CÁCH TỐI ƯU CHI PHÍ TUYỂN DỤNG NHƯNG VẪN THU HÚT ĐƯỢC NHÂN SỰ CHẤT LƯỢNG

Chi phí tuyển dụng là một trong những khoản ngân sách quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ để duy trì hoạt động bền vững. Trong bài viết này, Trường Doanh Nhân HBR sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ chi phí nhân sự bao gồm những gì, các yếu tố ảnh hưởng và cách tối ưu ngân sách mà vẫn đảm bảo chất lượng đội ngũ.

1. Chi phí tuyển dụng là gì?

Chi phí tuyển dụng (Cost per hire) là tổng chi phí mà doanh nghiệp phải bỏ ra để tuyển được nhân sự mới trong một khoảng thời gian nhất định. Đây là một phần quan trọng trong ngân sách nhân sự, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.

Tùy vào quy mô và chiến lược nhân sự của từng doanh nghiệp, chi phí tuyển dụng có thể bao gồm nhiều khoản phí khác nhau, từ chi phí quảng cáo, phí headhunter, tiền lương cho bộ phận tuyển dụng đến các khoản thưởng giới thiệu ứng viên. 

Theo đánh giá từ Mr. Tony Dzung, Chủ tịch hội đồng quản trị HBR Holdings: “Doanh nghiệp càng có nhu cầu tuyển dụng lớn, chi phí tuyển dụng sẽ càng cao. Đồng thời, quy trình tuyển dụng tại mỗi doanh nghiệp khác nhau có thể ảnh hưởng đến mức chi tiêu tuyển dụng của doanh nghiệp đó.”

>>> Xem thêm: GIẢI PHÁP TỐI ƯU CHI PHÍ NHÂN SỰ GIÚP DOANH NGHIỆP PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG

2. Tại sao cần nắm rõ chi phí tuyển dụng?

Mr. Tony Dzung cho rằng, chi phí tuyển dụng nhân sự không phải là yếu tố duy nhất quyết định sự thành công của quy trình tuyển dụng. 

Tuy nhiên, nếu không quản lý chặt chẽ chi phí tuyển dụng, doanh nghiệp sẽ khó kiểm soát được số tiền đã bỏ ra để tìm kiếm và thu hút một nhân sự mới. Đồng thời khó đánh giá liệu khoản đầu tư đó có tương xứng với vị trí tuyển dụng và mục tiêu kinh doanh hay không.

Dưới đây là những lý do quan trọng mà doanh nghiệp cần hiểu rõ chi phí tuyển dụng:

• Tối ưu hóa ngân sách tuyển dụng hợp lý: Xác định trước ngân sách tuyển dụng giúp doanh nghiệp chủ động dự trù chi phí theo từng quý hoặc năm, tránh tình trạng thâm hụt ngân sách hoặc chi tiêu không hợp lý.
• Thúc đẩy hiệu quả tuyển dụng: Khi biết rõ từng yếu tố tạo nên chi phí tuyển dụng, doanh nghiệp có thể tập trung vào các kênh tuyển dụng hiệu quả nhất, cắt giảm những khoản không cần thiết và tối ưu quy trình tuyển dụng để giảm thiểu chi phí.
• Cơ sở để lập kế hoạch tuyển dụng đợt sau: Việc theo dõi chi phí tuyển dụng ở mỗi đợt giúp doanh nghiệp rút kinh nghiệm, điều chỉnh chiến lược tuyển dụng cho những lần sau để tối ưu hơn cả về chi phí và chất lượng nhân sự.
• Giúp đánh giá ROI của hoạt động tuyển dụng: Đánh giá chi phí tuyển dụng trên mỗi vị trí sẽ giúp doanh nghiệp xác định được đâu là kênh tuyển dụng mang lại giá trị cao nhất so với chi phí bỏ ra, từ đó tối ưu các chiến dịch tuyển dụng trong tương lai.
• Hạn chế rủi ro tài chính trong tuyển dụng: Nếu doanh nghiệp không kiểm soát tốt chi phí tuyển dụng, rất dễ dẫn đến tình trạng chi quá tay mà vẫn không tuyển được nhân sự chất lượng, gây lãng phí ngân sách.

3. Các loại chi phí tuyển dụng chi tiết

Mr. Tony Dzung chia sẻ rằng: “Chi phí tuyển dụng có thể chia thành chi phí nội bộ và chi phí bên ngoài. Mỗi loại chi phí đều đóng góp nhất định vào thành công của quá trình tuyển dụng.”

Dưới đây là bảng thống kê các loại chi phí tuyển dụng chi tiết:

3.1. Chi phí nội bộ

Dưới đây là bảng mô tả chi tiết từng loại chi phí tuyển dụng nội bộ:

3.2. Chi phí bên ngoài

Dưới đây là bảng phân tích chi tiết các khoản chi phí tuyển dụng bên ngoài:

4. Công thức tính chi phí tuyển dụng

Chi phí tuyển dụng được tính bằng cách chia tổng chi phí tuyển dụng cho số lượng nhân viên được tuyển trong một khoảng thời gian cụ thể.

Cách tính: Chi phí tuyển dụng (CPH) = (Chi phí tuyển dụng nội bộ + Chi phí tuyển dụng bên ngoài) / Tổng số nhân viên được thuê trong một thời gian nhất định

Lưu ý: 

• Doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng từng giai đoạn trong quy trình tuyển dụng để xác định đầy đủ các khoản chi phí phát sinh. 
• Chi phí tuyển dụng có thể biến động theo thời gian do ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác nhau. Vì vậy, việc theo dõi và phân tích dữ liệu thường xuyên là cần thiết để kiểm soát ngân sách và tối ưu hiệu quả tuyển dụng.

Ví dụ: Một công ty trong lĩnh vực công nghệ đã tuyển dụng 10 nhân sự trong quý vừa qua. Tổng chi phí tuyển dụng bao gồm:

• Chi phí nội bộ: 200 triệu đồng
• Chi phí bên ngoài: 300 triệu đồng
• Tổng chi phí tuyển dụng = 200 + 300 = 500 triệu đồng

Áp dụng công thức: CPH = 500 triệu đồng/10=50 triệu/người

5.  7 cách tối ưu chi phí tuyển dụng hiệu quả

Tối ưu chi phí tuyển dụng không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm ngân sách mà còn nâng cao chất lượng nhân sự và cải thiện hiệu quả tuyển dụng. Dưới đây là những phương pháp hiệu quả mà Mr. Tony Dzung gợi ý giúp doanh nghiệp kiểm soát và giảm thiểu chi phí tuyển dụng.

5.1. Lập kế hoạch chi tiêu ngân sách tuyển dụng hợp lý 

Một kế hoạch chi tiêu tuyển dụng chi tiết cho từng hoạt động giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách và đảm bảo nguồn lực được sử dụng hiệu quả. 

• Xây dựng ngân sách chi tiết: Xác định rõ từng khoản chi trong tuyển dụng như quảng cáo, sàng lọc ứng viên, phỏng vấn, đào tạo ban đầu. Lập kế hoạch tài chính cụ thể cho từng giai đoạn tuyển dụng để tránh chi tiêu dàn trải.
• Đánh giá hiệu quả từng hoạt động: Cân nhắc kỹ lưỡng giữa chi phí đầu tư và hiệu quả mong đợi. Tập trung ngân sách vào các kênh tuyển dụng đã chứng minh hiệu quả trong quá khứ thay vì đầu tư vào nhiều kênh không rõ kết quả.
• Tính toán chi phí nhân sự nhất quán: Việc tính toán theo công thức nhất quán, đồng bộ giúp cho việc đánh giá chính xác nhất dựa trên số liệu đã tính. 
• Theo dõi và điều chỉnh linh hoạt ngân sách: Theo dõi hiệu suất của từng kênh tuyển dụng để có sự phân bổ ngân sách hợp lý. Nếu một kênh không mang lại kết quả tốt, cắt giảm ngay và chuyển ngân sách sang các kênh tiềm năng hơn.

5.2. Tham gia các hội chợ việc làm, hội nghị để tuyển dụng

Tham gia hội chợ việc làm và hội nghị ngành nghề là một chiến lược tối ưu chi phí tuyển dụng hiệu quả, đặc biệt khi doanh nghiệp cần tuyển dụng số lượng lớn nhân viên hoặc tìm kiếm những ứng viên có chuyên môn cao.

Những sự kiện này mang đến cơ hội gặp gỡ trực tiếp với nhiều ứng viên tiềm năng trong một khoảng thời gian ngắn, giúp doanh nghiệp giảm bớt chi phí quảng cáo. Ngoài ra, nó góp phần nâng cao hình ảnh thương hiệu nhà tuyển dụng, đồng thời mở rộng mối quan hệ với các trường đại học và tổ chức nghề nghiệp.

Theo đó, Mr. Tony Dzung gợi ý doanh nghiệp cần:

• Lựa chọn sự kiện phù hợp với ngành nghề và nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp.
• Chuẩn bị kỹ lưỡng từ hình ảnh thương hiệu đến tài liệu giới thiệu để thu hút ứng viên.
• Đào tạo nhân sự tham gia sự kiện để họ có thể tương tác, tư vấn và đánh giá ứng viên hiệu quả.

5.3. Tối ưu hóa thời gian tuyển dụng

Rút ngắn thời gian tuyển dụng không chỉ giúp doanh nghiệp nhanh chóng lấp đầy vị trí trống mà còn góp phần giảm chi phí tuyển dụng nhân sự. Một quy trình tuyển dụng kéo dài có thể làm tăng ngân sách do phải duy trì hoạt động quảng cáo, xử lý hồ sơ và tổ chức nhiều vòng phỏng vấn - Mr. Tony Dzung nhấn mạnh. 

Cách tối ưu hóa thời gian tuyển dụng:

• Ứng dụng công nghệ tự động hóa trong quá trình sàng lọc hồ sơ, giúp tiết kiệm thời gian cho bộ phận tuyển dụng.
• Sử dụng bài test đánh giá trực tuyến để rút ngắn thời gian lọc ứng viên thay vì tổ chức nhiều vòng phỏng vấn không cần thiết.
• Tổ chức phỏng vấn qua video cho vòng sơ loại, đặc biệt với những ứng viên ở xa, giúp tối ưu chi phí đi lại và tăng tốc độ tuyển dụng.
• Thiết lập mốc thời gian cụ thể cho từng giai đoạn tuyển dụng để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và không kéo dài quá mức.

5.4. Tận dụng sức mạnh của thương hiệu tuyển dụng

Mr. Tony Dzung gợi ý chia sẻ rằng, một thương hiệu nhà tuyển dụng mạnh là công cụ thu hút ứng viên hiệu quả mà không cần chi phí quảng cáo quá lớn. Khi doanh nghiệp xây dựng được hình ảnh chuyên nghiệp, tích cực và hấp dẫn, ứng viên sẽ chủ động tìm đến, giúp giảm đáng kể chi phí tuyển dụng.

Cách xây dựng thương hiệu tuyển dụng hiệu quả để giảm chi phí tuyển dụng gồm:

• Xây dựng hình ảnh tích cực về môi trường làm việc, cơ hội phát triển và văn hóa công ty.
• Chia sẻ câu chuyện của nhân viên, thành công của doanh nghiệp trên các nền tảng mạng xã hội và website để tạo kết nối với ứng viên.
• Giới thiệu về các dự án nổi bật, giá trị công ty để thu hút những ứng viên có chung định hướng phát triển.

5.5. Đào tạo, phát triển đội ngũ kế thừa nội bộ

Xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự nội bộ giúp doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí tuyển dụng, đào tạo nhân sự mới và hạn chế rủi ro tuyển sai người. Theo đó, Mr. Tony Dzung gợi ý doanh nghiệp có thể:

• Xây dựng chương trình đào tạo bài bản với các lộ trình thăng tiến rõ ràng cho từng vị trí.
• Tổ chức khóa đào tạo kỹ năng lãnh đạo, chuyên môn để nhân viên sẵn sàng đảm nhận vai trò mới.
• Cung cấp cơ hội phát triển cá nhân và thử thách thực tế để nhân viên nâng cao năng lực và tự tin hơn trong công việc.

5.6. Tận dụng mạng lưới nhân viên và chương trình giới thiệu nội bộ

Theo Mr. Tony Dzung, tuyển dụng qua chương trình giới thiệu nhân viên là một cách hiệu quả để giảm chi phí và rút ngắn thời gian tuyển dụng. Những ứng viên do nhân viên nội bộ giới thiệu thường có độ phù hợp cao với văn hóa công ty và tỷ lệ gắn bó lâu dài hơn. 

Doanh nghiệp có thể:

• Thiết lập chương trình thưởng hợp lý cho nhân viên giới thiệu ứng viên chất lượng.
• Khuyến khích nhân viên chia sẻ cơ hội việc làm của công ty trên mạng xã hội.
• Sử dụng hệ thống theo dõi để đảm bảo chương trình diễn ra minh bạch và hiệu quả.

5.7. Tận dụng nền tảng tuyển dụng miễn phí và mạng xã hội

Thay vì chỉ tập trung vào các trang tuyển dụng trả phí, Mr. Tony Dzung gợi ý doanh nghiệp có thể tận dụng các nền tảng tuyển dụng miễn phí để tiếp cận ứng viên tiềm năng mà không phải tốn nhiều ngân sách. 

Những nền tảng này không chỉ giúp mở rộng phạm vi tiếp cận ứng viên mà còn góp phần giảm đáng kể chi phí tuyển dụng trong dài hạn:

• Sử dụng các nền tảng miễn phí như LinkedIn, Facebook Groups, JobsGO, TopCV để đăng tin tuyển dụng.
• Đăng bài tuyển dụng trực tiếp trên website công ty và tối ưu hóa SEO để thu hút ứng viên.
• Khuyến khích nhân viên chia sẻ bài tuyển dụng trên mạng xã hội cá nhân để tăng độ phủ.

6. Các yếu tố tác động đến chi phí tuyển dụng

Từ góc độ của một chuyên gia nhân sự, Mr. Tony Dzung cho rằng chi phí tuyển dụng chịu sự tác động của nhiều yếu tố. Hiểu rõ các yếu tố tác động đến chi phí tuyển dụng giúp doanh nghiệp quản lý ngân sách hiệu quả hơn, tối ưu hóa chiệu quả tuyển dụng.

6.1. Các yếu tố nội bộ

• Quy mô tổ chức: Các doanh nghiệp lớn thường có ngân sách tuyển dụng lớn hơn. Trong khi đó, doanh nghiệp nhỏ có thể phải tìm cách tối ưu chi phí bằng cách sử dụng các kênh tuyển dụng miễn phí hoặc tận dụng nguồn nhân sự nội bộ.
• Chính sách tuyển dụng: Tuyển dụng nội bộ giúp tiết kiệm chi phí nhưng có thể hạn chế sự đổi mới. Tuyển dụng bên ngoài giúp mở rộng nguồn nhân lực nhưng có thể tốn kém hơn do chi phí quảng cáo, headhunter, đào tạo nhân sự mới.
• Hình ảnh thương hiệu tuyển dụng: Doanh nghiệp có thương hiệu tuyển dụng mạnh thu hút nhiều ứng viên tự nhiên hơn, giúp giảm chi phí quảng cáo và thời gian tuyển dụng.

6.2. Các yếu tố ngoại vi

• Nhân khẩu học: Các yếu tố như tuổi, giới tính, trình độ học vấn và kỹ năng có thể ảnh hưởng đến chi phí tuyển dụng. Ví dụ, các thành phố lớn sở hữu lực lượng lao động trẻ dồi dào, trình độ chuyên môn cao, do đó giảm thời gian và chi phí tuyển dụng.
• Điều kiện thị trường lao động: Khi nguồn cung lao động dồi dào, doanh nghiệp có thể tuyển dụng nhanh hơn và ít tốn kém hơn. Khi thị trường lao động khan hiếm, chi phí tuyển dụng tăng do doanh nghiệp cần đưa ra mức lương hấp dẫn hơn.
• Tỷ lệ thất nghiệp: Khi tỷ lệ thất nghiệp cao, có nhiều ứng viên sẵn có, quá trình tuyển dụng dễ dàng, ít tốn kém hơn và ngược lại.
• Luật lao động và quy định pháp lý: Các quy định về lương tối thiểu, hợp đồng lao động, phúc lợi nhân viên có thể làm tăng chi phí tuyển dụng. Các yêu cầu về bình đẳng cơ hội việc làm, bảo hiểm lao động, thuế thu nhập cũng có thể ảnh hưởng đến chiến lược tuyển dụng của doanh nghiệp.
• Hoạt động tuyển dụng của đối thủ cạnh tranh: Nếu các doanh nghiệp cùng ngành cũng đang tuyển dụng nhân sự có chuyên môn tương tự, mức độ cạnh tranh sẽ cao hơn, dẫn đến việc phải tăng lương, phúc lợi hoặc đầu tư nhiều hơn vào quảng cáo tuyển dụng.

Chi phí tuyển dụng không chỉ là khoản đầu tư mà còn là yếu tố quyết định sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Trường Doanh Nhân HBR hy vọng bài viết này đã giúp doanh nghiệp của có cái nhìn toàn diện về chi phí nhân sự, từ đó tối ưu ngân sách và nâng cao hiệu quả quản lý nhân sự một cách bền vững.