7 BƯỚC XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH MENTORING HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

Mentoring là quá trình truyền tải kiến thức và kinh nghiệm nhằm giúp người học phát triển bản thân trong sự nghiệp hoặc cuộc sống. Trong doanh nghiệp, mentoring được xem như một chiến lược phát triển nhân sự quan trọng. Vậy làm thế nào để xây dựng một chương trình mentoring hiệu quả? Hãy cùng Trường Doanh Nhân HBR theo dõi bài viết dưới đây. 

1. Sơ lược về mentoring

Để xây dựng một chương trình cố vấn nhân sự hiệu quả, trước tiên doanh nghiệp cần có kiến thức tổng quan về mentoring, bao gồm định nghĩa, vai trò và các loại hình mentoring phổ biến. 

1.1. Định nghĩa “mentoring” là gì?

Mentoring hay cố vấn là quá trình hợp tác, hỗ trợ giữa hai người, trong đó một người có kinh nghiệm (mentor) sẽ hướng dẫn và hỗ trợ người ít kinh nghiệm hơn (mentee) phát triển bản thân trong sự nghiệp hoặc cuộc sống. 

Mentoring có thể diễn ra trong nhiều lĩnh vực như học tập, sự nghiệp và cuộc sống cá nhân. Trong doanh nghiệp, mentoring thường diễn ra giữa quản lý và nhân viên cấp dưới nhằm hỗ trợ nhân viên học tập và phát triển bản thân. 

Trong mentoring, người cố vấn (mentor) đóng vai trò như hình mẫu lý tưởng mà mentee (người được cố vấn) cần học hỏi. Cố vấn sẽ chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm và hướng dẫn mentee hoàn thành mục tiêu của mình. Ngược lại, mentee (người được cố vấn) là người có mục tiêu và hoài bão, tiếp thu kiến thức từ người cố vấn và áp dụng kiến thức đó để chinh phục mục tiêu. 

Mối quan hệ giữa mentor và mentee không chỉ đơn thuần là chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm mà còn được xây dựng dựa trên sự tin tưởng, đồng hành và hỗ trợ lẫn nhau trong một thời gian dài. Mối quan hệ này được gọi là Mentorship. 

Theo đó, một trong những phương pháp hiệu quả nhất để nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên trong một doanh nghiệp là triển khai một chương trình cố vấn (Mentorship Program hay Mentoring) bài bản.

1.2. Vai trò của mentoring

Mentoring được xem như một công cụ phát triển nhân lực hiệu quả, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cá nhân và doanh nghiệp. Dưới đây là một số vai trò cụ thể của mentoring đối với sự phát triển của cá nhân nói riêng và toàn bộ doanh nghiệp nói chung: 

Đối với cá nhân:

• Phát triển kỹ năng và kiến thức: Mentoring cho phép nhân viên học hỏi những kiến thức và kinh nghiệm quý báu từ người cố vấn, đồng thời học hỏi từ những thử thách và thành công đã trải qua để nâng cao kiến thức và phát triển kỹ năng cá nhân 

• Đạt được mục tiêu cá nhân: Mentoring giúp nhân viên xác định mục tiêu nghề nghiệp rõ ràng và phát triển bản thân theo sự hướng dẫn của mentor để đạt được mục tiêu đó

• Mở rộng mạng lưới quan hệ: Mentorship không chỉ là mối liên hệ giữa một Mentor và một Mentee mà còn là cơ hội để các Mentor kết nối với những người có chung mục tiêu và sở thích. Điều này giúp các Mentor tiếp tục chia sẻ, học hỏi kinh nghiệm và tạo dựng mạng lưới quan hệ rộng mở. Khi mentee được kết nối với Mentor, họ cũng có thể tận dụng mạng lưới quan hệ của mentor để phát triển mạng lưới quan hệ cá nhân

• Tăng cường sự tự tin: Thông qua mentoring, nhân viên có cơ hội phát triển bản thân và chinh phục thành công mục tiêu cá nhân, từ đó trở nên tự tin và nâng cao nhận thức về bản thân hơn 
• Nâng cao khả năng lãnh đạo: Với tư cách là người cố vấn, các Mentor sẽ có dịp trau dồi và phát triển các kỹ năng lãnh đạo quan trọng như kỹ năng truyền đạt kiến thức, kỹ năng hướng dẫn, kỹ năng đưa ra lời khuyên, kỹ năng lắng nghe…từ đó tạo cơ hội tích lũy thêm kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị nhân lực 

Đối với doanh nghiệp:

• Nâng cao hiệu suất làm việc: Mentoring giúp nhân viên phát triển bản thân và đạt được mục tiêu sự nghiệp, từ đó góp phần nâng cao hiệu suất và hiệu quả làm việc chung của tổ chức

• Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa lãnh đạo và nhân viên: Trong mối quan hệ mentorship, quản lý và nhân viên có thể thoải mái chia sẻ kinh nghiệm và quan điểm cá nhân với nhau nhằm hỗ trợ đối phương giải quyết vấn đề. Điều này giúp họ xây dựng một mối quan hệ tốt đẹp dựa trên sự tin tưởng, cởi mở và thấu hiểu 

• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực: Mentoring thúc đẩy văn hóa chia sẻ và học hỏi liên tục trong tổ chức, khuyến khích lãnh đạo hỗ trợ nhân viên và nhân viên tự hỗ trợ lẫn nhau để cùng phát triển

• Tăng tỷ lệ giữ chân nhân viên: Thông qua chương trình mentoring, nhân viên sẽ cảm thấy được quan tâm và hỗ trợ bởi đồng nghiệp và lãnh đạo, từ đó thêm gắn bó với công ty và giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc
• Gia tăng khả năng cạnh tranh: Nhờ khả năng giữ chân nhân viên, mentoring giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới. Đồng thời, giúp xây dựng đội ngũ nhân sự chất lượng cao, từ đó nâng cao lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường lao động

>>> XEM THÊM: TOP 10 MÔ HÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ PHỔ BIẾN NHẤT HIỆN NAY

1.3. Các loại hình mentoring phổ biến

Mentoring diễn ra dưới nhiều hình thức khác nhau, phù hợp với nhu cầu và mục tiêu phát triển của từng cá nhân. Theo đó, mentoring được phân chia thành một số loại hình phổ biến như sau:

• Mentoring một kèm một (1:1 mentoring): Đây là hình thức mentoring truyền thống nhất, trong đó một mentor dày dặn kinh nghiệm sẽ làm việc với duy nhất một mentee ít kinh nghiệm. Trong phiên cố vấn 1:1, mentor sẽ dành toàn bộ thời gian và tâm sức để tư vấn, hỗ trợ, định hướng cho mentee trong việc hoàn thành mục tiêu
• Mentoring theo nhóm (Group mentoring): Trong hình thức này, một mentor sẽ làm việc với một nhóm các mentee cùng lúc. Mentor sẽ chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm của mình với các mentee, đồng thời các mentee có thể học hỏi lẫn nhau. Mentoring nhóm có thể giúp giải quyết các vấn đề của nhóm như phân công nhiệm vụ, giải quyết xung đột, mở rộng mạng lưới quan hệ, tăng cường hiệu suất làm việc…
• Mentoring ngược (Reverse mentoring): Trong mentoring ngược, mentee sẽ là người có nhiều kinh nghiệm hơn mentor trong một lĩnh vực cụ thể. Theo đó, mentee sẽ chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm của mình với mentor, thường xảy ra khi nhân viên trẻ tuổi giúp đỡ nhân viên cấp cao học các kỹ năng hoặc công nghệ mới. Mentoring ngược có thể giúp phá vỡ các rào cản thế hệ và thúc đẩy sự sáng tạo
• Mentoring ngang bằng (Peer mentoring): Mentoring ngang bằng là một hình thức cố vấn mà hai người có cùng trình độ chuyên môn sẽ chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm nhằm hỗ trợ nhau cùng nhau phát triển. Cố vấn ngang bằng tạo ra môi trường chia sẻ thoải mái, cởi mở, đồng thời tăng cường sự kết nối và hỗ trợ giữa các bên
• Mentoring tốc độ (Speed mentoring): Mentoring tốc độ là một phần của các sự kiện hoặc hội nghị công ty. Theo đó, mà mentee sẽ gặp gỡ nhiều mentor khác nhau và đối thoại lần lượt với họ trong một khoảng thời gian ngắn. Do đó, mentee có thể tích luỹ được nhiều kiến thức và kinh nghiệm quý báu từ nhiều mentor khác nhau. 
• Mentoring trực tuyến (Online mentoring): Mentoring trực tuyến sử dụng các công nghệ như email, video call, chat để kết nối mentor và mentee. Hình thức mentoring này phù hợp với những người bận rộn hoặc sống ở những nơi xa nhau

2. 7 bước xây dựng chương trình mentoring hiệu quả cho doanh nghiệp

Chương trình mentoring hay mentorship là một chiến lược phát triển nhân sự hiệu quả mà doanh nghiệp không thể bỏ qua. Dưới đây là 7 bước xây dựng một chương trình mentoring bài bản mà doanh nghiệp có thể tham khảo.

2.1. Xác định mục tiêu của chương trình mentoring

Bước đầu tiên mà doanh nghiệp cần làm là xác định mục tiêu cụ thể của chương trình mentoring. Mục tiêu của chương trình đóng vai trò như kim chỉ nam định hướng cho các hoạt động tiếp theo và nỗ lực của người thực hiện. Trên cơ sở xác định mục tiêu rõ ràng, doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức cố vấn phù hợp và đánh giá hiệu quả của chương trình một cách dễ dàng. 

Theo đó, mục tiêu của chương trình cố vấn phải đáp ứng đủ các tiêu chí của mô hình SMART, đó là Specific (cụ thể), Measurable (đo lường được), Achievable (có thể đạt được), Relevant (phù hợp) và Time-bound (có thời hạn).

Ví dụ, mục tiêu của chương trình mentoring có thể là “Tăng tỷ lệ nữ lãnh đạo trong công ty lên 20% trong vòng 4 năm tới”, “Giảm 30% tỷ lệ nhân viên nghỉ việc trong vòng sáu tháng tới” hay “Giúp nhân viên mới nhanh chóng làm quen với môi trường làm việc trong 2 tháng đầu tiên”.

2.2. Xây dựng kế hoạch chương trình mentoring

Sau khi đã xác định được mục tiêu để theo đuổi, bước quan trọng tiếp theo là lập kế hoạch cho chương trình mentoring. Lập kế hoạch là bước quan trọng nhất nhằm đảm bảo chương trình được triển khai một cách khoa học, bài bản và đạt được hiệu quả cao.

Theo đó, một bản kế hoạch chuyên nghiệp cần bao gồm đầy đủ các yếu tố như mục tiêu chương trình, thành phần tham gia, nội dung, phương thức triển khai, thời gian thực hiện và ngân sách của chương trình:

• Mục tiêu của chương trình: Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu của chương trình và những kết quả mong muốn đạt được (kết quả này cần được cụ thể hoá bằng số liệu)
• Thành phần tham gia: Xác định rõ thành phần tham gia chương trình, bao gồm mentor (người cố vấn) và mentee (người được cố vấn). Ví dụ, mentor có thể là quản lý cấp cao, trong khi mentee có thể nhân viên mới, chưa có nhiều kinh nghiệm và cần được tư vấn, định hướng phát triển
• Hình thức triển khai: Lựa chọn hình thức mentoring phù hợp (mentoring một kèm một, mentoring nhóm, mentoring ngang bằng, mentoring ngược, mentoring tốc độ…). Bên cạnh đó, phải xác định cách thức làm việc và phương tiện trao đổi giữa mentor và mentee
• Nội dung chương trình: Nội dung chương trình mentoring cần được xây dựng phù hợp với mục tiêu của đối tượng tham gia. Ví dụ, nội dung chương trình có thể là định hướng nghề nghiệp, phát triển kỹ năng, bồi dưỡng kiến thức hay giải quyết khó khăn trong quá trình làm việc...
• Lộ trình triển khai: Xác định thời gian triển khai chương trình và các mốc thời gian quan trọng khác trong quá trình thực hiện nhằm đảm bảo chương trình được triển khai đúng tiến độ
• Dự kiến ngân sách: Lập kế hoạch ngân sách chi tiết, phân bổ chi phí một cách hợp lý vào các hạng mục khác nhau nhằm đảm bảo chương trình được triển khai trong đúng phạm vi ngân sách cho phép

>>> XEM THÊM: KẾ HOẠCH NHÂN SỰ LÀ GÌ? 6 BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ HIỆU QUẢ 100%

2.3. Thuyết phục lãnh đạo phê duyệt chương trình

Sau khi xây dựng một kế hoạch chương trình hoàn thiện, tiếp theo chương trình đó cần được ban lãnh đạo xem xét và cung cấp nguồn lực cần thiết để triển khai. Vì vậy, để thuyết phục lãnh đạo phê duyệt chương trình, đội ngũ xây dựng chương trình mentoring phải nêu bật được những lợi ích quan trọng mà nó mang lại cho doanh nghiệp:

• Trình bày rõ ràng mục tiêu của chương trình, đồng thời nhấn mạnh những lợi ích của chương trình đối với sự phát triển của doanh nghiệp, chẳng hạn như nâng cao năng suất lao động, cải thiện chất lượng đội ngũ nhân sự, gia tăng mức độ hài lòng và giữ chân nhân viên
• Nhấn mạnh lợi ích của chương trình mentoring đối với các nhà lãnh đạo: trình bày cách chương trình mentorship giúp các nhà lãnh đạo phát triển và đạt được mục tiêu cá nhân, ví dụ như nâng cao kỹ năng huấn luyện và quản lý nhân sự, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên hay đào tạo ra các nhà lãnh đạo tương lai

Bên cạnh đó, lãnh đạo cũng cần được thông tin chi tiết và đầy đủ về kế hoạch triển khai và truyền thông cho chương trình. Do đó, đội ngũ xây dựng chương trình cần:

• Trình bày chi tiết về kế hoạch triển khai chương trình: thời gian triển khai, ngân sách thực hiện, cách thức ghép mentor và mentee, giám sát các hoạt động trong chương trình và đo lường hiệu quả của chương trình
• Giải thích về kế hoạch truyền thông, quảng bá cho chương trình trong nội bộ công ty để khuyến khích sự tham gia của đông đảo nhân viên 

2.4. Truyền thông về chương trình mentoring

Sau khi nhận được sự ủng hộ của ban lãnh đạo, bước tiếp theo là tiến hành truyền thông cho chương trình mentoring. 

Bước này nhằm mục đích tạo sự hiểu biết và thu hút sự quan tâm của các thành viên trong công ty. Nếu nhân viên không nhận thức được giá trị và lợi ích mà chương trình mang lại, họ sẽ cảm thấy như đang bị ép buộc tham gia một khóa đào tạo dài hạn thay vì một cơ hội phát triển và thăng tiến. Vì vậy, những người làm chương trình cần thực hiện các hoạt động truyền thông nhằm truyền cảm hứng, thôi thúc mọi người tự nguyện tham gia chương trình.

Về nội dung truyền thông, hãy đảm bảo cung cấp đầy đủ những thông tin sau:

• Mục đích của chương trình
• Lợi ích mà chương trình mang lại cho nhân viên
• Thành phần tham gia chương trình
• Cách thức tham gia chương trình
• Thời gian và địa điểm diễn ra chương trình
• Các hoạt động trong chương trình
• Nội dung chương trình

Trong đó, cần tập trung truyền thông về những lợi ích thiết thực mà chương trình mentoring mang lại trong việc giúp đỡ nhân viên học tập, phát triển và thăng tiến sự nghiệp như thế nào. Từ đó, tạo động lực để nhân viên tích cực hưởng ứng và tham gia chương trình.

Về cách thức truyền thông, doanh nghiệp có thể tham khảo một số gợi ý dưới đây:

• Tổ chức những buổi chia sẻ về chương trình mentoring trong giờ giải lao của công ty, ví dụ như giờ nghỉ trưa
• Đăng tải các bài viết truyền thông về chương trình trên website nội bộ của công ty hoặc trên các nền tảng mạng xã hội của công ty
• Gửi email, tin nhắn thông báo về chương trình cho nhân viên 
• Kết hợp với các nhà quản lý để thông tin về chương trình và khuyến khích nhân viên cấp dưới tham gia

Như vậy, để thực hiện truyền thông hiệu quả, doanh nghiệp cần đảm bảo truyền tải nội dung thông điệp một cách rõ ràng, súc tích, dễ hiểu. Đồng thời, doanh nghiệp cần lựa chọn các phương tiện và cách thức truyền thông phù hợp để tiếp cận được toàn bộ nhân viên.

>>> XEM THÊM: TRUYỀN THÔNG MARKETING LÀ GÌ? MÁCH BẠN CÁCH XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC MARKETING HIỆU QUẢ

2.5. Ghép cặp mentor và mentee

Bước này nhằm mục đích kết nối mentee với mentor phù hợp nhằm tạo thành những cặp đôi làm việc ăn ý. Chỉ khi mentor và mentee có tiếng nói chung thì họ mới có thể phối hợp nhịp nhàng và đạt hiệu quả cao trong quá trình cố vấn. 

Để ghép cặp mentor và mentee thành công cần căn cứ vào một số tiêu chí dưới đây:

• Năng lực, trình độ chuyên môn
• Mục tiêu nghề nghiệp và định hướng phát triển
• Phong cách làm việc
• Tính cách cá nhân
• Giá trị theo đuổi
• Cách giao tiếp, lối sống

Sau khi xác định các cặp đôi mentor và mentee tiềm năng, tiếp theo cần đánh giá mức độ phù hợp giữa họ bằng cách để họ thử phối hợp làm việc với nhau. Nếu mentor và mentee cảm thấy phù hợp và đồng ý tham gia chương trình, hãy tiến hành ghép đôi chính thức và cung cấp đầy đủ thông tin về đối phương để bắt đầu mối quan hệ cố vấn. 

2.6. Định hướng hoạt động cho các cặp đôi mentor - mentee

Nhiệm vụ tiếp theo khi triển khai chương trình mentoring là cung cấp các chỉ dẫn và thống nhất cách thức làm việc chung giữa mentor và mentee nhằm đảm bảo mọi người hiểu rõ vai trò cũng như mục tiêu của mình. Điều này giúp cố vấn và nhân viên phối hợp ăn ý với nhau, từ đó đảm bảo quá trình mentoring diễn ra suôn sẻ. 

Dưới đây là một số chỉ dẫn quan trọng nhằm định hướng hoạt động cho cố vấn và người được cố vấn:

• Tạo cơ hội để mentor và mentee chia sẻ với nhau về mục tiêu và mong muốn của bản thân khi tham gia chương trình mentoring
• Khuyến khích mentor và mentee phản hồi về mục tiêu và mong muốn của đối phương
• Khuyến khích mentor chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm thực tế, đưa ra lời khuyên cho đối phương
• Thảo luận về những thuận lợi và khó khăn mà mentor và mentee có thể gặp phải trong quá trình cố vấn và đề xuất hướng giải quyết

2.7. Đánh giá hiệu quả chương trình mentoring 

Bước cuối cùng khi triển khai chương trình cố vấn là thực hiện đo lường và đánh giá hiệu quả chương trình. Nếu không theo dõi và đo lường hiệu quả, doanh nghiệp sẽ không thể đánh giá chính xác thành công của chương trình, đồng thời không nhận diện được những hạn chế cần khắc phục. 

Để đánh giá hiệu quả chương trình mentoring, doanh nghiệp có thể căn cứ vào những tiêu chí dưới đây: 

• Mức độ tham gia: Chương trình đã thu hút được bao nhiêu người tham gia?
• Mức độ gắn bó: Có bao nhiêu người gắn bó lâu dài với chương trình, bao nhiêu người rời bỏ chương trình?
• Mức độ hài lòng: Người tham gia có cảm thấy hài lòng về chương trình không? Chương trình có giúp họ đạt được mục tiêu cá nhân không? Họ nhận được những giá trị gì khi tham gia chương trình?
• Mức độ ảnh hưởng: Chương trình có tác động tích cực/ tiêu cực như thế nào đến người tham gia? (ví dụ như giúp nhân viên thay đổi nhận thức, nâng cao kỹ năng và phát triển toàn diện)
• Hiệu quả ngân sách: Trong phạm vi ngân sách cho phép, chương trình mentoring có đạt được hiệu quả như kỳ vọng không?
• Khả năng phát triển: Liệu có thể mở rộng quy mô và tiếp tục phát triển chương trình trong tương lai không?

3. Những lưu ý giúp triển khai chương trình mentoring thành công

Trên đây là 7 bước xây dựng chương trình mentoring hiệu quả. Vậy trong quá trình triển khai, làm thế nào để đảm bảo chương trình sẽ thành công tốt đẹp? Hãy theo dõi những lưu ý dưới đây. 

3.1. Khuyến khích lãnh đạo trở thành người cố vấn

Bí quyết đầu tiên để triển khai thành công chương trình mentoring là khuyến khích sự tham gia của các nhà lãnh đạo cấp cao. Với danh tiếng của mình, các nhà lãnh đạo sẽ giúp gia tăng uy tín và sức hút cho chương trình một cách đáng kể. 

Bằng cách đảm nhận vai trò của người cố vấn, các nhà lãnh đạo có thể chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm quý báu của mình nhằm tạo động lực và truyền cảm hứng học tập cho nhân viên. Từ đó, khuyến khích họ khám phá và phát triển tối đa năng lực của bản thân. Như vậy, nhà lãnh đạo không chỉ là người thầy mà còn là người đồng hành đáng tin cậy của nhân viên. Bên cạnh đó, việc lãnh đạo trở thành người cố vấn còn giúp thu hẹp khoảng cách với nhân viên cấp dưới, góp phần tạo dựng mối quan hệ gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên. 

Nhằm khuyến khích lãnh đạo trở thành nhà cố vấn, hãy cung cấp cho họ đầy đủ thông tin về chương trình, trong đó đặc biệt nhấn mạnh những lợi ích thiết thực mà chương trình mang lại cho cá nhân nhà lãnh đạo và toàn bộ doanh nghiệp. Chẳng hạn, trở thành người cố vấn sẽ giúp họ phát triển kỹ năng lãnh đạo, mở rộng mạng lưới quan hệ và xây dựng thương hiệu cá nhân.  

3.2. Duy trì kết nối giữa mentor và mentee 

Để đạt được thành công trong chương trình cố vấn, việc duy trì mối quan hệ bền chặt giữa mentor và mentee là điều tối quan trọng. Không chỉ trong suốt thời gian diễn ra chương trình, mà ngay cả sau khi chương trình kết thúc, mentor và mentee vẫn nên tiếp tục đồng hành và hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết. Điều này giúp mối quan hệ đồng nghiệp trở nên khăng khít hơn, từ đó tăng cường sự gắn kết trong tổ chức. 

Theo đó, để duy trì kết nối, mentor và mentee nên được khuyến khích giữ liên lạc và sẵn sàng hỗ trợ lẫn nhau khi cần thiết. Doanh nghiệp cũng có thể tổ chức các buổi gặp gỡ định kỳ để tạo cơ hội giao lưu, chia sẻ giữa mentor và mentee. Bên cạnh đó, mentor có thể cung cấp sự sự hỗ trợ liên tục cho mentee thông qua email, tin nhắn hoặc các kênh giao tiếp khác mà không cần phải gặp gỡ trực tiếp.

3.3. Tôn trọng và bảo vệ quyền riêng tư

Bản chất mối quan hệ cố vấn được xây dựng dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau, vì vậy tôn trọng và bảo vệ quyền riêng tư của các bên là điều vô cùng cần thiết. Chỉ khi chắc chắn rằng các thông tin riêng tư sẽ được bảo mật thì mentor và mentee mới cởi mở chia sẻ suy nghĩ và cảm nhận cá nhân. 

Để đảm bảo quyền riêng tư cho các bên tham gia, các thoả thuận về bảo mật quyền riêng tư nên được thiết lập như một điều khoản trong hợp đồng của chương trình. Theo đó, doanh nghiệp cần cam kết giữ kín mọi thông tin cá nhân của mentor và mentee, không được tiết lộ ra bên ngoài nếu không có sự đồng ý của các bên. 

3.4. Giải quyết những khó khăn của mentor và mentee

Trong quá trình phối hợp làm việc, sẽ có những lúc mentor và mentee gặp trở ngại trong việc giải quyết mâu thuẫn và dung hòa sự khác biệt. Nếu không kịp thời giải quyết những khó khăn này, mối quan hệ cố vấn sẽ có nguy cơ bị rạn nứt và không đạt được hiệu quả như mong đợi. Do đó, thay vì đứng nhìn mentor và mentee loay hoay giải quyết khó khăn của họ, đội ngũ xây dựng chương trình mentorship nên chủ động can thiệp và tìm cách tháo gỡ. 

Để làm được điều này, những người xây dựng chương trình nên tổ chức các buổi gặp mặt định kỳ để lắng nghe mentor và mentee chia sẻ về những trở ngại mà họ đang gặp phải. Sau đó, đưa ra lời khuyên, tư vấn nhằm giúp họ tìm thấy tiếng nói chung và thống nhất một phương án giải quyết phù hợp. Một bí quyết giúp các bên nhanh chóng tìm thấy giải pháp phù hợp là xem xét các lợi ích chung mà họ sẽ nhận được khi tham gia chương trình. 

3.5. Đánh giá hiệu quả liên tục

Bí quyết cuối cùng để đảm bảo hiệu quả của chương trình mentoring là tiến hành đo lường và đánh giá liên tục. Theo đó, đội ngũ xây dựng chương trình nên thiết lập các tiêu chí và chỉ số cụ thể để đo lường hiệu quả của chương trình. Hoạt động đo lường nên diễn ra thường xuyên nhằm giúp doanh nghiệp theo dõi sát sao sự phát triển của chương trình. Từ đó, kịp thời điều chỉnh những yếu tố chưa phù hợp nhằm cải thiện chất lượng chương trình. 

4. Bí quyết giúp nhà lãnh đạo trở thành mentor tài năng

Trở thành một cố vấn tài năng là mục tiêu mà nhiều nhà lãnh đạo theo đuổi. Điều này đòi hỏi lãnh đạo phải có kiến thức và trình độ chuyên môn cao, đồng thời phải thành thạo những kỹ năng mềm quan trọng. Dưới đây là 5 bí quyết giúp lãnh đạo nhà trở thành một mentor chuyên nghiệp. 

4.1. Trau dồi kiến thức và kinh nghiệm thực tế

Nâng cao kiến thức và tích lũy nhiều kinh nghiệm thực tế nên là ưu tiên hàng đầu của một mentor chuyên nghiệp. Đó là bởi, trong quá trình cố vấn, mentor cần đưa ra những lời khuyên và chỉ dẫn đúng đắn nhằm định hướng nhân viên đi đúng con đường phát triển. Để làm được điều này, mentor bắt buộc phải là người dày dặn kinh nghiệm và có sự hiểu biết sâu rộng về một lĩnh vực cụ thể. 

Theo đó, để trở thành người cố vấn với kiến thức sâu rộng và kinh nghiệm dày dặn, lãnh đạo có thể:

• Tham gia các khóa học, hội thảo, các chương trình đào tạo để cập nhật những kiến thức và xu hướng mới nhất trong lĩnh vực của mình
• Đọc sách, báo và các tài liệu liên quan đến lĩnh vực mà mình sẽ hướng dẫn để nâng cao kiến thức chuyên môn
• Tham gia vào các dự án hoặc nghiên cứu liên quan đến lĩnh vực của mình để mở rộng kiến thức và kinh nghiệm.
• Học hỏi từ những mentor khác để trau dồi thêm kiến thức và kinh nghiệm thực tiễn
• Thực hành cố vấn cho nhân viên cấp dưới và cố vấn cho những người có cùng trình độ với mình để rút kinh nghiệm từ những tình huống thực tế

4.2. Khả năng lãnh đạo xuất sắc

Bên cạnh kiến thức và kinh nghiệm, một mentor tài năng cần có khả năng lãnh đạo xuất sắc. Khả năng lãnh đạo cho phép mentor định hướng, dẫn dắt và hỗ trợ người học phát triển bản thân để đạt được mục tiêu của mình. Đồng thời, với kỹ năng lãnh đạo xuất sắc, mentor có thể tạo động lực và truyền cảm hứng để người học kiên định với mục tiêu đã đề ra. 

Để rèn luyện kỹ năng lãnh đạo, các nhà lãnh đạo cấp cao có thể tham khảo những cách sau:

• Phát triển kỹ năng tư duy phản biện 
• Rèn luyện kỹ năng phân tích và giải quyết tình huống
• Rèn luyện tính kỷ luật và có tổ chức
• Phát triển kỹ năng lắng nghe và giao tiếp hiệu quả
• Nhận xét, đánh giá vấn đề một cách khách quan, chính xác
• Tôn trọng và đối xử công bằng với nhân viên, từ đó tạo dựng niềm tin với họ
• Xây dựng hình ảnh bản thân là một nhà lãnh đạo có tâm và có tầm
• Phong cách lãnh đạo linh hoạt, tránh áp đặt

4.3. Phát triển kỹ năng lắng nghe hiệu quả

Lắng nghe hiệu quả không chỉ là một kỹ năng sống thiết yếu mà còn là một vũ khí quan trọng mà bất cứ mentor nào cũng cần trang bị cho mình. Lắng nghe tích cực cho phép lãnh đạo tập trung toàn bộ sự chú ý vào nhân viên để thấu hiểu suy nghĩ, tâm tư của họ, từ đó xử lý thông tin nhanh chóng và hiệu quả. Không chỉ vậy, sự lắng nghe của cố vấn sẽ giúp nhân viên cảm thấy được tôn trọng và quan tâm, từ đó họ sẽ thoải mái và cởi mở chia sẻ thông tin hơn. 

Để rèn luyện kỹ năng lắng nghe hiệu quả, lãnh đạo cần:

• Tập trung toàn bộ tâm trí vào người nói, tránh bị sao nhãng bởi các yếu tố ngoại cảnh
• Lắng nghe một cách toàn diện
• Tập trung quan sát nhằm thấu hiểu những điều mà người nói không trình bày trực tiếp
• Kết hợp ghi nhớ và phân tích thông tin trong quá trình lắng nghe
• Không phán xét, áp đặt trong quá trình lắng nghe
• Thể hiện sự đồng cảm trong quá trình lắng nghe

4.4. Phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả

Bên cạnh kỹ năng lắng nghe, nhằm đảm bảo quá trình trao đổi thông tin hai chiều diễn ra suôn sẻ, người cố vấn cần trang bị thêm cho mình kỹ năng giao tiếp hiệu quả. Nếu thiếu kỹ năng giao tiếp hiệu quả, người cố vấn có thể gặp khó khăn trong việc truyền đạt kiến thức và chỉ dẫn nhân viên. Điều này khiến nhân viên cảm thấy khó hiểu và khó làm theo sự hướng dẫn của cố vấn, từ đó làm giảm hiệu quả phối hợp giữa hai bên. 

Do vậy, để rèn luyện kỹ năng giao tiếp hiệu quả, lãnh đạo có thể tham khảo những phương pháp sau:

• Lắng nghe một cách chủ động và tích cực
• Sử dụng ngôn ngữ diễn đạt ngắn gọn, súc tích, dễ hiểu
• Kết hợp linh hoạt giữa giao tiếp ngôn từ và giao tiếp phi ngôn từ 
• Phản hồi tích cực những câu hỏi hoặc đề xuất của đối phương
• Đặt câu hỏi và yêu cầu phản hồi từ đối phương
• Tạo sự tôn trọng, tin tưởng trong quá trình giao tiếp
• Tìm ra điểm chung giữa mentor và mentee, cố gắng dung hòa sự khác biệt

4.5. Rèn luyện kỹ năng phê bình khéo léo

Cuối cùng, để trở thành một mentor chuyên nghiệp, nhà lãnh đạo cần rèn luyện kỹ năng phê bình tinh tế và khéo léo. 

Trong quá trình cố vấn, điều quan trọng là lãnh đạo phải đưa ra những phản hồi khách quan và mang tính xây dựng để tạo động lực phấn đấu cho nhân viên. Những lời phê bình, chỉ trích gay gắt có thể khiến nhân viên mất niềm tin vào bản thân và trở nên nhụt chí. Không chỉ vậy, điều này có thể khiến nhân viên mất thiện cảm và sự tin tưởng với nhà lãnh đạo, từ đó ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả cố vấn.

Do đó, rèn luyện kỹ năng phê bình khéo léo là điều tối cần thiết và để làm được điều này, lãnh đạo có thể:

• Ghi nhận và khen ngợi những ưu điểm hay thành tích mà nhân viên đạt được
• Động viên nhân viên tiếp tục phát huy ưu điểm
• Góp ý khéo léo nhằm giúp nhân viên nhận ra hạn chế của bản thân và tìm cách khắc phục nó
• Khuyến khích nhân viên tự đánh giá và phê bình bản thân

5. Làm thế nào để phân biệt mentoring và coaching?

Coaching và mentoring là hai thuật ngữ phổ biến trong lĩnh vực đào tạo và huấn luyện nhân sự. Tuy nhiên, chủ doanh nghiệp thường nhầm lẫn hai thuật ngữ này do những điểm tương đồng đặc biệt. Mặt khác, mentoring và coaching có những điểm khác biệt nổi bật về nội dung, cách thức tiếp cận và phương pháp triển khai. Vậy coaching và mentoring là gì và chúng khác nhau như thế nào? 

Nhìn chung, Coaching hay Mentoring đều có những ưu nhược điểm nhất định phù hợp với từng quy mô và mục đích đào tạo trong doanh nghiệp. Cập nhật các xu thế quản trị và đào tạo nhân sự trong thời đại mới, Trường Doanh Nhân HBR hân hạnh cung cấp đến quý độc giả các chương trình tư vấn QUẢN TRỊ NHÂN SỰ hiệu quả cho từng doanh nghiệp, từng tổ chức.

6. Kết luận

Như vậy, bài viết đã cung cấp kiến thức sơ lược về mentoring, bao gồm khái niệm, vai trò và phân loại các hình thức mentoring. Trên cơ sở đó, hướng dẫn quy trình xây dựng chương trình mentoring bài bản với 7 bước hiệu quả. Bên cạnh đó, chỉ ra những lưu ý giúp triển khai chương trình mentoring hiệu quả và bật mí bí quyết trở thành một mentor xuất sắc. Trường Doanh Nhân HBR hy vọng rằng, những kiến thức bổ ích trong bài viết sẽ giúp doanh nghiệp triển khai thành công chương trình cố vấn trong thực tế, góp phần nâng cao hiệu suất làm việc của cá nhân và tổ chức.