CHIẾN LƯỢC CẤP CHỨC NĂNG: CÁCH ĐỒNG BỘ HOẠT ĐỘNG CÁC PHÒNG BAN HIỆU QUẢ

Chiến lược cấp chức năng đóng vai trò nền tảng trong việc triển khai chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. Đây là kế hoạch giúp các phòng ban hoạt động đồng bộ và hiệu quả. Cùng Trường Doanh nhân HBR tìm hiểu những bước đi quan trọng để xây dựng một chiến lược cấp chức năng mạnh mẽ và phù hợp với doanh nghiệp.

1. Chiến lược cấp chức năng là gì?

Chiến lược cấp chức năng (Functional-level strategy) chính là mảnh ghép thiết yếu giúp chuyển hóa định hướng cấp cao thành những hành động cụ thể, thực tiễn ở từng phòng ban. 

Nếu chiến lược cấp công ty xác định đích đến thì chiến lược cấp chức năng chính là con đường chi tiết dẫn tới mục tiêu đó. Chúng được hoạch định bởi chính những bộ phận như marketing, tài chính, sản xuất, nhân sự, vận hành,...

Để chiến lược cấp chức năng thực sự phát huy vai trò của mình trong hệ thống chiến lược tổng thể, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến 4 yếu tố nền tảng sau:

• Sự căn chỉnh (Alignment): Mọi chiến lược chức năng cần được xây dựng trên cơ sở đồng thuận và tương thích với định hướng chiến lược cấp công ty và cấp kinh doanh. Ví dụ, nếu mục tiêu doanh nghiệp là tăng lợi nhuận, thì chiến lược của từng phòng ban cần đồng thời hướng tới việc kiểm soát chi phí, tăng năng suất hoặc cải thiện tỷ lệ chuyển đổi.
• Tính hội nhập (Integration): Chiến lược không nên được xây dựng rời rạc theo từng phòng ban, mà cần có sự liên kết ngang, đảm bảo các bộ phận phối hợp nhịp nhàng, bổ trợ lẫn nhau để tạo ra sức mạnh tổng lực.
• Tận dụng tối ưu nguồn lực hiện có (Available Resources): Việc lập chiến lược phải bám sát thực tế về nhân sự, tài chính, công nghệ và các điều kiện hạ tầng của từng bộ phận. Một chiến lược dù hấp dẫn nhưng vượt quá khả năng thực hiện sẽ không đem lại giá trị.
• Khả năng phát triển và đo lường (Development & Measurement): Để kiểm soát tiến độ và hiệu quả triển khai, doanh nghiệp cần có hệ thống theo dõi, đánh giá cụ thể. Việc chọn đúng chỉ số, đúng cách thức đo lường sẽ giúp phát hiện vấn đề kịp thời và điều chỉnh chiến lược linh hoạt hơn.

>>> XEM THÊM: CHIẾN LƯỢC CẤP ĐƠN VỊ KINH DOANH: XÂY DỰNG NỀN TẢNG PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG

2. Vai trò của chiến lược cấp chức năng trong doanh nghiệp

“Chiến lược cấp chức năng không chỉ là bản đồ chi tiết cho từng phòng ban, mà còn là cầu nối vững chắc giữa chiến lược tổng thể và hành động thực tiễn, giúp doanh nghiệp chuyển hóa tầm nhìn thành kết quả cụ thể” - Theo chia sẻ của Mr. Tony Dzung, Chủ tịch HĐQT HBR Holdings.

Chiến lược cấp chức năng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc hỗ trợ doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chiến lược dài hạn. Dưới đây là 4 vai trò nổi bật mà chiến lược cấp chức năng mang lại cho doanh nghiệp:

• Cầu nối giữa chiến lược tổng thể và hành động thực tiễn: Chiến lược cấp chức năng giúp chuyển hóa các mục tiêu chiến lược tổng thể thành những kế hoạch hành động cụ thể cho từng bộ phận. Điều này đảm bảo rằng mọi hoạt động trong doanh nghiệp đều hướng tới cùng một mục tiêu chung, từ đó nâng cao hiệu quả thực thi và giảm thiểu sự chệch hướng.
• Tối ưu hóa hiệu suất và sử dụng nguồn lực: Bằng cách xác định rõ ràng các mục tiêu và phương thức thực hiện, chiến lược cấp chức năng giúp các phòng ban tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu lãng phí và sử dụng hiệu quả nguồn lực. Điều này không chỉ nâng cao năng suất mà còn giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh bền vững.
• Tăng cường sự phối hợp liên phòng ban: Một chiến lược cấp chức năng hiệu quả khuyến khích sự hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các phòng ban. Khi các bộ phận như marketing, bán hàng, sản xuất và nhân sự làm việc chặt chẽ với nhau, doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh chóng với thay đổi của thị trường và nhu cầu khách hàng.
• Định hướng và phát triển năng lực nội bộ: Chiến lược cấp chức năng không chỉ tập trung vào kết quả ngắn hạn mà còn chú trọng đến việc phát triển năng lực nội bộ. Việc liên tục cải tiến quy trình, đầu tư vào đào tạo và áp dụng công nghệ mới giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và khả năng đổi mới sáng tạo.

3. Phân loại các chiến lược cấp chức năng

Chiến lược cấp chức năng có thể được chia thành nhiều loại khác nhau, tùy thuộc vào mục tiêu cụ thể mà mỗi phòng ban trong doanh nghiệp muốn đạt được. Mỗi phòng ban, từ marketing, tài chính, nhân sự đến sản xuất, đều cần có chiến lược riêng để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của mình.

3.1. Chiến lược sản xuất/ tác nghiệp

Chiến lược sản xuất và tác nghiệp là bản kế hoạch tổng thể mà doanh nghiệp áp dụng để quản lý và tối ưu hóa toàn bộ quy trình tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ. Nó giúp doanh nghiệp xác định cách thức sử dụng hiệu quả các nguồn lực (nhân công, máy móc, nguyên vật liệu) và lựa chọn công nghệ phù hợp nhằm đạt được các mục tiêu như tối ưu chi phí, nâng cao chất lượng.

Một trong những yếu tố cốt lõi và quyền năng nhất của chiến lược sản xuất chính là khai thác Tính kinh tế theo quy mô (Economies of Scale). Nguyên tắc này chỉ ra rằng khi sản lượng sản xuất tăng lên đến một mức tối ưu (Q*), chi phí bình quân trên mỗi đơn vị sản phẩm sẽ giảm xuống.

Để thực thi một chiến lược sản xuất hiệu quả, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Lựa chọn chiến lược trọng tâm: Xác định rõ mục tiêu chính là dẫn đầu về chi phí thấp (như trong mô hình kinh tế theo quy mô), dẫn đầu về chất lượng, hay dẫn đầu về sự linh hoạt và khác biệt hóa.
• Đầu tư vào công nghệ và cơ sở hạ tầng: Để đạt được quy mô, doanh nghiệp cần đầu tư chi phí cố định vào nhà xưởng, máy móc và công nghệ hiện đại để tự động hóa và mở rộng năng lực sản xuất.
• Thiết kế và chuyên môn hóa quy trình: Phân công lao động một cách khoa học, chuyên môn hóa các công đoạn sản xuất để mỗi cá nhân, mỗi bộ phận có thể phát huy tối đa kỹ năng và năng suất, giúp đẩy nhanh quá trình học hỏi và giảm chi phí.
• Quản trị và đo lường hiệu suất: Xây dựng các chỉ số đo lường (KPIs) rõ ràng như chi phí trên mỗi sản phẩm, tỷ lệ lỗi, thời gian sản xuất và liên tục theo dõi, cải tiến để đảm bảo doanh nghiệp luôn vận hành ở điểm hiệu quả nhất trên đường cong kinh nghiệm.

3.2. Chiến lược marketing

Chiến lược marketing được ví như cây cầu vững chắc nối liền sản phẩm của doanh nghiệp với trái tim và tâm trí của khách hàng. Đây là nền tảng để đạt được lợi thế cạnh tranh, bao gồm việc nghiên cứu, phân khúc thị trường để thấu hiểu và lựa chọn nhóm khách hàng mục tiêu phù hợp nhất. 

Để xây dựng một chiến lược marketing lấy lòng trung thành làm trọng tâm, doanh nghiệp cần tập trung vào các yếu tố cốt lõi sau:

• Phân đoạn thị trường: Đây là bước đầu tiên nhằm xác định và chia thị trường rộng lớn thành các nhóm nhỏ hơn có chung đặc điểm, nhu cầu hoặc hành vi. Việc này giúp doanh nghiệp nhận diện đâu là nhóm khách hàng tiềm năng và đáng để đầu tư nguồn lực nhất.
• Định vị sản phẩm/thương hiệu: Sau khi đã chọn được thị trường mục tiêu, doanh nghiệp cần xây dựng một hình ảnh, một vị thế khác biệt và rõ nét cho sản phẩm hoặc thương hiệu của mình trong tâm trí của nhóm khách hàng đó. Định vị thành công sẽ trả lời cho câu hỏi: "Tại sao khách hàng nên chọn chúng ta mà không phải đối thủ?".
• Xây dựng chiến lược Marketing Mix (4P-7P): Đây là tập hợp các công cụ chiến thuật được sử dụng để thực thi chiến lược định vị. Tùy thuộc vào sản phẩm là hàng hóa (4P: Product, Price, Place, Promotion) hay dịch vụ (mở rộng thành 7P: thêm People, Process, Physical Evidence), doanh nghiệp sẽ đưa ra các quyết định cụ thể để tạo ra trải nghiệm tốt nhất và củng cố lòng trung thành của khách hàng.

3.3. Chiến lược quản lý nguyên vật liệu

Chiến lược quản lý nguyên vật liệu là kế hoạch tổng thể giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ vòng đời của vật tư, từ khâu tìm nguồn cung ứng, thu mua cho đến khi dự trữ và đưa vào sản xuất. Đây không chỉ là công việc của bộ phận kho hay kế toán, mà là một chiến lược quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành, chất lượng thành phẩm và sự ổn định của cả dây chuyền sản xuất.

Mục đích cốt lõi của chiến lược:

• Đảm bảo chất lượng và giá cả: Tìm kiếm và duy trì mối quan hệ với các nhà cung cấp uy tín, đàm phán để có được mức giá đầu vào tốt nhất nhưng vẫn phải đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng nghiêm ngặt đã đề ra.
• Sử dụng tiết kiệm và hiệu quả: Xây dựng định mức sử dụng cho từng loại vật liệu, giám sát chặt chẽ quy trình để giảm thiểu lãng phí, thất thoát trong quá trình sản xuất.

Nội dung chính cần triển khai:

• Phân loại nguyên vật liệu: Sắp xếp vật liệu thành các nhóm khác nhau (ví dụ: phân loại theo mô hình ABC dựa trên giá trị) để có phương pháp quản lý phù hợp, ưu tiên kiểm soát chặt chẽ những vật liệu có giá trị cao.
• Định giá và Hạch toán: Lựa chọn phương pháp định giá hàng tồn kho (như FIFO - Nhập trước, Xuất trước) và thực hiện việc hạch toán, ghi chép chính xác mọi giao dịch nhập, xuất, tồn kho để phản ánh đúng giá trị vật tư và giá vốn hàng bán.

3.4. Chiến lược nghiên cứu và phát triển (R&D)

Chiến lược Nghiên cứu và Phát triển (R&D) được xem là "bộ não" và là trái tim của sự đổi mới, giúp doanh nghiệp không chỉ tồn tại mà còn dẫn đầu trong một thị trường không ngừng biến đổi. Đây là kế hoạch dài hạn nhằm đầu tư vào việc tìm tòi, ứng dụng công nghệ, phát triển sản phẩm và quy trình mới.

Trọng tâm của chiến lược R&D thường tập trung vào 2 lĩnh vực chính sau:

• Phát triển sản phẩm (Product Development): Đây là hướng đi quen thuộc nhất của R&D, bao gồm:
• Hoàn thiện sản phẩm hiện có: Liên tục cải tiến, nâng cấp các sản phẩm đang có trên thị trường về mặt hình thức (bao bì, kiểu dáng), tính năng và chất lượng. Việc này giúp duy trì sự hài lòng của khách hàng hiện tại và giữ cho sản phẩm không bị lỗi thời.
• Phát triển sản phẩm đột phá: Nghiên cứu và cho ra đời những sản phẩm hoàn toàn mới chưa từng xuất hiện trên thị trường. Đây là con đường mang tính rủi ro cao hơn nhưng có khả năng tạo ra một thị trường mới và mang lại lợi nhuận đột phá.
• Đổi mới quy trình (Process Innovation): Không chỉ tạo ra sản phẩm mới, R&D còn tập trung vào việc tìm ra cách thức làm việc tốt hơn. Điều này bao gồm việc đổi mới và cải thiện các phương pháp, quy trình sản xuất thông qua việc ứng dụng công nghệ, kỹ thuật, thiết bị hoặc phần mềm mới.

Để thực thi hiệu quả các hoạt động trên, doanh nghiệp có thể lựa chọn các hướng tiếp cận chiến lược sau:

• Chiến lược chủ động dẫn dắt công nghệ: Doanh nghiệp chọn vai trò tiên phong, đầu tư mạnh mẽ vào R&D để làm chủ các công nghệ mới nổi, từ đó tạo ra xu hướng và dẫn dắt ngành.
• Chiến lược bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ (IP): Đây là bước đi tối quan trọng để bảo vệ thành quả R&D. Việc đăng ký bằng sáng chế, nhãn hiệu và bản quyền giúp ngăn chặn đối thủ sao chép, đảm bảo lợi thế cạnh tranh độc quyền cho các phát minh của công ty.
• Chiến lược hợp tác nghiên cứu: Nhận thức rằng không thể tự mình làm tất cả, doanh nghiệp chủ động hợp tác với các viện nghiên cứu, trường đại học hoặc các đối tác khác trong ngành. Việc này giúp chia sẻ chi phí, rủi ro, kiến thức và nguồn lực, từ đó đẩy nhanh tốc độ đổi mới.

3.5. Chiến lược nhân sự

Chiến lược nhân sự có thể coi là yếu tố cốt lõi, ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công hay thất bại của toàn bộ tổ chức. Đây là một kế hoạch toàn diện, bao gồm mọi bước từ việc thu hút, tuyển dụng đến đào tạo, phát triển và giữ chân những nhân viên tài năng. 

Một chiến lược nhân sự hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp sở hữu đội ngũ phù hợp, có khả năng thực hiện chiến lược kinh doanh theo đúng mục tiêu và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.

Các trụ cột chính để xây dựng một chiến lược nhân sự vững mạnh bao gồm:

• Quản trị và đãi ngộ toàn diện: Xây dựng một hệ thống đãi ngộ cạnh tranh, không chỉ bao gồm lương thưởng hấp dẫn mà còn có các chính sách phúc lợi vượt trội và một lộ trình thăng tiến sự nghiệp rõ ràng. Mục tiêu là tạo ra một "lời đề nghị" không thể chối từ để thu hút và giữ chân những nhân tài tốt nhất trên thị trường.
• Đào tạo và phát triển năng lực: Xem đào tạo là một khoản đầu tư chiến lược để không ngừng nâng cao năng lực và kỹ năng cho đội ngũ. Các chương trình phát triển được thiết kế để giúp nhân viên làm tốt công việc hiện tại, đồng thời trang bị cho họ những kiến thức và phẩm chất cần thiết để sẵn sàng cho các thách thức trong tương lai.
• Gắn kết hiệu suất và lợi ích: Thiết lập một hệ thống quản lý hiệu suất minh bạch (thường qua KPI/OKR) để liên kết trực tiếp nỗ lực của cá nhân với mục tiêu của công ty. Dựa trên kết quả đó, doanh nghiệp xây dựng cơ chế khen thưởng công bằng, kết hợp cả lợi ích tài chính (thưởng, tăng lương) và phi tài chính (công nhận, thăng tiến).
• Xây dựng văn hóa và quy trình: Kiến tạo một môi trường làm việc tích cực, nơi các quy trình quản lý từ thăng tiến đến giải quyết vấn đề đều rõ ràng và công bằng. Song song đó, doanh nghiệp cần vun đắp một nền văn hóa hỗ trợ sự đa dạng, hợp tác và đổi mới, khiến nhân viên cảm thấy được tôn trọng và muốn gắn bó lâu dài.

3.6. Chiến lược tài chính

Chiến lược tài chính được ví như "mạch máu" của toàn bộ doanh nghiệp, đảm bảo dòng tiền được lưu thông và phân bổ một cách hợp lý, hiệu quả. Đây là kế hoạch tổng thể về việc huy động, sử dụng và quản trị các nguồn lực tài chính nhằm tối đa hóa giá trị cho cổ đông và đảm bảo sự vững mạnh, bền vững của công ty.

Các hướng đi chính trong việc xây dựng chiến lược tài chính bao gồm:

• Tối ưu hóa cấu trúc vốn: Đây là việc tìm ra sự kết hợp tối ưu giữa nguồn vốn vay (Nợ) và vốn của chủ sở hữu (Vốn chủ sở hữu). Mục tiêu là tìm được "điểm cân bằng vàng" giúp giảm thiểu chi phí sử dụng vốn bình quân (WACC), từ đó tối đa hóa giá trị doanh nghiệp và lợi ích cho các cổ đông.
• Chiến lược quản trị chi phí (Dẫn đầu về chi phí): Chiến lược này không chỉ đơn thuần là cắt giảm chi phí, mà là việc xây dựng một hệ thống kiểm soát chi phí hiệu quả trên toàn bộ chuỗi giá trị. Bằng cách tối ưu hóa quy trình và đàm phán với nhà cung cấp, doanh nghiệp nhắm đến việc giảm thiểu giá thành sản phẩm trong khi vẫn duy trì chất lượng.
• Chiến lược tối đa hóa doanh thu và lợi nhuận: Đây là chiến lược tập trung vào cả hai vế của bài toán lợi nhuận. Về doanh thu, chiến lược tài chính sẽ hỗ trợ các quyết định về giá bán, đầu tư vào kênh phân phối hoặc thị trường mới. Về lợi nhuận, nó đòi hỏi việc kiểm soát chặt chẽ các loại chi phí để đảm bảo biên lợi nhuận luôn ở mức cao nhất có thể.
• Chiến lược quản trị và phòng ngừa rủi ro: Doanh nghiệp cần tập trung vào việc nhận diện và giảm thiểu các rủi ro tài chính, chẳng hạn như sử dụng các công cụ phái sinh để phòng ngừa biến động bất lợi của tỷ giá hối đoái, lãi suất hoặc giá cả hàng hóa.

3.7. Chiến lược công nghệ thông tin (IT)

Trong kỷ nguyên số, chiến lược công nghệ thông tin (IT) đã trở thành phần không thể thiếu trong chiến lược kinh doanh tổng thể, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa vận hành, nâng cao lợi thế cạnh tranh và thúc đẩy chuyển đổi số. Một chiến lược IT hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp linh hoạt, thông minh và an toàn hơn.

Để xây dựng chiến lược IT toàn diện, doanh nghiệp cần tập trung vào các yếu tố sau:

• Quản lý cơ sở hạ tầng IT: Xây dựng nền tảng công nghệ ổn định, đảm bảo hệ thống phần cứng, phần mềm và mạng lưới hoạt động hiệu quả.
• Xây dựng khung quản trị IT: Thiết lập các quy định và kiểm soát đầu tư IT, đảm bảo tuân thủ và mang lại giá trị thực tế cho doanh nghiệp.
• Chiến lược điện toán đám mây: Chuyển dịch cơ sở hạ tầng IT lên đám mây, giúp tăng cường khả năng mở rộng linh hoạt và giảm chi phí đầu tư ban đầu.
• Chiến lược an ninh mạng: Đảm bảo an toàn dữ liệu và hệ thống khỏi các mối đe dọa, bảo vệ tính bảo mật, toàn vẹn và sẵn sàng của hệ thống.
• Chiến lược chuyển đổi số: Tận dụng công nghệ để cải tiến mô hình kinh doanh, tăng hiệu suất và ra quyết định kinh doanh thông minh hơn.

4. Quy trình xây dựng chiến lược cấp chức năng hiệu quả cho doanh nghiệp

"Chìa khóa để lập kế hoạch chiến lược cấp chức năng hiệu quả là tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi và loại bỏ những yếu tố không cần thiết” - Theo chia sẻ của Mr. Tony Dzung, Chủ tịch HĐQT HBR Holdings. 

Khi xây dựng chiến lược cấp chức năng, doanh nghiệp cần có một quy trình rõ ràng để đảm bảo rằng từng phòng ban đều đóng góp vào mục tiêu chung. Quy trình này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu suất mà còn tạo ra sự đồng bộ giữa các bộ phận, giúp chiến lược được triển khai một cách suôn sẻ và hiệu quả.

Bước 1: Xác định định hướng chiến lược toàn công ty

Trước khi các phòng ban có thể xây dựng chiến lược riêng, toàn công ty phải thống nhất về một hướng đi chung, một lợi thế cạnh tranh cốt lõi sẽ được dùng để chiến thắng trên thị trường. Quyết định này sẽ là kim chỉ nam soi đường cho mọi hoạt động sau đó, đảm bảo cả công ty cùng nhìn về một hướng.

• Phân tích vị thế cạnh tranh: Ban lãnh đạo cần phân tích sâu sắc về thị trường, đối thủ và nội lực để trả lời câu hỏi "Sân chơi của chúng ta ở đâu và làm sao để thắng?". Việc này giúp lựa chọn một chiến trường phù hợp với thế mạnh của doanh nghiệp.
• Quyết định lợi thế cạnh tranh cốt lõi: Doanh nghiệp phải lựa chọn một trong các hướng đi chính: trở thành người dẫn đầu về chi phí thấp, người tiên phong về đổi mới sản phẩm, hoặc người cung cấp trải nghiệm khách hàng vượt trội. Không thể làm tốt cả ba cùng một lúc.
• Soạn thảo và truyền thông tuyên bố Chiến lược: Định hướng đã chọn cần được cô đọng thành một tuyên bố ngắn gọn, rõ ràng và được truyền thông nhất quán đến toàn bộ cấp quản lý để tất cả cùng thấu hiểu và ghi nhớ.

Bước 2: Phân tích hiện trạng và năng lực từng phòng ban

Sau khi có định hướng chung, mỗi phòng ban chức năng cần tự "soi gương", thực hiện một cuộc kiểm tra sức khỏe toàn diện để biết mình đang đứng ở đâu, mạnh yếu thế nào. Quá trình này cung cấp những dữ liệu thực tế, giúp việc đặt ra các mục tiêu ở bước sau trở nên khả thi thay vì viển vông.

• Thực hiện phân tích SWOT chuyên sâu: Mỗi phòng ban (Marketing, Sản xuất, Nhân sự,...) phải tự xây dựng mô hình SWOT từ góc nhìn chuyên môn của mình, chỉ ra các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức liên quan trực tiếp đến chức năng của họ.
• Đo lường hiệu suất hiện tại bằng con số: Việc đánh giá phải dựa trên dữ liệu cụ thể, không phải cảm tính. Ví dụ: Phòng Sản xuất cần số liệu về chi phí/sản phẩm, phòng Marketing cần tỷ lệ chuyển đổi, phòng Nhân sự cần tỷ lệ nghỉ việc...
• Xác định các "Lỗ hổng" năng lực: So sánh giữa năng lực hiện tại với yêu cầu của định hướng chiến lược chung đã đề ra ở Bước 1. Từ đó, xác định những kỹ năng, quy trình, hay công nghệ mà phòng ban còn thiếu và cần phải bù đắp.

Bước 3: Thiết lập hệ thống mục tiêu và KPI Liên kết

Đây là bước chuyển hóa chiến lược chung thành các mục tiêu có thể đo lường được cho từng phòng ban. Điều quan trọng nhất ở bước này là đảm bảo các KPI của các phòng ban phải hỗ trợ và cộng hưởng lẫn nhau, tránh tình trạng "KPI của phòng này triệt tiêu nỗ lực của phòng kia".

• Cụ thể hóa chiến lược công ty thành mục tiêu chức năng: Ví dụ, nếu chiến lược công ty là "Dẫn đầu về đổi mới", mục tiêu của phòng R&D sẽ là "ra mắt 3 sản phẩm mới", trong khi mục tiêu của phòng Marketing là "đạt 20% doanh thu từ sản phẩm mới".
• Xây dựng bản đồ KPI liên kết: Lãnh đạo cần giúp các phòng ban thấy rõ KPI của họ liên quan đến nhau như thế nào. Ví dụ, KPI "tăng 30% khách hàng tiềm năng" của Marketing sẽ là đầu vào cho KPI "đạt mục tiêu doanh số" của phòng Kinh doanh.
• Phân bổ trách nhiệm và cam kết: Bước này kết thúc bằng việc mỗi trưởng phòng ban chính thức nhận và cam kết với ban lãnh đạo về bộ KPI của mình, chịu trách nhiệm hoàn toàn cho các chỉ số đó trong kỳ chiến lược.

Bước 4: Xây dựng kế hoạch hành động phối hợp liên phòng ban

Đây là giai đoạn các phòng ban phá vỡ "silo" để cùng nhau làm việc. Thay vì mỗi phòng tự viết một kế hoạch riêng, họ sẽ cùng nhau xây dựng kế hoạch cho các dự án lớn, đòi hỏi sự tham gia của nhiều bên để đạt được mục tiêu chung đã đề ra ở Bước 3.

• Xác định các dự án chiến lược ưu tiên: Dựa trên các mục tiêu, công ty sẽ xác định một vài dự án trọng điểm cần sự chung tay của nhiều bộ phận, ví dụ như "Dự án ra mắt sản phẩm mới", "Dự án thâm nhập thị trường phía Nam",...
• Thành lập các nhóm dự án liên chức năng: Mỗi dự án lớn sẽ có một nhóm làm việc bao gồm thành viên từ các phòng ban liên quan (Marketing, R&D, Sản xuất, Tài chính,...). Nhóm này được dẫn dắt bởi một Trưởng dự án (Project Manager) có vai trò điều phối chung.
• Lập kế hoạch chi tiết với vai trò và tiến độ rõ ràng: Nhóm dự án sẽ cùng nhau xây dựng một bản kế hoạch tổng thể, trong đó phân định rõ công việc của từng phòng ban, ai chịu trách nhiệm việc gì, và thời hạn hoàn thành của từng hạng mục.

Bước 5: Phân bổ nguồn lực và tổ chức triển khai kế hoạch

Sau khi các kế hoạch hành động phối hợp đã được thiết kế, ban lãnh đạo sẽ chính thức "bật đèn xanh" bằng cách phân bổ các nguồn lực cần thiết. Việc cấp phát ngân sách và nhân sự lúc này sẽ dựa trên mức độ ưu tiên của các dự án chiến lược, thay vì chia đều cho các phòng ban như trước đây.

• Phê duyệt ngân sách dựa trên dự án Chiến lược: Ngân sách sẽ được cấp cho các "dự án liên chức năng" thay vì rót về cho từng phòng ban riêng lẻ. Điều này đảm bảo nguồn lực được tập trung vào những nơi quan trọng nhất.
• Truyền thông kế hoạch và kích hoạt triển khai: Tổ chức một buổi họp kickoff chính thức để công bố kế hoạch cho các đội nhóm liên quan. Việc này giúp tất cả mọi người hiểu rõ mục tiêu chung, vai trò của mình và tạo động lực để bắt đầu.
• Cung cấp công cụ và phân quyền: Đảm bảo các nhóm dự án được cung cấp đủ công cụ làm việc (phần mềm, trang thiết bị) và được trao đủ quyền hạn cần thiết để ra quyết định và thực thi công việc một cách hiệu quả.

Bước 6: Thiết lập quy trình giám sát và cải tiến liên tục

Chiến lược không phải là một văn bản bất biến. Bước cuối cùng này tạo ra một vòng lặp liên tục để đảm bảo chiến lược luôn đi đúng hướng và có thể điều chỉnh linh hoạt trước những thay đổi của thị trường, giúp doanh nghiệp không ngừng tối ưu hóa hoạt động của mình.

• Tổ chức các buổi họp đánh giá chiến lược định kỳ: Lãnh đạo cần chủ trì các buổi họp hàng tháng hoặc hàng quý với sự tham gia của tất cả các trưởng bộ phận. Nội dung cuộc họp tập trung vào việc rà soát tiến độ của các dự án liên chức năng và giải quyết các vướng mắc trong quá trình phối hợp.
• Xây dựng bảng điều khiển (Dashboard) theo dõi KPI: Thiết lập một hệ thống báo cáo trực quan, nơi tất cả mọi người có thể theo dõi tiến độ thực hiện các KPI quan trọng trong thời gian thực. Điều này giúp phát hiện các vấn đề sớm và ra quyết định dựa trên dữ liệu.
• Thúc đẩy văn hóa phản hồi và tối ưu: Khuyến khích các đội nhóm thẳng thắn nhìn nhận những gì chưa hiệu quả, rút ra bài học kinh nghiệm và chủ động đề xuất các giải pháp cải tiến cho quy trình và kế hoạch trong chu kỳ tiếp theo.

5. Những sai lầm thường mắc phải khi xây dựng chiến lược cấp chức năng

Dù chiến lược cấp chức năng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của một doanh nghiệp, nhưng quá trình xây dựng và triển khai chiến lược này không phải lúc nào cũng suôn sẻ. Các nhà lãnh đạo cần nhận diện và tránh những sai lầm phổ biến để chiến lược của mình đạt được hiệu quả cao nhất.

• Không đồng bộ với chiến lược tổng thể: Một sai lầm nghiêm trọng là không đảm bảo chiến lược cấp chức năng được căn chỉnh với chiến lược tổng thể của doanh nghiệp. Khi chiến lược cấp chức năng không hỗ trợ mục tiêu chung, nó sẽ gây ra sự mất cân bằng trong hoạt động giữa các phòng ban và khiến doanh nghiệp khó đạt được kết quả kỳ vọng.
• Thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận: Một chiến lược cấp chức năng hiệu quả cần sự hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận khác nhau. Việc thiếu sự liên kết giữa các phòng ban sẽ dẫn đến sự thiếu hiệu quả trong việc triển khai chiến lược, gây khó khăn trong việc chia sẻ thông tin và tài nguyên, đồng thời làm giảm năng suất chung.
• Không đo lường và theo dõi hiệu quả chiến lược: Thiếu hệ thống theo dõi và đánh giá chiến lược là một sai lầm phổ biến. Nếu không có chỉ số đo lường (KPIs) rõ ràng, việc theo dõi tiến độ và điều chỉnh chiến lược khi cần thiết sẽ trở nên khó khăn, gây lãng phí nguồn lực và dẫn đến việc không đạt được mục tiêu đề ra.
• Lập kế hoạch thiếu thực tế: Khi xây dựng chiến lược cấp chức năng, nếu kế hoạch không thực tế và không phù hợp với năng lực của doanh nghiệp, các phòng ban sẽ khó triển khai chiến lược một cách hiệu quả. Một chiến lược thiếu khả thi không chỉ gây thất vọng mà còn làm mất niềm tin vào hệ thống chiến lược của công ty.
• Chỉ tập trung vào kết quả ngắn hạn: Nhiều doanh nghiệp mắc phải sai lầm khi chỉ chú trọng vào kết quả ngắn hạn mà không có sự chuẩn bị cho sự phát triển dài hạn. Một chiến lược cấp chức năng chỉ giải quyết những vấn đề cấp bách mà thiếu sự phát triển bền vững sẽ không giúp doanh nghiệp duy trì và nâng cao khả năng cạnh tranh trong tương lai.

6. Ví dụ về chiến lược cấp chức năng của các doanh nghiệp hàng đầu

Dưới đây là những ví dụ thực tế từ các tập đoàn nổi tiếng, cho thấy cách họ tối ưu hóa hoạt động của từng bộ phận, từ marketing, nhân sự cho đến sản xuất, để thúc đẩy sự phát triển bền vững và tăng trưởng mạnh mẽ.

6.1. Samsung

Sự thống trị của Samsung trên thị trường điện tử tiêu dùng toàn cầu không phải là điều ngẫu nhiên. Đằng sau thành công đó là một "cỗ máy" được vận hành bởi các chiến lược cấp chức năng được thực thi một cách xuất sắc và đồng bộ đến từng chi tiết.

• Chiến lược sản xuất: Để tối ưu chi phí và đảm bảo chất lượng vượt trội, Samsung theo đuổi chiến lược tích hợp dọc, tự chủ sản xuất các linh kiện quan trọng như chip và màn hình. Họ vận hành các "siêu nhà máy" trên toàn cầu áp dụng tự động hóa mạnh mẽ.
• Chiến lược Marketing: Với mục tiêu tăng trưởng doanh thu và xây dựng thương hiệu toàn cầu, Samsung chi ngân sách marketing khổng lồ cho các chiến dịch quảng bá trên mọi nền tảng. Chiến lược đa dạng hóa sản phẩm từ cao cấp đến bình dân giúp họ thâm nhập mọi phân khúc, trong khi các sự kiện ra mắt hoành tráng tạo tiếng vang và củng cố vị thế dẫn đầu.
• Chiến lược quản lý nguyên vật liệu (Chuỗi cung ứng): Samsung xây dựng một chuỗi cung ứng toàn cầu có tính linh hoạt cao và đa dạng hóa nhà cung cấp. Họ cũng tích cực áp dụng công nghệ vào việc quản lý tồn kho và vận chuyển thông minh, qua đó giúp tối ưu hóa chi phí logistics và tăng tốc độ phản ứng với thị trường.
• Chiến lược nghiên cứu và phát triển (R&D): Mục tiêu dẫn đầu tuyệt đối về công nghệ được Samsung hiện thực hóa bằng việc đầu tư ngân sách R&D thuộc top đầu thế giới. Các trung tâm nghiên cứu toàn cầu của họ liên tục làm việc để tạo ra sự khác biệt cho sản phẩm và sở hữu các bằng sáng chế cốt lõi, đặc biệt tập trung vào những công nghệ của tương lai như AI và 6G.
• Chiến lược nhân sự: Samsung triển khai một chiến lược đãi ngộ và lương thưởng cực kỳ cạnh tranh. Doanh nghiệp thúc đẩy một văn hóa làm việc định hướng kết quả rõ nét, đồng thời liên tục triển khai các chương trình phát triển lãnh đạo kế cận tinh hoa để đảm bảo nguồn lực kế thừa vững chắc.
• Chiến lược tài chính: Chiến lược tài chính của Samsung tập trung vào việc duy trì sự ổn định và một nền tảng vững mạnh để tài trợ cho các khoản đầu tư dài hạn. Họ chủ động duy trì lượng tiền mặt dự trữ dồi dào, phân bổ vốn một cách chiến lược vào các lĩnh vực tiềm năng và tái đầu tư mạnh mẽ lợi nhuận vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi.
• Chiến lược công nghệ thông tin (IT): Nhằm tăng cường hiệu quả vận hành và thúc đẩy đổi mới, chiến lược IT của Samsung tập trung xây dựng các "nhà máy thông minh" (Smart Factory) được kết nối bằng IoT. Cùng với đó, họ đầu tư rất lớn vào an ninh mạng để bảo mật hệ thống toàn cầu và áp dụng AI, phân tích dữ liệu lớn để hỗ trợ việc ra quyết định nhanh chóng, chính xác.

6.2. Vinamilk

Để duy trì vị thế doanh nghiệp sữa hàng đầu Việt Nam trước sức ép cạnh tranh từ các đối thủ lớn, Vinamilk đã triển khai một cách bài bản và đồng bộ các chiến lược chức năng, tạo thành một nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững. Sức mạnh của Vinamilk không đến từ một chiến lược đơn lẻ, mà từ sự cộng hưởng và phối hợp nhịp nhàng của tất cả các bộ phận chức năng.

• Chiến lược sản xuất: Đầu tư mạnh mẽ vào hệ thống các "siêu nhà máy" trên cả nước, áp dụng công nghệ tự động hóa từ Châu Âu và tuân thủ các hệ thống quản lý chất lượng nghiêm ngặt nhất (ISO, FSSC 22000) để đảm bảo chất lượng và an toàn vệ sinh thực phẩm.
• Chiến lược Marketing: Duy trì vị thế thương hiệu số 1 bằng chiến lược đa thương hiệu phủ sóng mọi phân khúc, kết hợp các chiến dịch truyền thông quy mô lớn có sức ảnh hưởng xã hội (Quỹ sữa Vươn cao Việt Nam) và hệ thống phân phối rộng khắp hơn 250.000 điểm bán lẻ.
• Chiến lược quản lý Nguyên vật liệu: Chủ động kiểm soát chất lượng và nguồn cung đầu vào thông qua việc phát triển hệ thống trang trại bò sữa chuẩn GlobalG.A.P. và liên kết, hỗ trợ hàng ngàn hộ nông dân chăn nuôi bò sữa trên cả nước.
• Chiến lược nghiên cứu & phát triển (R&D): Liên tục nghiên cứu và cho ra đời các dòng sản phẩm mới, đa dạng hóa danh mục theo các xu hướng dinh dưỡng tiên tiến (Organic, sữa A2, sữa thực vật) để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao và chuyên biệt của khách hàng.
• Chiến lược nhân sự: Thu hút và giữ chân nhân tài bằng việc xây dựng môi trường làm việc lý tưởng, chính sách đãi ngộ cạnh tranh và các chương trình đào tạo, phát triển đội ngũ kế thừa bài bản, chuyên nghiệp.
• Chiến lược tài chính: Luôn duy trì một cơ cấu tài chính lành mạnh, dòng tiền vững chắc để đảm bảo nguồn lực cho các hoạt động đầu tư mở rộng quy mô sản xuất, R&D và các thương vụ M&A chiến lược (như Mộc Châu Milk).
• Chiến lược công nghệ thông tin (IT): Đẩy mạnh chuyển đổi số toàn diện trên toàn bộ chuỗi giá trị, từ việc ứng dụng hệ thống ERP, quản lý trang trại, quản lý kênh phân phối (DMS) cho đến phân tích dữ liệu lớn (Big Data) để tối ưu vận hành.

Khi các phòng ban hoạt động đồng bộ, doanh nghiệp sẽ phát triển mạnh mẽ hơn. Hy vọng rằng chiến lược cấp chức năng sẽ giúp lãnh đạo tìm ra cách thức tối ưu cho công ty. Hãy tiếp tục theo dõi các bài viết của Trường Doanh Nhân HBR để biết cách xây dựng doanh nghiệp vững mạnh và phát triển bền vững hơn.