QUY TRÌNH 5 BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH GIÚP ỔN ĐỊNH DÒNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

Lập kế hoạch tài chính là một chiến lược quan trọng để đảm bảo rằng nguồn lực tài chính được sử dụng một cách hiệu quả. Kế hoạch tài chính chi tiết giúp kiểm soát được rủi ro và dự đoán tình hình kinh doanh của công ty trong tương lai. Trong bài viết này, Trường Doanh Nhân HBR sẽ cung cấp quy trình 5 bước lập kế hoạch tài chính giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong dòng tiền.

1. Tại sao mỗi doanh nghiệp cần lập kế hoạch tài chính?

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp vẫn chưa hiểu được tầm quan trọng của việc cần phải lập kế hoạch tài chính trong hoạt động kinh doanh. Chính vì vậy sẽ dẫn đến nhiều vấn đề liên quan đến dòng tiền. Cùng điểm qua một số thực trạng mà nhiều doanh nghiệp đang gặp phải khi không có kế hoạch tài chính rõ ràng:

• Khó khăn trong thanh toán nợ và chi phí cố định: Doanh nghiệp không có kế hoạch tài chính thường gặp khó khăn trong việc quản lý tiền. Từ đó có thể không có đủ tiền để thanh toán các khoản nợ cần trả bao gồm cả lương nhân viên, thuê mặt bằng và các khoản vay ngắn hạn. Điều này có thể dẫn đến việc trễ hạn trong thanh toán và tạo ra áp lực tài chính

• Không thể đầu tư vào phát triển và mở rộng thị trường: Khi không có kế hoạch tài chính, doanh nghiệp có thể không đủ tiền để đầu tư vào phát triển sản phẩm hoặc mở rộng thị trường. Doanh nghiệp có thể sẽ bị giảm khả năng cạnh tranh và ảnh hưởng đến sự phát triển dài hạn trong tương lai

• Phải sử dụng nguồn vốn ngoại: Để giải quyết tình trạng thiếu tài chính, nhiều doanh nghiệp buộc phải sử dụng nguồn vốn ngoại chẳng hạn như vay mượn hoặc huy động vốn từ nhà đầu tư. Với điều kiện trả với lãi suất cao hoặc chia sẻ lợi nhuận. Như vậy có làm cho các doanh nghiệp đối mặt với tình hình gia tăng rủi ro tài chính và gây sức ép lên hoạt động kinh doanh

• Khả năng phát sinh lỗ lớn và phá sản: Trong trường hợp xấu nhất nếu thiếu kế hoạch tài chính có thể dẫn đến khả năng phát sinh lỗ lớn và thậm chí phá sản khiến doanh nghiệp không thể tiếp tục hoạt động

Những vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải khi lập kế hoạch tài chính không đúng cách

Thiếu kế hoạch tài chính có thể tạo ra nhiều vấn đề thách thức cho doanh nghiệp. Từ việc quản lý tiền hàng ngày đến khả năng đầu tư và phát triển dài hạn của doanh nghiệp. Việc thiếu kế hoạch tài chính có thể dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng và doanh nghiệp cần nhận thức về tầm quan trọng của việc lập kế hoạch tài chính. Một số lợi ích quan trọng khi doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính bao gồm:

• Xây dựng mục tiêu tài chính rõ ràng: Lập kế hoạch tài chính giúp doanh nghiệp xác định các mục tiêu tài chính cụ thể như tăng doanh số bán hàng, mở rộng thị trường hoặc tăng lợi nhuận. Mục tiêu minh bạch rõ ràng sẽ tạo động lực cho nhân viên, tạo sự tập trung trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

• Quản lý dòng tiền hợp lý: Kế hoạch tài chính giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền một cách hiệu quả. Bằng cách dự đoán các nguồn thu và các khoản chi trong tương lai, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng có đủ ngân sách để hoạt động một cách suôn sẻ và thanh toán các khoản nợ đúng hạn.

• Phân bổ ngân sách thông minh: Kế hoạch tài chính cho phép doanh nghiệp xác định và phân bổ ngân sách cho các hoạt động quan trọng như tiếp thị, nghiên cứu phát triển, quản lý dự án, quản lý nhân sự... Doanh nghiệp sẽ đảm bảo ngân sách được sử dụng một cách hiệu quả và đáp ứng được mục tiêu tài chính.

• Cắt giảm chi phí hiệu quả: Kế hoạch tài chính giúp doanh nghiệp xác định các lĩnh vực có thể tiết kiệm chi phí. Bằng cách loại bỏ các khoản chi không cần thiết và tối ưu hóa các quá trình, doanh nghiệp có thể tạo ra lợi nhuận cao hơn và nâng cao khả năng cạnh tranh.

• Hạn chế rủi ro: Lập kế hoạch tài chính giúp doanh nghiệp nhận biết và quản lý rủi ro tài chính như biến động giá cả, biến động tỷ giá hoặc thất thoát tài sản. Từ đó giúp doanh nghiệp bảo vệ tài sản và đảm bảo sự ổn định trong môi trường kinh doanh đang gặp phải nhiều thách thức.

• Quản lý khủng hoảng: Khi có tình huống khẩn cấp hoặc khủng hoảng, kế hoạch tài chính giúp doanh nghiệp ứng phó một cách hiệu quả. Bằng cách dự trữ quỹ dự phòng tài chính và kế hoạch khẩn cấp giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp có khả năng duy trì hoạt động và không bị đe dọa tồn tại.

• Đầu tư và gây quỹ doanh nghiệp: Kế hoạch tài chính giúp doanh nghiệp dự đoán tài chính dài hạn và xác định khả năng đầu tư trong nâng cấp cơ sở hạ tầng, phát triển sản phẩm mới, hoặc mở rộng thị trường. Điều này tạo cơ hội cho sự phát triển và gia tăng giá trị doanh nghiệp.

• Xây dựng lộ trình phát triển bền vững: Kế hoạch tài chính giúp doanh nghiệp xác định lộ trình phát triển bền vững. Doanh nghiệp sẽ có khả năng duy trì sự tăng trưởng và phát triển dài hạn mà không gặp nhiều rủi ro thay vì chỉ tập trung vào ngắn hạn.

• Minh bạch rõ ràng với đối tác và nhân viên: Khi doanh nghiệp có kế hoạch tài chính thì sẽ có khả năng cung cấp thông tin minh bạch và rõ ràng về tình hình tài chính cho đối tác, nhà đầu tư và nhân viên. Chính vì vậy mà doanh nghiệp sẽ có thể xây dựng niềm tin và đảm bảo rằng mọi người hiểu rõ về tình hình tài chính của doanh nghiệp.

• Dự đoán và ứng biến linh hoạt: Kế hoạch tài chính giúp doanh nghiệp dự đoán và ứng biến linh hoạt trong mọi tình huống bao gồm các cơ hội và khủng hoảng. Các doanh nghiệp có thể tận dụng cơ hội và đối phó với thách thức một cách hiệu quả sao cho đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn linh hoạt và ổn định trong biến đổi.

Lập kế hoạch tài chính đem đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

XEM THÊM: XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC VÀ LẬP KẾ HOẠCH KINH DOANH

2. Bản chất cốt lõi của tài chính trong doanh nghiệp

Bản chất cốt lõi của tài chính trong doanh nghiệp là sự liên quan mật thiết giữa tài chính, khách hàng, quy trình kinh doanh liên tục cải tiến và văn hóa học tập và đổi mới liên tục. Tài chính không chỉ là một dòng số trên bảng cân đối kế toán mà nó là kết quả của cách doanh nghiệp tạo ra trải nghiệm xuất sắc cho khách hàng, cách thu hút và duy trì với khách hàng trung thành. 

Doanh nghiệp muốn có thêm nhiều khách hàng trung thành thì cần phải làm gì? Câu trả lời đó chính là cần phải cải tiến quy trình kinh doanh liên tục. Đây một yếu tố quan trọng để doanh nghiệp tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh ngày nay. Các quy trình cần cải tiến bao gồm: Quy trình R&D (Nghiên cứu và phát triển sản phẩm), Marketing, Sales, Tài chính kế toán, Công nghệ và Nhân sự. 

Doanh nghiệp cần phải có những cải tiến quy trình liên tục để bắt kịp xu hướng

Ví dụ như: Năm 2022 các doanh nghiệp tập trung phát triển vào các nền tảng như: Youtube, Facebook. Tuy nhiên vào năm 2023, xu hướng short video ngày càng thịnh hành. Do đó doanh nghiệp cần phải linh hoạt thích nghi để thay đổi phù hợp. Đặc biệt là trong lĩnh vực công nghệ, doanh nghiệp cần phải cải tiến quy trình bằng cách sử dụng hệ thống tự động hóa. 

Để quy trình kinh doanh tự động cải tiến thì văn hóa doanh nghiệp cũng cần phải đổi mới sáng tạo liên tục. Trong đó lãnh đạo cần làm gương trong việc thay đổi và tạo ra một mã gen ADN văn hóa - cái mà cần phải được nhân bản bên trong toàn bộ tổ chức.

Bản chất cốt lõi của tài chính trong doanh nghiệp | Trường doanh nhân HBR - Mr. Tony Dzung

3. Quy trình 5 bước lập kế hoạch tài chính

Để đảm bảo rằng doanh nghiệp có thể quản lý dòng tiền bền vững thì cần phải có một quy trình xây dựng lập kế hoạch tài chính chi tiết. Quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp dự đoán và ứng biến linh hoạt với các biến đổi trong môi trường kinh doanh mà còn tạo cơ hội cho việc quản lý rủi ro, cắt giảm chi phí hiệu quả và tạo lộ trình phát triển bền vững.

Bước 1 - Nghiên cứu và nắm rõ tình hình tài chính doanh nghiệp: Đầu tiên, doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu và thu thập thông tin chi tiết về tình hình tài chính hiện tại. Quá trình này bao gồm việc liệt kê tài sản như: tiền mặt, bất động sản, và đầu tư tài chính cũng như khoản nợ phải trả, thế chấp tài sản và tín dụng. Thông qua việc này, doanh nghiệp sẽ có cái nhìn tổng quan về giá trị tài sản ròng và tình hình tài chính hiện tại.

Ví dụ: Một công ty sản xuất và kinh doanh điện thoại di động khi thiết lập mục tiêu tài chính thì sẽ bắt đầu bằng việc thu thập thông tin tài chính liên quan. Hoạt động này bao gồm báo cáo tài chính, và các hồ sơ giao dịch tài chính của công ty trong thời gian gần đây. Sau đó các phòng ban tài chính và kiểm toán của công ty phân tích các báo cáo tài chính như báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối kế toán và báo cáo luân phiên tiền tệ để hiểu rõ hiệu suất tài chính của công ty. Ngoài ra, cũng cần phải điều tra nợ phải thu,  nợ phải trả và các nguồn vốn, tài trợ hiện có (vay ngân hàng, cổ phiếu và trái phiếu) để đảm bảo rằng doanh nghiệp có đủ tài chính để hỗ trợ hoạt động kinh doanh và chi tiêu tương lai.

Bước 2 - Thiết lập mục tiêu tài chính: Sau khi hiểu rõ khả năng tài chính, doanh nghiệp cần thiết lập mục tiêu tài chính cụ thể. Bước này sẽ giúp định rõ hướng phát triển và sự phát triển của doanh nghiệp. Mục tiêu tài chính của doanh nghiệp có thể liên quan đến tăng trưởng doanh thu, lợi nhuận, đầu tư hoặc mở rộng thị trường kinh doanh.

Dựa trên phân tích thị trường, công ty kinh doanh điện thoại di động sẽ có thể xác định mục tiêu kinh doanh cụ thể. Ví dụ, công ty có thể quyết định tăng doanh số bán hàng 20% trong năm tới và mở rộng thị trường sang các quốc gia mới.

Bước 3 - Xây dựng ngân sách: Tiếp theo, doanh nghiệp cần xây dựng một ngân sách phù hợp với mục tiêu tài chính đã xác định. Ngân sách này giúp quản lý dòng tiền, kiểm soát từng khoản chi tiêu và đảm bảo rằng tài chính được sử dụng một cách hiệu quả.

Tiếp nối ví dụ trên thì công ty cần xác định các chi phí sản xuất bao gồm chi phí nguyên liệu, lao động sản xuất, chi phí máy móc và thiết bị, chi phí vận chuyển sản phẩm… Đồng thời công ty cũng cần xác đinh ngân sách nào sẽ được đầu tư vào nghiên cứu và phát triển, marketing, sales, công nghệ… để phát triển sản phẩm mới hoặc cải tiến sản phẩm hiện có.

Tóm lược 5 bước giúp doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính thành công

Bước 4 - Phát triển và triển khai kế hoạch: Sau khi có dữ liệu về tài chính, mục tiêu và ngân sách, doanh nghiệp cần phát triển chi tiết kế hoạch tài chính. Triển khai kế hoạch tài chính sẽ liên quan đến việc nghiên cứu các dự án, xác định điểm mạnh điểm yếu của từng dự án. Từ đó doanh nghiệp có thể cân nhắc thông tin về hệ thống tài chính, thuế, luật lao động và an toàn lao động.

Ví dụ: Dựa trên ngân sách tài chính, công ty sẽ có những chiến lược đầu tư vào nghiên cứu và phát triển để cải tiến sản phẩm hiện có hoặc các sản phẩm mới dựa trên nhu cầu thị trường. Đồng thời cũng có thể cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng tốt hơn. Ngoài ra công ty cũng sẽ xác định kế hoạch tiếp thị để quảng cáo sản phẩm và dịch vụ. Bao gồm chiến dịch quảng cáo trực tuyến, tham gia sự kiện ngành và phát triển chiến dịch truyền thông hiệu quả.

Bước 5 - Giám sát thực thi kế hoạch: Cuối cùng, doanh nghiệp cần theo dõi việc thực thi kế hoạch tài chính. Trong bước này doanh nghiệp sẽ tiến hành thực thi việc theo dõi báo cáo tài chính, danh mục đầu tư và thông tin thị trường. Bằng cách thực hiện theo dõi tỉ mỉ, doanh nghiệp có thể dự đoán và ứng biến linh hoạt với các tình huống phát sinh. Chính vì vậy mà có thể đảm bảo rằng tài chính luôn ổn định và được quản lý một cách hiệu quả.

XEM THÊM: CÁC CHỈ SỐ ĐO LƯỜNG HIỆU QUẢ KINH DOANH ĐỊNH HƯỚNG DOANH NGHIỆP PHÁT TRIỂN ĐÚNG ĐẮN

4. Lưu ý giúp việc lập kế hoạch tài chính hiệu quả

Để đảm bảo việc lập kế hoạch tài chính cho doanh nghiệp diễn ra một cách hiệu quả, doanh nghiệp đặc biệt là bộ phận tài chính cần phải lưu ý những điều sau:

• Số liệu cơ sở chính xác: Để có kế hoạch tài chính chính xác, doanh nghiệp cần dựa vào số liệu tài chính và thông tin cơ sở thực tế. Hãy đảm bảo rằng các con số dữ liệu mà doanh nghiệp sử dụng là có cơ sở và chính xác

• Liên kết với mục tiêu chiến lược: Kế hoạch tài chính cần phản ánh mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Hoạt động phân bổ tài chính kết hợp với định hướng chiến lược sẽ giúp doanh nghiệp quản lý dòng tiền đúng hướng và hỗ trợ mục tiêu dài hạn

• Hãy chắc chắn các dự đoán tài chính cẩn thận: Khi thực hiện dự đoán tài chính, hãy sử dụng nhiều kịch bản khác nhau để đảm bảo doanh nghiệp đã tính đến các biến đổi có thể xảy ra. Dự đoán tài chính cần phải có các tình huống lạm phát cao và thấp, doanh thu tăng trưởng và suy giảm để tạo sự linh hoạt trong kế hoạch

• Điều chỉnh định kỳ: Hãy xem xét điều chỉnh và cập nhật kế hoạch tài chính định kỳ để phù hợp và phản ánh được hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp 

• Tạo quỹ dự phòng: Hãy luôn có một quỹ dự phòng cho các tình huống khẩn cấp. Thị trường kinh doanh luôn biến động không ngừng nên doanh nghiệp cần phải xây dựng nguồn tài chính dự phòng. Như vậy sẽ không ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động chính của doanh nghiệp

• Sử dụng công cụ quản lý tài chính: Công cụ quản lý tài chính và phần mềm hỗ trợ có thể giúp doanh nghiệp và các phòng ban theo dõi dòng tiền, tạo dự đoán tài chính và tạo báo cáo tài chính một cách dễ dàng và hiệu quả 

• Đánh giá liên tục: Doanh nghiệp và các phòng ban cần phải liên tục đánh giá và theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch tài chính. Quá trình đo lường đánh giá sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện và giải quyết sớm các vấn đề tài chính hiệu quả hơn

Những khía cạnh quan trọng ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch tài chính

XEM THÊM: CÁCH XÂY DỰNG MỤC TIÊU KINH DOANH DÀI HẠN, HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

5. Kết luận

Quá trình lập kế hoạch tài chính là một bước đặc biệt quan trọng giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định trong dòng tiền và đạt được các mục tiêu tài chính. Bằng cách nắm bắt tình hình tài chính hiện tại, xác định mục tiêu tài chính, xây dựng ngân sách, phát triển kế hoạch chi tiết và theo dõi thực hiện, doanh nghiệp có thể quản lý và có những chính sách phát triển bền vững hơn. Bên cạnh việc giúp doanh nghiệp ổn định dòng tiền, quy trình này cũng tạo cơ hội cho doanh nghiệp đảm bảo minh bạch với các đối tác và nhân viên. Từ đó tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp, thu hút nhiều nhân tài hơn. 

Tóm lại, để doanh nghiệp xây dựng và phát triển bền vững doanh nghiệp cần nắm vững quy trình lập kế hoạch tài chính chi tiết. Đồng thời cần phải chú ý đến những yếu tố ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch tài chính. Điều này đặc biệt quan trọng đặc biệt trong môi trường kinh doanh ngày càng biến đổi và khắc nghiệt.