MA TRẬN QUẢN LÝ THỜI GIAN EISENHOWER - BÍ QUYẾT ĐẠT ĐƯỢC MỤC TIÊU

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là một công cụ mạnh mẽ giúp tối ưu hóa cách bạn sử dụng thời gian và nâng cao hiệu quả hoàn thành công việc. Trong bài viết dưới đây, Trường Doanh Nhân HBR sẽ giới thiệu ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì và cách áp dụng hiệu quả để chinh phục mọi mục tiêu trong cuộc sống. 

1. Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là gì?

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower, hay còn gọi là Eisenhower Matrix, là một phương pháp giúp bạn phân loại công việc và nhiệm vụ dựa trên hai tiêu chí chính: mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng. Ma trận này được lấy cảm hứng từ lời khuyên của Tổng thống Hoa Kỳ Dwight D. Eisenhower, người nổi tiếng với khả năng quản lý thời gian xuất sắc trong suốt sự nghiệp quân sự và chính trị của mình.

Eisenhower từng nói: "Tôi có hai loại vấn đề: những vấn đề khẩn cấp và những vấn đề quan trọng. Khẩn cấp không bao giờ quan trọng, và quan trọng không bao giờ khẩn cấp." Từ quan điểm này, ông đã xây dựng một cách tiếp cận hiệu quả để xử lý công việc, giúp phân biệt rõ ràng giữa những gì cần phải làm ngay và những gì có thể trì hoãn hoặc ủy thác.

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower phân chia công việc thành bốn loại như sau: 

• Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng
• Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp
• Nhiệm vụ khẩn cấp nhưng không quan trọng
• Nhiệm vụ không khẩn cấp và không quan trọng

Mục tiêu của ma trận này là giúp bạn tập trung vào những công việc có giá trị thực sự và giảm thiểu sự phân tâm từ những hoạt động không cần thiết, từ đó cải thiện khả năng quản lý thời gian và hiệu suất làm việc. Bằng cách sử dụng ma trận này, bạn sẽ dễ dàng nhận diện các nhiệm vụ cần ưu tiên và biết cách xử lý chúng một cách khoa học, hiệu quả hơn.

2. Lợi ích của việc sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Sử dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower mang lại những lợi ích nổi bật trong công việc và cuộc sống. Cụ thể như sau:

• Cải thiện hiệu quả công việc: Bằng cách phân loại và xử lý các nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp và quan trọng, bạn có thể tối ưu hóa quy trình làm việc, tránh việc lãng phí thời gian vào những công việc không mang lại giá trị cao. Điều này giúp bạn nâng cao hiệu suất công việc và đạt được mục tiêu nhanh chóng
• Phân bổ thời gian hợp lý: Sử dụng ma trận Eisenhower giúp bạn phân bổ thời gian một cách khoa học. Bạn sẽ biết cách xác định thời gian cần thiết cho từng công việc và lên kế hoạch dựa trên khung thời gian sẵn có. Điều này đảm bảo mọi nhiệm vụ đều được thực hiện đúng thời hạn 
• Định rõ mục tiêu: Ma trận quản lý thời gian Eisenhower giúp bạn định rõ mục tiêu cho từng nhiệm vụ. Điều này không chỉ giúp bạn tập trung tốt hơn mà còn giúp bạn theo dõi tiến độ, đánh giá sự tiến bộ và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết
• Giảm căng thẳng, áp lực: Khi sử dụng ma trận Eisenhower, bạn có thể phân loại công việc một cách rõ ràng và có hệ thống. Điều này giúp bạn tránh cảm giác bị quá tải hoặc lúng túng khi đối mặt với nhiều nhiệm vụ cùng lúc

3. Bản chất của ma trận quản lý thời gian là gì?

Bản chất của ma trận quản lý thời gian Eisenhower là tập trung vào việc ưu tiên và quản lý công việc dựa trên hai yếu tố chính: mức độ quan trọng và tính khẩn cấp. Phương pháp này cho phép phân chia các nhiệm vụ thành các nhóm khác nhau để đưa ra cách giải quyết hợp lý sao cho tối ưu thời gian nhất có thể.

• Mức độ quan trọng: Yếu tố này đánh giá tác động của một nhiệm vụ đối với các mục tiêu dài hạn và giá trị cá nhân. Nhiệm vụ quan trọng thường liên quan đến sự phát triển cá nhân, sự nghiệp, các mối quan hệ, sức khỏe, hoặc những mục tiêu lớn hơn trong cuộc sống
• Mức độ khẩn cấp: Yếu tố này đo lường tính cấp thiết và thời hạn hoàn thành của một nhiệm vụ. Những công việc khẩn cấp thường gắn liền với thời gian gấp gáp, yêu cầu hành động ngay lập tức. Nếu không được giải quyết kịp thời có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng
• Phân loại công việc: Dựa trên sự kết hợp giữa tính quan trọng và tính khẩn cấp, ma trận Eisenhower chia nhiệm vụ thành bốn loại: quan trọng và khẩn cấp, quan trọng nhưng không khẩn cấp, khẩn cấp nhưng không quan trọng, và không quan trọng cũng không khẩn cấp. Mỗi loại nhiệm vụ cần có cách tiếp cận và phương pháp xử lý khác nhau

3. Phân tích 4 cấp độ trong ma trận quản lý thời gian Eisenhower

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower phân chia công việc thành 4 cấp độ dựa trên mức độ khẩn cấp và quan trọng. Việc hiểu rõ từng góc phần tư giúp bạn xác định được đâu là nhiệm vụ cần ưu tiên hàng đầu, từ đó cải thiện hiệu suất và quản lý thời gian tốt hơn.

3.1. Góc phần tư thứ nhất: khẩn cấp và quan trọng (Do it)

Đây là những nhiệm vụ đòi hỏi hành động ngay lập tức vì chúng có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu dài hạn. Đây là các công việc mà nếu không được thực hiện, sẽ dẫn đến hậu quả tiêu cực, như bỏ lỡ cơ hội hoặc gây ra vấn đề nghiêm trọng. Ví dụ như:

• Deadline dự án quan trọng sắp đến hạn, nếu không hoàn thành thì sẽ mất khách hàng
• Cuộc họp khẩn cấp với đối tác để xử lý vấn đề phát sinh trong hợp đồng
• Giải quyết sự cố hệ thống ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh 

Những công việc thuộc nhóm này yêu cầu bạn phải ưu tiên hoàn thành càng sớm càng tốt, không được phép trì hoãn. Nó thường chiếm khoảng 10-15% thời gian của bạn. 

3.2. Góc phần tư thứ hai: quan trọng nhưng không khẩn cấp (Plan it)

Góc phần tư thứ 2 biểu thị cho những nhiệm vụ quan trọng cho sự phát triển cá nhân hoặc doanh nghiệp nhưng không yêu cầu phải hoàn thành ngay lập tức. Tuy không khẩn cấp nhưng chúng có giá trị lâu dài và đóng góp vào mục tiêu dài hạn. Nó thường chiếm 60 - 65% thời gian hàng ngày của bạn. Ví dụ như:

• Lập kế hoạch chiến lược kinh doanh cho quý tới.
• Tham gia một khóa học nâng cao kỹ năng quản lý.
• Đầu tư thời gian xây dựng mối quan hệ với đối tác tiềm năng.

Đối với những công việc thuộc nhóm này, bạn cần lên kế hoạch và phân bổ thời gian thực hiện theo lịch trình hàng tuần hoặc hàng tháng. Đừng để những công việc khẩn cấp lấn át chúng vì đây là những nhiệm vụ quan trọng giúp bạn tiến gần hơn đến các mục tiêu dài hạn.

3.3. Góc phần tư thứ ba: khẩn cấp nhưng không quan trọng (Delegate it)

Góc phần tư thứ ba đề cập đến những công việc khẩn cấp nhưng không thực sự quan trọng cho sự phát triển dài hạn. Đây thường là những nhiệm vụ có tính gián đoạn, không mang lại giá trị cao và có thể được giao cho người khác thực hiện mà không ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.

Ví dụ:

• Trả lời những email không quan trọng nhưng yêu cầu phản hồi nhanh.
• Tham dự một cuộc họp định kỳ nhưng không ảnh hưởng quá lớn đến công việc của bạn
• Giải quyết vấn đề nhỏ của đồng nghiệp nhưng không liên quan trực tiếp đến nhiệm vụ của bạn

Đối với những nhiệm vụ này, bạn có thể để nhân viên cấp dưới hoặc đồng nghiệp xử lý thay bạn. Nếu không có ai hỗ trợ, hãy cố gắng tối thiểu hóa thời gian dành cho chúng trong khoảng 10 -15%.

3.4. Góc phần tư thứ tư: không khẩn cấp và không quan trọng (Eliminate it)

Đây là những công việc không mang lại giá trị thực sự và cũng không yêu cầu phải hoàn thành ngay lập tức. Những nhiệm vụ này thường là lãng phí thời gian và cần được loại bỏ để giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng, có giá trị hơn.

Ví dụ:

• Lướt mạng xã hội 
• Xem phim hoặc chơi game quá mức
• Tham dự các sự kiện không hỗ trợ cho sự phát triển cá nhân hoặc công việc

Bạn cần loại bỏ những nhiệm vụ này khỏi lịch trình của mình để tránh lãng phí thời gian và làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, nếu cảm thấy cần phải giải trí, bạn có thể phân bổ thời gian hợp lý để thực hiện chúng và tránh ảnh hưởng đến những công việc quan trọng. Theo đó, bạn có thể dành tối đa 5% quỹ thời gian của mình cho những công việc trong góc phần tư này. 

>>> Xem thêm: 9 CÁCH GIÚP CHỦ DOANH NGHIỆP NÂNG CAO KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

4. Cách áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower hiệu quả

Việc áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower đòi hỏi bạn phải biết cách phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên và đặc biệt là có tinh thần tự giác trong việc thực hiện chúng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để triển khai ma trận này.

4.1. Lập danh sách các việc cần làm

Bước đầu tiên để quản lý thời gian hiệu quả là phải có cái nhìn tổng quan về tất cả các nhiệm vụ mà bạn cần thực hiện. Hãy dành thời gian mỗi ngày, mỗi tuần hoặc tháng để lập danh sách công việc mà bạn cần hoàn thành. Điều này giúp bạn tránh bỏ sót các nhiệm vụ quan trọng và phân loại công việc một cách chính xác.

4.2. Phân loại công việc theo 4 cấp độ ưu tiên

Sau khi đã có danh sách các công việc cần làm, bước tiếp theo là phân loại chúng theo bốn cấp độ của ma trận thời gian Eisenhower. Đây là bước cực kỳ quan trọng vì nó giúp bạn xác định rõ những nhiệm vụ nào cần được thực hiện ngay lập tức và những nhiệm vụ nào có thể được trì hoãn hoặc bỏ qua. 

Cụ thể như sau:

• Khẩn cấp và quan trọng: Những công việc cần được xử lý ngay lập tức vì nếu không hoàn thành sẽ gây hậu quả nghiêm trọng

• Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Nhiệm vụ có tác động lớn đến mục tiêu dài hạn của bạn nhưng không cần phải thực hiện ngay. Bạn có thể thực hiện đều đặn hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng

• Khẩn cấp nhưng không quan trọng: Các nhiệm vụ cần phải giải quyết nhanh chóng nhưng không có giá trị dài hạn. Bạn nên nên xem xét việc giao phó cho người khác thực hiện

• Không khẩn cấp và không quan trọng: Nhiệm vụ có thể hoãn lại hoặc loại bỏ hoàn toàn vì không mang lại giá trị cao cho cuộc sống của bạn

Ví dụ, nếu bạn là một nhân viên kinh doanh thì công việc sẽ được phân chia theo ma trận quản lý thời gian Eisenhower như sau:

4.3. Xử lý công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi phân loại công việc, việc xử lý công việc theo thứ tự ưu tiên là điều cần thiết để đảm bảo tiến độ và hiệu suất làm việc. Hãy bắt đầu với các nhiệm vụ ở góc phần tư thứ nhất, vì đây là những việc khẩn cấp và quan trọng nhất. Bạn cần tập trung cao độ để đảm bảo các công việc này sẽ được hoàn thành trong thời gian sớm nhất có thể.

Sau đó, chuyển sang các nhiệm vụ trong góc phần tư thứ hai. Những công việc này tuy không cần xử lý ngay lập tức nhưng mang lại giá trị lâu dài cho cuộc sống của bạn. Điều quan trọng là bạn phải dành đủ thời gian cho góc phần tư thứ hai vì đây chính là những nhiệm vụ hỗ trợ sự phát triển dài hạn của bạn. 

Cuối cùng, bạn cần chú ý tránh để mình bị cuốn vào các nhiệm vụ ở góc phần tư thứ ba và thứ tư. Những công việc trong hai phần này thường không mang lại nhiều giá trị và sẽ lãng phí thời gian nếu bạn dành quá nhiều công sức cho chúng. Thay vào đó, bạn nên xem xét giao phó chúng cho người khác hoặc loại bỏ hoàn toàn ra khỏi quỹ thời gian của bạn. 

4.4. Đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu

Đánh giá là một bước quan trọng giúp bạn cải thiện việc quản lý thời gian định kỳ. Theo đó, bạn cần theo dõi và đánh giá xem liệu mình đã tập trung đủ vào các nhiệm vụ quan trọng (góc phần tư thứ hai) chưa và có giảm thiểu được các nhiệm vụ không cần thiết (góc phần tư thứ tư) không. Nếu cảm thấy mình vẫn bị cuốn vào các công việc ở góc phần tư thứ ba hoặc thứ tư, đó là dấu hiệu cho thấy bạn cần phải điều chỉnh lại kế hoạch của mình. 

Việc đánh giá định kỳ không chỉ giúp cải thiện tiến độ và hiệu quả công việc mà còn giúp khích lệ tinh thần khi bạn nhận ra bản thân ngày càng tiến gần hơn đến mục tiêu đã đề ra.

5. Top 4 công cụ hỗ trợ sử dụng ma trận quản lý thời gian hiệu quả

Việc áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower sẽ hiệu quả hơn khi bạn sử dụng các công cụ hỗ trợ. Dưới đây là 3 công cụ nổi bật nhất mà bạn có thể tham khảo: Todoist, Trello và Asana.

5.1. Eisenhower Matrix 

Eisenhower Matrix Đây là một ứng dụng di động và website được thiết kế đặc biệt dựa trên ma trận quản lý thời gian Eisenhower. Ứng dụng này giúp người dùng phân loại các nhiệm vụ vào bốn 4 cấp độ một cách trực quan.

Công cụ này có một số tính năng nổi bật sau:

• Phân chia công việc một cách trực quan theo ma trận Eisenhower
• Tích hợp tính năng ưu tiên, cho phép ủy quyền hoặc xóa bỏ các nhiệm vụ không quan trọng
• Cho phép người dùng đánh dấu các công việc hoàn thành và theo dõi tiến độ thực hiện công việc

Nhược điểm:

• Thiếu tính năng mở rộng: Ứng dụng này chỉ tập trung vào ma trận quản lý thời gian Eisenhower, không có nhiều tính năng mở rộng để quản lý các dự án phức tạp hoặc nhóm công việc lớn
• Khả năng tích hợp hạn chế: So với các công cụ khác, khả năng  tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ bên ngoài như email, lịch, các công cụ quản lý dự án của Eisenhower Matrix App còn nhiều hạn chế

5.2. Todoist

Todoist là một ứng dụng quản lý danh sách công việc hiệu quả, giúp người dùng  ghi chép, theo dõi và sắp xếp nhiệm vụ theo độ ưu tiên một cách dễ dàng.

Công cụ này có một số tính năng nổi bật sau:

• Phân loại công việc theo ưu tiên: Todoist cho phép người dùng gán nhãn (label) cho từng công việc, từ đó dễ dàng quản lý chúng theo bốn cấp độ của ma trận Eisenhower
• Công cụ nhắc nhở: Tích hợp công cụ nhắc nhở thông qua email hoặc thông báo đẩy, giúp người dùng không quên làm các nhiệm vụ quan trọng
• Hệ thống chấm điểm năng suất: Todoist cung cấp tính năng Karma, giúp người dùng đánh giá hiệu suất làm việc dựa trên kết quả hoàn thành các nhiệm vụ hàng ngày

Nhược điểm:

• Phí sử dụng cho tính năng cao cấp: Một số tính năng nâng cao (gán nhãn, nhắc nhở và chia sẻ công việc) yêu cầu người dùng phải sử dụng phiên bản trả phí
• Cần tùy chỉnh nhiều để áp dụng ma trận Eisenhower: Người dùng phải tự tạo nhãn và gán nhãn ưu tiên cho công việc để phù hợp với ma trận quản lý thời gian Eisenhower
• Không phù hợp cho các dự án phức tạp: Todoist không đủ mạnh mẽ để  quản lý các dự án phức tạp hoặc cộng tác nhóm với quy mô lớn

5.3. Trello

Trello là một công cụ quản lý dự án trực quan dựa trên hệ thống bảng, cho phép người dùng dễ dàng sắp xếp công việc theo từng giai đoạn của dự án và theo dõi tiến độ thực hiện.

Công cụ này có một số tính năng nổi bật sau:

• Tạo bảng và danh mục: Trello cho phép tạo các bảng (board) và danh mục (list) khác nhau để tổ chức công việc một cách dễ dàng theo ma trận Eisenhower
• Thẻ nhiệm vụ (cards): Người dùng có thể thêm công việc vào từng thẻ, gán nhãn ưu tiên cho chúng và theo dõi tiến độ bằng cách di chuyển thẻ từ danh mục này sang danh mục khác
• Tính năng cộng tác nhóm: Trello hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả khi người dùng có thể giao trao đổi công việc hoặc giao nhiệm vụ cho đồng nghiệp 

Nhược điểm:

• Giao diện có thể trở nên lộn xộn: Khi có nhiều thẻ (card) và danh sách (list) trong một bảng (board), giao diện của Trello có thể trở nên lộn xộn, khiến người dùng khó quản lý và theo dõi
• Thiếu tính năng báo cáo và theo dõi: Trello thiếu các tính năng phân tích, báo cáo tiến độ hay quản lý thời gian chi tiết so với các công cụ khác 
• Giới hạn chức năng trong phiên bản miễn phí: Một số tính năng cao cấp như tích hợp với các ứng dụng khác (Power-ups) và tự động hóa (Automation) bị giới hạn trong phiên bản miễn phí

5.4. Asana

Asana là một công cụ quản lý dự án mạnh mẽ, hỗ trợ người dùng trong việc lập kế hoạch, phân chia nhiệm vụ và cộng tác với nhóm một cách hiệu quả.

Công cụ này có một số tính năng nổi bật sau:

• Tạo dự án và phân công nhiệm vụ: Asana cho phép người dùng tạo các dự án, lập kế hoạch công việc cho từng dự án, sau đó phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm
• Theo dõi tiến độ: Asana cung cấp bảng điều khiển theo dõi tiến độ, giúp người dùng xem xét tổng quan công việc và biết rõ những nhiệm vụ nào đang trong trạng thái khẩn cấp
• Xác định mục tiêu và kết quả chính (OKR): Công cụ này giúp người dùng đặt ra các nhiệm vụ với một mục tiêu cụ thể, từ đó vẽ ra đích đến rõ ràng
• Tích hợp lịch làm việc và nhắc nhở: Người dùng có thể tích hợp lịch và tạo các lời nhắc trong ứng dụng này để không quên thực hiện những nhiệm vụ quan trọng

Nhược điểm:

• Phức tạp cho người dùng mới: Asana có nhiều tính năng phong phú, điều này có thể khiến người dùng mới cảm thấy choáng ngợp và mất thời gian để làm quen 
• Giới hạn tính năng ở phiên bản miễn phí: Nhiều tính năng nâng cao như theo dõi mục tiêu, lên timeline và báo cáo chỉ có ở phiên bản trả phí
• Không phù hợp cho quản lý công việc đơn giản: Asana được thiết kế chủ yếu cho các nhóm và dự án phức tạp, có thể không phù hợp cho những cá nhân chỉ cần quản lý công việc đơn giản 

Như vậy, bài viết đã hướng dẫn cách áp dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower giúp bạn phân loại và thực hiện công việc theo thứ tự ưu tiên khoa học. Đồng thời, gợi ý một số công cụ hữu ích giúp bạn nâng cao hiệu quả làm việc khi kết hợp với ma trận quản lý thời gian Eisenhower. Hy vọng rằng, những thông tin mà Trường Doanh Nhân HBR đã chia sẻ trong bài viết sẽ giúp bạn biết cách phân bổ thời gian hợp lý và chinh phục mọi mục tiêu trong cuộc sống.