QUY TRÌNH ỨNG DỤNG AI CHO CÁC PHÒNG BAN TRONG DOANH NGHIỆP TỪ A-Z

Trong bối cảnh phát triển vượt bậc của công nghệ AI, doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam là đối tượng chịu ảnh hưởng không nhỏ bởi áp lực từ nhiều phía, đặc biệt về nguồn vốn và khả năng sử dụng công nghệ mới. Tuy nhiên, ở bài viết này Trường doanh nhân HBR sẽ giúp lãnh đạo/ chủ doanh nghiệp có cái nhìn chi tiết nhất về việc ứng dụng AI với quy trình ứng dụng AI cho các phòng ban từ A-Z.

1. Tổng quan về ứng dụng AI cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Theo khảo sát tại Việt Nam, phần lớn các doanh nghiệp hiện nay vẫn chưa sẵn sàng và còn lúng túng trong việc ứng dụng AI, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và do do hạn chế về nguồn vốn và nguồn nhân lực. Họ chỉ thực sự có xu hướng chuyển đổi AI nếu chịu áp lực lớn từ đối thủ cạnh tranh, khiến doanh nghiệp luôn trong thế "kìm kẹp", khó tăng trưởng và cạnh tranh được với đối thủ.

Mr. Tony Dzung - Chủ tịch của HBR Holdings, người đã có hơn 7 năm kinh nghiệm coaching cho các lãnh đạo/ chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam đã có những nhận định về thuận lợi và khó khăn khi chuyển đổi số cho SMEs.

1.1. Lợi thế của doanh nghiệp vừa và nhỏ khi ứng dụng AI

Mặc dù các doanh nghiệp vừa và nhỏ không có nguồn lực lớn như các tập đoàn đa quốc gia, họ lại có nhiều lợi thế đặc thù giúp việc triển khai AI trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn.

1 - Linh hoạt và dễ dàng thay đổi mô hình quản lý

Do quy mô nhỏ gọn và cấu trúc tổ chức linh hoạt, doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có khả năng thay đổi mô hình quản lý và quy trình hoạt động nhanh hơn so với các doanh nghiệp lớn. Việc ra quyết định và thực thi thường không bị ràng buộc bởi nhiều tầng lớp quản lý, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc triển khai AI.

2 - Đội ngũ nhân sự trẻ, thích nghi nhanh với công nghệ

Một lợi thế lớn của các doanh nghiệp vừa và nhỏ là đội ngũ nhân sự thường trẻ trung và năng động. Nhóm lao động này không chỉ nhanh nhạy trong việc tiếp cận các công nghệ mới mà còn có tư duy cởi mở, dễ dàng thích nghi với sự thay đổi của công nghệ, đặc biệt là AI.

3 - Khả năng tập trung vào các giải pháp cá nhân hóa

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường tập trung vào thị trường ngách, điều này cho phép họ áp dụng AI để cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng một cách tối ưu. Với số lượng khách hàng nhỏ hơn, việc thu thập và xử lý dữ liệu bằng AI sẽ nhanh chóng và dễ dàng hơn, giúp doanh nghiệp hiểu sâu hơn về khách hàng của mình, từ đó cải thiện dịch vụ và sản phẩm phù hợp với nhu cầu cá nhân.

1.2. Khó khăn khi doanh nghiệp vừa và nhỏ triển khai AI

Mặc dù có nhiều lợi thế, nhưng SMEs cũng phải đối mặt với một số thách thức lớn khi triển khai công nghệ AI. Những rào cản này chủ yếu đến từ tài chính, khả năng ứng dụng công nghệ và kiến thức chuyên môn.

1 - Hạn chế về tài chính

Một trong những rào cản lớn nhất đối với SMEs khi triển khai AI là vấn đề tài chính. Việc ứng dụng AI đòi hỏi chi phí ban đầu cao cho việc mua sắm công nghệ, phần mềm, và đào tạo nhân viên. Nhiều SMEs khó có đủ nguồn lực để đầu tư vào những công cụ và hệ thống AI tiên tiến như các tập đoàn lớn.

2 - Thiếu kiến thức và chuyên môn về AI

Việc thiếu hụt nhân sự có khả năng hiểu biết và ứng dụng AI vào công việc cũng là một thách thức lớn. SMEs không có đội ngũ chuyên gia công nghệ nội bộ để phát triển và triển khai AI, điều này dẫn đến sự phụ thuộc vào các bên thứ ba, gây ra chi phí cao và sự thiếu kiểm soát.

3 - Khả năng tích hợp và bảo trì hệ thống yếu

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường không có các hệ thống công nghệ thông tin (IT) mạnh mẽ và toàn diện để tích hợp AI vào quy trình kinh doanh hiện có. Ngoài ra, việc bảo trì và cập nhật hệ thống AI cũng là một vấn đề lớn, bởi AI yêu cầu được duy trì, cập nhật và điều chỉnh thường xuyên để đảm bảo hiệu quả hoạt động.

2. Tại sao doanh nghiệp vừa và nhỏ nên ứng dụng AI càng sớm càng tốt?

Dựa trên những thuận lợi và khó khăn đã phân tích, dưới đây là những lý do quan trọng khiến các SMEs cần nhanh chóng nắm bắt cơ hội và ứng dụng AI càng sớm càng tốt.

2.1. Tăng khả năng cạnh tranh – Chiếm lợi thế trên thị trường

Một trong những yếu tố sống còn của doanh nghiệp vừa và nhỏ là không chỉ cạnh tranh với đối thủ cùng phân khúc, mà còn phải cạnh tranh với các doanh nghiệp lớn. Khi các đối thủ và các tập đoàn lớn đang ngày càng sử dụng AI để tự động hóa quy trình, phân tích dữ liệu khách hàng và cá nhân hóa dịch vụ, các doanh nghiệp không ứng dụng AI chắc chắn sẽ bị bỏ lại phía sau.

Việc triển khai AI sớm sẽ giúp SMEs:

• Hiểu rõ khách hàng hơn thông qua việc phân tích dữ liệu từ hành vi mua sắm, từ đó có thể tối ưu hóa chiến lược tiếp thị.
• Tối ưu hóa sản phẩm và dịch vụ để tạo ra trải nghiệm khách hàng độc đáo, khác biệt so với đối thủ.

2.2.. Tối ưu hóa chi phí – Giảm chi phí nhân sự và vận hành

Một trong những lý do quan trọng khiến SMEs cần ứng dụng AI sớm là tối ưu hóa chi phí. Việc tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại như chăm sóc khách hàng, phân tích dữ liệu, lên lịch trình công việc hay kiểm soát tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu nguồn lực và tối ưu hóa hiệu suất làm việc.

Ví dụ, thay vì tuyển dụng nhiều nhân viên cho công việc phân tích dữ liệu marketing thủ công, doanh nghiệp có thể sử dụng AI để tự động hóa phân tích và đưa ra các báo cáo chi tiết, từ đó giảm chi phí nhân sự và tăng độ chính xác trong phân tích dữ liệu.

2.3. Tận dụng tối đa sức trẻ và sự sáng tạo của nhân sự GenZ

Các SMEs thường có đội ngũ nhân sự trẻ, năng động và nhanh chóng nắm bắt các công nghệ mới. Đây là một lợi thế lớn để doanh nghiệp triển khai AI mà không mất nhiều thời gian đào tạo. Nhân sự trẻ không chỉ nhanh nhạy trong việc học hỏi mà còn sẵn sàng sáng tạo và thử nghiệm các công cụ AI mới, từ đó gia tăng hiệu quả công việc và đóng góp vào sự phát triển của doanh nghiệp.

2.4. Cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng – Nâng cao khả năng giữ chân khách hàng

Khả năng cá nhân hóa trải nghiệm khách hàng là một trong những điểm mạnh lớn nhất của AI. Với việc thu thập và phân tích dữ liệu từ các giao dịch, lịch sử mua hàng và hành vi duyệt web của khách hàng, AI giúp SMEs tạo ra các chiến lược marketing tinh vi và chính xác hơn, từ đó gia tăng tỷ lệ chuyển đổi và giữ chân khách hàng hiệu quả.

2.5. Nhanh nhạy hơn trong việc dự đoán xu hướng thị trường

Trong bối cảnh thị trường biến đổi nhanh chóng và cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp nào có khả năng thích ứng nhanh với sự thay đổi sẽ có nhiều cơ hội tồn tại và phát triển. AI cung cấp cho SMEs các công cụ phân tích dự đoán mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp dự báo được xu hướng của thị trường, từ đó điều chỉnh chiến lược kinh doanh một cách linh hoạt.

Ứng dụng AI sớm sẽ giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ nắm bắt cơ hội, bứt phá doanh thu và tối ưu hóa quy trình ngay từ bây giờ. Thị trường đang thay đổi rất nhanh, và nếu SMEs không nhanh chóng ứng dụng AI, họ sẽ gặp phải nhiều thách thức và dần mất lợi thế cạnh tranh trước các đối thủ lớn hơn

3. Quy trình ứng dụng AI cho các phòng ban trong doanh nghiệp

Quy trình triển khai AI cho các phòng ban trong doanh nghiệp được chia sẻ bởi Mr. Đặng Hữu Sơn - một trong 10 vị diễn giả nổi bật tại MEGA EVENT AI MARKETING 2024 tại Hà Nội vào ngày 05-06/10-2024 vừa qua. Đồng thời, quy trình này cũng chính là một trong các công cụ mà Trường Doanh Nhân HBR đã thực hiện chuyển đổi số thành công, giúp doanh nghiệp dễ dàng ứng dụng AI vào các hoạt động kinh doanh, từ marketing, sản xuất nội dung đến quản lý nhân sự. 

Quy trình gồm hai giai đoạn chính:

3.1. Giai đoạn 1: Requirement Phase (Giai đoạn Yêu cầu)

• Phân tích nhu cầu của phòng ban

Đầu tiên, người đứng đầu doanh nghiệp hoặc các quản lý phòng ban sẽ tiến hành phân tích nhu cầu cụ thể của từng phòng. Ví dụ, đối với phòng Marketing, mục tiêu có thể là cải thiện quy trình tiếp cận khách hàng, tự động hóa quảng cáo hoặc phân tích dữ liệu hành vi của khách hàng.

• Đánh giá kỹ năng sử dụng AI của nhân sự

Sau khi xác định nhu cầu, đội ngũ quản lý sẽ tiến hành đánh giá kỹ năng hiện tại của các phòng ban như Marketing, Nhân sự, Bán hàng… Đánh giá này giúp xác định xem nhân sự có đủ khả năng sử dụng các công cụ AI hay không. Nếu chưa đủ khả năng, cần tiến hành các buổi đào tạo nội bộ.

Ví dụ: HBR Holdings, dưới sự chỉ đạo của Mr. Tony Dzung, đã tiến hành đánh giá khả năng sử dụng AI của phòng Marketing. Kết quả cho thấy, nhân sự cần được đào tạo thêm về cách sử dụng AI trong việc tối ưu hóa quy trình chạy quảng cáo và phân tích dữ liệu khách hàng.

• Chọn nhiệm vụ thí điểm

Sau khi đánh giá, các phòng ban sẽ chọn những tác vụ cụ thể để thí điểm AI. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro khi thử nghiệm AI trên quy mô lớn ngay từ đầu.
Ví dụ: Phòng Marketing của HBR đã chọn ứng dụng AI để lên nội dung quảng cáo, SEO, thiết kế ảnh và edit video để đẩy nhanh tốc độ sản xuất nội dung, tối ưu hóa thời gian làm việc và số lượng nhân sự.

• Tổng hợp và xây dựng quy trình triển khai AI

Sau khi đã đánh giá kỹ năng và lựa chọn nhiệm vụ thí điểm, bước tiếp theo là xây dựng quy trình triển khai AI cho các phòng ban. Quy trình này bao gồm việc xác định mục tiêu, nguồn lực cần thiết và các công cụ AI cụ thể.

3.2. Giai đoạn 2: Development Phase (Giai đoạn Phát triển)

• Duyệt và phổ biến thư viện tri thức AI

Khi các phòng ban đã sẵn sàng, doanh nghiệp sẽ duyệt và triển khai thư viện tri thức AI. Đây là nơi tổng hợp các công cụ và kiến thức cần thiết về AI, giúp các đội nhóm như Content Team, Design Team, Digital Marketing Team và Media Team sử dụng AI một cách hiệu quả.

Tại HBR Holdings, Mr. Tony Dzung đã xây dựng phòng AI chuyên nghiên cứu và cập nhật những công nghệ AI tiên tiến nhất, hỗ trợ các phòng ban khác như Marketing, Sale, HR, … ứng dụng công nghệ vào các công việc thường ngày.

• Đánh giá và tổng kết sau 3 tháng

Sau 3 tháng triển khai, doanh nghiệp cần đánh giá kết quả và tổng kết những thành tựu đạt được. Quy trình đánh giá này giúp phát hiện ra những điểm mạnh và yếu trong việc áp dụng AI, từ đó điều chỉnh kịp thời để tối ưu hóa hiệu suất.

• Mở rộng áp dụng AI cho các phòng ban khác

Nếu việc ứng dụng AI thành công, doanh nghiệp có thể mở rộng áp dụng AI cho các phòng ban khác, chẳng hạn như HR, Sales, Tài chính, giúp tăng cường hiệu quả quản lý và giảm thiểu chi phí vận hành.

Nhờ áp dụng quy trình trên, HBR Holdings dưới sự dẫn dắt của Mr. Tony Dzung, đã thành công trong việc chuyển đổi mô hình doanh nghiệp thành một "AI First Company". Đây không chỉ là một bước tiến lớn trong quản lý và vận hành, mà còn là chìa khóa giúp HBR tăng trưởng doanh thu, nâng cao hiệu suất và tối ưu chi phí một cách đáng kể.

Nếu bạn đang tìm kiếm cách để tăng trưởng doanh thu và tối ưu hóa hoạt động doanh nghiệp bằng AI, đừng bỏ lỡ cơ hội tham gia Mega Event "AI Marketing 2024" của Trường Doanh Nhân HBR. Sự kiện này sẽ quy tụ 10 chuyên gia hàng đầu về AI, giúp bạn khám phá cách ứng dụng công nghệ AI thành công và vượt qua mọi thách thức kinh doanh.

4. Mega event AI Marketing 2024 – Cơ hội để doanh nghiệp bứt phá với AI

Nhằm giúp các doanh nghiệp tại Việt Nam nắm bắt cơ hội và dẫn đầu trong xu hướng chuyển đổi số, Trường Doanh Nhân HBR tổ chức sự kiện Mega Event "AI Marketing 2024". Đây là cơ hội đặc biệt để các chủ doanh nghiệp, lãnh đạo học hỏi từ 10+ chuyên gia hàng đầu về AI và khám phá những giải pháp AI đột phá giúp X5 - X10 doanh thu.

Nội dung sự kiện:

• Ứng dụng AI trong content marketing & sales: Khám phá cách tạo ra nội dung chất lượng cao và tối ưu hóa quy trình bán hàng.
• Tối ưu hóa hiệu suất công việc thông qua Marketing & Sale Automation nhờ AI giúp tự động hóa và nâng cao hiệu suất công việc.
• Thiết lập trợ lý cá nhân sáng tạo nội dung & quản lý social media: Áp dụng AI để sáng tạo nội dung độc đáo và tự động hóa quy trình quản lý các kênh truyền thông xã hội.
• Chiến lược nhân bản hệ thống Affiliate tiếp thị liên kết đa kênh: Mở rộng doanh số qua các kênh bán hàng mạnh mẽ.
• Phát triển bền vững trên sàn thương mại điện tử: Bí quyết tăng trưởng doanh thu bền vững trên sàn Shopee, Tiki, Lazada, Sendo,...
• Công thức kiếm tiền từ Youtube: Học từ A đến Z cách xây kênh Youtube kiếm tiền cá nhân tối đa hóa nguồn nhân lực.

Sự kiện AI Marketing 2024 sẽ là cầu nối giữa doanh nghiệp và các chuyên gia hàng đầu, mang đến những kiến thức và công cụ cần thiết để doanh nghiệp Việt Nam chuyển đổi số và phát triển bền vững trong kỷ nguyên AI.

Cơ hội cuối cùng trong năm 2024 tại khu vực TP. Hồ Chí Minh vào ngày 06-07/11/2024 tới đây, giới hạn số lượng 1500 người tham dự. Nhanh tay đăng ký ngay để không bỏ lỡ cơ hội tuyệt vời này!