KỸ NĂNG ỦY QUYỀN - GIAO VIỆC ĐỂ NHÂN SỰ CAM KẾT, SẾP BỚT LO

Kỹ năng uỷ quyền là một trong những yếu tố quan trọng giúp người lãnh đạo và quản lý tối ưu hóa năng suất làm việc, thúc đẩy sự phát triển của đội ngũ và chính bản thân. Nhưng làm thế nào để thực hiện kỹ năng uỷ quyền hiệu quả mà không gây ra những khó khăn hay thất thoát cho công ty? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây của Trường Doanh Nhân HBR.

1. Kỹ năng uỷ quyền là gì?

Kỹ năng ủy quyền là khả năng của một nhà quản lý hoặc lãnh đạo trong việc giao phó công việc, trách nhiệm hoặc quyền quyết định cho nhân viên hoặc cấp dưới. Mục tiêu của ủy quyền là tối ưu hóa hiệu quả làm việc, giúp người lãnh đạo có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và chiến lược, đồng thời phát triển năng lực và sự tự tin cho nhân viên.

Kỹ năng này đòi hỏi người lãnh đạo không chỉ xác định đúng công việc cần ủy quyền mà còn chọn lựa người phù hợp, đặt ra mục tiêu rõ ràng, giám sát tiến độ và cung cấp phản hồi để đảm bảo kết quả đạt được hiệu quả cao nhất.

2. Tại sao lãnh đạo cần có kỹ năng uỷ quyền hiệu quả?

Trong các khóa học về quản trị nhân sự, Mr. Tony Dzung nhận định: “Một trong những sai lầm của nhiều chủ doanh nghiệp hiện nay là lãnh đạo phải ôm đồm quá nhiều việc, dẫn đến tình trạng quá tải và không thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn. Trong khi đó, nhân viên ngày càng trở nên thụ động, ỉ lại.”

Theo đó, một số rào cản của nhà lãnh đạo phải trong quá trình uỷ quyền - giao việc bao gồm:

• Không tin tưởng uỷ quyền: Lãnh đạo không ủy quyền vì nghi ngờ năng lực của nhân viên. Điều này làm cho nhân viên thiếu cơ hội phát triển kỹ năng, còn lãnh đạo lại ngày càng rơi vào trạng thái áp lực, kiếm sức do khối lượng công việc ngày càng tăng.
• Nhân viên có thói quen dựa dẫm vào sếp: Khi nhân viên có xu hướng ỷ lại và chờ đợi chỉ đạo, lãnh đạo thường phải tự mình giải quyết mọi việc. Sự phụ thuộc này khiến sếp khó có thể ủy quyền, làm tăng khối lượng công việc cho lãnh đạo và kìm hãm sự phát triển kỹ năng tự chủ của nhân viên.
• Công việc trì trệ khi thiếu sếp: Lãnh đạo là người duy nhất nắm rõ tất cả công việc. Vì vậy, khi không có mặt lãnh đạo, công việc sẽ ngay lập tức bị đình trệ do nhân viên không biết cách xử lý công việc. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ công việc mà còn khiến nhân viên mất phương hướng, lo lắng khi thiếu sự hiện diện của sếp.

Với những khó khăn trên, việc biết cách thực hành kỹ năng uỷ quyền hiệu quả là điều hết sức cần thiết đối với nhà lãnh đạo. Kỹ năng uỷ quyền - giao việc hiệu quả mang lại những lợi ích nổi bật sau:

• Giảm tải áp lực cho sếp: Khi lãnh đạo có kỹ năng ủy quyền, nhân viên sẽ trở nên chủ động hơn và chịu trách nhiệm với công việc của mình. Điều này giúp giảm áp lực cho lãnh đạo, cho phép lãnh đạo tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược
• Phát triển đồng đều năng lực nhân sự: Kỹ năng ủy quyền cho phép lãnh đạo tin tưởng giao việc, giúp nhân viên có cơ hội rèn luyện và nâng cao kỹ năng. Khi đó, chất lượng nhân sự đồng đều hơn, tạo điều kiện cho cả đội ngũ phát triển vững mạnh và giảm bớt áp lực công việc cho người lãnh đạo.
• Đảm bảo tiến độ công việc ngay cả khi vắng sếp: Với kỹ năng ủy quyền hiệu quả, nhân viên sẽ nắm rõ trách nhiệm và có thể tự xử lý công việc khi lãnh đạo vắng mặt. Điều này duy trì tiến độ dự án, giúp đội nhóm vận hành trôi chảy và không lệ thuộc vào sự hiện diện của sếp.
• Tăng tính tự chủ, giảm tình trạngỉ lại của nhân viên: Khi lãnh đạo biết cách ủy quyền, nhân viên sẽ có cơ hội phát triển tính tự chủ, tránh tình trạng dựa dẫm. Nhờ đó, đội ngũ trở nên độc lập, sáng tạo hơn, giúp công việc tiến triển suôn sẻ mà không cần lãnh đạo phải can thiệp liên tục.

>>> Xem thêm: BÍ QUYẾT NÂNG CAO NĂNG LỰC QUẢN LÝ CẤP TRUNG CHO NHÀ LÃNH ĐẠO HIỆN ĐẠI

3. Bí quyết thực hành kỹ năng uỷ quyền hiệu quả

Để thực hành và nâng cao kỹ năng uỷ quyền - giao việc hiệu quả, nhà lãnh đạo có thể tham khảo 7 bí quyết dưới đây:

3.1. Xác định trường hợp uỷ quyền chính xác

Câu hỏi mà nhiều nhà lãnh đạo quan tâm là khi nào có thể thực hiện uỷ quyền. Để biết chính xác khi nào nên uỷ quyền và khi nào nên giám sát, lãnh đạo cần xem xét 2 yếu tố, đó là:

• Tính khẩn cấp và quan trọng của công việc: Sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower để xác định tính khẩn cấp và quan trọng của công việc
• Tính sẵn sàng của nhân viên: Đây là yếu tố đánh giá năng lực chuyên môn, kỹ năng cần có, cùng với thái độ và động lực của thành viên để đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Khi kết hợp 2 yếu tố trên sẽ có 4 trường hợp uỷ quyền: 

• Cấp độ 1 - Công việc có tầm quan trọng và tính khẩn cấp thấp, tính sẵn sàng của nhân viên cao: Đây là thời điểm lý tưởng để nhà lãnh đạo ủy quyền công việc mà không cần hỗ trợ hay giám sát chặt chẽ.
• Cấp độ 2 - Công việc có tầm quan trọng và tính khẩn cấp thấp, tính sẵn sàng của nhân viên thấp: Đây là thời điểm nhà lãnh đạo có thể ủy quyền nhiệm vụ nhưng cần hỗ trợ nhân viên ở mức độ nhất định.

• Cấp độ 3 - Công việc có tầm quan trọng và tính khẩn cấp cao, tính sẵn sàng của nhân viên cao: Đây là lúc nhà lãnh đạo cần ủy quyền nhưng vẫn phải theo dõi sát sao và cung cấp hỗ trợ khi cần thiết.
• Cấp độ 4 - Công việc có tầm quan trọng và tính khẩn cấp cao, tính sẵn sàng của cá nhân thấp: Đây là các nhiệm vụ mang tính quyết định lớn, có ảnh hưởng trực tiếp đến dự án. Trong trường hợp này, tốt nhất là nhà lãnh đạo nên tự đảm nhận thay vì giao cho người khác.

3.2. Xác định mục tiêu công việc rõ ràng

Định rõ mục tiêu là bước đầu tiên để đảm bảo nhân viên hiểu rõ những gì cần đạt được khi được uỷ quyền hay giao việc. Sự rõ ràng này không chỉ giúp tránh hiểu lầm mà còn cho nhân viên định hướng cụ thể, giúp họ tập trung vào các kết quả mong muốn thay vì lạc hướng với những công việc không quan trọng. 

Theo đó, trước khi uỷ quyền, lãnh đạo cần xác định và truyền đạt rõ ràng mục tiêu công việc, bao gồm những yếu tố chính: 

• Kết quả mong muốn
• Lý do uỷ quyền
• Các tiêu chí đánh giá thành công
• Thời gian cần hoàn thành công việc

3.3. Chọn người thích hợp để uỷ quyền

Không phải mọi nhân viên đều phù hợp với bất kỳ nhiệm vụ nào. Do đó, người lãnh đạo cần hiểu rõ năng lực và kinh nghiệm của từng cá nhân trước khi ủy quyền. Việc chọn đúng người có thể xử lý công việc một cách hiệu quả nhất không chỉ đảm bảo kết quả tốt mà còn giúp nhân viên cảm thấy được trọng dụng và có cơ hội phát triển. 

Lãnh đạo có thể sử dụng ma trận nhân tài để đánh giá và phân công nhiệm vụ phù hợp với năng lực của nhân viên. Theo đó, Mr. Tony Dzung cho rằng, lãnh đạo chỉ nên tin tưởng và trao quyền hoàn toàn cho nhóm nhân sự có hiệu suất và tiềm năng phát triển cao. Điều này đảm bảo công việc được thực hiện hiệu quả, tránh xảy ra sai sót không mong muốn.

3.4. Xác định rõ phạm vi ủy quyền, hỗ trợ và giúp đỡ

Khi uỷ quyền hay giao việc, lãnh đạo cần xác định rõ phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên, giúp họ hiểu ranh giới công việc và biết khi nào cần xin ý kiến hoặc hỗ trợ. Để tăng sự hiệu quả, lãnh đạo cần phải sẵn sàng hỗ trợ bất cứ khi nào nhân viên cần nhưng không can thiệp quá sâu.

Ví dụ: Nếu giao cho nhân viên nhiệm vụ quản lý chi phí sự kiện, lãnh đạo có thể giới hạn quyền phê duyệt chi phí trong phạm vi ngân sách đã định. Nếu có các chi phí phát sinh, nhân viên có thể báo cáo lại để sếp đưa ra quyết định. Cách này giúp nhân viên có thể tự chủ trong phạm vi cho phép mà vẫn đảm bảo sự hỗ trợ cần thiết.

3.5. Theo dõi và đánh giá, phản hồi ngay khi cần thiết

Uỷ quyền không có nghĩa là bỏ qua hoàn toàn trách nhiệm, lãnh đạo cần theo dõi tiến độ công việc để kịp thời can thiệp nếu cần. Việc đánh giá và cung cấp phản hồi giúp nhân viên nhìn nhận lại quá trình làm việc của mình, từ đó rút kinh nghiệm và phát triển kỹ năng. 

Lãnh đạo cần thiết lập các điểm kiểm tra hoặc thời gian báo cáo tiến độ, theo dõi để đảm bảo công việc đi đúng hướng. Khi nhân viên gặp khó khăn, lãnh đạo nên đưa ra phản hồi cụ thể, kịp thời và mang tính xây dựng để giúp họ điều chỉnh và cải thiện.

3.6. Khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên

Môi trường làm việc mà nhân viên được khuyến khích thể hiện sáng tạo và đóng góp ý kiến sẽ trở nên năng động và tích cực hơn. 

Khi uỷ quyền, lãnh đạo nên khuyến khích nhân viên tự do đề xuất ý tưởng và sáng tạo trong cách làm việc. Bằng cách công nhận các ý tưởng mới và hỗ trợ nhân viên phát triển ý tưởng đó, lãnh đạo có thể thúc đẩy tinh thần làm việc và tạo ra môi trường sáng tạo.

3.7. Điều chỉnh phạm vi uỷ quyền khi cần thiết

Thực tế cho thấy công việc sẽ luôn thay đổi liên tục, vì vậy, việc tạo môi trường làm việc mở giúp nhân viên cảm thấy an tâm khi đối mặt với các tình huống mới và sẵn sàng thích ứng. 

Lãnh đạo cần sẵn sàng điều chỉnh phạm vi và quyền hạn uỷ quyền theo tình hình thực tế nhằm đảm bảo tính linh hoạt cho nhân viên. Một môi trường làm việc cởi mở, nơi nhân viên có thể chia sẻ ý kiến và giải quyết khó khăn sẽ giúp lãnh đạo và đội nhóm thích nghi tốt hơn với các thay đổi.

4. Các cấp độ uỷ quyền

Phân cấp độ uỷ quyền là cách giúp lãnh đạo duy trì sự kiểm soát mà vẫn trao quyền cho nhân viên một cách phù hợp, từ đó tạo ra sự cân bằng giữa việc giám sát và sự tự chủ.  Dưới đây là 7 cấp độ uỷ quyền do Jurgen Appelo giới thiệu:

Cấp độ 1 - Thông báo

Ở cấp độ này, lãnh đạo hoàn toàn giữ quyền quyết định và thông báo cho nhân viên về quyết định đó mà không cần ý kiến từ họ. Mặc dù nhân viên không tham gia vào quá trình ra quyết định, họ được cung cấp lý do và bối cảnh để hiểu rõ động cơ của lãnh đạo. 

Cấp độ 2 - Thuyết phục

Lãnh đạo vẫn giữ quyền quyết định nhưng sẽ dành thời gian để giải thích và thuyết phục nhân viên rằng đây là quyết định đúng đắn. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ hơn về quyết định và tăng sự chấp thuận của họ. 

Cấp độ 3 - Trao đổi

Tại đây, lãnh đạo bắt đầu lắng nghe thông tin đầu vào từ nhân viên trước khi đưa ra quyết định. Điều này tạo điều kiện cho nhân viên đóng góp ý kiến, giúp họ cảm thấy ý kiến của mình có giá trị, đồng thời lãnh đạo có thêm thông tin để đưa ra quyết định sáng suốt hơn. 

Cấp độ 4 - Thống nhất ý kiến

Lãnh đạo tham gia vào quá trình thảo luận cùng với nhân viên và tất cả cùng đồng thuận trước khi ra quyết định cuối cùng. Ở cấp độ này, quyết định mang tính tập thể, thể hiện sự tôn trọng và hợp tác giữa lãnh đạo và đội ngũ. 

Cấp độ 5 - Tư vấn

Lãnh đạo đưa ra ý kiến và những gợi ý cụ thể, hy vọng nhân viên sẽ cân nhắc lời khuyên nhưng quyền quyết định cuối cùng thuộc về nhân viên. Điều này giúp nhân viên có sự tự do hơn trong việc ra quyết định, nhưng vẫn có sự định hướng từ lãnh đạo. 

Cấp độ 6 - Thăm hỏi

Ở cấp độ này, lãnh đạo để nhân viên tự đưa ra quyết định hoàn toàn và sau đó yêu cầu họ giải thích lý do của mình, đảm bảo rằng quyết định đó có căn cứ hợp lý. Cách này tăng sự tự chủ cho nhân viên nhưng vẫn giữ được kiểm soát tối thiểu thông qua sự giám sát. 

Cấp độ 7 - Trao quyền

Ở cấp độ cao nhất, lãnh đạo hoàn toàn trao quyền quyết định cho nhân viên mà không cần kiểm tra hoặc xem xét chi tiết. Điều này thể hiện sự tin tưởng tuyệt đối vào khả năng của nhân viên, cho phép họ hoàn toàn tự chủ trong công việc. 

5. Phân biệt sự khác nhau giữa uỷ quyền và giao việc

Trong quản lý, uỷ quyền và giao việc là hai kỹ năng quan trọng giúp lãnh đạo tối ưu hóa năng lực đội ngũ và hoàn thành mục tiêu một cách hiệu quả. Tuy nhiên, không ít lãnh đạo nhầm lẫn giữa hai khái niệm này, dẫn đến những tình huống phân công không phù hợp. Dưới đây là bảng so sánh sự khác biệt giữa hai hình thức này:

6. Một số sai lầm cần tránh khi uỷ quyền cho nhân viên

Dưới đây là một số sai lầm phổ biến mà các nhà lãnh đạo cần tránh khi uỷ quyền:

• Không tin tưởng vào khả năng của nhân viên: Khi lãnh đạo không tin tưởng nhân viên và chỉ giao những công việc đơn giản, không quan trọng, nhân viên sẽ cảm thấy thiếu động lực và ít có cơ hội phát triển kỹ năng. Điều này cũng khiến lãnh đạo phải ôm đồm công việc.
• Sợ mất quyền lực khi uỷ quyền: Một số lãnh đạo lo ngại rằng nếu trao quyền quá nhiều, họ sẽ mất đi vị thế của mình. Tuy nhiên, uỷ quyền là cách để tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược hơn và phát triển đội ngũ. 
• Chỉ uỷ quyền cho một số nhân viên nhất định: Khi lãnh đạo chỉ tin tưởng và uỷ quyền cho một vài nhân viên chủ chốt, những nhân viên này có thể bị quá tải, trong khi các nhân viên khác lại không có cơ hội phát triển. Điều này dễ tạo nên sự bất mãn và thiếu công bằng trong đội ngũ.
• Tư duy phó thác trách nhiệm khi uỷ quyền: Giao nhiệm vụ rồi bỏ qua giám sát dễ khiến nhân viên cảm thấy áp lực khi gặp khó khăn. Khi công việc không đạt yêu cầu, lãnh đạo có xu hướng đổ lỗi cho nhân viên, gây mất lòng tin và làm giảm tinh thần đội ngũ. 
• Không công nhận sự đóng góp của nhân viên: Thiếu sự công nhận nỗ lực của nhân viên sau khi hoàn thành công việc là một sai lầm phổ biến. Điều này làm giảm động lực và sự hài lòng của nhân viên, khiến họ cảm thấy mình không được coi trọng và không muốn tiếp tục được uỷ quyền.

Thực hành kỹ năng uỷ quyền hiệu quả là bước tiến quan trọng để lãnh đạo vừa tập trung vào các mục tiêu chiến lược, vừa giúp nhân viên phát triển và gắn bó hơn với tổ chức. Với những bí quyết uỷ quyền mà Trường Doanh Nhân HBR chia sẻ, hy vọng các nhà quản lý sẽ nắm vững phương pháp để xây dựng đội ngũ mạnh mẽ và đạt được thành công bền vững.