòng tuyển dụng bởi họ chính là người thu hút nhân tài cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi đào tạo nội bộ hoặc cử nhân viên phòng tuyển dụng tham gia các khóa học về nhân sự để nâng cao kỹ năng chuyên môn. 

5. Kết luận

Như vậy, bài viết đã cung cấp kiến thức nền tảng về cơ cấu và quy mô của phòng tuyển dụng trong doanh nghiệp. Đồng thời, hướng dẫn chi tiết 4 bước xây dựng phòng tuyển dụng hiệu quả và gợi ý các tips giúp phát triển đội ngũ tuyển dụng của doanh nghiệp. Trường Doanh Nhân HBR hy vọng rằng bài viết sẽ là cẩm nang hữu ích giúp chủ doanh nghiệp xây dựng thành công phòng tuyển dụng và đảm bảo bộ máy tuyển dụng luôn vận hành hiệu quả.