BÍ QUYẾT ỨNG DỤNG AI TRONG KẾ TOÁN NHANH CHÓNG VÀ HIỆU QUẢ

Với khả năng xử lý lượng lớn dữ liệu, tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại và đưa ra những dự đoán chính xác, AI đang trở thành một trợ thủ đắc lực cho các kế toán viên. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Trường doanh nhân HBR khám phá chi tiết về cách ứng dụng AI trong kế toán để cải thiện hiệu suất công việc.

1. Tổng quan về ứng dụng AI trong kế toán

Trong kỷ nguyên số, trí tuệ nhân tạo (AI) đang dần thay đổi cách con người vận hành công việc, và lĩnh vực kế toán cũng không ngoại lệ. Ứng dụng AI trong kế toán là giải pháp hiệu quả giúp kế toán viên làm việc hiệu quả hơn, chính xác hơn và đưa ra các quyết định nhanh chóng

1.1. AI là gì?

Trí tuệ nhân tạo (AI - Artificial Intelligence) là một nhánh của khoa học máy tính tập trung vào việc tạo ra các máy thông minh có khả năng thực hiện các nhiệm vụ mà thông thường cần đến trí thông minh của con người. 

Được xem là bước tiến công nghệ tiên phong, AI không chỉ hứa hẹn định hình lại xã hội mà còn tạo ra những thay đổi sâu rộng trong hầu hết các lĩnh vực kinh tế, từ y tế, giáo dục cho đến an ninh quốc phòng.

1.2. Ứng dụng AI trong kế toán là gì?

Ứng dụng AI trong kế toán là việc triển khai trí tuệ nhân tạo vào các quy trình kế toán, giúp tự động hóa, tối ưu hóa và nâng cao hiệu quả công việc. Nhờ AI, các kế toán viên có thể xử lý khối lượng lớn dữ liệu tài chính một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.

2. Lợi ích khi ứng dụng AI trong kế toán

AI không chỉ đơn thuần là một công cụ hỗ trợ mà còn là động lực thúc đẩy sự phát triển và đổi mới của ngành kế toán. Việc ứng dụng AI trong kế toán mang lại nhiều lợi ích đáng kể.

2.1 Tự động hóa nhập liệu và xử lý giao dịch

Kế toán viên thường phải xử lý khối lượng công việc lớn với những công việc thường ngày như lập hóa đơn, kiểm tra số dư và tính toán thuế. Tuy nhiên, do khối lượng công việc lớn, mệt mỏi hay mất tập trung, sai sót là điều khó tránh khỏi. Các sai lầm có thể bao gồm nhập sai số liệu, sai tài khoản, hoặc bỏ sót thông tin. Những lỗi này có thể làm sai lệch báo cáo tài chính, dẫn đến các quyết định kinh doanh không chính xác hoặc thậm chí là hậu quả pháp lý.

Để khắc phục vấn đề này, các ứng dụng AI trong kế toán là điều cần thiết. AI có thể xử lý và phân tích dữ liệu tài chính khối lượng lớn trong thời gian ngắn, tự động hóa các công việc như tính toán thuế và lập báo cáo một cách chính xác hơn. Từ đó giảm thiểu rủi ro sai sót do con người gây ra, tăng độ chính xác của dữ liệu tài chính và cải thiện chất lượng báo cáo tài chính.

2.2 Tối ưu hóa khối lượng công việc

Một vấn đề phổ biến mà kế toán viên thường gặp phải là khối lượng công việc quá lớn, dẫn đến mệt mỏi và làm giảm chất lượng công việc. Điều này gây ra sự chậm trễ trong việc lập báo cáo và dẫn đến việc thiếu các thông tin kịp thời cho các quyết định kinh doanh.

Để giảm tải khối lượng của kế toán viên, AI có thể xử lý và phân tích một lượng lớn dữ liệu tài chính trong thời gian ngắn và đưa ra các báo cáo nhanh chóng và chính xác. Ví dụ, ứng dụng AI trong kế toán có thể tự động kiểm tra số dư tài khoản, tính toán các khoản thuế và lập báo cáo tài chính định kỳ.

2.3 Tuân thủ quy định pháp luật

Các quy định về kế toán và thuế thường xuyên thay đổi, do đó, doanh nghiệp cần phải liên tục cập nhật để đảm bảo tuân thủ. Ngoài ra, việc theo dõi và hiểu rõ tất cả các quy định này đòi hỏi sự chú ý và kiến thức chuyên sâu, nếu không sẽ dẫn đến những sai phạm nghiêm trọng làm tổn hại đến danh tiếng của doanh nghiệp.

Ứng dụng AI trong kế toán giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề này. Các ứng dụng AI có thể được lập trình để theo dõi và cập nhật các quy định kế toán và thuế mới nhất. Hệ thống AI cũng có khả năng kiểm tra tính tuân thủ của các giao dịch và báo cáo tài chính với các quy định pháp lý hiện hành. Nhờ đó, doanh nghiệp luôn tuân thủ các quy định pháp luật,, giảm nguy cơ bị phạt và tăng cường độ tin cậy của hoạt động tài chính.

2.4 Báo cáo tài chính nhanh chóng và chính xác

Việc tạo ra báo cáo tài chính chính xác và kịp thời là một thách thức lớn đối với các doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có quy mô lớn hoặc hoạt động trong các ngành công nghiệp phức tạp. Chậm trễ trong việc lập báo cáo có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh hoặc gặp khó khăn trong việc quản lý dòng tiền, từ đó ảnh hưởng đến sức khỏe tài chính tổng thể.

Nhằm tăng tốc độ lập báo cáo tài chính và đảm bảo các quyết định kinh doanh được đưa ra dựa trên thông tin chính xác và mới nhất, ứng dụng AI trong kế toán là điều doanh nghiệp cần thực hiện. AI có khả năng phân tích dữ liệu tài chính theo thời gian thực, từ đó giúp lập báo cáo tài chính chính xác và kịp thời. AI còn có thể tự động phát hiện và cảnh báo về các vấn đề bất thường trong dữ liệu, giúp doanh nghiệp xử lý kịp thời.

2.5 Nâng cao tính chính xác và minh bạch

Sự không minh bạch trong việc theo dõi và ghi chép các giao dịch tài chính có thể dẫn đến các vấn đề nghiêm trọng như gian lận, sai lệch số liệu, và khó khăn trong việc kiểm toán. Nguyên nhân gây ra vấn đề này có thể do thiếu các quy trình giám sát hiệu quả hoặc do quá tải công việc của kế toán viên. Hậu quả là không chỉ ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp mà còn làm tăng nguy cơ rủi ro pháp lý và tài chính.

Để giải quyết khó khăn trên, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng AI trong kế toán. Vì AI có thể theo dõi và phân tích các giao dịch tài chính chi tiết, đồng thời lưu trữ mọi hoạt động kế toán một cách minh bạch. Đặc biệt, công nghệ blockchain kết hợp với AI có thể tạo ra một hệ thống ghi chép không thể thay đổi, giúp ngăn chặn gian lận và duy trì tính minh bạch trong các hoạt động kế toán.

3. Các ứng dụng AI trong kế toán trên thực tế

Các ứng dụng AI trong kế toán trên thực tế vô cùng đa dạng, từ những tác vụ đơn giản như tự động hóa nhập liệu cho đến những phân tích dữ liệu phức tạp như dự báo tài chính.

3.1 Xử lý dữ liệu và ghi sổ, hạch toán kế toán

AI không chỉ đơn giản là giúp tự động hóa việc nhập liệu và xử lý tài liệu, mà còn làm cho quá trình này trở nên thông minh hơn. Công nghệ  (Optical Character Recognition) và công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên (Natural Language Processing) có khả năng không chỉ chuyển hóa thông tin từ văn bản thành dữ liệu số mà còn học từ những mẫu dữ liệu trước đó để tự điều chỉnh trong các trường hợp tương tự. 

Chẳng hạn, khi AI phát hiện một hóa đơn từ một nhà cung cấp quen thuộc, nó có thể tự động ghi nhận các khoản chi phí và phân loại chúng theo từng mục hạch toán mà không cần sự can thiệp của kế toán viên.

Đặc biệt, ứng dụng AI trong kế toán cho phép các doanh nghiệp giảm bớt sự phụ thuộc vào nhân lực trong các công việc thủ công. Thông qua sự kết hợp của RPA (Robotic Process Automation) và học máy, các tác vụ lặp đi lặp lại như hạch toán kế toán, nhập liệu, kiểm tra số liệu có thể được hoàn toàn tự động hóa.

3.2 Phân tích tài chính và dữ liệu, phát hiện gian lận

Khả năng phân tích dữ liệu của AI trong tài chính vượt xa khả năng của các công cụ truyền thống nhờ vào khả năng học từ dữ liệu và phát hiện các xu hướng tiềm ẩn. AI có thể phát hiện các biểu hiện bất thường như giao dịch lặp lại một cách vô lý hoặc các mẫu số liệu không khớp với quy chuẩn. Những thuật toán này đã được chứng minh có khả năng phát hiện gian lận trong các giao dịch ngân hàng với độ chính xác lên đến 95%.

Một ví dụ điển hình là công ty PayPal, sử dụng AI để phân tích hành vi người dùng và phát hiện giao dịch gian lận. Nhờ đó, họ đã giảm thiểu đáng kể các giao dịch đáng ngờ và tăng cường tính an toàn cho hệ thống tài chính của mình.

3.3 Phân loại và xử lý thuế

Việc tính toán và xử lý thuế thường phức tạp do nhiều quy định thay đổi theo thời gian. Ứng dụng AI trong kế toán có thể phân tích các thay đổi trong quy định pháp lý liên quan đến thuế và tự động điều chỉnh các báo cáo tài chính phù hợp. Ví dụ, khi có một sự thay đổi về thuế suất cho một nhóm sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể, AI có thể tự động cập nhật và điều chỉnh các báo cáo thuế mà không cần sự can thiệp thủ công.

Ngoài ra, AI còn hỗ trợ trong việc phân tích các cơ hội tối ưu hóa thuế, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí tuân thủ mà vẫn đảm bảo tính chính xác.

3.4 Dự đoán và lập kế hoạch tài chính

AI mang lại khả năng dự đoán tài chính vượt trội thông qua các mô hình học sâu (deep learning). Các mô hình này không chỉ dựa trên dữ liệu lịch sử mà còn kết hợp nhiều yếu tố khác như tình hình kinh tế vĩ mô, biến động thị trường và các sự kiện toàn cầu để tạo ra các kịch bản dự đoán chi tiết. AI cũng giúp phân tích rủi ro và lập kế hoạch tài chính linh hoạt hơn, giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn cho các tình huống bất ngờ.

Chẳng hạn, một công ty sản xuất có thể ứng dụng AI trong kế toán để dự đoán chi phí sản xuất trong các kịch bản kinh tế khác nhau, từ đó điều chỉnh chiến lược tài chính của mình cho phù hợp.

3.5 Tự động hóa quy trình kế toán

Một trong những đóng góp lớn nhất của ứng dụng AI trong kế toán là khả năng tự động hóa các quy trình. Công cụ Robotic Process Automation (RPA) kết hợp với AI tạo ra những robot kế toán (bot) thực hiện các nhiệm vụ như kiểm tra số liệu, tạo báo cáo tự động, và kiểm tra sự khớp lệnh giữa các tài khoản. 

Nhờ vậy, đội ngũ kế toán có thể tập trung vào các nhiệm vụ phức tạp và mang tính chiến lược hơn. Việc tự động hóa này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp cải thiện độ chính xác, giảm thiểu sai sót do yếu tố con người.

3.6 Tư vấn tài chính và phân tích dự án

AI đang thay đổi cách thức mà các chuyên gia tài chính phân tích và đưa ra quyết định. Với khả năng phân tích dữ liệu nhanh chóng và chính xác, AI có thể cung cấp các kịch bản tài chính khác nhau và đánh giá mức độ rủi ro của mỗi kịch bản. 

Thuật toán học máy và mạng nơ-ron (neural networks) hỗ trợ việc mô phỏng các tình huống tài chính phức tạp, đưa ra dự đoán rủi ro và khuyến nghị các biện pháp tối ưu. Điều này đặc biệt có lợi trong quá trình đánh giá các dự án đầu tư lớn hoặc quyết định mở rộng hoạt động kinh doanh.

AI MARKETING 2024 - CƠ HỘI BỨT PHÁ DOANH NGHIỆP CÙNG AI!

Bạn đã sẵn sàng để dẫn đầu trong kỷ nguyên số? Đừng bỏ lỡ AI MARKETING 2024, sự kiện đột phá giúp bạn khám phá sức mạnh của AI trong marketing và kinh doanh!

Những lý do bạn không thể bỏ lỡ MEGA EVENT AI MARKETING 2024:

• Gặp gỡ 1.500+ doanh nghiệp, 300+ KOL/KOC và 10+ chuyên gia hàng đầu trong AI, Affiliate, Social, E-commerce.
• Ứng dụng AI để tạo nội dung chất lượng, tối ưu quy trình bán hàng và tự động hóa marketing.
• Phát triển hệ thống tiếp thị liên kết đa kênh mạnh mẽ, tăng trưởng doanh thu bền vững trên Shopee, Tiki, Lazada...
• Tự động hóa quy trình marketing & sales, tăng hiệu suất gấp 20 lần.
• Học cách kiếm tiền từ YouTube và khai phá tiềm năng sáng tạo nội dung.

Số lượng vé giới hạn, đăng ký ngay để không bỏ lỡ cơ hội bứt phá cùng AI!

THỜI GIAN & ĐỊA ĐIỂM:

TP. Hà Nội: 09H00 - 17H30 || NGÀY 05-06/10/2024

TP. Hồ Chí Minh: 09H00 - 17H30 || NGÀY 06-07/11/2024

4. Các công cụ ứng dụng AI trong kế toán

Các công cụ ứng dụng AI trong kế toán đang ngày càng trở nên phổ biến và đa dạng. Từ những phần mềm kế toán thông minh tích hợp AI đến các nền tảng phân tích dữ liệu tiên tiến.

4.1. Các công cụ giải pháp công nghệ, phần mềm, nền tảng

1 - Phần mềm quản lý hóa đơn

Phần mềm quản lý hóa đơn ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) là một trong những công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình xử lý hóa đơn, từ việc nhận đến lưu trữ và hạch toán như

• Tự động xử lý hóa đơn và cảnh báo rủi ro
• Tự động nhận và lưu trữ hóa đơn
• Xử lý và cảnh báo thuế
• Đề xuất hạch toán tự động
• Tự động tra cứu thông tin MST nhà cung cấp

Phần mềm như Xero hay QuickBooks sử dụng AI để quản lý hóa đơn một cách tự động, cung cấp các tính năng như tự động xử lý và cảnh báo về các hóa đơn có rủi ro.

2 - Phần mềm chatbot tự động

Chatbot AI là một công cụ mạnh mẽ trong việc hỗ trợ dịch vụ khách hàng cũng như nội bộ doanh nghiệp:

• Tự động trả lời các câu hỏi của khách hàng 24/7
• Tự động thông báo đến các phòng ban liên quan để xử lý nếu bot chat không thể giải quyết được câu hỏi của khách hàng.

Các công cụ như LivePerson và Intercom là ví dụ điển hình của phần mềm bot chat tự động, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình giao tiếp với khách hàng và nội bộ.

3 - Phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán được trang bị AI giúp doanh nghiệp tự động hóa nhiều quy trình kế toán phức tạp như:

• Đọc và xử lý hóa đơn bằng cách sử dụng Big Data và nhận diện hình ảnh, giúp phân biệt hóa đơn mua hàng và dịch vụ, từ đó tự động đề xuất cách hạch toán phù hợp.
• Đề xuất tạo mã mới, mã nhà cung cấp hoặc khách hàng mới, giúp giảm bớt công việc thủ công và tăng cường độ chính xác.
• Đưa ra cảnh báo và báo cáo về những bất thường trong tài khoản hoặc báo cáo tài chính

Sage và Zoho Books là các phần mềm ứng dụng AI trong kế toán để tối ưu hóa các quy trình kế toán hàng ngày, giúp kế toán viên giảm bớt khối lượng công việc và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.

4 - Phần mềm/nền tảng quản lý doanh nghiệp

Nền tảng quản lý doanh nghiệp tích hợp AI giúp quản lý toàn diện các hoạt động của doanh nghiệp từ kế toán, nhân sự đến quản lý dự án:

• Quản lý hệ thống công ty bao gồm các phòng ban như kế toán, nhân sự, mua hàng và bán hàng.
• Báo cáo quản trị theo từng phòng ban hoặc bộ phận, cung cấp thông tin chi tiết và kịp thời cho người quản lý.
• Kết xuất thông tin quan trọng cho người dùng, giúp họ có thể ra quyết định nhanh chóng dựa trên dữ liệu chính xác.

Các nền tảng như SAP và Oracle là phần mềm quản lý doanh nghiệp sử dụng AI, giúp các doanh nghiệp quản lý tài chính và vận hành hiệu quả hơn.

4.2. Các công cụ ứng dụng AI trong kế toán có thể sử dụng để hỗ trợ công việc

1 - Chatbot Chat GPT

Chatbot Chat GPT là một công cụ hỗ trợ hữu ích trong lĩnh vực kế toán:

• Chat GPT có thể trò chuyện và trả lời các câu hỏi liên quan đến kế toán, đưa ra các gợi ý và hướng dẫn xử lý công việc.
• Với khả năng xử lý ngôn ngữ tự nhiên, Chatbot GPT có thể tìm kiếm và xử lý thông tin ngay lập tức, giống như một trợ lý ảo cho kế toán viên.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng thông tin mà Chat GPT cung cấp nên được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi áp dụng vào thực tế, vì độ chính xác của thông tin vẫn phụ thuộc vào dữ liệu mà nó được huấn luyện.

2 - Ghostwriter Chat GPT

Ghostwriter Chat GPT là một ứng dụng AI trong kế toán vào các công cụ như Word và Excel:

• Ghostwriter có thể hỗ trợ viết email hoặc tạo các tài liệu tài chính theo lệnh chat
• Ứng dụng này còn giúp xử lý các tác vụ phức tạp trong Excel, như lập báo cáo tài chính, tính toán và phân tích dữ liệu một cách tự động

Nhờ vào Ghostwriter Chat GPT, công việc của kế toán viên trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn, đặc biệt là trong các tác vụ liên quan đến tài liệu và bảng tính.

5. 10 bước triển khai ứng dụng AI trong kế toán hiệu quả

10 bước triển khai AI trong kế toán hiệu quả sẽ là lộ trình chi tiết giúp doanh nghiệp ứng dụng công nghệ AI một cách thành công và bền vững, từ đó tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất kinh doanh.

5.1. Bước 1: Đánh giá các quy trình kế toán hiện có

Trước khi ứng dụng AI trong kế toán, việc đánh giá toàn diện các quy trình kế toán hiện tại là bước quan trọng. Để đánh giá quy trình kế toán hiện có, doanh nghiệp cần thực hiện các bước:

• Thu thập thông tin và tài liệu: Thu thập tất cả các tài liệu liên quan đến quy trình kế toán hiện tại, bao gồm chính sách kế toán, sổ sách, báo cáo tài chính, và các quy trình nghiệp vụ chi tiết.
• Phân tích và lập sơ đồ quy trình hiện tại: Xác định và lập sơ đồ các quy trình kế toán hiện có để hiểu rõ các bước công việc hiện tại, xác định ai là người chịu trách nhiệm và làm sáng tỏ các luồng công việc.
• Đánh giá tính hiệu quả và tính phù hợp của quy trình: Đánh giá xem quy trình hiện tại có đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp và các tiêu chuẩn kế toán hay không. Bao gồm đánh giá thời gian xử lý, sự chính xác của dữ liệu, và khả năng phát hiện sai sót.
• Phát hiện các điểm yếu và rủi ro: Xác định các điểm yếu trong quy trình kế toán hiện tại có thể dẫn đến rủi ro tài chính hoặc pháp lý như các điểm kiểm soát yếu kém, quy trình lỗi thời, hoặc thiếu tính minh bạch.

Việc đánh giá này không chỉ giúp nhận diện các vấn đề hiện tại mà còn xác định những nhiệm vụ có thể được tự động hóa để tiết kiệm thời gian và nguồn lực. Bằng cách hiểu rõ điểm mạnh và yếu của các quy trình hiện tại, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc ứng dụng AI trong kế toán để nâng cao năng suất và giảm thiểu chi phí.

5.2. Bước 2: Xác định mục tiêu tích hợp AI

Sau khi đánh giá quy trình hiện tại, bước tiếp theo là xác định rõ ràng các mục tiêu của việc ứng dụng AI trong kế toán. Mục tiêu có thể là cải thiện tính hiệu quả, giảm thiểu rủi ro trong quản lý sổ sách, đảm bảo tuân thủ hoặc cải thiện báo cáo tài chính.

Các mục tiêu nên được xây dựng dựa trên những kết quả mong muốn, chẳng hạn như tự động hóa các tác vụ thường ngày để nâng cao năng lực làm việc hoặc dự đoán xu hướng thị trường để đưa ra các quyết định sáng suốt hơn.

5.3. Bước 3: Chọn công cụ AI phù hợp

Lựa chọn các công cụ ứng dụng AI trong kế toán phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của doanh nghiệp là một bước quyết định trong quá trình triển khai. Khi chọn công cụ, doanh nghiệp cần:

• Thiết lập các mục tiêu rõ ràng như tự động hóa nhiệm vụ, cải thiện chất lượng dữ liệu hoặc thực hiện phân tích dự đoán.
• Chọn công cụ có giao diện thân thiện với người dùng và dễ học hỏi, giúp các chuyên gia kế toán dễ dàng sử dụng công nghệ mới
• Xem xét đánh giá phản hồi từ các doanh nghiệp khác đã sử dụng công cụ để đưa đưa ra quyết định phù hợp.

Việc chọn đúng công cụ AI không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao hiệu quả công việc kế toán.

5.4. Bước 4: Xây dựng kế hoạch dự án

Một kế hoạch dự án chi tiết là cần thiết để đảm bảo quá trình chuyển đổi sang AI trong kế toán diễn ra suôn sẻ. Kế hoạch này nên bao gồm:

• Các nhiệm vụ liên quan đến di chuyển dữ liệu, cài đặt phần mềm và đào tạo nhóm, cùng với các mốc thời gian cụ thể cho từng giai đoạn. Nhằm đảm bảo rằng quá trình tích hợp AI đều được thực hiện đúng thời hạn và không gặp trở ngại.
• Phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng thành viên trong nhóm và tổ chức các cuộc họp thường xuyên để theo dõi tiến độ
• Sau khi hoàn thành, đánh giá hiệu quả của việc tích hợp để rút ra bài học và cải thiện quy trình trong tương lai.

5.5. Bước 5: Chuẩn bị cơ sở hạ tầng dữ liệu

Cơ sở hạ tầng dữ liệu mạnh mẽ là nền tảng để AI hoạt động hiệu quả trong kế toán. Để chuẩn bị cơ sở hạ tầng dữ liệu nhanh chóng doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Đầu tiên, cần đánh giá phần cứng hiện có, hệ thống lưu trữ và quản lý dữ liệu để xác định xem chúng có đủ khả năng hỗ trợ các công cụ AI hay không. 
• Tiếp theo, doanh nghiệp cần hình thành kho dữ liệu có cấu trúc, dễ dàng truy cập và hỗ trợ các thuật toán AI. Đảm bảo rằng dữ liệu tài chính được phân loại và tổ chức hợp lý sẽ giúp AI phân tích một cách chính xác và nhanh chóng. 
• Cuối cùng, thiết lập các biện pháp bảo mật mạnh mẽ là rất quan trọng để bảo vệ dữ liệu tài chính khỏi các mối đe dọa an ninh mạng.

5.6. Bước 6: Đào tạo nhân viên về cách sử dụng AI

Để quá trình chuyển đổi sang AI thành công, đào tạo nhân viên là yếu tố then chốt:

• Các buổi đào tạo nên được tổ chức theo từng giai đoạn, tập trung vào các công cụ AI cụ thể mà nhân viên sẽ sử dụng trong công việc hàng ngày. 
• Thực hành liên tục để nhân viên làm quen với giao diện AI và thực hiện các nhiệm vụ một cách thành thạo.
• Trong quá trình đào tạo, việc giải quyết các vấn đề tiềm ẩn và thảo luận về các tình huống sử dụng cụ thể sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về cách AI hỗ trợ trong công việc kế toán. 
• Khuyến khích phản hồi mở và cung cấp hỗ trợ liên tục sau đào tạo cũng giúp nhân viên tự tin hơn khi ứng dụng AI trong kế toán.

5.7. Bước 7: Triển khai các công cụ AI dần dần

Triển khai các công cụ AI dần dần là cách tiếp cận hợp lý để tránh sự gián đoạn trong hoạt động kế toán. Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc ứng dụng AI trong kế toán vào các nhiệm vụ không quan trọng như kiểm tra hóa đơn chi phí nhỏ lẻ để thử nghiệm và điều chỉnh trước khi áp dụng cho các quy trình quan trọng hơn. Từ đó giảm thiểu rủi ro và đảm bảo rằng các công cụ AI hoạt động hiệu quả trước khi mở rộng sử dụng.

5.8. Bước 8: Giám sát và tối ưu hóa hiệu suất AI

Giám sát liên tục hiệu suất của các công cụ AI là điều cần thiết để đảm bảo rằng chúng đang hoạt động đúng như mong đợi. Doanh nghiệp cần:

• Thường xuyên kiểm tra tính chính xác của dữ liệu, tốc độ xử lý và phản hồi của người dùng. Các cuộc khảo sát hoặc phiên phản hồi từ người dùng sẽ cung cấp thông tin quý giá về những cải tiến cần thiết.
• Dựa trên phản hồi và dữ liệu hiệu suất, doanh nghiệp có thể thực hiện các điều chỉnh kịp thời để tối ưu hóa các chức năng AI. 

Việc giám sát và điều chỉnh liên tục này giúp đảm bảo rằng AI luôn hoạt động ở mức hiệu suất cao nhất và mang lại giá trị tối đa cho doanh nghiệp.

5.9. Bước 9: Đảm bảo tuân thủ và bảo mật

Doanh nghiệp cần đảm bảo rằng các công cụ AI được sử dụng tuân thủ đầy đủ các quy định pháp luật và tiêu chuẩn bảo mật, bao gồm:

• Áp dụng các biện pháp bảo mật như mã hóa dữ liệu và kiểm soát truy cập sẽ giúp bảo vệ thông tin tài chính nhạy cảm.
• Tổ chức các buổi đào tạo định kỳ về an ninh mạng cho nhân viên cũng là một cách hiệu quả để duy trì mức độ bảo mật cao. 

Hoạt động này không chỉ giúp bảo vệ dữ liệu mà còn đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn tuân thủ các quy định mới nhất về bảo mật thông tin.

5.10. Bước 10: Đánh giá và mở rộng tích hợp

Sau khi triển khai AI, việc đánh giá hiệu quả của quá trình tích hợp là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng. Doanh nghiệp cần tổ chức các cuộc khảo sát hoặc thảo luận để xác định thành công và thách thức gặp phải. Từ đó, xác định các lĩnh vực khác mà AI có thể mang lại giá trị gia tăng.

6. Những lưu ý khi ứng dụng AI trong kế toán cho doanh nghiệp Việt

Ứng dụng AI trong kế toán không chỉ mang lại hiệu quả quản lý tài chính mà còn tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu rủi ro sai sót và tăng cường tính chính xác. Tuy nhiên, để việc triển khai AI thành công, các doanh nghiệp Việt Nam cần cân nhắc kỹ lưỡng một số yếu tố sau:

6.1. Đối với các tổ chức nghề nghiệp kế toán tại Việt Nam

Các tổ chức nghề nghiệp như Hội Kế toán và Kiểm toán Việt Nam (VAA) cần đảm nhận vai trò tiên phong trong việc nâng cao tính chuyên nghiệp và đạo đức nghề nghiệp trong lĩnh vực kế toán. Bên cạnh đó, việc đầu tư vào đào tạo chuyên sâu và phát triển nguồn nhân lực là yếu tố cốt lõi để kế toán viên có thể làm chủ công nghệ AI và đáp ứng những yêu cầu mới của thị trường.

Các chương trình đào tạo cần được thiết kế toàn diện, không chỉ tập trung vào khía cạnh kỹ thuật mà còn bao gồm các kỹ năng mềm như tư duy phân tích, ra quyết định dựa trên dữ liệu và khả năng thích nghi với công nghệ mới. Điều này giúp tạo ra thế hệ kế toán viên không chỉ giỏi chuyên môn mà còn linh hoạt trong việc ứng dụng AI vào công việc hàng ngày.

6.2. Đối với các doanh nghiệp

1- Xây dựng hạ tầng dữ liệu và tích hợp hệ thống:

Trước sự phát triển mạnh mẽ của khối lượng dữ liệu và tính phức tạp trong các giao dịch kế toán, doanh nghiệp cần nhanh chóng xây dựng cơ sở dữ liệu lớn (Big Data) và tích hợp với các hệ thống quản trị như ERP (Enterprise Resource Planning). Việc này không chỉ tạo ra một hệ thống thông tin kế toán đầy đủ mà còn liên kết chặt chẽ với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, giúp tối ưu hoá quy trình hoạt động.

Ứng dụng AI trong kế toán có thể tự động hóa các công việc lặp lại như nhập liệu, xử lý thanh toán, và chuẩn bị báo cáo tài chính. Điều này giúp giảm tải thời gian và chi phí cho các tác vụ kế toán thủ công. Đặc biệt, AI có khả năng cập nhật dữ liệu tài chính liên tục và chính xác, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc đưa ra các quyết định kịp thời và chiến lược.

2- Tận dụng công nghệ AI trong phân tích dữ liệu và dự báo tài chính:

AI không chỉ giúp tự động hóa công việc kế toán mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phân tích dữ liệu kế toán và dự báo tài chính. Các thuật toán học máy (machine learning) có thể phân tích lượng lớn dữ liệu kế toán để dự đoán xu hướng tài chính, từ đó cung cấp thông tin quan trọng cho nhà quản trị trong việc ra quyết định chiến lược.

Ví dụ, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ phân tích và dự báo như Fast Accounting, Fresa AI, MISA Financial Management, Power BI hay Tableau để dự đoán xu hướng tài chính trong tương lai. Các công cụ này giúp nhà quản trị phát hiện sớm những rủi ro tiềm ẩn, nắm bắt cơ hội kinh doanh và tối ưu hoá quy trình quản lý tài chính, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động.

3- Đào tạo và nâng cao nhận thức nội bộ:

Một trong những rào cản lớn khi ứng dụng AI trong kế toán là sự thiếu hiểu biết và e ngại về công nghệ. Do đó, các doanh nghiệp cần chú trọng đào tạo nội bộ về việc sử dụng AI trong công tác kế toán, giúp nhân viên hiểu rõ lợi ích và cách thức áp dụng công nghệ này vào công việc hàng ngày. Điều này không chỉ giúp nhân viên làm quen với AI mà còn giúp cải thiện khả năng quản lý dữ liệu và ra quyết định dựa trên dữ liệu một cách hiệu quả hơn.

7. Một số câu hỏi thường gặp khi ứng dụng AI trong kế toán

• AI có thay thế hoàn toàn công việc của kế toán viên?

AI không thể thay thế hoàn toàn công việc của kế toán viên. Các kỹ năng của con người như suy nghĩ sáng tạo và ra quyết định vẫn rất cần thiết. AI hỗ trợ tự động hóa các nhiệm vụ thường ngày, nhưng kế toán viên vẫn cần để hiểu và phân tích dữ liệu, đưa ra quyết định chiến lược.

• Các công cụ AI nào tối ưu nhất cho kế toán hiện nay?

Các công cụ AI phổ biến và hiệu quả nhất cho kế toán hiện nay bao gồm QuickBooks, Xero, và Sage. Những công cụ này cung cấp các tính năng như tự động hóa sổ sách kế toán, lập báo cáo tài chính và phân tích dự đoán, giúp tối ưu hóa quy trình kế toán.

• Có thể khai thuế bằng AI không?

AI có thể hỗ trợ khai thuế bằng cách tự động hóa quy trình thu thập và xử lý dữ liệu liên quan đến thuế. AI cũng có thể hỗ trợ lập kế hoạch thuế, đề xuất các chiến lược để tối ưu hóa nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

• Tương lai của xu hướng ứng dụng AI trong kế toán là gì?

Tương lai của AI trong kế toán sẽ bao gồm các phân tích dự đoán tiên tiến hơn, tích hợp sâu hơn vào lập kế hoạch tài chính và phát triển các hệ thống AI có khả năng xử lý các nhiệm vụ kế toán phức tạp hơn với sự can thiệp tối thiểu của con người.

• AI có giúp báo cáo tài chính chính xác hơn?

AI có thể cải thiện đáng kể độ chính xác của báo cáo tài chính bằng cách giảm thiểu lỗi con người trong quá trình nhập liệu và tính toán, đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ các quy định kế toán.

Tóm lại, ứng dụng AI trong kế toán mang lại nhiều lợi ích vượt trội như tăng năng suất, nâng cao độ chính xác, và tiết kiệm chi phí. Doanh nghiệp nên nhanh chóng ứng dụng AI để tối ưu hóa quy trình và tăng cường sức cạnh tranh. Hãy bắt đầu ứng dụng AI ngay hôm nay để dẫn đầu trong ngành tài chính kế toán.