NGUYÊN TẮC VÀ 5 BƯỚC QUẢN LÝ DÒNG TIỀN HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP

Quản lý dòng tiền là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự bền vững và phát triển của doanh nghiệp. Bài viết của Trường doanh nhân HBR sẽ trình bày các nguyên tắc cơ bản và năm bước thiết yếu để quản lý dòng tiền hiệu quả, giúp doanh nghiệp duy trì ổn định tài chính và đạt được mục tiêu phát triển.

1. Quản lý dòng tiền là gì?

Quản lý dòng tiền là một khía cạnh quan trọng trong việc điều hành doanh nghiệp, giúp đảm bảo sự ổn định tài chính và tạo điều kiện cho sự phát triển bền vững. Để hiểu rõ hơn về quản lý dòng tiền, trước tiên cần nắm vững khái niệm cơ bản về dòng tiền và vai trò của nó trong hoạt động kinh doanh.

1.1. Dòng tiền là gì?

Dòng tiền (cash flow) đơn giản là sự chuyển động của tiền vào và ra khỏi một doanh nghiệp, một dự án hoặc thậm chí là cá nhân trong một khoảng thời gian nhất định. Nó là một thước đo quan trọng để đánh giá sức khỏe tài chính của một đơn vị, cho thấy khả năng sinh lời và khả năng thanh toán của đơn vị đó.

1.2. Quản lý dòng tiền là gì?

Quản lý dòng tiền là việc theo dõi, kiểm soát và điều chỉnh sự chuyển động của tiền vào và ra khỏi một doanh nghiệp, một dự án hoặc thậm chí là một cá nhân. 

Về cơ bản, quản lý dòng tiền liên quan đến việc doanh nghiệp xây dựng và thực hiện các phương pháp, chiến lược để kiểm soát dòng tiền, tức là sự lưu chuyển của tiền mặt vào và ra khỏi doanh nghiệp. Mục tiêu của quản lý dòng tiền là đảm bảo rằng doanh nghiệp luôn có đủ nguồn vốn để duy trì hoạt động, đầu tư vào các cơ hội phát triển, và đồng thời phòng tránh các rủi ro tài chính có thể xảy ra.

2. Tại sao doanh nghiệp cần phải quản lý dòng tiền?

Quản lý dòng tiền là một hoạt động vô cùng quan trọng đối với mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ. Dưới đây là những lý do cụ thể giải thích tại sao quản lý dòng tiền lại cần thiết:

1 - Đảm bảo khả năng thanh toán

Quản lý dòng tiền giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng họ luôn có đủ tiền mặt để đáp ứng các khoản nợ ngắn hạn, chi phí hoạt động và các nghĩa vụ tài chính khác. Nếu không quản lý tốt, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng không đủ tiền mặt để thanh toán các hóa đơn, trả lương cho nhân viên hoặc trả nợ cho các đối tác, dẫn đến nguy cơ phá sản.

2 - Đầu tư và mở rộng kinh doanh

Khi có dòng tiền dồi dào, doanh nghiệp có thể nhanh chóng nắm bắt các cơ hội đầu tư, mở rộng thị trường, phát triển sản phẩm mới. Quản lý dòng tiền tốt giúp doanh nghiệp tránh được những quyết định đầu tư mạo hiểm, giảm thiểu rủi ro thất bại.

3 - Tăng cường khả năng cạnh tranh

Dòng tiền dồi dào giúp doanh nghiệp đầu tư vào công nghệ mới, nâng cao năng suất lao động, giảm chi phí sản xuất. Đầu tư vào nghiên cứu phát triển sản phẩm mới, cải thiện chất lượng sản phẩm hiện có giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng cạnh tranh trên thị trường.

4 - Đưa ra quyết định kinh doanh sáng suốt

Khi có một cái nhìn rõ ràng về dòng tiền, doanh nghiệp sẽ dễ dàng hơn trong việc đưa ra các quyết định chiến lược, như mở rộng kinh doanh, đầu tư vào công nghệ mới, hoặc thâm nhập vào thị trường mới. Nếu doanh nghiệp không quản lý dòng tiền tốt, các quyết định này có thể dẫn đến tình trạng tài chính không ổn định hoặc thậm chí là thất bại.

5 - Xây dựng uy tín

Doanh nghiệp có khả năng thanh toán tốt sẽ được các đối tác, nhà cung cấp tin tưởng, tạo dựng được mối quan hệ hợp tác lâu dài. Ngoài ra, các nhà đầu tư thường quan tâm đến khả năng sinh lời và khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có dòng tiền ổn định sẽ thu hút được nhiều nhà đầu tư.

6 - Phòng ngừa khủng hoảng tài chính

Trong trường hợp xảy ra các biến động kinh tế hoặc thị trường, doanh nghiệp có khả năng quản lý dòng tiền tốt sẽ ít bị ảnh hưởng hơn. Họ có thể phản ứng nhanh chóng và điều chỉnh chiến lược kinh doanh để duy trì sự ổn định và tiếp tục phát triển.

3. Nguyên tắc quản lý dòng tiền hiệu quả

Quản lý dòng tiền hiệu quả là một yếu tố then chốt trong việc duy trì sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp. Để đạt được điều này, doanh nghiệp cần tuân thủ các nguyên tắc quản lý dòng tiền sau:

3.1. Lập kế hoạch dòng tiền chi tiết

Một kế hoạch dòng tiền chi tiết là cơ sở để đảm bảo dòng tiền của doanh nghiệp luôn ở trạng thái cân bằng và ổn định. Kế hoạch này bao gồm việc dự báo các khoản thu nhập từ hoạt động kinh doanh, xác định các chi phí phát sinh như lương nhân viên, chi phí nguyên vật liệu, chi phí marketing, và các khoản đầu tư khác.

Việc lập kế hoạch chi tiết không chỉ giúp doanh nghiệp nắm bắt được các nguồn thu và chi mà còn giúp phát hiện những khoản chi không cần thiết để có thể cắt giảm chi tiêu và tối ưu hóa chi phí.

3.2. Kiểm soát các khoản nợ phải thu và nợ phải trả

Các khoản nợ phải thu và nợ phải trả là hai yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền của doanh nghiệp. Việc quản lý chặt chẽ các khoản nợ này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về tài chính và đảm bảo sự ổn định trong hoạt động kinh doanh. Đặt ra các quy định rõ ràng về thời hạn thanh toán, theo dõi thường xuyên các khoản nợ và đảm bảo thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp là những biện pháp cần thiết.

3.3. Theo dõi dòng tiền thường xuyên

Theo dõi dòng tiền thường xuyên là việc không thể thiếu trong quản lý tài chính. Bằng cách giám sát liên tục các giao dịch tài chính, doanh nghiệp có thể nắm bắt tình hình tài chính hiện tại, kịp thời phát hiện những bất thường và đưa ra các điều chỉnh cần thiết. Sử dụng các phần mềm kế toán hoặc bảng tính giúp doanh nghiệp ghi lại tất cả các giao dịch tài chính, từ đó cung cấp cái nhìn tổng quan và chính xác về dòng tiền.

3.4. Đẩy nhanh vòng quay tiền

Đảm bảo dòng tiền luôn dồi dào là mục tiêu quan trọng trong quản lý tài chính, và để đạt được điều này, doanh nghiệp cần đẩy nhanh vòng quay tiền. Việc này có thể được thực hiện bằng cách thu hồi công nợ nhanh chóng, quản lý hàng tồn kho hiệu quả, và tối ưu hóa chu kỳ thanh toán. Đẩy nhanh vòng quay tiền không chỉ giúp tăng cường khả năng thanh khoản mà còn tạo điều kiện cho doanh nghiệp tái đầu tư và phát triển.

3.5. Sử dụng các công cụ dự báo

Dự báo tài chính là công cụ hữu ích giúp doanh nghiệp dự đoán những biến động của thị trường và ảnh hưởng của chúng đến dòng tiền. Bằng cách sử dụng các công cụ dự báo, doanh nghiệp có thể đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp và chuẩn bị trước cho những rủi ro tiềm ẩn. Việc này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc ứng phó với các thay đổi thị trường và bảo vệ dòng tiền.

3.6. Linh hoạt và thích ứng

Thị trường luôn biến động, và doanh nghiệp cần phải linh hoạt và thích ứng với những thay đổi này để duy trì sự ổn định tài chính. Điều này bao gồm việc sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch kinh doanh, chiến lược tài chính và quy trình hoạt động khi cần thiết. Khả năng thích ứng nhanh chóng giúp doanh nghiệp vượt qua các khó khăn và nắm bắt cơ hội mới.

3.7. Đặt ra các mục tiêu rõ ràng và đánh giá thường xuyên

Việc đặt ra các mục tiêu cụ thể về dòng tiền giúp doanh nghiệp có định hướng rõ ràng và động lực để thực hiện. Các mục tiêu này cần được đánh giá thường xuyên để đảm bảo rằng doanh nghiệp đang đi đúng hướng và có thể điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết. Đánh giá định kỳ cũng giúp doanh nghiệp nhận ra những vấn đề tiềm ẩn và đưa ra giải pháp trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.

4. 5 bước lập kế hoạch quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp

Việc lập kế hoạch quản lý dòng tiền là một trong những bước đầu tiên và quan trọng nhất để đảm bảo sự ổn định tài chính cho doanh nghiệp. Dưới đây là 5 bước cụ thể để bạn có thể xây dựng một kế hoạch quản lý dòng tiền hiệu quả:

4.1. Dự báo dòng tiền vào

Dự báo dòng tiền vào là bước đầu giúp doanh nghiệp xác định được những nguồn thu chính, dự đoán mức độ ổn định và tăng trưởng của các nguồn thu này, từ đó đưa ra những quyết định kinh doanh phù hợp.

Để dễ dàng quản lý và theo dõi, dòng tiền vào thường được chia thành ba loại:

• Dòng tiền từ hoạt động kinh doanh: Đây là dòng tiền chính của doanh nghiệp, được tạo ra từ các hoạt động sản xuất và kinh doanh hàng ngày. Nguồn tiền này chủ yếu thu được từ việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng, thu hồi các khoản nợ, và các giao dịch thương mại khác. Dự báo dòng tiền từ hoạt động kinh doanh cần dựa trên nhiều yếu tố như quy luật bán hàng, hình thức thanh toán và thời điểm thanh toán của khách hàng, cũng như các chính sách về bán chịu, trả góp, và chiết khấu.
• Dòng tiền từ hoạt động đầu tư: Các nguồn tiền này có thể đến từ lợi nhuận của các khoản đầu tư tài chính, tiền thu được từ việc bán hoặc thanh lý tài sản, tiền cho vay hoặc đầu tư sinh lời khác. Dự báo dòng tiền từ hoạt động đầu tư cần dựa trên các kế hoạch đầu tư, thanh lý tài sản cố định, và chính sách thu hồi vốn từ các nguồn đầu tư tài chính. 
• Dòng tiền từ huy động vốn: Dòng tiền từ huy động vốn là các khoản tiền mà doanh nghiệp nhận được từ các hoạt động tài trợ, bao gồm các khoản vốn góp từ chủ sở hữu, tiền vay từ ngân hàng, hoặc tiền thu được từ việc phát hành cổ phiếu và các loại chứng khoán khác. Dự báo dòng tiền từ huy động vốn cần dựa trên khả năng vay nợ mới, chiến lược phát hành chứng khoán và các kế hoạch huy động vốn khác của doanh nghiệp. 

4.2. Dự báo dòng tiền ra

Đây là bước vô cùng quan trọng để giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, đảm bảo dòng tiền luôn đủ để đáp ứng các nghĩa vụ tài chính và các kế hoạch đầu tư.

Dòng tiền ra được chia thành ba loại chính: tiền chi cho hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu tư, và hoạt động tài chính.

• Tiền chi ra cho hoạt động kinh doanh: Các khoản chi này bao gồm tiền mua nguyên vật liệu, thuê lao động, trả thuế, chi phí tiếp thị và quảng cáo, trả lãi vay vốn kinh doanh, cùng các chi phí khác liên quan đến hoạt động kinh doanh. Dự báo dòng tiền này cần dựa trên nhiều yếu tố, như quy luật mua hàng và trả nợ, dự toán quỹ lương, bảo hiểm, lãi vay và thuế. Chính sách hàng tồn kho và chính sách mua hàng trả góp, mua chịu cũng cần được xem xét kỹ lưỡng để dự đoán chính xác dòng tiền chi ra.
• Tiền chi ra cho hoạt động đầu tư: Dòng tiền này bao gồm các khoản chi tiêu liên quan đến việc mua sắm tài sản cố định, xây dựng cơ sở hạ tầng, đầu tư vào các dự án mới hoặc cho vay và đầu tư tài chính. Dự báo dòng tiền này cần dựa trên nhu cầu đầu tư của doanh nghiệp, chiến lược đầu tư, và kế hoạch mua sắm tài sản hoặc cổ phiếu, trái phiếu. 
• Tiền chi ra cho hoạt động tài chính: Dòng tiền này bao gồm các khoản chi trả liên quan đến nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp như trả nợ gốc và lãi vay, thanh toán tiền thuê tài chính, trả cổ tức cho cổ đông và mua lại cổ phiếu. Dự báo dòng tiền này cần dựa trên lịch trình trả nợ theo các hợp đồng tín dụng hiện hành và chính sách tài chính của doanh nghiệp, bao gồm cả việc phân chia lợi nhuận và trả cổ tức. 

>>> XEM THÊM: CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP GỒM NHỮNG GÌ? Ý NGHĨA VÀ CÁCH TÍNH

4.3. Tính toán dòng tiền thuần của doanh nghiệp

Dòng tiền ròng (hay còn gọi là dòng tiền thuần) được tính bằng cách lấy tổng giá trị dòng tiền vào và trừ đi tổng giá trị dòng tiền ra.

• Khi dòng tiền ròng là dương: Doanh nghiệp đang có nguồn tài chính dư thừa, cho phép thực hiện các kế hoạch mở rộng, đầu tư mới, hoặc cải thiện các hoạt động kinh doanh. Đây là dấu hiệu của một tình hình tài chính ổn định và sức khỏe tài chính tốt.

• Khi dòng tiền ròng là âm: Doanh nghiệp đang gặp khó khăn về tài chính, có thể do chi phí vượt quá doanh thu hoặc do đầu tư quá mức mà không có nguồn thu đủ bù đắp. Kết quả âm cần được phân tích kỹ lưỡng để xác định nguyên nhân và thực hiện các biện pháp khắc phục, chẳng hạn như cắt giảm chi phí, tối ưu hóa quy trình thu hồi nợ, hoặc tăng cường huy động vốn.

4.4. Xác định số tiền dư cuối kỳ và số tiền thừa hoặc thiếu của doanh nghiệp

Sau khi tính được dòng tiền ròng, ta sẽ tiến hành tính toán số tiền còn lại trong tài khoản của doanh nghiệp tại cuối kỳ. Số tiền này chính là số tiền tồn cuối kỳ. Để tính được số tiền này, chúng ta sẽ lấy số tiền ban đầu có trong tài khoản (số tiền tồn đầu kỳ) cộng với số tiền thuần đã kiếm được trong kỳ (dòng tiền ròng).

Số tiền tồn cuối kỳ cho biết doanh nghiệp đã sử dụng vốn như thế nào trong kỳ. Nếu số tiền này quá ít so với nhu cầu, có thể doanh nghiệp đang thiếu vốn để hoạt động. Ngược lại, nếu số tiền này quá nhiều, có thể doanh nghiệp chưa đầu tư hiệu quả.

4.5. Đưa ra các giải pháp thích hợp để xử lý số tiền thừa hoặc thiếu

Khi doanh nghiệp đối mặt với dòng tiền thiếu hụt hoặc dư thừa, cần áp dụng các giải pháp cụ thể để tối ưu hóa tình hình tài chính:

1 - Xử lý khi thiếu hụt dòng tiền

• Vay vốn: Cân nhắc vay tiền từ ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính để bổ sung nguồn vốn.
• Tăng cường thu hồi công nợ: Đẩy nhanh việc thu hồi nợ từ khách hàng và áp dụng chính sách ưu đãi cho thanh toán sớm.
• Tối ưu hóa chi tiêu: Cắt giảm chi phí không cần thiết và đàm phán lại điều kiện thanh toán với nhà cung cấp.

2 - Xử lý khi dư thừa dòng tiền

• Đầu tư sinh lợi: Tìm kiếm các cơ hội đầu tư có khả năng sinh lời cao như mở rộng sản xuất, phát triển sản phẩm mới.
• Dự trữ tài chính: Duy trì quỹ dự trữ để đối phó với các tình huống khẩn cấp hoặc cơ hội đầu tư đột xuất.
• Mua lại hoặc hợp tác: Xem xét việc mua lại công ty khác hoặc hợp tác chiến lược để mở rộng quy mô.

5. Một số công cụ giúp quản lý dòng tiền hiệu quả

Để quản lý dòng tiền hiệu quả, doanh nghiệp có thể tận dụng một số công cụ và giải pháp tài chính hỗ trợ theo dõi, phân tích, và tối ưu hóa các luồng tiền:

1 - Bảng tính Excel

Bảng tính Excel là công cụ quen thuộc và dễ sử dụng nhất. Với Excel, bạn có thể tự do thiết kế các bảng tính, công thức để theo dõi các khoản thu chi, dự báo dòng tiền và tạo ra các báo cáo tài chính đơn giản. Tuy nhiên, Excel cũng có những hạn chế nhất định như dễ xảy ra lỗi khi nhập liệu số lượng lớn hoặc khó chia sẻ với nhiều người.

2 - Phần mềm kế toán

Các phần mềm kế toán như Misa, SAP, Oracle cung cấp một giải pháp toàn diện hơn cho việc quản lý dòng tiền. Chúng tự động hóa nhiều công việc kế toán, tạo ra các báo cáo tài chính chuyên nghiệp và tích hợp nhiều tính năng quản lý dòng tiền khác nhau. Tuy nhiên, chi phí đầu tư cho các phần mềm này thường khá cao và đòi hỏi người dùng có kiến thức về kế toán.

3 - Phần mềm quản lý doanh nghiệp

Các phần mềm quản lý doanh nghiệp như Odoo, NetSuite cung cấp một giải pháp quản lý toàn diện cho doanh nghiệp, bao gồm cả việc quản lý dòng tiền. Chúng tích hợp nhiều module khác nhau như bán hàng, kho, nhân sự, giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh và đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.

>>> XEM THÊM: HỆ THỐNG CRM LÀ GÌ? QUẢN TRỊ HỆ THỐNG CRM CHUYÊN NGHIỆP

4 - Các công cụ trực tuyến

Các công cụ trực tuyến như Google Sheets, Airtable là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp nhỏ hoặc các cá nhân muốn quản lý dòng tiền một cách đơn giản. Chúng dễ sử dụng, không cần cài đặt và thường có chi phí thấp hoặc miễn phí. Tuy nhiên, tính năng của các công cụ này thường hạn chế hơn so với các phần mềm chuyên dụng.

5 - Trí tuệ nhân tạo (AI)

Trí tuệ nhân tạo đang ngày càng được ứng dụng vào việc quản lý dòng tiền. AI có khả năng phân tích dữ liệu lớn, dự báo xu hướng và tự động hóa nhiều công việc, giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định chính xác và nhanh chóng hơn. Ví dụ, Chatbot có thể trả lời nhanh chóng các câu hỏi của khách hàng về hóa đơn, thanh toán, giúp giảm tải công việc cho nhân viên.

Quản lý dòng tiền hiệu quả không chỉ là một kỹ năng cần thiết mà còn là một yếu tố sống còn cho sự thành công của doanh nghiệp. Bằng cách áp dụng các nguyên tắc cơ bản và thực hiện các bước quản lý dòng tiền một cách có hệ thống, doanh nghiệp có thể duy trì sự ổn định tài chính, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao khả năng cạnh tranh. Hy vọng bài viết của Trường doanh nhân HBR sẽ giúp doanh nghiệp rút ra những bài học đắt giá cho việc quản lý dòng tiền.