LÃNH ĐẠO THEO TÌNH HUỐNG - KỸ NĂNG MÀ NHÀ QUẢN TRỊ KHÔNG THỂ THIẾU

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, sự phức tạp và thay đổi liên tục đặt ra một thách thức không nhỏ đối với những người lãnh đạo. Điều này đặt ra câu hỏi: Những kỹ năng gì là cần thiết để trở thành một nhà quản trị thành công trong thế giới đầy biến động này? Hãy cùng đào sâu và tìm hiểu về lãnh đạo theo tình huống - kỹ năng không thể thiếu mà mọi nhà quản trị cần có để đối mặt và vượt qua những thách thức hiện đại.

1. Phong cách lãnh đạo theo tình huống là gì?

Phong cách lãnh đạo theo tình huống là một phương pháp quản lý và chỉ đạo dựa trên việc phân tích và đánh giá các tình huống cụ thể mà một nhà lãnh đạo phải đối mặt. Thay vì áp dụng một phương pháp quản lý cố định, lãnh đạo theo tình huống yêu cầu nhà lãnh đạo linh hoạt thích ứng và điều chỉnh phong cách lãnh đạo của mình để phù hợp với nhu cầu và yêu cầu của từng tình huống cụ thể.

Xu hướng của phong cách lãnh đạo theo tình huống ngày càng trở nên phổ biến trong môi trường kinh doanh hiện đại. Sự đa dạng và phức tạp của các tình huống trong môi trường làm việc đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có khả năng thích ứng nhanh chóng và linh hoạt. Thay vì duy trì một phong cách lãnh đạo cố định, nhà lãnh đạo theo tình huống có thể tận dụng sức mạnh của đội ngũ và tạo điều kiện cho sự sáng tạo và đổi mới cho doanh nghiệp.

2. Đặc điểm chung của nhà lãnh đạo theo tình huống

Những nhà lãnh đạo theo phong cách lãnh đạo theo tình huống thường xuất sắc với sự linh hoạt, tinh tế và khả năng thích ứng nhanh chóng với mọi tình huống. Sau đây là những đặc điểm, kỹ năng chung cần có của một nhà lãnh đạo theo tình huống giỏi.

• Sự nhạy bén: Trước hết, nhà lãnh đạo cần sở hữu một sự nhạy bén đặc biệt trong việc nhận diện và đánh giá các yếu tố quan trọng trong môi trường làm việc. Khả năng này giúp họ dự đoán và phản ứng kịp thời với các thách thức và cơ hội
• Khả năng phân tích và đánh giá tình huống: Nhà lãnh đạo không chỉ dựa vào trực giác mà còn phải đưa ra quyết định dựa trên sự hiểu biết sâu sắc và nắm bắt rõ ràng về môi trường xung quanh khi xảy ra tình huống
• Nhận biết mức độ sẵn sàng của nhân viên: Nhà lãnh đạo theo tình huống cần phải có khả năng nhận biết được mức độ sẵn sàng và khả năng của từng nhân viên trong đội ngũ. Bằng cách sử dụng các phương tiện như đánh giá kỹ năng, trò chuyện một cách công bằng và thông tin phản hồi từ cấp dưới để đánh giá mức độ sẵn sàng và năng lực của nhân viên
• Điều chỉnh hành vi lãnh đạo: Dựa vào nhận biết về mức độ sẵn sàng và khả năng của nhân viên, nhà lãnh đạo theo tình huống điều chỉnh hành vi lãnh đạo của mình để phù hợp. Lãnh đạo có thể áp dụng các phương pháp lãnh đạo linh hoạt như hướng dẫn, hỗ trợ hoặc thúc đẩy tùy thuộc vào nhu cầu và điều kiện cụ thể
• Khả năng giao tiếp hiệu quả và tạo ảnh hưởng với nhân viên: Hãy sử dụng kỹ năng giao tiếp để truyền đạt thông điệp một cách rõ ràng và tạo ra sự động viên, cam kết từ cấp dưới
• Quản lý hướng tới hiệu suất cao hơn: Thiết lập mục tiêu rõ ràng, cung cấp hỗ trợ và tài nguyên cần thiết, cung cấp phản hồi định kỳ và thúc đẩy sự phát triển cá nhân để đạt được hiệu suất cao hơn

>>> XEM THÊM: 6 CÁCH NÂNG CAO NĂNG LỰC LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ

3. 4 phong cách lãnh đạo theo tình huống của mô hình Hersey-Blanchard

Mô hình Hersey-Blanchard trong phong cách lãnh đạo theo tình huống gồm có bốn phương pháp chính. Mỗi phong cách đề cao một cách tiếp cận khác nhau trong việc đối phó với các tình huống đa dạng. Cụ thể như sau:

3.1. Hướng dẫn (Telling) - Cấp độ S1

Phương pháp hướng dẫn (Telling) là khi nhà lãnh đạo chỉ định nhiệm vụ một cách rõ ràng và đưa ra chỉ dẫn cụ thể cho nhân viên. Trong phương pháp này, mức độ quan hệ giữa nhà lãnh đạo và nhân viên thường là từ trung bình đến thấp. Quyết định được đưa ra nhằm đẩy nhanh tiến trình hoàn thành nhiệm vụ và quá trình truyền đạt kinh nghiệm từ nhà lãnh đạo xuống cấp dưới. 

Giao tiếp chủ yếu diễn ra từ trên xuống dưới, trong đó nhà lãnh đạo theo tình huống thường đặt câu hỏi để đảm bảo nhân viên hiểu rõ công việc được giao. Phương pháp này thích hợp cho nhân viên mới hoặc những người có hạn chế về kỹ năng và động lực làm việc. Tuy nhiên, cấp quản lý cần phải giám sát chặt chẽ hơn để theo dõi sự tiến bộ của nhân viên khi áp dụng phương pháp này.

3.2. Thuyết phục (Selling) - Cấp độ S2

Phương pháp thuyết phục (Selling) trong lãnh đạo theo tình huống kết hợp cả 2 yếu tố chỉ thị và quan hệ. Nhà lãnh đạo vẫn giữ quyền quyết định về nhiệm vụ, phương pháp và thời hạn hoàn thành công việc cho cấp dưới. Tuy nhiên họ dành thời gian để thảo luận về tầm quan trọng của công việc và vai trò của cấp dưới đối với mục tiêu chung. Đồng thời, nhà lãnh đạo lưu ý và đánh giá sự nhiệt tình, quan tâm và khả năng học hỏi của nhân viên.

Phương pháp này giúp nuôi dưỡng sự hiểu biết và cam kết với công việc của nhân viên. Đây là lựa chọn phù hợp khi nhân viên có kinh nghiệm hạn chế nhưng có ý định và động lực để phát triển kỹ năng theo định hướng của lãnh đạo. Tương tự như phương pháp hướng dẫn, hiệu quả của phương pháp này phụ thuộc vào quan sát trực tiếp của nhà lãnh đạo, tần suất thảo luận phản hồi và mức độ tương tác giữa hai bên.

3.3. Tham gia (Participating) - Cấp độ S3

Phương pháp tham gia (Participating) trong lãnh đạo theo tình huống, hay còn được gọi là lãnh đạo hợp tác, tập trung vào việc phát triển mối quan hệ thay vì điều khiển nhân viên dưới quyền. Trong phương pháp này, nhà lãnh đạo tạo điều kiện cho nhân viên hoàn thành nhiệm vụ mà không áp đặt quá nhiều trách nhiệm và cam kết. 

Mục tiêu của phương pháp này là tạo ra sự thống nhất nội bộ trong tổ chức. Nhân viên có thể đã thành thạo trong công việc, nhưng vẫn cần thêm sự tự tin. Trong trường hợp khác, họ có thể có khả năng nhưng thiếu động lực và trách nhiệm. Dù tình huống là gì, cấp quản lý cần sử dụng các câu hỏi mở để hỗ trợ nhân viên hiểu rõ nguyên nhân của vấn đề hiện tại và đề xuất giải pháp thích hợp.

>>> XEM THÊM: 5 VAI TRÒ CỦA LÃNH ĐẠO QUYẾT ĐỊNH SỰ THÀNH BẠI CỦA DOANH NGHIỆP

3.4. Ủy quyền (Delegating) - Cấp độ S4

Phương pháp ủy quyền (Delegating) trong lãnh đạo theo tình huống không còn tập trung nhiều vào yếu tố chỉ thị và quan hệ. Thay vào đó, nhân viên được tự do hoàn thành nhiệm vụ theo cách riêng và tốc độ của họ, đồng thời có đủ tự tin và động lực. Mục tiêu của phương pháp này là phát triển năng lực tự chủ của nhân viên. 

Phong cách ủy quyền phù hợp với đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm và động lực phát triển bản thân. Khác với phương pháp hướng dẫn, quá trình giao tiếp thường diễn ra từ dưới lên trên, trong đó nhà lãnh đạo thường đặt cho nhân viên những câu hỏi gợi mở cao để khuyến khích sự đóng góp ý kiến và tư duy sáng tạo.

>>> XEM THÊM: 9 PHONG CÁCH LÃNH ĐẠO GIÚP XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ KẾ CẬN TÀI NĂNG, NHIỆT HUYẾT

4. Các cấp độ trưởng thành trong mô hình Hersey-Blanchard

Mô hình Hersey-Blanchard, hay còn được gọi là mô hình lãnh đạo theo tình huống, là một công cụ quản lý phát triển bởi Paul Hersey và Ken Blanchard, tác giả cuốn sách nổi tiếng "The One Minute Manager".

Mô hình này đề xuất rằng nhà lãnh đạo nên chọn phong cách lãnh đạo phù hợp với mức độ trưởng thành của cấp dưới. Ví dụ, nếu một nhân viên đã có kinh nghiệm, người quản lý có thể không cần phải chỉ đạo chi tiết mỗi bước công việc. Tuy nhiên, đối với những nhân viên mới, họ có thể cần sự hướng dẫn cụ thể và giám sát kỹ lưỡng để đảm bảo họ hiểu rõ mục tiêu và kỳ vọng. Mô hình này phân loại nhân viên thành bốn mức độ trưởng thành:

• Độ trưởng thành cao (M4): Những người có kinh nghiệm và năng lực cao, có khả năng làm việc độc lập và tự tin trong công việc của mình
• Độ trưởng thành trung bình (M3): Những người có năng lực nhưng thiếu tự tin trong bản thân và khả năng thể hiện
• Độ trưởng thành trung bình thấp (M2): Những người sẵn lòng nhưng thiếu kỹ năng cần thiết để làm việc một cách hiệu quả
• Độ trưởng thành thấp (M1): Những người thiếu kiến thức, kỹ năng và không có sẵn sàng để thực hiện công việc được giao

Ví dụ: Đối với một nhân viên mới gia nhập công ty, người quản lý có thể cần dành nhiều thời gian hướng dẫn và giám sát công việc của họ (M1). Trong khi đó, đối với một nhân viên có kinh nghiệm và tự tin, người quản lý có thể chỉ cần cung cấp mục tiêu rõ ràng và động viên để họ làm việc độc lập (M4).

>>> XEM THÊM: 5 CẤP ĐỘ LÃNH ĐẠO ĐỂ TRỞ THÀNH NHÀ LÃNH ĐẠO TỪ TỐT ĐẾN VĨ ĐẠI

5. Ưu, nhược điểm của phong cách lãnh đạo theo tình huống

Phong cách lãnh đạo theo tình huống có những ưu và nhược điểm như sau:

5.1. Ưu điểm

Ưu điểm của lãnh đạo theo tình huống là rất đa dạng và mang lại nhiều lợi ích cho cả người lãnh đạo và nhóm hoặc tổ chức:

• Linh hoạt: Phương pháp này giúp các nhà lãnh đạo linh hoạt áp dụng các phong cách lãnh đạo phù hợp trong từng tình huống cụ thể. Họ có khả năng thích ứng và điều chỉnh phong cách dựa trên nhu cầu và tình trạng hiện tại của nhóm
• Tạo ra môi trường làm việc thoải mái: Lãnh đạo theo tình huống tạo ra một môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên vì phương pháp này đặt mục tiêu vào việc đáp ứng từng nhu cầu cụ thể của nhân viên. Điều này giúp tăng cường tinh thần làm việc và sự hài lòng trong tổ chức
• Xem xét cấp độ phát triển của nhân viên: Phương pháp này xem xét các cấp độ phát triển khác nhau của nhân viên và hỗ trợ giải quyết các nhu cầu và kỹ năng cụ thể của từng cá nhân. Điều này giúp tạo điều kiện cho sự phát triển cá nhân và hiệu suất làm việc tốt hơn
• Dễ ứng dụng và đơn giản: Lãnh đạo theo tình huống dễ ứng dụng vì chỉ cần đánh giá tình huống và điều chỉnh phong cách lãnh đạo phù hợp. Điều này giúp nhà lãnh đạo tiết kiệm thời gian và năng lượng trong quá trình quản lý
• Quyền thay đổi phong cách quản lý: Các nhà lãnh đạo có quyền thay đổi phong cách quản lý bất kể khi nào họ cảm thấy phù hợp. Điều này cho phép họ linh hoạt và đáp ứng nhanh chóng với sự biến động và yêu cầu của tổ chức

5.2. Nhược điểm

Phong cách lãnh đạo theo tình huống, mặc dù mang lại nhiều ưu điểm, cũng không tránh khỏi một số nhược điểm cần phải xem xét:

• Rủi ro hiểu lầm trong tổ chức: Do sự linh hoạt của phong cách này, người lãnh đạo có thể thay đổi cách tiếp cận tùy thuộc vào từng nhóm hoặc cá nhân. Điều này có thể gây hiểu lầm và mất đồng thuận trong tổ chức
• Tập trung vào mục tiêu ngắn hạn: Phong cách này thường chú trọng vào các mục tiêu ngắn hạn, có thể dẫn đến sự bỏ qua các mục tiêu dài hạn quan trọng cho sự phát triển bền vững của tổ chức
• Khả năng không hiệu quả trong nhiệm vụ lặp đi lặp lại: Vì phong cách này tập trung vào sự thích ứng, nó có thể không phù hợp cho các nhiệm vụ đòi hỏi sự lặp lại và ổn định
• Quá phụ thuộc vào nhà lãnh đạo: Trong một số trường hợp, các thành viên trong tổ chức có thể trở nên quá phụ thuộc vào người lãnh đạo để đưa ra hướng dẫn và hỗ trợ. Điều này có thể ức chế sự sáng tạo và động viên từ phía nhóm

>>> XEM THÊM: BẬT MÍ 8 KỸ NĂNG TẠO NÊN NGHỆ THUẬT LÃNH ĐẠO XUẤT SẮC

6. Ví dụ về phong cách lãnh đạo theo tình huống

Chúng ta cùng phân tích Case Study về Satya Nadella - CEO Microsoft người được tôn vinh là "CEO của năm 2023" bởi phong cách lãnh đạo theo tình huống hiệu quả, thể hiện qua các quyết định sáng suốt trong bối cảnh bùng nổ Trí tuệ nhân tạo (AI) đầu năm 2023:

Nhận diện tình huống

• Nadella nhận ra tiềm năng to lớn của AI và xu hướng bùng nổ trong ngành
• Microsoft có nguy cơ bị tụt hậu nếu không bắt kịp xu hướng này

Phân tích tình huống

• Nadella đánh giá năng lực nội bộ của Microsoft, nguồn lực sẵn có và khả năng cạnh tranh
• Ông nghiên cứu thị trường, xu hướng AI và các đối thủ cạnh tranh

Quyết định hành động

• Nadella quyết định đầu tư hàng tỷ USD vào AI, tập trung vào thương mại hóa và tích hợp AI vào sản phẩm của Microsoft
• Ông đẩy nhanh tốc độ phát triển và triển khai các công cụ AI như ChatGPT
• Hợp tác với các công ty khởi nghiệp AI hàng đầu
• Tích hợp AI vào các sản phẩm cốt lõi như Microsoft Office, Azure và Windows

Kết quả

• Microsoft trở thành công ty dẫn đầu trong lĩnh vực AI doanh nghiệp
• Cổ phiếu Microsoft tăng 55% trong năm 2023
• Nadella được vinh danh là "CEO của năm 2023"

Đặc điểm kỹ năng lãnh đạo theo tình huống thể hiện qua quyết định của Nadella:

• Tập trung vào bối cảnh: Nadella phân tích kỹ lưỡng tình hình thị trường, xu hướng công nghệ và năng lực nội bộ của Microsoft trước khi đưa ra quyết định
• Linh hoạt và thích ứng: Nadella nhanh chóng nắm bắt cơ hội mới và điều chỉnh chiến lược phù hợp với bối cảnh thay đổi
• Quyết đoán và dũng cảm: Nadella sẵn sàng mạo hiểm và đưa ra quyết định táo bạo để dẫn dắt Microsoft tiến vào thị trường AI đầy tiềm năng nhưng cũng đầy rủi ro
• Lãnh đạo bằng tầm nhìn: Nadella có tầm nhìn xa về tương lai của AI và định hướng Microsoft trở thành công ty dẫn đầu trong lĩnh vực này

Chủ doanh nghiệp cũng cần linh hoạt theo từng tình huống để giải quyết vấn đề một cách hài hoà, xây dựng được đội nhóm thiện chiến, làm việc hiệu quả. Nhằm cung cấp đến lãnh đạo, quý chủ doanh nghiệp những kiến thức, kỹ năng quản lý đội nhóm hiệu quả, Trường Doanh Nhân HBR cung cấp khóa học XÂY DỰNG NĂNG LỰC LÃNH ĐẠO VÀ PHÁT TRIỂN ĐỘI NHÓM với các nội dung chính sau:

• Hiểu rõ những năng lực cần có ở một người lãnh đạo thông qua 5 quy tắc mật mã tài lãnh đạo
• Thấu hiểu nhân sự qua MBTI/DISC từ đó xây dựng phong cách lãnh đạo phù hợp với từng nhóm nhân sự cụ thể giúp nhân sự phát huy tối đa tiềm năng, hiệu suất làm việc
• Kim tự tháp 5 cấp độ lãnh đạo giúp xây dựng và phát triển đội nhóm lớn mạnh
• 5 giai đoạn phát triển đội nhóm và phong cách lãnh đạo phù hợp trong từng giai đoạn cụ thể
• Làm chủ các phương pháp đưa ra phản hồi giúp nhân sự cải thiện hiệu suất và nâng cao sự nhiệt huyết trong công việc
• Chuyển dịch phong cách lãnh đạo từ 3C (Command – Ra lệnh, Control - Kiểm soát & Compliance – Tuân thủ) sang 3E (Engage - Gắn kết, Enable – Phát triển & Empower – Trao quyền) để thu hút, gắn kết và giữ chân nhân tài

7. Kết luận

Lãnh đạo theo tình huống là một khía cạnh quan trọng trong việc quản lý và dẫn dắt nhóm làm việc. Kỹ năng này sẽ giúp nhà quản trị hiểu rõ và phản ứng linh hoạt với các tình huống khác nhau, giúp họ tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhóm.

Tóm lại, lãnh đạo theo tình huống không chỉ là về việc đưa ra quyết định, mà còn là về việc tạo điều kiện cho sự thành công của nhóm thông qua việc tương tác, hỗ trợ và định hình hành vi dựa trên các tình huống cụ thể. Đây đều là những kỹ năng này là không thể thiếu đối với bất kỳ nhà quản trị nào muốn thành công trong việc dẫn dắt và quản lý nhóm làm việc.