OUTSOURCING NHÂN SỰ: HÌNH THỨC, CHI PHÍ VÀ CÁCH CHỌN ĐỐI TÁC

Khi chi phí nhân sự tăng nhanh hơn doanh thu, nhiều chủ doanh nghiệp bắt đầu tìm đến outsourcing nhân sự như một lối thoát. Nhưng thuê ngoài đúng thì tinh gọn được bộ máy, còn thuê ngoài sai thì vừa mất tiền vừa mất năng lực. Bài viết sau của HBR sẽ giúp bạn biết nên thuê ngoài phần nào, chi phí tính ra sao và chọn đối tác thế nào. Cùng tìm hiểu ngay!

Điểm qua nội dung chính của bài:

• Outsourcing nhân sự là gì và phân biệt với ba khái niệm rất dễ nhầm lẫn.
• Sáu hình thức thuê ngoài nhân sự phổ biến tại Việt Nam.
• Ma trận Lõi, Biên, Hỗ trợ giúp quyết định bộ phận nào được thuê ngoài.
• Cấu trúc chi phí outsourcing nhân sự và cách so sánh với tự xây đội ngũ.
• Các công ty outsourcing nhân sự lớn tại Việt Nam và cách tự thẩm định đối tác.
• Khung pháp lý về cho thuê lại lao động mà phần lớn doanh nghiệp SME chưa nắm.

Một lưu ý để bạn đọc bài này với đúng kỳ vọng: Trường Doanh nhân HBR không cung cấp dịch vụ nhân sự thuê ngoài. Chúng tôi đào tạo quản trị cho chủ doanh nghiệp. Vì vậy bài viết này không nhằm bán dịch vụ cho bạn, và sẽ nói thẳng cả những trường hợp bạn không nên thuê ngoài.

1. Outsourcing nhân sự là gì?

Outsourcing nhân sự (thuê ngoài nhân sự) là việc doanh nghiệp chuyển giao một phần hoặc toàn bộ chức năng liên quan đến con người cho một đơn vị thứ ba chuyên trách, thông qua hợp đồng xác định rõ phạm vi công việc, kết quả đầu ra và trách nhiệm của mỗi bên. Doanh nghiệp trả phí dịch vụ thay vì trả lương và toàn bộ nghĩa vụ lao động cho một biên chế nội bộ.

Bản chất của mô hình là chuyển một khoản chi phí cố định thành chi phí biến đổi. Khi tuyển nhân viên nội bộ, doanh nghiệp trả lương, bảo hiểm và chi phí quản lý đều đặn bất kể tháng đó việc nhiều hay ít. Khi dùng dịch vụ nhân sự thuê ngoài, doanh nghiệp chỉ trả cho phần công việc thực sự phát sinh.

Điểm cần nắm ngay từ đầu: thứ được chuyển giao là năng lực thực thi, không phải trách nhiệm với kết quả kinh doanh. Doanh nghiệp vẫn phải giữ quyền định hướng, giám sát và đo lường.

Theo Global Outsourcing Survey 2024 của Deloitte, 80% lãnh đạo được hỏi cho biết sẽ duy trì hoặc tăng đầu tư vào dịch vụ thuê ngoài. Đáng chú ý hơn, động lực đã dịch chuyển: bên cạnh cắt giảm chi phí, khả năng tiếp cận nhân sự có kỹ năng và tính linh hoạt đã trở thành hai lý do ngang hàng. Nói cách khác, HR outsourcing không còn chỉ là câu chuyện tiết kiệm.

1.1. Phân biệt outsourcing nhân sự với ba khái niệm dễ nhầm lẫn

Rất nhiều tranh chấp giữa doanh nghiệp và đối tác bắt nguồn từ việc hai bên hiểu khác nhau về mô hình đang ký:

Ranh giới quan trọng nhất cần nhớ

Ranh giới thực tế giữa hai nhóm đầu nằm ở câu hỏi: ai là người giao việc và giám sát hằng ngày. Nếu quản lý của bạn trực tiếp phân công, chấm công và đánh giá người lao động đó, thì dù hợp đồng ghi là hợp đồng dịch vụ, bản chất vẫn là cho thuê lại lao động và phải tuân thủ các ràng buộc ở mục 8. Với freelancer, rủi ro tương tự nếu bạn quản lý họ như nhân viên và trả thu nhập đều đặn hằng tháng.

>>> XEM THÊM: XÂY DỰNG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ GIÚP KIẾN TẠO ĐỘI NGŨ XUẤT SẮC

2. Vì sao doanh nghiệp Việt tìm đến outsourcing nhân sự?

Doanh nghiệp tìm đến outsourcing nhân sự không phải vì mô hình này thời thượng, mà vì bốn nút thắt rất cụ thể mà đội ngũ nội bộ không tự tháo được:

• Chi phí cố định tăng nhanh hơn doanh thu: một biên chế không chỉ tốn lương mà còn bảo hiểm, phúc lợi, thiết bị, chỗ ngồi, chi phí tuyển dụng và thời gian quản lý của cấp trên. Doanh nghiệp càng tuyển nhiều, biên độ chịu đựng khi thị trường xấu càng hẹp.
• Tuyển mãi không ra người đúng năng lực: với các vị trí chuyên môn sâu như chuyên viên C&B hay chuyên gia pháp chế lao động, nguồn cung hạn chế và doanh nghiệp SME thường thua ngay từ vòng đăng tin.
• Phòng nhân sự bị cuốn vào việc hành chính: ở doanh nghiệp 30 đến 100 người, phòng nhân sự chỉ có một đến ba người nhưng ôm cùng lúc chấm công, tính lương, bảo hiểm, hồ sơ, tuyển dụng và đào tạo.
• Nhu cầu nhân lực biến động theo mùa vụ: bán lẻ, F&B, thương mại điện tử và sản xuất đều có mùa cao điểm cần gấp hai đến ba lần nhân lực bình thường.

2.1. Nỗi đau thật nằm phía sau bốn nút thắt

Nút thắt đầu tiên là thứ hầu hết chủ doanh nghiệp nói ra. Nhưng nỗi đau thật nằm sâu hơn: doanh nghiệp không tách bạch được đâu là chi phí tạo ra tăng trưởng và đâu là chi phí duy trì bộ máy. Khi mọi khoản chi nằm chung trong quỹ lương, việc cắt giảm trở thành cắt bừa và người giỏi thường ra đi trước.

Nút thắt thứ hai cũng vậy. Gốc rễ không nằm ở kênh tuyển dụng mà ở chỗ doanh nghiệp chưa có mô hình khung năng lực nhân sự rõ ràng để mô tả đúng người mình cần. Thuê ngoài trong tình trạng đó chỉ chuyển vấn đề sang cho người khác. Với nút thắt thứ ba, hãy đồng thời chuẩn hóa dữ liệu trên một hệ thống ERP hoặc phần mềm quản trị nhân sự để tự động hóa phần hành chính còn giữ lại. Với nút thắt thứ tư, thuê ngoài theo mùa vụ giúp doanh nghiệp không phải lặp lại chu kỳ tuyển vào rồi cắt giảm nhân sự sau mỗi mùa.

2.2. Ba nhóm doanh nghiệp phù hợp nhất với thuê ngoài

Không phải doanh nghiệp nào cũng hưởng lợi như nhau từ mô hình này. Ba nhóm dưới đây thường thấy hiệu quả rõ nhất:

• Doanh nghiệp SME đang tăng trưởng nhanh: quy mô 30 đến 200 người, khối lượng việc ở nhiều chức năng chưa đủ để nuôi chuyên gia toàn thời gian nhưng đã đủ phức tạp để cần chuyên môn sâu.
• Doanh nghiệp FDI hoặc chi nhánh nước ngoài mới vào Việt Nam: chưa quen hệ thống pháp luật lao động, bảo hiểm và thuế trong nước, cần một đối tác am hiểu để vận hành đúng ngay từ đầu thay vì học bằng cách bị phạt.
• Doanh nghiệp thâm dụng lao động: sản xuất, logistics, bán lẻ với nhiều nhóm lao động chính thức, thời vụ, theo ca, tạo áp lực vận hành liên tục lên bộ phận nhân sự mỗi chu kỳ tính lương.

Nếu bạn là trưởng phòng nhân sự đang được ban lãnh đạo giao đi tìm nhà cung cấp, các mục 6, 7 và 8 là phần bạn cần nhất. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp đang cân nhắc có nên thuê ngoài hay không, hãy đọc kỹ mục 5 trước.

3. Các hình thức outsourcing nhân sự phổ biến hiện nay

Thị trường Việt Nam hiện có sáu hình thức thuê ngoài nhân sự phổ biến, khác nhau ở phạm vi chuyển giao và mức độ doanh nghiệp còn giữ quyền kiểm soát. Chọn sai hình thức là nguyên nhân thất bại thường gặp hơn cả chọn sai đối tác. Bạn có thể tham khảo thêm các bài cùng chủ đề trong chuyên mục quản trị nhân sự của HBR.

3.1. Thuê ngoài quy trình tuyển dụng (RPO)

Doanh nghiệp giao một phần hoặc toàn bộ quy trình tuyển dụng cho đơn vị chuyên môn, từ phân tích nhu cầu, viết mô tả công việc, tìm nguồn, sàng lọc đến sắp xếp phỏng vấn, nhưng giữ quyền quyết định cuối cùng về việc chọn ai.

RPO phù hợp khi cần tuyển số lượng lớn trong thời gian ngắn hoặc tuyển vị trí chuyên môn mà nội bộ không có mạng lưới ứng viên. Điều kiện tiên quyết là doanh nghiệp phải đưa ra được cách xây dựng khung năng lực cho từng vị trí, nếu không đối tác sẽ tìm người theo cảm tính của họ.

3.2. Thuê ngoài tính lương và chế độ phúc lợi (Payroll)

Đối tác đảm nhận tính lương, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, kê khai bảo hiểm xã hội và quản lý hồ sơ liên quan. Đây là mảng có tỷ lệ thuê ngoài cao nhất vì tính chất lặp lại, đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối và cập nhật quy định pháp luật liên tục.

Lợi ích lớn nhất không phải tiết kiệm tiền mà là giảm rủi ro: một sai sót trong kê khai bảo hiểm hoặc quyết toán thuế có thể khiến doanh nghiệp bị truy thu và xử phạt lớn hơn nhiều lần phí dịch vụ cả năm.

3.3. Cung ứng và cho thuê lại lao động

Doanh nghiệp cần nhân lực làm việc trực tiếp tại cơ sở của mình, chịu sự điều hành của quản lý nội bộ, nhưng hợp đồng lao động do đơn vị cung ứng ký. Thường gặp ở vị trí công nhân thời vụ, nhân viên bán hàng tại điểm bán, nhân viên kho hoặc telesale.

Đây là hình thức bị ràng buộc pháp lý chặt chẽ nhất tại Việt Nam. Bạn bắt buộc phải đọc kỹ mục 8 trước khi ký bất kỳ hợp đồng nào thuộc nhóm này.

3.4. Thuê ngoài trọn gói khối vận hành nhân sự (HRO)

Đây là cấp độ đầy đủ nhất của HR outsourcing. Đối tác đảm nhận gần như toàn bộ chức năng nhân sự gồm tuyển dụng, lương thưởng, hồ sơ, quan hệ lao động và một phần đào tạo. Doanh nghiệp chỉ giữ vai trò định hướng chiến lược và ra quyết định về nhân sự chủ chốt.

Phù hợp với doanh nghiệp mới thành lập, chi nhánh công ty nước ngoài mới vào Việt Nam hoặc doanh nghiệp đang tái cấu trúc. Với doanh nghiệp đã vận hành ổn định, giao trọn gói dễ dẫn tới mất năng lực nội bộ.

3.5. Thuê chuyên gia nhân sự bán thời gian

Doanh nghiệp thuê một Giám đốc nhân sự hoặc chuyên gia cấp cao làm việc theo tỷ lệ thời gian, ví dụ hai ngày mỗi tuần, để thiết kế hệ thống thay vì trực tiếp làm vận hành. Hình thức này đang tăng nhanh trong nhóm doanh nghiệp 50 đến 200 người.

Giá trị nằm ở chỗ doanh nghiệp mua được tư duy hệ thống với mức giá chỉ bằng một phần của việc tuyển Giám đốc nhân sự toàn thời gian. Chuyên gia bán thời gian thường giúp dựng khung năng lực, thiết kế cách xây dựng KPI phòng nhân sự rồi chuyển giao lại cho đội ngũ nội bộ.

3.6. Thuê ngoài đào tạo và phát triển đội ngũ

Doanh nghiệp hợp tác với đơn vị chuyên môn để thiết kế và triển khai chương trình phát triển năng lực cho từng cấp thay vì tự xây trung tâm đào tạo nội bộ. Lưu ý là chương trình thuê ngoài chỉ tạo thay đổi thật khi gắn với khung năng lực và cơ chế đánh giá sau đào tạo, nếu không doanh nghiệp chỉ mua được sự hào hứng ngắn hạn.

4. Lợi ích và rủi ro khi outsourcing nhân sự

Mọi quyết định thuê ngoài đều là một đánh đổi. Outsourcing nhân sự mang lại tốc độ, chuyên môn và sự linh hoạt, nhưng đổi lại doanh nghiệp mất một phần quyền kiểm soát và chấp nhận rủi ro phụ thuộc.

4.1. Năm lợi ích rõ rệt

• Chuyển chi phí cố định thành chi phí biến đổi: doanh nghiệp trả theo khối lượng công việc thực tế thay vì nuôi bộ máy đầy đủ quanh năm, nhờ đó bảo vệ dòng tiền khi thị trường biến động.
• Rút ngắn thời gian triển khai: thay vì mất ba đến sáu tháng tuyển và đào tạo đội ngũ mới, doanh nghiệp có thể vận hành trong vài tuần với quy trình và công cụ sẵn có của đối tác.
• Tiếp cận chuyên môn mà nội bộ chưa có: đơn vị chuyên trách phục vụ hàng chục khách hàng nên tích lũy được kinh nghiệm và dữ liệu thị trường mà một doanh nghiệp đơn lẻ khó có.
• Giảm rủi ro tuân thủ pháp luật lao động: quy định về bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và hợp đồng lao động thay đổi liên tục, đối tác chuyên nghiệp có bộ phận theo dõi cập nhật thường xuyên.
• Giải phóng năng lực lãnh đạo: khi khối việc vận hành lặp lại chuyển ra ngoài, ban lãnh đạo có thêm thời gian cho chiến lược và phát triển đội ngũ kế cận.

4.2. Năm rủi ro phải lường trước

• Mất năng lực nội bộ theo thời gian: khi một chức năng bị thuê ngoài quá lâu mà không có cơ chế chuyển giao tri thức, doanh nghiệp dần mất khả năng tự làm và yếu thế trong đàm phán.
• Rủi ro rò rỉ dữ liệu: dữ liệu lương, hồ sơ nhân sự và thông tin khách hàng có thể bị lộ nếu hợp đồng không có điều khoản bảo mật đủ chặt và cơ chế phân quyền truy cập rõ ràng.
• Chất lượng không ổn định khi đối tác thay người: nhân sự của bên cung cấp cũng biến động, và nếu hợp đồng không ràng buộc mức dịch vụ tối thiểu thì doanh nghiệp là bên chịu hậu quả.
• Chi phí phát sinh ngoài hợp đồng: theo Deloitte năm 2024, khoảng 35% doanh nghiệp toàn cầu cho biết đã gặp các khoản phí phát sinh ngoài hợp đồng khi sử dụng dịch vụ payroll outsourcing.
• Rủi ro pháp lý nếu ký sai loại hợp đồng: nhiều doanh nghiệp ký hợp đồng dịch vụ nhưng thực tế điều hành người lao động như nhân viên của mình, dẫn tới nguy cơ bị xác định lại quan hệ lao động khi thanh tra.

Mr. Tony Dzung nhận định rằng phần lớn thất bại khi thuê ngoài không đến từ đối tác kém mà đến từ chính doanh nghiệp: khi bên trong chưa có chuẩn mực, chưa có quy trình và chưa biết đo lường, thì thuê ai cũng sẽ thất vọng, vì không ai làm tốt được một việc mà chủ doanh nghiệp chưa định nghĩa được thế nào là tốt.

5. Nên outsourcing nhân sự bộ phận nào?

Câu hỏi khó nhất không phải có nên outsourcing nhân sự hay không, mà là thuê ngoài cái gì. Một cách phân loại hữu ích là chia toàn bộ chức năng trong doanh nghiệp thành ba lớp: Lõi, Biên và Hỗ trợ.

• Lớp Lõi: năng lực tạo ra lợi thế cạnh tranh, tuyệt đối giữ trong nhà.
• Lớp Biên: năng lực quan trọng nhưng có thể kết hợp trong và ngoài.
• Lớp Hỗ trợ: công việc lặp lại, có chuẩn rõ ràng, nên thuê ngoài.

5.1. Lớp Lõi: tuyệt đối giữ trong nhà

Lớp Lõi gồm những năng lực mà nếu mất đi, doanh nghiệp mất luôn lý do tồn tại. Về nhân sự, nhóm này gồm xác định chiến lược nhân sự, tuyển và đánh giá nhân sự cấp quản lý, thiết kế cơ chế lương thưởng và xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Đây là những việc chủ doanh nghiệp có thể nhờ tư vấn nhưng không được ủy thác hoàn toàn.

5.2. Lớp Biên: kết hợp trong và ngoài

Lớp Biên gồm những chức năng quan trọng nhưng không tạo khác biệt cạnh tranh trực tiếp. Cách làm hiệu quả là giữ một đầu mối nội bộ đủ mạnh để định hướng, đồng thời thuê ngoài phần thực thi khối lượng lớn. Ví dụ với tuyển dụng: doanh nghiệp giữ người xây khung năng lực và ra quyết định chọn người, còn phần tìm nguồn và sàng lọc vòng đầu giao cho đối tác.

5.3. Lớp Hỗ trợ: nên chủ động thuê ngoài

Lớp Hỗ trợ gồm công việc có quy trình chuẩn hóa cao, đầu ra dễ đo lường và ít liên quan tới bí mật cạnh tranh: tính lương, kê khai bảo hiểm, quản lý hồ sơ, chấm công và hành chính văn phòng. Với lớp này, câu hỏi không phải là có nên thuê ngoài không mà là vì sao vẫn đang tự làm.

5.4. Ba câu hỏi tự chấm điểm trước khi quyết định

Khi phân vân một chức năng thuộc lớp nào, hãy trả lời ba câu hỏi sau. Nếu có từ hai câu trả lời "không" trở lên, chức năng đó nên được cân nhắc thuê ngoài.

• Chức năng này có tạo ra lợi thế mà đối thủ khó sao chép không? Nếu ai cũng làm giống nhau thì đó không phải năng lực lõi.
• Doanh nghiệp có đủ khối lượng việc để nuôi chuyên gia toàn thời gian không? Nếu một người chỉ bận 40% thời gian, chi phí thực tế trên mỗi đơn vị công việc đang rất cao.
• Doanh nghiệp có đủ năng lực đánh giá chất lượng công việc này không? Nếu chính bạn cũng không biết thế nào là làm tốt, tuyển nội bộ sẽ rủi ro hơn thuê một đối tác có cam kết đầu ra.

Nếu bạn thấy khó phân loại chức năng nào thuộc lớp Lõi, đó thường là dấu hiệu mô hình kinh doanh và cơ cấu tổ chức chưa được vẽ rõ. Chương trình tư vấn doanh nghiệp Business Master của Trường Doanh nhân HBR đồng hành cùng anh/chị trong 2 năm để phân tích lại mô hình kinh doanh, xác định năng lực lõi và thiết kế cơ cấu tổ chức phù hợp với từng giai đoạn tăng trưởng.

>>> XEM THÊM: TOP 10 PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ HIỆU QUẢ, TỐI ƯU CHI PHÍ

6. Chi phí outsourcing nhân sự tính như thế nào?

Phần lớn doanh nghiệp so sánh sai vì chỉ đặt phí dịch vụ cạnh mức lương của một nhân viên. So sánh đúng phải đặt chi phí outsourcing nhân sự cạnh tổng chi phí sở hữu một nhân sự nội bộ, bao gồm cả các khoản ẩn mà bảng lương không thể hiện.

6.1. Bốn loại phí trong một hợp đồng thuê ngoài

Báo giá của các đơn vị cung cấp thường gồm bốn cấu phần. Doanh nghiệp phải hỏi rõ cả bốn, vì tranh chấp gần như luôn nằm ở ba loại phí sau:

• Phí cơ bản theo đầu người: tính trên mỗi nhân sự mỗi tháng đối với dịch vụ payroll và cung ứng lao động, hoặc phí trọn gói theo tháng đối với dịch vụ vận hành.
• Phí thiết lập ban đầu: chi phí một lần để xây dựng hệ thống, nhập dữ liệu nhân sự và cấu hình quy trình. Nhiều báo giá không nêu khoản này ở vòng đầu.
• Phí dịch vụ bổ sung: phát sinh khi cần báo cáo đặc thù, xử lý hồ sơ lao động nước ngoài hoặc các nghiệp vụ ngoài phạm vi ban đầu.
• Phí thay đổi cấu hình: phát sinh khi doanh nghiệp thay đổi cơ cấu, chính sách lương hoặc yêu cầu nâng cấp bảo mật giữa kỳ hợp đồng.

Với dịch vụ tuyển dụng, cách tính phổ biến là phí theo kết quả, tính bằng tỷ lệ phần trăm trên thu nhập năm đầu của ứng viên được nhận. Với hình thức thuê ngoài nhân sự theo dự án hoặc mùa vụ, phí thường tính theo đầu người theo tháng cộng phụ phí ngoài giờ.

6.2. Công thức tổng chi phí sở hữu một nhân sự nội bộ

Tổng chi phí sở hữu = Lương gộp cả năm + Bảo hiểm và nghĩa vụ bắt buộc + Phúc lợi và thưởng + Chi phí tuyển dụng phân bổ + Chi phí đào tạo + Chi phí chỗ ngồi và thiết bị + Chi phí quản lý + Chi phí rủi ro nghỉ việc

Ba khoản thường bị bỏ sót nhất là chi phí tuyển dụng phân bổ, chi phí quản lý và chi phí rủi ro nghỉ việc. Hai con số tham chiếu quốc tế giúp bạn hình dung độ lớn của các khoản này: theo Society for Human Resource Management, chi phí trung bình cho mỗi lượt tuyển dụng vào khoảng 4.700 USD; theo Association for Talent Development, mỗi doanh nghiệp chi trung bình khoảng 1.280 USD mỗi năm cho đào tạo và phát triển một nhân viên.

Đây là mặt bằng quốc tế, tại Việt Nam thường thấp hơn, nhưng cho thấy một điều: chi phí tuyển và đào tạo một vị trí có thể tương đương vài tháng lương của chính vị trí đó, và lặp lại mỗi lần nhân sự nghỉ việc.

6.3. Ví dụ minh họa: một vị trí chuyên viên tính lương

Bảng dưới minh họa cách lập so sánh cho một vị trí cụ thể. Bạn thay số của doanh nghiệp mình vào cột giữa, và điền báo giá thực nhận vào cột phải.

Hai dòng quyết định kết quả so sánh

1 - Dòng thời gian quản lý của cấp trên. Nhiều chủ doanh nghiệp bỏ qua dòng này vì nó không nằm trên sổ sách. Cách quy đổi đơn giản: lấy số giờ mỗi tuần cấp trên dành để giao việc và kiểm tra vị trí đó, nhân với đơn giá giờ của cấp trên, nhân 52 tuần. Con số thường lớn hơn nhiều so với dự đoán ban đầu.

2 - Dòng chi phí khi vị trí bị trống. Với vị trí quan trọng, thời gian tuyển thay thế thường kéo dài từ một đến ba tháng. Trong thời gian đó công việc hoặc đình trệ hoặc dồn sang người khác, và cả hai đều tạo ra chi phí thật nhưng không ai ghi sổ.

6.4. Ba trường hợp thuê ngoài đắt hơn tự làm

Không phải lúc nào outsourcing nhân sự cũng rẻ hơn. Có ba trường hợp bạn nên tự làm:

• Khối lượng công việc đủ lớn và ổn định: khi một chức năng đã đủ việc cho hai người toàn thời gian trở lên và nhu cầu không biến động, tự xây thường có chi phí trên đơn vị công việc thấp hơn.
• Công việc gắn chặt với dữ liệu nhạy cảm: chi phí kiểm soát rủi ro rò rỉ có thể vượt xa khoản tiết kiệm từ phí dịch vụ.
• Chức năng sẽ trở thành lõi trong hai đến ba năm tới: trả học phí để tự xây ngay từ bây giờ là khoản đầu tư hợp lý.

Trong cả ba trường hợp, hãy tính ROI của quyết định thay vì chỉ so sánh chi phí đầu vào.

Nếu bạn muốn tự chạy bài toán này cho doanh nghiệp mình một cách bài bản, hãy tải miễn phí bộ tài liệu quản trị doanh nghiệp của Trường Doanh nhân HBR. Trong bộ tài liệu có các biểu mẫu về cơ cấu tổ chức, khung năng lực và định biên nhân sự, giúp bạn xác định đúng khối lượng công việc thực tế trước khi ra quyết định thuê ngoài hay tự tuyển.

7. Các công ty outsourcing nhân sự lớn tại Việt Nam và cách thẩm định

Thị trường công ty outsourcing nhân sự tại Việt Nam khá phân mảnh, gồm ba nhóm chính. Vì HBR không cung cấp dịch vụ này, phần dưới đây chỉ mô tả đặc điểm từng nhóm để bạn tự đối chiếu với nhu cầu, không xếp hạng và không giới thiệu bên nào.

7.1. Ba nhóm nhà cung cấp trên thị trường

• Nhóm tập đoàn nhân sự quốc tế và đơn vị dẫn đầu trong nước: gồm các tên như Talentnet, Adecco Việt Nam, ManpowerGroup Việt Nam. Thế mạnh là quy trình chuẩn quốc tế, năng lực tuân thủ pháp lý và khả năng vận hành ở quy mô rất lớn. Phù hợp với doanh nghiệp FDI và doanh nghiệp trên 500 lao động. Đổi lại, mức phí thường cao và quy trình ít linh hoạt với doanh nghiệp nhỏ.
• Nhóm BPO và cung ứng nhân lực trong nước: gồm các tên như MP Transformation, HR2B, HR1 Vietnam. Thế mạnh là hiểu thị trường lao động phổ thông trong nước, mạng lưới ứng viên rộng ở nhiều tỉnh thành, giá cạnh tranh hơn. Phù hợp với doanh nghiệp thâm dụng lao động, bán lẻ và sản xuất.
• Nhóm chuyên sâu một mảng: các đơn vị chỉ làm một phần của HR outsourcing như payroll, chỉ làm headhunt, hoặc chỉ làm kế toán thuê ngoài. Thế mạnh là giá tốt và chuyên môn sâu ở đúng mảng đó. Phù hợp với doanh nghiệp SME chỉ muốn thuê ngoài một chức năng cụ thể thay vì trọn gói.

Quan trọng hơn cả việc chọn nhóm nào là kiểm tra đúng loại giấy phép: một đơn vị mạnh về payroll chưa chắc có giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động.

7.2. Sáu tiêu chí đánh giá đối tác

• Tư cách pháp lý đầy đủ: giấy phép phù hợp với loại dịch vụ cung cấp, đặc biệt là giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động nếu thuộc nhóm đó.
• Kinh nghiệm trong đúng ngành của bạn: đối tác từng phục vụ doanh nghiệp cùng ngành sẽ hiểu đặc thù mùa vụ, cơ cấu vị trí và mặt bằng lương, nhờ đó rút ngắn thời gian làm quen.
• Bằng chứng kết quả có số liệu: yêu cầu tình huống thực tế kèm chỉ số cụ thể như thời gian lấp đầy vị trí, tỷ lệ nhân sự còn làm sau sáu tháng, hoặc tỷ lệ sai sót trong tính lương.
• Quy trình và công nghệ minh bạch: đối tác cho phép doanh nghiệp truy cập dữ liệu tiến độ thay vì chỉ gửi báo cáo tổng hợp cuối tháng.
• Cam kết mức dịch vụ có chế tài: một đối tác tự tin sẽ sẵn sàng đưa chỉ số cam kết và chế tài vào hợp đồng, thay vì chỉ hứa hẹn trong buổi trình bày.
• Năng lực chuyển giao tri thức: đối tác tốt chủ động đề xuất cải tiến quy trình và bàn giao tài liệu, thay vì giữ doanh nghiệp trong thế phụ thuộc để duy trì hợp đồng.

7.3. Bảy câu hỏi phải hỏi trước khi ký

• Ai trực tiếp phụ trách tài khoản của chúng tôi và họ đang phục vụ bao nhiêu khách hàng khác? Câu trả lời cho biết bạn sẽ nhận được bao nhiêu sự chú ý thực sự.
• Báo giá này đã bao gồm phí thiết lập và phí dịch vụ bổ sung chưa? Đây là câu hỏi ngăn phần lớn tranh chấp về chi phí về sau.
• Nếu người phụ trách nghỉ việc, cơ chế thay thế của bên bạn là gì? Bài kiểm tra về tính hệ thống của đối tác.
• Chỉ số nào sẽ được báo cáo, tần suất ra sao và ai giải trình khi không đạt? Câu hỏi này biến lời hứa thành cam kết đo được.
• Dữ liệu nhân sự của chúng tôi lưu ở đâu, ai truy cập và xử lý thế nào khi kết thúc hợp đồng? Rủi ro dữ liệu thường chỉ lộ ra khi đã quá muộn.
• Nếu chúng tôi chấm dứt hợp đồng sau sáu tháng, quy trình và chi phí là gì? Điều khoản thoát rõ ràng bảo vệ bạn khỏi thế bị động.
• Có khách hàng nào cùng ngành để chúng tôi liên hệ tham khảo không? Sự từ chối kèm lý do bảo mật mơ hồ thường là tín hiệu đáng lưu ý.

>>> XEM THÊM: XÂY DỰNG QUY TRÌNH TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ CHUYÊN NGHIỆP CHO DOANH NGHIỆP

8. Quy định pháp luật về outsourcing nhân sự tại Việt Nam

Đây là phần mà hầu hết bài viết về dịch vụ nhân sự thuê ngoài bỏ qua, nhưng lại là nơi doanh nghiệp SME chịu rủi ro lớn nhất. Cùng một việc thuê người bên ngoài, ký sai loại hợp đồng có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt và gánh nghĩa vụ lao động ngoài dự tính.

8.1. Điều kiện đối với doanh nghiệp cho thuê lại lao động

Theo Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp muốn hoạt động cho thuê lại lao động phải đáp ứng đồng thời các điều kiện về giấy phép, tài chính và nhân sự quản lý. Ba điểm bạn cần kiểm tra ở đối tác:

• Giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động: đây là giấy phép riêng, không phải giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thông thường. Đối tác không có giấy phép này thì hợp đồng cho thuê lại lao động không có căn cứ pháp lý.
• Khoản ký quỹ 2 tỷ đồng: theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp cho thuê lại phải ký quỹ 2 tỷ đồng tại ngân hàng thương mại của Việt Nam hoặc chi nhánh ngân hàng nước ngoài hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.
• Người đại diện đáp ứng điều kiện: người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cho thuê lại phải đáp ứng các điều kiện về kinh nghiệm quản lý theo quy định.

8.2. Ba ràng buộc doanh nghiệp đi thuê phải nhớ

• Chỉ được thuê lại lao động cho công việc thuộc danh mục cho phép: Phụ lục II Nghị định 145/2020/NĐ-CP liệt kê 20 công việc được thực hiện cho thuê lại lao động. Danh mục mang tính đóng, vị trí ngoài danh sách thì không được áp dụng hình thức này.
• Thời hạn tối đa 12 tháng với mỗi người lao động: theo Điều 53 Bộ luật Lao động 2019. Doanh nghiệp không thể dùng hình thức này để duy trì một vị trí thường trực năm này qua năm khác.
• Hợp đồng phải được lập thành văn bản: thỏa thuận miệng hoặc email xác nhận không đáp ứng yêu cầu về hình thức.

Ngoài ra, pháp luật cấm sử dụng lao động thuê lại để thay thế người lao động đang đình công, đang giải quyết tranh chấp lao động, hoặc người vừa bị cho thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ.

8.3. Bốn rủi ro pháp lý thường bị bỏ qua

• Bị xác định lại quan hệ lao động: nếu bản chất công việc mang đầy đủ dấu hiệu quan hệ lao động, cơ quan chức năng có thể xác định lại và doanh nghiệp phải chịu nghĩa vụ bảo hiểm, thuế và trợ cấp.
• Trách nhiệm liên đới về an toàn lao động: người lao động thuê lại làm việc tại cơ sở của bạn, nên bạn không thể phủ nhận hoàn toàn trách nhiệm khi xảy ra tai nạn.
• Rủi ro về bảo vệ dữ liệu cá nhân: khi chuyển dữ liệu nhân sự cho bên thứ ba, cần điều khoản rõ về phạm vi sử dụng, thời gian lưu trữ và trách nhiệm khi xảy ra sự cố.
• Rủi ro về quyền sở hữu trí tuệ: với công việc tạo ra sản phẩm trí tuệ như thiết kế, nội dung hay phần mềm, hợp đồng phải quy định rõ quyền sở hữu thuộc về ai.

Do quy định pháp luật có thể được sửa đổi, doanh nghiệp nên đối chiếu văn bản gốc còn hiệu lực hoặc tham vấn đơn vị tư vấn pháp lý trước khi áp dụng cho một vị trí cụ thể.

9. Quy trình triển khai outsourcing nhân sự từ A đến Z

Một dự án outsourcing nhân sự thành công cần sáu bước. Bỏ qua bất kỳ bước nào cũng dẫn tới cùng một kết cục: hai bên đổ lỗi cho nhau vì không ai định nghĩa được thế nào là hoàn thành.

Bước 1: Rà soát và định lượng nhu cầu

Liệt kê toàn bộ đầu việc của chức năng định thuê ngoài trong ba tháng gần nhất, kèm thời gian đã tiêu tốn cho mỗi đầu việc. Kết quả là một bảng ba cột: đầu việc, khối lượng bình quân tháng, thời gian tiêu tốn. Đây là cơ sở để đàm phán giá và đánh giá hiệu quả về sau.

Bước 2: Xác định phạm vi công việc và tiêu chí nghiệm thu

Phạm vi phải trả lời rõ: đối tác làm gì, không làm gì, bàn giao kết quả dưới hình thức nào, bao lâu một lần. Phần "không làm gì" quan trọng ngang phần "làm gì" vì đó là nơi phát sinh tranh chấp. Tiêu chí nghiệm thu phải định lượng được.

Bước 3: Tìm kiếm và thẩm định đối tác

Lập danh sách ít nhất ba đơn vị để so sánh. Yêu cầu mỗi đơn vị trình bày một tình huống đã xử lý cho khách hàng cùng ngành, kèm số liệu và người liên hệ để bạn kiểm chứng. Với hình thức cho thuê lại lao động, kiểm tra giấy phép là bước bắt buộc.

Bước 4: Thiết kế hợp đồng và cam kết mức dịch vụ

Ngoài các điều khoản thương mại thông thường, hợp đồng cần bốn nhóm điều khoản đặc thù:

• Cam kết mức dịch vụ: chỉ số cụ thể, cách đo, tần suất báo cáo và chế tài khi không đạt.
• Bảo mật và bảo vệ dữ liệu: phạm vi dữ liệu được tiếp cận, người được tiếp cận, thời gian lưu trữ và nghĩa vụ khi chấm dứt.
• Chuyển giao: khi kết thúc hợp tác, đối tác phải bàn giao dữ liệu, tài liệu quy trình và hỗ trợ chuyển tiếp trong thời gian xác định.
• Điều khoản thoát: điều kiện chấm dứt sớm, thời gian báo trước và cách xử lý nghĩa vụ dở dang.

Bước 5: Bàn giao và vận hành 90 ngày đầu

Chỉ định một đầu mối nội bộ duy nhất chịu trách nhiệm làm việc với đối tác. Khi ai cũng có quyền yêu cầu và không ai chịu trách nhiệm tổng thể, thông tin rời rạc và chất lượng đầu ra sụt giảm. Trong 90 ngày đầu, họp hằng tuần thay vì hằng tháng. Việc đưa nhân sự thuê ngoài vào quy trình onboarding nhân viên mới ở mức phù hợp cũng giúp họ hiểu bối cảnh nhanh hơn.

Bước 6: Đo lường và quyết định giai đoạn tiếp theo

Sau mỗi quý, đánh giá theo ba trục: kết quả so với cam kết, chi phí thực tế so với dự toán, và năng lực nội bộ có được cải thiện hay không. Trục thứ ba thường bị bỏ quên nhưng quyết định vị thế đàm phán về dài hạn. Kết thúc mỗi năm, chủ động ra một trong ba quyết định: tiếp tục, đổi đối tác, hoặc thu về làm nội bộ.

Mr. Tony Dzung chia sẻ: "Thuê ngoài chỉ khuếch đại năng lực quản trị sẵn có của doanh nghiệp. Nếu hệ thống bên trong yếu, thuê ngoài sẽ khuếch đại luôn cả sự yếu kém đó." Đó cũng là lý do ngày càng nhiều CEO và chủ doanh nghiệp lựa chọn củng cố năng lực quản trị con người trước khi mở rộng nguồn lực ra bên ngoài. Anh/chị có thể tham khảo khóa học QUẢN TRỊ NHÂN SỰ DÀNH CHO SẾP hoặc lịch các chương trình đào tạo tại workshop của Trường Doanh nhân HBR để chọn chủ đề phù hợp với giai đoạn phát triển của doanh nghiệp mình.

10. Những sai lầm thường gặp khi outsourcing nhân sự

Bảy sai lầm dưới đây lặp lại ở phần lớn doanh nghiệp SME triển khai thuê ngoài không thành công.

• Chọn đối tác dựa trên giá thay vì năng lực: khoản chênh lệch tiết kiệm khi ký hợp đồng thường nhỏ hơn nhiều so với chi phí khắc phục hậu quả và tìm đối tác thay thế.
• Thuê ngoài khi bên trong chưa có chuẩn mực: khi doanh nghiệp chưa định nghĩa được thế nào là hoàn thành tốt, không đối tác nào đáp ứng được kỳ vọng chưa từng được viết ra.
• Chỉ so phí cơ bản mà bỏ qua ba loại phí còn lại: báo giá rẻ ở vòng đầu thường bù lại bằng phí thiết lập và phí dịch vụ bổ sung.
• Không chỉ định đầu mối nội bộ: thông tin bị phân mảnh, yêu cầu chồng chéo và không ai theo dõi được tiến độ thực tế.
• Thuê ngoài nhầm vào năng lực lõi: giao đi thứ tạo ra lợi thế cạnh tranh là cách nhanh nhất để doanh nghiệp trở nên giống hệt đối thủ trong vài năm.
• Không có cơ chế chuyển giao tri thức: sau vài năm, doanh nghiệp mất hoàn toàn khả năng tự làm và yếu thế mỗi lần đàm phán lại giá.
• Không đánh giá lại định kỳ: hợp đồng tự động gia hạn năm này qua năm khác khiến doanh nghiệp trả tiền cho mức dịch vụ đã lỗi thời so với nhu cầu.

Một sai lầm mới đang xuất hiện là thuê ngoài những công việc mà chính doanh nghiệp có thể tự động hóa với chi phí thấp hơn. Theo Deloitte năm 2024, 83% lãnh đạo được khảo sát cho biết đã có yếu tố AI trong các dịch vụ thuê ngoài mà họ sử dụng. Trước khi ký hợp đồng cho một khối việc lặp lại, hãy cân nhắc ứng dụng AI trong quản lý nhân sự để xem phần nào có thể xử lý bằng công cụ thay vì bằng nhân lực bên ngoài.

>>> XEM THÊM: ỨNG DỤNG AI TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP GIÚP LÃNH ĐẠO VẬN HÀNH TINH GỌN

Câu hỏi thường gặp về outsourcing nhân sự

Chi phí outsourcing nhân sự thường được tính theo cách nào?

Có ba cách phổ biến: phí trọn gói theo tháng cho một phạm vi công việc cố định, phí theo đầu người mỗi tháng đối với payroll và cung ứng lao động, và phí theo tỷ lệ phần trăm thu nhập năm đầu của ứng viên đối với dịch vụ tuyển dụng. Ngoài phí cơ bản, hãy hỏi rõ phí thiết lập ban đầu, phí dịch vụ bổ sung và phí thay đổi cấu hình, vì đây là ba nguồn phát sinh chi phí phổ biến nhất.

Doanh nghiệp quy mô bao nhiêu người thì nên bắt đầu thuê ngoài?

Không có ngưỡng cố định. Tín hiệu đáng tin cậy hơn là khi một chức năng có khối lượng công việc không đủ nuôi một chuyên gia toàn thời gian nhưng lại đòi hỏi chuyên môn mà nội bộ chưa có. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp bắt đầu thuê ngoài mảng tính lương và bảo hiểm từ khi mới khoảng 20 nhân sự.

Làm sao biết một công ty outsourcing nhân sự có đủ tư cách pháp lý?

Yêu cầu đối tác cung cấp bản sao giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động nếu dịch vụ thuộc nhóm này, và đối chiếu thông tin với Sở quản lý lao động tại địa phương nơi doanh nghiệp đăng ký. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thông thường không thay thế được giấy phép này.

Outsourcing nhân sự có làm giảm sự gắn kết của đội ngũ không?

Có thể, nếu thuê ngoài nhầm vào các vị trí thuộc lớp lõi hoặc vị trí tiếp xúc trực tiếp với khách hàng. Ngược lại, khi thuê ngoài đúng lớp hỗ trợ, đội ngũ nội bộ thường gắn kết hơn vì được giải phóng khỏi việc hành chính lặp lại. Việc giữ chân nhân tài phụ thuộc vào lộ trình phát triển và văn hóa nhiều hơn là vào việc có thuê ngoài hay không.

Làm sao để không bị phụ thuộc vào đối tác thuê ngoài?

Ba việc cần làm song song: giữ một đầu mối nội bộ hiểu nghiệp vụ, yêu cầu đối tác bàn giao tài liệu quy trình định kỳ thay vì chỉ bàn giao kết quả, và duy trì quyền sở hữu đối với toàn bộ dữ liệu. Ngoài ra, việc đánh giá lại quyết định thuê ngoài mỗi năm giúp doanh nghiệp luôn giữ thế chủ động.

Kết luận

Qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ outsourcing nhân sự là gì, có những hình thức nào, chi phí tính ra sao, thị trường nhà cung cấp gồm những nhóm nào, khung pháp lý cần tuân thủ và quy trình triển khai sáu bước từ A đến Z. Điều quyết định thành công không nằm ở việc thuê ngoài nhiều hay ít, mà ở chỗ doanh nghiệp có đủ chuẩn mực, quy trình và năng lực đo lường để kiểm soát phần việc đã chuyển giao hay không. Khi làm đúng, outsourcing nhân sự giúp bộ máy tinh gọn hơn, linh hoạt hơn và vẫn giữ được năng lực lõi để tăng trưởng bền vững.