7 PHƯƠNG PHÁP GIÚP PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG QUẢN TRỊ HIỆU QUẢ

Sự thành bại của một tổ chức phụ thuộc phần lớn vào năng lực quản trị của nhà lãnh đạo. Một nhà lãnh đạo giỏi không chỉ thúc đẩy sự phát triển của đội ngũ nhân sự mà còn giúp doanh nghiệp vươn lên dẫn đầu thị trường. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Trường Doanh Nhân HBR tìm hiểu 7 phương pháp phát triển kỹ năng quản trị hiệu quả nhất. 

1. Top 10 kỹ năng quản trị quan trọng quyết định thành bại của doanh nghiệp

Kỹ năng quản trị là tập hợp các khả năng, kiến thức và hành vi cần thiết để một cá nhân có thể điều hành và dẫn dắt đội nhóm hoặc tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung.

Dưới đây là top 10 kỹ năng quản trị quan trọng nhất mà chủ doanh nghiệp cần có nếu muốn trở thành nhà lãnh đạo tài ba. 

Kỹ năng chuyên môn 

Kỹ năng chuyên môn hay còn được gọi là kỹ năng cứng, bao gồm những kiến thức và kỹ năng đặc thù liên quan đến một lĩnh vực hoặc ngành nghề cụ thể mà nhà quản trị cần nắm vững để thực hiện công việc một cách hiệu quả. 

Nhóm kỹ năng chuyên môn đóng vai trò rất quan trọng trong việc giúp nhà lãnh đạo thực hiện công việc hiệu quả. Chỉ khi có kỹ năng chuyên môn vững chắc, nhà lãnh đạo mới có thể đạt được hiệu suất làm việc tối đa, đồng thời biết cách hỗ trợ, dẫn dắt và điều phối công việc cho nhân viên cấp dưới. Ngoài ra, kỹ năng chuyên môn còn giúp nhà lãnh đạo xây dựng uy tín và niềm tin với nhân viên.

>>> XEM THÊM: LÃNH ĐẠO THEO TÌNH HUỐNG - KỸ NĂNG MÀ NHÀ QUẢN TRỊ KHÔNG THỂ THIẾU

Kỹ năng tư duy sáng tạo

Kỹ năng tư duy sáng tạo là khả năng tạo ra những ý tưởng mới mẻ, đột phá, thể hiện cái nhìn đa chiều, khác biệt của nhà lãnh đạo. Kỹ năng tư duy sáng tạo thể hiện qua các khía cạnh sau:

• Tư duy rộng mở: Khả năng phá vỡ các giới hạn nhận thức, vượt ra ngoài khuôn khổ để tạo ra những ý tưởng mới mẻ 
• Sự linh hoạt: Khả năng thay đổi suy nghĩ và hành động để phù hợp với những tình huống bất ngờ 
• Giải quyết vấn đề: Khả năng phân tích, đánh giá tình huống từ góc nhìn rộng mở, đặt mình vào các tình huống giả định và tìm ra giải pháp tối ưu nhất
• Tinh thần ham học hỏi: Sẵn sàng khám phá và thử nghiệm các ý tưởng mới mẻ, dám chấp nhận rủi ro

Kỹ năng tư duy sáng tạo cho phép nhà lãnh đạo tiếp cận các vấn đề phức tạp từ góc nhìn mới mẻ, từ đó đưa ra các giải pháp đột phá giúp doanh nghiệp thích ứng thành công với những thay đổi của thị trường. Đồng thời, với tư duy sáng tạo, nhà lãnh đạo sẽ luôn biết cách thúc đẩy doanh nghiệp đổi mới và cải tiến không ngừng để nâng cao lợi thế cạnh tranh. 

Kỹ năng quản trị nhân sự

Kỹ năng quản trị nhân sự giúp nâng cao năng suất lao động, tối ưu hóa nguồn nhân lực, từ đó tăng cường hiệu suất làm việc chung của tổ chức. Theo đó, kỹ năng quản trị nhân sự được thể hiện qua các khía cạnh sau:

• Khả năng tuyển dụng, thu hút và giữ chân nhân tài
• Khả năng phân công nhiệm vụ đúng người, điều phối nhân sự đúng vị trí, sắp xếp đội nhóm hợp lý
• Khả năng đào tạo và khuyến khích nhân viên phát triển bản thân
• Khả năng giải quyết mâu thuẫn, xung đột nội bộ, thúc đẩy sự gắn kết trong tập thể nhân viên 

Kỹ năng lập kế hoạch và tư duy chiến lược

Kỹ năng tư duy chiến lược giúp nhà lãnh đạo có tầm nhìn bao quát về mục tiêu và hướng đi của doanh nghiệp, đồng thời nhìn nhận ra cơ hội và thách thức trên hành trình phát triển. Tư duy chiến lược bao gồm việc suy nghĩ về chiến lược tiếp cận khách hàng, chiến lược phát triển sản phẩm, chiến lược xây dựng và củng cố hình ảnh thương hiệu…

Bên cạnh đó, chủ doanh nghiệp cần biết cách lập kế hoạch hành động để biến chiến lược thành hiện thực. Kỹ năng này bao gồm việc đề ra mục tiêu cụ thể, phân tích tình hình thị trường, đánh giá cơ hội và rủi ro, lập kế hoạch về sản phẩm (bao gồm giá cả, kế hoạch quảng cáo và phân phối sản phẩm).

>>> XEM THÊM: KHÓA HỌC CHIẾN LƯỢC KINH DOANH - NỀN TẢNG VƯƠN TỚI THÀNH CÔNG

Kỹ năng giải quyết vấn đề

Kỹ năng giải quyết vấn đề là vũ khí sắc bén giúp nhà lãnh đạo dẫn dắt doanh nghiệp vượt qua mọi khó khăn, sóng gió. Kỹ năng này được thể hiện qua các khía cạnh sau:

• Xác định đúng vấn đề, phân tích và đánh giá chính xác tình hình
• Đề xuất các giải pháp sáng tạo và phù hợp nhất 
• Đưa ra quyết định một cách chắc chắn, chính xác
• Giải quyết vấn đề phức tạp một cách linh hoạt, mềm dẻo 
• Luôn giữ bình tĩnh và tỉnh táo khi giải quyết vấn đề 

>>> XEM THÊM: KỸ NĂNG GIẢI QUYẾT XUNG ĐỘT HIỆU QUẢ TRONG DOANH NGHIỆP

Kỹ năng giao tiếp thông minh

Kỹ năng giao tiếp hiệu quả thể hiện qua khả năng lắng nghe tích cực, khả năng đàm phán và thuyết phục hiệu quả, khả năng thuyết trình tự tin, khả năng truyền đạt ý kiến một cách rõ ràng và mạch lạc, khả năng tạo sự đồng cảm trong giao tiếp.  

Kỹ năng giao tiếp xuất sắc giúp lãnh đạo tự tin thể hiện bản thân, truyền đạt thông tin một cách dễ hiểu và tương tác hiệu quả với nhân viên cấp dưới. Điều này giúp tăng cường hiệu suất làm việc và gia tăng sự hài lòng của nhân viên, từ đó đóng góp tích cực sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Kỹ năng quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian thể hiện qua việc sắp xếp và điều phối công việc một cách hợp lý, lên lịch làm việc hiệu quả, ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng và kiểm soát thời gian để hoàn thành từng nhiệm vụ. Do đó, kỹ năng này sẽ nhà lãnh đạo xác định rõ những nhiệm vụ quan trọng cần được ưu tiên hoàn thành, đảm bảo đúng tiến bộ thực hiện và tránh tình trạng áp lực do quá tải công việc. 

Kỹ năng tổ chức, sắp xếp

Lãnh đạo doanh nghiệp cần có kỹ năng tổ chức để đảm bảo các mục tiêu của doanh nghiệp được sắp xếp thực hiện một cách hiệu quả. Sự tổ chức sẽ giúp nhà lãnh đạo dễ dàng theo dõi tiến độ của các dự án và đánh giá năng suất của nhân viên, đảm bảo rằng mọi người đều thực hiện các nhiệm vụ công việc một cách hiệu quả.

Kỹ năng tổ chức đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có khả năng lập kế hoạch chiến lược, tổ chức công việc và phân bổ nguồn lực hợp lý, quản lý thời gian và quản lý thông tin hiệu quả. 

Kỹ năng đào tạo, huấn luyện

Là một nhà lãnh đạo, chủ doanh nghiệp cần có kỹ năng đào tạo và huấn luyện nhằm giúp nhân viên nâng cao năng lực thực thi, khai thác tối đa tiềm năng phát triển của bản thân. 

Để huấn luyện nhân viên một cách hiệu quả, nhà lãnh đạo cần áp dụng các phương pháp như tổ chức các chương trình đào tạo nội bộ, cung cấp tư vấn, hỗ trợ cho nhân viên khi cần thiết. Đồng thời, tạo ra một môi trường học tập lý tưởng cho nhân viên, cung cấp các công cụ và tài nguyên cần thiết để họ phát triển năng lực bản thân. 

>>> XEM THÊM: HUẤN LUYỆN NHÂN VIÊN MỚI HIỆU QUẢ VỚI MÔ HÌNH EDAC

Kỹ năng quản lý tài chính

Cuối cùng, để làm chủ kỹ năng quản trị, nhà lãnh đạo cần có kỹ năng quản lý ngân sách khoa học và hiệu quả. Quản lý tài chính hiệu quả là chìa khoá quyết định thành công của mọi doanh nghiệp. Để quản lý tài chính tốt, nhà lãnh đạo cần thành thạo các kỹ năng thiết yếu như kiểm soát ngân sách, lập kế hoạch tài chính, đánh giá hiệu suất đầu tư và quản lý rủi ro tài chính của doanh nghiệp.

>>> XEM THÊM: 7 BƯỚC LẬP BÁO CÁO TÀI CHÍNH HIỆU QUẢ, MINH BẠCH

2. 7 phương pháp giúp phát triển kỹ năng quản trị hiệu quả

Để trở thành một nhà lãnh đạo ưu tú, việc thành thạo các kỹ năng quản trị doanh nghiệp là yếu tố quan trọng hàng đầu. Tuy nhiên, phát triển kỹ năng quản trị là một quá trình đòi hỏi sự kiên nhẫn, nỗ lực và cam kết cao. Dưới đây là 7 phương pháp phát triển kỹ năng quản trị xuất sắc mà chủ doanh nghiệp không thể bỏ qua. 

2.1. Thiết lập mục tiêu

Một trong những bước đầu tiên để cải thiện kỹ năng quản trị là thiết lập các mục tiêu rõ ràng và cụ thể cho bản thân nhà lãnh đạo. Bằng cách này, nhà lãnh sẽ có động lực phấn đấu, tập trung toàn bộ sức lực để chinh phục mục tiêu, theo dõi tiến trình phát triển và đánh giá kết quả thay đổi của bản thân. 

Theo đó, mục tiêu đặt ra phải đảm bảo các tiêu chí của mô hình SMART, đó là cụ thể (specific), đo lường được (measurable), có thể đạt được (achievable), thích hợp (relevant) và có thời hạn (time-bound). Bên cạnh đó, mục tiêu này phải phù hợp với năng lực, tầm nhìn và sứ mệnh của bản thân nhà lãnh đạo.

Để thiết lập mục tiêu phù hợp với năng lực của bản thân, nhà lãnh đạo cần đánh giá hiệu suất làm việc của mình cũng như xác định điểm mạnh, điểm yếu. Việc này có thể được thực hiện bằng cách yêu cầu phản hồi từ đồng nghiệp, cấp dưới hoặc tiến hành tự đánh giá bản thân thông qua các công cụ kiểm tra tính cách như DISC, MBTI.

Chẳng hạn, nhà lãnh đạo có thể đặt mục tiêu nâng cao kỹ năng chuyên môn của mình trong vòng 3 tháng bằng cách tham gia các khóa học đào tạo ngắn hạn về lĩnh vực mà mình đang theo đuổi. Cuối khoá học, nhà lãnh đạo có thể tham gia thực hiện các bài test để đánh giá lại năng lực và trình độ chuyên môn của mình. Đây là cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành mục tiêu đã đề ra. 

Đặc biệt, sau khi hoàn thành một mục tiêu, nhà lãnh đạo phải không ngừng đặt ra những mục tiêu có tính thử thách cao hơn để phát huy tối đa năng lực của bản thân. 

2.2. Sẵn sàng đón nhận những thử thách mới

Lặp đi lặp lại những công việc quen thuộc có thể khiến nhà lãnh đạo cảm thấy chán nản, thiếu động lực phấn đấu, mai một các kỹ năng quản trị và dần trở nên thụt lùi. Chính vì vậy, việc thử thách bản thân với những nhiệm vụ mới là điều cần thiết để nhà lãnh đạo không ngừng rèn luyện và nâng cao kỹ năng quản trị của mình. 

Để làm được điều này, trước hết nhà lãnh đạo phải là người mang tinh thần của một chiến binh, sẵn sàng dấn thân và không sợ vấp ngã. Đồng thời, lãnh đạo phải luôn đề cao tinh thần ham học hỏi và không ngừng tiến về phía trước. 

Với tinh thần ấy, nhà lãnh đạo phải luôn chủ động tìm kiếm cơ hội để thử thách bản thân, chẳng hạn như trực tiếp điều hành các dự án quan trọng của công ty, sẵn sàng đảm nhận những nhiệm vụ có tính thử thách cao hoặc thử sức với các vai trò khác nhau trong doanh nghiệp. Điều này sẽ giúp nhà lãnh đạo tích lũy thêm kiến thức và kinh nghiệm đa dạng khi đảm nhận những vai trò và nhiệm vụ khác nhau. 

2.3. Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên

Một phương pháp tối ưu khác để phát triển kỹ năng quản trị của nhà lãnh đạo là học cách sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên. Điều này đảm bảo nhà lãnh đạo sẽ luôn hoàn thành xuất sắc mọi nhiệm vụ trong giới hạn thời gian cho phép, từ đó dành được sự tin tưởng và tín nhiệm từ nhân viên. Đồng thời, cho phép nhà lãnh đạo có thời gian rảnh để học tập và trải nghiệm thêm những kỹ năng mới. 

Để sắp xếp công việc một cách khoa học, lãnh đạo có thể sử dụng nhiều công cụ và phương pháp khác nhau để lập kế hoạch cho các hoạt động hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng. Chẳng hạn như sử dụng thời gian biểu, danh sách checklist công việc hoặc các phần mềm quản lý tiến độ dự án. 

2.4. Học cách giao nhiệm vụ và trao quyền

Kỹ năng quản trị đề cập đến khả năng tổ chức, điều phối và quản lý đội nhóm nhằm chinh phục những mục tiêu chung. Bởi vậy, một trong những phương pháp hiệu quả để phát triển kỹ năng quản trị là học cách giao nhiệm vụ và trao quyền hợp lý cho nhân viên.

Bằng cách giao nhiệm vụ và uỷ quyền, lãnh đạo có thể giải phóng thời gian của bản thân, thúc đẩy tinh thần làm việc và tạo động lực phát triển cho các thành viên trong doanh nghiệp. 

Thứ nhất, nhà lãnh đạo nên giao các nhiệm vụ phù hợp với kỹ năng, sở thích và nhu cầu phát triển của từng thành viên trong đội, nhóm. Đồng thời, lãnh đạo cần làm rõ một số yêu cầu sau trước khi giao nhiệm vụ cho nhân viên:

• Giải thích rõ nhiệm vụ mà nhân viên cần thực hiện
• Nêu rõ kết quả mà nhà lãnh đạo mong muốn nhân viên đạt được
• Chỉ ra các phương tiện, tài nguyên mà nhân viên có thể sử dụng để thực hiện nhiệm vụ

Bên cạnh đó, nhà lãnh đạo phải theo dõi sát sao quá trình thực hiện của nhân viên để cung cấp sự hướng dẫn và hỗ trợ kịp thời. Kết thúc quá trình thực hiện nhiệm vụ, lãnh đạo cần ngồi lại với nhân viên để đánh giá kết quả, nhận xét ưu - nhược điểm và đề xuất giải pháp nhằm phát huy điểm mạnh và khắc phục điểm yếu. 

Thứ hai, thay vì quản lý theo hướng vi mô, quan tâm đến từng chi tiết công việc của nhân viên, lãnh đạo cần học cách trao quyền cho họ để giải phóng bản thân khỏi tình trạng ôm đồm quá nhiều việc. Theo đó, lãnh đạo có thể trao quyền tự chủ cho cấp dưới trong việc thực hiện những nhóm công việc sau:

• Các công việc khẩn cấp nhưng không đòi hỏi tư duy phức tạp như đặt vé máy bay, chuẩn bị phòng họp hoặc lên lịch hẹn với đối tác
• Những công việc nhỏ, có thể hoàn thành nhanh chóng
• Công việc ít đòi hỏi tư duy, thường là các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, ví dụ như tổng hợp CV của ứng viên, gửi tin nhắn và email thông báo về các chương trình khuyến mãi cho khách hàng
• Những công việc tốn nhiều thời gian nhưng không cần tư duy quá sâu sắc và không quá quan trọng, ví dụ như tổng hợp thông tin khách hàng, thu thập phản hồi của khách hàng về sản phẩm/ dịch vụ mới
• Những công việc có thể hướng dẫn nhanh chóng cho nhân viên để họ tự thực hiện, ví dụ như phân loại hồ sơ, chuẩn bị các tài liệu cần thiết cho dự án
• Những công việc không thuộc chuyên môn của nhà lãnh đạo, ví dụ như lập trình phần mềm, thiết kế, đồ hoạ

2.5. Giao tiếp tích cực

Giao tiếp là một kỹ năng quản trị quan trọng ảnh hưởng đến năng suất và tinh thần làm việc của đội nhóm. Theo đó, nhà lãnh đạo cần chú ý giao tiếp hiệu quả và thận trọng với các nhân viên cấp dưới, khách hàng, đối tác, nhà đầu tư và các bên liên quan khác.

Dưới đây là một số bí quyết giúp nâng cao kỹ năng giao tiếp mà lãnh đạo có thể tham khảo:

• Sử dụng ngôn ngữ diễn đạt ngắn gọn, rõ ràng và lịch sự
• Tích cực lắng nghe, tích cực ghi nhận ý kiến của đối phương và đưa ra phản hồi phù hợp
• Lựa chọn kênh và phương tiện giao tiếp thích hợp với từng đối tượng, ví dụ như liên lạc qua email, tin nhắn, gọi điện, gửi thư hoặc gặp mặt trực tiếp
• Chú ý quan sát ngôn ngữ cơ thể và giọng điệu của đối phương để nắm bắt những suy nghĩ không được diễn đạt một cách trực tiếp 
• Sử dụng phong cách giao tiếp phù hợp với tính cách của từng đối tượng
• Kết hợp giao tiếp ngôn từ và phi ngôn từ để gia tăng hiệu quả diễn đạt

2.6. Tìm kiếm cố vấn hay huấn luyện viên

Tìm kiếm một người cố vấn hay huấn luyện viên là một giải pháp tuyệt vời để cải thiện kỹ năng quản trị của nhà lãnh đạo. 

Người cố vấn mà chủ doanh nghiệp lựa chọn nên là một chuyên gia xuất sắc trong lĩnh vực quản trị kinh doanh và luôn sẵn sàng tư vấn, hỗ trợ về cách quản lý doanh nghiệp hiệu quả. Điều này đặc biệt có ý nghĩa trong trường hợp doanh nghiệp gặp phải những biến cố lớn mà nhà lãnh đạo không có đủ kỹ năng cũng như kinh nghiệm chuyên môn để giải quyết.

>>> XEM THÊM: TOP 8 KHÓA HỌC QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP UY TÍN, CHẤT LƯỢNG

2.7. Liên tục học hỏi và trau dồi các kỹ năng quản trị

Đối với một nhà lãnh đạo, việc duy trì thái độ cầu tiến, liên tục cập nhật kiến thức và học hỏi không ngừng là vô cùng quan trọng để không bị tụt lại phía sau. Do đó, nhà quản trị cần liên tục nắm bắt các kiến thức mới và phát triển các kỹ năng quản trị đa dạng để điều hành doanh nghiệp thành công. Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng cần học thêm các kỹ năng mới và học cách sử dụng các công cụ hiện đại để phục vụ cho công việc của mình. 

Quá trình cập nhật kiến thức và kỹ năng mới có thể diễn ra dưới nhiều hình thức, ví dụ như:

• Đọc tin tức, blog, tạp chí hoặc sách báo chuyên ngành
• Tham gia các diễn đàn, nhóm hoặc cộng đồng trực tuyến để thảo luận về các chủ đề liên quan đến quản trị doanh nghiệp
• Tìm kiếm cơ hội học hỏi từ các chuyên gia, cố vấn hoặc đồng nghiệp, những người có thể kiến thức sâu rộng và kinh nghiệm dày dặn
• Tham gia các khóa học, các chương trình đào tạo ngắn hạn và dài hạn để nâng cao kiến thức và kỹ năng chuyên môn, đồng thời có thêm những chứng chỉ cần thiết

>>> XEM THÊM: BẬT MÍ 9 BÍ QUYẾT GIÚP PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO

3. Phát triển kỹ năng quản trị cùng Trường Doanh Nhân HBR

Phát triển kỹ năng quản trị là một quá trình lâu dài đòi hỏi nhiều sự nỗ lực và kiên trì của mỗi cá nhân. Nhằm giúp quá trình phát triển kỹ năng quản trị của các nhà lãnh đạo trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, Trường Doanh Nhân HBR tự hào mang chương trình XÂY DỰNG NĂNG LỰC LÃNH ĐẠO VÀ PHÁT TRIỂN ĐỘI NHÓM. Khóa học giúp các chủ doanh nghiệp:

• Xây dựng thương hiệu lãnh đạo mang dấu ấn, cá tính riêng nhằm thu hút, gắn kết và giữ chân được những nhân sự ưu tú bên cạnh
• Thấu hiểu bản thân, định vị bản thân (Tìm ra điểm mạnh, điểm yếu, giá trị cốt lõi của mình là gì) nhằm xác định, tìm kiếm được chính xác chân dung ứng viên phù hợp là mắt xích quan trọng không thể thiếu trong bức tranh toàn cảnh hướng tới mục tiêu chung của tổ chức
• Thấu hiểu nhân sự bằng bộ công cụ DISC/MBTI, từ đó tối ưu hóa năng lực của nhân viên vào đúng việc đúng thời điểm và gắn kết tất cả nhân viên vào một khối thống nhất
• Khai thông tầm nhìn lãnh đạo cho chặng đường phát triển và mở rộng của doanh nghiệp, của đội ngũ và của chính lãnh đạo. Lãnh đạo chính mình đi trước lãnh đạo đội nhóm
• Xây dựng đội ngũ chủ chốt giúp hiện thực hóa, chi tiết hóa mọi ý tưởng đột phá của sếp và sẵn sàng trong mình tinh thần tiên phong trước cái mới
• Tăng 200% hiệu suất và 300% năng lực thực thi cho nhân viên bằng nghệ thuật truyền lửa và phản hồi nhân sự
• Kiến tạo doanh nghiệp tự động vận hành mà không cần sếp. Nhân viên tự chịu trách nhiệm, đổi mới, kaizen hệ thống quy trình, tạo ra kết quả mà không cần sếp kè kè bên cạnh

Ngoài ra, Trường Doanh Nhân HBR phối hợp cùng Mr. Tony Dzung tổ chức chương trình TƯ VẤN CHIẾN LƯỢC NHÂN SỰ trong vòng 2 năm giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

4. Kết luận

Như vậy, bài viết đã chỉ ra 10 kỹ năng quản trị quan trọng nhất mà nhà lãnh đạo nào cũng cần thành thạo. Đồng thời, gợi ý 7 phương pháp giúp rèn luyện và phát triển kỹ năng quản trị một cách hiệu quả. Trường Doanh Nhân HBR hy vọng rằng, những thông tin hữu ích trong bài viết sẽ giúp chủ doanh nghiệp lựa chọn được giải pháp tối ưu nhất để nâng cao năng lực quản trị nhằm điều hành doanh nghiệp một cách suôn sẻ và thành công.