QUY TRÌNH ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN KINH DOANH ĐỂ NHÂN SỰ SALES LUÔN CHỦ ĐỘNG, CAM KẾT BÁM ĐUỔI MỤC TIÊU

Lawrence Bossidy - doanh nhân nổi tiếng người Mỹ từng nói: “Tôi bị thuyết phục rằng, không có gì quan trọng hơn việc tuyển dụng và đào tạo con người”. Sau khi tuyển được nhân tài, muốn họ sẵn sàng cống hiến và gắn bó lâu dài với tổ chức thì ban lãnh đạo cần có quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh bài bản. Vậy làm thế nào để xây dựng được chương trình đào tạo chất lượng giúp đội Sales chủ động, cam kết bám đuổi mục tiêu? Hãy tham khảo quy trình mà Trường Doanh Nhân HBR đã đúc kết và giới thiệu trong bài viết dưới đây. 

1. Những hạn chế trong quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh hiện nay

Trước khi tìm hiểu quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh bài bản, chủ doanh nghiệp cần biết những hạn chế trong quy trình đào tạo của công ty mình. Các hạn chế này có thể dẫn khiến team Sales rệu rã, sức ì lớn, không làm việc theo quy trình. Cùng tìm hiểu 3 vấn đề thường gặp trong quy trình đào tạo nhân viên Sale hiện nay. 

1.1. Không xác định rõ nhu cầu đào tạo

Một trong những hạn chế lớn nhất trong quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh là không xác định rõ nhu cầu đào tạo. Nguyên nhân là bởi chủ doanh nghiệp không nắm bắt được vấn đề, mong muốn, và khả năng của nhân viên sales. Từ đó đưa ra những chương trình đào tạo nội bộ sai lệch, không giải quyết kịp thời các vấn đề của nhân viên bán hàng.

1.2. Phương thức đào tạo chưa phù hợp

Sai lầm thứ hai khi đào tạo nhân viên Sale là chọn phương thức đào tạo chưa phù hợp. Nhiều nhà quản lý chọn cách áp đặt lên nhân sự để tiết kiệm thời gian, ít tốn kém và nhanh chóng có kết quả ban đầu. 

Tuy nhiên, phương pháp đào tạo này sẽ khiến nhân sự bị động và ít sáng tạo. Họ hoàn toàn phụ thuộc vào chỉ đạo của cấp trên và sẽ không thể xử lý khi có những tình huống mới xảy ra. Không chỉ vậy, áp đặt đồng nghĩa với việc kìm hãm sự phát triển của nhân sự giỏi. Họ không được trao cơ hội để phát triển và nói lên tiếng nói bản thân. Điều này khiến nhân tài sẵn sàng rời đi để tìm kiếm môi trường mới. 

1.3. Chương trình đào tạo nhân viên kinh doanh chưa bài bản

Chưa có chương trình đào tạo nhân viên kinh doanh bài bản là hạn chế phổ biến ở nhiều tổ chức. Biểu hiện phổ biến của việc xây dựng chương trình không bài bản:

• Thiếu định hướng rõ ràng về mục tiêu, nội dung, phương pháp và tiêu chí đánh giá của chương trình đào tạo. Nhiều doanh nghiệp chỉ tổ chức đào tạo theo kinh nghiệm cá nhân, không có sự phân tích nhu cầu, khảo sát thị trường và xây dựng kế hoạch chi tiết.

• Thiếu sự đa dạng hóa về hình thức, phương tiện và nguồn lực đào tạo. Một số doanh nghiệp chỉ dùng một số phương pháp đào tạo truyền thống, như giảng dạy lý thuyết, thực hành mô phỏng hoặc huấn luyện trực tiếp. Mà không khai thác được các công cụ hiện đại, như e-learning, video, game hoặc coaching. Đồng thời, doanh nghiệp cũng không có đủ người giảng dạy chuyên môn, kinh nghiệm và uy tín.

2. Quy trình đào tạo nhiên kinh doanh giúp nhân viên sale thiện chiến, bùng nổ doanh thu

Để có quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh tốt, chủ doanh nghiệp cần hiểu về phễu thu hút, đào tạo và giữ chân nhân tài. 

• Để có đội ngũ Sales giỏi, trước hết, chủ doanh nghiệp cần đào tạo mindset - góc nhìn của nhân sự sao cho phù hợp doanh nghiệp và vị trí đảm nhận

• Sau đó, doanh nghiệp mới tiến hành đào tạo kiến thức và kỹ năng chuyên môn cho nhân viên kinh doanh

• Khi nắm chắc được lý thuyết, đây là lúc doanh nghiệp cần tạo điều kiện để nhân sự được đào tạo trực tiếp qua các dự án 

• Thông qua sự thể hiện và kết quả làm việc ở các dự án, lãnh đạo sẽ tìm ra được người phù hợp cho đội nhóm của mình. Nhân sự đó cần đáp ứng đầy đủ 3 yếu tố: Có năng lực, có cam kết và tìm thấy ý nghĩa trong công việc

2.1. Đánh giá năng lực hiện tại của đội kinh doanh

Để không gặp phải tình trạng xây dựng quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh khi chưa hiểu rõ nhu cầu, quản lý cần đánh giá được năng lực hiện tại của đội sales. Lãnh đạo cần nghiên cứu và xem xét về điểm mạnh và điểm còn thiếu sót của đội Sales. Để đánh giá năng lực hiện tại của đội kinh doanh, anh chị có thể tham khảo một số cách sau: 

• Ghi âm các cuộc gọi chăm sóc khách hàng của nhân viên sales: Đây là cách hiệu quả để đánh giá năng lực nhân sự sales. Lắng nghe cách họ tương tác với khách hàng và trình bày thông tin, chủ doanh nghiệp có thể biết nhân sự có hiểu sản phẩm và hiểu khách hàng hay không. Đồng thời, bạn cũng có được cái nhìn khách quan về khả năng giải quyết vấn đề, và thái độ làm việc của nhân viên. 

• Nghe phản hồi của khách hàng, trưởng nhóm sale: Khách hàng và trưởng nhóm Sales là những người làm việc trực tiếp với nhân viên kinh doanh. Khách hàng có thể đưa ra đánh giá về thái độ tư vấn, chất lượng thông tin mà nhân viên sales cung cấp. Trong khi đó, trưởng nhóm Sale sẽ hiểu rõ về tác phong làm việc cũng như điểm mạnh, điểm yếu của từng chuyên viên bán hàng.

• Dựa vào khung năng lực nhân sự kinh doanh: Khung năng lực nhân sự kinh doanh là một bộ tiêu chí được thiết kế để đo lường các kỹ năng, kiến thức và thái độ cần thiết cho công việc kinh doanh. Đây là công cụ hiệu quả để chủ doanh nghiệp đánh giá chính xác, các kỹ năng của nhân sự đang ở thang điểm nào từ 1 đến 5 và kỹ năng nào còn thiếu hụt. Từ đó, có được chương trình đào tạo nhân viên kinh doanh hiệu quả. 

>>> XEM THÊM: XÂY KHUNG NĂNG LỰC NHÂN SỰ ĐỂ ĐÀO TẠO NHÂN SỰ YẾU KÉM THÀNH NHÂN TÀI

2.2. Xác định nhu cầu và phương pháp đào tạo cho đội nhân sự kinh doanh

Trước khi xây dựng quy trình đào tạo sale chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần thấu hiểu vấn đề và mong muốn của từng nhân viên kinh doanh. Khi đó, chương trình đào tạo sẽ được thiết kế dựa trên vấn đề cụ thể của nhân sự, giúp họ áp dụng được ngay kỹ năng và kiến thức được học vào công việc. 

Bên cạnh đó, đây là cách giúp tạo kết nối hai chiều giữa doanh nghiệp và nhân sự, khiến nhân sự cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu để có động lực làm việc hơn. Một số cách giúp doanh nghiệp hiểu insights nhân viên kinh doanh: 

• Phỏng vấn sâu, khảo sát: Phỏng vấn trực tiếp hoặc thông qua bảng hỏi là một trong những cách hiệu quả nhất để thấu hiểu mong muốn, vấn đề của nhân viên kinh doanh. Hãy đặt các câu hỏi liên quan đến mục tiêu cá nhân, điểm mạnh và yếu, và cách họ muốn phát triển bản thân. Qua đó, chủ doanh nghiệp sẽ quyết định được khía cạnh cần đào tạo phù hợp nhất.

• Ứng dụng Canvas để thiết kế quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh giúp nhân sự phát triển: Mô hình Canvas cung cấp cho doanh nghiệp thông tin về nhân viên kinh doanh, mối quan hệ với nhân sự và đề xuất giá trị của doanh nghiệp. Dựa vào thông tin này, doanh nghiệp xây dựng được chương trình đào tạo nhân viên sales để phù hợp với phân khúc khách hàng đang theo đuổi. 

Hiện nay, có rất nhiều phương pháp đào tạo mà doanh nghiệp có thể áp dụng như: khóa học trực tiếp (On-site training), khóa học trực tuyến (Online training), đào tạo trong công việc (On-job training), đào tạo theo dự án (Project-Based Learning), đào tạo qua người huấn luyện (Coaching). Dù lựa chọn phương pháp nào thì chương trình đào tạo cũng phải đáp ứng 2 yêu cầu là đào tạo mindset và đào tạo kiến thức kỹ năng.

>>> XEM THÊM: ĐÀO TẠO NHÂN SỰ TRONG DOANH NGHIỆP ĐỂ GIỮ CHÂN NHÂN TÀI

2.3. Đào tạo mindset cho nhân viên kinh doanh

Đào tạo mindset là bước không thể thiếu khi xây dựng quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh. Đây là bước cần thiết để nhân viên sale phát triển tư duy, sự chủ động và sáng tạo trong công việc. Đồng thời, mindset tốt còn là tiền đề để nhân sự xây dựng lòng tin và niềm đam mê với nghề nghiệp. Một số mindset quan trọng mà nhân viên sales cần có bao gồm: 

• Tập trung vào khách hàng, luôn ám ảnh nỗi đau, mong muốn của khách hàng: Đây là tư duy cơ bản nhất của một nhân viên sales. Nhân viên kinh doanh phải luôn quan tâm đến nhu cầu, mong muốn và vấn đề của khách hàng. Họ phải luôn ám ảnh nỗi đau, mong muốn của khách hàng và tìm ra cách giải quyết tốt nhất. Chỉ khi có tư duy như vậy, nhân sự sales mới biết cách lắng nghe, hỏi đáp và tư vấn cho khách hàng chuyên nghiệp và thân thiện. 

• Học tập, sáng tạo và đổi mới không ngừng: Nhân viên bán hàng phải chủ động cập nhật kiến thức, kỹ năng và xu hướng mới nhất trong lĩnh vực sales. Nếu nhân sự không tìm kiếm những cách làm mới mẻ, sáng tạo và hiệu quả để thu hút và giữ chân khách hàng thì sẽ nhanh chóng bị đối thủ bỏ lại. 

• Ám ảnh mục tiêu kinh doanh: Khi nhân sự sales ám ảnh với mục tiêu, họ sẽ có động lực để để duy trì sự quyết tâm trong công việc. Họ cần theo sát mục tiêu kinh doanh, theo dõi và đo lường kết quả sales của bản thân. Với tư duy này, nhân sự sẽ không dừng lại để hài lòng với kết quả hiện tại mà luôn nỗ lực cải thiện hiệu suất chốt hợp đồng.

• Cam kết và trách nhiệm cao: Tận tâm và làm việc có trách nhiệm luôn là hai yếu tố quyết định sự thành công của bất kỳ vị trí nào, đặc biệt là Sales. Khi có tư duy này, nhân sự có xu hướng tuân thủ nguyên tắc, quy chế và đạo đức nghề nghiệp. Vì họ biết rằng mình là người chịu trách nhiệm cho những hành động và kết quả trong công việc.

• Kỷ luật bám đuổi mục tiêu kinh doanh: Công việc sale áp lực và khó khăn vì thế nếu không có tư duy bám đuổi mục tiêu thì nhân sự sẽ không thể kiên trì, bền bỉ trong công việc. Như vậy họ sẽ có sự chủ động trong công việc, tự giác kiểm soát và đánh giá hiệu suất công việc của mình.  

Đào tạo mindset là cả một quá trình, bên cạnh việc học lý thuyết thì nhân sự phải liên tục được thực hành tư duy trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp. Vì vậy, muốn đào tạo tư duy một cách đồng bộ và hiệu quả nhất, công ty cần xây dựng văn hóa doanh nghiệp tương ứng. Trong đó, văn hóa học tập và văn hóa tập trung vào khách hàng là hai văn hóa quan trọng hàng đầu để duy trì sự thiện chiến và cam kết của đội Sales.

>>> XEM THÊM: XÂY DỰNG VĂN HOÁ HỌC TẬP TRONG DOANH NGHIỆP - THÚC ĐẨY NHÂN SỰ CHỦ ĐỘNG HỌC HỎI VÀ PHÁT TRIỂN

Người đào tạo phải liên tục truyền thống giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, đặc biệt văn hoá tập trung vào khách hàng, học tập và hiệu quả, hiệu suất. Chủ doanh nghiệp có thể lan tỏa văn hóa doanh nghiệp thông qua ban truyền thông nội bộ. Treo khẩu hiệu ở văn phòng cũng là một cách hiệu hiệu quả giúp nhân sự sales ghi nhớ và thể hiện mindset. Khi nhân viên kinh doanh liên tục được tiếp xúc với tư duy tích cực trong quá trình làm việc thì chúng sẽ dần trở thành hành vi và thói quen tốt.  

2.4. Đào tạo kiến thức cho nhân viên kinh doanh

Kiến thức và kỹ năng chuyên môn là yếu tố cần thiết để nhân sự có đủ khả năng hoàn thành tốt công việc. Khi xây dựng quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh, một số kiến thức không thể thiếu bao gồm: 

• Hiểu sản phẩm: Nhân viên kinh doanh phải là người có kiến thức sâu sắc nhất về sản phẩm mình đang bán. Họ cần biết rõ đặc điểm, tính năng và ưu điểm là gì để truyền đạt đến khách hàng một cách rõ ràng và chân thành nhất. Người bán phải là người tin yêu sản phẩm của mình mới có thể thuyết phục khách hàng. 

• Hiểu khách hàng: Khi đào tạo nhân viên sale, chủ doanh nghiệp cần cho họ biết khách hàng của mình là ai, khách hàng có mong muốn, nỗi đau gì để chọn cách giao tiếp phù hợp. Từ đó mới tạo ra sự liên kết, tin tưởng và hài lòng của khách hàng.

• Hiểu sản phẩm mang đến giá trị gì cho khách hàng: Nhân viên kinh doanh cần biết rõ sản phẩm mang đến giá trị gì cho khách hàng, để có thể truyền đạt được thông điệp và lý do tại sao khách hàng nên mua sản phẩm. 

• Kiến thức về trải nghiệm khách hàng: Nhân sự sale cần được đào tạo để biết rõ quá trình trải nghiệm của khách hàng từ khi tiếp xúc với sản phẩm cho đến khi sử dụng và sau khi sử dụng sản phẩm. Từ đó có thể chăm sóc khách hàng một cách tận tình và chuyên nghiệp nhất. Khi khách hàng hài lòng với mọi điểm chạm trong hành trình mua hàng sẽ giúp tăng uy tín của doanh nghiệp cũng như thúc đẩy khả năng quay lại của khách hàng.

• Kiến thức về quy trình chốt sale: Đây là kiến thức giúp nhân viên kinh doanh làm việc bài bản và đạt kết quả cao. Kiến thức bao gồm các bước trong quy trình chốt sale, từ khi tiếp cận khách hàng, tư vấn sản phẩm, xử lý phản hồi, đưa ra đề nghị, thuyết phục khách hàng đến khi ký hợp đồng và nhận thanh toán. Khi có kiến thức về quy trình chốt sale, nhân viên kinh doanh sẽ không bị hoang mang, mất phương hướng và đảm bảo kết quả chốt sale tốt.

• Kiến thức về OKRs, KPI: OKRs (Objectives and Key Results) là một phương pháp quản lý mục tiêu và đo lường kết quả. OKRs giúp xác định những gì quan trọng nhất, định hướng hành động và theo dõi tiến độ. Trong khi đó, kiến thức về KPI (Key Performance Indicators) sẽ giúp nhân viên kinh doanh đánh giá hiệu quả làm việc của mình. Từ đó có cách thức để điều chỉnh sao cho theo đuổi được KPI.  

2.5. Đào tạo kỹ năng cho nhân viên kinh doanh

Để đào tạo sale chuyên nghiệp thì lãnh đạo cần có danh sách các kỹ năng một nhân viên kinh doanh cần có. Đây là bộ kỹ năng mà nhân sự Sales cần có để tạo ra chuyển đổi tốt và làm hài lòng khách hàng. 

• Kỹ năng xây dựng thương hiệu cá nhân để tìm kiếm data: Thương hiệu cá nhân là cách mà nhân viên kinh doanh tự giới thiệu và khẳng định giá trị của mình với khách hàng. Một thương hiệu cá nhân tốt sẽ giúp nhân viên kinh doanh tạo được ấn tượng, uy tín và niềm tin với khách hàng. 

• Kỹ năng thuyết trình: Đây là kỹ năng giúp nhân viên sale truyền đạt thông tin, giá trị của sản phẩm một cách rõ ràng, súc tích và thuyết phục đến khách hàng. Thuyết trình tốt là chìa khóa nhân viên kinh doanh thu hút sự chú ý, tạo được sự hứng thú và kích thích nhu cầu mua hàng của đối tượng mục tiêu. 

• Kỹ năng lắng nghe: Bán hàng không chỉ là nói mà còn là quan sát, lắng nghe những gì khách hàng nói hoặc bày tỏ qua ngôn ngữ cơ thể. Đây là kỹ năng giúp nhân viên kinh doanh hiểu được tâm lý, vấn đề của khách hàng và từ đó đưa ra giải pháp thỏa mãn nhu cầu đó. 

• Kỹ năng chốt sale, up sale: Nhận biết được đâu là thời điểm tốt để chốt sale và đâu là cách thức upsale hiệu quả là yếu tố quyết định mang về doanh thu cho doanh nghiệp. Kỹ năng upsale, chốt sale tốt sẽ tạo cho khách hàng cảm giác thoải mái, không ép buộc. 

• Kỹ năng tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng: Bên cạnh bán hàng, doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên kinh doanh kỹ năng duy trì và phát triển sự gắn kết của khách hàng với doanh nghiệp. Đây là kỹ năng sẽ giúp tăng khả năng tái mua, giới thiệu sản phẩm tới người khác của khách hàng. Đồng thời sẽ biến khách hàng đó thành khách hàng trung thành của của doanh nghiệp, từ đó tạo ra nguồn doanh thu bền vững.

• Kỹ năng sử dụng các công cụ sales: Lãnh đạo không nên bỏ qua việc đào tạo kỹ năng sử dụng công cụ sales trong quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh của mình. Bởi trong thời đại số, nếu nhân sự sale không có kỹ năng ứng dụng phần mềm, thiết bị hỗ trợ bán hàng có thể hiến họ đi lùi so với thị trường. Một số công cụ vô cùng quan trọng với hiệu suất làm việc của nhân viên sale như quản lý data khách hàng, theo dõi và phân tích hiệu quả bán hàng.

2.6. Đào tạo nhân viên kinh doanh thông qua dự án

Trong quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh, doanh nghiệp nên tạo cơ hội để nhân sự phát triển kiến thức kỹ năng thông qua các dự án. Đây là cơ hội để nhân sự có thể áp dụng kiến thức được học vào thực chiến, từ đó rút ra được bài học đắt giá và tiến bộ nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, người quản lý cần chọn dự án phù hợp với từng nhân sự sale thông qua việc theo dõi, đánh giá năng lực và mức độ phát triển của mỗi người.

Khi được làm việc ở dự án thực tế, nhân sự sẽ cải thiện được khả năng lên mục tiêu, kế hoạch sales theo tuần và theo tháng. Đồng thời, họ cũng sẽ biết cách đo lường và thay đổi linh động để đáp ứng mục tiêu đã đề ra. 

Khi thực hiện dự án, nhân sự cũng biết cách cách nhập thông tin khách hàng lên hệ thống quản lý khách hàng CRM (Customer Relationship Management). Nhân viên sales cần ghi chú được thông tin cơ bản về khách hàng, những vấn đề, mong muốn và thắc mắc của họ lên hệ thống. Đây là data quan trọng để tăng tỉ lệ chốt sales, đồng thời rất cần thiết khi chuyển giao công việc cho nhân sự khác. 

Trong suốt quá trình tư vấn cho khách hàng, trưởng nhóm sales nên yêu cầu nhân sự ghi âm và gửi lại qua email. Thông qua ghi âm, trưởng nhóm sales có thể đánh giá được hiệu quả công việc và chất lượng đào tạo để báo cáo. 

2.7. Ghi nhận và vinh danh những nhân viên kinh doanh xuất sắc

Khi xây dựng quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh, nhiều lãnh đạo chưa có quy định vinh danh, khen thưởng nhân sự xuất sắc. Việc ghi nhận và vinh danh là một trong những yếu tố quan trọng để tạo động lực cho nhân sự bởi họ sẽ cảm thấy công sức và sự đóng góp của mình được ghi nhận. 

Điều này sẽ giúp nhân sự có thêm động lực nỗ lực hơn và phấn đấu hơn trong công việc. Không chỉ, việc ghi nhận và vinh danh cũng tạo ra một môi trường làm việc tích cực, cạnh tranh lành mạnh. Theo nghiên cứu của Viện Nghiên cứu Tâm lý Học viện Quản lý Harvard, 72% người tham gia cho biết, họ thích được khen ngợi và công nhận trước mọi người. Đây là một nhu cầu tâm lý cơ bản của con người nhưng có thể tạo ra động lực mạnh mẽ để họ tiếp tục làm tốt công việc của mình. 

Doanh nghiệp có thể vinh danh nhân viên kinh doanh theo ngày, theo tuần hoặc theo tháng tùy theo tiềm lực và mục đích của công ty. Bên cạnh vinh danh, doanh nghiệp hãy dành một khoản tiền thưởng đủ để khuyến khích và duy trì động lực cho nhân sự. Đồng thời, phòng truyền thông nội bộ nên lan tỏa những bài vinh danh cá nhân rộng rãi để truyền cảm hứng cho người khác. 

2.8. Lựa chọn nhân viên sale năng lực, cam kết, thái độ tốt

Quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh sẽ không còn ý nghĩa nếu doanh nghiệp thiếu đi sự đo lường hiệu quả thường xuyên. Dựa trên hai tiêu chí tiềm năng phát triển và hiệu suất làm việc, lãnh đạo cần chia nhân sự vào 9 nhóm sau:

Theo đó, ba nhóm nhân viên kinh doanh mà doanh nghiệp nên tập trung nguồn lực để đào tạo và phát triển bao gồm: nhóm nhiều kinh nghiệm, nhóm ngôi sao, nhóm ngôi sao bền vững và nhóm ngôi sao tương lai. 

Đây là nhóm nhân viên có hiệu suất/ kết quả làm việc cao, tiềm năng phát triển tốt, có thái độ làm việc tốt, phù hợp văn hoá của doanh nghiệp. Họ có thể tạo ra nhiều giá trị cho doanh nghiệp trong tương lai, đồng thời trở thành lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp. 

3. VIDEO quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh

4. Lời kết

Để xây dựng quy trình đào tạo nhân viên kinh doanh bài bản, chủ doanh nghiệp cần có sự am hiểu kỹ càng về các bước thực hiện. Mặc dù quá trình này tốn thời gian và tiền bạc, tuy nhiên sẽ tạo ra doanh thu và lợi nhuận lâu dài cho doanh nghiệp. Hy vọng qua những thông tin được cung cấp, anh chị đã có cái nhìn bao quát về cách xây dựng quy trình đào tạo nhân viên Sales cho doanh nghiệp mình.