GIẢI PHÁP TỐI ƯU CHI PHÍ NHÂN SỰ GIÚP DOANH NGHIỆP PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG

Trong mỗi doanh nghiệp, chi phí nhân sự luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng thể chi phí vận hành. Để phát triển bền vững, việc hiểu rõ về chi phí nhân sự và những yếu tố tác động đến nó là điều hết sức quan trọng. Trong bài viết này, hãy cùng Trường Doanh Nhân HBR tìm hiểu chi phí nhân sự là gì và những giải pháp giúp tối ưu hoá chi phí nhân sự nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả làm việc của nhân viên. 

1. Chi phí nhân sự là gì?

Chi phí nhân sự là tổng tất cả các khoản chi mà doanh nghiệp phải chi trả để tuyển dụng, duy trì và phát triển đội ngũ nhân viên trong tổ chức. 

Theo chia sẻ từ Mr. Tony Dzung, Chủ tịch Hội đồng quản trị HBR Holdings, các khoản chi phí này không chỉ bao gồm tiền lương mà còn rất nhiều chi phí khác có thể phát sinh trong suốt quá trình quản lý nhân sự. 

Cụ thể, chi phí nhân sự bao gồm:

1 - Chi phí trực tiếp: Đây là những chi phí mà doanh nghiệp phải trả trực tiếp cho người lao động khi họ tham gia vào quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ. Bao gồm lương, thưởng và các khoản trợ cấp, các chi phí này được tính toán theo số lượng lao động và thời gian làm việc của họ.

2 - Chi phí gián tiếp: Chi phí gián tiếp là các khoản chi mà liên quan đến các lao động hỗ trợ, bao gồm bảo hiểm xã hội, phí công đoàn, các quỹ bảo hộ, đào tạo nhân sự, v.v. 

3 - Chi phí ẩn: Đây là những chi phí không được ghi nhận cụ thể trong báo cáo tài chính nhưng luôn tồn tại trong các doanh nghiệp và có thể chiếm một tỷ lệ lớn. Các chi phí này có thể không được đo đếm chính thức, nhưng nếu không kiểm soát tốt, chúng sẽ dẫn đến lãng phí và giảm hiệu quả công việc. Một số ví dụ về chi phí ẩn bao gồm:

• Chi phí họp hành: Là các khoản chi phí liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp như điện, nước, máy lạnh, thuê phòng họp... Trong khi một số cuộc họp có thể giúp giải quyết vấn đề hiệu quả, thì những cuộc họp vô ích, thiếu mục tiêu rõ ràng sẽ làm lãng phí thời gian và năng suất của nhân viên.
• Chi phí làm thêm giờ: Mặc dù làm thêm giờ có thể mang lại lợi ích trong một số trường hợp, nhưng khi nhân viên lợi dụng thời gian làm thêm giờ để làm việc riêng, chi phí phát sinh từ việc trả lương tăng ca và khấu hao công cụ dụng cụ có thể làm tăng chi phí mà không cải thiện hiệu suất công việc.
• Chi phí nhàn rỗi: Đây là chi phí phát sinh khi doanh nghiệp chưa áp dụng tự động hóa vào quy trình làm việc. Những công việc lặp đi lặp lại, không có sự can thiệp của công nghệ, khiến cho nguồn lực lao động bị lãng phí và hiệu suất làm việc không đạt tối đa.
• Chi phí tài sản cơ sở vật chất: Là các chi phí doanh nghiệp phải chi trả liên quan đến bảo trì, khấu hao và duy trì các cơ sở vật chất như máy móc, thiết bị, máy lạnh…

>>> Xem thêm: CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP GỒM NHỮNG GÌ? Ý NGHĨA VÀ CÁCH TÍNH

2. Tại sao cần hiểu rõ về chi phí nhân sự?

Theo nhận định từ Mr. Tony Dzung: “Với tỷ lệ lao động thâm dụng cao như ở Việt Nam, chi phí nhân sự chiếm một phần lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp, ảnh hưởng không nhỏ đến lợi nhuận. Do đó, doanh nghiệp cần hiểu rõ chi phí nhân sự để có chiến lược tối ưu chi phí mà không ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc, từ đó đảm bảo phát triển bền vững.”

Theo đó, chi phí nhân sự ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Việc nắm rõ các khoản chi phí này giúp các nhà quản lý đưa ra các quyết định tài chính hợp lý và chiến lược nhân sự hiệu quả:

• Quản lý tài chính thông minh: Việc kiểm soát chi phí nhân sự giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả hơn. Khi chi phí được theo dõi chặt chẽ, doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định thông minh về việc thuê nhân viên, quản lý ngân sách và tối ưu hóa lợi nhuận.
• Đánh giá lợi nhuận đầu tư (ROI): Phân tích chi phí nhân sự cho phép doanh nghiệp đánh giá hiệu quả của các khoản đầu tư nhân sự, như đào tạo, phúc lợi, hay tuyển dụng. Qua đó, có thể đánh giá được giá trị của các khoản chi này và cải thiện các chương trình nhân sự nếu cần thiết.
• Xây dựng kế hoạch nhân lực hợp lý: Việc phân tích chi phí sẽ chỉ ra những khoản chi liên quan đến các danh mục nhân sự khác nhau, từ đó giúp các nhà quản lý quyết định về kế hoạch tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân sự hợp lý. 
• Nâng cao lợi thế cạnh tranh: Một khi chi phí nhân sự được quản lý hợp lý, doanh nghiệp có thể đạt được hiệu suất cao hơn, khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên và tăng cường sự hài lòng của khách hàng. Qua đó tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
• Quản lý rủi ro: Việc quản lý chi phí nhân sự cũng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro liên quan đến các quy định pháp lý, chẳng hạn như luật về bảo hiểm, tiền lương tối thiểu, và các yêu cầu khác đối với nhân viên.

3. Những yếu tố khiến chi phí nhân sự tăng cao 

Chi phí nhân viên tăng cao là bài toán nan giải đối với nhiều doanh nghiệp. Theo Mr. Tony Dzung, dưới đây là 4 nguyên nhân chủ yếu khiến cho chi phí này có xu hướng gia tăng:

3.1. Tiền tăng ca tăng cao

Một trong những yếu tố quan trọng làm tăng chi phí nhân sự chính là tiền làm thêm giờ. Theo báo cáo của Cục Thống kê Lao động, tiền lương tăng ca (gấp rưỡi hoặc gấp ba lần tiền lương cơ bản) chiếm một phần lớn trong chi phí nhân sự của doanh nghiệp. Khi công ty yêu cầu nhân viên làm thêm giờ để hoàn thành công việc, các chi phí này có thể tăng đáng kể.

3.2. Thay đổi các quy định làm thêm giờ

Bộ luật Lao động năm 2022 đã có sự điều chỉnh về quy định tăng giờ làm thêm cho người lao động. Theo đó, nhân viên sẽ nhận lương tăng ca nếu làm việc vượt quá 40 giờ mỗi tháng, nhưng không được quá 60 giờ/tháng. Điều này khiến các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ hơn trong việc sử dụng thời gian làm việc ngoài giờ của nhân viên, từ đó ảnh hưởng đến chi phí nhân sự.

3.3. Mức lương cơ bản tăng cao

Do điều kiện kinh tế và nhu cầu cải thiện chất lượng sống của người lao động, mức lương tối thiểu ngày càng tăng. Khi lương cơ bản tăng, doanh nghiệp cũng phải đối mặt với việc tăng chi phí nhân sự. Nếu doanh thu không đủ để đáp ứng các khoản chi phí này, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc duy trì nguồn lực.

3.4. Các khoản chăm sóc sức khỏe và phúc lợi cho nhân viên

Ngoài lương, doanh nghiệp còn phải chi trả cho các phúc lợi như bảo hiểm sức khỏe, thưởng lễ Tết, nghỉ ốm, và các khoản phụ cấp khác. Mặc dù những khoản này giúp nâng cao đời sống người lao động, nhưng cũng là một gánh nặng tài chính không nhỏ đối với doanh nghiệp.

4. Chi phí nhân sự bao nhiêu là hợp lý?

"Chi phí nhân sự bao nhiêu là hợp lý?" là câu hỏi quan trọng đối với doanh nghiệp khi tính toán chi phí nhân sự. 

Công thức tính tỷ lệ chi phí nhân sự thường được xác định bằng cách chia tổng doanh thu từ việc bán hàng cho tổng số tiền lương và các chi phí liên quan như phúc lợi, bảo hiểm và các khoản chi trả ngoài. 

Mr. Tony Dzung chia sẻ, tỷ lệ chi phí nhân sự lý tưởng phụ thuộc vào ngành nghề. Trong lĩnh vực bán lẻ, tỷ lệ hợp lý thường dao động từ 15% đến 20%, còn trong ngành nhà hàng, tỷ lệ 30% được coi là "an toàn". Việc duy trì tỷ lệ này giúp doanh nghiệp ổn định tài chính, tối ưu nguồn lực và đảm bảo hiệu quả kinh doanh.

5. Bật mí 10 cách tối ưu chi phí nhân sự hiệu quả

Khi nền kinh tế gặp khó khăn, các doanh nghiệp cần có chiến lược tối ưu hóa chi phí nhân sự để duy trì hoạt động mà không ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Dưới đây là 10 giả pháo mà Mr. Tony Dzung đề xuất doanh nghiệp nên áp dụng nhằm cắt giảm chi phí nhân sự nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả làm việc của công ty. 

5.1. Phân bổ nhân sự vào các vị trí hợp lý

Để tối ưu chi phí nhân sự, doanh nghiệp cần sắp xếp và phân bổ nhân sự đúng người, đúng vị trí và đúng nhiệm vụ. Việc này giúp nhân viên phát huy tối đa năng lực của mình, tránh lãng phí nguồn lực, đồng thời tăng cường sự cống hiến và gắn kết của nhân viên với công ty.

Để thực hiện điều này, Mr. Tony Dzung gợi ý doanh nghiệp cần:

• Đánh giá năng lực của từng nhân viên để xác định vị trí phù hợp với kỹ năng và kinh nghiệm.
• Chia sẻ rõ ràng mục tiêu công việc và kết quả kỳ vọng với nhân viên để tạo động lực và tập trung.
• Cung cấp đào tạo và phát triển liên tục cho nhân viên để họ có thể đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau, giảm thiểu sự phụ thuộc vào nhiều nhân viên.
• Điều chỉnh phân công công việc linh hoạt khi có sự thay đổi trong quy trình làm việc hoặc nhu cầu kinh doanh.

5.2. Cân nhắc giảm giờ làm và ca làm việc

Mr. Tony Dzung cho rằng, giảm giờ làm/ca làm có thể là một phương án giúp tiết kiệm chi phí nhân sự. Doanh nghiệp cần cân nhắc giảm giờ làm để giúp giảm bớt chi phí nhưng vẫn đảm bảo tiến độ công việc và không làm giảm năng suất của nhân viên:

• Đánh giá năng suất làm việc của nhân viên thông qua các báo cáo doanh thu và năng lực hoàn thành công việc.
• Giảm giờ làm cho những vị trí không cần thiết trong những giai đoạn không có nhu cầu cao về lao động.
• Theo dõi chặt chẽ năng suất lao động sau khi giảm giờ làm để đảm bảo không ảnh hưởng đến chất lượng công việc.

5.3. Theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên

Việc theo dõi và đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện ra những lãng phí chi phí, ví dụ như thời gian nhàn rỗi hay việc sử dụng tài nguyên không hiệu quả. 

“Bằng cách cập nhật liên tục số giờ làm việc và năng suất của nhân viên, doanh nghiệp có thể kịp thời cắt giảm những chi phí không cần thiết, tối ưu hóa ngân sách chi trả lương và giảm thiểu chi phí liên quan đến tài sản nhàn rỗi.” - Mr. Tony Dzung nhận định. 

5.4. Cung cấp đãi ngộ cần thiết

Để doanh nghiệp phát triển bền vững, tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cần được duy trì ở mức thấp. Nếu tỷ lệ nghỉ việc cao, chi phí vận hành sẽ tăng đáng kể, bao gồm mất mát về năng suất lao động, chi phí tuyển dụng và đào tạo lại nhân viên mới. 

Do đó, để giữ chân nhân viên, Mr. Tony Dzung cho rằng doanh nghiệp cần chú trọng không chỉ vào mức lương mà còn vào các phúc lợi hấp dẫn và cạnh tranh:

• Cung cấp các phúc lợi đầy đủ và công bằng, chẳng hạn như bảo hiểm, nghỉ phép, và các chính sách khuyến khích khác.
• Xây dựng các cơ hội thăng tiến rõ ràng, cho nhân viên thấy cơ hội phát triển lâu dài với công ty.
• Cải thiện môi trường làm việc để tạo sự gắn kết và giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc, qua đó giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo.

5.5. Tự động hóa quy trình làm việc

Việc áp dụng tự động hóa trong quy trình làm việc giúp nhân viên tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng, nâng cao hiệu suất công việc và giảm thiểu chi phí nhân sự bận rộn không cần thiết.

Đặc biệt, Mr. Tony Dzung cho rằng, với sự phát triển mạnh mẽ của trí tuệ nhân tạo (AI), doanh nghiệp có thể ứng dụng các công nghệ này vào quy trình làm việc ngày để hỗ trợ tự động hoá.

• Lựa chọn phần mềm tự động hóa công việc như phần mềm CRM, ERP, hay các công cụ tự động hóa quy trình chăm sóc khách hàng.
• Ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI để tự động hoá các tác vụ lặp đi lặp lại như xử lý dữ liệu, trả lời khách hàng, gửi email…
• Sử dụng robot để tự động hóa các công việc thủ công, nặng nhọc như quản lý kho hàng,vận chuyển hàng hoá,...
• Đào tạo nhân viên sử dụng công cụ tự động hóa, giúp họ làm việc hiệu quả hơn và giảm thiểu sự phụ thuộc vào các công việc thủ công.

5.6. Lập kế hoạch quản lý chi phí nhân sự chi tiết

Lập kế hoạch ngân sách nhân sự là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí nhân sự và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý. Đây không chỉ là công cụ giúp tiết kiệm chi tiêu, mà còn giúp doanh nghiệp duy trì sự ổn định tài chính trong bối cảnh thay đổi thị trường:

• Định hướng mục tiêu kinh doanh: Ngân sách nhân sự phải được hoạch định dựa trên mục tiêu kinh doanh của công ty. Điều này giúp điều chỉnh và phân bổ nguồn lực hiệu quả, đảm bảo chi phí nhân sự phục vụ trực tiếp cho các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.
• Đo lường nhu cầu sử dụng nguồn ngân sách: Doanh nghiệp cần đánh giá các nhu cầu chi tiêu chính, như chi phí tuyển dụng, đào tạo, và chính sách lương thưởng. Việc này giúp xác định mức ngân sách hợp lý cho từng mục đích và quản lý hiệu quả các khoản chi phí.
• Xác định các hạng mục chi phí nhân sự: Phân chia chi phí nhân sự thành các hạng mục rõ ràng như chi phí đi công tác, chi phí ăn uống, mua sắm trang thiết bị văn phòng, chi phí đào tạo.... 
• Thiết lập hạn mức chi tiêu: Để kiểm soát chặt chẽ các chi phí, doanh nghiệp nên đưa ra hạn mức cụ thể cho từng loại chi phí, chẳng hạn như giới hạn chi phí đi công tác. Nhân viên chỉ được hoàn trả chi phí nếu chi tiêu của họ không vượt quá mức này.
• Thông báo rõ ràng cho nhân viên: Doanh nghiệp cần cung cấp cho nhân viên một bảng hướng dẫn chi tiết về ngân sách dành cho mỗi hạng mục chi phí nhân sự. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ về phạm vi chi tiêu được phép, tránh những hiểu lầm hoặc chi tiêu ngoài kế hoạch.
• Lập kế hoạch dự phòng: Doanh nghiệp cần tạo ngân sách dự phòng để ứng phó với các tình huống bất ngờ, ví dụ như khủng hoảng kinh tế hay thay đổi chính sách lao động. Điều này giúp duy trì hoạt động trong những thời điểm khó khăn mà không ảnh hưởng quá lớn đến tài chính.
• Cân nhắc nguồn đầu tư dài hạn: Đầu tư vào các công cụ quản lý nhân sự như phần mềm HRM giúp tăng hiệu quả quản lý và giảm chi phí lâu dài. Việc áp dụng công nghệ giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và cải thiện năng suất.

5.7. Thuê ngoài các hoạt động không cốt lõi

Việc thuê ngoài các hoạt động không cốt lõi ngày càng trở thành một chiến lược phổ biến giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa hiệu quả công việc. 

Thay vì duy trì các hoạt động không mang lại giá trị cốt lõi, doanh nghiệp có thể hợp tác với các bên ngoài để thực hiện công việc này một cách linh hoạt và tiết kiệm chi phí - Mr. Tony Dzung nhấn mạnh. 

• Tiết kiệm chi phí thuê nhân sự: Trong những khoảng thời gian cao điểm như dịp Tết, khi nhu cầu nhân sự tăng cao để đáp ứng số lượng đơn hàng lớn, doanh nghiệp có thể thuê ngoài nhân sự tạm thời thay vì phải tuyển dụng dài hạn. Điều này giúp giảm bớt chi phí tuyển dụng, đào tạo
• Tối ưu hóa chi phí công nghệ: Thay vì phải đầu tư vào việc phát triển phần mềm từ đầu, doanh nghiệp có thể thuê các công ty công nghệ uy tín để phát triển phần mềm hoặc mua phần mềm có sẵn. Việc này giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí phát triển, bảo trì và nâng cấp phần mềm.

5.8. Tối ưu hóa chi phí tuyển dụng

Tối ưu hóa chi phí tuyển dụng là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí nhân sự mà vẫn duy trì chất lượng tuyển dụng. 

Mr. Tony Dzung gợi ý một số cách giúp tối ưu hóa chi phí tuyển dụng như sau:

• Xây dựng công thức tính chi phí tuyển dụng chuẩn: Doanh nghiệp cần tạo ra một công thức tính chi phí tuyển dụng chuẩn, áp dụng cho nhiều lần tuyển dụng. Nếu có phát sinh chi phí mới, cần điều chỉnh công thức cho phù hợp, đảm bảo tính nhất quán và khả năng so sánh với các kỳ tuyển dụng trước.
• Tính toán chi phí định kỳ: Việc tính toán chi phí định kỳ giúp bộ phận nhân sự có cái nhìn tổng thể về hoạt động tuyển dụng, đánh giá tính hiệu quả và cải tiến quy trình qua thời gian.
• Tính chi phí theo từng bộ phận, vị trí: Chi phí tuyển dụng có thể khác nhau giữa các bộ phận và vị trí. Doanh nghiệp nên tính chi phí riêng biệt cho từng vị trí, vì chi phí tuyển dụng nhân viên thường thấp hơn tuyển dụng trưởng bộ phận, giúp điều chỉnh ngân sách hợp lý cho từng nhu cầu tuyển dụng.
• Phân tích chi phí theo nguồn tuyển dụng: Tính toán chi phí theo từng kênh tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp đánh giá kênh nào có chi phí thấp mà hiệu quả cao, từ đó loại bỏ các kênh kém hiệu quả và tập trung vào các kênh mang lại kết quả tốt hơn.

5.9. Tối ưu hóa chi phí đào tạo nhân viên

Đào tạo nhân viên là một khoản chi phí thiết yếu nhưng cũng có thể được tối ưu hóa để giảm gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số cách giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí đào tạo mà vẫn đảm bảo chất lượng:

• Chọn đào tạo trực tuyến: Đào tạo trực tuyến là một lựa chọn tiết kiệm chi phí và thời gian, giúp nhân viên tham gia vào các khóa học từ xa mà không cần di chuyển. Điều này giúp giảm chi phí đi lại, chi phí thuê địa điểm tổ chức, dịch vụ ăn uống, và các chi phí phụ khác. 
• Tận dụng nguồn lực nội bộ: Việc thuê chuyên gia bên ngoài để đào tạo có thể là một khoản chi phí lớn. Doanh nghiệp có thể tận dụng các chuyên gia hoặc nhân viên có kinh nghiệm nội bộ để giảng dạy các kỹ năng cho các nhân viên khác. 

5.10. Tối ưu hóa chính sách lương thưởng

Lương thưởng chiếm tỷ trọng lớn trong tổng số chi phí nhân sự. Để cắt giảm chi phí lương thưởng, doanh nghiệp có thể:

1 - Trả lương theo thời gian làm việc:
Đây là hình thức trả lương phổ biến và đơn giản nhất. Doanh nghiệp trả lương cho nhân viên dựa trên thời gian làm việc thực tế, có thể tính theo tháng, ngày hoặc giờ. Nhân viên sẽ bị trừ lương nếu thời gian làm việc không đủ theo quy định và được trả lương đầy đủ khi thực hiện đúng yêu cầu công việc. 

2 - Thanh toán theo sản phẩm:
Thay vì trả lương theo thời gian làm việc, nhân viên sẽ nhận được mức lương tương ứng với số lượng sản phẩm hoặc công việc mà họ hoàn thành. Chính sách này đặc biệt hiệu quả đối với các công việc sản xuất, bán hàng hay các dịch vụ yêu cầu sản phẩm đầu ra cụ thể. 

3 - Trả lương theo hình thức lương khoán:
Trả lương hình thức này nghĩa là mức lương sẽ được xác định dựa trên khối lượng công việc mà công ty giao cho nhân viên. Khi nhân viên hoàn thành nhiệm vụ, họ sẽ nhận mức lương tương ứng với khối lượng công việc đó..

4 - Trả lương theo mục tiêu KPI:
Đây là phương pháp phổ biến trong các ngành như bán hàng, marketing, và kinh doanh, nơi nhân viên được trả lương dựa trên kết quả đạt được, chẳng hạn như doanh thu hay số lượng sản phẩm bán ra. Chính sách này không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mà còn thúc đẩy nhân viên làm việc với hiệu suất cao.

5 - Áp dụng công thức lương 3P (Position, Person, Performance):
Đây là một phương pháp trả lương theo ba yếu tố chính:

• Position (Chức danh): Mức lương cơ bản được xác định dựa trên vị trí công việc.
• Person (Người lao động): Mức lương sẽ được điều chỉnh tùy theo năng lực và kỹ năng của từng nhân viên.
• Performance (Kết quả công việc): Mức lương được điều chỉnh dựa trên hiệu suất công việc thực tế của nhân viên.

Việc tối ưu chi phí nhân sự là một yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả tài chính mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng công việc. Trường Doanh Nhân HBR hy vọng những bí quyết trong bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định quản lý nhân sự thông minh và bền vững.