ON-THE-JOB TRAINING LÀ GÌ? CÁCH ĐÀO TẠO NHÂN SỰ TẠI CHỖ HIỆU QUẢ TỪ A-Z

Nhiều doanh nghiệp đầu tư không ít chi phí cho đào tạo nhưng nhân viên vẫn mất nhiều thời gian để bắt nhịp công việc. On-the-job training (OJT) ra đời như một giải pháp giúp nhân viên học ngay trong quá trình làm việc thực tế, nhanh chóng nâng cao năng lực mà không làm gián đoạn hoạt động của doanh nghiệp. Vậy On-the-job training là gì, mang lại lợi ích gì và làm thế nào để triển khai OJT hiệu quả? Cùng HBR khám phá ngay trong bài viết dưới đây nhé!

1. On-the-job training (OJT) là gì?

On-the-job training (OJT) là phương pháp đào tạo nhân sự ngay tại nơi làm việc, trong đó người học tiếp thu kiến thức, kỹ năng và quy trình công việc thông qua việc trực tiếp thực hiện công việc dưới sự hướng dẫn của quản lý, chuyên gia hoặc nhân viên giàu kinh nghiệm. Thay vì tham gia các khóa học lý thuyết riêng biệt, nhân viên sẽ vừa làm vừa học trong môi trường làm việc thực tế, từ đó nhanh chóng làm quen với công việc và nâng cao năng lực chuyên môn.

Đây là một trong những phương pháp đào tạo phổ biến nhất trong doanh nghiệp nhờ khả năng rút ngắn thời gian onboarding, tiết kiệm chi phí đào tạo và giúp nhân viên đạt hiệu suất làm việc nhanh hơn. OJT thường được áp dụng khi đào tạo nhân viên mới, chuyển đổi vị trí công việc, hướng dẫn sử dụng quy trình hoặc công nghệ mới, cũng như phát triển đội ngũ nhân sự kế cận.

Điểm cốt lõi của On-the-job training là lấy công việc thực tế làm môi trường học tập. Trong suốt quá trình đào tạo, người học không chỉ được quan sát cách thực hiện công việc mà còn trực tiếp thực hành, nhận phản hồi và liên tục điều chỉnh để hoàn thiện kỹ năng. Nhờ vậy, kiến thức được ghi nhớ lâu hơn và có thể áp dụng ngay vào công việc hàng ngày.

>>> Xem thêm: L&D LÀ GÌ? TẦM QUAN TRỌNG CỦA ĐÀO TẠO & PHÁT TRIỂN NHÂN SỰ HIỆN NAY

2. So sánh giữa OJT và Internship

Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa OJT và internship (thực tập) do cả hai đều liên quan đến việc học thông qua công việc thực tế. Tuy nhiên, hai hình thức này khác nhau về bản chất, đối tượng áp dụng và mục tiêu.

Điểm khác biệt quan trọng nhất nằm ở vai trò: OJT nhắm đến việc đưa nhân viên vào guồng làm việc hiệu quả nhanh nhất, còn internship thiên về mục tiêu trải nghiệm và tuyển dụng tiềm năng dài hạn.

3. Ưu điểm và nhược điểm của OJT

Mặc dù On-the-job Training là phương pháp đào tạo được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhờ tính thực tiễn và khả năng tối ưu chi phí, nhưng phương pháp này không phải lúc nào cũng phù hợp với mọi tổ chức hoặc mọi vị trí công việc. Hiểu rõ ưu điểm và nhược điểm của OJT sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn cách triển khai phù hợp, đồng thời phát huy tối đa hiệu quả đào tạo và hạn chế những rủi ro có thể phát sinh.

3.1. Ưu điểm

• Tiết kiệm chi phí đào tạo: Doanh nghiệp không cần đầu tư nhiều vào cơ sở vật chất, thuê giảng viên bên ngoài hoặc xây dựng tài liệu đào tạo phức tạp. Thay vào đó, OJT tận dụng nguồn lực nội bộ như quản lý, trưởng nhóm hoặc nhân viên giàu kinh nghiệm để hướng dẫn, giúp tối ưu ngân sách nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả đào tạo.
• Rút ngắn thời gian nhân viên hòa nhập và đạt năng suất: Nhân viên được học và thực hành ngay trong môi trường làm việc thực tế, từ đó nhanh chóng hiểu rõ nhiệm vụ, quy trình và yêu cầu của vị trí. Điều này giúp giảm thời gian làm quen công việc và sớm tạo ra giá trị cho doanh nghiệp.
• Tăng tính thực tiễn trong đào tạo: OJT giúp nhân viên tiếp cận trực tiếp với công cụ, hệ thống, quy trình và tình huống thực tế thay vì chỉ học qua lý thuyết hoặc mô phỏng. Nhờ đó, nhân viên có khả năng vận dụng kiến thức tốt hơn và xử lý công việc hiệu quả hơn.
• Linh hoạt về thời gian và hình thức đào tạo: Doanh nghiệp có thể điều chỉnh nội dung, tốc độ và phương pháp đào tạo dựa trên năng lực, kinh nghiệm và tiến độ của từng nhân viên. Điều này giúp quá trình học tập phù hợp hơn với nhu cầu thực tế của từng vị trí.
• Tăng cường gắn kết với đội ngũ và văn hóa doanh nghiệp: Thông qua quá trình làm việc trực tiếp với người hướng dẫn và đồng nghiệp, nhân viên mới có cơ hội hiểu rõ hơn về môi trường làm việc, cách phối hợp và giá trị văn hóa của doanh nghiệp, từ đó tăng khả năng thích nghi và gắn bó lâu dài.

3.2. Nhược điểm

• Phụ thuộc vào năng lực và sự tận tâm của người hướng dẫn: Chất lượng đào tạo OJT chịu ảnh hưởng lớn từ người trực tiếp kèm cặp. Nếu người hướng dẫn thiếu kỹ năng truyền đạt, không có phương pháp đào tạo rõ ràng hoặc không dành đủ thời gian hỗ trợ, hiệu quả tiếp thu của nhân viên có thể bị hạn chế và dễ xảy ra sự thiếu đồng nhất giữa các nhóm.
• Có thể ảnh hưởng đến năng suất công việc trong ngắn hạn: Người hướng dẫn cần dành thời gian để giải thích, theo dõi, kiểm tra và hỗ trợ nhân viên mới, khiến họ phải phân bổ nguồn lực thay vì tập trung hoàn toàn vào nhiệm vụ chính. Điều này có thể ảnh hưởng nhất định đến hiệu suất của bộ phận trong giai đoạn đầu.
• Tiềm ẩn rủi ro sai sót trong quá trình thực hành: Do nhân viên được đào tạo trực tiếp thông qua công việc thực tế, những sai sót trong quá trình học có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc trải nghiệm khách hàng nếu không được giám sát và kiểm soát chặt chẽ.
• Thiếu tính hệ thống nếu không có lộ trình đào tạo rõ ràng: Nếu doanh nghiệp không xây dựng kế hoạch, tài liệu hướng dẫn và tiêu chuẩn đào tạo cụ thể, OJT có thể trở thành quá trình truyền đạt kinh nghiệm rời rạc. Nhân viên có thể chỉ học được cách xử lý tình huống trước mắt mà chưa nắm được toàn bộ quy trình và yêu cầu công việc.
• Khó đo lường hiệu quả đào tạo nếu thiếu tiêu chí đánh giá: OJT thường diễn ra trong quá trình làm việc nên khó đánh giá chính xác kết quả nếu doanh nghiệp không thiết lập KPI, tiêu chuẩn năng lực hoặc các mốc kiểm tra cụ thể. Việc thiếu hệ thống đánh giá có thể khiến doanh nghiệp khó xác định mức độ tiến bộ của nhân viên sau đào tạo.

4. Các phương pháp On-the-job training phổ biến

On-the-job Training (OJT) có thể được triển khai theo nhiều phương pháp khác nhau tùy thuộc vào mục tiêu đào tạo, đặc thù công việc và năng lực của nhân viên. Việc lựa chọn đúng phương pháp OJT giúp doanh nghiệp tối ưu hiệu quả đào tạo, rút ngắn thời gian nhân viên đạt năng suất và đảm bảo đội ngũ được trang bị đúng kỹ năng cần thiết cho công việc.

Dưới đây là 4 phương pháp On-the-job training phổ biến nhất:

• OJT có cấu trúc - Structured OJT
• OJT không cấu trúc - Unstructured OJT
• OJT độc lập - Standalone OJT
• OJT học tập kết hợp - Blended learning OJT

4.1. OJT có cấu trúc - Structured OJT

OJT có cấu trúc (Structured OJT) là phương pháp đào tạo tại nơi làm việc được thiết kế theo một kế hoạch cụ thể với mục tiêu, nội dung, thời gian, người hướng dẫn và tiêu chí đánh giá rõ ràng. Đây là hình thức OJT phổ biến trong các doanh nghiệp muốn xây dựng quy trình đào tạo nhân sự bài bản, đặc biệt trong giai đoạn onboarding nhân viên mới.

Trong phương pháp này, doanh nghiệp thường xây dựng lộ trình đào tạo theo từng giai đoạn, từ việc làm quen với môi trường, học quy trình cơ bản đến thực hành công việc và đánh giá kết quả. Nhân viên được hướng dẫn từng bước bởi quản lý, trưởng nhóm hoặc người có kinh nghiệm trước khi đảm nhận công việc độc lập, trong đó doanh nghiệp có thể tham khảo mô hình 70-20-10 trong đào tạo nhân sự để phân bổ hoạt động học tập hiệu quả.

Ví dụ: Một nhân viên kinh doanh mới có thể trải qua chương trình OJT gồm: tìm hiểu sản phẩm → học quy trình tư vấn → quan sát nhân viên kỳ cựu làm việc → thực hành gọi điện cho khách hàng → được đánh giá trước khi tự phụ trách khách hàng.

Ưu điểm của Structured OJT:

• Đảm bảo tính nhất quán trong đào tạo giữa các phòng ban và nhân viên.
• Giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ và đánh giá năng lực người học.
• Hạn chế tình trạng đào tạo theo kinh nghiệm cá nhân thiếu hệ thống.
• Phù hợp với các vị trí yêu cầu quy trình làm việc rõ ràng.

4.2. OJT không cấu trúc - Unstructured OJT

OJT không cấu trúc (Unstructured OJT) là hình thức đào tạo trong đó nhân viên học hỏi thông qua quá trình quan sát, trao đổi và thực hiện công việc thực tế mà không có một chương trình đào tạo được thiết kế sẵn. Đây là phương pháp OJT truyền thống, thường diễn ra tự nhiên trong môi trường làm việc khi nhân viên mới được hướng dẫn bởi đồng nghiệp, quản lý hoặc người có kinh nghiệm trong quá trình xử lý công việc hằng ngày.

Khác với OJT có cấu trúc, hình thức này không yêu cầu doanh nghiệp xây dựng lộ trình đào tạo chi tiết mà tập trung vào việc truyền đạt kinh nghiệm và hỗ trợ nhân viên khi cần thiết.

Ví dụ: Một nhân viên chăm sóc khách hàng mới được ngồi cùng nhân viên lâu năm để quan sát cách xử lý cuộc gọi, sau đó tự thực hiện và nhận góp ý trong quá trình làm việc.

Ưu điểm của Unstructured OJT:

• Dễ triển khai, không yêu cầu nhiều thời gian chuẩn bị.
• Linh hoạt theo tình huống công việc thực tế.
• Tạo điều kiện để nhân viên học hỏi kinh nghiệm thực chiến từ đồng nghiệp.

Hạn chế của Unstructured OJT:

• Chất lượng đào tạo phụ thuộc nhiều vào người hướng dẫn.
• Khó đảm bảo mọi nhân viên nhận được cùng một lượng kiến thức.
• Có thể thiếu mục tiêu và tiêu chí đánh giá rõ ràng.

4.3. OJT độc lập - Standalone OJT

OJT độc lập (Standalone OJT) là phương pháp đào tạo trong đó hoạt động học tập chủ yếu diễn ra ngay tại nơi làm việc và được xem là hình thức đào tạo chính cho một kỹ năng hoặc vị trí cụ thể, không kết hợp với các phương pháp đào tạo khác. Với Standalone OJT, nhân viên sẽ học thông qua quá trình thực hành trực tiếp, được hướng dẫn bởi người có chuyên môn và từng bước nâng cao năng lực thông qua kinh nghiệm thực tế.

Phương pháp này thường phù hợp với những công việc có quy trình rõ ràng, yêu cầu kỹ năng thực hành cao hoặc cần nhân viên nhanh chóng làm quen với môi trường vận hành.

Ví dụ: Một nhân viên vận hành máy móc trong nhà máy có thể được đào tạo hoàn toàn thông qua việc quan sát, thực hành trên thiết bị thật và nhận hướng dẫn trực tiếp từ kỹ thuật viên có kinh nghiệm.

Ưu điểm của Standalone OJT:

• Tập trung hoàn toàn vào kỹ năng cần thiết cho công việc.
• Giúp nhân viên nhanh chóng làm quen với quy trình thực tế.
• Tiết kiệm thời gian so với việc kết hợp nhiều hình thức đào tạo.

Hạn chế của Standalone OJT:

• Có thể thiếu kiến thức nền tảng nếu chỉ tập trung vào thực hành.
• Không phù hợp với các vị trí yêu cầu kiến thức chuyên môn rộng.
• Hiệu quả phụ thuộc vào mức độ chuẩn hóa của doanh nghiệp.

4.4. OJT học tập kết hợp - Blended learning OJT

OJT học tập kết hợp (Blended Learning OJT) là phương pháp kết hợp giữa đào tạo trực tiếp tại nơi làm việc và các hình thức học tập khác như đào tạo trực tuyến (E-learning), khóa học nội bộ, video hướng dẫn hoặc tài liệu số. Đây được xem là phương pháp đào tạo hiện đại giúp doanh nghiệp tận dụng ưu điểm của cả đào tạo truyền thống và công nghệ. Nhân viên có thể học kiến thức nền tảng trước thông qua nền tảng trực tuyến, sau đó áp dụng vào công việc thực tế dưới sự hướng dẫn của quản lý hoặc chuyên gia nội bộ.

Ví dụ: Một nhân viên marketing mới có thể học trước về quy trình xây dựng chiến dịch, công cụ marketing qua khóa học online, sau đó thực hành lập kế hoạch và triển khai chiến dịch dưới sự hướng dẫn của trưởng phòng marketing.

Ưu điểm của Blended Learning OJT:

• Kết hợp giữa kiến thức lý thuyết và kỹ năng thực hành.
• Giúp nhân viên chủ động học tập theo tốc độ cá nhân.
• Dễ mở rộng đào tạo cho nhiều nhân viên cùng lúc.
• Tăng khả năng lưu trữ và chuẩn hóa kiến thức trong doanh nghiệp.

Hạn chế của Blended Learning OJT:

• Yêu cầu doanh nghiệp có hệ thống đào tạo và nền tảng công nghệ phù hợp.
• Cần đầu tư xây dựng tài liệu, nội dung học tập ban đầu.
• Đòi hỏi nhân viên có tính chủ động cao trong quá trình học.

5. Quy trình triển khai On-the-job training hiệu quả

Triển khai On-the-job Training (OJT) hiệu quả không chỉ đơn giản là phân công một nhân viên giỏi hướng dẫn nhân viên mới. Để OJT thực sự trở thành công cụ phát triển năng lực nhân sự, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình đào tạo bài bản. Dưới đây là 6 bước triển khai OJT mà nhà quản lý có thể áp dụng ngay trong doanh nghiệp:

• Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp
• Bước 2: Xây dựng chương trình On-the-job Training
• Bước 3: Lựa chọn người hướng dẫn phù hợp
• Bước 4: Chuẩn bị tài liệu và công cụ đào tạo OJT
• Bước 5: Triển khai chương trình đào tạo thực tế
• Bước 6: Đánh giá kết quả và cải tiến chương trình

5.1. Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo trong doanh nghiệp

Trước khi triển khai OJT, doanh nghiệp cần xác định rõ nhân viên cần được đào tạo điều gì, vì sao cần đào tạo và kết quả mong muốn sau đào tạo là gì. Đây là bước nền tảng giúp chương trình OJT tập trung đúng vấn đề thay vì đào tạo dàn trải, thiếu mục tiêu.

Để xác định nhu cầu đào tạo, nhà quản lý có thể bắt đầu từ việc phân tích nhu cầu đào tạo:

• Khoảng cách năng lực (Skill Gap): So sánh giữa năng lực hiện tại của nhân viên với yêu cầu của vị trí công việc.
• Yêu cầu của từng vị trí: Xác định những kiến thức, kỹ năng và quy trình nhân viên bắt buộc phải nắm vững để hoàn thành nhiệm vụ.
• Các vấn đề trong hiệu suất công việc: Xem xét những lỗi thường gặp, điểm yếu trong quá trình vận hành hoặc những kỹ năng nhân viên đang thiếu.
• Mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp: đảm bảo nội dung đào tạo gắn với mục tiêu như tăng doanh số, cải thiện chất lượng dịch vụ, nâng cao năng suất hoặc chuẩn bị đội ngũ kế thừa.

Ví dụ:
Một doanh nghiệp nhận thấy nhân viên kinh doanh mới mất trung bình 3 tháng để đạt KPI doanh số. Sau khi phân tích, doanh nghiệp phát hiện nguyên nhân đến từ việc nhân viên chưa thành thạo kỹ năng tìm kiếm khách hàng, tư vấn và xử lý phản đối. Khi đó, chương trình OJT cần tập trung vào các kỹ năng này thay vì đào tạo chung về sản phẩm.

Kết quả cần đạt sau bước 1:

• Xác định rõ đối tượng cần đào tạo.
• Xác định kỹ năng, kiến thức cần cải thiện.
• Xây dựng mục tiêu đào tạo cụ thể có thể đo lường.

5.2. Bước 2: Xây dựng chương trình On-the-job Training

Sau khi xác định nhu cầu đào tạo, doanh nghiệp cần xây dựng chương trình OJT với lộ trình, nội dung, thời gian và tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng. Đây là bước giúp biến việc “hướng dẫn công việc” thành một chương trình đào tạo có hệ thống.

Một chương trình OJT hiệu quả nên bao gồm:

• Mục tiêu đào tạo: Nhân viên cần đạt được điều gì sau khi hoàn thành chương trình?
• Nội dung đào tạo: Các kiến thức, kỹ năng, quy trình hoặc công cụ cần được hướng dẫn.
• Thời gian đào tạo: Xác định thời lượng phù hợp theo độ phức tạp của công việc.
• Phương pháp đào tạo: quan sát, thực hành, hướng dẫn trực tiếp, phản hồi hoặc kiểm tra.
• Tiêu chí đánh giá: Các tiêu chuẩn để xác định nhân viên đã đủ năng lực làm việc độc lập hay chưa.

Doanh nghiệp nên chia chương trình OJT thành từng giai đoạn để nhân viên dễ tiếp thu:

• Giai đoạn 1: Quan sát (Observe): Nhân viên tìm hiểu quy trình, quan sát người có kinh nghiệm thực hiện công việc.
• Giai đoạn 2: Thực hành có hướng dẫn (Practice): Nhân viên bắt đầu thực hiện công việc dưới sự giám sát và hỗ trợ của người hướng dẫn.
• Giai đoạn 3: Thực hiện độc lập (Perform): Nhân viên tự xử lý công việc và được đánh giá dựa trên kết quả thực tế.

Kết quả cần đạt sau bước 2:

• Có kế hoạch OJT cụ thể cho từng vị trí.
• Xác định rõ nội dung cần đào tạo và tiêu chuẩn đầu ra.
• Tránh tình trạng đào tạo theo cảm tính hoặc phụ thuộc hoàn toàn vào người hướng dẫn.

5.3. Bước 3: Lựa chọn người hướng dẫn phù hợp

Người hướng dẫn (Trainer/Coach) là yếu tố quyết định lớn đến hiệu quả của chương trình OJT. Một nhân viên giỏi chuyên môn chưa chắc đã là người đào tạo tốt nếu thiếu kỹ năng truyền đạt và khả năng hỗ trợ người học.

Khi lựa chọn người hướng dẫn OJT, doanh nghiệp nên ưu tiên những người có:

• Năng lực chuyên môn tốt: hiểu sâu về công việc, quy trình và tiêu chuẩn thực hiện.
• Kết quả công việc ổn định: Có kinh nghiệm thực tế và đạt hiệu suất tốt.
• Khả năng giao tiếp, hướng dẫn: Biết cách giải thích, phản hồi và hỗ trợ nhân viên mới.
• Tinh thần trách nhiệm: Sẵn sàng dành thời gian đồng hành cùng người học.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên đào tạo kỹ năng làm người hướng dẫn cho các quản lý hoặc trưởng nhóm trước khi giao nhiệm vụ OJT. Người hướng dẫn cần hiểu rõ cách đặt mục tiêu, cách phản hồi và cách đánh giá sự tiến bộ của nhân viên.

Kết quả cần đạt sau bước 3:

• Xác định được người chịu trách nhiệm đào tạo.
• Đảm bảo người hướng dẫn có đủ năng lực và phương pháp đào tạo.
• Tránh tình trạng “người giỏi làm nhưng không biết cách dạy”.

>>> Xem thêm: MENTORING VÀ COACHING: KHI NÀO NÊN CỐ VẤN, KHI NÀO NÊN HUẤN LUYỆN?

5.4. Bước 4: Chuẩn bị tài liệu và công cụ đào tạo OJT

Để OJT không trở thành hình thức truyền đạt kinh nghiệm tự phát, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ tài liệu và công cụ hỗ trợ đào tạo.

Một số tài liệu cần thiết bao gồm:

• Checklist đào tạo: Danh sách các nội dung nhân viên cần hoàn thành.
• Quy trình vận hành chuẩn (SOP): Hướng dẫn từng bước thực hiện công việc.
• Tài liệu sản phẩm/dịch vụ: Giúp nhân viên hiểu rõ thông tin cần thiết.
• Video hướng dẫn hoặc tài liệu trực tuyến: Hỗ trợ nhân viên tự học ngoài thời gian đào tạo.
• Biểu mẫu đánh giá: Theo dõi tiến độ và kết quả sau từng giai đoạn.

Ví dụ, với vị trí nhân viên chăm sóc khách hàng, bộ tài liệu OJT có thể bao gồm: kịch bản giao tiếp, quy trình xử lý khiếu nại, danh sách lỗi thường gặp và tiêu chí đánh giá chất lượng cuộc gọi.

Kết quả cần đạt sau bước 4:

• Chuẩn hóa kiến thức đào tạo
• Giúp người hướng dẫn dễ dàng triển khai
• Đảm bảo nhân viên được tiếp cận cùng một tiêu chuẩn công việc

5.5. Bước 5: Triển khai chương trình đào tạo thực tế

Ở bước này, doanh nghiệp bắt đầu triển khai chương trình OJT theo kế hoạch đã xây dựng. Quá trình đào tạo nên tập trung vào nguyên tắc hướng dẫn - thực hành - phản hồi - cải thiện thay vì chỉ giao việc cho nhân viên tự học.

Quy trình đào tạo thực tế có thể gồm:

• Giải thích công việc: Người hướng dẫn giới thiệu mục tiêu công việc, quy trình thực hiện và những tiêu chuẩn cần đạt.
• Làm mẫu và cho nhân viên quan sát: Nhân viên theo dõi cách người có kinh nghiệm xử lý công việc trong thực tế.
• Cho nhân viên thực hành: Nhân viên tự thực hiện nhiệm vụ dưới sự giám sát và hỗ trợ khi cần thiết.
• Phản hồi và điều chỉnh: Người hướng dẫn đánh giá kết quả, chỉ ra điểm cần cải thiện và hướng dẫn cách làm tốt hơn.

Trong quá trình đào tạo, nhà quản lý nên duy trì việc trao đổi định kỳ để đảm bảo nhân viên không bị bỏ lại trong quá trình học tập.

Kết quả cần đạt sau bước 5:

• Nhân viên có thể áp dụng kiến thức vào công việc thực tế.
• Phát hiện và xử lý sớm các lỗi trong quá trình đào tạo.
• Đảm bảo nhân viên đạt chuẩn trước khi làm việc độc lập.

5.6. Bước 6: Đánh giá kết quả và cải tiến chương trình

Đánh giá kết quả đào tạo là bước cuối cùng nhưng đóng vai trò quan trọng giúp doanh nghiệp biết chương trình OJT có thực sự hiệu quả hay không. Thay vì chỉ đánh giá dựa trên cảm nhận của người hướng dẫn, doanh nghiệp cần xây dựng các tiêu chí đo lường cụ thể. Để đo lường chính xác giá trị của chương trình, doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp đánh giá hiệu quả đào tạo phù hợp.

Ngoài ra, một số tiêu chí đánh giá hiệu quả OJT bao gồm:

• Mức độ hoàn thành công việc: Nhân viên có đạt yêu cầu của vị trí hay không.
• Thời gian đạt năng suất: Mất bao lâu để nhân viên có thể làm việc độc lập.
• Tỷ lệ sai sót: Số lượng lỗi giảm sau đào tạo.
• Kết quả KPI: Mức độ cải thiện hiệu suất công việc.
• Phản hồi từ quản lý và nhân viên: Đánh giá điểm mạnh, điểm cần cải thiện của chương trình.

Sau khi đánh giá, doanh nghiệp cần liên tục cải tiến chương trình OJT bằng cách cập nhật tài liệu, điều chỉnh nội dung đào tạo hoặc nâng cao năng lực cho đội ngũ hướng dẫn.

Kết quả cần đạt sau bước 6:

• Đo lường được hiệu quả đầu tư đào tạo.
• Phát hiện điểm chưa phù hợp trong chương trình.
• Liên tục cải thiện chất lượng đào tạo nội bộ.

6. KPI đánh giá hiệu quả chương trình OJT

Để đảm bảo OJT mang lại giá trị thực tế cho doanh nghiệp, nhà quản lý cần xây dựng hệ thống KPI để đo lường mức độ hiệu quả của chương trình đào tạo. Việc đánh giá không chỉ giúp doanh nghiệp biết nhân viên đã đạt yêu cầu hay chưa mà còn xác định những điểm cần cải thiện trong quy trình đào tạo.

Một số KPI quan trọng để đánh giá hiệu quả OJT bao gồm:

• Thời gian đạt năng suất: Đo lường khoảng thời gian nhân viên cần để có thể thực hiện công việc độc lập và đạt mức hiệu suất kỳ vọng sau đào tạo.
• Tỷ lệ hoàn thành chương trình OJT: Đánh giá số lượng nhân viên hoàn thành đầy đủ các nội dung, nhiệm vụ và yêu cầu trong lộ trình đào tạo.
• Mức độ đạt chuẩn năng lực sau đào tạo: Đo lường khả năng đáp ứng yêu cầu công việc của nhân viên thông qua bài kiểm tra, đánh giá thực hành hoặc nhận xét từ quản lý trực tiếp.
• Mức độ cải thiện hiệu suất công việc: So sánh kết quả làm việc của nhân viên trước và sau OJT dựa trên các chỉ số như doanh số, năng suất, chất lượng công việc hoặc tỷ lệ hoàn thành KPI.
• Tỷ lệ sai sót trong công việc: Theo dõi sự thay đổi về số lượng lỗi phát sinh trước và sau đào tạo để đánh giá mức độ hiệu quả của quá trình hướng dẫn.
• Mức độ hài lòng của nhân viên với chương trình đào tạo: Thu thập phản hồi từ người học về nội dung, phương pháp đào tạo và sự hỗ trợ của người hướng dẫn để cải thiện chương trình OJT trong tương lai.

Việc theo dõi các KPI trên giúp doanh nghiệp không chỉ đánh giá kết quả đào tạo mà còn tối ưu quy trình OJT, nâng cao chất lượng đội ngũ và đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng mục tiêu phát triển dài hạn.

7. Những lưu ý để triển khai OJT thành công

Để On-the-job Training phát huy hiệu quả, doanh nghiệp không chỉ cần xây dựng kế hoạch đào tạo mà còn phải chú trọng đến cách tổ chức và duy trì trong thực tế. Một số lưu ý quan trọng khi triển khai OJT:

1- Gắn OJT với mục tiêu kinh doanh và nhu cầu thực tế:
Doanh nghiệp cần xác định rõ những năng lực, kỹ năng hoặc kiến thức nào có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc để đưa vào chương trình đào tạo. Thay vì đào tạo theo xu hướng hoặc triển khai chung cho mọi nhân viên, OJT nên tập trung giải quyết những khoảng cách năng lực cụ thể, giúp nhân viên cải thiện đúng điểm yếu và đóng góp tốt hơn vào mục tiêu chung của tổ chức.

2- Xây dựng văn hóa hỗ trợ và chia sẻ kiến thức:
OJT chỉ đạt hiệu quả cao khi doanh nghiệp tạo được môi trường khuyến khích sự trao đổi và học hỏi giữa các thành viên. Những nhân sự có kinh nghiệm cần được khuyến khích đóng vai trò người hướng dẫn, chủ động chia sẻ kinh nghiệm, phản hồi và hỗ trợ đồng nghiệp thay vì chỉ truyền đạt công việc một cách máy móc. Điều này giúp doanh nghiệp hình thành văn hóa học tập liên tục và duy trì nguồn tri thức nội bộ.

3- Duy trì sự theo dõi và trao đổi thường xuyên:
Quá trình OJT không nên kết thúc sau khi giao nhiệm vụ đào tạo cho người hướng dẫn. Nhà quản lý cần thường xuyên theo dõi tiến độ, trao đổi với nhân viên về những khó khăn gặp phải và đánh giá mức độ tiến bộ trong quá trình học tập. Việc phản hồi kịp thời giúp doanh nghiệp nhanh chóng điều chỉnh nội dung, phương pháp đào tạo và đảm bảo nhân viên đi đúng hướng.

4- Kết hợp OJT với các hình thức đào tạo khác:
Mặc dù OJT có ưu thế về tính thực tiễn, nhưng không phải lúc nào cũng đủ để phát triển toàn diện năng lực nhân viên, đặc biệt với những vị trí yêu cầu kiến thức chuyên môn hoặc kỹ năng quản lý. Doanh nghiệp nên kết hợp OJT với các phương pháp khác như đào tạo trực tuyến (E-learning), đào tạo nội bộ, coaching hoặc mentoring để giúp nhân viên vừa có kiến thức nền tảng, vừa có khả năng áp dụng vào thực tế.

5- Coi OJT là hoạt động phát triển nhân sự dài hạn:
OJT không chỉ dành cho nhân viên mới trong giai đoạn làm quen với công việc mà còn có thể được sử dụng để nâng cao năng lực cho nhân sự hiện tại. Doanh nghiệp có thể áp dụng OJT trong đào tạo kỹ năng mới, chuẩn bị nhân sự kế thừa, phát triển đội ngũ quản lý hoặc hỗ trợ nhân viên thích nghi với những thay đổi trong công việc. Khi được duy trì như một phần của chiến lược phát triển nhân tài, OJT sẽ tạo ra giá trị bền vững cho tổ chức.

Với Trường Doanh nhân HBR, uy tín không đến từ lời nói mà được khẳng định bằng chính kết quả thực tế trong quá trình vận hành và phát triển đội ngũ. Sở hữu kinh nghiệm quản trị hệ thống hàng nghìn nhân sự thuộc HBR Holdings gồm Trường Doanh nhân HBR, Langmaster, IELTS LangGo và BingGo Leaders, HBR đồng thời đã đồng hành và đào tạo cho hàng chục nghìn doanh nghiệp trên toàn quốc trong bài toán xây dựng và phát triển đội ngũ.

Tham gia khóa học “QUẢN TRỊ NHÂN SỰ DÀNH CHO SẾP” cùng Mr. Tony Dzung, anh/chị sẽ được tiếp cận tư duy quản trị hiện đại, cách xây dựng đội ngũ làm việc hiệu quả và nhiều modules thực chiến khác. 👉 Xem ngay thông tin lộ trình khóa học và những ưu đãi đặc biệt tại đây!

8. Câu hỏi thường gặp về OJT