PHƯƠNG PHÁP IVY LEE: CÁCH GIÚP CHỦ DOANH NGHIỆP NGỪNG ÔM ĐỒM CÔNG VIỆC

Nhiều chủ doanh nghiệp và nhà quản lý luôn trong tình trạng bận rộn nhưng hiệu quả công việc chưa tương xứng. Nguyên nhân thường không nằm ở việc thiếu thời gian mà ở việc chưa xác định đúng ưu tiên. Phương pháp Ivy Lee là một giải pháp quản lý công việc đơn giản nhưng hiệu quả, giúp tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất thay vì bị cuốn vào các công việc sự vụ mỗi ngày.

Cùng HBR điểm qua nội dung chính của bài:

• Phương pháp Ivy Lee là gì và đối tượng phù hợp áp dụng.
• Nguồn gốc hình thành của phương pháp Ivy Lee.
• So sánh Ivy Lee với Eisenhower Matrix và Pomodoro.
• Những lợi ích giúp nâng cao hiệu suất làm việc.
• Quy trình 6 bước triển khai phương pháp Ivy Lee.
• Những sai lầm thường gặp khi áp dụng và cách khắc phục.

1. Phương pháp Ivy Lee là gì?

Phương pháp Ivy Lee là một phương pháp quản lý thời gian tập trung vào việc xác định và hoàn thành những nhiệm vụ ưu tiên nhất trong ngày làm việc. Nguyên tắc cốt lõi của phương pháp này là lập danh sách công việc, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và thực hiện từng nhiệm vụ một cách tuần tự cho đến khi hoàn thành.

Nhờ cách tiếp cận đơn giản nhưng hiệu quả, phương pháp Ivy Lee giúp người làm việc duy trì sự tập trung vào các nhiệm vụ mang lại giá trị cao, hạn chế tình trạng phân tán nguồn lực vào những công việc thứ yếu hoặc ít quan trọng.

>>> Xem thêm:

• LÀM THẾ NÀO ĐỂ XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ TỰ VẬN HÀNH, KHÔNG PHỤ THUỘC VÀO SẾP?
• SÁCH "XÂY DỰNG VÀ VẬN HÀNH PHÒNG KINH DOANH CHO DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ"

Đối tượng phù hợp áp dụng phương pháp Ivy Lee

• Nhân viên văn phòng và chuyên viên nghiệp vụ: Những người thường xuyên phải xử lý nhiều đầu việc cùng lúc, cần nâng cao khả năng sắp xếp công việc và tối ưu hiệu suất làm việc hàng ngày.
• Quản lý cấp trung: Những người cần ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng, cân bằng giữa công việc chuyên môn và hoạt động quản lý đội nhóm.
• Chủ doanh nghiệp và nhà lãnh đạo: Những người phải đưa ra nhiều quyết định mỗi ngày và cần tập trung nguồn lực vào các hoạt động tạo ra tác động lớn đối với doanh nghiệp.
• Người thường xuyên gặp tình trạng quá tải công việc: Những cá nhân cảm thấy áp lực trước khối lượng công việc lớn và cần một phương pháp đơn giản để kiểm soát tiến độ hiệu quả hơn.

2. Nguồn gốc hình thành và phát triển của phương pháp Ivy Lee

Ivy Lee là một trong những chuyên gia tiên phong trong lĩnh vực quan hệ công chúng (PR) và tư vấn quản trị doanh nghiệp vào đầu thế kỷ XX. Ông từng làm việc với nhiều tập đoàn lớn và các nhân vật có tầm ảnh hưởng, hỗ trợ họ xây dựng hình ảnh, quản lý truyền thông và nâng cao hiệu quả vận hành tổ chức.

Tuy nhiên, di sản nổi bật nhất của Ivy Lee không chỉ nằm ở lĩnh vực PR mà còn ở một phương pháp quản lý công việc đơn giản nhưng có sức ảnh hưởng lớn đến ngày nay – phương pháp Ivy Lee.

Câu chuyện ra đời của phương pháp Ivy Lee:

Năm 1918, Charles M. Schwab – Chủ tịch Bethlehem Steel Corporation, một trong những tập đoàn sản xuất thép lớn nhất nước Mỹ thời điểm đó – đang tìm kiếm giải pháp để nâng cao năng suất làm việc của đội ngũ quản lý cấp cao.

Ông đã mời Ivy Lee đến tư vấn với mong muốn cải thiện hiệu quả công việc trong doanh nghiệp.

Sau khi nghiên cứu thực tế, Ivy Lee đề xuất một quy trình rất đơn giản:

• Cuối mỗi ngày làm việc, mỗi nhà quản lý ghi lại 6 nhiệm vụ quan trọng nhất cần hoàn thành vào ngày hôm sau.
• Sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên từ quan trọng nhất đến ít quan trọng hơn.
• Khi bắt đầu ngày làm việc, tập trung hoàn thành nhiệm vụ đầu tiên trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo.
• Thực hiện tuần tự theo danh sách đã sắp xếp.
• Những nhiệm vụ chưa hoàn thành sẽ được chuyển sang danh sách của ngày tiếp theo và tiếp tục sắp xếp lại theo mức độ ưu tiên.

Ivy Lee tin rằng việc tập trung vào số lượng nhiệm vụ giới hạn và hoàn thành theo thứ tự ưu tiên sẽ giúp cải thiện đáng kể năng suất làm việc của mỗi cá nhân.

Kết quả thực tế:

• Charles M. Schwab đã quyết định áp dụng phương pháp này cho đội ngũ quản lý của Bethlehem Steel.
• Chỉ sau vài tháng triển khai, công ty ghi nhận những thay đổi tích cực về hiệu quả làm việc và năng suất của các nhà quản lý. Kết quả đạt được vượt ngoài mong đợi, khiến Schwab đánh giá rất cao giá trị mà phương pháp này mang lại.

Để ghi nhận đóng góp của Ivy Lee, ông đã gửi tặng khoản thù lao 25.000 USD – một con số rất lớn vào thời điểm đó, tương đương hàng trăm nghìn USD theo giá trị hiện nay.

Giá trị của phương pháp Ivy Lee đến ngày nay: Dù đã ra đời hơn một thế kỷ, phương pháp Ivy Lee vẫn được nhiều cá nhân và doanh nghiệp áp dụng nhờ tính đơn giản, dễ thực hiện và hiệu quả cao. Phương pháp này giúp người làm việc xác định đúng ưu tiên, tập trung nguồn lực vào những nhiệm vụ quan trọng nhất và hạn chế tình trạng quá tải do phải xử lý quá nhiều công việc cùng lúc.

>>> Xem thêm: CÁCH TRAO QUYỀN CHO NHÂN VIÊN GIÚP ĐỘI NGŨ TỰ VẬN HÀNH HIỆU QUẢ

3. So sánh phương pháp Ivy Lee với Eisenhower Matrix và Pomodoro

Ivy Lee, Eisenhower Matrix và Pomodoro đều là những phương pháp quản lý thời gian phổ biến, giúp cá nhân làm việc hiệu quả hơn. Tuy nhiên, mỗi phương pháp có mục tiêu, cách áp dụng và thế mạnh riêng. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa ba phương pháp này sẽ giúp người làm việc lựa chọn công cụ phù hợp với nhu cầu thực tế.

Nhìn chung, ba phương pháp này không loại trừ lẫn nhau mà có thể kết hợp để tạo thành một hệ thống quản lý công việc hiệu quả hơn. Người làm việc có thể sử dụng Eisenhower Matrix để xác định đâu là nhiệm vụ quan trọng, sau đó áp dụng Ivy Lee để lập kế hoạch làm việc trong ngày và dùng Pomodoro để duy trì sự tập trung khi xử lý từng nhiệm vụ cụ thể.

Cách kết hợp này đặc biệt phù hợp với những người có khối lượng công việc lớn, thường xuyên phải ra quyết định ưu tiên và cần cải thiện hiệu suất làm việc một cách bền vững.

4. Vì sao phương pháp Ivy Lee giúp làm việc hiệu quả hơn?

Phương pháp Ivy Lee giúp nâng cao hiệu suất làm việc bằng cách hướng người thực hiện tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất thay vì cố gắng xử lý quá nhiều công việc cùng lúc. Nhờ đó, thời gian và nguồn lực được sử dụng hiệu quả hơn.

• Giảm tình trạng quá tải công việc: Việc giới hạn danh sách ở 6 nhiệm vụ quan trọng giúp người thực hiện dễ dàng kiểm soát khối lượng công việc, giảm áp lực và tránh cảm giác bị choáng ngợp bởi quá nhiều đầu việc.
• Rèn luyện khả năng ưu tiên: Phương pháp buộc người dùng phải xác định đâu là công việc quan trọng nhất trong ngày. Điều này giúp tập trung vào các nhiệm vụ tạo ra kết quả thực sự thay vì chỉ bận rộn với những việc ít giá trị.
• Hạn chế đa nhiệm, tăng sự tập trung: Ivy Lee khuyến khích hoàn thành từng nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên. Khi tập trung vào một việc tại một thời điểm, chất lượng công việc thường cao hơn và thời gian xử lý cũng được tối ưu hơn.
• Tạo động lực hoàn thành công việc: Việc hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng mang lại cảm giác tiến bộ và thành tựu, từ đó tạo động lực để duy trì hiệu suất làm việc trong những ngày tiếp theo.

Chính nhờ sự đơn giản, dễ áp dụng và tập trung vào tính ưu tiên, phương pháp Ivy Lee vẫn được nhiều chuyên gia, nhà quản lý và chủ doanh nghiệp sử dụng để nâng cao hiệu quả công việc hằng ngày.

5. Quy trình ứng dụng phương pháp Ivy Lee

Phương pháp Ivy Lee chỉ gồm 6 bước đơn giản nhưng giúp anh/chị xác định đúng ưu tiên, tập trung vào công việc quan trọng và hạn chế tình trạng quá tải trong ngày làm việc.

Bước 1: Ghi lại 6 nhiệm vụ quan trọng nhất vào cuối ngày làm việc

Trước khi kết thúc ngày làm việc, hãy dành khoảng 5–10 phút để xác định 6 nhiệm vụ quan trọng nhất cần hoàn thành vào ngày hôm sau.

Khi lập danh sách, cần lưu ý:

• Dựa trên mục tiêu tuần, tháng hoặc các dự án đang triển khai.
• Ưu tiên những công việc có tác động trực tiếp đến kết quả công việc hoặc mục tiêu kinh doanh.
• Không đưa quá nhiều nhiệm vụ nhỏ hoặc việc hành chính vào danh sách.
• Chỉ giới hạn ở 6 nhiệm vụ để đảm bảo khả năng tập trung.

Mục tiêu của bước này không phải liệt kê toàn bộ công việc cần làm, mà là xác định những nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao nhất.

Bước 2: Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi hoàn thành danh sách, hãy sắp xếp các nhiệm vụ từ 1 đến 6 theo mức độ quan trọng.

Nguyên tắc sắp xếp:

• Số 1 là nhiệm vụ quan trọng nhất.
• Số 2 là nhiệm vụ quan trọng tiếp theo.
• Tiếp tục sắp xếp cho đến nhiệm vụ số 6.
• Ưu tiên dựa trên mức độ ảnh hưởng đến mục tiêu thay vì độ dễ hoặc thời gian thực hiện.

Việc sắp xếp thứ tự ưu tiên giúp bạn tập trung nguồn lực vào những công việc mang lại giá trị cao nhất.

Bước 3: Bắt đầu ngày mới với nhiệm vụ quan trọng nhất

Khi bắt đầu ngày làm việc, hãy thực hiện ngay nhiệm vụ đứng đầu danh sách.

Lợi ích của cách làm này:

• Tận dụng khoảng thời gian có năng lượng và khả năng tập trung cao nhất.
• Tránh bị cuốn vào email, tin nhắn hoặc các công việc phát sinh.
• Tạo đà cho một ngày làm việc hiệu quả.

Thay vì phản ứng với mọi việc xuất hiện trong ngày, bạn sẽ chủ động kiểm soát thời gian của mình.

Bước 4: Hoàn thành từng nhiệm vụ trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo

Một trong những nguyên tắc quan trọng nhất của phương pháp Ivy Lee là không đa nhiệm.

Trong quá trình thực hiện:

• Hoàn thành nhiệm vụ số 1 trước khi chuyển sang nhiệm vụ số 2.
• Không nhảy giữa nhiều công việc khác nhau.
• Hạn chế tối đa các yếu tố gây gián đoạn sự tập trung.

Cách làm này giúp nâng cao chất lượng công việc và giảm thời gian xử lý.

Bước 5: Chuyển các nhiệm vụ chưa hoàn thành sang ngày hôm sau

Nếu chưa hoàn thành hết danh sách, hãy chuyển các nhiệm vụ còn lại sang ngày tiếp theo.

Trước khi bắt đầu ngày mới, cần:

• Xem xét lại mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ cũ.
• Bổ sung các công việc mới phát sinh nếu cần.
• Sắp xếp lại danh sách theo thứ tự ưu tiên mới.

Điều này giúp đảm bảo không bỏ sót công việc và duy trì tiến độ thực hiện liên tục.

Bước 6: Duy trì quy trình mỗi ngày

Hiệu quả của phương pháp Ivy Lee không đến từ một ngày áp dụng mà đến từ sự duy trì liên tục.

Khi thực hiện đều đặn, bạn sẽ:

• Hình thành thói quen làm việc có kế hoạch.
• Nâng cao khả năng quản lý thời gian.
• Cải thiện kỹ năng ưu tiên công việc.
• Gia tăng hiệu suất và chất lượng công việc trong dài hạn.

Chỉ với vài phút lập kế hoạch vào cuối mỗi ngày, bạn có thể tạo ra sự khác biệt đáng kể trong cách quản lý công việc và thời gian của mình. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hoặc nhà quản lý đang gặp khó khăn trong việc quản trị bản thân, xây dựng đội ngũ và vận hành doanh nghiệp hiệu quả, hãy để lại thông tin để được đội ngũ chuyên gia tại HBR tư vấn lộ trình phù hợp hoàn toàn miễn phí.

Đăng ký tư vấn miễn phí

6. Những hạn chế của phương pháp Ivy Lee 

Mặc dù phương pháp Ivy Lee có cách thực hiện khá đơn giản, nhưng nhiều người vẫn chưa đạt được hiệu quả như mong đợi do áp dụng sai nguyên tắc cốt lõi. Dưới đây là những sai lầm phổ biến nhất khi triển khai phương pháp này và cách nhận biết để điều chỉnh kịp thời.

• Viết quá 6 việc mỗi ngày: Nhiều người biến phương pháp Ivy Lee thành một danh sách công việc thông thường với 10–20 đầu việc cần hoàn thành. Điều này làm mất đi giá trị cốt lõi của phương pháp là giới hạn số lượng nhiệm vụ để tăng khả năng tập trung. Việc cố gắng xử lý quá nhiều công việc trong một ngày không chỉ làm giảm hiệu suất mà còn khiến người thực hiện dễ rơi vào trạng thái quá tải và căng thẳng.
• Chọn việc dễ thay vì việc quan trọng: Một sai lầm phổ biến là ưu tiên những công việc nhỏ, đơn giản hoặc dễ hoàn thành để tạo cảm giác năng suất. Tuy nhiên, hoàn thành nhiều việc dễ không đồng nghĩa với việc đạt được kết quả quan trọng. Để phương pháp Ivy Lee phát huy hiệu quả, danh sách công việc cần tập trung vào những nhiệm vụ có tác động lớn đến mục tiêu công việc hoặc mục tiêu kinh doanh.
• Không sắp xếp thứ tự ưu tiên rõ ràng: Chỉ liệt kê 6 công việc là chưa đủ. Nếu không xác định rõ nhiệm vụ nào cần thực hiện trước, người làm việc rất dễ lựa chọn công việc theo cảm xúc hoặc theo mức độ dễ thực hiện. Khi đó, phương pháp Ivy Lee sẽ mất đi vai trò định hướng và hỗ trợ ra quyết định trong ngày làm việc.
• Vừa làm việc vừa kiểm tra tin nhắn liên tục: Phương pháp Ivy Lee được xây dựng dựa trên nguyên tắc tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Nếu liên tục kiểm tra email, tin nhắn, điện thoại hoặc mạng xã hội trong khi làm việc, sự tập trung sẽ bị gián đoạn và hiệu suất giảm đáng kể.
  Vì vậy, hãy hạn chế tối đa các yếu tố gây xao nhãng khi xử lý những nhiệm vụ ưu tiên.
• Không tổng kết và đánh giá cuối ngày: Cuối ngày là thời điểm để xem xét lại tiến độ công việc, đánh giá những nhiệm vụ đã hoàn thành và xác định nguyên nhân của các công việc còn tồn đọng. Việc bỏ qua bước này sẽ khiến bạn khó cải thiện cách lập kế hoạch, đồng thời làm giảm hiệu quả của phương pháp trong dài hạn. Duy trì thói quen tổng kết cuối ngày sẽ giúp quá trình ưu tiên công việc ngày càng chính xác và hiệu quả hơn.

Trong bối cảnh khối lượng công việc ngày càng lớn, phương pháp Ivy Lee là một giải pháp đơn giản nhưng hiệu quả giúp cá nhân và doanh nghiệp quản lý thời gian tốt hơn. Bằng cách tập trung vào những nhiệm vụ ưu tiên nhất, phương pháp này giúp giảm tình trạng quá tải, nâng cao khả năng tập trung và cải thiện hiệu suất làm việc. Nếu được áp dụng đúng cách và duy trì đều đặn, Ivy Lee có thể trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho các nhà quản lý, lãnh đạo và chủ doanh nghiệp trong quá trình điều hành và phát triển tổ chức.