PR LÀ GÌ? TỔNG KẾT KIẾN THỨC CẦN NẮM VỀ PR MARKETING

Theo thống kê, Việt Nam hiện có hơn 200 công ty PR, số liệu trên cho thấy một thị trường PR Marketing đầy tiềm năng và cạnh tranh. Sự gia tăng này chứng tỏ nhu cầu cao đối với dịch vụ PR và yêu cầu về sự sáng tạo trong các chiến lược PR. Bài viết dưới đây, Trường Doanh Nhân HBR sẽ làm rõ khái niệm Pr là gì, những điều cần chú ý khi làm PR Marketing.

1. PR là gì? 

PR là gì? PR (Public Relations) là quan hệ công chúng. PR là quá trình xây dựng chiến lược quản lý và giới thiệu cá nhân hay tổ chức đến với mọi người. Mục đích của PR là xây dựng hình ảnh thương hiệu doanh nghiệp/ cá nhân tích cực trong tâm trí công chúng, đồng thời hướng đến việc thiết lập mối quan hệ lợi ích đôi bên giữa tổ chức và công chúng.

Trong lĩnh vực Marketing, PR Marketing được coi là quy trình giao tiếp nhằm mục tiêu tạo dựng và duy trì những mối quan hệ có ích cho tổ chức. PR chính là việc quảng bá và phát triển thương hiệu cho doanh nghiệp. PR Marketing bao gồm các hoạt động như tổ chức họp báo, sự kiện, tham gia chương trình và hội thảo nghiên cứu cùng nhiều hoạt động khác.

 XEM THÊM: GAMIFICATION MARKETING LÀ GÌ? TÌM HIỂU XU HƯỚNG MARKETING 5.0

2. Vai trò của PR là gì?

Mỗi khía cạnh của PR đều có tác động quan trọng đối với sự thành công và phát triển bền vững của một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Cụ thể, vai trò của Pr được thể hiện dưới 4 yếu tố:

3. Ưu và nhược điểm của PR là gì?

Mỗi doanh nghiệp cần cân nhắc cả ưu và nhược điểm khi lựa chọn và triển khai các chiến lược PR là gì trong hoạt động marketing của mình.

4. Đối tượng hướng đến của PR là gì?

Đối tượng hướng đến của PR là gì? Đối tượng Pr Marketing hướng đến có thể được phân loại thành hai nhóm chính: Circle of work và Circle of Trust

4.1. Circle of Work

Circle of Work là nhóm đối tượng bên ngoài công ty, nhóm đối tượng này có tác động mật thiết tới các hoạt động của công ty về mặt tài chính. Cụ thể như:

• Partners: supplier, đối tác, vendor, distributor.

• Shareholders: nhà đầu tư, cổ đông.

• Buyers/Consumers: Người mua/người tiêu dùng trực tiếp sản phẩm/dịch vụ.

Nhóm đối tượng này thường xuyên tương tác với các bộ phận của công ty như ban giám đốc, bộ phận Marketing, bộ phận kinh doanh. Đối với những người làm PR, khi các nhóm đối tượng này liên kết chặt chẽ với công ty thì việc hoạch định chiến lược PR sẽ dễ dàng hơn.

4.2. Circle of Trust

Circle of Trust là nhóm công chúng mục tiêu bên ngoài công ty. Nhóm đối tượng này sẽ công bố, chia sẻ những tin quan trọng của công ty đến với công chúng. Nhóm người này bao gồm:

• Journalists/Media: nhà báo, kênh truyền thông, mạng xã hội…

• Regulators: cơ quan chức năng, ban, ngành

• Experts/KOLs/Celebrities: chuyên gia, người có tầm ảnh hưởng, tổ chức xã hội…

Những đối tượng này đều có sự ảnh hưởng lẫn nhau. Những chuyên gia sẽ cập nhật xu hướng từ báo chí, các tổ chức xã hội sẽ cần các chuyên gia… 

XEM THÊM: MARKETING AUTOMATION LÀ GÌ? HIỂU TẤT TẦN TẬT TỪ A-Z

5. Các loại hình PR phổ biến nhất hiện nay

PR hiện đang là công cụ được sử dụng phổ biến trong thời đại 4.0, dưới đây là 6 loại hình PR mà nhà quản trị cần nắm rõ.

5.1. Quan hệ truyền thông

Quan hệ truyền thông là một loại hình PR chuyên về việc xây dựng mối quan hệ với các nhà báo, các hãng tin tức và phương tiện truyền thông khác. Nhằm khuyến khích họ đưa ra những bài viết đúng và tích cực về doanh nghiệp của bạn. 

Qua việc xuất hiện trên các tạp chí, ấn phẩm, báo mạng, website và các nguồn truyền thông khác, hình ảnh của doanh nghiệp trở nên uy tín hơn trong mắt công chúng. Để xây dựng quan hệ truyền thông hiệu quả, bạn có thể thực hiện các bước sau:

• Nghiên cứu và tìm hiểu về các phương tiện truyền thông: Tìm hiểu về các nhà báo quan trọng, các hãng tin tức và phương tiện truyền thông mà bạn muốn tiếp cận. Tìm hiểu về lĩnh vực hoạt động của họ, các chủ đề mà họ quan tâm và phong cách viết bài.

• Xác định mục tiêu và thông điệp: Xác định mục tiêu bạn muốn đạt được thông qua quan hệ truyền thông. Định rõ thông điệp truyền tải và giá trị mà doanh nghiệp của bạn muốn chia sẻ với công chúng.

• Xây dựng danh sách liên hệ: Tạo danh sách các nhà báo, biên tập viên và những người có ảnh hưởng trong ngành truyền thông mà bạn muốn tiếp cận. Ghi lại thông tin liên hệ của họ và cập nhật thường xuyên.

• Tạo nội dung chất lượng: Tạo ra nội dung sáng tạo, thú vị và có giá trị cho công chúng. Bạn có thể viết bài, tạo video, hình ảnh, bài phỏng vấn hoặc cung cấp thông tin thú vị liên quan đến lĩnh vực hoạt động của bạn.

Ví dụ: Apple hàng năm tổ chức hội nghị WWDC (Worldwide Developers Conference), nơi họ giới thiệu các bản cập nhật phần mềm, hệ điều hành mới và công nghệ mới. Sự kiện này thu hút sự chú ý lớn từ giới phát triển, người hâm mộ, đặc biệt là giới báo chí. Một số trang báo nổi tiếng đã đưa tin về sự kiện trên phải kể đến như: MacRumors, Barron's, TechCrunch…

5.2. Tổ chức sự kiện

Công ty triển khai chiến dịch PR thông qua tổ chức các chương trình sự kiện nhằm truyền tải thông điệp truyền thông và tạo cơ hội gặp gỡ khách hàng tiềm năng. Đồng thời tăng khả năng quảng cáo và giới thiệu sản phẩm. Loại hình PR này không chỉ giới hạn trong việc tổ chức sự kiện dành riêng cho thương hiệu, mà còn có thể tham gia vào các sự kiện của các thương hiệu khác trong cộng đồng tổ chức. Hiện nay, sự kiện ảo (Virtual Event) đang trở thành xu hướng phát triển mạnh mẽ trên toàn cầu.

Tổ chức một chương trình sự kiện hiệu quả đòi hỏi sự lên kế hoạch chi tiết và cẩn thận. Dưới đây là phân tích một số yếu tố quan trọng:

• Xác định mục tiêu: Đặt ra mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được thông qua chương trình sự kiện. Ví dụ: tăng nhận diện thương hiệu, tạo cơ hội kinh doanh, xây dựng mối quan hệ khách hàng.

• Đối tượng khách hàng mục tiêu: Xác định rõ đối tượng mà chương trình sự kiện hướng đến. Điều này giúp bạn tạo nội dung và hoạt động phù hợp để thu hút và tương tác với khách hàng tiềm năng.

• Lập kế hoạch và chuẩn bị: Xác định địa điểm, thời gian và ngày tổ chức sự kiện. Lên lịch chính xác cho các hoạt động, phát triển nội dung chương trình, chuẩn bị nguồn lực và thiết bị cần thiết.

• Tạo nội dung sự kiện: Xác định những hoạt động, buổi diễn thuyết, trò chơi hoặc trình diễn sản phẩm phù hợp với mục tiêu và đối tượng khách mục. Tạo nội dung hấp dẫn và tương tác để thu hút sự quan tâm của khách hàng.

• Quảng bá và tiếp thị: Sử dụng các kênh quảng cáo và tiếp thị để thông báo về sự kiện và thu hút đối tượng khách mục. Sử dụng email marketing, mạng xã hội, trang web công ty, PR và quảng cáo để tăng sự nhận diện và tham gia.

• Quản lý sự kiện: Đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trơn tru và thuận lợi. Quản lý đăng ký tham dự, hỗ trợ kỹ thuật, quản lý diễn giả và đảm bảo sự kiện được triển khai theo kế hoạch.

• Đánh giá và phân tích: Sau sự kiện, đánh giá kết quả và hiệu quả của chương trình. Xem xét phản hồi từ khách hàng, đo lường mức đạt được mục tiêu, điểm mạnh và điểm yếu của chương trình để cải thiện cho tương lai.

Ví dụ: Red Bull không chỉ nổi tiếng với sản phẩm nước tăng lực của mình mà còn nổi bật trong việc tổ chức và tài trợ cho các sự kiện độc đáo và nổi bật trên toàn cầu. Red Bull Stratos (2012), một trong những chiến dịch PR nổi tiếng nhất của Red Bull là sự kiện Red Bull Stratos, nơi Felix Baumgartner thực hiện bước nhảy từ độ cao 39km từ stratosphere xuống Trái Đất. Sự kiện này không chỉ thu hút sự chú ý lớn từ truyền thông mà còn tạo ra một hiệu ứng quảng cáo lớn cho thương hiệu Red Bull.

5.3. Quan hệ cộng đồng

Quan hệ cộng đồng trong lĩnh vực PR là gì? Đó là quá trình xây dựng mối quan hệ tốt với cộng đồng liên quan đến doanh nghiệp, bao gồm các thành viên trong cộng đồng địa phương như khách hàng, nhà cung cấp, giới chức, giới tài chính, cổ đông và nhà đầu tư. Mục tiêu của PR trong việc này là thu hút sự ủng hộ và lòng tin của công chúng, xây dựng một hình ảnh thương hiệu tích cực và tăng cường sức ảnh hưởng của doanh nghiệp. Để xây dựng quan hệ cộng đồng hiệu quả, có một số bước quan trọng mà bạn có thể thực hiện:

• Nghiên cứu và hiểu cộng đồng: Tìm hiểu về cộng đồng mà bạn muốn xây dựng quan hệ. Điều này bao gồm việc tìm hiểu văn hóa, giá trị, quan điểm, nhu cầu và mong đợi của cộng đồng.

• Thiết lập mục tiêu: Đặt ra mục tiêu rõ ràng và cụ thể cho việc xây dựng quan hệ cộng đồng. Ví dụ, tăng cường tương tác và giao tiếp với cộng đồng, thúc đẩy sự ủng hộ và lòng tin, hoặc tạo ra giá trị và lợi ích cho cộng đồng.

• Tạo liên kết và giao tiếp: Thiết lập và duy trì một kênh giao tiếp liên tục và hai chiều với cộng đồng. Sử dụng các phương tiện như email, trang web, mạng xã hội, tin tức, hội thảo và sự kiện để giao tiếp và chia sẻ thông tin quan trọng.

• Tạo giá trị và tham gia: Cung cấp giá trị cho cộng đồng thông qua việc cung cấp sản phẩm, dịch vụ hoặc thông tin hữu ích. Tham gia vào các hoạt động xã hội, từ thiện, hoặc các dự án cộng đồng để tạo ra tác động tích cực và xây dựng lòng tin.

• Lắng nghe và phản hồi: Quan tâm và lắng nghe ý kiến, phản hồi của cộng đồng. Đáp ứng nhanh chóng và chân thành đối với những quan tâm và phản hồi từ cộng đồng, và sử dụng chúng để cải thiện và điều chỉnh hoạt động của bạn.

• Xây dựng đối tác: Tìm kiếm và xây dựng đối tác với các tổ chức, cá nhân, và nhóm trong cộng đồng có cùng mục tiêu và giá trị. Hợp tác để thúc đẩy sự phát triển và tạo ra tác động tích cực trong cộng đồng.

5.4. Truyền thông nội bộ 

Truyền thông nội bộ là quá trình xây dựng và duy trì mối quan hệ tốt giữa các nhóm thành viên nội bộ để đạt được các mục tiêu chung của công ty. Đây là một phần quan trọng của hoạt động PR là gì và có vai trò quyết định đến thành công hoặc thất bại của một doanh nghiệp

Một cách hiệu quả để triển khai truyền thông nội bộ là thông qua sử dụng các kênh giao tiếp nội bộ như hội nghị, buổi họp, email, tin tức nội bộ, hệ thống thông tin nội bộ và mạng xã hội nội bộ. Điều quan trọng là đảm bảo rằng thông điệp được truyền tải một cách rõ ràng, trung thực và đồng nhất.

Ngoài ra, việc lắng nghe và tạo cơ hội cho sự phản hồi của nhân viên cũng là yếu tố quan trọng trong truyền thông nội bộ. Điều này giúp tạo ra một môi trường mở, khuyến khích sự tham gia và đóng góp ý kiến từ các thành viên trong tổ chức.

Ví dụ: Google được biết đến không chỉ bởi các sản phẩm và dịch vụ công nghệ tiên tiến mà còn qua cách họ quản lý và giao tiếp với nhân viên của mình. Dưới đây là các yếu tố chính trong chiến lược truyền thông nội bộ của Google:

• Môi trường làm việc mở cửa và minh bạch: Google tạo ra một môi trường làm việc nơi mà thông tin được chia sẻ một cách minh bạch và mở cửa, giúp nhân viên có được cái nhìn toàn diện về các hoạt động của công ty.

• Cuộc họp TGIF (Thank God It’s Friday): Google tổ chức các cuộc họp hàng tuần vào thứ Sáu, nơi lãnh đạo công ty chia sẻ thông tin cập nhật về dự án và công ty, và nhân viên có thể đặt câu hỏi trực tiếp. Điều này giúp tăng cường sự tương tác và gắn kết giữa nhân viên và lãnh đạo.

• Sử dụng công nghệ hiệu quả: Google sử dụng các công cụ công nghệ nội bộ như Gmail, Google Hangouts và Google Drive để tăng cường giao tiếp và cộng tác hiệu quả giữa các nhân viên.

5.5. Xử lý khủng hoảng truyền thông

Khủng hoảng truyền thông là tình huống bất ngờ ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh doanh nghiệp xuất phát từ nhiều nguyên nhân như lỗi sản phẩm cáo buộc vi phạm lòng tin hoặc ô nhiễm môi trường. Quản lý khủng hoảng PR là quá trình giúp doanh nghiệp chuẩn bị và xử lý kịp thời những tình huống này nhằm giảm thiểu tác động xấu đến danh tiếng và kinh doanh. Các chiến lược bao gồm việc tạo chính sách truyền thông xã hội phát hiện sớm vấn đề thừa nhận lỗi mà không tranh cãi và những biện pháp tương tự.

6. Các bước để có một kế hoạch PR hiệu quả là gì?

Một kế hoạch PR hiệu quả là một kế hoạch chi tiết và phù hợp với nguồn lực của công ty. Có rất nhiều cách để lên một kế hoạch PR hiệu quả, doanh nghiệp có thể thực hiện theo 7 bước dưới đây.

6.1. Xác định mục tiêu quan hệ

Mục tiêu của kế hoạch PR cần được thực hiện theo mô hình SMART để đạt được hiệu quả tối ưu nhất.

• Cụ thể (Specific): Mục tiêu cần rõ ràng và cụ thể. Ví dụ, thay vì nói "tăng nhận diện thương hiệu", hãy nói "tăng nhận diện thương hiệu trong thị trường người tiêu dùng trẻ".

• Đo lường được (Measurable): Xác định cách để đo lường tiến trình và thành công. Ví dụ, "đạt được 10.000 lượt theo dõi trên mạng xã hội trong vòng 3 tháng".

• Đạt được (Achievable): Mục tiêu phải thực tế và có thể đạt được với nguồn lực hiện có.

• Phù hợp (Relevant): Mục tiêu cần phải phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp và chiến lược kinh doanh.

• Có thời hạn (Time-bound): Đặt thời hạn cụ thể cho mục tiêu. Ví dụ, "tăng 20% lượt truy cập vào website trong 6 tháng"

6.2. Xác định đối tượng mục tiêu trong PR là gì?

Để xác định đối tượng mục tiêu trong kế hoạch PR là gì, bạn cần thực hiện các bước sau:

• Phân tích đối tượng: Xác định ai là người sẽ quan tâm hoặc bị ảnh hưởng bởi thông điệp của bạn. Điều này có thể bao gồm khách hàng hiện tại, khách hàng tiềm năng, đối tác kinh doanh, nhà đầu tư hoặc công chúng 

• Nghiên cứu đặc điểm đối tượng: Thu thập thông tin về đặc điểm, sở thích, thói quen và hành vi của đối tượng mục tiêu. Điều này giúp bạn hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong đợi của họ.

• Phân loại đối tượng: Chia nhỏ đối tượng mục tiêu thành các phân khúc khác nhau dựa trên các đặc điểm chung, để có thể tạo ra thông điệp và chiến lược phù hợp với từng nhóm.

• Xác định cách tiếp cận: Lựa chọn kênh truyền thông và phương pháp tiếp cận tốt nhất cho từng phân khúc đối tượng.

Xác định đối tượng mục tiêu một cách chính xác là yếu tố quan trọng để đảm bảo rằng thông điệp của bạn sẽ tiếp cận đúng người, đúng lúc và đúng cách.

6.3. Tạo chiến lược cho mỗi mục tiêu 

Trong việc xây dựng chiến lược cho mỗi mục tiêu PR, cần phải cân nhắc cách thức tiếp cận các vấn đề hướng đến mục tiêu đó. Điều này bao gồm việc phát triển các hoạt động liên quan đến cách thức truyền đạt thông điệp và lựa chọn các phương thức giao tiếp phù hợp. Chiến lược này sẽ hướng dẫn cách thức tổ chức và thực hiện các hoạt động truyền thông để đảm bảo thông điệp đến đúng đối tượng mục tiêu một cách hiệu quả nhất.

6.4. Tạo chiến thuật cho chiến lược mục tiêu 

Khi tạo chiến thuật cho chiến lược PR, cần xác định cách triển khai nhân lực hiệu quả để thực hiện các kế hoạch đã đặt ra. Sử dụng các công cụ và hình thức PR một cách thông minh sẽ trở thành yếu tố then chốt giúp bạn tiến gần hơn tới việc đạt được mục tiêu. Cách tiếp cận này đòi hỏi sự hiểu biết trong hành trình khách hàng để thiết kế những điểm chạm phù hợp nhất.

6.5. Thiết lập tài chính

Để thiết lập ngân sách tài chính phù hợp cho một kế hoạch PR, bạn nên thực hiện các bước sau:

• Đánh giá chi phí thực tế: Lập danh sách chi tiết các khoản chi phí dự kiến, bao gồm nhân sự, thuê địa điểm, tạo nội dung, quảng cáo và các chi phí khác.

• Ước lượng hiệu quả từng khoản chi: Xem xét mức độ đóng góp của từng khoản chi phí đối với mục tiêu chung.

• Xem xét nguồn tài chính có sẵn: Đánh giá nguồn ngân sách hiện có và xác định số tiền có thể phân bổ.

• Phân bổ ngân sách một cách hợp lý: Phân bổ ngân sách dựa trên ưu tiên và hiệu quả của từng hoạt động.

• Dự phòng cho rủi ro: Đặt ra một khoản ngân sách dự phòng để đối phó với các tình huống không lường trước được.

6.6. Kế hoạch triển khai PR là gì

Kế hoạch triển khai là một phần quan trọng trong tổng thể kế hoạch PR của bạn, bao gồm việc thực hiện các hoạt động chi tiết cần thiết để đưa các chiến lược vào thực tế. Trong phần này, cần xác định các phương thức giao tiếp cụ thể và các bước hành động để đảm bảo chiến lược PR được triển khai một cách hiệu quả.

6.7. Đánh giá

Quá trình đánh giá trong kế hoạch PR đòi hỏi việc kiểm tra và xác định liệu mục tiêu đã được đạt được thông qua việc theo dõi, đo lường và quan sát. Cần chú ý đến phản hồi và ý kiến từ đối tượng mục tiêu vì những thông tin này sẽ cung cấp cái nhìn sâu sắc và đa chiều về hiệu quả của chiến lược PR của bạn.

Cách đo lường hiệu quả PR là gì? Hiệu quả của PR có thể được đo lường thông qua các chỉ số như độ phủ sóng truyền thông, tần suất xuất hiện trong báo chí, thái độ và nhận thức của công chúng, cũng như ảnh hưởng đến doanh số.

7. Sự khác biệt giữa Quảng cáo và PR là gì

Nhiều người vẫn luôn nhầm lẫn giữa Quảng cáo và PR là gì. Dưới đây là bảng phân biệt giữa PR (Quan hệ Công chúng) và Quảng cáo:

8. Những câu hỏi thường gặp về PR

8.1. Công việc của một nhân viên PR là gì?

Một nhân viên PR có thể đảm nhiệm một hoặc nhiều nhiệm vụ khác nhau trong những công việc dưới đây:

• Lập kế hoạch và triển khai chiến lược PR là gì: Tạo ra và thực thi kế hoạch chi tiết cho các chiến lược PR, đảm bảo chúng phù hợp với mục tiêu và định hướng của tổ chức.

• Phối hợp với các phòng ban liên quan: Làm việc chặt chẽ với các bộ phận khác nhau trong công ty để đảm bảo mọi chiến lược và hoạt động PR được triển khai một cách hiệu quả.

• Chuẩn bị và phân phối thông cáo báo chí: Nghiên cứu và soạn thảo thông cáo báo chí, sau đó phân phối chúng đến các phương tiện truyền thông mục tiêu.

• Giao tiếp với truyền thông: Chủ động liên hệ và phản hồi các thắc mắc từ giới truyền thông, duy trì mối quan hệ tốt với báo chí.

• Biên tập nội dung: Soạn thảo và chỉnh sửa nội dung cho các ấn phẩm nội bộ, bài phát biểu, và báo cáo định kỳ.

• Tổ chức sự kiện: Lên kế hoạch và tổ chức các sự kiện như họp báo, lễ khai trương, tiệc kỷ niệm…

• Sản xuất tài liệu PR là gì: Quản lý quá trình sản xuất các tài liệu quảng cáo như hình ảnh, video, tờ rơi, standee, brochure

• Theo dõi và tương tác trên mạng xã hội: Giám sát và tương tác với người dùng trên các nền tảng mạng xã hội, xử lý các thông tin sai lệch về công ty.

• Tham gia và đóng góp cho cộng đồng: Tham gia vào các hoạt động cộng đồng, tận dụng các cơ hội PR từ việc tài trợ và các hoạt động thiện nguyện. 

XEM THÊM: MÔ HÌNH AISAS LÀ GÌ? VÍ DỤ VỀ MÔ HÌNH AISAS TRONG MARKETING

8.2. Yêu cầu và kỹ năng cần có của những người làm PR là gì?

8.3. Ngành học của PR là gì? 

Để làm PR, bạn có thể học các ngành như Truyền thông, Quan hệ Công chúng, Tiếp thị, Báo chí hoặc ngành có liên quan. Những ngành này cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực PR là gì.

8.4. Cơ hội nghề nghiệp trong ngành PR là gì? 

Cơ hội nghề nghiệp trong ngành PR rất đa dạng, bao gồm làm việc tại các công ty PR, bộ phận truyền thông của doanh nghiệp, các tổ chức phi lợi nhuận hoặc tự làm PR freelancer. Nhu cầu về chuyên gia PR đang tăng do sự phát triển của truyền thông số và mạng xã hội.

PR không chỉ giúp xây dựng và duy trì hình ảnh tích cực của doanh nghiệp trong mắt công chúng mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý thông tin và khủng hoảng. Với sự phát triển không ngừng của truyền thông số và mạng xã hội, vai trò của PR là gì càng trở nên quan trọng, mở ra nhiều cơ hội và thách thức mới trong ngành truyền thông.