4 BƯỚC XÂY DỰNG PHÒNG NHÂN SỰ NHẰM ĐẢM BẢO NGUỒN NHÂN LỰC THỰC THI CHO TỔ CHỨC

Nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành công của một tổ chức. Thực tế, nhiều doanh nghiệp đã kinh doanh 3 - 5 năm nhưng vẫn loay hoay khi tìm kiếm nhân sự giỏi để thực hiện các mục tiêu kinh doanh theo quý, theo năm. Nguyên nhân chính là do doanh nghiệp chưa xây dựng phòng nhân sự nội bộ và chưa có chiến lược nhân sự bài bản. Trong bài viết này, Trường Doanh Nhân HBR sẽ giúp quý chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ setup phòng tuyển dụng hiệu quả. 

1. Khi nào doanh nghiệp nên xây dựng phòng nhân sự?

Câu trả lời là ngay khi doanh nghiệp mới bắt đầu hoạt động. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ thường nghĩ rằng, việc thuê một dịch vụ tuyển dụng bên ngoài sẽ là lựa chọn an toàn và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, đó chỉ là giải pháp ngắn hạn.

Các dịch vụ tuyển dụng thường nhận nhiều dự án cùng một lúc, nên không thể dành đủ thời gian và tâm huyết để giúp doanh nghiệp bạn tìm kiếm những tài năng phù hợp nhất. Trong khi đó, những nhân viên tuyển dụng nhân sự nội bộ sẽ hiểu rõ về văn hóa doanh nghiệp và mục tiêu kinh doanh. Do đó, họ có khả năng đảm bảo chất lượng cho việc tuyển dụng nhân sự hơn.

Các nhân viên tuyển dụng nhân sự giỏi cũng sẽ hỗ trợ chủ doanh nghiệp xây dựng các phòng ban như Sales, Marketing và R&D một cách hiệu quả nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng phòng nhân sự vững mạnh, làm nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp sau này.

XEM THÊM: 4 BƯỚC XÂY DỰNG PHÒNG TUYỂN DỤNG HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

2. Doanh nghiệp gặp những rắc rối gì khi xây dựng phòng nhân sự

Khi xây dựng phòng nhân sự, xây dựng kpi phòng nhân sự, doanh nghiệp thường gặp nhiều rắc rối.

2.1. Chủ doanh nghiệp không có kiến thức về nhân sự

Nhân sự là một trong những yếu tố quan trọng nhất để xây dựng và phát triển một doanh nghiệp thành công. Tuy nhiên, không phải chủ doanh nghiệp nào cũng có đủ kiến thức và kinh nghiệm về nhân sự, đặc biệt là với chủ doanh nghiệp đi lên từ chuyên môn.

Đối với những chủ doanh nghiệp này, việc quản lý nhân sự có thể là một thách thức lớn. Họ thường không biết cách xây dựng một phòng tuyển dụng hiệu quả, từ việc lựa chọn quy trình tuyển dụng phù hợp với từng vị trí, đến việc quản lý và phát triển đội ngũ nhân sự phòng tuyển dụng. Điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của công việc tuyển dụng, cũng như đến sự phát triển của công ty.

2.2. Cơ cấu tổ chức phòng tuyển dụng cồng kềnh, không hiệu quả

Doanh nghiệp đã có một phòng tuyển dụng nhưng làm việc không hiệu quả, thường xuyên xảy ra mâu thuẫn nội bộ. Đây là hệ quả của việc sếp không am hiểu về nhân sự, doanh nghiệp chưa đưa xác định mục tiêu kinh doanh và văn hoá riêng. Chủ doanh nghiệp đang muốn tái cơ cấu phòng tuyển dụng nhưng không biết bắt đầu từ đâu.

3. Chức năng của phòng nhân sự trong doanh nghiệp là gì?

Phòng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong quá trình tuyển dụng, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Mục đích để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp diễn ra một cách hiệu quả. Dưới đây là bốn chức năng và bốn nhiệm vụ chính của phòng nhân sự và nhân viên tuyển dụng nhân sự phải thực hiện

1 - Chức năng tuyển dụng

Chức năng tuyển dụng của phòng nhân sự nhằm tìm kiếm những ứng viên phù hợp với văn hoá và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. Các chuyên viên tuyển dụng thực hiện chức năng này thông qua các hoạt động: xây dựng kế hoạch tuyển dụng, đăng tin tuyển dụng, sàng lọc, phỏng vấn và lựa chọn ứng viên. 

2 - Chức năng đào tạo

Không chỉ giúp nhân sự mới thích nghi với môi trường làm việc và định hướng nghề nghiệp, phòng nhân sự còn thực hiện chức năng đào tạo, tổ chức các khóa đào tạo ngắn hạn để nâng cao kiến thức chuyên môn, kỹ năng thiết yếu của nhân sự làm việc.

3 - Chức năng truyền thông

Phòng nhân sự không chỉ thực hiện nhiệm vụ tuyển dụng mà còn đóng vai trò là bộ mặt đại diện của doanh nghiệp. Phong cách làm việc của chuyên viên tuyển dụng phản ánh sự chuyên nghiệp và văn hóa doanh nghiệp. Hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng chú trọng đến việc xây dựng thương hiệu tuyển dụng và cá nhân tốt để thu hút được nhiều ứng viên tài năng. Từ đó có được nguồn nhân lực chất lượng cao, góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp. 

4 - Chức năng quản lý

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của phòng tuyển dụng là xây dựng và thực hiện các quy định, tiêu chuẩn liên quan đến công việc của nhân viên. Các quy định, tiêu chuẩn này giúp đảm bảo sự công bằng, minh bạch và hiệu quả trong công việc của nhân viên. Bên cạnh đó, phòng tuyển dụng cũng có trách nhiệm xây dựng và duy trì môi trường làm việc tích cực, năng động. Môi trường làm việc tốt sẽ giúp nhân viên phát huy hết khả năng của mình, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

4. 4 bước nền tảng để xây dựng phòng nhân sự hiệu quả

Trường Doanh Nhân HBR chia sẻ 4 bước nền tảng để xây dựng phòng nhân sự hiệu quả nhất qua nội dung sau:

4.1. Lãnh đạo đi học để hiểu về nhân sự

Để có một phòng tuyển dụng chuyên nghiệp, người đứng đầu tổ chức cần nắm vững các kiến thức cơ bản về nhân sự. Tuy nhiên, đa số chủ doanh nghiệp lại thiếu chuyên môn về lĩnh vực này. Do đó, họ thường tuyển dụng nhân sự theo bản năng. Hãy nhớ rằng, bạn đang tuyển những chuyên viên tuyển dụng. Những ứng viên này có kiến thức, kỹ năng chuyên môn nên có thể dễ dàng “vượt mặt” bạn nếu bạn không hiểu về nhân sự.

Do đó, bước đầu tiên mà người đứng đầu tổ chức cần làm là đi học để hiểu phòng tuyển dụng. Những kiến thức cần thiết bao gồm:

• Xây dựng giá trị nhân sự (EVP), khung năng lực nhân sự, marketing tuyển dụng để thu hút, tuyển dụng và giữ chân những chuyên viên tuyển dụng tài năng, phù hợp.

• Biết và thực hành các công cụ, công nghệ để tuyển dụng nhân sự dễ dàng và hiệu quả hơn.

• Kỹ năng phỏng vấn, nguyên lý tảng băng trôi để đánh giá năng lực của ứng viên.

• Thống nhất các chỉ số, thuật ngữ trong tuyển dụng để có ngôn ngữ làm việc chung với phòng tuyển dụng.

4.2. Xác định mục tiêu kinh doanh

Trước khi thiết lập kế hoạch xây dựng phòng nhân sự, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu kinh doanh cần thực hiện. Việc xác định mục tiêu kinh doanh giúp phòng tuyển dụng hiểu rõ những gì doanh nghiệp đang mong muốn. Từ đó, đội ngũ nhân sự tuyển dụng sẽ có căn cứ để tìm kiếm những ứng viên phù hợp với mục tiêu hướng đến, vị trí công việc và văn hóa doanh nghiệp.

4.3. Tuyển giám đốc/ trưởng phòng nhân sự có chuyên môn cao, phù hợp với doanh nghiệp

Giám đốc/ trưởng phòng nhân sự là người trực tiếp phụ trách quản lý các hoạt động phòng tuyển dụng của doanh nghiệp. Do đó, việc tìm được người tài năng và phù hợp cho vị trí này là vô cùng quan trọng. Chủ doanh nghiệp muốn tìm kiếm những người đứng đầu phòng tuyển dụng nhân sự có chuyên môn cao, phù hợp với văn hoá doanh nghiệp cần thực hiện:

• Đưa ra đề xuất giá trị nhân sự (EVP) khác biệt, hấp dẫn cho ứng viên: Đề xuất này phải dựa trên 5 yếu tố quan trọng mà nhân tài tìm kiếm khi chọn nơi làm việc, đó là: niềm tự hào bản sắc, ý nghĩa và vai trò của công việc, sự nghiệp, văn hoá doanh nghiệp và chế độ đãi ngộ. 

• Kiểm tra năng lực và kỹ năng của ứng viên: Ứng viên cho vị trí giám đốc/ trưởng phòng nhân sự cần có ít nhất 3 năm kinh nghiệm thực chiến, am hiểu luật lao động, bảo hiểm, các công cụ thấu hiểu ứng viên như MBTI, sinh trắc vân tay, thần số học. Ngoài ra, ứng viên còn phải có giá trị sống phù hợp với giá trị cốt lõi của doanh nghiệp và có những kỹ năng mềm như quản lý đội nhóm, đào tạo, truyền cảm hứng, giao tiếp, đàm phán, lên kế hoạch…

XEM THÊM: GIẢI BÀI TOÁN THU HÚT, TUYỂN DỤNG ỨNG VIÊN TÀI NĂNG BẰNG CHÍNH SÁCH THU HÚT NHÂN TÀI

4.4. Xác định sơ đồ tổ chức phòng nhân sự

Chủ doanh nghiệp cần xác định rõ nhiệm vụ và chức năng của phòng tuyển dụng nhân sự, chỉ nên giao cho họ công việc liên quan đến tuyển dụng nhân tài. Nhiều doanh nghiệp Việt hiện nay giao cho chuyên viên tuyển dụng nhiều công việc hành chính khác. 

Việc yêu cầu chuyên viên tuyển dụng thực hiện các công việc khác nằm ngoài chuyên môn công việc chỉ khiến họ phân tâm và không tạo ra giá trị cho nhân sự tuyển dụng. Chủ doanh nghiệp cũng cần xây dựng sơ đồ tổ chức phòng nhân sự phù hợp với quy mô và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.

Ví dụ: Hiện nay, Tập đoàn HBR Holdings gồm có 4 thương hiệu là Langmaster, Trường Doanh Nhân HBR, IELTS LangGo, BingGo Leaders. Mỗi thương hiệu có 1 trưởng phòng nhân sự chịu trách nhiệm. Dưới cấp trưởng phòng nhân sự sẽ có 2 - 3 chuyên viên tuyển dụng. Mỗi chuyên viên tuyển dụng lại có 2 - 3 CTV tuyển dụng.

Tùy thuộc vào quy mô và mục tiêu kinh doanh, mỗi doanh nghiệp sẽ có cách xây dựng phòng nhân sự khác nhau. Anh Tony Dzung và đội ngũ HBR Business School có thể hỗ trợ tư vấn sơ đồ phòng nhân sự cho từng doanh nghiệp.

5. Video chìa khóa xây dựng phòng nhân sự từ A đến Z

Trường Doanh Nhân HBR hy vọng rằng bài viết đã cung cấp cho quý chủ doanh nghiệp những thông tin hữu ích về 4 bước nền tảng để xây dựng phòng nhân sự. Trường Doanh Nhân HBR là đơn vị chuyên cung cấp các chương trình đào tạo về kinh doanh, marketing, nhân sự và năng lực lãnh đạo cho doanh nghiệp. Chúng tôi luôn cập nhật tri thức quản trị doanh nghiệp mới nhất, nhằm giúp các doanh nghiệp Việt Nam nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.