3 NHÂN TỐ QUAN TRỌNG ĐỊNH HÌNH CHUYỂN ĐỔI SỐ CỦA DOANH NGHIỆP VỪA VÀ NHỎ

Chuyển đổi số không còn là xu hướng xa xỉ dành riêng cho các tập đoàn lớn, mà đã trở thành yêu cầu tất yếu với mọi doanh nghiệp – đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs). Tuy nhiên, để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần hiểu rõ đâu là những yếu tố cốt lõi định hình và dẫn dắt toàn bộ hành trình này.  Cùng HBR phân tích 3 nhân tố quan trọng quyết định thành công của chuyển đổi số trong doanh nghiệp vừa và nhỏ

Điểm qua 3 nhân tố chính:

• Công nghệ – Trụ cột nền tảng giúp doanh nghiệp tự động hóa, phân tích dữ liệu và tối ưu chi phí.

• Cơ cấu tổ chức – “Bộ khung” quyết định công nghệ có thực sự được ứng dụng hiệu quả trong vận hành hay không.
• Môi trường bên ngoài – Những yếu tố khách quan từ thị trường, khách hàng, chính sách và đối tác có thể tạo ra cả áp lực lẫn cơ hội cho SMEs.

1. Vai trò của chuyển đổi số đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ

Trong thời đại cạnh tranh khốc liệt và thị trường thay đổi nhanh chóng, chuyển đổi số đã trở thành đòn bẩy quan trọng giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) tối ưu nguồn lực, nâng cao hiệu quả và mở rộng cơ hội phát triển. Dưới đây là 5 vai trò then chốt:

• Tối ưu hóa vận hành và tiết kiệm chi phí: Chuyển đổi số giúp doanh nghiệp tự động hóa nhiều quy trình vốn tốn thời gian và nhân lực. Từ kế toán, quản lý bán hàng đến quản lý kho, mọi thứ có thể vận hành trên nền tảng số. Nhờ vậy, doanh nghiệp vừa giảm sai sót vừa tiết kiệm được chi phí vận hành.
• Nâng cao hiệu quả kinh doanh và bán hàng: Các công cụ phân tích dữ liệu hỗ trợ SMEs hiểu rõ khách hàng và xu hướng thị trường. Việc kết hợp bán hàng đa kênh – từ website, mạng xã hội đến sàn thương mại điện tử – giúp doanh nghiệp tiếp cận nhiều khách hàng hơn và tăng trưởng doanh thu.
• Cải thiện trải nghiệm khách hàng: Khách hàng ngày nay mong muốn dịch vụ nhanh, tiện lợi và cá nhân hóa. Nhờ công nghệ số, doanh nghiệp có thể dùng chatbot để trả lời 24/7, gửi email chăm sóc tự động hay xây dựng chương trình khách hàng thân thiết, từ đó nâng cao sự hài lòng và giữ chân khách hàng.
• Gia tăng năng lực cạnh tranh: Chuyển đổi số giúp SMEs cạnh tranh công bằng hơn với các doanh nghiệp lớn. Bằng cách khai thác dữ liệu, tối ưu marketing và đa dạng hóa kênh bán hàng, doanh nghiệp có thể tạo ra lợi thế riêng thay vì chỉ cạnh tranh về giá.
• Mở rộng cơ hội phát triển bền vững: Với nền tảng số, SMEs dễ dàng mở rộng quy mô kinh doanh mà không cần quá nhiều chi phí đầu tư. Doanh nghiệp có thể kết nối với khách hàng toàn quốc, thậm chí vươn ra quốc tế, đồng thời tham gia sâu hơn vào chuỗi cung ứng toàn cầu.

2. 3 nhân tố quan trọng định hình chuyển đổi số của doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chuyển đổi số không chỉ đơn giản là áp dụng công nghệ mới, mà là một cuộc thay đổi toàn diện trong cách doanh nghiệp vận hành, quản trị và thích ứng với thị trường. 

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), hành trình này thường gặp nhiều thách thức do hạn chế về vốn, nhân lực và kinh nghiệm quản trị. Tuy nhiên, nếu xác định rõ những yếu tố cốt lõi, doanh nghiệp hoàn toàn có thể đi đúng hướng và tối ưu nguồn lực. 

Trong đó, có ba nhân tố quan trọng đóng vai trò định hình, quyết định thành công của quá trình chuyển đổi số bao gồm:

• Công nghệ
• Cơ cấu tổ chức 
• Môi trường bên ngoài

2.1. Công nghệ

Công nghệ là trụ cột đầu tiên, tạo điều kiện cho doanh nghiệp xây dựng hệ thống vận hành hiệu quả, khai thác dữ liệu và mở rộng quy mô. Với SMEs, đây chính là “điểm vào” dễ thấy nhất trong hành trình chuyển đổi số.

• Hạ tầng công nghệ: SMEs thường gặp hạn chế về ngân sách, nên việc lựa chọn công nghệ phải dựa trên tiêu chí tinh gọn – linh hoạt – dễ tích hợp. Điện toán đám mây, phần mềm SaaS (CRM, ERP, HRM), và các công cụ AI ứng dụng trong marketing/sales là xu hướng giúp SMEs tối ưu chi phí.
• Dữ liệu & phân tích: Dữ liệu là “dầu mỏ mới” của chuyển đổi số. SMEs thường bị phân tán dữ liệu (Excel, Facebook Ads, Zalo, Shopee…), dẫn đến ra quyết định chậm và cảm tính. Công nghệ số giúp hợp nhất dữ liệu khách hàng, bán hàng, tài chính để đưa ra quyết định nhanh – chính xác.
• Tự động hóa: Tự động hóa các quy trình như email marketing, chăm sóc khách hàng, báo cáo tài chính giúp SMEs giảm phụ thuộc vào nhân sự thủ công, tiết kiệm chi phí, tăng tốc độ phản hồi.

Công nghệ là “đòn bẩy” tạo ra năng suất và khả năng mở rộng. Tuy nhiên, công nghệ chỉ là điều kiện cần – nếu không có tổ chức phù hợp thì dễ dẫn tới “công nghệ nằm trên giấy”.

2.2. Cơ cấu tổ chức 

Cơ cấu tổ chức là “bộ khung” giúp công nghệ đi vào đời sống doanh nghiệp. Nếu thiếu tư duy lãnh đạo, văn hóa phù hợp và bộ máy linh hoạt, chuyển đổi số chỉ dừng lại ở việc mua sắm công cụ.

• Bộ máy tinh gọn, linh hoạt: Một doanh nghiệp nhỏ mà có đến 5 tầng quản lý thì chắc chắn công việc sẽ chậm trễ. Tái cấu trúc theo hướng tinh gọn, phân quyền rõ ràng, giảm sự phụ thuộc vào “sếp ôm việc” giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh hơn với thay đổi thị trường.
• Văn hóa số & tinh thần đổi mới: Chuyển đổi số không phải là việc của riêng phòng IT. Tất cả nhân viên đều cần làm quen với công cụ online, biết hợp tác qua phần mềm quản lý công việc, và sẵn sàng thử nghiệm cái mới. Văn hóa số là nền tảng để công nghệ thực sự thấm vào mọi hoạt động.
• Lãnh đạo số: Người đứng đầu đóng vai trò “ngọn hải đăng” cho toàn bộ tổ chức. Một lãnh đạo giỏi thời đại số không chỉ dựa vào kinh nghiệm, mà biết đọc dữ liệu, phân tích số liệu và đưa ra quyết định dựa trên thực tế. Đây chính là bước chuyển từ “quản trị theo cảm tính” sang “quản trị bằng dữ liệu”.
• Quản trị bằng dữ liệu: Thay vì chỉ nhìn tổng doanh thu, doanh nghiệp nên phân tích chi tiết: doanh thu đến từ nhóm khách nào, kênh bán hàng nào hiệu quả nhất, sản phẩm nào đang bị chững lại. Những phân tích này giúp ra quyết định chính xác và tối ưu nguồn lực.
• Đào tạo nhân sự số: Không thể kỳ vọng nhân viên tự biết sử dụng công nghệ nếu doanh nghiệp không đào tạo. SMEs cần đầu tư đào tạo bài bản từ kỹ năng cơ bản (dùng phần mềm, làm việc online) đến kỹ năng nâng cao (phân tích dữ liệu, digital marketing). Nhân sự chính là “người vận hành” quyết định công nghệ có thành công hay không.

Nếu công nghệ là công cụ, thì cơ cấu tổ chức là hệ thần kinh. Tổ chức quyết định việc công nghệ có được ứng dụng vào vận hành thực tiễn hay không.

Và để kiến tạo một bộ máy tinh gọn, một văn hóa sẵn sàng đổi mới, vai trò của người lãnh đạo là yếu tố then chốt.

Đây cũng chính là lý do Trường Doanh Nhân HBR thiết kế khóa học “Xây dựng năng lực lãnh đạo đội nhóm & kiến tạo văn hóa doanh nghiệp”. Chương trình giúp lãnh đạo SMEs:

• Nắm vững tư duy lãnh đạo trong kỷ nguyên số.
• Biết cách xây dựng cơ cấu tổ chức tinh gọn, phân quyền hiệu quả.
• Kiến tạo văn hóa doanh nghiệp số, khuyến khích đổi mới và hợp tác.
• Phát triển năng lực quản trị bằng dữ liệu, thay vì quản lý cảm tính.

Với sự đồng hành của các chuyên gia và case study thực tiễn, khóa học sẽ giúp bạn không chỉ “ứng dụng công nghệ” mà còn xây dựng tổ chức đủ mạnh để bứt phá trong chuyển đổi số.

👉 Đăng ký ngay khóa học tại Trường Doanh Nhân HBR để bứt phá cùng đội ngũ và chuẩn bị cho hành trình chuyển đổi số toàn diện.

2.3. Môi trường bên ngoài

Chuyển đổi số của SMEs luôn chịu tác động mạnh từ bối cảnh thị trường, khách hàng, chính sách và cạnh tranh. Đây chính là yếu tố “ngoại lực” vừa tạo áp lực, vừa mang đến cơ hội.

• Khách hàng số hóa: Người tiêu dùng ngày càng mua sắm online, kỳ vọng trải nghiệm nhanh, cá nhân hóa. SMEs buộc phải chuyển đổi để giữ chân khách hàng.
• Đối thủ cạnh tranh: Các doanh nghiệp cùng ngành áp dụng công nghệ sẽ tạo ra sức ép cạnh tranh. Nếu chậm chân, SMEs dễ bị mất thị phần.
• Chính sách & hạ tầng quốc gia: Chính phủ Việt Nam thúc đẩy chương trình “Chuyển đổi số quốc gia 2025 – 2030”, tạo môi trường pháp lý và hỗ trợ SMEs tiếp cận vốn, hạ tầng số. Đây vừa là cơ hội (được hỗ trợ) vừa là thách thức (bị buộc phải thay đổi).
• Đối tác & hệ sinh thái: Doanh nghiệp trong chuỗi cung ứng ngày càng yêu cầu kết nối số (hóa đơn điện tử, EDI, quản lý logistics online). SMEs muốn tham gia sâu hơn vào chuỗi giá trị thì bắt buộc phải số hóa.

3. 3 giai đoạn chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Chuyển đổi số không chỉ là việc áp dụng một vài công nghệ mới, mà là cả một lộ trình phát triển theo từng cấp độ. Theo Li và cộng sự (2018), hành trình này thường trải qua ba giai đoạn quan trọng:

• Định hướng chiến lược
• Chuyển đổi số mô hình kinh doanh
• Chuyển đổi số năng lực quản trị

Mỗi giai đoạn đều có mục tiêu riêng, thách thức riêng, và mức độ tác động ngày càng sâu vào “trái tim” của doanh nghiệp.

3.1. Giai đoạn 1: Định hướng chiến lược

Ở giai đoạn này, các doanh nghiệp, đặc biệt là SMEs, thường thử nghiệm công nghệ số với mục tiêu cải thiện trải nghiệm khách hàng và nâng cao hiệu quả hoạt động ở một số điểm chạm cơ bản.

• Đặc điểm chính:
• Tận dụng nguồn lực sẵn có hoặc các công cụ chi phí thấp (ví dụ: phần mềm quản lý bán hàng POS, chatbot trên Facebook, email marketing tự động).
• Triển khai công nghệ ở phạm vi hẹp, chưa đồng bộ toàn hệ thống.
• Tập trung vào cải thiện những điểm chạm trực tiếp với khách hàng.
• Mục tiêu:
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: dịch vụ nhanh hơn, thuận tiện hơn.
• Xây dựng năng lực công nghệ ban đầu, giảm chi phí và sai sót thủ công.
• Tích lũy kinh nghiệm để chuẩn bị cho bước đi lớn hơn.

Ví dụ: Một quán cà phê nhỏ bắt đầu áp dụng ứng dụng quản lý bán hàng và hệ thống tích điểm khách hàng để giữ chân khách quen.

Đây là giai đoạn “làm quen” với chuyển đổi số, tạo nền tảng ban đầu trước khi mở rộng phạm vi.

3.2. Giai đoạn 2: Chuyển đổi số mô hình kinh doanh

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp không chỉ số hóa một vài quy trình rời rạc, mà tiến tới tái cấu trúc mô hình kinh doanh với công nghệ làm nền tảng.

• Đặc điểm chính:
• Công nghệ được áp dụng rộng khắp: từ marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng đến kế toán, nhân sự, vận hành.
• Dữ liệu được kết nối giữa các phòng ban, tạo bức tranh toàn diện về khách hàng và hoạt động.
• Mô hình quản trị thay đổi theo hướng tinh gọn và linh hoạt hơn.
• Mục tiêu:
• Tạo ra một mô hình kinh doanh số thay vì chỉ số hóa từng bộ phận.
• Đồng bộ dữ liệu và quy trình để tăng tốc độ ra quyết định.
• Mở rộng khả năng tiếp cận thị trường thông qua kênh số (thương mại điện tử, nền tảng online).

Ví dụ SMEs Việt Nam: Một doanh nghiệp thời trang nội địa tích hợp website bán hàng, hệ thống quản lý kho online, và CRM để đồng bộ dữ liệu khách hàng – từ cửa hàng offline đến các kênh TMĐT.

Ý nghĩa: Đây là giai đoạn bước ngoặt, khi doanh nghiệp chuyển từ “ứng dụng công nghệ” sang “định hình mô hình số”.

3.3. Giai đoạn 3: Chuyển đổi số năng lực quản trị

Đây là giai đoạn chuyển đổi số toàn diện, khi công nghệ và dữ liệu trở thành trung tâm của mọi hoạt động quản trị.

• Đặc điểm chính:
• Các hệ thống quản trị (ERP, CRM, HRM, BI…) được kết nối và tích hợp đồng bộ.
• Dữ liệu luân chuyển xuyên suốt giữa các phòng ban và được cập nhật theo thời gian thực.
• Các quyết định quản trị dựa trên phân tích dữ liệu, AI và công cụ dự báo.
• Mục tiêu:
• Tối ưu hóa chi phí vận hành nhờ dữ liệu chính xác.
• Nâng cao hiệu quả quản lý, rút ngắn thời gian ra quyết định.
• Xây dựng năng lực cạnh tranh bền vững dựa trên số hóa toàn diện.

Ví dụ: Một công ty sản xuất nhỏ áp dụng ERP kết nối quản lý nguyên liệu, sản xuất, kho bãi, bán hàng và tài chính. Nhờ đó, mọi dữ liệu đều minh bạch, ban lãnh đạo có thể theo dõi hiệu suất theo thời gian thực và ra quyết định nhanh chóng.

Đây là giai đoạn đích đến lý tưởng, nơi doanh nghiệp vận hành thông minh, tiết kiệm và hiệu quả vượt trội.

4. Những khó khăn của doanh nghiệp vừa và nhỏ khi triển khai chuyển đổi số

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt, chuyển đổi số không còn là xu hướng mà đã trở thành “yếu tố sống còn” đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME). Tuy nhiên, trên thực tế, hành trình chuyển đổi số của SME tại Việt Nam lại vấp phải nhiều rào cản lớn, khiến không ít doanh nghiệp đầu tư dàn trải, tốn kém nhưng không mang lại hiệu quả.

Dưới đây là những khó khăn điển hình mà SME thường gặp phải trong quá trình chuyển đổi số:

• Hạn chế về tài chính và nguồn vốn: Doanh nghiệp vừa và nhỏ thường có ngân sách hạn chế, khó đầu tư vào hạ tầng công nghệ mới. Chi phí triển khai ban đầu như phần mềm, tư vấn, bảo trì vượt ngoài khả năng, trong khi việc tiếp cận nguồn vốn ưu đãi còn nhiều rào cản.
• Thiếu hụt hạ tầng và công nghệ hiện đại: Nhiều doanh nghiệp vẫn vận hành trên nền tảng công nghệ lạc hậu, rời rạc và khó tích hợp. Việc nâng cấp đòi hỏi đầu tư lớn vào máy chủ, phần mềm quản trị, cũng như đội ngũ vận hành công nghệ.
• Năng lực quản trị còn yếu: Chủ doanh nghiệp thường đi lên từ nghề, quản lý theo cảm tính, thiếu kiến thức bài bản về chiến lược và điều hành. Quy trình vận hành chưa được chuẩn hóa dẫn tới lãng phí thời gian, nhân lực và khó tối ưu khi áp dụng số hóa.
• Thiếu hụt nhân sự chất lượng cao: SME gặp khó trong việc thu hút, giữ chân nhân sự công nghệ giỏi. Đội ngũ hiện tại ít kỹ năng số, cần đào tạo lại. Điều này khiến chi phí nhân sự tăng cao và tiến độ triển khai chuyển đổi số bị chậm trễ.
• Tư duy và văn hóa doanh nghiệp chưa sẵn sàng: Nhiều lãnh đạo coi chuyển đổi số chỉ là “mua phần mềm” thay vì tái cấu trúc toàn diện. Nhân viên thì ngại thay đổi, quen làm việc thủ công. Sự thiếu quyết liệt từ ban lãnh đạo khiến chuyển đổi số khó bền vững.
• Rủi ro trong quá trình triển khai: Chuyển đổi số có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh nếu không có kế hoạch. Ngoài ra, SME đối diện nguy cơ mất an toàn dữ liệu, phụ thuộc vào nhà cung cấp công nghệ và khó kiểm soát chi phí phát sinh.
• Thiếu sự hỗ trợ pháp lý và chính sách: Khung pháp lý về dữ liệu, thương mại điện tử, sở hữu trí tuệ còn phức tạp. SME thiếu kiến thức và dịch vụ tư vấn phù hợp, dẫn đến khó khăn trong việc tuân thủ quy định khi số hóa hoạt động.

Chuyển đổi số là hành trình tất yếu của doanh nghiệp vừa và nhỏ trong kỷ nguyên cạnh tranh khốc liệt. Thành công không chỉ phụ thuộc vào việc áp dụng công nghệ, mà còn đòi hỏi sự đồng bộ từ cơ cấu tổ chức và sự thích ứng với môi trường bên ngoài. Ba nhân tố này chính là kim chỉ nam giúp SMEs tối ưu vận hành, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững.

Để không bị bỏ lại phía sau, mỗi doanh nghiệp cần chủ động xây dựng lộ trình số hóa phù hợp với nguồn lực, bắt đầu từ những bước nhỏ nhưng chắc chắn. Và quan trọng hơn hết, hãy coi chuyển đổi số là một chiến lược dài hạn, chứ không chỉ là xu hướng ngắn hạn.