Nhịp sống hối hả cộng thêm các đầu việc quá nhiều khiến chủ doanh nghiệp gần như bị cuốn trôi trong vòng công việc, không có đủ quỹ thời gian để thực hiện mọi thứ. Điều này khiến hiệu suất công việc và chất lượng cuộc sống của họ bị ảnh hưởng đáng kể. Thấu hiểu những khó khăn trong quá trình quản trị và vận hành doanh nghiệp, Trường Doanh Nhân HBR gợi ý 9 cách giúp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả.
1. Kỹ năng quản lý thời gian là gì?
Kỹ năng quản lý thời gian là quá trình phân chia, sắp xếp thứ tự ưu tiên các hoạt động và phân bổ các nhiệm vụ cần làm. Đồng thời loại bỏ những việc gây xao nhãng để tối ưu hóa hiệu suất. Quản lý thời gian hiệu quả cho phép mỗi cá nhân hoàn thành nhiều việc hơn trong một khoảng thời gian ngắn hơn nhưng không khiến cơ thể bị căng thẳng hoặc cạn kiệt năng lượng. Nói cách khác, kỹ năng quản lý thời gian xuất sắc giúp con người làm việc thông minh hơn chứ không phải chăm chỉ hơn để tăng năng suất.
Vai trò của kỹ năng quản lý thời gian:
- Tăng năng suất, hiệu quả: Khi sắp xếp thời gian làm việc phù hợp, phân loại mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ, chúng ta sẽ tiết kiệm được một khoảng thời gian, đồng thời có thể tối đa hóa sức mạnh và sự tập trung, giảm thiểu sự phân tán để hoàn thành công việc
- Giảm áp lực: Bằng cách sử dụng kỹ năng quản lý thời gian để tạo ra một lịch trình làm việc hợp lý, mỗi người có thể tránh được tình trạng phải làm việc vội vàng, cảm thấy áp lực vì không đủ thời gian
- Cân bằng cuộc sống: Bằng cách lên kế hoạch và quản lý thời gian một cách hợp lý, chúng ta có thể dành thời gian cho những hoạt động khác ngoài công việc như gia đình, người thân yêu, bản thân…
2. Gợi ý 9 cách giúp chủ doanh nghiệp tối ưu kỹ năng quản lý thời gian
Có thể nói, kỹ năng quản lý thời gian đóng vai trò quan trọng đối với tất cả mọi người đặc biệt là các chủ doanh nghiệp. Kỹ năng này giúp những người đứng đầu tổ chức tăng hiệu suất cá nhân, đào tạo và quản lý nhân viên một cách hiệu quả, để từ đó đưa ra quyết định chiến lược đúng đắn, đưa doanh nghiệp đi lên.
Để xây dựng kỹ năng quản lý thời gian nhanh chóng và hiệu quả hơn, hãy cùng áp dụng ngay 9 phương pháp cốt lõi ngay ở dưới đây.
2.1. Xác định mục tiêu
Xác định mục tiêu là một phần quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian, vì nó giúp chúng ta tập trung vào những gì thực sự quan trọng và định hướng cho các hoạt động hàng ngày của mình. Để xác định mục tiêu hiệu quả, điều quan trọng là phải biết cách đặt ra các mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được và có ý nghĩa.
Một cách để xác định mục tiêu hiệu quả là sử dụng phương pháp S.M.A.R.T, tức là mục tiêu phải đáp ứng các tiêu chí sau:
- Cụ thể (Specific): Mục tiêu cần phải rõ ràng và cụ thể, không mơ hồ hoặc mơ mộng
- Đo lường được (Measurable): Mục tiêu phải có thể đo lường hoặc đánh giá được, để bạn có thể theo dõi tiến độ của mình
- Có khả thi (Achievable): Mục tiêu cần phải khả thi và có thể đạt được trong khả năng của bạn
- Phù hợp (Relevant): Mục tiêu cần phải phù hợp với mục đích lớn hơn của bạn và mang lại giá trị thực sự
- Có thời hạn (Time-bound): Mục tiêu cần phải có thời hạn cụ thể để tạo động lực và áp lực cần thiết để hoàn thành
Ví dụ cụ thể về việc xác định mục tiêu theo phương pháp S.M.A.R.T là: “Tăng doanh số bán hàng của sản phẩm X lên 20% trong vòng 6 tháng kể từ ngày hôm nay. Để đạt được mục tiêu này, doanh nghiệp cần tập trung vào việc tăng cường chiến lược tiếp thị trực tuyến và offline, tăng cường huấn luyện nhân viên bán hàng để nâng cao khả năng tư vấn và bán hàng. Đồng thời phải tối ưu hóa quy trình sản xuất và phân phối để giảm chi phí và tăng tính cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường. Doanh nghiệp đánh giá tiến độ mỗi tháng và điều chỉnh chiến lược nếu cần thiết để đảm bảo rằng mục tiêu được đạt đến vào thời hạn đã đề ra”.
2.2. Xây dựng kế hoạch
Xây dựng kế hoạch là một bước quan trọng trong việc tổ chức và quản lý thời gian một cách có hệ thống đặc biệt đối với các chủ doanh nghiệp. Khi lập kế hoạch, chúng ta cần xác định thời gian cần thiết để hoàn thành một công việc và phân chia nó thành các giai đoạn nhỏ hơn để dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ.
Một kế hoạch tốt sẽ bao gồm việc ưu tiên các công việc theo mức độ khẩn cấp và quan trọng, cũng như dự phòng và đối phó với những trở ngại có thể phát sinh trong quá trình thực hiện. Điều này giúp chúng ta sử dụng thời gian một cách hiệu quả, đảm bảo rằng chúng ta hoàn thành các nhiệm vụ đúng tiến độ và đạt được kết quả mong muốn.
>>> XEM THÊM:
2.3. Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên
Bằng cách xác định và ưu tiên những công việc quan trọng, chủ doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng những việc cần thiết được hoàn thành trước, giúp giảm áp lực khi tiếp tục triển khai các nhiệm vụ tiếp theo. Việc ưu tiên này cũng giúp lãnh đạo có thể tập trung tối đa vào các công việc quan trọng, đảm bảo hiệu suất làm việc cao nhất. Đồng thời, nó cũng giúp cân bằng thời gian và nguồn lực của chúng ta, tránh sự phân tán và lãng phí thời gian cho những việc không cần thiết.
Ví dụ, một mục tiêu S.M.A.R.T trong kinh doanh có thể là "Tăng doanh số bán hàng 20% trong quý 3 của năm nay nhưng vẫn giảm được chi phí Marketing để tối ưu nguồn lực cho các hoạt động khác."
Khi đã xác định mục tiêu, chúng ta cần đánh giá mức độ ưu tiên của từng công việc để sắp xếp công việc theo đúng thứ tự quan trọng nhất. Trong chiến lược tăng doanh số bán hàng nhưng vẫn giảm chi phí Marketing này chúng ta cần ưu tiên chăm sóc các khách hàng đã có sẵn, các khách hàng cũ để tạo ra doanh số sau đó mới ưu tiên đến chạy các chương trình Marketing để tạo ra tệp khách hàng mới. Bởi lẽ, chi phí chăm sóc và tối ưu khách hàng cũ sẽ ít tốn kém hơn so với việc đốt tiền vào các chiến dịch để chạy ra khách mới. Đặc biệt, khi tối ưu được tệp khách hàng cũ cũng sẽ giúp doanh nghiệp mở rộng được tệp khách hàng fan, đây chính là những người sẵn sàng Marketing cho sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp mà không mất một đồng chi phí nào.
Bằng cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên dựa trên mức độ quan trọng và ảnh hưởng đối với mục tiêu kinh doanh, chúng ta có thể tối ưu hóa thời gian và nguồn lực của mình để đạt được hiệu suất làm việc cao nhất và đạt được kết quả mong muốn trong kinh doanh.
2.4. Tập trung vào khung giờ vàng của bản thân
Tập trung vào "khung giờ vàng" của mỗi người là một chiến lược quan trọng để quản lý thời gian hiệu quả. Khung giờ vàng có thể khác nhau từ người này sang người khác; một số người có hiệu suất làm việc cao nhất vào buổi sáng. Trong khi có người tập trung tốt hơn vào buổi chiều hoặc buổi tối. Vì vậy, các chủ doanh nghiệp, ban lãnh đạo cần phải tự nhận biết khi nào bản thân hoạt động hiệu quả nhất để sắp xếp công việc phù hợp.
Khi đã xác định được khung giờ vàng của bản thân, hãy sắp xếp những công việc quan trọng hoặc đòi hỏi sự tập trung cao nhất để làm trong thời gian này. Điều này giúp tận dụng tối đa sức mạnh làm việc tại thời điểm tốt nhất của mình, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và đạt được kết quả tốt nhất trong công việc.
2.5. Đặt deadline cho mọi công việc
Thiết lập thời hạn cho mỗi công việc là một phần quan trọng trong kỹ năng quản lý thời gian. Việc này đồng nghĩa với việc mỗi chủ doanh nghiệp cần xác định và ước lượng thời gian cần thiết cho từng nhiệm vụ. Thiết lập deadline không chỉ giúp chúng ta tổ chức thời gian một cách hiệu quả hơn mà còn giúp tránh xa thói quen xấu của việc trì hoãn và lãng phí thời gian vào những việc không đem lại giá trị.
2.6. Không ôm đồm quá nhiều công việc
Rất nhiều chủ doanh nghiệp đang hoạt động trong tình trạng quá tải, việc gì cũng phải nhúng tay vào vì không làm thì không có đầu việc nào đạt hiệu quả như mong muốn. Nguyên nhân dẫn đến điều này ngoài kỹ năng quản lý thời gian kém còn bởi doanh nghiệp đang không tuyển được nhân sự phù hợp khiến mọi việc sếp đều phải ôm đồm. Đây là tình trạng chung của khá nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay bởi đa số lãnh đạo đều đi lên từ dân chuyên môn, kinh doanh, quản lý và tuyển dụng gần như theo bản năng.
>>> Thấu hiểu nỗi đau này của nhiều chủ doanh nghiệp, Trường Doanh Nhân HBR phối hợp cùng Mr. Tony Dzung tổ chức chương trình “tuyển dụng nhân sự 4.0” giúp chủ doanh nghiệp thoát khỏi vũng lầy công việc quá tải.
2.7. Bố trí không gian làm việc khoa học
“Nhà sạch thì mát, bát sạch ngon cơm” - trong công việc cũng vậy, môi trường làm việc có ảnh hưởng nhất định đến tâm trạng và hiệu suất làm việc của chủ nhân. Để tối ưu hóa hiệu suất làm việc, việc sắp xếp không gian làm việc một cách khoa học là rất quan trọng. Một văn phòng lộn xộn và không được tổ chức sẽ gây ra sự gián đoạn trong công việc và mất thời gian để tìm kiếm các tài liệu quan trọng. Để giải quyết vấn đề này, việc sắp xếp không gian làm việc theo cách khoa học sẽ giúp tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện làm việc thoải mái hơn.
Hãy đặt những tài liệu quan trọng và cần thiết ở những nơi dễ nhìn thấy và tiếp cận nhất, và phân loại chúng vào các thư mục tương ứng. Tổ chức văn phòng sạch sẽ bằng cách loại bỏ các tài liệu không cần thiết và giấy tờ thừa thải cũng là một phương pháp hiệu quả để giữ không gian làm việc gọn gàng. Tối giản hóa phong cách sống cũng đồng nghĩa với việc quản lý thời gian một cách hiệu quả.
2.8. Hãy tập thể dục và thư giãn thường xuyên
Thực hiện các hoạt động thể dục và thư giãn đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sức khỏe và cân bằng tinh thần. Luyện tập thể dục không chỉ giúp cơ thể khỏe mạnh hơn mà còn có thể cải thiện tinh thần, giảm stress và tăng cường năng suất trong công việc.
Khi tích hợp việc lên lịch trình và dành thời gian cho việc tập thể dục, chúng ta không chỉ đang chăm sóc sức khỏe của bản thân mà còn tạo ra một môi trường tốt hơn cho sự tập trung và hiệu quả trong công việc hàng ngày. Bằng cách này, bản thân mỗi người có thể tránh xa khỏi những hoạt động không cần thiết và tập trung vào những điều quan trọng hơn trong cuộc sống và công việc.
Ngoài việc rèn luyện chủ động bản thân, ban lãnh đạo công ty cũng có thể tổ chức các chương trình bứt phá giới hạn cho toàn bộ nhân viên công ty. Điều này vừa giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực lại giúp toàn bộ nhân viên nâng cao sức khoẻ, cải thiện đời sống thể chất, tinh thần giúp tối ưu thời gian làm việc.
Vừa qua, HBR Holdings tổ chức chương trình “VƯỢT GIAN NAN - ĐẬP TAN THÁCH THỨC CÙNG HBR HOLDINGS”. Hoạt động rèn luyện thể lực với sự tham gia của gần 50 thành viên đã diễn ra. Được biết, các "chiến binh" sẽ chinh phục cung đường từ Hồ Tây tới Vinhome Ocean Park 3 và ngược lại lên đến hơn 60km. Chương trình là cơ hội giúp các thành viên trong đại gia đình HBR xích lại gần nhau hơn đồng thời cũng tạo động lực cho mỗi người đập tan giới hạn của bản thân thông qua rèn luyện thể chất.
2.9. Nâng cao tinh thần kỷ luật và tạo dựng thành thói quen
Mr. Tony Dzung - CEO Trường Doanh Nhân HBR từng nói “mình sinh ra mình không phải là con người kỷ luật nhưng mình biết rằng nếu không có kỷ luật chắc chắn mình sẽ thất bại”.
Trong việc quản lý thời gian, việc nâng cao tinh thần kỷ luật và phát triển thành thói quen là một phần không thể thiếu của bất kỳ nhà lãnh đạo nào. Tính kỷ luật giúp chúng ta tổ chức và quản lý thời gian một cách hiệu quả, tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng và ưu tiên công việc theo đúng thứ tự ưu tiên.
Một cách để thực hiện điều này là thiết lập các quy tắc và cam kết với bản thân, sau đó theo dõi và tuân thủ chúng để tạo ra các thói quen tích cực. Bằng cách này, chủ doanh nghiệp có thể đảm bảo hoàn thành các công việc đúng thời hạn, tránh lãng phí thời gian và sự phân tâm bởi những việc không quan trọng. Kết quả có thể nâng cao năng suất làm việc và đạt được nhiều thành công hơn cả trong công việc và cuộc sống.
Ví dụ, chủ doanh nghiệp dành thời gian 15 phút vào buổi sáng mỗi ngày để đọc và trả lời email khẩn cấp từ khách hàng. Việc làm này, không chỉ giúp duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng mà còn tạo ra một thói quen có ích trong việc quản lý thời gian và tăng cường hiệu suất làm việc.
3. 3 nguyên tắc giúp doanh nghiệp quản lý thời gian hiệu quả
Trong hoạt động kinh doanh, chủ doanh nghiệp cùng với các nhà quản trị luôn phải có kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả mới có thể dẫn dắt tổ chức đi lên. Sau đây là nguyên tắc cơ bản giúp họ làm được điều này:
3.1. Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer)
Quy tắc 4D (Do – Dump – Delegate – Defer) trong quản lý thời gian là một phương pháp giúp cho việc quản lý công việc trở nên hiệu quả hơn bằng cách xác định và xử lý các nhiệm vụ theo từng bước cụ thể.
- Do (Làm): Đây là bước xác định những công việc cần được thực hiện ngay lập tức và hoàn thành. Các nhiệm vụ ưu tiên và quan trọng nhất thường được thực hiện trong bước này
- Dump (Loại bỏ): Trong bước này, nhận biết và loại bỏ những công việc không quan trọng hoặc không cần thiết. Điều này giúp giảm bớt tải công việc và tập trung vào những việc có giá trị cao hơn
- Delegate (Uỷ quyền): Ở bước này, xác định những công việc có thể được giao cho người khác để thực hiện. Từ đó giúp giảm áp lực và tăng cường hiệu suất bằng cách sử dụng tài nguyên hiệu quả hơn
- Defer (Trì hoãn): Bước cuối cùng là xác định những công việc không thể hoặc không cần thiết phải thực hiện ngay lập tức và lập kế hoạch để làm chúng sau này. Trì hoãn không phải là điều gì xấu mà nó sẽ giúp tạo ra một lịch trình làm việc hợp lý và tăng cường khả năng tập trung vào các công việc quan trọng hơn
3.2. Nguyên tắc Pareto 80/20
Nguyên tắc Pareto còn được biết đến với tên gọi "quy luật 80/20". Đây là một nguyên lý trong kinh tế học và quản lý, được đặt tên theo nhà kinh tế người Ý Vilfredo Pareto. Nguyên tắc Pareto nói rằng trong nhiều tình huống, khoảng 80% kết quả được tạo ra bởi khoảng 20% nguyên nhân.
Để áp dụng nguyên tắc Pareto vào quản lý thời gian hiệu quả, trước hết bạn cần xác định những hoạt động hoặc nhiệm vụ mà mang lại hiệu suất và giá trị cao nhất cho bạn hoặc doanh nghiệp của bạn. Sau đó, tập trung nỗ lực của mình vào những hoạt động đó và cố gắng tối ưu hóa chúng. Đồng thời, bạn cũng cần nhận ra và giảm bớt hoặc loại bỏ những hoạt động không hiệu quả hoặc ít có ý nghĩa.
Ví dụ về việc áp dụng nguyên tắc Pareto 80/20 trong hoạt động kinh doanh có thể như sau:
Quản lý khách hàng:
- Phân tích dữ liệu khách hàng và nhận ra rằng 20% khách hàng chiếm khoảng 80% doanh thu của doanh nghiệp
- Tập trung nỗ lực vào việc duy trì và phát triển mối quan hệ với những khách hàng quan trọng này, bằng cách cung cấp dịch vụ chất lượng cao và tăng cường tương tác
Quản lý sản phẩm hoặc dịch vụ:
- Xác định rằng 20% sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp tạo ra 80% lợi nhuận
- Tập trung vào việc phát triển và tiếp thị những sản phẩm hoặc dịch vụ này để tối đa hóa lợi nhuận, cũng như loại bỏ hoặc cải thiện những sản phẩm hoặc dịch vụ không mang lại lợi ích tương đương
3.3. Quy tắc 40 – 30 – 20 – 10
Quy tắc 40-30-20-10 là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả trong quản lý thời gian, giúp người sử dụng phân chia thời gian của mình vào các hoạt động quan trọng một cách cân đối và có tổ chức.
- 40% thời gian được dành cho các công việc quan trọng và cấp bách
- 30% thời gian được dành cho các công việc liên quan đến sự phát triển cá nhân và nâng cao kỹ năng
- 20% thời gian được dành cho các công việc liên quan đến quan hệ và tương tác xã hội
- 10% thời gian được dành cho việc xử lý các công việc quản lý và hành chính
Vậy làm thế nào để áp dụng quy tắc vào quản lý thời gian hiệu quả? Dưới đây là 3 cách áp dụng quy tắc này để quản lý thời gian hiệu quả hơn.
- Xác định các loại công việc mà bạn thường xuyên phải đối mặt trong công việc hàng ngày
- Phân bổ thời gian cho mỗi loại công việc dựa trên tỷ lệ 40-30-20-10
- Lập kế hoạch hàng ngày hoặc hàng tuần dựa trên phân bổ thời gian đã xác định, và tập trung vào việc hoàn thành các công việc theo đúng tỷ lệ đã đề ra
Ví dụ về quy tắc 40-30-20-10 trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp:
- 40% thời gian: Dành cho việc xử lý các dự án và nhiệm vụ quan trọng, như hoàn thành các dự án khách hàng, xử lý các vấn đề cấp bách hoặc quản lý nhân viên
- 30% thời gian: Dành cho việc học hỏi và phát triển kỹ năng cá nhân, như tham gia các khóa đào tạo, đọc sách về kỹ năng quản lý, hoặc thực hành kỹ năng mới
- 20% thời gian: Dành cho việc xây dựng và duy trì mối quan hệ trong kinh doanh, như gặp gỡ khách hàng, thảo luận với đối tác, hoặc tham gia các sự kiện mạng lưới
- 10% thời gian: Dành cho việc xử lý các công việc quản lý và hành chính, như trả lời email, cập nhật lịch trình, hoặc chuẩn bị tài liệu họp
4. Bí kíp quản lý thời gian của người thành công
Để quản lý thời gian hiệu quả và đạt được mục tiêu trong cuộc sống và công việc, những người thành công thường áp dụng những bí kíp nào? Tìm hiểu chi tiết ngay ở dưới đây.
4.1. Phương pháp ma trận Eisenhower
Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower là một công cụ đơn giản giúp người dùng ưu tiên và quản lý công việc dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng nhiệm vụ. Ma trận Eisenhower được tạo ra bởi Tổng Thống Mỹ Dwight D. Eisenhower và được sử dụng để phân loại công việc thành bốn phần:
- Cần làm ngay bây giờ (Quan trọng và Khẩn cấp)
- Lập kế hoạch làm (Quan trọng nhưng không Khẩn cấp)
- Uỷ quyền (Khẩn cấp nhưng không Quan trọng)
- Loại bỏ hoặc trì hoãn (Không Quan trọng và không Khẩn cấp)
Để thực hiện và áp dụng phương pháp ma trận Eisenhower hiệu quả, cần:
- Ghi lại tất cả các nhiệm vụ cần thực hiện trong một danh sách
- Xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng nhiệm vụ
- Sử dụng ma trận Eisenhower để phân loại mỗi nhiệm vụ vào một trong bốn danh mục
- Ưu tiên hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp trước tiên, sau đó tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp
- Uỷ quyền hoặc loại bỏ các nhiệm vụ không quan trọng hoặc không khẩn cấp
Ví dụ trong kinh doanh, doanh nghiệp có thể xây dựng ma trận với những công việc như:
- Cần làm ngay bây giờ: Phản hồi email từ khách hàng có thắc mắc về sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Lập kế hoạch làm: Chuẩn bị chiến lược tiếp thị cho sản phẩm mới sắp ra mắt.
- Uỷ quyền: Giao cho nhân viên hỗ trợ kỹ thuật xử lý các vấn đề kỹ thuật không quá phức tạp.
- Loại bỏ hoặc trì hoãn: Tham gia vào cuộc họp không quan trọng hoặc không liên quan đến mục tiêu kinh doanh của công ty.
4.2. Phương pháp quản lý thời gian M.I.T. (Most Important Tasks)
Phương pháp quản lý thời gian M.I.T. (Most Important Tasks) là một phương pháp đơn giản nhưng hiệu quả giúp người dùng tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày làm việc.
Để thực hiện phương pháp này hiệu quả trước hết, người dùng cần xác định những nhiệm vụ quan trọng nhất cần hoàn thành trong ngày. Đó là những nhiệm vụ thường có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu hoặc kết quả cuối cùng. Sau đó, họ ưu tiên những nhiệm vụ này trước tiên và cố gắng hoàn thành chúng trước khi chuyển sang các công việc khác.
Ví dụ cụ thể trong kinh doanh, một giám đốc Marketing có thể sử dụng phương pháp M.I.T. như sau: Nhiệm vụ quan trọng nhất của một giám đốc Marketing là chuẩn bị và triển khai chiến lược tiếp thị cho một dự án quan trọng. Đồng thời anh ấy cũng cần hoàn thành báo cáo định kỳ để báo cáo cho ban quản lý. Thay vì bị phân tán bởi các nhiệm vụ hàng ngày như kiểm tra email hoặc tham dự cuộc họp không quan trọng, anh ấy ưu tiên làm xong chiến lược tiếp thị đó trước tiên để đảm bảo dự án đạt được kết quả tốt nhất.
4.3. Phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro là một phương pháp quản lý thời gian giúp người dùng tăng cường sự tập trung và hiệu suất bằng cách chia thời gian làm việc thành các khoảng thời gian ngắn, thường là 25 phút, kết hợp với các đoạn nghỉ ngơi ngắn giữa các Pomodoro.
Để thực hiện phương pháp này hiệu quả, người dùng cần tuân thủ các bước sau:
- Đặt mục tiêu cho mỗi Pomodoro: Trước khi bắt đầu mỗi khoảng thời gian làm việc 25 phút, xác định một nhiệm vụ cụ thể hoặc một phần của nhiệm vụ mà bạn muốn hoàn thành trong thời gian đó
- Tập trung vào công việc: Trong suốt thời gian Pomodoro, tập trung hoàn toàn vào công việc mà bạn đã đặt ra mà không bị phân tâm bởi các yếu tố khác như email, điện thoại hoặc mạng xã hội
- Ngắt giữa các Pomodoro: Sau mỗi 25 phút làm việc, dành một khoảng thời gian ngắn thường là 5 phút để nghỉ ngơi hoặc làm các hoạt động thư giãn nhẹ nhàng như đi dạo, vận động cơ thể, hoặc thực hiện hít thở sâu
- Ghi lại tiến độ: Sau mỗi Pomodoro, đánh dấu hoặc ghi lại công việc đã hoàn thành và tiến triển của bạn trong việc đạt được mục tiêu đặt ra
4.4. Phương pháp The 2 - Minute Rule
Phương pháp The 2-Minute Rule là một phương pháp quản lý thời gian đơn giản nhưng rất hiệu quả. Mục đích là nhằm giúp người dùng giải quyết những công việc nhỏ và những nhiệm vụ đơn giản ngay lập tức thay vì để chúng tích tụ và gây ra áp lực sau này.
Để thực hiện phương pháp này hiệu quả, người dùng chỉ cần tuân thủ một quy tắc đơn giản: mỗi khi họ nhận thấy một công việc hoặc nhiệm vụ mà có thể hoàn thành trong vòng 2 phút sẽ tiến hành làm ngay lập tức thay vì để công việc đó lưu lại và đợi đến sau này.
Ví dụ cụ thể trong kinh doanh: Một nhân viên bán hàng có thể áp dụng phương pháp The 2-Minute Rule như sau:
- Khi nhận được một email từ một khách hàng yêu cầu thông tin cụ thể về sản phẩm, nhân viên này nhận ra rằng việc trả lời email đó chỉ mất khoảng 2 phút để cung cấp thông tin cần thiết. Thay vì để email đó chờ đợi và gây ra công việc tích tụ sau này, nhân viên sẽ trả lời email ngay lập tức
- Hoặc khi nhận thấy bàn làm việc trở nên lộn xộn với một số giấy tờ không cần thiết, nhân viên sẽ dành 2 phút để sắp xếp lại bàn làm việc, đơn giản là bỏ các giấy tờ không cần thiết vào thùng rác hoặc đặt chúng vào chỗ lưu trữ phù hợp
- Bằng cách áp dụng phương pháp The 2-Minute Rule, nhân viên bán hàng không chỉ giúp giải quyết các công việc nhỏ một cách nhanh chóng mà còn giảm áp lực và tăng hiệu suất làm việc tổng thể
4.5. Phương pháp Batching (Làm theo nhóm)
Phương pháp Batching là một phương pháp quản lý thời gian nhằm tập trung vào việc hoàn thành các công việc tương tự hoặc liên quan đến nhau trong cùng một khoảng thời gian, thay vì thực hiện chúng lẻ tẻ và phân tán.
Để thực hiện phương pháp này hiệu quả, người dùng cần thực hiện các bước sau:
- Nhận diện các công việc tương tự: Xác định những công việc hoặc nhiệm vụ mà có thể được thực hiện cùng nhau hoặc liên quan đến nhau
- Tạo nhóm công việc: Ghép nhóm các công việc tương tự lại với nhau để thực hiện trong cùng một khoảng thời gian
- Lập lịch và ưu tiên: Xác định thời gian và ưu tiên cho mỗi nhóm công việc, đảm bảo rằng các công việc quan trọng nhất được hoàn thành trước
- Tập trung và thực hiện: Tập trung vào từng nhóm công việc một cách liên tục và hoàn thành chúng mà không bị phân tán bởi các công việc khác
Ví dụ một nhân viên marketing có thể áp dụng phương pháp Batching như sau: Thay vì việc tạo nội dung cho mạng xã hội mỗi ngày, nhân viên này có thể dành một buổi sáng trong tuần để tạo nội dung cho cả tuần tiếp theo. Bằng cách này, anh ấy có thể tập trung và sáng tạo hơn trong quá trình tạo nội dung, đồng thời giảm thiểu thời gian chuyển đổi giữa các công việc.
4.6. Thuyết Bốn lò lửa (The Four Burners Theory)
Thuyết Bốn lò lửa (The Four Burners Theory) là một hình ảnh tưởng tượng mô tả cách chúng ta quản lý thời gian và năng lượng trong cuộc sống. Theo lý thuyết này, mỗi người được biểu diễn bởi bốn lò lửa, biểu trưng cho các lĩnh vực khác nhau trong cuộc sống như công việc, gia đình, bạn bè và sức khỏe.
Để thực hiện phương pháp này hiệu quả, người dùng cần phải xác định và ưu tiên những lĩnh vực quan trọng nhất trong cuộc sống của mình. Họ cần cân nhắc và phân bổ thời gian và năng lượng một cách hợp lý giữa các lĩnh vực này, không để một lĩnh vực chiếm hết tài nguyên của họ mà bỏ bê các lĩnh vực khác.
5. Kết luận
Trong thế giới kinh doanh, kỹ năng quản lý thời gian của chủ doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của cả tổ chức. Bằng cách áp dụng 9 cách giúp nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả nêu trên, hy vọng ban lãnh đạo có thể đạt được mức độ hiệu suất cao hơn trong công việc và cuộc sống.
Trường Doanh Nhân HBR hy vọng rằng bài viết trên đã chia sẻ cụ thể về phương pháp, những nguyên tắc để nâng cao kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả. Mong rằng chủ doanh nghiệp sẽ áp dụng thành công để quản lý thời gian và cân bằng giữa công việc cuộc sống hiệu quả.
Thời gian:
11-12/05/2024 
Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh
