BÁO CÁO TUYỂN DỤNG: 6 BƯỚC LẬP, 10 CHỈ SỐ CẦN CÓ VÀ MẪU CHUẨN

Báo cáo tuyển dụng là tài liệu tổng hợp số hồ sơ, tỷ lệ chuyển đổi, chi phí và thời gian tuyển dụng trong một kỳ, cho biết doanh nghiệp đang tuyển đủ, đúng và đáng tiền đến đâu. Bài viết của HBR hướng dẫn bạn 6 bước lập báo cáo, công thức 10 chỉ số tuyển dụng, ví dụ có số liệu và mẫu báo cáo kèm công thức Excel tự động. Cùng tìm hiểu ngay!

Điểm qua nội dung chính

• Báo cáo tuyển dụng gồm 6 khối nội dung, đi từ tổng quan đến đề xuất hành động.
• 10 chỉ số tuyển dụng chia 4 nhóm: số lượng, chuyển đổi, chi phí, chất lượng, kèm công thức.
• 6 bước lập báo cáo, trong đó bước cuối biến con số thành quyết định.
• Ví dụ báo cáo tháng có số liệu, so sánh 2 kỳ và theo dõi chất lượng sau thử việc.
• 3 mẫu báo cáo và hướng dẫn dựng file Excel tự động tính trong 15 phút.

1. Báo cáo tuyển dụng là gì?

Báo cáo tuyển dụng (recruitment report) là văn bản tổng hợp và phân tích kết quả tuyển dụng trong một khoảng thời gian, so sánh kết quả thực tế với chỉ tiêu và ngân sách đã đặt ra. Bộ phận nhân sự lập báo cáo để ban lãnh đạo nắm tình hình, phát hiện điểm nghẽn và điều chỉnh kịp thời.

Một bản báo cáo tốt trả lời ba câu hỏi: tuyển có đủ không, tuyển có đúng người không và tuyển có đáng tiền không. Đây cũng là dữ liệu đầu vào để đánh giá KPI phòng nhân sự cuối mỗi kỳ, và là căn cứ để ban lãnh đạo quyết định tăng, giữ hay cắt ngân sách tuyển dụng.

1.1. Báo cáo tuyển dụng gồm những nội dung gì?

Một báo cáo tuyển dụng nhân sự đầy đủ gồm 6 khối nội dung, đi từ tổng quan đến đề xuất:

• Tổng quan kỳ báo cáo: Số vị trí cần tuyển, số đã tuyển, tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu.
• Phễu ứng viên: Số hồ sơ, số đạt sàng lọc, số phỏng vấn, số offer, số đi làm.
• Hiệu quả kênh tuyển dụng: Số hồ sơ, số người đi làm và chi phí của từng kênh.
• Chi phí tuyển dụng: Chi phí thực tế so với ngân sách, chi phí bình quân mỗi nhân sự.
• Thời gian tuyển dụng: Số ngày trung bình để lấp một vị trí, vị trí nào đang kéo dài.
• Nhận định và đề xuất: Nguyên nhân của con số bất thường và hành động cho kỳ tới.

1.2. Một báo cáo tuyển dụng tốt cần đạt những yêu cầu gì?

Nhiều báo cáo đủ 6 khối nội dung nhưng vẫn không được dùng, vì thiếu các yêu cầu về chất lượng. Một báo cáo tuyển dụng tốt cần đạt 4 tiêu chí:

• Chính xác và truy được nguồn: Mỗi con số đều lấy từ một nguồn dữ liệu cố định, ai kiểm tra lại cũng ra cùng kết quả.
• Nhất quán giữa các kỳ: Cùng công thức, cùng mốc thời gian, để tháng này so được với tháng trước.
• So sánh được với mục tiêu: Mọi chỉ số quan trọng đều có cột kế hoạch bên cạnh cột thực tế.
• Ngắn gọn và có kết luận: Người đọc nắm được tình hình trong 2 phút nhờ phần tóm tắt và đề xuất ở đầu báo cáo.

1.3. Ai lập, nộp cho ai và bao lâu làm một lần?

Người lập thường là chuyên viên hoặc trưởng nhóm tuyển dụng, trưởng phòng nhân sự duyệt rồi gửi ban giám đốc và trưởng các bộ phận có nhu cầu tuyển. Tần suất phụ thuộc quy mô tuyển:

Với đa số doanh nghiệp SME, nhịp hợp lý là báo cáo tháng cho vận hành và báo cáo quý cho ban lãnh đạo. Báo cáo năm nên là căn cứ để lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho năm tiếp theo.

2. Các loại báo cáo tuyển dụng phổ biến hiện nay

Báo cáo tình hình tuyển dụng thường được chia theo thời gian, theo vị trí và theo mục đích phân tích. Doanh nghiệp đã tuyển ổn định nên có thêm báo cáo chất lượng sau thử việc:

• Báo cáo theo thời gian
• Báo cáo theo vị trí
• Báo cáo theo mục đích
• Báo cáo chất lượng sau thử việc

2.1. Báo cáo tuyển dụng theo thời gian

Đây là dạng báo cáo tình hình tuyển dụng phổ biến nhất, tổng hợp mọi hoạt động trong một tuần, tháng, quý hoặc năm. Ưu điểm là thấy được bức tranh chung và so sánh được giữa các kỳ, ví dụ chi phí tháng này tăng hay giảm so với tháng trước.

2.2. Báo cáo tuyển dụng theo vị trí

Báo cáo tách riêng từng vị trí: chỉ tiêu, số hồ sơ, tiến độ, số ngày đã mở và chi phí. Nhờ vậy, vị trí “khó tuyển” được phát hiện sớm để có cách xử lý riêng, thay vì làm sai lệch con số trung bình của cả phòng.

2.3. Báo cáo tuyển dụng theo mục đích

Đây là nhóm báo cáo chuyên đề, mỗi bản trả lời một câu hỏi cụ thể:

• Báo cáo hiệu quả kênh: So sánh số hồ sơ, tỷ lệ đạt, số người đi làm và chi phí theo từng kênh.
• Báo cáo chi phí tuyển dụng: Bóc tách chi phí đăng tin, headhunter, chi phí nội bộ và so với ngân sách.
• Báo cáo tỷ lệ chuyển đổi: Theo dõi ứng viên rơi rụng ở vòng nào để xử lý đúng khâu.

2.4. Báo cáo chất lượng tuyển dụng sau thử việc

Ít doanh nghiệp làm báo cáo này, nhưng đây là loại đo kết quả thật của tuyển dụng. Báo cáo theo dõi nhân sự mới sau 2 đến 6 tháng: bao nhiêu người qua thử việc, quản lý chấm điểm ra sao, bao nhiêu người nghỉ sớm và họ đến từ kênh nào. Kết quả phản ánh cả chất lượng tuyển lẫn chất lượng onboarding nhân viên mới.

3. 10 chỉ số tuyển dụng cần có trong báo cáo (kèm công thức)

Một bản báo cáo đáng tin phải dựa trên các chỉ số có công thức rõ ràng và được dùng thống nhất qua các kỳ. Dưới đây là 10 chỉ số tuyển dụng cốt lõi, chia theo 4 nhóm: số lượng, chuyển đổi, chi phí và chất lượng.

Phân tích chi tiết các nhóm chỉ số

• Nhóm số lượng (chỉ số 1): Đây là con số ban lãnh đạo hỏi đầu tiên. Nếu chỉ nhìn chỉ số này thì dễ bỏ sót chất lượng, vì phòng tuyển có thể hạ tiêu chí để “tuyển cho đủ”.
• Nhóm chuyển đổi (chỉ số 2 đến 5): Nhóm này cho biết phễu đang hở ở đâu. Tỷ lệ đạt thấp thường do mô tả công việc chưa rõ, còn tỷ lệ nhận offer thấp thường do mức lương hoặc trải nghiệm ứng viên.
• Nhóm chi phí (chỉ số 6, 7): Cost per Hire được Hiệp hội Quản trị Nhân sự Hoa Kỳ (SHRM) chuẩn hóa cách tính, gồm cả chi phí nội bộ như thời gian phỏng vấn và thưởng giới thiệu. Báo cáo benchmarking của SHRM ghi nhận chi phí trung bình 4.129 USD cho mỗi lượt tuyển tại Mỹ. Con số này nên dùng để tham khảo cách tính, không nên áp cho thị trường Việt Nam.
• Nhóm chất lượng (chỉ số 9, 10): Hai chỉ số này chỉ đo được sau vài tháng nên thường nằm trong báo cáo quý. Đây là căn cứ để tính ROI trong tuyển dụng, tức đồng tiền bỏ ra có mang về người làm được việc hay không.

Lưu ý dễ nhầm: “tỷ lệ hồ sơ đạt” chỉ đo vòng lọc CV, còn “tỷ lệ trúng tuyển” đo đến lúc ứng viên nhận việc. Gộp hai chỉ số làm một sẽ dẫn đến đánh giá sai chất lượng nguồn ứng viên.

Cách tự đặt ngưỡng tham chiếu cho doanh nghiệp mình

Mỗi ngành, mỗi vị trí có mức chi phí và thời gian tuyển rất khác nhau, nên con số “chuẩn” của doanh nghiệp khác thường không dùng được cho bạn. Cách làm thực tế là lấy dữ liệu nội bộ 3 đến 6 tháng gần nhất, tính trung bình từng chỉ số theo nhóm vị trí, rồi dùng đó làm đường cơ sở.

Từ đường cơ sở, bạn đặt mục tiêu cải thiện cho kỳ tới, ví dụ giảm Time to Fill của nhóm nhân viên bán hàng vài ngày, hoặc nâng tỷ lệ giữ chân sau thử việc. Báo cáo các kỳ sau luôn so với đường cơ sở này, nên người đọc thấy ngay xu hướng tốt lên hay xấu đi.

>>> XEM THÊM: CÁCH TỐI ƯU CHI PHÍ TUYỂN DỤNG NHƯNG VẪN THU HÚT ĐƯỢC NHÂN SỰ CHẤT LƯỢNG

4. Cách lập báo cáo tuyển dụng chuẩn trong 6 bước

Để lập báo cáo tuyển dụng chuẩn, bạn đi qua 6 bước. Bước 1 chuẩn bị dữ liệu, bốn bước tiếp theo tạo ra con số, bước cuối biến con số thành quyết định:

• Bước 1: Thu thập và chuẩn hóa dữ liệu nguồn
• Bước 2: Tổng hợp tổng quan và phân tích phễu ứng viên
• Bước 3: Đánh giá hiệu quả từng kênh tuyển dụng
• Bước 4: Thống kê chi phí tuyển dụng so với ngân sách
• Bước 5: Đo thời gian tuyển dụng theo nhóm vị trí
• Bước 6: Nhận định nguyên nhân và đề xuất hành động

Bước 1: Thu thập và chuẩn hóa dữ liệu nguồn

Báo cáo chỉ đúng khi dữ liệu đầu vào đúng. Trước khi tính bất kỳ chỉ số nào, hãy gom dữ liệu từ 3 nguồn: phiếu yêu cầu tuyển dụng đã duyệt (chỉ tiêu, ngày mở), danh sách theo dõi ứng viên (kênh, vòng đã qua, ngày nhận việc) và chứng từ chi phí từ kế toán.

Quy tắc quan trọng nhất là mỗi ứng viên chỉ có một dòng, ghi vòng cao nhất mà ứng viên đạt tới. Nếu doanh nghiệp chưa có quy trình tuyển dụng nhân sự với phiếu yêu cầu rõ ràng, hãy chuẩn hóa việc này trước, vì mọi chỉ số phía sau đều dựa trên các mốc đó.

Bước 2: Tổng hợp tổng quan và phân tích phễu ứng viên

Mở đầu báo cáo bằng bảng tóm tắt: số vị trí cần tuyển, số đã tuyển, số còn thiếu và tỷ lệ hoàn thành. Tiếp theo, liệt kê số ứng viên ở từng vòng, từ nhận hồ sơ đến đi làm, rồi tính tỷ lệ chuyển đổi giữa hai vòng liền kề.

Hãy tìm vòng có tỷ lệ giảm đột ngột. Ví dụ, nhiều ứng viên được mời nhưng ít người đến phỏng vấn thường là do khâu liên hệ, xác nhận lịch, không phải do thiếu hồ sơ. Ngược lại, tỷ lệ đạt phỏng vấn quá thấp cho thấy khâu sàng lọc CV đang để lọt nhiều hồ sơ không phù hợp.

Bước 3: Đánh giá hiệu quả từng kênh tuyển dụng

Với mỗi kênh tuyển dụng, ghi lại số hồ sơ, số đạt, số đi làm và chi phí. Kênh nhiều hồ sơ nhất chưa chắc mang về nhiều người đi làm nhất, và kênh rẻ nhất chưa chắc giữ được người lâu nhất.

Vì vậy, khi đánh giá kênh, hãy nhìn đồng thời ba con số: chi phí mỗi người đi làm, tỷ lệ hồ sơ đạt và tỷ lệ còn làm sau thử việc. Nếu cần mở rộng nguồn, bạn có thể tham khảo các kênh tuyển dụng uy tín mà HBR đã tổng hợp.

Bước 4: Thống kê chi phí tuyển dụng so với ngân sách

Tách chi phí thành hai phần. Chi phí bên ngoài gồm đăng tin, quảng cáo, headhunter, sự kiện. Chi phí nội bộ gồm giờ phỏng vấn quy ra tiền, thưởng giới thiệu, công cụ tuyển dụng.

Cách quy đổi giờ phỏng vấn đơn giản nhất là lấy tổng số giờ quản lý tham gia phỏng vấn nhân với chi phí lương bình quân theo giờ của họ. Sau đó đặt chi phí thực tế cạnh ngân sách, tính Cost per Hire và giải thích ngay mọi chênh lệch lớn hơn 10% so với kế hoạch.

Bước 5: Đo thời gian tuyển dụng theo nhóm vị trí

Tính Time to Fill cho từng vị trí rồi lấy trung bình theo nhóm (nhân viên, chuyên viên, quản lý), không gộp chung. Một vị trí quản lý mở 60 ngày sẽ kéo con số trung bình của cả phòng lên và che mất tốc độ thật của nhóm nhân viên.

Ghi rõ những vị trí đã quá hạn dự kiến kèm lý do. Đây thường là thông tin quản lý các bộ phận quan tâm nhất, vì vị trí trống càng lâu thì người còn lại càng quá tải.

Bước 6: Nhận định nguyên nhân và đề xuất hành động

Đây là bước hầu hết báo cáo tuyển dụng nhân sự bỏ qua, nhưng lại là bước tạo ra nhiều giá trị nhất. Với mỗi con số bất thường, hãy viết theo ba ý: hiện tượng, nguyên nhân, đề xuất.

Ví dụ: “Tỷ lệ nhận offer vị trí kế toán giảm, 2 trong 3 ứng viên từ chối vì lương thấp hơn thị trường, đề xuất điều chỉnh khung lương hoặc bổ sung phúc lợi”. Chỉ nên đưa 3 đến 5 đề xuất ưu tiên, mỗi đề xuất có người phụ trách và thời hạn, để ban lãnh đạo dễ duyệt.

Cách trình bày để cấp trên đọc trong 2 phút

Cấp trên hiếm khi đọc hết các bảng chi tiết, nên thứ tự trình bày quyết định báo cáo có được dùng hay không. Hãy sắp xếp báo cáo theo 3 tầng:

• Trang 1, tóm tắt điều hành: 3 đến 5 con số chính (tỷ lệ hoàn thành, Cost per Hire, Time to Fill, tỷ lệ giữ chân) có so sánh với kỳ trước, kèm các đề xuất cần duyệt.
• Trang 2, biểu đồ: Biểu đồ phễu cho các vòng tuyển, biểu đồ cột cho chi phí theo kênh, biểu đồ đường cho xu hướng nhiều tháng.
• Phụ lục: Bảng chi tiết theo vị trí và theo kênh để tra cứu khi cần.

Dùng màu thống nhất cho trạng thái (xanh là đạt, vàng là cần theo dõi, đỏ là cần xử lý) giúp người đọc nhận ra vấn đề mà không cần đọc số.

5. Ví dụ báo cáo tuyển dụng tháng có số liệu cụ thể

Dưới đây là ví dụ minh họa báo cáo tháng 10 của một chuỗi bán lẻ giả định có khoảng 120 nhân sự. Số liệu được dựng để minh họa cách tính, không phải dữ liệu của doanh nghiệp thật. Chỉ tiêu tháng là 12 người: 8 nhân viên bán hàng, 2 thu ngân, 1 kế toán, 1 cửa hàng trưởng.

Tóm tắt điều hành, so sánh với tháng trước

Phễu ứng viên tháng 10

Vị trí còn thiếu là cửa hàng trưởng, đã mở 41 ngày. Tỷ lệ đạt phỏng vấn 21% là vòng hẹp nhất, cho thấy nhiều hồ sơ qua vòng lọc CV nhưng chưa đúng yêu cầu thực tế.

Hiệu quả kênh và chi phí tháng 10

Chi phí bên ngoài là 19 triệu đồng. Chi phí nội bộ khoảng 6 triệu đồng, tính từ khoảng 40 giờ phỏng vấn của quản lý nhân với 150.000 đồng mỗi giờ. Cost per Hire là 25 triệu chia cho 11 người, khoảng 2,27 triệu đồng mỗi người.

Theo dõi chất lượng nhóm tuyển tháng 7

Nhóm 9 nhân viên tuyển trong tháng 7 đã hết 2 tháng thử việc: 7 người còn làm (78%), điểm đánh giá trung bình của quản lý là 3,8/5. Cả 2 người nghỉ đều đến từ quảng cáo mạng xã hội, cho thấy kênh rẻ nhất chưa chắc là kênh hiệu quả nhất khi tính đến chất lượng.

Nhận định và đề xuất

• Giới thiệu nội bộ là kênh chất lượng nhất: Tỷ lệ đạt 45%, chi phí mỗi người thấp nhất. Đề xuất tăng thưởng giới thiệu và truyền thông chương trình tới toàn bộ nhân viên trước ngày 15/11.
• Quảng cáo mạng xã hội cần siết sàng lọc: Kênh mang nhiều người đi làm nhất nhưng tỷ lệ nghỉ sớm cao. Đề xuất thêm 3 câu hỏi sàng lọc về ca làm và địa điểm ngay trong form ứng tuyển.
• Website việc làm đắt gấp ba: Chi phí mỗi người đi làm cao nhất. Đề xuất giảm gói đăng tin, chỉ giữ cho vị trí kế toán.
• Cửa hàng trưởng đang nghẽn: Vị trí đã mở 41 ngày, kênh hiện tại thiếu ứng viên quản lý. Đề xuất xét ứng viên nội bộ hoặc dùng headhunter riêng cho vị trí này.

Từ “tháng này tuyển được 11 người”, báo cáo đã chuyển thành bốn quyết định cụ thể cho tháng sau, mỗi quyết định có căn cứ bằng số.

Ở cấp độ quản lý và điều hành, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó vì đội ngũ chưa quen làm việc với số liệu, mỗi bộ phận báo cáo một kiểu và chủ doanh nghiệp phải tự ghép bức tranh. Nếu anh/chị đang ở trong tình trạng đó, chương trình Business Master của Trường Doanh nhân HBR sẽ đồng hành cùng anh/chị xây hệ thống KPI và báo cáo cho từng phòng ban. Để lại thông tin để đội ngũ chuyên gia HBR tư vấn 1:1 miễn phí nhé!

6. Mẫu báo cáo tuyển dụng dùng ngay

Dưới đây là cấu trúc 3 mẫu báo cáo tuyển dụng bạn có thể sao chép vào Excel hoặc Google Sheets, kèm hướng dẫn dựng công thức để file tự tính:

• Mẫu báo cáo tuyển dụng theo tháng
• Mẫu báo cáo tuyển dụng theo vị trí
• Mẫu báo cáo hiệu quả kênh và chi phí
• Hướng dẫn dựng file Excel tự động tính

6.1. Mẫu báo cáo tuyển dụng theo tháng

6.2. Mẫu báo cáo tuyển dụng theo vị trí

Cột “Trạng thái” nên dùng 3 mức thống nhất: đúng tiến độ, chậm, cần hỗ trợ. Quản lý các bộ phận chỉ cần lọc cột này là biết vị trí của mình đang ở đâu.

6.3. Mẫu báo cáo hiệu quả kênh và chi phí

6.4. Hướng dẫn dựng file Excel báo cáo tuyển dụng tự động tính

Thay vì đếm tay mỗi tháng, bạn chỉ cần một sheet dữ liệu và một sheet báo cáo dùng công thức. Cách dựng mất khoảng 15 phút và dùng được cho cả Google Sheets.

Sheet thứ nhất đặt tên “DuLieu”, mỗi ứng viên một dòng với các cột: A họ tên, B vị trí, C kênh, D ngày mở yêu cầu, E ngày nhận hồ sơ, F vòng đạt tới, G ngày nhận việc, H còn làm sau thử việc (Có/Không), I số ngày tuyển. Cột F ghi số từ 1 đến 6: 1 nhận hồ sơ, 2 đạt sàng lọc, 3 phỏng vấn, 4 được offer, 5 nhận offer, 6 đi làm.

Sheet thứ hai đặt tên “BaoCao”, dùng các công thức sau:

• Tổng hồ sơ: =COUNTA(DuLieu!A2:A1000)
• Số đạt sàng lọc trở lên: =COUNTIF(DuLieu!F2:F1000,">=2"), đổi số 2 thành 3, 4, 5 cho các vòng sau.
• Số nhân sự đi làm: =COUNTIF(DuLieu!F2:F1000,6)
• Số đi làm theo từng kênh: =COUNTIFS(DuLieu!C2:C1000,"Giới thiệu nội bộ",DuLieu!F2:F1000,6)
• Số ngày tuyển của từng người (cột I): =IF(G2="","",G2-D2)
• Time to Fill trung bình: =AVERAGEIFS(DuLieu!I2:I1000,DuLieu!F2:F1000,6)
• Lọc theo tháng: thêm điều kiện ngày vào COUNTIFS, ví dụ DuLieu!E2:E1000,">="&B1,DuLieu!E2:E1000,"<="&B2 với B1, B2 là ngày đầu và cuối kỳ.

Khi có dữ liệu mới, người lập chỉ cần nhập thêm dòng vào sheet “DuLieu”, mọi con số trong báo cáo tự cập nhật. Đây cũng là bước đệm tốt trước khi doanh nghiệp chuyển sang phần mềm quản lý tuyển dụng.

7. Nên lập báo cáo tuyển dụng bằng Excel, phần mềm HRM hay AI?

Doanh nghiệp tuyển ít có thể bắt đầu bằng Excel. Doanh nghiệp tuyển thường xuyên nhiều vị trí nên dùng phần mềm quản lý tuyển dụng. AI giúp tăng tốc phần tổng hợp và nhận định. Ba công cụ này không loại trừ nhau.

Phân tích chi tiết từng công cụ

• Excel và Google Sheets: Linh hoạt, dễ bắt đầu, nhất là khi dùng cấu trúc ở mục 6.4. Điểm yếu là phụ thuộc vào việc nhập liệu đều đặn của một người.
• Phần mềm HRM hoặc ATS: Dữ liệu ứng viên được ghi nhận ngay khi phát sinh, nên báo cáo xuất ra gần như tức thì. Phù hợp khi doanh nghiệp tuyển hàng chục người mỗi tháng hoặc có nhiều chi nhánh.
• Công cụ AI: Đọc bảng số, tóm tắt xu hướng và gợi ý nguyên nhân. Ví dụ, bạn có thể dán bảng số liệu và yêu cầu: “So sánh tháng 10 với tháng 9, chỉ ra 3 chỉ số thay đổi nhiều nhất và gợi ý nguyên nhân”. Người làm tuyển dụng vẫn phải kiểm tra lại, vì AI không biết bối cảnh riêng của doanh nghiệp.

Lưu ý khi dùng AI: không đưa họ tên, số điện thoại hay thông tin cá nhân của ứng viên vào công cụ AI công cộng, chỉ đưa số liệu đã tổng hợp. Xu hướng ứng dụng AI trong quản trị con người được HBR phân tích kỹ hơn trong bài xu hướng nhân sự 2026.

8. Những sai lầm khiến báo cáo tuyển dụng không có giá trị

Một bản báo cáo mất giá trị không phải vì thiếu số liệu, mà vì số liệu không giúp ai ra quyết định. Năm sai lầm phổ biến nhất gồm:

• Chỉ báo cáo số lượng: “Đủ chỉ tiêu” nhưng nửa số người mới nghỉ trong thử việc thì vẫn là tuyển dụng thất bại. Luôn đặt tỷ lệ giữ chân cạnh tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu.
• Tính chi phí thiếu phần nội bộ: Bỏ qua giờ làm của quản lý khiến chi phí trông rẻ hơn thực tế, dẫn đến đánh giá sai kênh nào thực sự tiết kiệm.
• Mỗi kỳ một công thức: Đổi cách tính giữa các tháng thì không thể so sánh các kỳ với nhau. Hãy chốt bộ công thức ở mục 3 thành quy định chung.
• Lấy trung bình chung cho mọi vị trí: Một vị trí giám đốc mở 90 ngày có thể kéo Time to Fill của cả phòng lên gấp đôi.
• Có số liệu nhưng không có đề xuất: Báo cáo chỉ có bảng số buộc người đọc tự phân tích, và thường họ sẽ không làm.

9. Chủ doanh nghiệp đọc báo cáo tuyển dụng thế nào để ra quyết định?

Chủ doanh nghiệp không cần đọc hết mọi bảng, chỉ cần đặt 4 câu hỏi cho báo cáo tuyển dụng: có đủ người đúng hạn không, có giữ được người không, tiền tuyển dụng đi đâu, và tuyển dụng có theo kịp kế hoạch kinh doanh không.

Ở nhiều doanh nghiệp SME, chủ doanh nghiệp vẫn ở trong tình trạng “nhân sự báo cáo gì thì biết thế”. Không có bộ chỉ số chuẩn, mỗi tháng một kiểu báo cáo, nên quyết định tuyển thêm người hay tăng ngân sách vẫn dựa vào cảm giác. Hệ quả là doanh nghiệp vừa tốn tiền tuyển, vừa không biết khoản tiền đó có tạo ra đội ngũ tốt hơn hay không.

• Hỏi về tốc độ tuyển
• Hỏi về khả năng giữ chân
• Hỏi về dòng tiền tuyển dụng
• Hỏi về sự khớp với kế hoạch kinh doanh

9.1. Có đủ người đúng hạn không?

Câu hỏi này nhìn vào tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu và danh sách vị trí quá hạn. Điều chủ doanh nghiệp cần biết không phải là con số trung bình, mà là vị trí nào trống quá lâu và đang ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu hay vận hành, ví dụ một cửa hàng thiếu trưởng ca trong mùa cao điểm.

9.2. Có giữ được người không?

Câu hỏi này nhìn vào tỷ lệ giữ chân sau thử việc và lý do nghỉ. Nếu người mới nghỉ nhiều, cần tách rõ nguyên nhân do tuyển sai người hay do môi trường làm việc. Với trường hợp thứ hai, ưu tiên nên là giữ chân nhân tài trước khi tăng ngân sách tuyển thêm.

9.3. Tiền tuyển dụng đang đi đâu?

Câu hỏi này nhìn vào Cost per Hire và chi phí theo kênh. Kênh nào tốn nhiều nhất nhưng mang về ít người nhất cần được cắt giảm. Nếu tỷ lệ nhận offer thấp, vấn đề thường nằm ở sức hút của doanh nghiệp, và lời giải là xây dựng thương hiệu tuyển dụng bài bản.

9.4. Tuyển dụng có theo kịp kế hoạch kinh doanh không?

Đây là câu hỏi ít doanh nghiệp đặt ra nhất. Nếu kế hoạch quý tới là mở thêm 2 cửa hàng, mỗi cửa hàng cần 6 người và Time to Fill hiện là 18 ngày, thì phòng nhân sự phải bắt đầu tuyển ít nhất 3 đến 4 tuần trước ngày khai trương. Khi báo cáo tuyển dụng được đặt cạnh kế hoạch kinh doanh, chủ doanh nghiệp chuyển từ “chữa cháy nhân sự” sang ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Để hiểu vì sao năng lực lãnh đạo quyết định chất lượng đội ngũ, bạn có thể theo dõi chia sẻ của Mr. Tony Dzung trong video dưới đây:

Chuyển hóa lãnh đạo, Kiến tạo tương lai | Mr. Tony Dzung

>>> XEM THÊM: CÁC CHIẾN LƯỢC TUYỂN DỤNG HẤP DẪN GIÚP THU HÚT HÀNG NGHÌN NHÂN TÀI

Thực tế cho thấy, báo cáo tuyển dụng chỉ là phần nổi của một bài toán lớn hơn. Khi doanh nghiệp chưa có hệ thống quy trình, KPI và đo lường cho đội ngũ, mọi quyết định nhân sự đều dồn về người đứng đầu, và chủ doanh nghiệp càng bận khi công ty càng lớn. Đó cũng là lý do ngày càng nhiều CEO và chủ doanh nghiệp SME chọn đầu tư bài bản vào năng lực quản trị thay vì chỉ thay người làm báo cáo.

Nếu anh/chị đang chuẩn bị kế hoạch năm mới và muốn tuyển dụng đi cùng mục tiêu kinh doanh, khóa học Xây dựng chiến lược và lập kế hoạch kinh doanh 2027 (21 đến 22/11/2026 tại Hà Nội) do Mr. Tony Dzung trực tiếp dẫn dắt sẽ giúp anh/chị xác định mục tiêu năm, từ đó biết cần tuyển ai, khi nào và với ngân sách bao nhiêu. 

Đăng ký ngay hôm nay để đội ngũ chuyên gia Trường Doanh nhân HBR tư vấn chương trình phù hợp với giai đoạn phát triển của doanh nghiệp anh/chị!

10. Câu hỏi thường gặp về báo cáo tuyển dụng

10.1. Báo cáo tuyển dụng khác báo cáo nhân sự như thế nào?

Báo cáo tuyển dụng chỉ tập trung vào hoạt động thu hút và tuyển người mới. Báo cáo nhân sự rộng hơn, gồm biến động nhân sự, nghỉ việc, đào tạo, lương thưởng và hiệu suất. Báo cáo tuyển dụng nhân sự là một phần trong đó.

10.2. Báo cáo tuyển dụng có phải nộp cho cơ quan nhà nước không?

Không. Báo cáo tuyển dụng là tài liệu quản trị nội bộ. Thứ doanh nghiệp phải báo cáo định kỳ cho cơ quan quản lý lao động là tình hình thay đổi lao động theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP, với mẫu biểu và thời hạn riêng. Hai loại báo cáo này dễ bị nhầm vì cùng liên quan đến số lượng nhân sự.

10.3. Doanh nghiệp dưới 20 nhân sự có cần làm báo cáo tuyển dụng không?

Có, nhưng ở dạng gọn hơn. Doanh nghiệp nhỏ chỉ cần theo dõi 4 chỉ số: số người cần tuyển, số người đi làm, chi phí và tỷ lệ còn làm sau thử việc. Quy mô càng nhỏ, mỗi lần tuyển sai càng gây thiệt hại lớn.

10.4. Viết email gửi báo cáo tình hình tuyển dụng cho cấp trên thế nào?

Email nên đưa 3 con số quan trọng nhất ngay đầu thư: tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu, chi phí và vị trí đang nghẽn. Tiếp theo là 2 đến 3 đề xuất cần cấp trên duyệt. File báo cáo chi tiết đính kèm để tra cứu khi cần.

Kết luận

Tóm lại, báo cáo tuyển dụng giúp doanh nghiệp đo lường tuyển dụng có đủ người, đúng người và đáng chi phí hay không. Khi được lập theo 6 bước, dùng bộ 10 chỉ số thống nhất, so với đường cơ sở của chính doanh nghiệp và luôn kết thúc bằng đề xuất hành động, báo cáo sẽ trở thành căn cứ để chủ doanh nghiệp ra quyết định nhân sự dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.