HRIS LÀ GÌ? CÁCH LỰA CHỌN HỆ THỐNG QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC PHÙ HỢP

HRIS là gì và tại sao nó lại trở thành công cụ không thể thiếu đối với hoạt động quản lý nhân sự? Bài viết dưới đây của Trường Doanh Nhân HBR sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ về HRIS và hướng dẫn cách lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp nhất để đảm bảo sự vận hành trơn tru và bền vững.

1. HRIS là gì?

HRIS là viết tắt của Human Resources Information System (Hệ thống thông tin quản lý nhân sự). Đây là một phần mềm quản lý nguồn nhân lực tích hợp giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình quản lý nhân sự. HRIS giúp thu thập, lưu trữ và quản lý tất cả thông tin liên quan đến nhân sự trong doanh nghiệp. Chẳng hạn như hồ sơ cá nhân, lương thưởng, thành tích và quản lý hiệu suất.

Quản trị nhân sự là yếu tố then chốt quyết định kết quả kinh doanh, đồng thời góp phần nâng cao lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Điều này đặc biệt có ý nghĩa trong bối cảnh thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay. Trong bối cảnh ấy, HRIS trở thành công cụ không thể thiếu giúp tối ưu hóa việc quản lý nhân sự và đảm bảo sự vận hành trơn tru của doanh nghiệp.

2. Các chức năng quan trọng của hệ thống HRIS

HRIS có nhiều chức năng quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự hiệu quả hơn:

• Lưu trữ và bảo mật hồ sơ nhân sự: HRIS cho phép doanh nghiệp lưu trữ và sắp xếp thông tin của nhân viên một cách khoa học. Điều này cho phép doanh nghiệp dễ dàng truy cập hệ thống dữ liệu khi cần thiết. Đồng thời đảm bảo tính riêng tư và bảo mật của thông tin 
• Quản lý quy trình nhân sự: HRIS giúp tự động quản lý quy trình nhân sự một cách khoa học, từ việc tuyển dụng, thử việc, ký hợp đồng lao động cho đến khi thôi việc
• Quản lý hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên: Phần mềm HRIS cung cấp các công cụ giúp đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên, từ đó giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá năng lực của nhân viên. Đồng thời đánh giá mức độ hài lòng của nhân viên
• Quản lý chấm công và phúc lợi nhân viên: Sử dụng HRIS giúp tự động hóa quá trình chấm công, quản lý nghỉ phép và tính toán lương thưởng. Từ đó giúp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian
• Cung cấp báo cáo chi tiết và tổng quan: Hệ thống HRIS hỗ trợ các nhà lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định chiến lược bằng cách cung cấp các báo cáo tổng quan và chi tiết về tình hình nhân sự hiện tại của doanh nghiệp 

3. HRIS khác gì so với phương pháp quản lý nhân sự truyền thống?

Trước khi HRIS xuất hiện, các bảng tính Excel hoặc Spreadsheet đã trở thành công cụ quen thuộc đối với bộ phận HR trong các doanh nghiệp. Ở nhiều công ty, bộ phận HR vẫn hằng ngày kiên trì với việc kiểm tra, nhập liệu, sắp xếp dữ liệu thủ công trên những bảng tính này. Vậy HRIS có gì vượt trội so với phương pháp quản lý nhân sự truyền thống này?. Hãy theo dõi bảng so sánh dưới đây:

4. Lợi ích khi doanh nghiệp sử dụng hệ thống HRIS

Như trên đã đề cập, HRIS có những ưu điểm vượt trội so với phương pháp quản lý nhân sự truyền thống. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà HRIS mang lại cho doanh nghiệp:

• Tăng cường hiệu quả quản lý: HRIS có khả năng tự động hóa hầu hết các công việc hành chính nhân sự, từ đó giúp giảm bớt gánh nặng cho bộ phận HR và tăng cường hiệu suất làm việc của cả doanh nghiệp
• Dễ dàng truy cập thông tin: Khi doanh nghiệp sử dụng phần mềm HRIS, việc truy cập và quản lý thông tin nhân sự sẽ trở nên dễ dàng hơn. Phần mềm này cho phép người dùng tra cứu, tìm kiếm và di chuyển giữa các tài liệu một cách nhanh chóng
• Tiết kiệm chi phí: Mặc dù chi phí ban đầu để triển khai HRIS có thể cao, nhưng về lâu dài, hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí vận hành đáng kể do cắt giảm việc thuê nhân sự quản lý thông tin thủ công
• Tăng cường bảo mật thông tin: Hệ thống HRIS được trang bị các tính năng bảo mật tiên tiến, đảm bảo dữ liệu nhạy cảm của nhân sự trong doanh nghiệp sẽ không bị rò rỉ ra bên ngoài  
• Dễ dàng mở rộng quy mô: Khi doanh nghiệp phát triển lên quy mô lớn mạnh hơn, HRIS cũng có khả năng mở rộng theo mà không cần phải thay đổi cấu trúc quản lý nhân sự

5. 6 bước lựa chọn hệ thống HRIS phù hợp cho doanh nghiệp

Việc lựa chọn một hệ thống HRIS phù hợp đòi hỏi sự xem xét và cân nhắc kỹ lưỡng từ doanh nghiệp. Dưới đây là phân tích chi tiết 6 bước giúp doanh nghiệp dễ dàng lựa chọn được hệ thống HRIS phù hợp nhất. 

5.1. Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Trước khi bắt đầu lựa chọn HRIS, doanh nghiệp cần phải hiểu rõ nhu cầu cụ thể của mình, phù hợp với chiến lược ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Việc xác định rõ nhu cầu sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm được nhà cung cấp phần mềm HRIS phù hợp. Đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xác định ngân sách dự kiến một cách chính xác hơn.

Điều này bao gồm việc xem xét tình hình hiện tại và chiến lược tương lai của doanh nghiệp trong quản lý nhân sự. Cụ thể như sau:

• Xem xét tình hình hiện tại: Xác định các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải trong quản lý nhân sự, ví dụ như quá tải trong quản lý hồ sơ, khó khăn trong theo dõi hiệu suất hoặc thiếu sự đồng bộ trong quy trình tuyển dụng, đào tạo, tính lương…
• Chiến lược tương lai: Nếu doanh nghiệp có kế hoạch phát triển hoặc mở rộng quy mô trong 3-5 năm tới, hệ thống HRIS phải có khả năng mở rộng tương ứng. 

Ví dụ, một doanh nghiệp có kế hoạch tăng từ 50 nhân viên lên 200 trong vòng 5 năm cần hệ thống có thể quản lý số lượng nhân viên lớn hơn mà không cần thay đổi toàn bộ cơ sở hạ tầng quản lý nhân sự

5.2. Đánh giá ngân sách đầu tư của doanh nghiệp 

Ngân sách là yếu tố then chốt trong việc lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp. Doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng các khoản đầu tư cần thiết cho cả quá trình triển khai và sử dụng phần mềm HRIS lâu dài:

• Chi phí sử dụng: Một số phần mềm HRIS yêu cầu chi trả theo tháng hoặc theo năm, trong khi một số khác có thể yêu cầu doanh nghiệp mua trọn gói một lần
• Chi phí triển khai: Ngoài chi phí mua phần mềm, doanh nghiệp cần xem xét các chi phí phát sinh như chi phí đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm HRIS,chi phí tích hợp HRIS với các hệ thống hiện có
• Chi phí bảo trì, cập nhật: Một số nhà cung cấp có thể yêu cầu doanh nghiệp phải trả phí hàng năm cho việc cập nhật và bảo trì hệ thống HRIS thường xuyên

5.3. So sánh và lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất

Sau khi xác định được nhu cầu và ngân sách cụ thể, doanh nghiệp nên lập danh sách 2-3 nhà cung cấp HRIS tiềm năng. Sau khi xem xét ít nhất 2 đến 3 nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể tiến hành các bước tiếp theo như yêu cầu báo giá, tài liệu chi tiết về phần mềm HRIS. Đồng thời phải tìm hiểu kỹ lưỡng về nhà cung cấp. Các thông tin cần tìm hiểu bao gồm: Số năm kinh nghiệm, năng lực đội ngũ nhân sự hiện tại, chiến lược phát triển phần mềm,  phương pháp quản lý nhân sự của họ, dịch vụ hỗ trợ,...

Doanh nghiệp thậm chí có thể phỏng vấn trực tiếp nhà cung cấp hoặc đánh giá gián tiếp thông qua đối tác hay các khách hàng đã sử dụng dịch vụ của họ.

5.4. Xác định lại yêu cầu và phạm vi triển khai của doanh nghiệp

Đến giai đoạn này, doanh nghiệp đã có đủ thông tin về nhu cầu cụ thể của mình cũng như tính năng và chi phí của các phần mềm HRIS từ các nhà cung cấp. Đây là lúc doanh nghiệp cần xác định lại yêu cầu chi tiết của mình dựa trên khả năng đáp ứng của từng nhà cung cấp. Cụ thể như sau:

• Xác định tính năng phần mềm có sẵn: Kiểm tra những tính năng mà phần mềm HRIS của nhà cung cấp có sẵn để đáp ứng đúng yêu cầu doanh nghiệp
• Tính năng tùy chỉnh hoặc phát triển thêm: Nếu doanh nghiệp có những yêu cầu riêng biệt mà phần mềm HRIS hiện tại không có sẵn, doanh nghiệp cần đánh giá xem liệu phần mềm đó có thể điều chỉnh hoặc bổ sung thêm tính năng đó không
• Phạm vi và lộ trình triển khai: Doanh nghiệp cần đưa ra các mốc thời gian, giai đoạn triển khai phần mềm HRIS hợp lý cho nhà cung cấp. Đồng thời xác định phạm vi triển khai, chẳng hạn như hệ thống HRIS sẽ quản lý tất cả bao nhiêu nhân sự trong doanh nghiệp? 

5.5. Đàm phán với nhà cung cấp HRIS

Sau khi đã xác định rõ yêu cầu và phạm vi triển khai, bước tiếp theo là làm việc và đàm phán với các nhà cung cấp. Đàm phán là bước quan trọng để đảm bảo phần mềm HRIS được triển khai theo đúng kỳ vọng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần tiến hành đàm phán dựa trên các tiêu chí sau:

• Yêu cầu và trách nhiệm các bên: Đảm bảo các yêu cầu đã được trao đổi rõ ràng với nhà cung cấp. Xác định trách nhiệm cụ thể của nhà cung cấp và doanh nghiệp trong việc triển khai phần mềm HRIS 
• Chi phí và lộ trình triển khai: Đàm phán về chi phí cụ thể, các khoản thanh toán và lịch trình triển khai theo từng giai đoạn
• Dịch vụ hỗ trợ: Đảm bảo rằng nhà cung cấp cam kết hỗ trợ trong suốt quá trình triển khai phần mềm HRIS và cả sau khi phần mềm đã đi vào hoạt động

5.6. Đưa ra quyết định cuối cùng

Ra quyết định lựa chọn hệ thống HRIS phù hợp là một bước quan trọng. Nếu đã thực hiện đầy đủ các bước nêu trên, việc ra quyết định cuối cùng sẽ trở nên dễ dàng hơn. 

Ở bước này, doanh nghiệp sẽ chọn phương án triển khai và phối hợp với nhà cung cấp để bắt đầu tíc hợp phần mềm HRIS vào hệ thống nội bộ. Cần lưu ý rằng khi phần mềm mới được đưa vào sử dụng, nó có thể gây ra sự xáo trộn trong công việc. Do đó, doanh nghiệp cần duy trì liên lạc thường xuyên với nhà cung cấp để nhận được hỗ trợ khi cần thiết.

6. Các tiêu chí lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp 

Đẻ lựa chọn phần mềm HRIS phù hợp, doanh nghiệp có thể xem xét những yếu tố quan trọng dưới đây:

• Khả năng mở rộng: Phần mềm HRIS phải có khả năng mở rộng cùng với sự phát triển của doanh nghiệp nhằm đáp ứng được nhu cầu quản lý số lượng nhân viên tăng lên theo thời gian
• Tính linh hoạt: Phần mềm HRIS cần có khả năng tùy chỉnh để phù hợp với từng nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp
• Khả năng tích hợp: HRIS cần có khả năng tích hợp được với các phần mềm quản lý khác trong doanh nghiệp, chẳng hạn như phần mềm, CRM, ERP…để đồng bộ hoá dữ liệu và tối ưu hiệu quả vận hành 
• Tính năng bảo mật: Đây là một tiêu chí quan trọng khi lựa chọn phần mềm HRIS. Phần mềm HRIS phải có tính bảo mật cao, đảm bảo an toàn dữ liệu nhân sự nội bộ trong doanh nghiệp

7. Gợi ý số phần mềm HRIS nổi bật tại Việt Nam hiện nay

Hiện nay, có nhiều phần mềm HRIS hỗ trợ doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách nhanh chóng và hiệu quả. Dưới đây là 4 phần mềm nổi bật nhất mà doanh nghiệp có thể tham khảo. 

7.1. SV.HRIS

SV.HRIS là phần mềm quản lý nhân sự chuyên dụng. Nó hỗ trợ việc quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý nghỉ phép, chấm công, tiền lương, bảo hiểm xã hội và các khoản chi phí phát sinh hàng tháng.

Ưu điểm:

• Tiện dụng: Cho phép nhập liệu theo dạng danh sách như Excel nhưng quản lý thông tin một cách chi tiết hơn theo từng giai đoạn 
• Tổ chức dạng sheet: Tổ chức thông tin theo kiểu bảng tính Excel, bao gồm các sheet cho từng tháng, ví dụ như sheet chấm công và tính lương
• Tính tiền lương dễ dàng: Phần mềm này cho phép cập nhật thông tin lương trực tiếp từ bảng lương. Đồng thời cung cấp công thức tính lương linh hoạt, cho phép người dùng dễ dàng điều chỉnh khi có thay đổi trong chính sách nhà nước

• Biểu mẫu hỗ trợ: Phần mềm này cung cấp các biểu mẫu hỗ trợ có định dạng Word và Excel cùng với các công cụ thống kê dạng biểu đồ

Nhược điểm:

• Quy mô nhỏ: Chỉ phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, dưới 30 nhân sự  
• Thời gian triển khai: Thời gian triển khai và sử dụng phần mềm này có thể khá lâu, yêu cầu doanh nghiệp phải đầu tư về thời gian và nguồn lực

7.2. Fast HR

Fast HR là phần mềm quản lý nhân sự được phát triển bởi Fast Solution. Nó cung cấp các giải pháp toàn diện cho quản lý nhân sự, từ quy trình tuyển dụng, đào tạo đến đánh giá hiệu suất và lương thưởng.

Ưu điểm:

• Giao diện thân thiện: Phần mềm này có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, phù hợp với cả những người không có nhiều kinh nghiệm về công nghệ

• Tích hợp đầy đủ tính năng: Bao gồm nhiều tính năng như quản lý chấm công, tiền lương, phân tích dữ liệu và lập báo cáo
• Hỗ trợ đa ngôn ngữ: Hỗ trợ đa ngôn ngữ nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự của các doanh nghiệp đa quốc gia

Nhược điểm:

• Chi phí cao: Đây có thể là một yếu tố cản trở đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ khi sử dụng phần mềm này
• Khả năng tùy chỉnh hạn chế: Một số tính năng có thể không phù hợp với yêu cầu đặc thù của từng doanh nghiệp

7.3. Sapo HRM

Sapo HRM là phần mềm quản lý nhân sự được phát triển bởi Sapo. Nó cung cấp giải pháp cho doanh nghiệp trong việc quản lý thông tin nhân sự như chấm công và tính lương thưởng. 

Ưu điểm:

• Tích hợp chấm công và tính lương: Phần mềm này hỗ trợ tính lương tự động dựa trên dữ liệu chấm công

• Dễ triển khai: Doanh nghiệp có thể nhanh chóng cài đặt và sử dụng phần này bởi nó có giao diện khá đơn giản
• Hỗ trợ nhiều loại báo cáo: Phần mềm này cung cấp nhiều báo cáo phân tích để hỗ trợ quản lý thông tin nhân sự

Nhược điểm:

• Chức năng hạn chế: Một số tính năng nâng cao như quản lý đào tạo có thể không có sẵn trong phần mềm này
• Cập nhật dữ liệu chậm: Phần mềm này có thể xảy ra sự cố khi phải đồng bộ hóa dữ liệu của một số lượng nhân viên lớn

7.4. VinHR

VinHR là phần mềm quản lý nhân sự được phát triển bởi VinGroup, tích hợp các tính năng như quản lý nhân sự, chấm công, lương thưởng và lập báo cáo.

Ưu điểm:

• Tính năng quản lý chi tiết: Cho phép doanh nghiệp quản lý thông tin nhân sự một cách chi tiết và toàn diện
• Đáng tin cậy: Dịch vụ hỗ trợ và bảo trì tốt phần mềm tốt từ nhà cung cấp uy tín 

Nhược điểm:

• Chi phí cao: Chi phí cài đặt phần mềm này có thể cao hơn so với các phần mềm khác HRIS khác
• Yêu cầu đào tạo: Doanh nghiệp có thể phải dành thời gian để đào tạo nhân viên làm quen với phần mềm này  

7.5. Hanel Soft HR

Hanel Soft HR là phần mềm quản lý nhân sự được phát triển bởi công ty Hanel. Nó cung cấp giải pháp quản lý thông tin nhân sự, tiền lương và chấm công.

Ưu điểm:

• Giá cả hợp lý: Thích hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ với ngân sách hạn chế
• Tính năng đa dạng: Phần mềm này cung cấp các tính năng cơ bản như quản lý chấm công, tiền lương và lập báo cáo
• Dễ dàng triển khai: Giao diện phần mềm thân thiện, dễ sử dụng và có thể được triển khai nhanh chóng

Nhược điểm:

• Tính năng nâng cao hạn chế: Một số tính năng nâng cao như quản lý hiệu suất có thể không có sẵn trên phần mềm này
• Khả năng tích hợp thấp: Doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc tích hợp phần mềm này với các hệ thống khác hiện có 

Qua bài viết này của Trường Doanh Nhân HBR, hy vọng doanh nghiệp đã hiểu rõ HRIS là gì và vai trò thiết yếu của nó trong việc quản lý nhân sự. Việc áp dụng đúng 6 bước lựa chọn phần mềm HRIS sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu quả vận hành và đạt được mục tiêu kinh doanh. Vì vậy, hãy lựa chọn hệ thống HRIS phù hợp để đưa doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ trong kỷ nguyên số.