GIẢI BÀI TOÁN PHÂN QUYỀN CHO NHÂN VIÊN - SẾP LÀM THẾ NÀO CHO ĐÚNG?

Phân quyền là một phương pháp quan trọng trong quản lý doanh nghiệp, giúp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả công việc. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp cũng có thể dễ dàng thực hiện. Cùng Trường Doanh Nhân HBR khám phá cách thức phân quyền và những điều cần lưu ý để đạt được kết quả tốt nhất.

1. Phân quyền là gì? Tại sao cần phân quyền cho nhân viên?

Phân quyền là quá trình phân chia quyền lực và trách nhiệm trong một doanh nghiệp, cho phép các cấp dưới có quyền ra quyết định trong phạm vi công việc của họ. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc mà còn đảm bảo tính tổ chức và trật tự trong hoạt động của doanh nghiệp.

Ví dụ, trong một công ty cung cấp thiết bị văn phòng, khi phân quyền cho nhóm nhân viên kỹ thuật phụ trách khách hàng thường và khách lẻ, họ chỉ được phép truy cập thông tin liên quan đến nhóm khách hàng này. Nhân viên có thể xem lịch sử giao dịch, dự đoán sự cố và quyết định sửa chữa hoặc bảo hành thiết bị ngay lập tức.

Một trong những nỗi đau lớn nhất của các chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ là ôm đồm quá nhiều công tác quản lý. Khi doanh nghiệp ở quy mô nhỏ, việc kiểm soát mọi hoạt động và đưa ra quyết định có thể thực hiện dễ dàng. Tuy nhiên, khi mở rộng quy mô, khối lượng công việc gia tăng, nhà lãnh đạo khó duy trì kiểm soát và dễ bị quá tải. 

Kết quả là, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc duy trì sự cạnh tranh, giảm hiệu quả công việc và có thể dẫn đến giảm doanh thu hoặc mất cơ hội phát triển. Giải pháp cho vấn đề này là phân quyền cho nhân viên. Khi quyền hạn được phân chia hợp lý, chủ doanh nghiệp có thể dành thời gian cho các mục tiêu chiến lược, trong khi nhân viên chủ động thực hiện công việc của mình. 

Phân quyền không chỉ giúp giảm bớt gánh nặng mà còn tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả, nơi mỗi cá nhân đều có thể phát huy tối đa năng lực. Cùng Trường Doanh Nhân HBR tìm hiểu 5 lý do tại sao phân quyền là chìa khóa để doanh nghiệp phát triển bền vững.

• Giảm tải cho lãnh đạo và tăng hiệu quả quản lý: Phân quyền giúp lãnh đạo giảm bớt gánh nặng công việc, cho phép họ tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược và phát triển doanh nghiệp.
• Khai thác và phát triển năng lực nhân viên: Khi được trao quyền, nhân viên cảm thấy được tin tưởng và có động lực làm việc cao hơn. Điều này khuyến khích họ phát huy khả năng sáng tạo, chủ động giải quyết vấn đề và đóng góp ý kiến cải tiến, từ đó nâng cao hiệu suất công việc. ​
• Tăng tính linh hoạt và khả năng thích ứng: Phân quyền tạo điều kiện cho nhân viên phát triển khả năng thích ứng trong môi trường làm việc thay đổi nhanh chóng. Họ có thể tự đưa ra quyết định và hành động độc lập, giúp tổ chức phản ứng kịp thời với các tình huống bất ngờ. ​
• Tăng sự gắn kết và giữ chân nhân tài: Nhân viên được trao quyền thường cảm thấy hài lòng hơn với công việc, từ đó tăng sự gắn bó và trung thành với doanh nghiệp.
• Xây dựng môi trường làm việc tích cực: Phân quyền góp phần xây dựng một môi trường làm việc tích cực, nhân viên cảm thấy được tôn trọng và có cơ hội phát triển.

🔴Bạn có đang đau đầu với bài toán quản trị nhân sự trong doanh nghiệp?

• Doanh nghiệp có nhiều dự án hấp dẫn nhưng không tuyển được nhân sự giỏi để thực thi?
• Nhân viên làm việc rời rạc, thiếu gắn kết, dẫn đến hiệu suất thấp?
• Khó khăn trong tuyển dụng nhân sự phù hợp, mất thời gian và chi phí nhưng kết quả không như mong đợi?
• Nhân tài lần lượt rời đi, không thể giữ chân những người thực sự giỏi?
• Bạn cảm thấy quá tải vì phải “ôm đồm” mọi thứ, thiếu một đội ngũ đáng tin cậy để cùng gánh vác?

👉Giải pháp hoàn hảo cho các lãnh đạo, chủ doanh nghiệp: Trường Doanh nhân HBR mang đến khóa học “Quản trị Nhân sự dành cho Sếp” – Chìa khóa giúp các quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp thoát khỏi vòng xoáy này và xây dựng một hệ thống nhân sự bền vững.

2. Các mô hình phân quyền phổ biến

Việc áp dụng mô hình phân quyền phù hợp là một yếu tố quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý và tạo dựng một môi trường làm việc công bằng, hiệu quả. Dưới đây là 3 mô hình phân quyền phổ biến mà các doanh nghiệp có thể áp dụng:

2.1. Mô hình phân quyền tập trung

Mô hình phân quyền tập trung là một trong những cách tiếp cận truyền thống, trong đó quyền lực chủ yếu tập trung ở các cấp lãnh đạo cao nhất. Trong mô hình này, tổ chức thường được chia thành 3 cấp bậc chính: Cấp lãnh đạo - cấp quản lý - cấp nhân viên. 

Quyền ra quyết định quan trọng hầu hết thuộc về các nhà lãnh đạo và quản lý, trong khi cấp nhân viên thực hiện nhiệm vụ theo sự chỉ đạo mà không tham gia vào các quyết định chiến lược.

2.2. Mô hình phân quyền đơn lẻ

Trái ngược với mô hình phân quyền tập trung, mô hình phân quyền đơn lẻ trao quyền trực tiếp từ lãnh đạo đến nhân viên cấp thấp, bỏ qua các cấp quản lý trung gian. Trong mô hình này, người lãnh đạo sẽ tự mình quyết định và giao nhiệm vụ cho nhân viên có khả năng hoàn thành công việc mà không cần thông qua quản lý cấp cao.

2.3. Mô hình phân quyền toàn diện

Mô hình phân quyền toàn diện phân chia quyền lực đồng đều giữa các cấp lãnh đạo, quản lý và nhân viên. Mỗi cấp sẽ có quyền quyết định và trách nhiệm trong phạm vi công việc của mình, tạo sự cân bằng và minh bạch trong tổ chức.

>>> XEM THÊM: 10 MÔ HÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ TỐI ƯU CHO DOANH NGHIỆP

3. Cách triển khai phân quyền trong quản trị hiệu quả

Để phân quyền hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo cần áp dụng chiến lược rõ ràng và có hệ thống, sao cho quyền lực được phân chia một cách hợp lý, tối ưu hóa hiệu suất và tạo ra kết quả đáng kể cho tổ chức. Dưới đây là những bước quan trọng giúp triển khai phân quyền thành công và đạt được mục tiêu doanh nghiệp:

3.1. Xác định rõ phạm vi và giới hạn quyền hạn

Việc phân quyền chỉ hiệu quả khi quyền hạn được giao một cách rõ ràng và cụ thể. Để đạt được điều này, mỗi cá nhân và bộ phận cần hiểu rõ công việc và quyền hạn mà họ có thể thực hiện. Dưới đây là các bước quan trọng trong việc triển khai phân quyền:

• Định nghĩa công việc và trách nhiệm cụ thể: Lãnh đạo cần làm rõ nhiệm vụ của mỗi bộ phận hoặc nhân viên. Ví dụ, bộ phận Marketing có quyền xây dựng chiến lược truyền thông nhưng không có quyền quyết định ngân sách mà phải báo cáo với giám đốc.
• Xác định rõ quyền quyết định: Mỗi cá nhân cần biết phạm vi quyền hạn của mình. Ví dụ, trưởng phòng bán hàng có thể quyết định chương trình khuyến mãi và mức giá ưu đãi, nhưng việc quyết định giá sản phẩm chính thức phải được phê duyệt bởi lãnh đạo cấp cao.
• Phân quyền theo chuyên môn và năng lực: Quyền hạn cần phải phù hợp với năng lực và chuyên môn của nhân viên. Nếu nhân viên có chuyên môn về Marketing, họ sẽ có quyền quyết định các chiến lược truyền thông. Nhưng nếu nhân viên đó không có chuyên môn tài chính, họ sẽ không có quyền quyết định ngân sách công ty. Điều này giúp đảm bảo rằng quyền quyết định được giao đúng người và đúng công việc.

3.2. Thiết lập thời gian phân quyền cụ thể

Một vấn đề thường gặp trong quá trình phân quyền là việc không xác định rõ mốc thời gian cho quyền hạn. Điều này dễ dẫn đến tình trạng thiếu minh bạch, khiến nhân viên không có động lực và không rõ ràng về kết quả kỳ vọng. Đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, khi quy mô công ty mở rộng, việc thiếu mốc thời gian rõ ràng cho từng quyền hạn sẽ khiến công việc dễ bị trì hoãn và khó kiểm soát.

Để phân quyền hiệu quả, lãnh đạo cần xác định rõ thời gian phân quyền cho từng nhiệm vụ hoặc bộ phận, giúp cả nhân viên và lãnh đạo đều có mục tiêu rõ ràng và có thể theo dõi tiến độ công việc. Mốc thời gian này không chỉ giúp tạo động lực cho nhân viên mà còn đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong tổ chức.

• Xác định mốc thời gian rõ ràng: Khi phân quyền, chủ doanh nghiệp nên giao quyền cho nhân viên trong một khoảng thời gian cụ thể, ví dụ như 3 tháng, 6 tháng hoặc 1 năm, tùy theo mục tiêu công việc. Việc này giúp nhân viên tập trung vào nhiệm vụ và biết rằng kết quả cần đạt được trong thời gian đó.
• Thiết lập tiêu chí đánh giá: Cùng với mốc thời gian, cần xác định rõ các tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc. Ví dụ, nếu phân quyền cho trưởng phòng bán hàng, bạn có thể giao nhiệm vụ triển khai chương trình khuyến mãi trong 3 tháng và đo lường kết quả dựa trên doanh thu hoặc số lượng khách hàng.

Ví dụ: Nếu bạn giao quyền cho trưởng phòng Marketing để thực hiện chiến dịch quảng cáo trong vòng 6 tháng, hãy thiết lập mục tiêu rõ ràng cho chiến dịch đó, như tăng trưởng lượng truy cập website hoặc tăng tỷ lệ chuyển đổi. Sau 6 tháng, bạn có thể đánh giá kết quả dựa trên các chỉ số đó và quyết định có gia hạn quyền hạn cho phòng Marketing hay không.

3.3. Đánh giá và cải tiến định kỳ

Phân quyền hiệu quả khi nào? Đó là khi doanh nghiệp liên tục theo dõi và điều chỉnh hệ thống dựa trên những phản hồi và kết quả thực tế. Một hệ thống phân quyền hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn là công cụ quan trọng để chủ doanh nghiệp nhận diện và giải quyết các vấn đề trong quá trình quản lý. 

Một hệ thống phân quyền hiệu quả sẽ hỗ trợ chủ doanh nghiệp giải đáp 4 câu hỏi quan trọng:

1 - Đâu là điểm tắc nghẽn trong quy trình? 

Trong mỗi doanh nghiệp, sẽ luôn có những điểm tắc nghẽn - nơi công việc bị trì hoãn, chất đống hoặc ứ đọng. Để tối ưu hóa quy trình làm việc, doanh nghiệp cần xác định rõ các điểm này và giải quyết chúng. 

Khi quyền lực được phân chia hợp lý, công việc sẽ được xử lý nhanh chóng và không bị dồn lại ở một cá nhân hay bộ phận nào, giúp quy trình vận hành một cách liên tục và không gián đoạn.

2 - Phân đúng người đúng việc chưa? 

Giống như một trò chơi xếp hình, việc phân quyền cần phải đặt đúng nhân sự vào đúng vị trí để phát huy tối đa năng lực của họ. Đánh giá và cải tiến định kỳ giúp nhận diện xem ai đang làm gì và liệu họ có được giao đúng công việc để phát huy hết điểm mạnh của mình không.

3 - Những người tiếp xúc với vấn đề có đủ thẩm quyền để giải quyết? 

Trong nhiều trường hợp, người lãnh đạo không phải là người có khả năng giải quyết vấn đề nhanh nhất, mà chính là những nhân viên trực tiếp đối mặt với tình huống. Đánh giá định kỳ giúp lãnh đạo nhận diện ai là người cần có quyền quyết định trong từng tình huống cụ thể.

4 - Nhân sự chủ chốt có đang làm “chốt trục” trong bộ máy? 

Một nhân sự chủ chốt trong đội ngũ có thể giải quyết hầu hết mọi vấn đề, thậm chí thay sếp xử lý các tình huống phát sinh. Tuy nhiên, khi một người quá quan trọng, cả công ty sẽ dần trở nên phụ thuộc vào họ. Nhân sự này trở thành "chốt trục bánh xe" và khi họ vắng mặt, công ty sẽ gặp khó khăn, công việc bị đình trệ. 

Nếu doanh nghiệp của bạn đang rơi vào tình trạng này, hãy cẩn trọng vì sẽ có rủi ro lớn nếu nhân sự đó rời đi. Việc đánh giá định kỳ giúp phát hiện sớm vấn đề và thiết lập lại hệ thống vận hành độc lập để tránh tình trạng ngừng hoạt động khi họ vắng mặt.

3.4. Xây dựng văn hóa tin tưởng và tôn trọng

Xây dựng một môi trường làm việc dựa trên sự tin tưởng và tôn trọng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Khi mỗi cá nhân trong tổ chức tôn trọng quyết định của người khác và tin tưởng vào khả năng của nhau, họ sẽ sẵn sàng hợp tác, chia sẻ ý tưởng và đóng góp tích cực cho công việc chung.

Bên cạnh đó, duy trì văn hóa doanh nghiệp tôn trọng lẫn nhau còn thúc đẩy sự học hỏi từ những sai sót và cải tiến không ngừng. Khi các nhân viên cảm thấy được hỗ trợ thay vì bị chỉ trích, họ sẽ mạnh dạn thử nghiệm và nâng cao hiệu quả công việc. Sự tôn trọng và tin tưởng này giúp tăng cường tinh thần đồng đội, tạo ra một môi trường làm việc gắn kết hơn.

3.5. Phối hợp chủ động và minh bạch

Mặc dù phân quyền giúp giảm bớt gánh nặng cho lãnh đạo, nhưng điều này không có nghĩa là rũ bỏ trách nhiệm. Các cấp quản lý cần chủ động phối hợp, giám sát và hỗ trợ kịp thời để đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và chất lượng. Phân quyền thực sự hiệu quả khi lãnh đạo vẫn giữ vai trò đồng hành cùng nhân viên, giúp họ vượt qua khó khăn và đạt được kết quả mong muốn.

Phân quyền cần đi đôi với sự chủ động trong phối hợp để ứng phó với những rủi ro phát sinh. Dù cho kết quả có ra sao, nhà quản lý vẫn là người chịu trách nhiệm cuối cùng. Vì vậy, việc phối hợp thường xuyên và minh bạch là cần thiết để kịp thời nhận diện và xử lý các vấn đề, đảm bảo sự thành công bền vững cho doanh nghiệp.

>>> XEM THÊM: TOP 8 KHÓA HỌC QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP UY TÍN, CHẤT LƯỢNG

4. Các yếu tố quan trọng để phân quyền hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp

​Phân quyền trong quản trị doanh nghiệp là quá trình chuyển giao quyền quyết định từ lãnh đạo cấp cao xuống các cấp dưới, nhằm tối ưu hóa hiệu quả công việc và phát triển tổ chức. Tuy nhiên, để phân quyền thực sự hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định đúng thời điểm và điều kiện áp dụng.

• Khi quy mô doanh nghiệp mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng công việc và bộ phận tăng lên, việc phân quyền giúp lãnh đạo tập trung vào các chiến lược dài hạn, trong khi các cấp dưới xử lý công việc cụ thể. ​
• Khi nhân viên có năng lực và tinh thần trách nhiệm cao: Phân quyền hiệu quả khi nhân viên có đủ khả năng và sẵn sàng nhận trách nhiệm, giúp họ phát huy tối đa năng lực và đóng góp vào sự phát triển chung của doanh nghiệp. ​
• Khi môi trường làm việc ổn định và có sự tin tưởng lẫn nhau: Phân quyền chỉ hiệu quả khi có sự tin tưởng giữa lãnh đạo và nhân viên, cùng môi trường làm việc ổn định, giúp giảm thiểu rủi ro và tăng cường sự gắn kết trong tổ chức. ​
• Khi doanh nghiệp áp dụng công nghệ hỗ trợ quản lý: Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc giúp phân quyền rõ ràng và minh bạch, theo dõi hiệu quả công việc và giảm thiểu sai sót. ​
• Khi lãnh đạo có chiến lược phân quyền rõ ràng và có kế hoạch đánh giá định kỳ: Phân quyền hiệu quả khi có kế hoạch rõ ràng về quyền hạn và trách nhiệm, cùng với việc đánh giá định kỳ để điều chỉnh kịp thời.

5. Một số lưu ý quan trọng khi phân quyền để ngăn chặn tình trạng lạm quyền

Phân quyền là một chiến lược quản lý quan trọng giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc và nâng cao năng lực của từng cá nhân trong tổ chức. Tuy nhiên, nếu không được thực hiện đúng cách, phân quyền có thể dẫn đến tình trạng lạm quyền, ảnh hưởng đến sự công bằng và hiệu quả chung.

• Xác định rõ ràng phạm vi và giới hạn quyền hạn: Mỗi cá nhân hoặc bộ phận cần được giao quyền hạn cụ thể và rõ ràng. Việc này giúp tránh tình trạng chồng chéo quyền lực và đảm bảo mọi người hiểu rõ trách nhiệm của mình, từ đó hạn chế khả năng lạm dụng quyền lực.​
• Thiết lập cơ chế giám sát và kiểm tra hiệu quả: Cần có hệ thống giám sát chặt chẽ để theo dõi việc thực hiện quyền hạn đã được phân. Điều này giúp phát hiện kịp thời các hành vi lạm quyền và có biện pháp xử lý phù hợp, đảm bảo tính minh bạch trong tổ chức.​
• Đảm bảo công bằng trong việc phân quyền: Phân quyền cần được thực hiện một cách công bằng, không thiên vị. Mọi cá nhân đều có cơ hội và quyền lợi như nhau trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao, tránh tình trạng lạm dụng quyền lực để trục lợi cá nhân.​
• Xây dựng quy trình báo cáo và phản hồi minh bạch: Cần có quy trình báo cáo rõ ràng để mọi người có thể phản ánh kịp thời những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện quyền hạn. Việc này giúp lãnh đạo nắm bắt tình hình và can thiệp kịp thời khi cần thiết.​
• Đào tạo và nâng cao nhận thức cho nhân viên: Cung cấp cho nhân viên các khóa đào tạo về đạo đức nghề nghiệp và trách nhiệm khi thực hiện quyền hạn được giao. Nhân sự sẽ nhận thức rõ ràng về vai trò và trách nhiệm của mình, từ đó hạn chế hành vi lạm quyền.

Với chiến lược phân quyền hợp lý, doanh nghiệp của bạn sẽ đạt được hiệu quả cao và phát triển bền vững. Hy vọng rằng bạn đã có cái nhìn rõ ràng hơn về cách triển khai phân quyền trong quản trị. Đừng quên chia sẻ bài viết này và liên hệ với Trường Doanh Nhân HBR để nhận được sự tư vấn chuyên sâu về quản trị doanh nghiệp!