[A-Z] QUY TRÌNH LÀM VIỆC PHÒNG MARKETING HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ

Phòng marketing đóng vai trò cốt lõi trong việc tạo dựng thương hiệu, thu hút khách hàng và tăng doanh thu. Tuy nhiên, với nhiều chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ – đặc biệt là những người chưa có nhiều kinh nghiệm trong quản trị – việc xây dựng một quy trình làm việc phòng marketing hiệu quả có thể là thách thức lớn. Bài viết này, Trường doanh nhân HBR sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng quy trình marketing bài bản, tối ưu hóa hiệu suất làm việc của đội ngũ để thúc đẩy doanh nghiệp phát triển bền vững.

1. Thiếu quy trình làm việc phòng Marketing - Doanh nghiệp gặp vấn đề gì?

Một trong những vấn đề nghiêm trọng mà nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp phải là thiếu quy trình làm việc cụ thể và rõ ràng trong phòng marketing. Vấn đề này gây ra nhiều hệ lụy không chỉ về mặt hiệu suất công việc mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Dưới đây là phân tích chi tiết về các nguyên nhân, hệ quả của vấn đề này.

1.1. Tại sao nhiều doanh nghiệp không có quy trình làm việc phòng marketing bài bản?

1 - Thiếu kiến thức quản trị marketing

Nhiều chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ không có kiến thức bài bản về quản trị marketing và điều hành phòng marketing. Thông thường, họ tự xây dựng phòng marketing mà không có sự hướng dẫn chuyên nghiệp hoặc quy trình chuẩn. Điều này dẫn đến việc:

• Các hoạt động marketing diễn ra một cách tự phát, không có kế hoạch hay quy trình rõ ràng.
• Chủ doanh nghiệp chưa hiểu rõ các bước cần thiết để thiết lập một quy trình làm việc khoa học và hiệu quả.

2 - Nhân sự thiếu kinh nghiệm

Phòng marketing của các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường được thành lập bởi những nhân sự chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc xây dựng quy trình. Họ có thể giỏi về một số kỹ năng cụ thể như chạy quảng cáo, viết nội dung, nhưng lại không đủ năng lực để thiết lập quy trình toàn diện cho các hoạt động marketing. Điều này dẫn đến:

• Thiếu sự đồng bộ giữa các hoạt động khác nhau trong phòng marketing (chạy quảng cáo, viết bài, phân tích dữ liệu...).
• Các nhân sự làm việc theo kiểu phản ứng, chạy đua với thời hạn thay vì thực hiện chiến lược có tính toán.

3 - Chủ doanh nghiệp ôm đồm, không giao quyền

Một tình trạng phổ biến là chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ ôm quá nhiều việc, không phân quyền và giao việc rõ ràng cho nhân viên. Điều này dẫn đến việc quy trình làm việc trở nên chắp vá, phụ thuộc vào quyết định cảm tính của chủ doanh nghiệp mà thiếu đi tính hệ thống. Các vấn đề thường gặp bao gồm:

• Chồng chéo công việc, nhiều công việc trùng lặp mà không có sự phân công rõ ràng.
• Các dự án bị trì trệ, do không ai chịu trách nhiệm chính.

1.2. Hệ quả của việc thiếu quy trình làm việc phòng marketing rõ ràng

Việc không có quy trình cụ thể và rõ ràng trong phòng marketing dẫn đến nhiều hệ quả tiêu cực, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc, chất lượng công việc và sự phát triển của doanh nghiệp. Dưới đây là một số hệ quả chính:

1 - Hiệu suất làm việc thấp

Khi không có quy trình làm việc khoa học, nhân sự trong phòng marketing sẽ thường rơi vào trạng thái:

• Làm việc rời rạc, không có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong đội ngũ.
• Thiếu kế hoạch chi tiết, không biết mình phải làm gì tiếp theo, dẫn đến sự lãng phí thời gian và nguồn lực.

2 - Chồng chéo công việc, thiếu trách nhiệm

Khi không có quy trình rõ ràng, các nhiệm vụ không được phân công chính xác, dẫn đến:

• Chồng chéo công việc, nhiều người làm cùng một nhiệm vụ, trong khi có những công việc lại không ai đảm nhận.
• Thiếu trách nhiệm: Do không rõ ai chịu trách nhiệm chính cho từng nhiệm vụ, nhân sự có thể dễ dàng đổ lỗi cho nhau khi có vấn đề xảy ra.

3 - Không tối ưu hóa nguồn lực và chi phí

Thiếu quy trình khiến doanh nghiệp:

• Lãng phí nguồn lực vì không tận dụng tối đa thời gian và năng lực của đội ngũ.
• Chi phí marketing bị đội lên do chạy các chiến dịch không có kế hoạch rõ ràng, không có sự giám sát và đánh giá hiệu quả.

4 - Không đo lường và tối ưu hóa chiến dịch

Một hệ quả nghiêm trọng của việc thiếu quy trình là doanh nghiệp không thể đo lường chính xác hiệu quả các hoạt động marketing. Do không có kế hoạch bài bản, nhiều doanh nghiệp nhỏ không biết cách:

• Đo lường hiệu quả của từng chiến dịch marketing.
• Tối ưu hóa chi phí cho các chiến dịch tiếp theo dựa trên những kết quả trước đó.

5 - Mất cơ hội tăng trưởng lâu dài

Cuối cùng, việc thiếu một quy trình làm việc rõ ràng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Các chiến dịch marketing chỉ mang tính ngắn hạn và không giúp doanh nghiệp xây dựng được thương hiệu vững chắc hay tăng trưởng doanh thu bền vững.

2. Nguyên tắc cơ bản để tối ưu hóa quy trình làm việc phòng marketing

Để quy trình làm việc của phòng Marketing mang lại kết quả nhanh chóng, cần đáp ứng 3 tiêu chí sau:

1 - Logic

Quy trình cần đảm bảo sự đơn giản, logic và dễ hiểu để dễ dàng triển khai. Một quy trình hợp lý sẽ giúp tất cả các thành viên, đặc biệt là người mới, nhanh chóng nắm bắt và thực hiện một cách hiệu quả.

2 - Nhất quán

Việc đào tạo và hướng dẫn về quy trình phải được triển khai ngay từ khi nhân viên mới gia nhập để đảm bảo sự đồng bộ trong công việc. Đồng thời, quy trình không nên cứng nhắc mà cần linh hoạt, phù hợp với các nhiệm vụ hàng ngày của đội ngũ. 

3 - Phát triển theo sự tăng trưởng của doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp mở rộng, quy trình làm việc cũng cần được nâng cấp để phù hợp với số lượng nhân sự tăng lên và mức độ chuyên môn hóa cao hơn. Hệ thống quy trình phải có khả năng phát triển cùng với doanh nghiệp.

3. Các bước xây dựng quy trình làm việc phòng marketing hiệu quả

Đối với các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc xây dựng một quy trình làm việc cụ thể cho phòng marketing là một thách thức lớn. Tuy nhiên, đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả hơn, cải thiện năng suất và tối ưu hóa kết quả kinh doanh. Đặc biệt, đối với những doanh nghiệp đang phát triển hoặc chưa có nền tảng quản trị bài bản, quy trình này không chỉ giúp đội ngũ marketing hoạt động mạch lạc mà còn đảm bảo doanh nghiệp đạt được mục tiêu lâu dài.

Dưới đây là các bước chi tiết để xây dựng quy trình làm việc phòng marketing, dựa trên nhu cầu thực tế của các chủ doanh nghiệp thuộc đối tượng khách hàng của Trường Doanh Nhân HBR.

Bước 1: Xác định mục tiêu và KPIs rõ ràng

Quy trình làm việc phòng marketing phải bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu cụ thể. Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn đúng đắn là yếu tố sống còn. Mục tiêu có thể là tăng doanh số bán hàng, cải thiện nhận diện thương hiệu, hoặc thu hút khách hàng mới. Các mục tiêu này cần được xác định rõ ràng, phù hợp với tình hình hiện tại của doanh nghiệp.

• Mục tiêu ngắn hạn: Tăng 20% doanh số bán hàng trong vòng 6 tháng.
• Mục tiêu dài hạn: Xây dựng thương hiệu mạnh trong ngành và tăng trưởng ổn định trong vòng 2 năm.

Đồng thời, cần thiết lập các chỉ số đo lường hiệu quả (KPIs) để theo dõi tiến độ thực hiện mục tiêu. Ví dụ:

• Tỷ lệ chuyển đổi khách hàng từ chiến dịch quảng cáo.
• Lượng tương tác và theo dõi trên các kênh mạng xã hội.
• ROI (tỷ suất lợi nhuận) từ các chiến dịch marketing.

Việc xác định mục tiêu và KPIs giúp đội ngũ marketing tập trung vào những nhiệm vụ cốt lõi và tạo ra giá trị cụ thể cho doanh nghiệp.

>>> XEM THÊM: CÁCH XÂY DỰNG KPI CHO PHÒNG MARKETING

Bước 2: Phân tích và đánh giá quy trình hiện tại

Trước khi thiết lập một quy trình mới, doanh nghiệp cần phân tích quy trình hiện tại để nhận diện các điểm yếu, thách thức và cơ hội cải thiện. Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, quy trình làm việc marketing hiện tại thường thiếu cấu trúc và không hiệu quả. Để khắc phục, cần thực hiện các bước sau:

• Thu thập dữ liệu: Tìm hiểu dữ liệu từ các chiến dịch trước đây, bao gồm phản hồi từ khách hàng, hiệu quả của các kênh quảng cáo, và chi phí đã bỏ ra.
• Phân tích dữ liệu: Sử dụng các công cụ phân tích để đánh giá hiệu suất của các chiến dịch. Điều này giúp doanh nghiệp nhận ra đâu là những điểm mạnh cần phát huy và những khu vực nào cần cải thiện.
• Nhận diện thách thức và cơ hội: Từ việc phân tích, bạn sẽ xác định được các rào cản và cơ hội để điều chỉnh quy trình làm việc hiệu quả hơn.

Việc phân tích quy trình hiện tại là tiền đề để thiết kế một quy trình mới mạch lạc và phù hợp hơn với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.

Bước 3: Thiết kế quy trình làm việc mới cho phòng marketing

Sau khi đã phân tích và hiểu rõ những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả marketing, doanh nghiệp cần thiết kế quy trình làm việc mới. Quy trình này phải rõ ràng, đơn giản và dễ hiểu để mọi nhân viên có thể áp dụng một cách nhanh chóng.

Các yếu tố cần có trong quy trình bao gồm:

1 - Nghiên cứu thị trường và khách hàng mục tiêu: Xác định rõ khách hàng mục tiêu, nhu cầu của họ, và các xu hướng thị trường. Điều này giúp bạn xây dựng chiến lược phù hợp và hiệu quả hơn.

2 - Lập kế hoạch chiến lược marketing: Xây dựng chiến lược marketing tổng thể với các bước thực hiện rõ ràng, bao gồm phân bổ ngân sách, kênh quảng cáo (Facebook, Google Ads, SEO...), và thời gian triển khai.

3 - Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Mỗi nhân viên trong phòng marketing phải có nhiệm vụ cụ thể, từ người lên kế hoạch chiến dịch, người viết nội dung, đến người triển khai quảng cáo. Điều này đảm bảo công việc diễn ra liên tục và không bị chồng chéo.

4 - Thiết lập quy trình giám sát và đánh giá: Quy trình làm việc cần có các điểm dừng để giám sát và đánh giá hiệu quả. Điều này giúp bạn điều chỉnh chiến lược khi cần thiết và tối ưu hóa kết quả.

Bước 4: Triển khai công cụ hỗ trợ và nền tảng quản lý

Doanh nghiệp cần sử dụng các công cụ và nền tảng hỗ trợ để quy trình làm việc diễn ra trơn tru. Với sự hỗ trợ của các công nghệ hiện đại, quy trình marketing có thể được tự động hóa và tối ưu hóa một cách dễ dàng hơn. Một số công cụ phổ biến mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể áp dụng bao gồm:

• Phần mềm quản lý quy trình giúp theo dõi và quản lý tiến độ công việc một cách trực quan.
• Công cụ phân tích dữ liệu như Google Analytics để đánh giá hiệu quả các chiến dịch marketing.
• CRM để quản lý dữ liệu khách hàng và theo dõi hành trình khách hàng, từ đó tối ưu hóa các hoạt động marketing.

Các công cụ này giúp doanh nghiệp nắm bắt tiến độ, giao tiếp hiệu quả hơn, và tránh bỏ lỡ các cơ hội bán hàng tiềm năng.

Bước 5: Đào tạo và triển khai quy trình cho đội ngũ

Sau khi quy trình làm việc đã được thiết lập, bước tiếp theo là đào tạo đội ngũ nhân sự. Đây là bước quan trọng để đảm bảo rằng mọi người trong phòng marketing đều hiểu rõ quy trình và biết cách thực hiện từng bước một cách hiệu quả.

• Đào tạo đầu vào: Khi nhân viên mới tham gia, cần có chương trình đào tạo rõ ràng về quy trình làm việc, công cụ sử dụng và cách thức phối hợp với các phòng ban khác.
• Đào tạo định kỳ: Doanh nghiệp cũng nên tổ chức các buổi đào tạo định kỳ để nâng cao kỹ năng cho nhân viên và cập nhật các xu hướng marketing mới nhất.

Việc đào tạo không chỉ giúp nhân viên nắm bắt nhanh chóng quy trình mà còn giúp họ tự tin và chủ động hơn trong công việc.

Bước 6: Đo lường, đánh giá và cải tiến quy trình

Sau khi triển khai quy trình làm việc, doanh nghiệp cần thường xuyên đo lường và đánh giá để đảm bảo rằng quy trình đang hoạt động hiệu quả. Đây là bước quan trọng để tìm ra những vấn đề tồn đọng và cải thiện cho các chiến dịch tiếp theo.

• Sử dụng dữ liệu để đánh giá: Sử dụng các chỉ số KPIs và dữ liệu phân tích từ các chiến dịch để đánh giá hiệu quả.
• Lắng nghe phản hồi từ nhân viên: Lấy ý kiến phản hồi từ các nhân viên trong phòng marketing để tìm ra những điểm cần cải thiện.
• Tối ưu hóa quy trình: Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp có thể điều chỉnh quy trình để phù hợp hơn với thực tế và tăng cường hiệu quả làm việc.

Thông qua 6 bước chi tiết ở trên – từ việc xác định mục tiêu, thiết kế quy trình, đào tạo đội ngũ, đến việc đánh giá và cải tiến – doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hiệu suất của phòng marketing, tăng cường hiệu quả làm việc và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Nếu bạn cần hỗ trợ hoặc muốn học hỏi thêm về cách thiết lập quy trình marketing hiệu quả, Trường Doanh Nhân HBR cung cấp các khóa học và giải pháp tư vấn chuyên sâu, giúp bạn xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

4. Các vị trí tham gia vào quy trình làm việc phòng marketing

Trong một phòng marketing của doanh nghiệp vừa và nhỏ, các vị trí tham gia vào quy trình làm việc đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai chiến lược, theo dõi và tối ưu hóa các hoạt động marketing. Mỗi vị trí có một nhiệm vụ cụ thể, góp phần đảm bảo hiệu quả và đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Dưới đây là các vị trí cơ bản trong phòng marketing và vai trò của họ trong quy trình làm việc.

4.1. Giám đốc Marketing (CMO)

Giám đốc Marketing là người nắm giữ vai trò quản lý cao nhất trong phòng marketing. Họ chịu trách nhiệm đưa ra định hướng chiến lược và quyết định chính sách cho toàn bộ các hoạt động marketing. Vai trò cụ thể của giám đốc marketing bao gồm:

• Định hướng chiến lược: Thiết lập mục tiêu dài hạn và ngắn hạn cho hoạt động marketing.
• Quản lý ngân sách: Phân bổ ngân sách hợp lý cho các chiến dịch và hoạt động marketing khác nhau.
• Báo cáo và trình bày: Cập nhật và báo cáo kết quả marketing cho ban lãnh đạo hoặc chủ doanh nghiệp.
• Giám sát hiệu quả: Theo dõi, đánh giá hiệu quả của các chiến dịch marketing và đưa ra quyết định điều chỉnh khi cần thiết.

4.2. Trưởng phòng Marketing

Trưởng phòng Marketing là người phụ trách quản lý đội ngũ nhân viên marketing, chịu trách nhiệm triển khai chiến lược do giám đốc marketing đưa ra. Vai trò của trưởng phòng bao gồm:

• Quản lý và phân công công việc: Chia nhỏ các mục tiêu chiến lược thành các nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên trong phòng.
• Giám sát tiến độ: Theo dõi tiến độ của các chiến dịch và đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng kế hoạch.
• Đào tạo và hỗ trợ: Hỗ trợ nhân viên trong quá trình làm việc, đào tạo nhân sự mới và nâng cao kỹ năng cho đội ngũ.
• Đánh giá hiệu suất: Đánh giá kết quả công việc của từng thành viên và báo cáo lại cho giám đốc marketing.

4.3. Nhân viên Quảng cáo (Ads Specialist)

Nhân viên chạy quảng cáo chịu trách nhiệm triển khai và theo dõi các chiến dịch quảng cáo trả phí trên các nền tảng như Facebook, Google, Zalo, hoặc các kênh khác. Vai trò của họ trong quy trình làm việc bao gồm:

• Thiết lập và tối ưu chiến dịch: Lên kế hoạch và triển khai các chiến dịch quảng cáo, theo dõi và tối ưu hóa chúng để đạt được mục tiêu đã đề ra.
• Phân tích hiệu quả: Sử dụng các công cụ phân tích (như Google Analytics, Facebook Ads Manager) để theo dõi hiệu quả quảng cáo và tối ưu chi phí cho từng chiến dịch.
• Điều chỉnh và tối ưu liên tục: Dựa vào dữ liệu thu thập được, nhân viên quảng cáo sẽ đưa ra các điều chỉnh nhằm cải thiện hiệu quả của chiến dịch, giảm thiểu chi phí và tăng tỷ lệ chuyển đổi.

4.4. Nhân viên SEO (SEO Specialist)

Nhân viên SEO đảm nhận vai trò tối ưu hóa website của doanh nghiệp để nâng cao thứ hạng trên các công cụ tìm kiếm (như Google). Mục tiêu chính của nhân viên SEO là tăng lượng truy cập tự nhiên (organic traffic) và chuyển đổi khách hàng tiềm năng. Vai trò của họ trong quy trình bao gồm:

• Phân tích từ khóa và đối thủ: Xác định các từ khóa tiềm năng và phân tích chiến lược SEO của đối thủ để tìm ra cơ hội.
• Tối ưu hóa nội dung: Điều chỉnh nội dung website để đảm bảo phù hợp với các tiêu chí xếp hạng của công cụ tìm kiếm, bao gồm việc viết bài, tối ưu thẻ meta, và sử dụng từ khóa hiệu quả.
• Xây dựng liên kết (link building): Phát triển chiến lược xây dựng liên kết chất lượng để tăng cường uy tín cho website.
• Theo dõi và cải thiện: Liên tục theo dõi hiệu quả SEO thông qua các công cụ như Google Search Console và đưa ra các thay đổi kịp thời.

4.5. Nhân viên Content Marketing (Content Specialist)

Nhân viên Content Marketing có nhiệm vụ sản xuất nội dung sáng tạo, phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu và các chiến dịch marketing của doanh nghiệp. Nội dung này có thể bao gồm các bài viết, video, hình ảnh, hoặc bài đăng trên mạng xã hội. Vai trò cụ thể của họ trong quy trình làm việc là:

• Lên kế hoạch nội dung: Dựa trên chiến lược tổng thể của phòng marketing, nhân viên content lập kế hoạch và sản xuất các loại nội dung khác nhau (bài viết blog, bài đăng mạng xã hội, video, infographic...).
• Tạo nội dung chất lượng: Sản xuất nội dung phù hợp với từng giai đoạn trong hành trình mua hàng của khách hàng, giúp thu hút và giữ chân khách hàng.
• Phối hợp với SEO và Ads Specialist: Đảm bảo nội dung được tối ưu hóa cho SEO và hỗ trợ các chiến dịch quảng cáo.

4.6. Nhân viên Thiết kế (Graphic Designer)

Nhân viên thiết kế chịu trách nhiệm tạo ra các sản phẩm hình ảnh và đồ họa phục vụ cho các chiến dịch marketing. Những sản phẩm này bao gồm banner quảng cáo, hình ảnh cho bài đăng mạng xã hội, video quảng cáo, và thiết kế cho website. Vai trò của họ bao gồm:

• Thiết kế hình ảnh bắt mắt: Tạo ra các sản phẩm hình ảnh thu hút và phù hợp với thương hiệu, góp phần làm nổi bật các thông điệp marketing.
• Phối hợp với Content và Ads Specialist: Làm việc chặt chẽ với nhân viên Content và Ads để đảm bảo nội dung hình ảnh đồng nhất với thông điệp và chiến dịch tổng thể.

4.7. Nhân viên Social Media (Social Media Specialist)

Nhân viên Social Media quản lý các kênh mạng xã hội của doanh nghiệp, bao gồm việc lên kế hoạch, đăng tải nội dung và tương tác với khách hàng trên các nền tảng như Facebook, Instagram, LinkedIn. Vai trò của họ trong quy trình làm việc phòng marketing là:

• Quản lý tài khoản mạng xã hội: Đăng tải nội dung, trả lời bình luận và tin nhắn của khách hàng, đồng thời duy trì sự tương tác liên tục với cộng đồng.
• Lên kế hoạch nội dung: Phát triển lịch trình đăng bài, phối hợp với Content Marketing để đảm bảo nội dung trên mạng xã hội phù hợp với chiến lược marketing chung.
• Theo dõi và phân tích: Sử dụng các công cụ phân tích mạng xã hội để theo dõi hiệu quả chiến dịch, từ đó tối ưu hóa các hoạt động tương tác và quảng bá.

Trong một phòng marketing của doanh nghiệp vừa và nhỏ, mỗi vị trí đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quy trình làm việc diễn ra hiệu quả. Sự phân chia rõ ràng nhiệm vụ và trách nhiệm giúp tối ưu hóa nguồn lực, tăng cường hiệu quả các chiến dịch marketing, và giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

>>> XEM THÊM: BÍ QUYẾT XÂY DỰNG SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHÒNG MARKETING CHUYÊN NGHIỆP

5. Mẫu quy trình làm việc phòng marketing đơn giản cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Dưới đây là mẫu quy trình làm việc phòng marketing đơn giản mà doanh nghiệp SME có thể tham khảo:

Xây dựng một quy trình làm việc phòng marketing hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tối ưu hóa hoạt động mà còn giúp tăng trưởng bền vững trong thời gian dài. Hãy liên hệ ngay với Trường doanh nhân HBR để được tư vấn giải pháp marketing tối ưu nhất cho doanh nghiệp của bạn!