LÀM THẾ NÀO ĐỂ XÂY DỰNG CƠ CHẾ PHẢN HỒI TÍCH CỰC, GẮN KẾT ĐỘI NGŨ?

Xây dựng cơ chế phản hồi và ghi nhận nhân viên là cách giúp doanh nghiệp thúc đẩy sự sáng tạo và cải thiện hiệu suất làm việc. Một hệ thống phản hồi hiệu quả sẽ giúp nhân viên nhận ra điểm mạnh và yếu, từ đó nâng cao kỹ năng và đóng góp nhiều hơn cho tổ chức. Cùng Trường Doanh Nhân HBR tìm hiểu cách thiết lập cơ chế phản hồi và ghi nhận nhân viên trong tổ chức hiệu quả!

1. Cơ chế phản hồi nhân viên là gì? 4 thành phần chính của cơ chế phản hồi

Cơ chế phản hồi là một hệ thống hoặc quy trình cho phép nhân viên chia sẻ suy nghĩ, ý kiến, mối quan tâm và ý tưởng của mình với nhà lãnh đạo. Mục tiêu của cơ chế này là tạo ra một kênh giao tiếp mở giữa nhân viên và các nhà quản lý, giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về nhu cầu, mong muốn và các vấn đề mà nhân viên gặp phải.

“Cơ chế phản hồi chính là cầu nối giúp nhân viên chia sẻ những suy nghĩ và ý tưởng của mình với lãnh đạo, từ đó tạo ra môi trường làm việc cởi mở và thúc đẩy sự phát triển chung” - Mr. Tony Dzung, Chủ tịch HĐQT HBR Holdings nhấn mạnh.

Phản hồi hiệu quả không chỉ là công cụ thúc đẩy sự tiến bộ cá nhân mà còn là yếu tố quan trọng giúp đồng bộ hóa hiệu suất cá nhân với mục tiêu chiến lược của tổ chức. Để đạt được điều này, cơ chế phản hồi cần phải được xây dựng với đầy đủ các thành phần quan trọng. Dưới đây là 4 yếu tố then chốt của một cơ chế phản hồi thành công:

• Nguồn phản hồi: Đây là người cung cấp thông tin, có thể là quản lý, đồng nghiệp hoặc cấp dưới. Hiệu quả của phản hồi phụ thuộc vào sự tin cậy và quan điểm của người đưa ra.
• Nội dung phản hồi: Là các thông tin, quan sát hoặc đánh giá được chia sẻ. Nội dung này cần rõ ràng, cụ thể và có thể hành động để giúp cải thiện hiệu suất.
• Người nhận phản hồi: Là người tiếp nhận phản hồi. Khả năng cởi mở và sẵn sàng tiếp nhận phản hồi của họ sẽ quyết định sự hiệu quả của quá trình này.
• Quá trình phản hồi: Là cách thức và thời gian phản hồi được truyền đạt, bao gồm bối cảnh và phương pháp giao tiếp, ảnh hưởng trực tiếp đến cách tiếp nhận và áp dụng phản hồi.

2. Tại sao nên xây dựng cơ chế phản hồi và ghi nhận nhân viên trong doanh nghiệp?

"Doanh nghiệp phát triển bền vững khi lắng nghe đội ngũ của mình. Cơ chế phản hồi hiệu quả giúp lãnh đạo hiểu rõ nhu cầu và mong muốn của nhân viên. Đây là chìa khóa để tạo ra môi trường làm việc gắn kết và sáng tạo” - Mr. Tony Dzung, Chủ tịch HĐQT HBR Holdings chia sẻ.

Việc xây dựng cơ chế phản hồi và ghi nhận nhân viên trong doanh nghiệp không chỉ giúp cải thiện hiệu suất công việc mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mà mỗi cá nhân đều cảm thấy được tôn trọng và động viên. Khi nhân viên nhận được phản hồi kịp thời và được ghi nhận xứng đáng, họ sẽ có động lực cao hơn để cống hiến và gắn bó lâu dài với tổ chức.

• Tăng cường hiệu suất làm việc và cải thiện chất lượng công việc: Phản hồi mang tính xây dựng giúp nhân viên nhận diện được điểm mạnh và điểm yếu trong công việc, từ đó có kế hoạch cải thiện hiệu quả hơn. Theo nghiên cứu, các doanh nghiệp có văn hóa phản hồi mạnh mẽ thường có năng suất lao động cao hơn và ít xảy ra sai sót trong công việc.
• Thúc đẩy động lực và sự gắn kết của nhân viên: Ghi nhận kịp thời và công bằng những đóng góp của nhân viên không chỉ tạo động lực làm việc mà còn giúp họ cảm thấy được trân trọng và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Nhân viên cảm thấy mình có giá trị khi nhận được sự công nhận, từ đó giảm tỷ lệ nghỉ việc và tăng cường sự trung thành.
• Xây dựng văn hóa tổ chức tích cực và chuyên nghiệp: Một cơ chế phản hồi và ghi nhận rõ ràng giúp xây dựng môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích sự giao tiếp và hợp tác giữa các bộ phận. Điều này không chỉ nâng cao hiệu quả công việc mà còn tạo nên một văn hóa doanh nghiệp tích cực, nơi mọi người cùng nhau phát triển.
• Hỗ trợ quá trình đào tạo và phát triển nhân viên: Thông qua phản hồi, doanh nghiệp có thể xác định được nhu cầu đào tạo của nhân viên, từ đó xây dựng các chương trình phát triển phù hợp. Ghi nhận những tiến bộ và thành tích đạt được giúp nhân viên nhận thức rõ hơn về quá trình học hỏi và phát triển cá nhân.
• Cải thiện khả năng lãnh đạo và quản trị: Xây dựng cơ chế phản hồi và ghi nhận giúp lãnh đạo hiểu rõ đội ngũ và đưa ra quyết định quản trị chính xác. Phản hồi từ nhân viên giúp nhận diện vấn đề tiềm ẩn, từ đó giải quyết kịp thời và tạo thay đổi tích cực. Điều này nâng cao khả năng lãnh đạo và uy tín trong mắt nhân viên.
• Giảm thiểu rủi ro và sai sót trong công việc: Phản hồi kịp thời giúp nhân viên nhận ra và khắc phục sai sót ngay từ đầu, tránh được những hậu quả nghiêm trọng sau này. Ghi nhận những cải tiến và thành tích đạt được cũng giúp xác định những điểm mạnh cần phát huy và nhân rộng trong toàn tổ chức.

3. Lộ trình xây dựng cơ chế phản hồi hiệu quả cho nhân viên

Một cơ chế phản hồi hiệu quả không thể được xây dựng một cách ngẫu hứng mà phải tuân theo một lộ trình cụ thể và có hệ thống. Bắt đầu từ việc xác định rõ mục tiêu, cho đến việc thiết kế quy trình và chọn lựa các công cụ phản hồi phù hợp, mỗi bước đều đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo phản hồi diễn ra đúng cách và mang lại giá trị thực tiễn. 

Dưới đây là 6 bước quan trọng giúp xây dựng và duy trì cơ chế phản hồi hiệu quả, từ đó nâng cao hiệu suất và tạo động lực cho đội ngũ nhân viên.

3.1. Xác định mục tiêu và mục đích

Việc xác định mục tiêu và mục đích rõ ràng là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quá trình xây dựng cơ chế phản hồi hiệu quả. Mục tiêu cần được định hướng đúng để đảm bảo phản hồi thực sự mang lại giá trị cho cả doanh nghiệp và nhân viên. Khi có mục tiêu rõ ràng, bạn sẽ dễ dàng xây dựng quy trình phản hồi hợp lý và hiệu quả.

Dưới đây là một số mục tiêu phổ biến khi xây dựng cơ chế phản hồi và ghi nhận:

• Cải thiện hiệu suất công việc: Giúp nhân viên hiểu rõ về điểm mạnh và điểm yếu của mình để cải thiện công việc và đạt được hiệu quả cao hơn.
• Tăng cường động lực nhân viên: Một cơ chế phản hồi tốt giúp nhân viên cảm thấy công sức của mình được ghi nhận, từ đó tạo động lực làm việc và nâng cao tinh thần cống hiến.
• Thúc đẩy sự phát triển nghề nghiệp: Phản hồi kịp thời giúp nhân viên nhận thức rõ về khả năng phát triển của mình, từ đó có kế hoạch cải thiện kỹ năng và tiến xa trong nghề nghiệp.
• Xây dựng môi trường làm việc cởi mở và tích cực: Cơ chế phản hồi rõ ràng, công bằng sẽ giúp tạo ra môi trường làm việc minh bạch, nơi mà nhân viên không ngần ngại chia sẻ ý kiến và đóng góp cho sự phát triển của tổ chức.

3.2. Phát triển quy trình phản hồi và ghi nhận có cấu trúc

Một quy trình phản hồi và ghi nhận có cấu trúc rõ ràng là yếu tố quan trọng giúp đảm bảo hiệu quả của cơ chế này. Khi quy trình được thiết kế khoa học, việc phản hồi sẽ không chỉ trở thành một hành động định kỳ, mà còn là một công cụ mạnh mẽ giúp cải thiện hiệu suất và phát triển nhân viên. 

Dưới đây là các bước để phát triển quy trình phản hồi và ghi nhận có cấu trúc:

• Xác định các tiêu chí đánh giá rõ ràng: Trước hết, bạn cần xác định các tiêu chí đánh giá cụ thể cho nhân viên, chẳng hạn như tiến độ công việc, chất lượng công việc, kỹ năng làm việc nhóm, sự sáng tạo và thái độ làm việc. Các tiêu chí này phải được căn cứ vào mục tiêu chung của công ty và phù hợp với từng vị trí công việc.
• Lựa chọn các phương pháp phản hồi: Bạn cần quyết định các phương pháp để thu thập phản hồi, có thể là thông qua các cuộc họp 1-1, khảo sát nhân viên, hộp gợi ý hay hệ thống phản hồi online. Hãy chắc chắn rằng các phương pháp này dễ dàng tiếp cận và sử dụng cho tất cả nhân viên.
• Đặt lịch phản hồi định kỳ: Việc phản hồi cần được thực hiện định kỳ để theo dõi sự tiến bộ và cải thiện. Bạn có thể chọn các chu kỳ phản hồi hàng tuần, hàng tháng hoặc hàng quý tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp. Lên lịch phản hồi giúp đảm bảo tính liên tục và chủ động trong việc giải quyết các vấn đề.
• Đảm bảo tính minh bạch và công bằng: Khi thiết kế quy trình phản hồi, hãy đảm bảo rằng mọi nhân viên đều nhận được phản hồi công bằng và minh bạch. Mọi thông tin phản hồi cần được trình bày rõ ràng, không mơ hồ và không mang tính cá nhân. Nhà lãnh đạo cần đảm bảo rằng nhân viên hiểu lý do tại sao họ nhận được phản hồi đó và làm thế nào để cải thiện.
• Đưa ra phản hồi tích cực và mang tính xây dựng: Quy trình không chỉ bao gồm phản hồi tiêu cực mà còn phải chú trọng đến việc ghi nhận thành tích và công nhận những đóng góp của nhân viên. Phản hồi tích cực giúp nhân viên duy trì động lực, trong khi phản hồi mang tính xây dựng giúp họ nhận ra điểm cần cải thiện và biết cách khắc phục.
• Thiết lập cơ chế theo dõi và hành động: Sau mỗi lần phản hồi, doanh nghiệp cần có một cơ chế theo dõi để đảm bảo rằng các nhân viên thực hiện những thay đổi cần thiết. Việc ghi nhận sự cải thiện sẽ giúp củng cố niềm tin của nhân viên vào hệ thống phản hồi, đồng thời giúp họ cảm thấy rằng những nỗ lực của mình được công nhận và đánh giá đúng mức.

3.3. Nâng cao kỹ năng của nhà quản lý và đào tạo nhân viên

Để cơ chế phản hồi và ghi nhận đạt hiệu quả cao, việc nâng cao kỹ năng lãnh đạo của nhà lãnh đạo và đào tạo nhân viên bước không thể thiếu. Cả 2 nhóm này cần được trang bị các kỹ năng và kiến thức cần thiết để đưa ra và tiếp nhận phản hồi mang tính xây dựng và hiệu quả.

Việc đào tạo cần được thực hiện rõ ràng, cụ thể và có kế hoạch để đảm bảo rằng lãnh đạo và nhân viên hiểu và áp dụng đúng các phương pháp phản hồi phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.

1 - Đào tạo về cách đưa ra phản hồi mang tính xây dựng

Để đảm bảo phản hồi có hiệu quả, nhà quản lý cần học cách đưa ra phản hồi tích cực và xây dựng, thay vì chỉ trích đơn thuần. Các nhà lãnh đạo cần được đào tạo thêm các kỹ năng:

• Phản hồi cụ thể: Thay vì nói chung chung "Công việc của bạn cần cải thiện", hãy đưa ra ví dụ cụ thể về hành động cần thay đổi. Ví dụ: "Khi bạn không tham gia vào cuộc họp hôm qua, chúng ta gặp khó khăn trong việc hoàn thiện dự án đúng hạn. Lần sau, nếu không thể tham gia, xin vui lòng báo trước để chúng ta có thể điều chỉnh kế hoạch."
• Tập trung vào hành vi, không phải cá nhân: Việc phản hồi phải dựa trên hành vi công việc, không phải chỉ trích nhân cách cá nhân của nhân viên.
• Sử dụng mô hình phản hồi hiệu quả: Mô hình SBI (Situation - Behavior - Impact) giúp phản hồi trở nên rõ ràng và dễ hiểu. Mô hình này chia thành 3 bước cụ thể:

• • Situation (Tình huống): Mô tả bối cảnh khi sự việc xảy ra.
  • Behavior (Hành vi): Nêu rõ hành vi của nhân viên cần được phản hồi.
  • Impact (Tác động): Giải thích tác động của hành vi đó đến kết quả công việc.

Ví dụ: Giả sử, nhà lãnh đạo đang đưa ra phản hồi cho một nhân viên tên Minh, người đã không hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn trong dự án.

• Situation (Tình huống): Trong cuộc họp hôm thứ Hai, chúng ta đã thống nhất rằng dự án XYZ sẽ được hoàn thành trước cuối tuần này và bạn đã cam kết sẽ hoàn thành phần báo cáo vào thứ Sáu.
• Behavior (Hành vi): Tuy nhiên, bạn đã không gửi báo cáo vào thời gian đã cam kết, mà lại trì hoãn đến cuối tuần, điều này đã làm gián đoạn tiến độ chung của dự án.
• Impact (Tác động): Việc chậm trễ này đã khiến nhóm không thể hoàn thành các phần tiếp theo của dự án đúng thời gian. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tiến độ công việc của cả đội mà còn tạo ra áp lực lớn cho những người khác phải làm việc gấp rút để bù lại thời gian bị chậm.

2 - Đào tạo về cách tiếp nhận phản hồi

Không chỉ lãnh đạo, nhân viên cũng cần được đào tạo để tiếp nhận phản hồi một cách tích cực và xây dựng, nhằm giúp họ phát triển và cải thiện công việc:

• Khuyến khích thái độ cởi mở với phản hồi: 
• Thực hành tiếp nhận phản hồi: Nhân viên cần học cách lắng nghe và tiếp thu phản hồi một cách mở lòng. Việc tiếp nhận phản hồi một cách tích cực sẽ giúp họ phát triển và cải thiện hiệu suất công việc.
• Nhận thức tầm quan trọng của phản hồi: Đào tạo nhân viên hiểu rằng phản hồi không chỉ là sự chỉ trích mà là cơ hội để họ hoàn thiện bản thân, phát triển nghề nghiệp và đóng góp vào sự phát triển chung của tổ chức.
• Kỹ năng tự đánh giá: Để tiếp nhận phản hồi hiệu quả, nhân viên cần có khả năng tự đánh giá. Họ cần nhận diện được điểm mạnh và điểm yếu của bản thân trước khi nhận phản hồi từ người khác. Điều này giúp nhân viên chủ động hơn trong việc cải thiện công việc mà không cảm thấy phản hồi là một "vấn đề".

3 - Đào tạo về cách ghi nhận hiệu quả

Một phần quan trọng trong cơ chế phản hồi là khả năng ghi nhận thành tích và công nhận công lao của đồng nghiệp và nhân viên. Đào tạo về việc ghi nhận cũng cần được thực hiện bài bản để đảm bảo sự công bằng và động lực cho nhân viên:

• Ghi nhận đúng người, đúng thời điểm: Cả quản lý và nhân viên cần được đào tạo về cách thức ghi nhận công lao một cách công khai và kịp thời. Việc ghi nhận này phải được thực hiện ngay khi nhân viên có đóng góp xuất sắc, giúp họ cảm thấy được công nhận và tạo động lực tiếp tục phát triển. Ví dụ: "Chúc mừng cả nhóm đã hoàn thành dự án đúng hạn. Bạn đã chủ động dẫn dắt nhóm đạt được mục tiêu mà tôi đã đề ra. Tôi rất ghi nhận thành quả này!”.
• Ghi nhận cụ thể và chân thật: Việc ghi nhận cần phải cụ thể và chân thành, tránh việc ghi nhận mơ hồ như "Bạn làm tốt lắm”. Thay vào đó, nhà lãnh đạo cần nêu rõ hành động hoặc kết quả cụ thể: "Cảm ơn bạn đã chủ động lên kế hoạch và phân công công việc hiệu quả trong dự án A, giúp nhóm hoàn thành công việc đúng thời gian”.

3.4. Thiết lập các kênh phản hồi và ghi nhận rõ ràng

Tạo các kênh phản hồi đa dạng (họp riêng, khảo sát ẩn danh, hộp gợi ý) và các kênh ghi nhận công khai (thư cảm ơn, khen thưởng trong cuộc họp), đảm bảo dễ tiếp cận và phù hợp với nhu cầu nhân viên.

Sau khi đã xác định mục tiêu rõ ràng và phát triển quy trình phản hồi có cấu trúc, bước tiếp theo là thiết lập các kênh phản hồi và ghi nhận hiệu quả. Để mọi thành viên trong tổ chức đều cảm thấy được lắng nghe và công nhận, các kênh này cần phải linh hoạt và dễ dàng tiếp cận.

1 - Các kênh phản hồi đa dạng

• Họp riêng (1-1 meetings): Tổ chức các cuộc họp riêng giữa quản lý và nhân viên là cách tuyệt vời để cung cấp phản hồi cá nhân, giúp nhân viên cảm thấy được lắng nghe và trao đổi trực tiếp. Đây là cơ hội để thảo luận về hiệu suất công việc, cũng như những vấn đề cần cải thiện.
• Khảo sát ẩn danh: Các cuộc khảo sát ẩn danh là công cụ hữu ích để thu thập phản hồi từ nhân viên mà không lo ngại về sự trả thù hay đánh giá tiêu cực. Những khảo sát này có thể tập trung vào các vấn đề như sự hài lòng với công việc, môi trường làm việc, hoặc các chính sách công ty.
• Hộp gợi ý (suggestion box): Đây là một kênh rất đơn giản nhưng hiệu quả, cho phép nhân viên gửi ý tưởng, đề xuất hoặc phản hồi một cách tự do. Bạn có thể đặt hộp gợi ý cả ở dạng vật lý tại các khu vực chung hoặc sử dụng nền tảng trực tuyến để nhân viên gửi ý kiến mọi lúc, mọi nơi.

2 - Các kênh ghi nhận công khai

• Thư cảm ơn: Gửi thư cảm ơn cá nhân là cách ghi nhận thành tích và sự đóng góp của nhân viên một cách rõ ràng và chính thức. Đây có thể là những lời khen ngợi trong các email hoặc thư tay, giúp nhân viên cảm thấy được trân trọng và khích lệ.
• Khen thưởng trong cuộc họp: Tại các cuộc họp nhóm hoặc cuộc họp toàn công ty, bạn có thể ghi nhận thành tích của nhân viên bằng cách công khai khen thưởng trước tập thể. Điều này không chỉ giúp nhân viên cảm thấy tự hào mà còn tạo động lực cho những người khác phấn đấu.

3.5. Thiết lập khoảng thời gian phản hồi và ghi nhận thường xuyên

“Phản hồi không chỉ làm một lần rồi thôi mà quy trình này phải diễn ra thường xuyên để nhân viên có thể cải thiện và phát triển liên tục” - Theo quan điểm của Mr. Tony Dzung, Chủ tịch HĐQT HBR Holdings. 

Với quan điểm này, việc lên lịch phản hồi định kỳ rất quan trọng, vì nó giúp duy trì sự giao tiếp liên tục, kịp thời giải quyết vấn đề và tạo ra môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người luôn cảm thấy được hỗ trợ và khích lệ.

• Lên lịch phản hồi hàng tháng: Việc tổ chức các cuộc họp phản hồi hàng tháng giúp bạn theo dõi thường xuyên hiệu suất công việc của nhân viên, giải quyết các vấn đề ngay khi chúng phát sinh và giữ mối quan hệ giao tiếp luôn mở. Đây cũng là cơ hội để nhân viên nhận biết những gì họ đang làm tốt và các lĩnh vực cần cải thiện.
• Đánh giá hàng quý: Bên cạnh các cuộc họp hàng tháng, đánh giá phản hồi hàng quý sẽ là thời điểm lý tưởng để nhìn nhận tổng thể về sự tiến bộ của nhân viên. Đây là lúc để đánh giá kết quả đạt được, điều chỉnh mục tiêu và xác định những kế hoạch phát triển tiếp theo.
• Duy trì sự tham gia liên tục: Việc lên lịch phản hồi định kỳ không chỉ giúp giải quyết vấn đề kịp thời mà còn duy trì sự tham gia của nhân viên. Khi nhân viên biết rằng họ sẽ nhận được phản hồi thường xuyên, họ sẽ chủ động hơn trong việc cải thiện công việc và theo đuổi các mục tiêu của mình.

3.6. Theo dõi và đánh giá hiệu quả của hệ thống

Một cơ chế phản hồi chỉ thực sự hiệu quả khi được giám sát và cải tiến liên tục. Sau khi triển khai các bước trên, nhà lãnh đạo cần theo dõi và đánh giá hệ thống phản hồi thường xuyên nhận diện những điểm mạnh và điều chỉnh điểm còn hạn chế.

• Thu thập ý kiến từ nhân viên: Thường xuyên lấy ý kiến từ nhân viên về hệ thống phản hồi sẽ giúp nhà lãnh đạo hiểu được họ có cảm thấy thoải mái khi chia sẻ ý kiến hay không và liệu họ có nhận thấy sự cải thiện trong công việc sau khi nhận phản hồi không. Các khảo sát ẩn danh hoặc các cuộc họp nhóm có thể là công cụ hữu ích để thu thập thông tin này.
• Điều chỉnh và cải tiến hệ thống: Dựa vào kết quả đánh giá, bạn cần điều chỉnh quy trình phản hồi để phù hợp hơn với nhu cầu thực tế của nhân viên và mục tiêu phát triển của tổ chức. Việc này không chỉ đảm bảo tính hiệu quả lâu dài mà còn giúp cải thiện sự tham gia của nhân viên vào quá trình phản hồi.
• Đảm bảo tính nhất quán: Hệ thống phản hồi cần được duy trì một cách nhất quán để tạo thói quen cho nhân viên, giúp họ thấy được sự liên kết giữa những gì họ phản hồi và những thay đổi thực tế trong công ty.

4. 10 nguyên tắc quan trọng trong nghệ thuật phản hồi nhân viên

Dù là trong các cuộc họp định kỳ, thảo luận nhóm hay giao tiếp hằng ngày, việc đưa ra phản hồi sẽ giúp nhân viên nhận thức được điểm mạnh, điểm yếu của mình và phát triển tốt hơn. 

Tuy nhiên, phản hồi phải được thực hiện khéo léo và có chiến lược, nếu không có thể gây phản tác dụng. Dưới đây là 10 nguyên tắc giúp bạn đưa ra phản hồi một cách "nghệ thuật", nhân viên dễ tiếp nhận và cải thiện hiệu suất công việc.

1 - Sử dụng ví dụ minh hoạ cụ thể, chân thực

Việc đưa ra các ví dụ cụ thể từ thực tế sẽ giúp nhân viên dễ dàng hình dung và hiểu rõ hơn về hành vi cần cải thiện hoặc khen ngợi. 

Ví dụ: Thay vì nói chung chung "Cần cải thiện hiệu suất làm việc", bạn có thể chỉ ra hành động cụ thể như "Trong dự án vừa qua, khi deadline gần kề, bạn đã chủ động phân chia công việc và giúp đỡ đồng nghiệp hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. Lần sau, hãy tiếp tục duy trì tinh thần đó và chia sẻ thêm ý tưởng để nâng cao chất lượng công việc."

2 - Lấy các giá trị hoặc mục đích tập thể làm điểm tham chiếu

Đưa ra phản hồi dựa trên các giá trị cốt lõi của công ty giúp nhân viên hiểu rõ hành vi của mình có ảnh hưởng như thế nào đến mục tiêu chung của tổ chức. Thay vì chỉ trích trực tiếp, bạn có thể nhắc nhở họ về giá trị "Teamwork" khi hành vi cộng tác yếu kém.

3 - Tránh phản hồi theo mô hình bánh kẹp

Phản hồi theo "mô hình bánh kẹp" (khen rồi chê rồi lại khen) dễ khiến nhân viên cảm thấy bối rối và không nhận ra vấn đề thực sự. Thay vào đó, hãy tách biệt rõ ràng phản hồi tích cực và tiêu cực, và nếu cần, tổ chức cuộc họp 1-1 để trao đổi trực tiếp.

4 - Hạn chế đề cập tới tin đồn không xác thực

Trước khi đưa ra phản hồi dựa trên tin đồn, hãy xác minh tính xác thực của thông tin. Nếu không thể kiểm chứng, tốt nhất bạn nên tránh đề cập đến. Chỉ khi cần thiết, hãy giao tiếp một cách khéo léo và đảm bảo nhân viên hiểu rằng bạn luôn đứng về phía họ.

5 - Thu thập thông tin phản hồi từ những người khác

Để có cái nhìn đầy đủ và chính xác hơn, bạn nên tham khảo ý kiến từ những đồng nghiệp làm việc trực tiếp với nhân viên đó. Điều này giúp bạn đưa ra phản hồi công bằng và chính xác hơn, thay vì chỉ dựa vào quan điểm cá nhân.

6 - Chắc chắn rằng phản hồi phải mang lại kết quả

Đưa ra phản hồi là một việc, nhưng đảm bảo rằng nhân viên hiểu được cách cải thiện là điều quan trọng hơn. Mô hình phản hồi SBI (Situation - Behavior - Impact) giúp bạn xác định rõ ràng tình huống, hành vi và tác động của nó để nhân viên có thể dễ dàng cải thiện.

Mô hình phản hồi SBI (Situation - Behavior - Impact) là một phương pháp đơn giản nhưng rất hiệu quả để giúp nhà quản lý đưa ra phản hồi rõ ràng và dễ hiểu cho nhân viên. Cấu trúc của mô hình này bao gồm 3 bước chính:

• Situation (Tình huống): Đầu tiên, bạn cần mô tả cụ thể tình huống mà phản hồi của bạn liên quan đến. Điều này giúp nhân viên hiểu rõ hoàn cảnh khi họ thực hiện hành động đó. Ví dụ: Trong cuộc họp nhóm sáng nay, khi chúng ta thảo luận về dự án mới.
• Behavior (Hành vi): Tiếp theo, bạn chỉ ra hành vi cụ thể của nhân viên mà bạn muốn phản hồi, tránh nói chung chung. Hãy mô tả hành động thực tế mà nhân viên đã làm. Ví dụ: Bạn đã chủ động chia sẻ ý tưởng sáng tạo và giúp đỡ đồng nghiệp trong việc phân tích các giải pháp.
• Impact (Tác động): Cuối cùng, bạn giải thích tác động của hành vi đó đối với công việc, đội nhóm hoặc tổ chức. Điều này giúp nhân viên nhận thấy được kết quả tích cực hoặc tiêu cực từ hành động của họ. Ví dụ: Nhờ vậy, chúng ta đã có thể tìm ra giải pháp hiệu quả hơn và tiết kiệm thời gian cho toàn bộ nhóm.

7 - Phản hồi cả điều tốt và điều xấu

Đừng chỉ tập trung vào những phản hồi tiêu cực. Nhà lãnh đạo cũng cần phải ghi nhận những thành tích và hành động tích cực của nhân viên. Việc này không chỉ giúp họ cảm thấy được công nhận mà còn tạo ra động lực làm việc tốt hơn.

8 - Trung thực khi đưa ra phản hồi

Tránh nói vòng vo hay tránh né vấn đề. Hãy luôn trung thực và rõ ràng, giúp nhân viên nhận thức được sai sót và cải thiện bản thân. Sự chân thành trong phản hồi cũng tạo dựng niềm tin và mối quan hệ tốt đẹp giữa nhà lãnh đạo và đội ngũ.

9 - Lường trước về diễn biến tiếp theo

Khi đưa ra phản hồi, hãy chuẩn bị cho các tình huống xấu có thể xảy ra. Đảm bảo chủ doanh nghiệp có thể truyền đạt rõ ràng và tạo không gian cho nhân viên để họ hiểu và xử lý vấn đề một cách hợp lý.

10 - Không chậm trễ trong việc phản hồi

Phản hồi kịp thời là yếu tố quan trọng để giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả. Đừng đợi quá lâu để đưa ra phản hồi, vì điều đó có thể khiến nhân viên không kịp thời sửa sai, hoặc những hành vi tốt cũng sẽ không được công nhận kịp thời.

5. Bật mí 5 cách tiếp cận hiệu quả để cải thiện cơ chế phản hồi

Theo chia sẻ của Mr. Tony Dzung, Chủ tịch HĐQT HBR Holdings: “Khi anh/chị hiểu rõ cách tiếp cận phản hồi hiệu quả, mọi nhân viên sẽ cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao”.

Một cơ chế phản hồi hiệu quả sẽ thúc đẩy sự sáng tạo, cải thiện hiệu suất và tăng cường mối quan hệ giữa lãnh đạo và đội ngũ. Dưới đây là 5 cách tiếp cận thực tế để xây dựng và duy trì phản hồi hiệu quả trong tổ chức của bạn.

• Khảo sát ẩn danh: Khảo sát ẩn danh cho phép nhân viên chia sẻ suy nghĩ và cảm nhận một cách trung thực mà không lo ngại về phản ứng tiêu cực. Để đạt hiệu quả, nhà lãnh đạo cần lên kế hoạch khảo sát một cách có chủ đích, đảm bảo các câu hỏi rõ ràng và dễ hiểu, tập trung vào các khía cạnh như môi trường làm việc, sự hài lòng với công ty, và hiệu quả giao tiếp.
• Cuộc họp 1-1: Cuộc họp trực tiếp giữa nhân viên và quản lý là cơ hội tuyệt vời để thảo luận sâu về các vấn đề cá nhân và phát triển nhân sự. Bạn nên thiết lập một lịch trình cố định cho các cuộc họp này, chẳng hạn như hàng tháng hoặc 2 tuần 1 lần, khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến về các vấn đề cần cải thiện.
• Hộp phản hồi: Dù là trực tiếp hay trực tuyến, hộp phản hồi là công cụ đơn giản nhưng hiệu quả để nhân viên có thể dễ dàng chia sẻ ý tưởng hoặc mối quan tâm của mình một cách ẩn danh. Việc kiểm tra và phản hồi hộp phản hồi một cách thường xuyên giúp quản lý theo dõi vấn đề kịp thời và đáp ứng nhanh chóng. Đừng quên thông báo lại cho nhân viên về kết quả và hành động đã thực hiện để họ thấy được đóng góp của mình có giá trị.
• Cuộc họp nhóm: Tại các cuộc họp nhóm, hãy dành một khoảng thời gian nhất định để khuyến khích mọi người chia sẻ phản hồi về những gì đang hoạt động tốt và những gì cần cải thiện. Việc này không chỉ giúp tạo ra một nền văn hóa cởi mở mà còn khuyến khích các giải pháp sáng tạo. Đảm bảo rằng các điểm quan trọng và hành động cụ thể được ghi lại và theo dõi để đảm bảo mọi ý kiến được thực hiện.
• Nền tảng số: Sử dụng các nền tảng kỹ thuật số cho phép nhân viên gửi phản hồi trong thời gian thực thông qua các công cụ như khảo sát trực tuyến, bình luận hoặc các cuộc thảo luận trực tuyến. Các nền tảng này rất hữu ích đối với các công ty lớn hoặc các đội ngũ làm việc từ xa, giúp thu thập và quản lý phản hồi hiệu quả hơn.

6. Các công cụ hỗ trợ đánh giá cơ chế phản hồi hiệu quả

Để xây dựng một cơ chế phản hồi hiệu quả, việc sử dụng các công cụ hỗ trợ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc thu thập và phân tích thông tin từ nhân viên. Các công cụ này không chỉ giúp quản lý nhận diện kịp thời các vấn đề mà còn thúc đẩy sự giao tiếp minh bạch và cải thiện hiệu suất công việc. 

Dưới đây là một số công cụ hữu ích mà doanh nghiệp có thể áp dụng để đánh giá và tối ưu hóa cơ chế phản hồi trong tổ chức.

1 - Niko-Niko Calendar

Một trong những công cụ hữu ích giúp đánh giá cơ chế phản hồi hiệu quả trong tổ chức chính là Niko-Niko Calendar (hay còn gọi là lịch mặt cười). Đây là một công cụ phản hồi công việc đơn giản nhưng mang lại hiệu quả cao, giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá công việc của nhân viên theo từng ngày, tuần. 

Cách thức hoạt động của Niko-Niko Calendar rất đơn giản: Nhà quản lý thiết lập bảng đánh giá với các tiêu chí cụ thể như khả năng đáp ứng tiến độ công việc, tỷ lệ phát sinh lỗi, chất lượng công việc,... Mỗi tiêu chí sẽ được đánh giá bằng 3 biểu tượng cảm xúc:

• Mặt mếu màu đỏ: Phản hồi tiêu cực, công việc chưa đạt yêu cầu.
• Mặt bình thường màu vàng: Phản hồi trung bình, công việc đạt yêu cầu nhưng không nổi bật.
• Mặt cười màu xanh: Phản hồi tích cực, công việc được hoàn thành xuất sắc.

Cột dọc của bảng là tên nhân viên cần đánh giá, còn hàng ngang là tiến độ công việc theo ngày hoặc tuần. Giao điểm giữa cột và hàng là biểu tượng cảm xúc tương ứng với đánh giá của nhà quản lý. Sau mỗi chu kỳ công việc hàng tuần, bạn có thể dễ dàng nhìn vào Niko-Niko Calendar để đánh giá xu hướng làm việc và hiệu suất của từng nhân viên.

Ví dụ: Nếu biểu tượng cảm xúc liên tục thay đổi từ mặt mếu sang mặt cười, bạn cần tìm hiểu lý do gì đã giúp nhân viên cải thiện công việc. Ngược lại, nếu tất cả các biểu tượng đều là mặt mếu màu đỏ, bạn nên kiểm tra nguyên nhân của sự suy giảm hiệu suất để có biện pháp hỗ trợ kịp thời.

2 - KudoBox

KudoBox là một công cụ đặc biệt giúp tạo ra một hệ thống phản hồi mạnh mẽ giữa nhân viên và lãnh đạo, không chỉ giúp ghi nhận công lao mà còn thúc đẩy sự giao tiếp và cải thiện hiệu suất công việc.

Mỗi thẻ Kudo sẽ là một cơ hội để phản hồi kịp thời về các hành động, nỗ lực hoặc thành tích của đồng nghiệp. Các thẻ này có thể được viết bởi bất kỳ ai trong tổ chức, không phân biệt cấp bậc và sau đó được bỏ vào hộp Kudo.

Sau khi thẻ Kudo được thu thập, các thẻ này sẽ được công khai đọc trong các sự kiện công ty hoặc hiển thị trên các bảng Kudo, tạo ra một không khí giao tiếp minh bạch. Đây là một cách hiệu quả để nhà quản lý và nhân viên phản hồi 2 chiều. Từ đó duy trì một môi trường làm việc tích cực và gắn kết hơn, khuyến khích mỗi cá nhân phát triển và cống hiến nhiều hơn cho tổ chức.

3 - The 5-Point Feedback Box

The 5-Point Feedback Box là công cụ đánh giá phản hồi đơn giản nhưng rất hiệu quả, giúp thúc đẩy sự giao tiếp và phản hồi trong tổ chức một cách liên tục và trực quan. Công cụ này sử dụng 5 mức độ phản hồi để nhân viên và lãnh đạo có thể dễ dàng đánh giá và nhận xét công việc của nhau.

Cách thức hoạt động rất đơn giản: Nhà quản lý và nhân viên sẽ bỏ vào hộp phản hồi một thẻ đánh giá công việc theo 5 mức độ khác nhau, từ rất tệ đến xuất sắc. Các mức độ này được chỉ rõ bằng các biểu tượng như:

• 1 sao (Rất tệ): Công việc chưa đạt yêu cầu.
• 2 sao (Tệ): Công việc có nhiều thiếu sót cần cải thiện.
• 3 sao (Đạt yêu cầu): Công việc hoàn thành đúng yêu cầu.
• 4 sao (Tốt): Công việc hoàn thành tốt, vượt mức yêu cầu.
• 5 sao (Xuất sắc): Công việc hoàn thành xuất sắc, có giá trị vượt trội.

Sau khi thu thập các thẻ phản hồi từ nhân viên và quản lý, bạn có thể công khai kết quả trong các cuộc họp nhóm hoặc qua các bảng phản hồi. Điều này giúp các thành viên trong công ty nhận diện được những điểm mạnh và điểm yếu trong công việc của mình, từ đó có kế hoạch cải thiện hoặc phát huy. Công cụ này cũng khuyến khích sự giao tiếp cởi mở và giúp tạo ra môi trường làm việc minh bạch, công bằng.

Cơ chế phản hồi và ghi nhận nhân viên không chỉ giúp phát triển cá nhân mà còn nâng cao sự thành công chung của tổ chức. Hy vọng bạn sẽ áp dụng thành công các bước xây dựng cơ chế phản hồi và ghi nhận nhân viên để tạo động lực cho nhân viên. Đừng quên theo dõi các bài viết của Trường Doanh Nhân HBR học hỏi thêm cách xây dựng môi trường làm việc tối ưu nhất!