XÂY DỰNG PHÒNG KINH DOANH BÀI BẢN ĐỂ KINH DOANH TRĂM TRẬN TRĂM THẮNG

Phòng kinh doanh là phòng ban đầu tàu giúp mang lại doanh thu và lợi nhuận cho công ty. Tuy nhiên, làm thế nào để xây dựng phòng kinh doanh bài bản, hiệu quả lại là bài toán khó cho nhiều chủ doanh. Để giải quyết nỗi đau này, Trường Doanh Nhân HBR sẽ chia sẻ đến anh chị bí kíp xây dựng phòng Sales trăm trận trăm thắng.

1. Những khó khăn khi chủ doanh nghiệp xây dựng phòng kinh doanh

Trong quá trình xây dựng phòng kinh doanh, nhiều chủ doanh nghiệp gặp những khó khăn từ khâu tuyển dụng, setup phòng ban đến đào tạo. Điều này sẽ cản trở việc tạo ra đội ngũ sales chất lượng và thiện chiến. Vì vậy, trước khi tìm hiểu các bước xây dựng phòng sales, chủ doanh nghiệp Việt cần hiểu và tránh được những rào cản sau đây.

1.1. Chủ doanh nghiệp không biết xây dựng phòng kinh doanh từ đâu

Một khó khăn phổ biến mà nhiều chủ doanh nghiệp gặp phải là không biết xây dựng phòng kinh doanh từ đâu. Lãnh đạo không có đủ kiến thức và kinh nghiệm nên không biết mình cần tuyển ai, số lượng người ra sao và yêu cầu là gì. Chủ doanh nghiệp chỉ tuyển dụng theo bản năng mà không có quy trình chất lượng. Điều này dẫn đến việc thành lập phòng ban mang tính “chấp vá” và làm việc không hiệu quả.

1.2. Số lượng CV về ít, chất lượng CV thấp

Doanh nghiệp đăng tin tuyển dụng liên tục nhưng số lượng CV về ít và chất lượng thấp là cản trở của nhiều đơn vị khi xây dựng phòng kinh doanh. Nguyên nhân chủ yếu là do thị trường lao động khan hiếm nhân tài nhưng doanh nghiệp lại không có thương hiệu tuyển dụng. Từ đó, doanh nghiệp không tạo được sự khác biệt và thu hút với ứng viên tiềm năng. Việc thiếu những cá nhân bán hàng giỏi sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến việc thiết lập phòng sales sau này. 

1.3. Không có tiêu chí tuyển dụng người, xây dựng phòng kinh doanh rõ ràng

Cuối cùng, nhiều chủ doanh nghiệp không có tiêu chí tuyển dụng sales và phương hướng xây dựng phòng kinh doanh rõ ràng. Không ít doanh nghiệp đi sao chép JD (Bản mô tả công việc) từ nhiều nơi. Tuy nhiên, người tuyển dụng lại không nắm rõ nhân sự cần có những kỹ năng, kiến thức, thái độ gì để phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và định hướng kinh doanh của công ty. Đây là nguyên nhân khiến phòng sales làm việc không hiệu quả, không thể đạt được mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.

XEM THÊM: CÁCH TUYỂN DỤNG NHÂN VIÊN KINH DOANH CÓ NĂNG LỰC, THIỆN CHIẾN, CAM KẾT CAO

2. Hướng dẫn xây dựng phòng kinh doanh bài bản cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Thông thường, các doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa một phòng kinh doanh bài bản. Vì thế, doanh nghiệp chưa chuyển hóa data, tạo doanh thu hiệu quả. Để giải quyết vấn đề này, Trường Doanh Nhân HBR hướng dẫn quý chủ doanh nghiệp 8 bước để xây dựng phòng kinh doanh bất bại, tạo lợi nhuận khủng.

2.1. Xây dựng phòng tuyển dụng

Trước khi, xây dựng phòng kinh doanh, doanh nghiệp nên có một phòng tuyển dụng nội bộ chất lượng. Do setup phòng tuyển dụng sẽ tốn thời gian và chi phí nên nhiều doanh nghiệp lựa chọn thuê dịch vụ ngoài. Tuy nhiên, việc setup phòng tuyển dụng nội bộ sẽ có những ưu thế vượt trội hơn hẳn.

• Tuyển dụng ứng viên phù hợp với văn hóa và tầm nhìn doanh nghiệp: Phòng tuyển dụng nội bộ có hiểu biết rõ ràng về văn hóa doanh nghiệp, vị trí công việc và yêu cầu cụ thể cho vị trí tuyển dụng. Điều này giúp doanh nghiệp tăng khả năng tìm kiếm và chọn ứng viên có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp hơn với sứ mệnh, tầm nhìn và hóa công ty.

• Kiểm soát hoàn toàn quá trình tuyển dụng: Với phòng tuyển dụng nội bộ, chủ doanh nghiệp có quyền kiểm soát toàn bộ quá trình tuyển dụng từ đầu đến cuối. Điều này không chỉ đảm bảo chất lượng của ứng viên mà còn hạn chế tối đa các vấn đề pháp lý như lộ thông tin mật của doanh nghiệp. 

• Giảm chi phí dài hạn: Chi phí ban đầu khi xây dựng phòng tuyển dụng có thể cao tuy nhiên về lâu dài đây là phương án tối ưu chi phí nhất. Thuê dịch vụ ngoài liên tục sẽ tốn kém và ẩn chứa nhiều rủi ro.

Đối với doanh nghiệp mới thành lập và chủ doanh nghiệp không có kinh doanh tuyển dụng, công ty nên thuê dịch vụ ngoài để hỗ trợ tuyển dụng 2 - 3 chuyên viên tuyển dụng.

2.2. Xác định nhu cầu tuyển dụng

Xác định nhu cầu tuyển dụng là bước quan trọng khi xây dựng phòng kinh doanh. Sau khi có được phòng tuyển dụng chất lượng, chủ doanh nghiệp cần làm việc với các chuyên viên tuyển dụng để xác định nhu cầu tuyển dụng. Đây là bước quan trọng để ban lãnh đạo biết được số lượng nhân viên kinh doanh cần thiết để đạt được mục tiêu doanh nghiệp đã đề ra. Nhu cầu tuyển dụng sẽ được xác định qua 4 bước sau:

• Bước 1: Xác định quy mô doanh nghiệp và số lượng sản phẩm có thể bán ra theo ngày, tuần và tháng.

• Bước 2: Nhìn lại mục tiêu kinh doanh, doanh số của công ty theo ngày, tuần, tháng

• Bước 3: Xác định hiệu suất có thể đạt được của nhân viên kinh doanh trong một ngày, bao gồm: lượng data có thể xử lý, số lượng data có thể chuyển đổi thành doanh số

• Bước 4: Tính toán số lượng nhân viên kinh doanh cần thiết với công thức

Công thức: Số lượng nhân viên cần tuyển = Mục tiêu kinh doanh / Hiệu suất trung bình của nhân viên 

Ví dụ, mục tiêu doanh số mỗi ngày của doanh nghiệp là 50 đơn hàng. Hiệu suất làm việc của mỗi nhân viên kinh doanh là 5 đơn/ngày. Khi đó, doanh nghiệp cần tuyển 50 : 5 = 10 nhân viên kinh doanh.

Lưu ý: Một đội kinh doanh hoàn chỉnh nên có một giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh. Người này sẽ quản lý từ 4 đến 7 chuyên viên bán hàng. Trưởng phòng kinh doanh sẽ lãnh đạo và điều phối các hoạt động kinh doanh của công ty, đưa ra các chiến lược kinh doanh hiệu quả. Đồng thời, giám đốc/ trưởng phòng kinh doanh sẽ đảm bảo chất lượng công việc của từng nhân sự và linh hoạt hơn trong quản lý rủi ro. 

2.3. Xây dựng chính sách lương thưởng

Chính sách lương thưởng đóng một vai trò quan trọng trong việc xây dựng phòng kinh doanh hiệu quả. Đây là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân những nhân sự sales tài năng, cam kết, thiện chiến. Không chỉ vậy, thông qua lương thưởng, doanh nghiệp có thể tạo nên môi trường cạnh tranh lành mạnh. Đồng thời, đây cũng là cách tạo động lực để nhân viên không ngừng cố gắng, cải thiện kết quả. 

Khi xây dựng chính sách lương thưởng, chủ doanh nghiệp cần lưu ý 3 nguyên tắc sau: 

• Xây dựng chính sách lương thưởng rõ ràng, minh bạch: Đây là yêu cầu thứ yếu để tạo nên sự uy tín cho công ty và sự tin tưởng của nhân sự.

• Truyền thông công khai về chính sách lương thưởng với đội nhóm kinh doanh: Doanh nghiệp cần truyền thông rõ ràng về chính sách lương thưởng để nhân viên biết được yêu cầu, mục tiêu và kỳ vọng của doanh nghiệp để cố gắn.

• Thực hiện ghi danh, tôn vinh những nhân viên kinh doanh xuất sắc: Hoạt động này giúp nhân sự cảm nhận sự cống hiến của mình được ghi nhận, đồng thời trở thành tấm gương cho nhân sự khác. 

Bên cạnh đó, chủ doanh nghiệp cũng cần lưu ý cân bằng giữ lương cứng và thưởng. Vì việc để lương cứng quá thấp sẽ ảnh hưởng đến chất lượng cuộc sống của nhân sự. Mặt khác, thưởng quá thấp sẽ không tạo được động lực cho nhân viên. Điều này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả làm việc và sự cam kết của nhân sự.

XEM THÊM: XÂY DỰNG CHÍNH SÁCH LƯƠNG THƯỞNG CHO NHÂN VIÊN KINH DOANH

2.4. Xây dựng thương hiệu tuyển dụng

Để xây dựng phòng kinh doanh chất lượng, doanh nghiệp cần có một thương hiệu tuyển dụng đủ hấp dẫn. Đây là tiền đề để doanh nghiệp thu hút những ứng viên tài năng và thái độ tốt. Lãnh đạo có thể tận dụng những kênh truyền thông chủ sở hữu (Owned Media) như website hay fanpage doanh nghiệp để củng cố thương hiệu tuyển dụng. 

Để tạo ra sự khác biệt so với đối thủ, chủ doanh nghiệp nên xây dựng thương hiệu tuyển dụng xoay quanh yêu cầu, đòi hỏi của nhân viên kinh doanh, cụ thể: 

• Lương thưởng tương xứng. Doanh nghiệp hãy xác định lương thưởng chiến bao nhiêu phần trăm chi phí của sales

• Cơ hội để để phát triển bản thân hay module đào tạo của doanh nghiệp có đủ hấp dẫn không

• Nhân sự có cơ hội thăng tiến rõ ràng hoặc có thể góp vốn đầu với công ty không

Công ty bất động sản Thiên Khôi là ví dụ điển hình của việc xây dựng thương hiệu tuyển dụng ấn tượng. Doanh nghiệp sử dụng website để đăng tải thông tin tuyển dụng. Bên cạnh việc đăng mô tả công việc đơn thuần, công ty còn đăng tải công khai module đào tạo. Đây là cách giúp ứng viên nhìn thấy và tin tưởng vào cơ hội phát triển ở công ty, từ đó khiến doanh nghiệp nổi bật hơn hẳn so với đối thủ.

2.5. Xây dựng khung năng lực nhân sự và chương trình đào tạo

Trước khi xây dựng phòng kinh doanh, doanh nghiệp nên có khung năng lực cho mọi vị trí từ giám đốc, trưởng phòng kinh doanh cho đến chuyên viên kinh doanh. Lý do của việc xây dựng khung năng lực là:

• Tuyển dụng người có năng lực tốt: Khung năng lực giúp chủ doanh nghiệp thiết lập tiêu chuẩn chung cho việc tuyển dụng. Điều này đảm bảo rằng chỉ những ứng viên có năng lực phù hợp với kiến thức, kỹ năng trong khung năng lực được chấp nhận.

• Tiết kiệm chi phí, thời gian tuyển dụng: Hạn chế việc tuyển sai người, không đủ năng lực làm việc dẫn đến tình trạng nhảy việc, nghỉ việc sớm. Doanh nghiệp sẽ tốn thời gian, chi phí tuyển dụng lại từ đầu.

• Xây dựng được chương trình đào tạo hợp lý: Dựa vào khung năng lực, chủ doanh nghiệp thường xuyên đánh giá được trình độ, sự tiến bộ của nhân sự. Đồng thời, lãnh đạo cũng biết rõ nhân sự đang thiếu hụt kiến thức, kỹ năng nào để xây dựng chương trình đào tạo tối ưu nhất

Khung năng lực nhân sự sẽ gồm 4 phần chính bao gồm: năng lực chuyên môn, năng lực cốt lõi, năng lực bổ trợ, năng lực quản lý. Doanh nghiệp cần xác định được với vị trí giám đốc hoặc chuyên viên kinh doanh thì họ cần kỹ năng, kiến thức nào trong từng mục. Trong trường hợp chủ doanh nghiệp chưa biết cách xây dựng khung năng lực hoàn chỉnh thì lãnh đạo cần làm việc với chuyên viên tuyển dụng, chuyên gia kinh doanh, các bên cung cấp dịch vụ tuyển dụng để xây được khung hoàn chỉnh. 

Ứng viên cho vị trí chuyên viên kinh doanh cần đáp ứng được các tiêu chí trong khung năng lực. Ví dụ, giám đốc bán hàng cần có kỹ năng lập kế hoạch, đóng gói quy trình vượt mức yêu cầu. Trong khi đó, chuyên viên sales đòi hỏi kỹ năng chốt sales, hiểu sản phẩm tốt. Dựa vào đánh giá đó, lãnh đạo sẽ chọn ra ứng viên phù hợp. Trong trường hợp không có ứng viên nào đáp ứng được các tiêu chí, nhân viên tuyển dụng cần so sánh và cân nhắc. Sau đó, doanh nghiệp sẽ chọn ra ứng viên đáp ứng được nhiều yêu cầu đề ra nhất.

XEM THÊM: XÂY KHUNG NĂNG LỰC NHÂN SỰ ĐỂ ĐÀO TẠO NHÂN SỰ YẾU KÉM THÀNH NHÂN TÀI

2.6. Tuyển dụng giám đốc, trưởng phòng kinh doanh

Khi xây dựng phòng kinh doanh, vị trí giám đốc hay trưởng phòng kinh doanh là vị trí không thể thiếu. Bởi giám đốc hoặc trưởng phòng kinh doanh đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình vận hành phòng ban, cụ thể là: 

• Trưởng phòng, giám đốc kinh doanh có chuyên môn, kinh nghiệm sẽ giúp chủ doanh nghiệp quản lý đội sales.

• Chủ doanh nghiệp dễ dàng quy trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.

• Tuyển giám đốc/ trưởng phòng trước khi tuyển chuyên viên để giám đốc/ trưởng phòng học sản phẩm, giúp chủ doanh nghiệp đào tạo chuyên viên kinh doanh.

2.7. Tuyển dụng chuyên viên kinh doanh

Dựa trên mục tiêu kinh doanh và nhu cầu tuyển dụng, chủ doanh nghiệp tiến hành chiêu mộ nhân viên kinh doanh tài năng để xây dựng phòng kinh doanh. Nhân sự được tuyển dụng phải đáp ứng những yêu cầu về kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm mà doanh nghiệp đã đề ra trước đó. Đồng thời, họ phải phù hợp để cùng công ty chạm đến những mục tiêu hiện tại và tương lai.

Khi phòng sales có số lượng từ 4 - 10 người, chủ doanh nghiệp nên chia thành 2 - 3 nhóm nhỏ. Mỗi nhóm sẽ có một đội trưởng, có nhiệm vụ quản lý và thúc đẩy các thành viên trong nhóm. Cách chia team này giúp tối ưu hóa việc giám sát công việc và nhân sự, dễ dàng quy trách nhiệm. Đồng thời, đây cũng là cách tạo sẽ cạnh tranh lành mạnh giữa các đội nhóm để cùng nhau học hỏi và phát triển. 

2.8. Xây dựng văn hoá hoà nhập và chương trình đào tạo

Thiết lập văn hóa hòa nhập và chương trình đào tạo phù hợp rất quan trọng khi xây dựng phòng kinh doanh. Để đảm bảo nhân viên mới hòa nhập tốt với môi trường làm việc, chủ doanh nghiệp và các trưởng phòng kinh doanh cần thể hiện sự quan tâm và hướng dẫn tận tình. Đây là cách để nhân viên mới cảm thấy được chào đón, từ đó hiểu hơn về văn hóa làm việc và giá trị, mục tiêu của doanh nghiệp. Đây là nền tảng để nhân viên mới làm việc hiệu quả trong tương lai.

Bên cạnh đó, trưởng phòng kinh doanh cần theo dõi sát sao quá trình làm việc của nhân sự mới. Thông qua đó, lãnh đạo sẽ có đánh giá khách qua về tư duy, năng lực và thái độ của họ. Dựa vào thông tin này, doanh nghiệp biết được điểm mạnh, điểm yếu của nhân sự và cá nhân hóa chương trình đào tạo sao cho phù hợp nhất. 

XEM THÊM: QUY TRÌNH 8 BƯỚC ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN KINH DOANH BÀI BẢN

Khóa đào tạo Xây dựng hệ thống bán hàng hiệu quả giúp các chủ doanh nghiệp Việt Nam:

• Xây dựng kế hoạch và mục tiêu cho đội ngũ bán hàng

• Thiết kế các chỉ số đánh giá và đo lường hiệu quả rõ ràng để nhận định chính xác năng lực của đội nhóm. Qua đó đưa ra chiến lược đào tạo và quản lý giúp cải thiện hiệu suất nhân sự kinh doanh.

• Xây dựng văn hoá trao thưởng, khích lệ nhân viên tận tâm tận lực đóng góp cho mục tiêu chung của tổ chức.

• Thiết kế phương pháp huấn luyện chuyên biệt đội ngũ bán hàng nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ bán hàng nhanh nhất.

• Nắm rõ 7 cấp độ bán hàng, 6 bước phải có trong quy trình bán hàng giải pháp

• Ứng dụng phong cách bán hàng theo DISC nhằm gia tăng tỷ lệ chuyển đội và sức chi trả trên mỗi đơn hàng…

• Làm chủ nghệ thuật Coaching và Feedback để thúc đẩy nhân sự “vượt ngưỡng" hiệu suất công việc, đồng thời gắn bó nhân sự đồng hành lâu dài cùng tổ chức

3. Kết luận

Phòng kinh doanh là phòng ban quan trọng hàng đầu, quyết định đến sự phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, mọi chủ doanh nghiệp cần nắm rõ cách xây dựng phòng kinh doanh bài bản và hiệu quả nhất. Hy vọng, qua những thông tin trong bài viết trên, Trường Doanh Nhân HBR đã giúp anh chị có những hướng đi rõ ràng hơn khi thiết lập đội sales chất lượng cho mình.