LÀM THẾ NÀO ĐỂ XÂY DỰNG ĐỘI NGŨ TỰ VẬN HÀNH, KHÔNG PHỤ THUỘC VÀO SẾP?

Một đội ngũ tự vận hành không chỉ giảm bớt áp lực cho lãnh đạo mà còn nâng cao hiệu quả công việc đáng kể. Nhưng làm sao để xây dựng được đội ngũ như vậy? Cùng Trường Doanh Nhân HBR khám phá những yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả mà không phụ thuộc vào từng quyết định nhỏ từ lãnh đạo.

1. Đội ngũ tự vận hành là gì? Các nhóm tự tổ chức hoạt động như thế nào?

Đội ngũ tự vận hành là nhóm nhân sự được trao quyền tự chủ trong công việc, có khả năng tự tổ chức và đưa ra quyết định mà không cần sự giám sát trực tiếp liên tục từ người lãnh đạo. Các nhóm này hoạt động dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau, hợp tác và trao quyền cho các cá nhân trong việc quản lý công việc của mình.

Mặc dù, đội ngũ tự vận hành có quyền tự quyết định, nhưng người lãnh đạo vẫn giữ vai trò quan trọng trong việc kiểm soát và chỉ đạo chiến lược tổng thể. Lãnh đạo không cần phải can thiệp vào từng công việc chi tiết, mà thay vào đó tập trung vào việc thiết lập mục tiêu, định hướng phát triển và hỗ trợ đội ngũ khi cần thiết.

Đội ngũ tự vận hành có thể khiến người ta lo ngại về sự thiếu kiểm soát, nhưng khi được triển khai đúng cách, họ hoàn toàn có thể mang lại hiệu quả vượt trội. Để đảm bảo sự vận hành hiệu quả, nhân sự cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản. Dưới đây là những nguyên tắc quan trọng giúp nhóm tự tổ chức hoạt động một cách có trật tự và đạt được kết quả tối ưu.

• Hợp tác và làm việc nhóm: Khi không có người quản lý chỉ đạo, các thành viên trong nhóm cần chủ động giao tiếp và phối hợp chặt chẽ. Mọi người cần hỗ trợ lẫn nhau, chia sẻ thông tin và đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời gian, duy trì sự thống nhất trong nhóm.
• Năng lực và sự tự tin: Các thành viên trong nhóm tự vận hành phải có sự tự tin vào khả năng của bản thân và đồng đội. Mỗi người cần chủ động giải quyết công việc và không chờ đợi sự chỉ đạo từ lãnh đạo, tạo nền tảng để nhóm hoạt động độc lập và hiệu quả.
• Liên tục phát triển và cải tiến: Không có sự giám sát trực tiếp, các thành viên phải chủ động tìm kiếm cơ hội học hỏi và cải tiến quy trình làm việc. Sự cải tiến liên tục giúp nhóm duy trì hiệu suất và tạo ra kết quả tốt hơn theo thời gian.
• Niềm tin và tôn trọng lẫn nhau: Niềm tin và sự tôn trọng giữa các thành viên là yếu tố cốt lõi giúp nhóm tự vận hành hiệu quả. Mọi người cần tin tưởng vào khả năng của nhau và cùng nhau tìm giải pháp cho các vấn đề, giúp nhóm tiến về phía trước mà không cần sự can thiệp từ người quản lý.
• Động lực cao: Nhóm tự vận hành yêu cầu các thành viên có động lực cao để tự tìm kiếm công việc và thiết lập thời gian hoàn thành. Họ không dựa vào quản lý để thúc đẩy, mà tự tạo động lực để hoàn thành công việc đúng hạn và đạt hiệu quả.
• Tính liên tục: Để duy trì hiệu quả làm việc lâu dài, nhóm cần duy trì sự phát triển kỹ năng và động lực liên tục, đồng thời đảm bảo quy trình làm việc không bị gián đoạn. Điều này giúp nhóm duy trì sự ổn định và thành công bền vững trong dài hạn.
• Sở hữu và cam kết: Các thành viên phải có tinh thần sở hữu cao đối với kết quả chung và cam kết thực hiện các nguyên tắc nhóm. Sự cam kết này giúp nhóm duy trì tính tự giác, chủ động và góp phần vào thành công chung của toàn đội.

2. Tại sao đội ngũ tự vận hành lại là yếu tố then chốt cho sự phát triển bền vững?

Là nhà chiến lược tư vấn cho hơn 35.000 chủ doanh nghiệp, Mr. Tony Dzung đã chia sẻ: "Tôi nhận thấy nhiều chủ doanh nghiệp vẫn đang gặp phải vấn đề lớn liên quan tới nhóm nhân sự, đó là nhân viên còn phụ thuộc quá nhiều vào sự chỉ đạo của sếp; trong khi đó, sếp lại phải liên tục quản lý mọi thứ trong công ty, dẫn đến không có thời gian để tập trung vào công việc chiến lược dài hạn”.

Dưới đây là các vấn đề “nhức nhối” mà các chủ doanh nghiệp thường gặp phải:

• Lãnh đạo phải "cầm tay chỉ việc", khiến nhân viên lười biếng, thiếu động lực và phụ thuộc vào sự chỉ đạo từ sếp, giảm hiệu suất làm việc.
• Lãnh đạo không có thời gian hoạch định chiến lược, vì phải loay hoay quản lý công việc hành chính khiến doanh nghiệp thiếu tầm nhìn dài hạn.
• Mất kiểm soát quy trình quản lý, khi lãnh đạo phải làm quá nhiều việc, gây ra sự thiếu nhất quán và gián đoạn trong hoạt động hàng ngày.
• Nhân viên mất động lực và thiếu sáng tạo, vì không được trao quyền chủ động khiến công ty không thể đổi mới và phát triển bền vững.

Vì vậy, việc xây dựng một đội ngũ tự vận hành chính là chìa khóa để giải quyết vấn đề này. Đội ngũ không chỉ cần làm việc hiệu quả, mà còn phải có khả năng vận hành độc lập. Từ đó, “giải phóng” người lãnh đạo khỏi những công việc không cần thiết. Dưới đây là 5 lợi ích khi doanh nghiệp xây dựng đội ngũ tự vận hành:

• Tăng cường năng suất và hiệu quả công việc: Đội ngũ tự vận hành có khả năng tự tổ chức và quản lý công việc của mình mà không cần sự giám sát chặt chẽ từ cấp trên. Khi nhân viên cảm thấy có quyền tự quyết định và chịu trách nhiệm về kết quả công việc, họ thường xuyên tìm cách tối ưu hóa quy trình làm việc, từ đó nâng cao hiệu quả tổng thể của tổ chức. 
• Khuyến khích sự sáng tạo và đổi mới: Khi không bị ràng buộc bởi các quy trình cứng nhắc, đội ngũ tự vận hành có thể tự do thử nghiệm và áp dụng các phương pháp mới để giải quyết vấn đề. Sự tự chủ này thúc đẩy tinh thần sáng tạo, khuyến khích nhân viên đóng góp ý tưởng mới và cải tiến quy trình làm việc. Điều này đặc biệt quan trọng trong môi trường kinh doanh cạnh tranh, nơi đổi mới là yếu tố quyết định sự thành công.
• Giảm chi phí quản lý và tăng tính linh hoạt: Việc xây dựng đội ngũ tự vận hành giúp giảm bớt sự phụ thuộc vào các cấp quản lý trung gian, từ đó giảm chi phí quản lý và tăng tính linh hoạt trong tổ chức. Nhân viên có thể nhanh chóng đưa ra quyết định và phản ứng kịp thời với thay đổi trong môi trường kinh doanh mà không cần phải chờ đợi sự phê duyệt từ cấp trên.
• Nâng cao sự gắn kết và động lực làm việc của nhân viên: Khi nhân viên được trao quyền tự quyết định và chịu trách nhiệm về công việc của mình, họ cảm thấy được tôn trọng và đánh giá cao. Nhân viên có xu hướng gắn bó lâu dài với tổ chức hơn khi họ cảm thấy mình là một phần quan trọng trong quá trình ra quyết định và phát triển của doanh nghiệp. 
• Tăng khả năng mở rộng và phát triển bền vững: Đội ngũ tự vận hành giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng quy mô mà không gặp phải những rào cản lớn về quản lý. Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp có thể phát triển độc lập, vận hành theo quy trình đã được thiết lập từ trước, giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động mà không lo lắng về sự thiếu hụt nhân lực hay thiếu sót trong quản lý.

🔴Bạn có đang đau đầu với bài toán quản trị nhân sự trong doanh nghiệp?

• Doanh nghiệp có nhiều dự án hấp dẫn nhưng không tuyển được nhân sự giỏi để thực thi?
• Nhân viên làm việc rời rạc, thiếu gắn kết, dẫn đến hiệu suất thấp?
• Khó khăn trong tuyển dụng nhân sự phù hợp, mất thời gian và chi phí nhưng kết quả không như mong đợi?
• Nhân tài lần lượt rời đi, không thể giữ chân những người thực sự giỏi?
• Bạn cảm thấy quá tải vì phải “ôm đồm” mọi thứ, thiếu một đội ngũ đáng tin cậy để cùng gánh vác?

👉Giải pháp hoàn hảo cho các lãnh đạo, chủ doanh nghiệp: Trường Doanh nhân HBR mang đến khóa học “Quản trị Nhân sự dành cho Sếp” – Chìa khóa giúp các quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp thoát khỏi vòng xoáy này và xây dựng một hệ thống nhân sự bền vững.

3. Vai trò của chủ doanh nghiệp khi quản lý đội ngũ tự vận hành

Khi doanh nghiệp phát triển, việc chuyển giao quyền lực và giảm bớt sự phụ thuộc vào người lãnh đạo là bước đi cần thiết để hướng tới một hệ thống tự vận hành. Tuy nhiên, dù đội ngũ đã có thể tự quản lý, vai trò của chủ doanh nghiệp vẫn vô cùng quan trọng trong việc thiết lập và duy trì sự hiệu quả của toàn bộ hệ thống.

Dưới đây là những vai trò chính mà chủ doanh nghiệp cần đảm nhận để quản lý đội ngũ tự vận hành một cách hiệu quả:

3.1. Định hướng chiến lược và mục tiêu dài hạn

Chủ doanh nghiệp đóng vai trò chính trong việc xác định tầm nhìn và chiến lược dài hạn của công ty. Lãnh đạo cần đảm bảo đội ngũ hiểu rõ mục tiêu và phương hướng phát triển của tổ chức để họ có thể tự vận hành và đưa ra các quyết định hợp lý mà không cần sự chỉ đạo chi tiết từ người sáng lập. 

Khi đội ngũ nắm vững chiến lược, họ sẽ chủ động thực hiện công việc và đảm bảo sự phát triển bền vững mà không cần sự can thiệp thường xuyên từ lãnh đạo.

3.2. Thiết kế hệ thống và quy trình vận hành

Một trong những vai trò quan trọng của chủ doanh nghiệp là thiết kế bộ máy vận hành. Chủ doanh nghiệp cần tạo ra những quy trình làm việc hiệu quả, thiết lập hệ thống tự động và chuẩn hóa công việc. 

Khi hệ thống vận hành trơn tru, đội ngũ có thể tự quản lý công việc của mình mà không cần sự can thiệp của lãnh đạo, đồng thời giúp doanh nghiệp dễ dàng mở rộng mà không gặp phải sự gián đoạn.

3.3. Trao quyền và phát triển nhân viên

Chủ doanh nghiệp cần dành thời gian để trao quyền cho đội ngũ. Việc này không chỉ giúp nhân viên cảm thấy có trách nhiệm mà còn giúp họ phát triển khả năng tự quản lý và ra quyết định độc lập. 

Tuy nhiên, khi trao quyền, chủ doanh nghiệp cần phải có sự tin tưởng và khuyến khích nhân viên thử nghiệm và học hỏi từ sai lầm. Điều này giúp đội ngũ tự vận hành mạnh mẽ và giảm bớt sự phụ thuộc vào người sáng lập.

3.4. Giám sát kết quả và điều chỉnh chiến lược

Dù đội ngũ đã có thể tự vận hành, chủ doanh nghiệp vẫn cần giám sát kết quả và đảm bảo mọi hoạt động vẫn đúng hướng. Khi cần thiết, chủ doanh nghiệp phải đưa ra các điều chỉnh chiến lược để đảm bảo công ty phát triển bền vững. 

Việc theo dõi các chỉ số hiệu suất và phản hồi từ đội ngũ giúp chủ doanh nghiệp điều chỉnh kịp thời, tránh tình trạng tụt lại phía sau hoặc đi sai hướng.

4. Các bước xây dựng đội ngũ tự vận hành trong doanh nghiệp

Khi đội ngũ có thể tự quản lý công việc mà không cần sự giám sát thường xuyên từ lãnh đạo, nhà lãnh đạo sẽ có thời gian tập trung vào chiến lược dài hạn và những cơ hội mới. Dưới đây là những bước quan trọng giúp chủ doanh nghiệp tạo ra một đội ngũ mạnh mẽ, chủ động và hiệu quả:

4.1. Xác định rõ mục tiêu và kỳ vọng

Đây là bước nền tảng đầu tiên và quan trọng nhất để hình thành một đội ngũ tự vận hành. Chủ doanh nghiệp cần định hình rõ ràng đội ngũ này sẽ hướng tới điều gì, đóng vai trò gì trong tổ chức và tiêu chuẩn như thế nào là “tự vận hành”.

1 - Xác định mục tiêu cấp công ty và phân rã xuống từng bộ phận

Một đội ngũ chỉ có thể vận hành độc lập khi họ biết rõ mình đang hướng tới điều gì, tiêu chuẩn hoàn thành là gì và tại sao điều đó lại quan trọng. Thay vì chỉ đạo hoặc giao việc chung chung, lãnh đạo cần hướng dẫn nhân viên xây dựng và hiểu rõ mục tiêu theo nguyên tắc SMART:

• Đặt mục tiêu cấp công ty theo mô hình SMART: Trước tiên, bạn cần xác định mục tiêu tổng thể của công ty trong một giai đoạn cụ thể, ví dụ theo quý hoặc theo năm. Mục tiêu này cần rõ ràng, đo lường được, có thời hạn và phù hợp với nguồn lực hiện tại. Ví dụ : Tăng doanh thu từ 10 tỷ lên 12 tỷ (20%) trong quý III.
• Phân rã mục tiêu xuống từng phòng ban và cá nhân: Sau khi có mục tiêu cấp công ty, bạn cần "chia nhỏ" nó xuống từng bộ phận, từng nhân sự cụ thể để đảm bảo mỗi người đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong việc góp phần đạt mục tiêu chung. Ví dụ phân rã:
• Phòng Marketing: “Thu về 2.000 khách hàng tiềm năng qua Facebook Ads trong 3 tháng”
• Nhân viên Content: “Viết 12 bài SEO/tháng, trong đó có ít nhất 3 bài vào top 10 Google”
• Thống nhất kỳ vọng thông qua đối thoại 1:1 hoặc họp nhóm: Thay vì giao nhiệm vụ một chiều, hãy tổ chức các buổi làm việc trực tiếp với nhân viên để thống nhất mục tiêu. Đây là cơ hội để bạn lắng nghe các khó khăn, điều chỉnh mức độ phù hợp và giúp nhân viên cam kết cao hơn với mục tiêu. 
• Ví dụ: Bạn đưa ra kỳ vọng: “12 bài viết/tháng”. Nhân viên phản hồi rằng đang đảm nhiệm thêm social nên chỉ có thể đảm bảo 8 bài chất lượng. Khi đó bạn có thể cân nhắc phân bổ lại công việc hoặc điều chỉnh KPI cho hợp lý.
• Ghi lại mục tiêu trong tài liệu chung để theo dõi: Sau khi thống nhất, hãy ghi chép toàn bộ mục tiêu vào một tài liệu dùng chung. Việc này giúp cả sếp và nhân viên dễ dàng theo dõi tiến độ, cập nhật kết quả và tránh hiểu sai sau mỗi cuộc họp. Nhà lãnh đạo có thể sử dụng thêm công cụ hỗ trợ như Google Sheets, Notion, các phần mềm OKRs chuyên dụng (Perdoo, Weekdone, Gtmhub…).

2 - Thiết lập kỳ vọng rõ ràng và đo lường được

Một trong những lý do khiến nhân viên làm việc kém hiệu quả là họ không biết rõ sếp kỳ vọng điều gì. Những câu như “làm tốt vào nhé”, “cố gắng lên” hay “đừng sai sót nữa” rất mơ hồ, không cho nhân viên một chuẩn mực cụ thể để phấn đấu. Hãy biến kỳ vọng thành các chỉ số đo lường rõ ràng, để nhân viên hiểu được họ cần đạt điều gì và làm thế nào để biết mình đang làm tốt.

3 - Thống nhất kỳ vọng qua đối thoại 2 chiều

Mr. Tony Dzung, Chủ tịch HĐQT HBR Holdings nhấn mạnh: “Giao việc một chiều là kiểu quản trị lỗi thời, dễ khiến nhân viên “vâng dạ cho qua” nhưng không thực sự hiểu hoặc cam kết thực hiện. Nguy hiểm hơn, nếu kỳ vọng vượt quá khả năng, họ sẽ âm thầm phản kháng hoặc làm chống đối”.

Chính vì vậy, hãy biến việc “giao kỳ vọng” thành buổi đối thoại 2 chiều, nơi lãnh đạo chia sẻ mục tiêu, còn nhân viên phản hồi về khả năng thực hiện.

Gợi ý cách triển khai:

• Hỏi thẳng: “Em thấy mục tiêu này có thực tế không? Nếu khó, phần nào cần hỗ trợ?”
• Ghi nhận phản hồi và cùng điều chỉnh nếu cần.
• Kết thúc bằng một cam kết rõ ràng từ hai phía.

4.2. Tuyển chọn và phát triển nhân sự phù hợp

Đội ngũ tự vận hành không thể xây dựng trên nền tảng những con người thụ động, thiếu trách nhiệm hoặc chỉ chờ “sếp nói mới làm”. Để có một tập thể chủ động, tự giác và linh hoạt, doanh nghiệp cần tuyển đúng người ngay từ đầu, đồng thời liên tục phát triển tư duy và kỹ năng cho họ.

1 - Tuyển đúng người, đúng “gen” tự vận hành

Không chỉ cần chuyên môn tốt, người phù hợp cho đội ngũ tự vận hành phải có:

• Tư duy chủ động: Luôn tìm cách giải quyết thay vì chờ hướng dẫn.
• Tinh thần trách nhiệm cao: Làm đến cùng, không đổ lỗi, không viện cớ.
• Tính kỷ luật cá nhân: Biết tự kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc.
• Khả năng hợp tác và giao tiếp: Biết phối hợp thay vì làm việc độc lập hoặc đùn đẩy.

Gợi ý: Trong quá trình phỏng vấn, hãy đặt các câu hỏi tình huống thực tế để đánh giá phản xạ giải quyết vấn đề, khả năng tự lập và thái độ. Ví dụ như:

• Nếu bạn được giao một nhiệm vụ nhưng không rõ cách làm và không có ai hướng dẫn cụ thể, bạn sẽ xử lý như thế nào?
• Bạn đang làm dở một công việc thì xảy ra sự cố bất ngờ làm chậm tiến độ. Sếp không có mặt, bạn sẽ làm gì?
• Giả sử bạn phát hiện một đồng nghiệp làm sai nhưng không ai trong công ty nhận ra. Bạn sẽ xử lý tình huống đó ra sao?

2 - Đào tạo đúng trọng tâm, phát triển năng lực tự chủ

Ngay cả khi tuyển đúng người, nếu không có môi trường học hỏi, nhân sự cũng khó phát triển đúng hướng.

Chủ doanh nghiệp cần:

• Tổ chức đào tạo định kỳ về: Kỹ năng tư duy phản biện, kỹ năng ra quyết định, quản lý thời gian, làm việc nhóm.
• Xây dựng văn hóa học hỏi liên tục: Chia sẻ kinh nghiệm, case study nội bộ, khuyến khích học từ lỗi sai thay vì phán xét.
• Cung cấp công cụ hỗ trợ tự quản lý: checklist công việc, phần mềm quản lý nhiệm vụ, OKR cá nhân…

3 - Giao việc thử thách, nuôi dưỡng năng lực lãnh đạo phân tán

Không ai có thể “tự vận hành” nếu chưa bao giờ được tin tưởng. Hãy bắt đầu bằng cách giao những nhiệm vụ nhỏ có quyền quyết định, sau đó tăng dần độ phức tạp và phạm vi trách nhiệm.

Đây là cách để:

• Nhân viên học cách ra quyết định và chịu trách nhiệm
• Lãnh đạo đánh giá khả năng và mức độ trưởng thành của từng người
• Tập trung nuôi dưỡng "key member" – người có thể dẫn dắt nhóm thay sếp

4.3. Thiết lập quy trình và hệ thống làm việc rõ ràng

Thay vì theo dõi mọi hoạt động, hãy thiết lập hệ thống chỉ thông báo khi có sự sai lệch đáng kể so với tiêu chuẩn. Điều này giúp giảm bớt gánh nặng giám sát cho quản lý và cho phép đội ngũ tập trung vào công việc chuyên môn.

Dưới đây là các bước quan trọng giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình và hệ thống làm việc hiệu quả:

• Xây dựng sơ đồ luồng công việc rõ ràng: Vẽ sơ đồ quy trình từ đầu vào đến đầu ra cho từng hoạt động chính trong doanh nghiệp (bán hàng, xử lý đơn hàng, tuyển dụng…). Mỗi bước cần xác định: ai phụ trách, đầu vào – đầu ra là gì, công cụ thực hiện.
• Phân công nhiệm vụ theo nguyên tắc rõ ràng: Mỗi đầu việc phải có một người chịu trách nhiệm chính (tránh “team làm” chung chung). Áp dụng mô hình RACI để làm rõ vai trò:
• R – Responsible: Người thực hiện
• A – Accountable: Người chịu trách nhiệm cuối
• C – Consulted: Người cần tham khảo
• I – Informed: Người cần được cập nhật
• Chuẩn hóa biểu mẫu và hướng dẫn thao tác: Tạo các checklist, biểu mẫu, quy định thao tác chuẩn để giảm sai sót và đảm bảo đồng nhất trong cách làm. Tập trung tài liệu vận hành vào một nơi dễ truy cập như Google Drive, Notion,...

4.4. Ứng dụng công nghệ hỗ trợ

Trong một môi trường làm việc không có sếp “kèm cặp” từng việc, công nghệ chính là cánh tay nối dài giúp đội ngũ duy trì sự phối hợp, chủ động và hiệu quả. Việc áp dụng các công cụ số không chỉ giúp minh bạch tiến độ, phân bổ công việc hợp lý, mà còn tự động hóa những tác vụ lặp lại, giảm tải công việc quản lý.

• Quản lý công việc hiệu quả với phần mềm: Thay vì giao việc qua miệng hay thông qua các tin nhắn không rõ ràng, hãy sử dụng các công cụ như Trello, ClickUp hay Base.vn để phân chia công việc rõ ràng, từ người phụ trách, thời gian hoàn thành cho đến tiến độ công việc. Nhân viên có thể chủ động theo dõi và cập nhật tiến độ mà không cần phải chờ đợi sự nhắc nhở của lãnh đạo.
• Giao tiếp mạch lạc qua các công cụ chuyên dụng: Sử dụng các nền tảng giao tiếp như Zalo nhóm, Slack hay Microsoft Teams giúp phân chia các cuộc trao đổi theo chủ đề, phòng ban hoặc dự án. Nhờ vậy, đội ngũ có thể dễ dàng theo dõi các thông tin quan trọng mà không bị lẫn lộn với các cuộc trò chuyện khác. Giao tiếp được tổ chức tốt sẽ giúp đội ngũ làm việc hiệu quả hơn mà không cần sự can thiệp liên tục của lãnh đạo.
• Ứng dụng AI vào doanh nghiệp: AI có thể hỗ trợ nhân viên viết nội dung, soạn email, tạo các chiến dịch Marketing. Ngoài ra, AI cũng có thể giúp phân tích dữ liệu kinh doanh và đưa ra gợi ý để cải thiện quy trình làm việc. Việc này không chỉ tiết kiệm thời gian mà còn giúp đội ngũ làm việc chủ động và sáng tạo hơn, giảm sự phụ thuộc vào sự chỉ đạo từ lãnh đạo.
• Chuẩn hóa tài liệu để mọi người tự tìm hiểu và làm việc: Tập hợp tất cả các quy trình, hướng dẫn và biểu mẫu vào một hệ thống dùng chung như Google Drive, Notion, giúp mọi người dễ dàng tra cứu và tự giải quyết công việc mà không phải hỏi lãnh đạo. Khi nhân viên biết cách tìm thông tin và tài liệu cần thiết, họ sẽ chủ động hơn trong công việc và giảm bớt sự phụ thuộc vào sự chỉ đạo trực tiếp từ sếp.
• Tự động hóa báo cáo và theo dõi kết quả công việc: Sử dụng các công cụ như Google Data Studio hoặc CRM để theo dõi tiến độ và kết quả công việc theo thời gian thực giúp cả lãnh đạo và nhân viên nắm rõ hiệu quả công việc. Khi kết quả được minh bạch và cập nhật liên tục, đội ngũ sẽ tự giác điều chỉnh và cải thiện công việc của mình mà không cần lãnh đạo phải nhắc nhở thường xuyên.

4.5. Khuyến khích văn hóa học tập và cải tiến liên tục

Doanh nghiệp cần tạo ra một môi trường giúp nhân viên luôn duy trì tư duy phát triển và sáng tạo. Dưới đây là các bước triển khai cụ thể để xây dựng một văn hóa học hỏi và cải tiến không ngừng, giúp đội ngũ phát triển bền vững và nâng cao hiệu suất công việc.

• Xây dựng môi trường học tập chủ động: Khuyến khích nhân viên chủ động học hỏi thông qua các khóa đào tạo, sách, tài liệu hoặc tham gia các hội thảo trực tuyến. Doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi học nhóm hoặc các buổi chia sẻ kiến thức nội bộ, giúp mọi người học hỏi từ nhau và áp dụng vào công việc thực tế.
• Khuyến khích chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm: Tạo ra các buổi chia sẻ hoặc nhóm thảo luận nội bộ để nhân viên có thể chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm cá nhân. Việc này không chỉ giúp nâng cao năng lực cho tất cả các thành viên mà còn tạo cơ hội để nhân viên cảm thấy giá trị đóng góp của mình được ghi nhận.
• Thiết lập mục tiêu cải tiến liên tục: Đặt mục tiêu cụ thể cho từng phòng ban hoặc cá nhân để cải tiến quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian hoặc tăng hiệu quả công việc. Các mục tiêu này có thể liên quan đến cải tiến chất lượng công việc, nâng cao năng suất hoặc giảm thiểu lỗi. Doanh nghiệp cần đánh giá kết quả đạt được sau mỗi chu kỳ để điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình làm việc.
• Tạo không gian thử nghiệm và đổi mới: Khuyến khích nhân viên đề xuất và thử nghiệm các ý tưởng mới mà không sợ thất bại. Việc tạo không gian cho đổi mới sẽ giúp đội ngũ không ngừng sáng tạo và tìm ra những phương thức làm việc hiệu quả hơn. Doanh nghiệp có thể tổ chức các cuộc thi ý tưởng hoặc dự án nhỏ để thử nghiệm các sáng kiến và áp dụng nếu có kết quả tích cực.
• Đánh giá và phản hồi thường xuyên: Thực hiện các cuộc họp đánh giá hiệu suất và phản hồi định kỳ để nhận diện các cơ hội cải tiến. Phản hồi mang tính xây dựng giúp nhân viên hiểu rõ điểm mạnh, điểm yếu của mình và có hướng phát triển.

4.6. Xây dựng môi trường tin cậy và tôn trọng lẫn nhau

Một trong những yếu tố quan trọng giúp đội ngũ tự vận hành hiệu quả là môi trường làm việc tin cậy và tôn trọng lẫn nhau. Khi nhân viên cảm thấy tin tưởng vào khả năng của đồng nghiệp và được tôn trọng, họ sẽ chủ động hơn trong công việc, sẵn sàng đóng góp ý tưởng mới và giải quyết vấn đề một cách độc lập.

• Xây dựng chính sách giao tiếp mở và minh bạch: Mọi vấn đề cần được giải quyết trực tiếp và công bằng, không che giấu hay ngần ngại trao đổi ý kiến. Lãnh đạo cần lắng nghe phản hồi từ nhân viên và tạo cơ hội cho họ bày tỏ quan điểm.
• Khuyến khích tôn trọng sự đa dạng và khác biệt: Hãy khuyến khích nhân viên tôn trọng và học hỏi từ những quan điểm, ý tưởng khác biệt. Việc đề cao sự khác biệt giúp đội ngũ phát triển tư duy sáng tạo, linh hoạt và dễ dàng tìm ra những giải pháp mới. Cùng với đó, đảm bảo rằng mọi thành viên đều có cơ hội thể hiện và đóng góp ý tưởng mà không bị phán xét.
• Thực hiện đánh giá và phản hồi công bằng: Mỗi nhân viên cần được đánh giá dựa trên kết quả công việc và đóng góp thực tế thay vì theo cảm tính. Phản hồi mang tính xây dựng giúp nhân viên nhận thức được điểm mạnh, điểm yếu của mình và phát triển một cách công bằng. Lãnh đạo cũng cần chủ động đưa ra lời khen ngợi khi nhân viên hoàn thành công việc tốt và hỗ trợ khi gặp khó khăn.
• Phân quyền và trách nhiệm cho nhân viên: Nhân viên sẽ cảm thấy được tôn trọng khi họ có thể tự chủ động trong công việc và chịu trách nhiệm về kết quả công việc của mình. Khi được trao quyền, họ sẽ có cảm giác mình là một phần quan trọng trong sự phát triển của công ty, tạo động lực làm việc và thúc đẩy sự sáng tạo.
• Tổ chức các hoạt động tăng cường gắn kết và đoàn kết: Các hoạt động team-building hoặc những cuộc gặp gỡ ngoài công việc sẽ giúp tạo ra sự gắn kết giữa các thành viên trong đội ngũ. Khi mọi người hiểu nhau hơn, họ sẽ phối hợp hiệu quả hơn trong công việc và hỗ trợ nhau khi gặp khó khăn.

4.7. Đánh giá và điều chỉnh liên tục

Mặc dù đội ngũ tự vận hành có quyền tự chủ cao, nhưng cần đảm bảo rằng các hoạt động của họ vẫn phù hợp và hỗ trợ chiến lược tổng thể của tổ chức. Việc này giúp đảm bảo rằng mọi nỗ lực của đội ngũ đều hướng đến mục tiêu chung và đóng góp vào sự phát triển bền vững của tổ chức.

• Đặt mục tiêu và chỉ số đánh giá rõ ràng: Trước khi bắt đầu đánh giá, doanh nghiệp cần thiết lập các chỉ số đánh giá cụ thể cho từng phòng ban và cá nhân, chẳng hạn như tỷ lệ hoàn thành công việc đúng hạn, chất lượng công việc, mức độ hài lòng của khách hàng. Các chỉ số này giúp theo dõi tiến độ và xác định hiệu quả công việc một cách rõ ràng.
• Thực hiện đánh giá hiệu suất định kỳ: Đánh giá hiệu suất nên được thực hiện định kỳ (hằng tháng hoặc hằng quý) để theo dõi tiến độ công việc và đánh giá kết quả đạt được. Các cuộc họp đánh giá nên tập trung vào kết quả cụ thể, điểm mạnh và các điểm cần cải thiện.
• Khuyến khích phản hồi 2 chiều: Nhân viên cần được khuyến khích chia sẻ ý kiến về quy trình, môi trường làm việc và cách lãnh đạo hỗ trợ họ. Việc này giúp lãnh đạo hiểu rõ hơn về những khó khăn mà nhân viên gặp phải, từ đó có giải pháp điều chỉnh phù hợp. Đưa vào thực tiễn một môi trường giao tiếp mở sẽ giúp doanh nghiệp liên tục cải tiến và phát triển.
• Điều chỉnh quy trình và phương pháp làm việc: Sau mỗi cuộc đánh giá, doanh nghiệp cần lắng nghe và điều chỉnh quy trình làm việc dựa trên các kết quả và phản hồi thu thập được. Việc điều chỉnh có thể bao gồm thay đổi cách thức giao việc, cải tiến công cụ hỗ trợ công việc hoặc tối ưu hóa các bước trong quy trình.

5. Các thách thức khi xây dựng đội ngũ tự vận hành và cách khắc phục

Việc xây dựng một đội ngũ tự vận hành không phải là quá trình dễ dàng, đặc biệt với những doanh nghiệp đã quen với mô hình quản lý truyền thống. Lãnh đạo có thể gặp phải nhiều rào cản từ chính tư duy quản trị, năng lực đội ngũ đến thói quen làm việc cũ kỹ.

Tuy nhiên, nếu nhận diện đúng thách thức và có giải pháp phù hợp, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuyển đổi thành công để vận hành hiệu quả, bền vững hơn.

• Khó khăn trong việc chuyển đổi từ mô hình quản lý truyền thống: Nhiều nhân viên và lãnh đạo quen với mô hình quản lý tập trung, việc chuyển sang tự quản lý có thể gặp phải vấn đề thiếu niềm tin vào khả năng của đội ngũ. → Giải pháp: Cung cấp chương trình đào tạo và coaching để phát triển kỹ năng tự quản lý, đồng thời tạo ra môi trường khuyến khích thử nghiệm và học hỏi từ sai lầm.
• Thiếu định hướng và mục tiêu rõ ràng: Không có lãnh đạo trực tiếp có thể dẫn đến việc thiếu định hướng và mục tiêu không rõ ràng, ảnh hưởng đến hiệu suất và động lực của đội ngũ. → Giải pháp: Thiết lập "Bản đồ quyết định" kỹ thuật số để xác định rõ quyền hạn và trách nhiệm, đồng thời triển khai "Hệ thống báo cáo ngoại lệ" để chỉ nhận thông báo khi có sự sai lệch đáng kể so với tiêu chuẩn.
• Khó khăn trong việc giải quyết xung đột và duy trì sự hợp tác: Thiếu sự giám sát có thể dẫn đến xung đột không được giải quyết kịp thời, ảnh hưởng đến tinh thần và hiệu quả làm việc nhóm. → Giải pháp: Khuyến khích văn hóa giao tiếp mở và minh bạch, tổ chức các buổi họp định kỳ để giải quyết vấn đề và duy trì sự gắn kết trong đội ngũ.
• Thiếu kỹ năng lãnh đạo phân tán: Không phải ai trong đội ngũ cũng có khả năng lãnh đạo phân tán, dẫn đến thiếu sự chủ động và quyết đoán trong công việc. → Giải pháp: Đào tạo và phát triển kỹ năng lãnh đạo cho tất cả thành viên, khuyến khích họ chủ động đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm về kết quả công việc. 
• Khó khăn trong việc duy trì sự liên kết với chiến lược tổ chức: Đội ngũ tự vận hành có thể hoạt động độc lập, nhưng nếu không được định hướng đúng đắn, có thể lệch hướng so với chiến lược tổng thể của tổ chức. → Giải pháp: Thiết lập cơ chế phản hồi định kỳ với lãnh đạo cấp cao, đảm bảo rằng các mục tiêu và hoạt động của đội ngũ phù hợp với chiến lược chung.

Việc xây dựng đội ngũ tự vận hành không chỉ giúp giảm áp lực cho lãnh đạo mà còn tạo cơ hội để nhân viên phát huy tối đa khả năng. Hy vọng rằng chủ doanh nghiệp đã biết cách áp dụng thành công việc thành lập đội ngũ tự tổ chức thông qua bài viết này. Đừng quên theo dõi và đăng ký tham gia các khóa học về quản trị nhân sự dành cho Sếp tại Trường Doanh Nhân HBR!