HỆ THỐNG ERP LÀ GÌ? GIẢI PHÁP QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN

Hệ thống ERP đã trở thành một công cụ quan trọng trong việc quản trị doanh nghiệp toàn diện và linh hoạt. Bài viết dưới đây của Trường Doanh Nhân HBR sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hệ thống ERP là gì, vai trò, lợi ích và cách triển khai hệ thống ERP hiệu quả. 

1. Hệ thống ERP là gì?

Hệ thống ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning (Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp). Đây là một hệ thống tích hợp các phân hệ như Tài chính, Sản xuất, Logistics, Nhân sự,... trên cùng một nền tảng ứng dụng. Hệ thống này cho phép tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp làm việc đồng nhất trên cùng một hệ thống, giúp cải thiện quá trình vận hành và gia tăng hiệu quả hoạt động.

Thay vì sử dụng các phần mềm riêng lẻ và độc lập như Phần mềm kế toán, Phần mềm quản lý nhân sự, Phần mềm quản lý khách hàng,... hệ thống ERP cho phép tích hợp tất cả các bộ phận của doanh nghiệp vào một hệ thống thông tin toàn diện. Dữ liệu chỉ cần được nhập vào hệ thống một lần và sau đó được chia sẻ với tất cả các bộ phận liên quan. Điều này giúp giảm thiểu sự trùng lặp và dư thừa dữ liệu, đồng thời giúp tối ưu quy trình vận hành và tăng hiệu suất làm việc.

2. Những phân hệ chính trong hệ thống ERP

Một hệ thống ERP hoàn chỉnh bao gồm nhiều phân hệ (module) khác nhau, giúp quản lý các khía cạnh khác nhau của doanh nghiệp một cách đồng bộ và hiệu quả.

• Phân hệ kế toán tài chính: Phân hệ Kế toán Tài chính là nền tảng cốt lõi của mọi hệ thống ERP, tập trung vào việc quản lý và kiểm soát tất cả các hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Ví dụ như quản lý sổ cái, lập báo cáo tài chính, theo dõi dòng tiền ra vào doanh nghiệp, theo dõi các khoản nợ…
• Phân hệ quản lý bán hàng: Phân hệ Quản lý Bán hàng hỗ trợ tối ưu quy trình bán hàng từ khâu nhận đơn hàng, giao dịch với khách hàng cho đến theo dõi tiến trình bán hàng và báo cáo doanh thu
• Phân hệ quản lý mua hàng: Phân hệ này giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động liên quan đến mua sắm sản phẩm/dịch vụ, từ việc lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng, cho đến kiểm tra hàng hóa và thanh toán
• Phân hệ quản lý nhân sự: Phân hệ này giúp quản lý toàn diện các hoạt động liên quan đến nhân sự. Ví dụ như quản lý thông tin nhân sự,  tính lương và phúc lợi, quản lý chấm công, tuyển dụng và đào tạo nhân sự
• Phân hệ quản trị quan hệ khách hàng: Phân hệ Quản trị Quan hệ Khách hàng tập trung vào việc quản lý mối quan hệ với khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng. Chẳng hạn như tạo cơ sở dữ liệu khách hàng, chăm sóc và hỗ trợ khách hàng
• Phân hệ quản lý sản xuất: Phân hệ Quản lý Sản xuất là một trong những phân hệ quan trọng nhất đối với các doanh nghiệp sản xuất, giúp lập kế hoạch sản xuất, kiểm soát chất lượng và theo dõi tiến trình sản xuất

3. Các đặc điểm của hệ thống quản lý ERP

Hệ thống ERP sở hữu những đặc trưng nổi bật so với các giải pháp quản lý doanh nghiệp thông thường, bao gồm:

• Nền tảng quản lý tích hợp: ERP là một nền tảng hợp nhất, kết nối mọi quy trình và dữ liệu từ sản xuất, kinh doanh, chăm sóc khách hàng, từ đó tạo ra sự liên kết chặt chẽ và liền mạch giữa các bộ phận
• Tự động hóa quy trình: Hệ thống ERP tự động hóa các hoạt động như lập kế hoạch, quản lý tồn kho, tài chính,... giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót
• Quản lý theo nguyên tắc rõ ràng: ERP hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập các quy tắc và kế hoạch chi tiết cho hoạt động kinh doanh, từ quản lý sản phẩm đến bán hàng
• Thiết kế theo mô-đun: Hệ thống ERP được cấu trúc theo các mô-đun chức năng, cho phép doanh nghiệp triển khai tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể
• Kết nối liên phòng ban: ERP tạo điều kiện cho việc liên kết các phòng ban trong doanh nghiệp, giúp việc chia sẻ và trao đổi thông tin dễ dàng hơn
• Tính linh hoạt: ERP cho phép tùy chỉnh quy trình kinh doanh để phù hợp với yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp
• Bảo mật cao: Hệ thống ERP thường tích hợp các tính năng bảo mật tiên tiến nhằm bảo vệ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp

4. Phân loại hệ thống ERP

Hệ thống ERP có thể được phân loại dựa trên 2 tiêu chí: phân loại theo lớp và phân loại theo cách triển khai 

4.1. Phân loại theo lớp

Hệ thống ERP thường được phân loại theo lớp (tier), dựa trên quy mô và độ phức tạp của doanh nghiệp mà hệ thống hướng đến. Dưới đây là các lớp ERP điển hình:

• ERP lớp I (Tier I): ERP lớp I dành cho các doanh nghiệp lớn, có quy mô toàn cầu, với khả năng xử lý các yêu cầu quốc tế phức tạp
• ERP lớp II (Tier II): Hệ thống ERP lớp II dành cho các doanh nghiệp lớn có quy mô khu vực hoặc hoạt động tại nhiều quốc gia nhưng không có phạm vi toàn cầu. Những doanh nghiệp trong nhóm này có thể là các đơn vị độc lập hoặc chi nhánh của các tập đoàn toàn cầu
• ERP lớp III (Tier III): Hệ thống ERP lớp III hướng đến các doanh nghiệp vừa với quy mô hoạt động chủ yếu tại một quốc gia hoặc khu vực nhất định
• ERP lớp IV (Tier IV): Hệ thống ERP lớp IV được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp nhỏ, với các tính năng cơ bản và đơn giản hơn so với các lớp ERP khác

4.2. Phân loại theo hình thức triển khai

Việc lựa chọn hình thức triển khai hệ thống ERP là một quyết định quan trọng, ảnh hưởng đến khả năng vận hành, quản lý và tối ưu hóa chi phí của doanh nghiệp. Dưới đây là ba hình thức triển khai ERP phổ biến:

• ERP On-premise: ERP On-premise là hệ thống ERP được cài đặt trực tiếp trên máy chủ nội bộ của doanh nghiệp. Hình thức này yêu cầu doanh nghiệp phải đầu tư vào hạ tầng công nghệ (phần cứng, phần mềm) và có đội ngũ IT chuyên nghiệp để vận hành và bảo trì hệ thống
• ERP Cloud-based: ERP Cloud-based là hệ thống ERP được triển khai trên nền tảng đám mây, do nhà cung cấp trực tiếp quản lý. Doanh nghiệp chỉ cần kết nối internet để truy cập và sử dụng hệ thống thay vì phải đầu tư máy chủ nội bộ
• ERP Hybrid: ERP Hybrid là sự kết hợp giữa ERP on-premise và ERP cloud-based, cho phép doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn phần nào của hệ thống được cài đặt nội bộ và phần nào được triển khai trên đám mây

5. Vai trò của hệ thống ERP đối với doanh nghiệp

Hệ thống ERP đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ quản lý và tối ưu hóa hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể, hệ thống ERP đảm nhận những vai trò chính sau:

• Tự động hóa quy trình quản lý: ERP thay thế các tác vụ thủ công, giúp doanh nghiệp quản lý quy trình kinh doanh một cách tự động. Điều này giúp giảm thiểu sai sót và tăng hiệu suất làm việc tổng thể
• Cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban: Nhờ hệ thống ERP, dữ liệu được chia sẻ một cách liên tục giữa các bộ phận như tài chính, sản xuất, nhân sự và bán hàng. Từ đó giúp cải thiện sự liên kết và giao tiếp nội bộ
• Hỗ trợ ra quyết định chiến lược: ERP cung cấp thông tin chi tiết và dữ liệu theo thời gian thực, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn
• Giảm chi phí vận hành: ERP giúp giảm thiểu các chi phí không cần thiết, chẳng hạn như chi phí liên quan đến quản lý tồn kho dư thừa hoặc lãng phí trong sản xuất. Nó tối ưu hóa quy trình mua hàng và sử dụng tài nguyên, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành một cách đáng kể
• Tăng cường khả năng cạnh tranh: Với hệ thống ERP, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa quy trình, quản lý tài nguyên hiệu quả và đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn đối thủ. Từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường
• Tăng cường khả năng thích ứng linh hoạt: Trong bối cảnh môi trường kinh doanh luôn biến động, ERP giúp doanh nghiệp dễ dàng thích ứng với những thay đổi về mặt quy trình, chiến lược hoặc quy định pháp lý mà không gây ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: ERP cải thiện tốc độ xử lý đơn hàng và chất lượng dịch vụ khách hàng, nhờ vào việc tối ưu hóa quy trình bán hàng, quản lý kho và theo dõi đơn hàng một cách chi tiết. Khách hàng nhận được dịch vụ một cách nhanh chóng, chính xác, từ đó tăng cường lòng tin và sự trung thành đối với doanh nghiệp
• Cải thiện tính bảo mật và tuân thủ pháp lý: Hệ thống ERP hiện đại được thiết kế với các tiêu chuẩn bảo mật cao, bảo vệ dữ liệu của doanh nghiệp khỏi các mối đe dọa bên ngoài. Hơn nữa, ERP có thể giúp doanh nghiệp duy trì sự tuân thủ với các quy định kế toán, thuế, và các yêu cầu pháp lý khác

6. Hệ thống ERP phù hợp với những doanh nghiệp nào?

Mặc dù hệ thống quản lý ERP mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng một số ngành cụ thể có thể thu được nhiều giá trị hơn khi triển khai ERP. Dưới đây là một số doanh nghiệp nên tích cực sử dụng hệ thống này:

• Doanh nghiệp thường gặp sai sót trong nhập/xuất dữ liệu: Các doanh nghiệp này thường gặp phải lỗi dữ liệu do nhập liệu thủ công. ERP giúp tự động hóa quá trình nhập và xuất dữ liệu, giảm thiểu sai sót nhờ việc thống nhất nguồn dữ liệu trong toàn bộ hệ thống
• Doanh nghiệp tăng nhanh về khối lượng công việc và quy mô: Doanh nghiệp đang phát triển nhanh chóng với số lượng đơn hàng và dữ liệu ngày càng tăng. ERP sẽ giúp doanh nghiệp quản lý khối lượng công việc lớn mà không cần tăng thêm nhiều nguồn nhân lực
• Doanh nghiệp có bộ máy quản lý cồng kềnh: Các doanh nghiệp này thường gặp phải tình trạng chồng chéo trách nhiệm, thiếu sự phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban. ERP sẽ giúp tinh giản bộ máy quản lý bằng cách tập trung hóa dữ liệu và các quy trình quản lý trong một hệ thống duy nhất. Các thông tin quan trọng như tài chính, nhân sự, sản xuất đều được liên kết chặt chẽ, giúp giảm thiểu sự phức tạp và tăng cường tính minh bạch
• Doanh nghiệp có nhu cầu tích hợp dữ liệu: Những doanh nghiệp muốn tích hợp dữ liệu của tất cả các phòng ban trong một hệ thống duy nhất thay vì sử dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc. ERP cung cấp một nền tảng quản lý dữ liệu chung của toàn bộ tổ chức, giúp cải thiện hiệu suất và sự minh bạch trong các quy trình kinh doanh
• Doanh nghiệp đa quốc gia: ERP giúp các doanh nghiệp hoạt động ở nhiều quốc gia điều hành tốt hơn các hoạt động trên phạm vi toàn cầu

>>> Xem thêm: HRIS LÀ GÌ? CÁCH LỰA CHỌN HỆ THỐNG QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC PHÙ HỢP

7. Quy trình triển khai và sử dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp 

Triển khai hệ thống ERP là một quy trình phức tạp và đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng của doanh nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn sử dụng hệ thống ERP trong doanh nghiệp với 4 bước cơ bản. 

7.1. Lên kế hoạch và phân tích yêu cầu của doanh nghiệp

Bước đầu tiên trong quy trình triển khai ERP là lên kế hoạch và phân tích yêu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần bắt đầu bằng việc xác định rõ mục tiêu khi triển khai hệ thống ERP, chẳng hạn như cải thiện quy trình quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm thiểu chi phí. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp phải đánh giá quy trình và hệ thống hiện tại, từ đó nhận diện các điểm yếu cần cải thiện.

Dựa trên những phân tích này, doanh nghiệp sẽ xây dựng một danh sách chi tiết các yêu cầu chức năng của hệ thống ERP, bao gồm:

• Các tính năng cần thiết
• Yêu cầu về khả năng tích hợp
• Tiêu chuẩn về bảo mật

Cuối cùng, lập kế hoạch triển khai chi tiết bao gồm việc xác định thời gian thực hiện, lập kế hoạch ngân sách, tài nguyên cần thiết.

7.2. Lựa chọn nhà cung cấp erp phù hợp 

Sau khi xác định yêu cầu, doanh nghiệp cần lựa chọn nhà cung cấp và giải pháp ERP phù hợp. Doanh nghiệp cần bắt đầu bằng việc nghiên cứu các nhà cung cấp ERP trên thị trường, đánh giá các giải pháp mà họ cung cấp. Sau đó so sánh ưu điểm, nhược điểm của từng giải pháp. 

Việc lựa chọn nhà cung cấp ERP cũng cần dựa trên các yếu tố như chi phí và quy mô của doanh nghiệp, sự phù hợp với ngành, uy tín của nhà cung cấp, cũng như khả năng hỗ trợ dịch vụ sau bán hàng. 

Sau khi chọn nhà cung cấp, doanh nghiệp cần thương thảo hợp đồng để đảm bảo các điều khoản về chi phí, thời gian triển khai và dịch vụ hỗ trợ.

7.3. Triển khai và cấu hình hệ thống erp

Khi đã hoàn tất việc thương lượng với nhà cung cấp, bước tiếp theo là triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp. Trong quá trình này, các phân hệ của ERP sẽ được thiết lập và cấu hình theo yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc điều chỉnh các tính năng, quy trình làm việc và các thông số hệ thống để phù hợp với nhu cầu thực tế. Doanh nghiệp cũng cần thực hiện việc chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống ERP mới, đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của dữ liệu. 

Cuối cùng, doanh nghiệp cần thực hiện các bài kiểm tra để đảm bảo hệ thống hoạt động chính xác và hiệu quả.

7.4. Đào tạo nhân viên và hỗ trợ sau triển khai

Việc đào tạo nhân viên là một bước quan trọng để đảm bảo họ có thể sử dụng hệ thống ERP một cách hiệu quả. Doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi hướng dẫn sử dụng trực tiếp hoặc cung cấp tài liệu hướng dẫn để nhân viên tự nghiên cứu. 

Bên cạnh đó, việc theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động của hệ thống ERP là rất cần thiết, giúp doanh nghiệp xác định các vấn đề còn tồn tại và thực hiện các điều chỉnh cần thiết. Cuối cùng, doanh nghiệp nên thực hiện các biện pháp nâng cấp và bảo trì định kỳ để đảm bảo hệ thống ERP luôn hoạt động tốt và đáp ứng các nhu cầu thay đổi của doanh nghiệp.

8. Sơ đồ hệ thống ERP trong doanh nghiệp

Dưới đây là ví dụ cụ thể về sơ đồ hệ thống ERP mà doanh nghiệp có thể tham khảo. 

Sơ đồ trên thể hiện quy trình liên kết chặt chẽ giữa các phòng ban trong công ty, được quản lý đồng bộ trong một hệ thống ERP. Mục tiêu là giúp các bộ phận phối hợp hiệu quả, tối ưu hóa quy trình quản lý và giảm thiểu sai sót trong hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là phân tích mối liên hệ giữa các phòng ban chính trong sơ đồ:

1 - Phòng kinh doanh và phòng kế toán

Phòng kinh doanh là bộ phận đầu tiên khởi tạo quy trình với việc lập kế hoạch kinh doanh, thực hiện bán hàng và xuất hóa đơn. Khi phòng kinh doanh bán hàng và phát hành hóa đơn, thông tin về các giao dịch này được chuyển cho phòng kế toán để thực hiện các hoạt động thanh toán và thu tiền. Đồng thời, kế toán cũng theo dõi công nợ phải trả và phải thu từ các giao dịch này.

Hai phòng này phối hợp chặt chẽ với nhau để đảm bảo luồng tiền, công nợ, và doanh thu được quản lý chính xác và minh bạch.

2 - Phòng kinh doanh và bộ phận kho

Khi phòng kinh doanh hoàn tất một đơn hàng và phát hành hóa đơn, thông tin này được chuyển đến bộ phận kho để xuất kho bán hàng. Bộ phận kho sẽ lấy sản phẩm từ kho và giao hàng dựa trên yêu cầu từ phòng kinh doanh.

Mối liên hệ giữa hai phòng ban này nhằm đảm bảo việc xuất hàng và giao hàng được thực hiện theo đúng yêu cầu, đảm bảo đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.

3 - Bộ phận kho và phòng QA/QC

Khi nguyên vật liệu được nhập vào kho, bộ phận kho phải phối hợp với phòng QA/QC để kiểm tra chất lượng vật liệu. Nếu vật liệu đạt yêu cầu chất lượng, bộ phận kho mới tiến hành nhập kho nguyên vật liệu. Quy trình này cũng lặp lại khi sản phẩm được sản xuất và nhập kho thành phẩm, với việc kiểm nghiệm thành phẩm được thực hiện trước khi nhập kho.

4 - Phòng kế hoạch và bộ phận kho và các phân xưởng

Phòng kế hoạch là trung tâm của quá trình lập kế hoạch sản xuất. Dựa trên các kế hoạch năm, quý, tháng, tuần, phòng kế hoạch sẽ gửi các yêu cầu về nguyên vật liệu đến bộ phận kho để thực hiện xuất nguyên vật liệu cho sản xuất. Đồng thời, lệnh sản xuất cũng được gửi đến các phân xưởng để tiến hành sản xuất theo yêu cầu.

5 - Bộ phận kho và các phân xưởng

Khi nhận được lệnh từ phòng kế hoạch hoặc yêu cầu từ các phân xưởng, bộ phận kho sẽ thực hiện việc xuất nguyên vật liệu để cung cấp cho quá trình sản xuất. Ngược lại, sau khi sản xuất xong, thành phẩm từ các phân xưởng sẽ được nhập lại kho thành phẩm.

Sự liên kết này đảm bảo chuỗi cung ứng nội bộ giữa kho và xưởng sản xuất diễn ra liên tục và không bị gián đoạn.

6 - Phòng kế hoạch và phòng cung ứng

Dựa trên kế hoạch sản xuất và nhu cầu về nguyên vật liệu, phòng kế hoạch sẽ gửi yêu cầu nguyên vật liệu đến bộ phận cung ứng. Bộ phận cung ứng sẽ tiến hành tìm kiếm nhà cung cấp, lập hợp đồng và đơn hàng để đáp ứng nhu cầu nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất.

Mối liên hệ giữa hai bộ phận này nhằm đảm bảo rằng nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất luôn sẵn sàng và đạt tiêu chuẩn.

7 - Phòng cung ứng - phòng kế toán

Sau khi bộ phận cung ứng lập hợp đồng và thực hiện mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp, phòng kế toán sẽ thực hiện các thanh toán cho các giao dịch này. Đồng thời, kế toán cũng theo dõi công nợ phải trả đối với các nhà cung cấp.

Sự kết hợp giữa hai bộ phận này giúp đảm bảo các giao dịch mua bán nguyên vật liệu được theo dõi và quản lý chính xác.

Như vậy, nhờ sơ đồ hệ thống ERP mà các phòng ban trong doanh nghiệp được quản lý một cách chặt chẽ, hiệu quả dựa trên một quy trình tuần hoàn và hỗ trợ lẫn nhau.

9. Gợi ý top 5 nhà cung cấp ERP uy tín nhất

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa 5 nhà cung cấp ERP uy tín nhất hiện nay mà doanh nghiệp có thể tham khảo: ERPViet, SAP, MISA, FPT IS và BRAVO. 

Tóm lại, hệ thống ERP không chỉ là một giải pháp công nghệ mà còn là một công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý và nâng cao hiệu quả hoạt động. Với khả năng tích hợp các phân hệ từ tài chính đến quản lý sản xuất và bán hàng, ERP giúp doanh nghiệp duy trì sự đồng bộ và chính xác trong mọi hoạt động. Hy vọng rằng, những chia sẻ trong bài viết của Trường Doanh Nhân HBR sẽ giúp doanh nghiệp sớm triển khai cài đặt hệ thống ERP để tối ưu hiệu quả quản lý.