KAIZEN LÀ GÌ? CÁCH TRIỂN KHAI KAIZEN HIỆU QUẢ TRONG DOANH NGHIỆP

Triết lý Kaizen đại diện cho tinh thần không ngừng học hỏi và cải thiện. Đối với các doanh nghiệp, việc triển khai Kaizen hiệu quả sẽ giúp cải thiện quy trình làm việc, loại bỏ lãng phí và tối ưu hóa hiệu suất lao động. Ngoài ra còn rất nhiều lợi ích khác nhau. Đừng bỏ lỡ, hãy cùng tìm hiểu ngay vai trò và cách ứng dụng Kaizen thành công trong doanh nghiệp với bài viết dưới đây của Trường Doanh Nhân HBR.

1. Giới thiệu chung về triết lý Kaizen

Tinh thần cải tiến liên tục của Kaizen là một phần không thể thiếu của văn hóa tổ chức hiệu quả và giúp tổ chức duy trì sự cạnh tranh và phát triển bền vững trong thời đại đầy biến động. Để thấu hiểu rõ hơn về triết lý này, hãy cùng tìm hiểu chi tiết ngay dưới đây.

1.1. Khái niệm Kaizen

"Kaizen" được hình thành từ hai từ "kai" (cải tiến) và "zen" (tốt hơn), thể hiện tinh thần của việc không ngừng cải thiện để đạt được sự hoàn thiện và tối ưu hóa. Trong tinh thần của triết lý Kaizen không nhìn nhận cải tiến như là một sự kiện đột phá hoặc một dự án cụ thể. Mà thay vào đó là một quá trình liên tục và toàn diện được tích hợp vào cách làm việc hàng ngày của tổ chức.

Cốt lõi của Kaizen là sự cam kết của mọi thành viên trong tổ chức đối với việc tìm kiếm và thực hiện các cải tiến nhỏ, liên tục. Thay vì chờ đợi các biện pháp cải tiến lớn hoặc thay đổi đột phá, Kaizen khuyến khích ý tưởng từ mọi người ở mọi cấp bậc, thúc đẩy sự linh hoạt và sáng tạo. Quan trọng hơn nữa, Kaizen đề cao việc xây dựng một môi trường làm việc mà mọi người cảm thấy tự tin để đề xuất và thử nghiệm các cải tiến mới mà không sợ trừng phạt hay sự chỉ trích.

1.2. Lợi ích khi doanh nghiệp ứng dụng Kaizen

Việc áp dụng triết lý Kaizen vào doanh nghiệp không chỉ mang lại những lợi ích rõ ràng mà còn tạo ra những giá trị không thể đo lường. Các lợi ích cụ thể có thể được liệt kê như sau:

Lợi ích hữu hình - Tích lũy cải tiến nhỏ

Kaizen tập trung vào việc tích lũy từng cải tiến nhỏ trong thời gian dài, tạo ra những kết quả to lớn đáng kể. Việc này giúp giảm sự lãng phí và gia tăng năng suất trong sản xuất và vận hành doanh nghiệp, bao gồm giảm hàng tồn kho, hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng, thời gian chờ đợi và vận chuyển, cũng như trau dồi kỹ năng của nhân viên

Lợi ích vô hình

• Động lực cho sáng tạo: Áp dụng Kaizen tạo động lực cho các cá nhân trong doanh nghiệp để đưa ra những ý tưởng cải tiến hiệu quả, từ những thay đổi nhỏ đến các biện pháp đột phá
• Tăng cường tinh thần làm việc tập thể: Kaizen thúc đẩy tinh thần làm việc tập thể và gắn kết nội bộ, khi mọi thành viên cùng hợp sức để thúc đẩy sự cải tiến và phát triển
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp: Kaizen giúp xây dựng nền văn hóa doanh nghiệp với thói quen tiết kiệm và hiệu quả trong từng chi tiết, từ cách tiếp cận công việc hàng ngày cho đến quy trình sản xuất và dịch vụ

Case Study: Toyota - Công ty nổi tiếng áp dụng Kaizen một cách nghiêm túc và thành công lớn

Một trong những ví dụ thực tiễn về việc Toyota áp dụng Kaizen một cách nghiêm túc và thành công lớn là quá trình cải tiến trong sản xuất xe hơi của họ. Toyota đã tận dụng triết lý Kaizen để liên tục cải thiện quy trình sản xuất, tạo ra sự linh hoạt và hiệu suất cao hơn trong sản xuất xe hơi.

Một trong những ví dụ rõ ràng nhất về việc này là cách Toyota áp dụng Kaizen vào quá trình lắp ráp động cơ. Trước khi triển khai Kaizen, quy trình lắp ráp động cơ tại nhà máy Toyota mất nhiều thời gian và công sức, và có nguy cơ mắc phải lỗi sản xuất. Tuy nhiên, sau khi áp dụng Kaizen, Toyota đã thực hiện các biện pháp cải tiến như:

• Tối ưu hóa quy trình làm việc: Toyota đã phân tích và cải thiện từng bước trong quy trình lắp ráp động cơ để loại bỏ những hoạt động không cần thiết và tối ưu hóa các bước cần thiết
• Giảm thời gian chờ đợi: Bằng cách tối ưu hóa quy trình và tổ chức lại công việc, Toyota đã giảm thời gian chờ đợi giữa các bước sản xuất, từ đó tăng năng suất và giảm thời gian sản xuất
• Tăng chất lượng sản phẩm: Bằng cách tinh chỉnh và cải thiện các quy trình sản xuất, Toyota đã giảm tỷ lệ lỗi và tăng cường chất lượng của các động cơ sản xuất

Kết quả của việc áp dụng Kaizen vào quy trình sản xuất động cơ là Toyota đã đạt được sự cải thiện đáng kể trong hiệu suất, chất lượng và năng suất lao động. Những cải tiến này không chỉ giúp Toyota tiết kiệm chi phí và tăng cường cạnh tranh mà còn củng cố vị thế của họ là một trong những nhà sản xuất xe hơi hàng đầu thế giới. Điều này là một minh chứng rõ ràng cho sự thành công của việc áp dụng Kaizen một cách nghiêm túc và có hệ thống trong một tổ chức như Toyota.

>>> XEM THÊM: QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC HIỆU QUẢ ĐỂ DOANH NGHIỆP PHÁT TRIỂN BỀN VỮNG

1.3. Khi nào thì doanh nghiệp nên Kaizen

Theo nguyên tắc "cải tiến không ngừng nghỉ", việc áp dụng Kaizen không phụ thuộc vào thời điểm cụ thể, mà có thể thực hiện bất cứ khi nào cần thiết. Điều quan trọng là giữ nguyên giá trị cốt lõi của vấn đề khi tiến hành cải tiến. Ví dụ, một doanh nghiệp có thể cải tiến chi phí sản xuất mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm không bị ảnh hưởng. Cải tiến có thể được thực hiện vào nhiều thời điểm khác nhau:

• Trong thời kỳ khủng hoảng, Kaizen trở thành biện pháp bắt buộc để giúp doanh nghiệp tồn tại
• Trong bối cảnh khó khăn như giai đoạn đại dịch Covid-19, việc áp dụng Kaizen giúp hạn chế gián đoạn và duy trì hoạt động liền mạch, đồng thời chuẩn bị cho sự phục hồi sau này
• Đặc biệt, việc Kaizen trong quá trình vận hành bình thường giúp giải quyết các vấn đề cơ bản như quản lý nhân sự, công việc và công văn giấy tờ. Từ đó tiết kiệm thời gian và công sức, tạo nền tảng cho tăng trưởng bền vững của doanh nghiệp

Ngoài ra doanh nghiệp nên áp dụng Kaizen khi họ muốn:

• Tối ưu hóa hiệu suất và năng suất: Kaizen giúp tăng cường hiệu suất và năng suất của doanh nghiệp bằng cách loại bỏ lãng phí, tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường sự hiệu quả của nhân viên
• Cải thiện chất lượng: Kaizen không chỉ tập trung vào việc tăng cường năng suất mà còn vào việc cải thiện chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông qua việc loại bỏ các nguyên nhân gây ra lỗi và tối ưu hóa quy trình sản xuất hoặc cung ứng
• Giảm chi phí: Bằng cách tìm ra và loại bỏ lãng phí, Kaizen giúp giảm chi phí sản xuất và vận hành, từ đó tăng cường lợi nhuận và cạnh tranh
• Tăng cường sự linh hoạt và phản ứng nhanh: Kaizen tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và sáng tạo, khuyến khích sự thay đổi nhanh chóng và phản ứng linh hoạt đối với thay đổi trong môi trường kinh doanh
• Xây dựng một văn hóa tổ chức tích cực: Kaizen không chỉ là một phương pháp quản lý mà còn là một triết lý sống, tạo ra một văn hóa tổ chức tích cực, khuyến khích sự hợp tác, sáng tạo và sự cam kết đối với việc cải thiện liên tục

>>> XEM THÊM: CÁC CẤP ĐỘ VĂN HÓA DOANH NGHIỆP MÀ CÁC NHÀ LÃNH ĐẠO CẦN NẮM CHẮC

1.4. Phân loại 4 mô hình cải tiến trong Kaizen

1 - Kaizen Teian - Cải tiến từ dưới lên

Kaizen Teian là một phương pháp cải tiến từ dưới lên, trong đó mọi thành viên trong tổ chức, từ nhân viên cấp dưới đến cấp cao, đều được khuyến khích và tham gia vào quá trình cải tiến. Phương pháp này tập trung vào việc khuyến khích mọi người đề xuất và thực hiện các cải tiến nhỏ trong quy trình làm việc hàng ngày của họ. Kaizen Teian mang đến nhiều lợi ích như:

• Tính đa chiều: Kaizen Teian không chỉ đơn thuần là một phương pháp quản lý từ trên xuống mà còn là một quy trình cải tiến liên tục từ dưới lên. Mọi thành viên trong tổ chức đều có cơ hội và trách nhiệm đề xuất và tham gia vào quy trình cải tiến.
• Tính hợp tác và sự tham gia: Kaizen Teian khuyến khích sự tham gia và hợp tác của tất cả các thành viên trong tổ chức. Bằng cách này, nó tạo ra một môi trường làm việc tích cực và động viên mọi người đóng góp vào việc cải thiện tổ chức.
• Tăng cường trách nhiệm và tự chủ: Kaizen Teian giao trách nhiệm cải tiến cho mỗi cá nhân trong tổ chức. Như vậy sẽ tạo ra sự tự chủ và trách nhiệm trong việc đảm bảo sự thành công của các cải tiến.
• Tạo động lực và sự cam kết: Việc mọi người được tham gia vào quy trình cải tiến giúp tạo ra động lực và cam kết cao độ từ phía nhân viên, khi họ thấy được giá trị của công việc của mình trong việc cải thiện tổ chức.

Một ví dụ về Kaizen Teian có thể là trong một nhà máy sản xuất xe hơi. Trong nhà máy này, một nhóm công nhân sản xuất đã thấy rằng quy trình lắp ráp một phần của động cơ đang gặp phải một số vấn đề nhất định, dẫn đến việc phải tiêu hao thêm thời gian và công sức để sửa chữa sau đó.

Thay vì chờ đợi sự can thiệp từ các quản lý cấp cao, nhóm công nhân đã quyết định áp dụng Kaizen Teian. Họ tự tổ chức thành một nhóm nhỏ và bắt đầu quan sát và phân tích chi tiết quy trình lắp ráp. Sau khi xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, họ đề xuất và thực hiện một số cải tiến nhỏ như tinh chỉnh các bước lắp ráp, tái phân bố vị trí của dụng cụ và cải thiện quy trình làm việc. Kết quả của việc áp dụng Kaizen Teian là quy trình lắp ráp đã được cải thiện đáng kể, giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết, đồng thời tăng cường hiệu suất và chất lượng của sản phẩm.

2 - Kaizen Events - Cải tiến xác định

Kaizen Events là một phương pháp cải tiến được sử dụng để giải quyết một vấn đề cụ thể hoặc thực hiện một mục tiêu nhất định trong một khoảng thời gian ngắn, thường từ một đến hai tuần. Đây là một phương pháp đặc biệt hiệu quả để tập trung sự chú ý của một nhóm làm việc vào việc giải quyết một vấn đề hoặc cải thiện một quy trình cụ thể. Dưới đây là một phân tích về Kaizen Events:

• Tính cụ thể và mục tiêu hóa: Mỗi sự kiện Kaizen được thiết kế để giải quyết một vấn đề cụ thể hoặc thực hiện một mục tiêu nhất định. Sự cụ thể và mục tiêu hóa này giúp nhóm làm việc tập trung vào nhiệm vụ cụ thể và đo lường được kết quả đạt được
• Thời gian hạn chế: Một sự kiện Kaizen thường kéo dài từ một đến hai tuần, giúp tạo ra một tinh thần cấp bách và tập trung cao độ từ mọi thành viên trong nhóm làm việc. Thời gian hạn chế này giúp đẩy nhanh quá trình cải tiến và đảm bảo rằng kết quả đạt được được thấy rõ trong thời gian ngắn
• Tính thực hành và áp dụng: Kaizen Events không chỉ là về việc nói về cải tiến mà còn là về việc thực hiện và áp dụng những thay đổi cụ thể. Nhóm làm việc thường tiến hành các thí nghiệm và thử nghiệm để đảm bảo rằng các phương án cải tiến được áp dụng một cách hiệu quả
• Tính đa ngành và đa chức năng: Một sự kiện Kaizen thường bao gồm những thành viên từ các bộ phận và chức năng khác nhau trong tổ chức, đảm bảo tính đa chiều và sự đa dạng trong việc tìm ra và thực hiện các giải pháp cải tiến

Tương tự như ví dụ trên của Kaizen Teian, hoạt động Kaizen Events trong một nhà máy sản xuất ô tô sẽ ứng với trường hợp như sau. Nhà máy này gặp phải vấn đề về thời gian chờ đợi và di chuyển không cần thiết của người lao động trên dây chuyền lắp ráp xe. Để giải quyết vấn đề này, nhà máy quyết định tổ chức một sự kiện Kaizen.

Trong sự kiện này, một nhóm gồm các kỹ sư, công nhân và quản lý tham gia vào việc phân tích dòng giá trị (VSM) để xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và tìm ra giải pháp hiệu quả. Họ thấy rằng một số bước trong quy trình lắp ráp không được tổ chức hợp lý, dẫn đến sự lãng phí trong việc di chuyển và chờ đợi.

Sau khi xác định được các vấn đề cụ thể, nhóm đã lập kế hoạch và thực hiện một loạt các thay đổi như tái bố trí vị trí của các máy móc và thiết bị, tối ưu hóa quy trình làm việc và đào tạo lại nhân viên về cách thực hiện công việc một cách hiệu quả hơn.

3 - Kaikaku - Thay đổi căn bản

Khi những điều chỉnh nhỏ không đủ để đưa một tổ chức lên tầm cạnh tranh, Kaikaku là một lựa chọn hợp lý. Khác với Kaizen, Kaikaku đề cập đến quá trình chuyển đổi căn bản của toàn bộ tổ chức. Thay vì chỉ cải thiện một phần của quy trình, Kaikaku có thể đòi hỏi tổ chức chuyển đổi hoàn toàn sang một quy trình mới.

Ví dụ về Kaikaku có thể là việc chuyển từ sản xuất thủ công sang tự động hoặc bắt đầu quá trình chuyển đổi kỹ thuật số để tăng cường năng suất tại nơi làm việc. Trong những trường hợp như vậy, Kaikaku không chỉ là việc thay đổi một phần nhỏ của quy trình làm việc, mà là một quá trình biến đổi sâu sắc và toàn diện trong cách tổ chức hoạt động.

4 - Kakushin - Đổi mới đột phá

Nếu Kaikaku là một bước thay đổi căn bản, thì Kakushin sẽ đại diện cho một cuộc cách mạng lớn hơn nữa. Kakushin xảy ra khi bạn đưa ra quyết định chuyển sang một cách tiếp cận hoàn toàn mới để thực hiện một nhiệm vụ hoặc mục tiêu. Đây là về việc thực hiện một bước đột phá lớn, gây ra sự thay đổi đáng kể trong mọi khía cạnh. Kakushin là quá trình thách thức mọi nhà quản lý, yêu cầu họ có khả năng tưởng tượng và lãnh đạo để đưa ra những quyết định lớn và mang tính chiến lược.

Ví dụ, nếu Kaikaku đại diện cho việc chuyển từ sản xuất thủ công sang tự động, thì Kakushin có thể là việc chuyển sang công nghệ in 3D cho việc sản xuất các vật liệu đóng vai trò quan trọng, đòi hỏi sự sáng tạo và kỹ năng mới từ các nhân viên.

1.5. 10 nguyên tắc của triết lý Kaizen trong doanh nghiệp

Khi triển khai Kaizen, dù ở bất kỳ quy mô nào và trong mọi thời đại, bạn cũng cần tuân theo 10 nguyên tắc bất biến mà tạo nên bản sắc của Kaizen:

1. Luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng: Sản phẩm và dịch vụ cần phản ánh nhu cầu thị trường và đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Kaizen nhắm đến việc cải tiến sản phẩm và quản lý chất lượng để tăng cường lợi ích cho khách hàng và loại bỏ các hoạt động không mang lại giá trị.
2. Không ngừng cải tiến: Khách hàng luôn có nhu cầu ngày càng cao về sản phẩm và dịch vụ trong tương lai. Do đó, "hoàn thành" không bao giờ có nghĩa là kết thúc công việc. Kaizen đòi hỏi sự cải tiến liên tục và không ngừng phát triển.
3. Xây dựng văn hóa "không đổ lỗi": Mọi cá nhân trong tổ chức chịu trách nhiệm và đối mặt với hậu quả của hành động của mình. Họ cùng nhau khắc phục sai lầm và làm việc vì lợi ích chung, không trách móc nhau vô lý.
4. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở: Nhân viên được khuyến khích tự tin góp ý, chỉ ra điểm yếu và yêu cầu sự hỗ trợ từ đồng nghiệp và cấp trên. Cần có mạng lưới thông tin nội bộ để chia sẻ thông tin và kinh nghiệm một cách thuận tiện và nhanh chóng.
5. Khuyến khích làm việc nhóm: Kaizen yêu cầu tổ chức cấu trúc nhân sự để thành lập các nhóm làm việc hiệu quả, trong đó, người lãnh đạo đảm bảo vai trò lãnh đạo, và các thành viên phối hợp và phát triển kỹ năng.
6. Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng một dự án: Sử dụng nguồn lực từ các bộ phận và phòng ban trong tổ chức và khi cần thiết, tận dụng nguồn lực từ bên ngoài.
7. Xây dựng các mối quan hệ đúng đắn: Đầu tư vào chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp để xây dựng lòng tin, sự cam kết và niềm tin vào công ty.
8. Rèn luyện ý thức kỷ luật và tự giác: Nhân viên cần có ý thức tự nguyện và tuân thủ nghi lễ và luật lệ của xã hội, và đặt lợi ích của công ty lên trên hết.
9. Chia sẻ thông tin đến mọi nhân viên: Đảm bảo mọi nhân viên hiểu rõ tình hình hiện tại của công ty và duy trì việc chia sẻ thông tin định kỳ và minh bạch.
10. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc: Sử dụng các biện pháp như đào tạo nội bộ, phân quyền cụ thể và công nhận thành tích để tăng cường năng suất và hiệu quả làm việc.

2. Cách ứng dụng Kaizen hiệu quả trong doanh nghiệp

Việc áp dụng Kaizen một cách hiệu quả trong doanh nghiệp đòi hỏi sự cam kết từ mọi tầng lớp nhân sự và sự hiểu biết sâu rộng về triết lý cũng như phương pháp làm việc của nó. Để thực hiện điều này, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình ứng dụng hiệu quả. Sau đây là 7 bước giúp doanh nghiệp ứng dụng thành công triết lý Kaizen.

Bước 1: Xác định thực trạng hiện tại của doanh nghiệp và xác định mục tiêu Kaizen

Bước đầu tiên trong quá trình triển khai Kaizen là đánh giá hiện trạng của tổ chức và xác định mục tiêu cụ thể cho quá trình cải tiến. Đánh giá hiện trạng đòi hỏi sự thu thập thông tin kỹ lưỡng về các hoạt động, quy trình và hệ thống hiện tại của doanh nghiệp. Qua việc phân tích này, chúng ta có thể nhận diện rõ những điểm mạnh và điểm yếu cũng như xác định những khu vực có tiềm năng cho sự cải tiến.

Từ việc đánh giá hiện trạng, chúng ta có thể xác định mục tiêu Kaizen, tức là những mục tiêu cụ thể mà tổ chức muốn đạt được thông qua quá trình cải tiến. Những mục tiêu này có thể liên quan đến việc cải thiện chất lượng sản phẩm, tăng cường năng suất lao động, giảm lãng phí trong quy trình sản xuất hoặc cải thiện hiệu quả của hệ thống quản lý.

Bước 2: Đào sâu nguyên nhân cốt lõi của vấn đề đang gặp phải

Bước thứ hai trong quá trình triển khai Kaizen là đào sâu vào nguyên nhân cốt lõi của vấn đề đang gặp phải. Đây là giai đoạn quan trọng nhằm hiểu rõ hơn về tất cả các yếu tố đang ảnh hưởng đến hiệu suất và chất lượng trong quy trình làm việc.

Để thực hiện bước này, đội ngũ Kaizen cần tiến hành phân tích chi tiết và sâu sắc về các vấn đề được đặt ra. Việc này có thể bao gồm việc thu thập dữ liệu, quan sát trực tiếp các hoạt động trong quy trình, phỏng vấn nhân viên và lãnh đạo, hoặc sử dụng các công cụ phân tích như Diagram Ishikawa (hay còn gọi là Diagram Fishbone) để phân tích nguyên nhân của vấn đề.

Bằng cách đào sâu vào nguyên nhân cốt lõi, đội Kaizen có thể hiểu rõ hơn về bản chất của vấn đề và tìm ra những giải pháp cụ thể và hiệu quả nhất để giải quyết. Điều này sẽ giúp tăng cường sự hiểu biết và nâng cao khả năng giải quyết vấn đề của tổ chức, từ đó tạo ra những cải tiến đáng kể trong hoạt động kinh doanh.

Bước 3: Đưa ra các giải pháp tốt nhất cho vấn đề

Bước thứ ba trong quá trình triển khai Kaizen là đưa ra các giải pháp tốt nhất cho vấn đề đã được xác định ở bước trước đó. Đây là giai đoạn quyết định để tìm ra các phương án cải tiến và lập kế hoạch thực hiện chúng.

Để thực hiện bước này, đội ngũ Kaizen cần tập trung vào việc nắm bắt những thông tin và kết quả thu được từ việc đào sâu vào nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. Sau đó, họ cần sử dụng sự sáng tạo và kiến thức chuyên môn của mình để đề xuất các giải pháp cụ thể và khả thi nhất.

Trong quá trình này, có thể sử dụng các phương pháp như brainstorming để tạo ra một loạt các ý tưởng, sau đó lựa chọn và phát triển những ý tưởng tiềm năng nhất. Điều quan trọng là đảm bảo rằng các giải pháp được đề xuất là có thể thực hiện, hiệu quả và phù hợp với mục tiêu Kaizen đã được xác định trước đó.

Khi các giải pháp tốt nhất đã được chọn lọc, đội Kaizen cần lập kế hoạch chi tiết về cách thực hiện chúng, bao gồm việc xác định người chịu trách nhiệm, thời gian và nguồn lực cần thiết. Điều này sẽ đảm bảo rằng quá trình cải tiến được triển khai một cách hiệu quả và mang lại kết quả tích cực cho tổ chức.

Bước 4: Thực hiện giải pháp Kaizen

Bước thứ tư trong quá trình triển khai Kaizen là thực hiện các giải pháp đã được đề xuất trong bước trước đó. Đây là giai đoạn quan trọng nhằm biến các ý tưởng trở thành hành động cụ thể và thực tế.

Để thực hiện bước này, đội ngũ Kaizen cần phối hợp chặt chẽ và chủ động trong việc thực hiện các giải pháp đã được xác định. Doanh nghiệp cần phân công rõ ràng các nhiệm vụ, xác định nguồn lực cần thiết và lập kế hoạch thực hiện một cách chi tiết và có hệ thống.

Trong quá trình thực hiện, cần thiết lập các hệ thống theo dõi và đánh giá để đảm bảo rằng các giải pháp được thực hiện đúng hẹn và mang lại kết quả như mong đợi. Đồng thời, cần thực hiện việc giao tiếp và phản hồi liên tục để giải quyết mọi vấn đề phát sinh và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết.

Một ví dụ về bước thực hiện giải pháp Kaizen có thể liên quan đến việc cải thiện quy trình sản xuất trong một nhà máy sản xuất ô tô.

Sau khi đánh giá và xác định vấn đề là thời gian mà công nhân phải di chuyển từ máy này sang máy khác để lấy vật liệu sản xuất, đội Kaizen đã đề xuất một giải pháp. Giải pháp đó là việc tái tổ chức bố trí các máy móc và vật liệu sao cho các công nhân không cần phải di chuyển xa.

Để thực hiện giải pháp này, đội Kaizen đã:

• Tổ chức một cuộc họp với các nhân viên sản xuất để trình bày ý tưởng và thu thập phản hồi
• Phối hợp với bộ phận kỹ thuật để thiết kế lại bố trí của nhà máy, bao gồm việc di chuyển máy móc và vật liệu
• Tiến hành thay đổi bố trí theo kế hoạch đã được xác định và cung cấp đào tạo cho nhân viên về việc sử dụng bố trí mới
• Thực hiện theo dõi và đánh giá hiệu suất mới sau khi thực hiện thay đổi để đảm bảo rằng mục tiêu Kaizen đã đạt được

Bước 5: Phân tích kết quả thực hiện giải pháp

Đây là giai đoạn quan trọng để đánh giá hiệu quả của các biện pháp cải tiến đã được thực hiện và xác định liệu chúng đã đạt được mục tiêu Kaizen đã đề ra hay không. Trong bước này, đội ngũ Kaizen cần thu thập và phân tích dữ liệu liên quan đến các chỉ số hoạt động và hiệu suất đã được đặt ra trước khi thực hiện cải tiến. Họ cần so sánh dữ liệu trước và sau khi triển khai giải pháp để đánh giá sự thay đổi và tác động của các biện pháp cải tiến.

Ngoài việc phân tích dữ liệu số liệu, cần củng cố với các nhân viên và bộ phận liên quan để thu thập ý kiến và phản hồi về hiệu quả của các biện pháp cải tiến. Điều này giúp đội Kaizen hiểu rõ hơn về cách mà các thay đổi đã ảnh hưởng đến quy trình làm việc và cải thiện chất lượng công việc.

Dựa trên việc phân tích kết quả, đội Kaizen có thể đưa ra những đánh giá chi tiết về hiệu quả của các biện pháp cải tiến và xác định những điểm mạnh, điểm yếu cũng như các điều chỉnh cần thiết. Điều này sẽ là cơ sở để đưa ra các quyết định chiến lược cho các bước tiếp theo của quá trình Kaizen.

Một công cụ phổ biến giúp phân tích kết quả thực hiện giải pháp trong quá trình Kaizen là biểu đồ Pareto. Biểu đồ Pareto giúp định danh và ưu tiên các nguyên nhân hoặc vấn đề quan trọng nhất dựa trên mức độ ảnh hưởng của chúng đối với mục tiêu cải tiến. Ngoài ra, các công cụ phân tích thống kê như biểu đồ dòng thời gian, biểu đồ tần số và biểu đồ tương quan cũng có thể được sử dụng để phân tích kết quả thực hiện giải pháp Kaizen.

Bước 6: Chuẩn hóa và tối ưu giải pháp

Bước 6 trong quá trình triển khai Kaizen là chuẩn hóa và tối ưu giải pháp đã thực hiện. Ở bước này, đội Kaizen tập trung vào việc đảm bảo rằng các biện pháp cải tiến được tích hợp và thực hiện một cách nhất quán và hiệu quả nhất trong tổ chức.

Cụ thể, trong bước này:

• Chuẩn hóa giải pháp: Các biện pháp cải tiến thành công được phân loại, tóm tắt và tài liệu hóa một cách rõ ràng và dễ hiểu. Điều này giúp đảm bảo rằng kiến thức và kinh nghiệm từ việc cải tiến có thể được chia sẻ và truyền đạt một cách hiệu quả trong tổ chức
• Tối ưu hóa quy trình: Các quy trình và quy trình làm việc mới được điều chỉnh và tối ưu hóa dựa trên phản hồi và dữ liệu thu thập được trong quá trình triển khai. Mục tiêu là tạo ra các quy trình hoạt động mạnh mẽ và hiệu quả nhất có thể, giúp tăng cường năng suất và chất lượng công việc
• Phát triển hệ thống: Đội Kaizen cũng có thể đề xuất các cải tiến hệ thống để hỗ trợ việc thực hiện và theo dõi các biện pháp cải tiến. Điều này có thể bao gồm việc áp dụng công nghệ thông tin, xây dựng các báo cáo tự động, hoặc thiết lập các quy trình kiểm tra và đánh giá hiệu suất
• Đào tạo và truyền đạt: Cuối cùng, các biện pháp chuẩn hóa và tối ưu hóa cần được truyền đạt đến tất cả nhân viên liên quan thông qua các chương trình đào tạo và giao tiếp hiệu quả. Điều này đảm bảo rằng tất cả mọi người trong tổ chức đều hiểu và có khả năng thực hiện các biện pháp cải tiến một cách đồng nhất và hiệu quả

Bước 7: Lặp lại chu trình Kaizen đã chuẩn hóa

Sau khi hoàn thành bước 6 trong quy trình triển khai Kaizen, tổ chức có thể lặp lại chu trình Kaizen đã chuẩn hóa để tiếp tục cải thiện và phát triển. Quy trình này không chỉ giúp duy trì mà còn nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc theo thời gian.

Nhìn chung, đo lường và kaizen liên tục là điều mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần thực hiện trong từng giai đoạn sản xuất hay kinh doanh. Tuy nhiên, đa số các chủ doanh nghiệp hiện nay đều kinh doanh theo bản năng bởi đi lên từ chuyên môn nên khó có được quy trình đo lường và kaizen hiệu quả. Thấu hiểu nỗi đau này của chủ doanh nghiệp Trường Doanh Nhân HBR để chức các chương trình đào tạo hiệu quả giúp doanh nghiệp định hướng phát triển bền vững, mời quý độc giả tham khảo trực tiếp trên website của Trường Doanh Nhân HBR.

3. Sự khác biệt giữa Kaizen và vòng tròn PDCA

Kaizen và vòng tròn PDCA (Plan-Do-Check-Act) là hai phương pháp quản lý chất lượng và cải tiến liên tục phổ biến trong các tổ chức. Dưới đây là sự khác biệt chính giữa hai phương pháp này:

4. Một số mô hình Kaizen thành công cho doanh nghiệp

Dưới đây là một số mô hình Kaizen thành công mà các doanh nghiệp có thể áp dụng

4.1. Xác định vấn đề trong Kaizen bằng phương pháp 5W – 1H

Trong doanh nghiệp, việc xác định vấn đề bằng phương pháp 5W - 1H là một bước quan trọng trong quá trình triển khai Kaizen. Dưới đây là cách áp dụng phương pháp này:

• Who (Ai): Xác định ai là người hoặc nhóm chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi vấn đề. Điều này có thể là nhóm sản xuất, bộ phận dịch vụ khách hàng, hoặc bất kỳ nhóm nào khác trong tổ chức
• What (Gì): Xác định vấn đề cụ thể là gì. Điều này có thể là sự cố trong quy trình sản xuất, lỗi trong sản phẩm, thời gian chờ đợi của khách hàng quá lâu, hoặc bất kỳ khía cạnh nào khác của hoạt động doanh nghiệp
• When (Khi nào): Xác định thời điểm vấn đề xảy ra. Điều này có thể là thời gian trong ngày, tuần, tháng hoặc kỳ sản xuất cụ thể
• Where (Ở đâu): Xác định nơi vấn đề thường xảy ra. Điều này có thể là một vị trí cụ thể trong nhà máy, một bộ phận của hệ thống sản xuất, hoặc thậm chí là một vị trí địa lý khác nếu doanh nghiệp hoạt động ở nhiều địa điểm
• Why (Tại sao): Xác định nguyên nhân gây ra vấn đề. Điều này có thể bao gồm thiếu quy trình rõ ràng, thiếu đào tạo, hoặc thiếu tài nguyên
• How (Làm thế nào): Xác định các vấn đề có thể được giải quyết hoặc cải thiện. Điều này bao gồm việc xác định các phương pháp, công cụ và quy trình có thể áp dụng để khắc phục vấn đề và tối ưu hóa hiệu suất

4.2. “Dọn vệ sinh kiểu hiện đại” bằng phương pháp 5S

Kaizen là một phương pháp liên tục cải tiến trong doanh nghiệp, và phương pháp 5S là một trong những công cụ quan trọng giúp thực hiện Kaizen một cách hiệu quả. Dưới đây là cách triển khai phương pháp Kaizen bằng phương pháp 5S:

• Sàng lọc (Seiri): Bước này tập trung vào việc loại bỏ những vật dụng không cần thiết và sắp xếp lại không gian làm việc. Đầu tiên, nhóm Kaizen cần kiểm tra và phân loại các công cụ, vật dụng và tài liệu trong khu vực làm việc. Những vật dụng không cần thiết sẽ được loại bỏ hoặc chuyển đến nơi lưu trữ phù hợp, giúp tạo ra không gian làm việc sạch sẽ và gọn gàng
• Sắp xếp (Seiton): Bước này nhằm đảm bảo rằng mọi vật dụng cần thiết được sắp xếp một cách ngăn nắp và dễ dàng truy cập. Các vật dụng cần được đặt ở nơi tiện lợi và được đánh dấu một cách rõ ràng để người làm việc có thể tìm kiếm và sử dụng chúng một cách hiệu quả
• Sạch sẽ (Seiso): Bước này nhấn mạnh vào việc duy trì môi trường làm việc sạch sẽ và gọn gàng. Tất cả các vùng làm việc cần được làm sạch thường xuyên, và mọi người trong tổ chức cần chịu trách nhiệm duy trì sự sạch sẽ và trật tự
• Săn sóc (Seiketsu): Bước này nhằm mục đích duy trì sự sạch sẽ và tổ chức trong môi trường làm việc theo cách tự nhiên và liên tục. Điều này đòi hỏi sự cam kết từ mọi người trong tổ chức để duy trì các tiêu chuẩn sạch sẽ và tổ chức được thiết lập
• Sẵn sàng (Shitsuke): Bước này nhấn mạnh vào việc duy trì và phát triển các thói quen và hành vi làm việc sạch sẽ và gọn gàng. Mọi người trong tổ chức cần được đào tạo và khuyến khích để duy trì các tiêu chuẩn và thói quen làm việc tích cực

4.3.Tối ưu hiệu suất làm việc bằng các phần mềm quản lý 4.0

Để tối ưu hiệu suất làm việc thông qua phần mềm quản lý 4.0, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Lựa chọn phần mềm phù hợp: Bước đầu tiên là chọn một phần mềm quản lý công việc và dự án phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Phần mềm này sẽ giúp tối ưu hóa quản lý công việc, giảm thiểu rủi ro sai sót và tăng cường tính hiệu quả của nhân viên
• Triển khai phần mềm và huấn luyện nhân viên: Sau khi chọn được phần mềm, doanh nghiệp cần triển khai phần mềm này và cung cấp đào tạo cho nhân viên để họ có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả nhất
• Chia nhỏ công việc và quản lý quy trình: Phần mềm quản lý công việc và dự án 4.0 giúp chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ nhỏ hơn để dễ quản lý và theo dõi. Đồng thời, phần mềm quản lý quy trình giúp tối ưu hóa các quy trình làm việc, giảm thiểu thời gian và công sức mất phí
• Tăng cường tính chủ động của nhân viên: Phần mềm quản lý 4.0 cũng giúp tăng cường tính chủ động của nhân viên bằng cách tạo điều kiện thuận lợi cho việc đề xuất ý tưởng và giải pháp Kaizen
• Sử dụng phần mềm quản lý phê duyệt: Cuối cùng, sử dụng phần mềm quản lý phê duyệt giúp tối ưu hóa quy trình phê duyệt trong doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian và công sức cho cả nhân viên và người quản lý

5. Kết luận

Kaizen không chỉ là một phương pháp cải tiến quy trình mà còn là một triết lý kinh doanh, một cách tiếp cận toàn diện nhằm tối ưu hóa hiệu suất và chất lượng trong doanh nghiệp. Bằng cách thúc đẩy sự nhận thức về cải tiến liên tục và tạo ra một môi trường làm việc tích cực, Kaizen giúp doanh nghiệp nâng cao sự linh hoạt, sáng tạo và khả năng thích nghi với môi trường kinh doanh biến đổi.

Để triển khai Kaizen hiệu quả trong doanh nghiệp, cần có sự cam kết từ tất cả cấp bậc lãnh đạo và sự tham gia tích cực từ tất cả các nhân viên. Triết lý Kaizen là một triết lý giúp doanh nghiệp không ngừng phát triển và cải thiện để đạt được sự thành công bền vững. Hi vọng với những thông tin chia sẻ trên của Trường Doanh Nhân HBR, doanh nghiệp đã hiểu rõ hơn và cách ứng dụng Kaizen hiệu quả.