5 KỸ NĂNG VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ LÃNH ĐẠO CẦN NẮM VỮNG

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn phát triển bền vững cần hơn cả đam mê, đó là kỹ năng vận hành hiệu quả. Lãnh đạo sở hữu kỹ năng này có thể tổ chức công việc khoa học, kiểm soát rủi ro, tối ưu chi phí và xây dựng đội ngũ chủ động.  Cùng HBR khám phá 5 kỹ năng vận hành cốt lõi mà lãnh đạo doanh nghiệp vừa và nhỏ cần nắm vững để duy trì hoạt động ổn định và tăng trưởng bền vững.

Nội dung chính của bài viết:

• Thực trạng vận hành SME tại Việt Nam: Những vấn đề phổ biến trong quản lý và điều hành.

• 5 kỹ năng vận hành cốt lõi: Từ thiết lập quy trình, quản trị tài chính, nhân sự, công nghệ đến kỹ năng lãnh đạo.

• Lộ trình phát triển kỹ năng vận hành: 5 giai đoạn giúp doanh nghiệp chuyển từ phụ thuộc sang hệ thống tự chủ.
• Lợi ích đối với doanh nghiệp nhỏ: Hiệu suất tăng, chi phí giảm, tổ chức ổn định và phát triển bền vững.

1. Thực trạng vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam

Theo OECD, “SME & Entrepreneurship Policy in VietNam, tại Việt Nam doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) chiếm khoảng 98% tổng số doanh nghiệp, đóng góp khoảng 47% lực lượng lao động chính thức và tạo ra gần 36% giá trị gia tăng (value added) của khu vực doanh nghiệp chính thức.
Đây là lực lượng kinh tế chủ lực của quốc gia, nhưng cũng là nhóm đang đối mặt với nhiều thách thức nghiêm trọng trong vận hành và quản trị doanh nghiệp.

Dưới đây là thực trạng vận hành doanh nghiệp SMEs tại Việt Nam:

• Vận hành theo cảm tính
• Quản trị nhân sự rời rạc, thiếu đội ngũ vận hành thực thụ
• Ứng dụng công nghệ và tự động hóa còn hạn chế
• Quản lý tài chính và dòng tiền thiếu kiểm soát
• Thiếu văn hóa vận hành và tư duy phát triển bền vững

1 - Vận hành theo cảm tính 

Phần lớn chủ doanh nghiệp SME đi lên từ nghề, không có nền tảng quản trị bài bản. Khi doanh nghiệp phát triển, họ thường “ôm đồm” mọi việc: vừa ra chiến lược, vừa bán hàng, vừa kiểm soát vận hành.

Các vấn đề phổ biến:

• Thiếu quy trình chuẩn hóa (SOP) cho từng bộ phận.
• Không có hệ thống đánh giá hiệu suất (KPI/OKR).
• Quy trình làm việc phụ thuộc vào con người, không dựa trên dữ liệu và hệ thống.

Điều này khiến doanh nghiệp thiếu tính ổn định, khó mở rộng quy mô và dễ rơi vào tình trạng khủng hoảng khi tăng trưởng nhanh.

2 - Quản trị nhân sự rời rạc, thiếu đội ngũ vận hành thực thụ

Phần lớn doanh nghiệp SME tại Việt Nam chưa xây dựng được đội ngũ quản lý cấp trung hoặc bộ phận vận hành chuyên trách. Họ thường không có sơ đồ tổ chức rõ ràng, bản mô tả công việc (JD) hoặc quy trình phối hợp liên phòng ban.

Hệ quả:

• Nhân sự làm việc theo thói quen, thiếu định hướng và tiêu chuẩn.
• Chủ doanh nghiệp phải xử lý cả việc nhỏ, dẫn đến quá tải.
• Thiếu người chịu trách nhiệm theo dõi tiến độ, kiểm soát chất lượng.

Đây chính là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp dù có doanh thu tốt vẫn không thể “bứt phá” sang giai đoạn phát triển bền vững.

3 - Ứng dụng công nghệ và tự động hóa còn hạn chế

Dù Việt Nam đang trong giai đoạn chuyển đổi số mạnh mẽ, phần lớn SMEs vẫn vận hành thủ công, thiếu ứng dụng công nghệ và dữ liệu.

Theo báo cáo của Bộ Kế hoạch & Đầu tư (MPI, 2023), chỉ khoảng 2,2% doanh nghiệp thực sự làm chủ công nghệ số và các giải pháp số hóa. Một số nghiên cứu trước đại dịch cũng cho thấy chỉ 30% doanh nghiệp nhỏ bắt đầu tiến trình chuyển đổi số, phần còn lại vẫn trong giai đoạn tìm hiểu.

Nguyên nhân chính:

• Thiếu kiến thức công nghệ và nhân sự chuyên môn.
• Lo ngại chi phí đầu tư ban đầu.
• Chưa thấy rõ lợi ích đo lường được từ việc áp dụng công nghệ.

Kết quả là doanh nghiệp mất nhiều thời gian xử lý thủ công, sai sót cao và khó kiểm soát hiệu quả vận hành.

4 - Quản lý tài chính và dòng tiền thiếu kiểm soát

Rất nhiều doanh nghiệp SME có doanh thu tốt nhưng thiếu tiền mặt để duy trì hoạt động – một nghịch lý phổ biến.

Nguyên nhân đến từ:

• Không có kế hoạch tài chính hoặc ngân sách chi tiết.
• Không theo dõi dòng tiền định kỳ (tuần/tháng).
• Chi tiêu dàn trải, không có ưu tiên đầu tư rõ ràng.

Theo khảo sát của Liên đoàn Thương mại & Công nghiệp Việt Nam (VCCI, 2023), hơn 60% doanh nghiệp nhỏ gặp khó khăn trong quản lý dòng tiền và gần 40% chưa có báo cáo tài chính nội bộ định kỳ.

Khi thiếu năng lực kiểm soát tài chính, doanh nghiệp dễ bị “đứt dòng tiền”, không đủ vốn xoay vòng hoặc mất khả năng đầu tư chiến lược.

5 - Thiếu văn hóa vận hành và tư duy phát triển bền vững

Phần lớn SME tập trung vào doanh thu ngắn hạn, ít chú trọng xây dựng hệ thống vận hành lâu dài.

Một số biểu hiện thường thấy:

• Không có bộ phận chuyên trách kiểm soát chất lượng hay trải nghiệm khách hàng.
• Không đầu tư đào tạo nội bộ, khiến nhân sự thiếu kỹ năng thực thi.
• Thiếu “văn hóa vận hành” - tinh thần tuân thủ, đo lường và cải tiến liên tục.

Điều này khiến doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng phụ thuộc vào cá nhân và thiếu khả năng mở rộng bền vững.

2. 5 kỹ năng vận hành doanh nghiệp vừa và nhỏ

Để doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động hiệu quả, nhà lãnh đạo không chỉ cần tầm nhìn chiến lược mà còn phải sở hữu những kỹ năng vận hành thực tiễn giúp tối ưu nguồn lực, nâng cao năng suất và đảm bảo tăng trưởng bền vững. 

Dưới đây là 5 kỹ năng cốt lõi mà bất kỳ chủ doanh nghiệp nào cũng cần rèn luyện.

• Kỹ năng thiết lập và tối ưu quy trình
• Kỹ năng quản lý tài chính và dòng tiền
• Kỹ năng quản trị nhân sự và xây dựng đội ngũ vận hành
• Kỹ năng ứng dụng công nghệ và AI trong vận hành
• Kỹ năng lãnh đạo và ra quyết định trong vận hành

2.1. Kỹ năng thiết lập và tối ưu quy trình

Một doanh nghiệp muốn hoạt động hiệu quả cần có hệ thống quy trình rõ ràng. Nhiều chủ doanh nghiệp hiện nay vẫn điều hành dựa vào kinh nghiệm cá nhân, thiếu quy trình chuẩn nên nhân viên làm việc không nhất quán, kết quả phụ thuộc vào “người làm” chứ không phải “cách làm”.

Kỹ năng thiết lập và tối ưu quy trình giúp doanh nghiệp hoạt động bài bản, tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và dễ dàng nhân rộng.
Trước hết, người lãnh đạo cần xác định chuỗi giá trị cốt lõi – hiểu rõ từng bước tạo nên doanh thu và lợi nhuận của mình: marketing thu hút khách hàng → bán hàng → chăm sóc khách → quản lý nội bộ (tài chính, nhân sự, vận hành).

Từ chuỗi này, hãy xây dựng quy trình chuẩn (SOP) cho từng công việc. Một quy trình tốt phải trả lời được 5 câu hỏi:

• Ai thực hiện?
• Làm gì?
• Làm như thế nào?
• Khi nào hoàn thành?
• Kết quả cần đạt là gì?

Khi SOP được áp dụng, doanh nghiệp sẽ giảm phụ thuộc vào cá nhân, đào tạo nhân viên mới nhanh hơn và kiểm soát được chất lượng đầu ra.

Sau khi có quy trình, cần đặt ra chỉ số đo lường hiệu quả (KPI) cho từng phòng ban. Không có đo lường, không thể cải tiến. Ví dụ: tỷ lệ đơn hàng giao đúng hẹn, thời gian phản hồi khách hàng, năng suất trung bình của mỗi nhân viên.

Cuối cùng, doanh nghiệp cần duy trì văn hóa cải tiến liên tục. Mỗi tháng hoặc mỗi quý, hãy xem lại quy trình cũ, loại bỏ những bước rườm rà, tự động hóa những phần có thể. Sau một năm, bạn sẽ thấy hệ thống của mình gọn gàng, hiệu quả và dễ vận hành hơn rất nhiều.

2.2. Kỹ năng quản lý tài chính và dòng tiền

Tài chính là “hệ tuần hoàn máu” của doanh nghiệp. Nhiều chủ doanh nghiệp chỉ nhìn vào doanh thu mà quên kiểm soát dòng tiền thực, dẫn đến tình trạng “doanh thu có, tiền mặt không”, mất khả năng thanh toán hoặc phải vay gấp để duy trì hoạt động.

Kỹ năng quản lý tài chính và dòng tiền giúp doanh nghiệp ổn định, tránh khủng hoảng và chủ động trong đầu tư.

• Hiểu rõ cấu trúc chi phí: Phân loại thành
• Chi phí cố định: thuê mặt bằng, lương, phần mềm, bảo trì.
• Chi phí biến đổi: nguyên liệu, quảng cáo, hoa hồng, vận chuyển
• Theo dõi dòng tiền thực (Cash Flow): Ghi rõ các khoản tiền vào – ra mỗi tuần hoặc mỗi tháng. Chỉ cần bảng tính đơn giản, chủ doanh nghiệp đã có thể nắm rõ tình hình tài chính. Nếu dòng tiền âm, cần xác định nguyên nhân: chi phí vượt kế hoạch, khách hàng chậm thanh toán hay doanh số giảm.
• Dự báo dòng tiền 3-6 tháng tới: Giúp chủ động trong việc dự trữ tiền mặt, đầu tư mở rộng hoặc tăng chi cho marketing đúng thời điểm.
• Xây dựng cơ chế kiểm soát tài chính nội bộ: Quy định rõ quy trình phê duyệt chi tiêu, phân quyền kế toán và lập báo cáo định kỳ. Minh bạch tài chính giúp giảm thất thoát, tăng uy tín và dễ dàng làm việc với ngân hàng, nhà đầu tư, đối tác.

2.3. Kỹ năng quản trị nhân sự và xây dựng đội ngũ vận hành

Con người là yếu tố trung tâm của mọi hoạt động. Một hệ thống dù hoàn hảo đến đâu cũng không thể hiệu quả nếu thiếu đội ngũ giỏi và gắn bó.
Kỹ năng quản trị nhân sự giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ chủ động, hiểu việc và làm việc có trách nhiệm.

• Tuyển đúng người - đúng việc: Mỗi vị trí cần có bản mô tả công việc (JD) rõ ràng, xác định yêu cầu năng lực và tiêu chuẩn kết quả. Khi nhân viên hiểu rõ vai trò, họ sẽ chủ động hơn và giảm sai sót.
• Xây dựng hệ thống đánh giá và lộ trình phát triển: Thiết lập tiêu chí đánh giá minh bạch và cơ hội thăng tiến rõ ràng giúp nhân sự có mục tiêu, gắn bó và nỗ lực hơn.
• Đào tạo đội ngũ quản lý cấp trung: Đây là “xương sống” của doanh nghiệp, giúp triển khai chiến lược và giám sát vận hành. Quản lý tốt phải hiểu quy trình, biết giao việc và truyền cảm hứng cho đội nhóm.
• Cơ chế báo cáo và phản hồi minh bạch: Thông tin rõ ràng giúp tránh đùn đẩy trách nhiệm, giảm xung đột nội bộ và giúp hệ thống vận hành trơn tru, thống nhất.

Tóm lại, quản trị nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp xây dựng đội ngũ vững mạnh, tăng hiệu suất và tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững.

2.4. Kỹ năng ứng dụng công nghệ và AI trong vận hành

Thời đại số đang thay đổi cách doanh nghiệp hoạt động. Công nghệ và trí tuệ nhân tạo (AI) không còn là lựa chọn xa vời, mà là công cụ giúp doanh nghiệp nhỏ cạnh tranh ngang hàng với các “ông lớn”.

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ những ứng dụng cơ bản:

• CRM (Customer Relationship Management): Quản lý khách hàng, theo dõi hành trình mua hàng và tự động chăm sóc sau bán.
• ERP (Enterprise Resource Planning): Hệ thống quản trị tổng thể giúp kết nối các bộ phận như nhân sự, kế toán, kho, sản xuất.
• Chatbot, Email Marketing và AI Tools: Tự động trả lời khách hàng, nhắc lịch, tạo báo cáo, phân tích dữ liệu.
• Phân tích dữ liệu (Data Analytics): Giúp người lãnh đạo nhìn thấy xu hướng kinh doanh và ra quyết định nhanh hơn.

Việc ứng dụng công nghệ mang lại ba lợi ích lớn:

• Tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.
• Giảm sai sót do con người.
• Tăng năng suất và khả năng kiểm soát dữ liệu.

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ những phần mềm đơn giản, chi phí thấp, phù hợp với quy mô hiện tại. Sau khi quen, có thể tích hợp thêm các công cụ mạnh hơn hoặc áp dụng AI vào các hoạt động marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng.

2.5. Kỹ năng lãnh đạo và ra quyết định trong vận hành

Một doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài cần có người lãnh đạo biết xây dựng hệ thống vận hành tự chủ, chứ không chỉ “làm việc thay nhân viên”.

Kỹ năng lãnh đạo trong vận hành là khả năng ra quyết định dựa trên dữ liệu, truyền cảm hứng cho đội ngũ và duy trì kỷ luật tổ chức. Người lãnh đạo giỏi không phải là người làm tất cả, mà là người biết ủy quyền đúng người, đúng việc và vẫn kiểm soát được kết quả.

Để vận hành hiệu quả, người lãnh đạo cần:

• Dựa vào số liệu thực tế thay vì cảm tính khi ra quyết định.
• Giữ văn hóa minh bạch và trách nhiệm trong toàn doanh nghiệp.
• Biết lúc nào cần “can thiệp” và lúc nào nên “trao quyền” để đội ngũ tự vận hành.
• Liên tục học hỏi, cập nhật xu hướng công nghệ, quản trị và thị trường.

Một nhà lãnh đạo có tầm nhìn và kỹ năng vận hành tốt sẽ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru, nhân sự ổn định, chi phí tối ưu và lợi nhuận tăng trưởng bền vững.

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh khốc liệt và biến động không ngừng, một doanh nghiệp muốn phát triển bền vững không thể chỉ dựa vào đam mê và bản năng. Thực tế cho thấy, nhiều chủ doanh nghiệp vẫn đang "làm thay" nhân viên, thiếu hệ thống vận hành bài bản và kỹ năng lãnh đạo chuyên nghiệp. Hậu quả là tổ chức rối ren, nhân sự kém gắn kết, chi phí tăng cao mà kết quả kinh doanh vẫn dậm chân tại chỗ.

Người lãnh đạo giỏi không phải là người làm tất cả, mà là người biết trao quyền đúng người - đúng việc, giữ vững văn hóa kỷ luật - minh bạch và ra quyết định dựa trên số liệu thay vì cảm tính.

Chính vì vậy, Trường Doanh nhân HBR mang đến khóa học "XÂY DỰNG NĂNG LỰC LÃNH ĐẠO, PHÁT TRIỂN ĐỘI NHÓM VÀ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP" – chương trình dành riêng cho những nhà lãnh đạo muốn kiến tạo đội ngũ vững mạnh và vận hành doanh nghiệp hiệu quả trong thời đại AI.

Tham gia khóa học, bạn sẽ nhận được:

• Làm chủ tư duy lãnh đạo hiện đại, xây dựng phong cách lãnh đạo truyền cảm hứng.
• Biết cách xây dựng hệ thống vận hành hiệu quả, không phụ thuộc vào cá nhân.
• Thành thạo kỹ năng giao việc, ủy quyền và kiểm soát kết quả đội nhóm.
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp minh bạch, có kỷ luật và đề cao trách nhiệm.
• Gia tăng năng suất, gắn kết đội ngũ và tối ưu chi phí vận hành.

👉 Tham gia ngay khóa học để chuyển hóa tư duy lãnh đạo, dẫn dắt đội ngũ bứt phá!

3. Lộ trình phát triển kỹ năng vận hành cho chủ doanh nghiệp

Xây dựng kỹ năng vận hành không phải là việc làm trong ngày một ngày hai, mà là một hành trình phát triển theo từng cấp độ. Mỗi giai đoạn doanh nghiệp sẽ đối mặt với những vấn đề khác nhau, từ quản lý con người, dòng tiền cho đến tối ưu hệ thống. 

Dưới đây là 5 giai đoạn phát triển kỹ năng vận hành, được đúc kết từ thực tế của hàng nghìn doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam.

• Giai đoạn 1: Nhận diện hiện trạng và điểm yếu vận hành
• Giai đoạn 2: Chuẩn hóa quy trình và trách nhiệm
• Giai đoạn 3: Xây dựng đội ngũ vận hành và quản lý trung gian
• Giai đoạn 4: Ứng dụng công nghệ và tự động hóa quy trình
• Giai đoạn 5: Kiểm soát, cải tiến và mở rộng

Giai đoạn 1: Nhận diện hiện trạng và điểm yếu vận hành

Ở giai đoạn này, chủ doanh nghiệp cần thành thật nhìn lại chính mình:

• Doanh nghiệp đang hoạt động dựa trên quy trình hay cảm tính?
• Nhân sự làm việc có kế hoạch hay chỉ phản ứng theo tình huống?
• Dòng tiền có được kiểm soát chặt chẽ không?

Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ đều phát hiện rằng họ đang phụ thuộc hoàn toàn vào người chủ. Khi sếp vắng mặt, mọi thứ dừng lại. Đây là dấu hiệu rõ nhất cho thấy doanh nghiệp chưa có hệ thống vận hành.

Hành động cần làm: Ghi lại tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp, từ bán hàng, sản xuất, chăm sóc khách hàng đến kế toán. Sau đó, đánh dấu những hoạt động nào đang thiếu quy trình, thiếu người phụ trách, hoặc không có tiêu chuẩn rõ ràng. Đây chính là “bản đồ vận hành” giúp bạn xác định điểm yếu cần cải thiện.

Giai đoạn 2: Chuẩn hóa quy trình và trách nhiệm

Khi đã biết vấn đề nằm ở đâu, bước tiếp theo là chuẩn hóa quy trình. Ở giai đoạn này, doanh nghiệp cần chuyển từ “làm theo thói quen” sang “làm theo quy trình”.

Hãy bắt đầu với những quy trình cốt lõi nhất:

• Quy trình bán hàng
• Quy trình chăm sóc khách hàng
• Quy trình quản lý kho – sản xuất
• Quy trình tuyển dụng – đào tạo nhân sự

Sau khi xây dựng quy trình, cần phân công trách nhiệm rõ ràng: ai chịu trách nhiệm chính (R), ai hỗ trợ (S), ai phê duyệt (A).
Một doanh nghiệp chỉ vận hành tốt khi mọi người đều biết rõ vai trò của mình.

Giai đoạn 3: Xây dựng đội ngũ vận hành và quản lý trung gian

Khi hệ thống quy trình đã được chuẩn hóa, doanh nghiệp cần chuyển trọng tâm sang xây dựng đội ngũ vận hành và phát triển tầng quản lý trung gian. Đây là giai đoạn mang tính bản lề, giúp tổ chức chuyển từ mô hình vận hành phụ thuộc vào người sáng lập sang mô hình quản trị theo hệ thống và con người.

• Trao quyền có kiểm soát: Lãnh đạo không thể điều hành hiệu quả nếu phải tham gia vào mọi khâu của hoạt động. Việc trao quyền cần được thực hiện có chiến lược, đảm bảo mỗi quản lý hiểu rõ phạm vi trách nhiệm, quyền hạn và tiêu chuẩn kết quả.
  Phát triển năng lực quản lý cấp trung: Doanh nghiệp cần đầu tư đào tạo nhóm này về các kỹ năng cốt lõi: lập kế hoạch, tổ chức nguồn lực, giám sát tiến độ, đánh giá nhân sự và giải quyết vấn đề.
  Tăng cường giao tiếp và phối hợp liên phòng ban: Khi doanh nghiệp mở rộng, nguy cơ “đứt gãy thông tin” gia tăng. Do đó, cần thiết lập các cơ chế giao tiếp rõ ràng như họp giao ban định kỳ, báo cáo tuần, phần mềm quản lý công việc hoặc cổng thông tin nội bộ.
• Xây dựng cơ chế trách nhiệm và cam kết kết quả: Mỗi quản lý cần được giao chỉ tiêu cụ thể (KPI/OKR) gắn liền với quyền hạn và trách nhiệm.

Tổng thể, giai đoạn 3 là bước chuyển từ “lãnh đạo vận hành trực tiếp” sang “lãnh đạo thông qua con người và hệ thống”.

Giai đoạn 4: Ứng dụng công nghệ và tự động hóa quy trình

Khi doanh nghiệp đã có quy trình rõ ràng và đội ngũ ổn định, đây là lúc đưa công nghệ vào để tăng tốc. Công nghệ giúp giảm chi phí nhân sự, hạn chế sai sót và tăng khả năng kiểm soát dữ liệu.

Bắt đầu bằng những công cụ đơn giản:

• Google Workspace, Trello, Notion, ClickUp để quản lý công việc.
• Phần mềm CRM để quản lý khách hàng, doanh số và chăm sóc tự động.
• Phần mềm kế toán hoặc ERP để theo dõi tài chính và dòng tiền.
• Chatbot hoặc AI hỗ trợ để tự động hóa chăm sóc khách hàng, tạo báo cáo hoặc phân tích dữ liệu.

Doanh nghiệp nên chọn công cụ phù hợp với quy mô, tránh “tham công nghệ” quá mức khi chưa có người vận hành tốt. Công nghệ chỉ hiệu quả khi được dùng để giải quyết đúng vấn đề.

Giai đoạn 5: Kiểm soát, cải tiến và mở rộng

Khi hệ thống vận hành đã ổn định, doanh nghiệp cần chuyển sang giai đoạn kiểm soát bằng dữ liệu, cải tiến quy trình và mở rộng quy mô một cách có kế hoạch.

• Kiểm soát bằng dữ liệu: Ra quyết định dựa trên số liệu và chỉ số hiệu suất (KPI, chi phí, lợi nhuận, năng suất) thay vì cảm tính.
  Dữ liệu giúp lãnh đạo nắm được toàn cảnh, đánh giá chính xác hiệu quả từng bộ phận và phát hiện sớm rủi ro.
• Đánh giá định kỳ và cải tiến liên tục: Duy trì hệ thống báo cáo, họp định kỳ theo tuần – tháng – quý để rà soát hiệu quả công việc. Từ đó, xác định điểm chưa hiệu quả, cập nhật quy trình và điều chỉnh chiến lược kịp thời.
• Tinh gọn và tối ưu hiệu suất: Loại bỏ các khâu dư thừa, tự động hóa những phần có thể và tập trung nguồn lực vào hoạt động mang lại giá trị cao. Mỗi quý nên chọn một mảng trọng yếu để tối ưu sâu, giúp năng suất và lợi nhuận tăng bền vững.

Tóm lại, đây là giai đoạn doanh nghiệp tập trung vào quản trị bằng dữ liệu và con người, hướng đến vận hành tinh gọn, hiệu quả và phát triển bền vững.

4. Lợi ích cho doanh nghiệp nhỏ khi lãnh đạo có kỹ năng vận hành 

Khi người lãnh đạo sở hữu kỹ năng vận hành, doanh nghiệp nhỏ không chỉ hoạt động hiệu quả hơn mà còn xây dựng được nền tảng phát triển lâu dài.
Những lợi ích rõ rệt bao gồm:

• Vận hành ổn định và có hệ thống: Mọi công việc được chuẩn hóa bằng quy trình rõ ràng, phân công hợp lý và có tiêu chuẩn đánh giá cụ thể. Nhờ đó, doanh nghiệp tránh được tình trạng chồng chéo, phụ thuộc vào cá nhân và duy trì hoạt động ổn định.
• Giảm gánh nặng cho người lãnh đạo: Khi hệ thống vận hành tốt, lãnh đạo không cần can thiệp vào mọi chi tiết. Đội ngũ chủ động hơn, có cơ chế báo cáo và kiểm soát rõ ràng, giúp người đứng đầu tập trung vào chiến lược và tăng trưởng.
• Nâng cao năng suất và tối ưu chi phí: Quy trình mạch lạc giúp loại bỏ khâu thừa, giảm sai sót và tiết kiệm nguồn lực. Nhân sự làm việc hiệu quả hơn, doanh nghiệp đạt được kết quả cao hơn với chi phí thấp hơn.
• Tăng khả năng thích ứng và phát triển bền vững: Khi hệ thống rõ ràng, doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh để thích ứng với biến động thị trường. Mọi quyết định được dựa trên dữ liệu, giúp doanh nghiệp phát triển ổn định và có tầm nhìn dài hạn.
• Xây dựng văn hóa làm việc chuyên nghiệp: Mỗi nhân viên hiểu rõ vai trò, tuân thủ quy trình và phối hợp hiệu quả. Văn hóa kỷ luật và trách nhiệm giúp doanh nghiệp tạo dựng uy tín, thu hút nhân tài và giữ chân nhân sự giỏi.

Trong thời đại cạnh tranh khốc liệt và thay đổi nhanh chóng, năng lực vận hành chính là “xương sống” quyết định sự sống còn của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Khi người lãnh đạo nắm vững 5 kỹ năng cốt lõi – từ thiết lập quy trình, quản trị tài chính, nhân sự, ứng dụng công nghệ đến lãnh đạo và ra quyết định – doanh nghiệp sẽ chuyển mình từ mô hình phụ thuộc vào cá nhân sang hệ thống tự chủ, tinh gọn và hiệu quả. Đây chính là nền tảng giúp SME vận hành ổn định, nâng cao năng suất, tối ưu chi phí và phát triển bền vững trong kỷ nguyên số.