BOTTLENECK LÀ GÌ? CÁCH LOẠI BỎ ĐIỂM NGHẼN VÀ TỐI ƯU HÓA QUY TRÌNH

Bottleneck là gì? Khi một quy trình trong doanh nghiệp bị chậm lại hoặc gián đoạn, đó có thể là dấu hiệu của “thắt nút cổ chai”. Việc nhận diện và giải quyết Bottleneck là bước đầu tiên để tăng cường hiệu suất. Cùng Trường Doanh Nhân HBR tìm hiểu cách nhận diện và khắc phục tình trạng nan giải này trong quy trình vận hành của doanh nghiệp.

1. Bottleneck là gì? Phân loại Bottleneck trong doanh nghiệp

Bottleneck (nút thắt cổ chai) là điểm nghẽn trong quy trình sản xuất hoặc kinh doanh, khi một công đoạn không thể đáp ứng đủ tốc độ, làm chậm toàn bộ hệ thống. Điều này gây trì hoãn, giảm năng suất và ảnh hưởng đến hiệu quả chung.

“Mỗi điểm tắc nghẽn phát sinh đều là tín hiệu cho thấy doanh nghiệp cần nhận thức và thay đổi để tối ưu hóa quy trình vận hành” – Mr. Tony Dzung, Chủ tịch HĐQT HBR Holdings chia sẻ.

Bottleneck trong doanh nghiệp có thể được phân thành nhiều loại khác nhau tùy theo tính chất và nguyên nhân gây ra. Dưới đây là 4 loại Bottleneck phổ biến trong doanh nghiệp:

• Nút cổ chai ngắn hạn: Đây là loại Bottleneck tạm thời, xuất hiện khi có sự cố bất ngờ như nhân viên nghỉ ốm. Nó có thể khắc phục nhanh chóng trong thời gian ngắn. Ví dụ: Một nhân viên đột ngột nghỉ ốm, gây ra thiếu hụt nhân lực và làm tăng khối lượng công việc.
• Nút cổ chai dài hạn: Loại nút thắt cổ chai này gây ảnh hưởng nghiêm trọng và kéo dài do các vấn đề hệ thống như thiếu thiết bị hoặc cơ sở hạ tầng. Ví dụ: Một công ty sản xuất không đủ máy móc để đáp ứng nhu cầu sản xuất, làm chậm tiến độ công việc lâu dài.
• Nút cổ chai tĩnh: Đây là tình huống Bottleneck xảy ra cố định, không thay đổi và thường do các sự kiện bất ngờ như mất điện hay thiên tai. Ví dụ: Mất điện trong suốt một ngày làm gián đoạn toàn bộ hoạt động sản xuất.
• Nút cổ chai động: Loại này thay đổi theo từng thời điểm, bộ phận hoặc quy trình. Vấn đề có thể lan rộng từ khâu này sang khâu khác, làm ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình. Ví dụ: Một bộ phận chậm trễ, khiến các bộ phận tiếp theo cũng phải trì hoãn và tạo ra một chuỗi Bottleneck.

2. Nguyên nhân gây ra Bottleneck trong doanh nghiệp

Bottleneck trong doanh nghiệp thường xuất phát từ nhiều yếu tố khác nhau, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và lợi nhuận. Việc hiểu rõ nguyên nhân giúp doanh nghiệp có hướng đi đúng đắn để tối ưu hóa quy trình và nâng cao năng lực cạnh tranh.

2.1. Xử lý dữ liệu thủ công

Việc sử dụng phương pháp nhập liệu và xử lý dữ liệu thủ công làm tăng khả năng xảy ra sai sót và tốn nhiều thời gian. Quá trình này chậm và không hiệu quả khi khối lượng dữ liệu lớn, dẫn đến tình trạng tắc nghẽn trong công việc và làm giảm hiệu suất tổng thể.

Ví dụ: Một doanh nghiệp nhỏ sử dụng bảng tính Excel để quản lý kho hàng, khiến công tác kiểm tra và xử lý đơn hàng trở nên chậm chạp và dễ xảy ra nhầm lẫn.

2.2. Quy trình làm việc không hiệu quả

Quy trình làm việc không được chuẩn hóa hoặc có nhiều bước không cần thiết sẽ gây lãng phí thời gian và tài nguyên. Điều này tạo ra các điểm tắc nghẽn khi một công đoạn không thể tiến hành nhanh chóng, ảnh hưởng đến các bước tiếp theo trong chuỗi công việc.

Ví dụ: Một công ty sản xuất không có hệ thống phân phối nguyên liệu tự động, dẫn đến tình trạng đợi hàng hóa từ kho về, làm chậm quá trình sản xuất.

2.3. Công nghệ lỗi thời hoặc không phù hợp

Công nghệ cũ hoặc không phù hợp với nhu cầu hiện tại có thể khiến các quy trình trở nên chậm và khó khăn trong việc cập nhật, xử lý công việc. Các công cụ không đồng bộ hoặc thiếu tính năng sẽ làm tăng thời gian xử lý và dẫn đến Bottleneck trong các hoạt động quan trọng.

Ví dụ: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán lỗi thời không thể tích hợp với hệ thống bán hàng, dẫn đến việc nhập dữ liệu trùng lặp và tốn thời gian.

2.4. Thiếu sự phối hợp và giao tiếp giữa các bộ phận

Khi các bộ phận trong doanh nghiệp không phối hợp hiệu quả hoặc thiếu giao tiếp rõ ràng, công việc sẽ bị trì hoãn, thông tin bị sai lệch và các quyết định quan trọng bị chậm trễ. Điều này dễ dàng tạo ra nút thắt cổ chai trong quy trình và ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.

Ví dụ: Bộ phận bán hàng không thông báo kịp thời về số lượng hàng hóa tồn kho cho bộ phận sản xuất, dẫn đến việc sản xuất không kịp đáp ứng nhu cầu.

2.5. Quản lý kém và thiếu chiến lược

Quản lý kém và thiếu chiến lược rõ ràng dẫn đến sự phân bổ tài nguyên không hợp lý, thiếu sự kiểm soát và dễ phát sinh Bottleneck. Khi không có kế hoạch rõ ràng, các bộ phận sẽ hoạt động không đồng bộ và không đạt được mục tiêu chung.

Ví dụ: Một công ty phát triển sản phẩm không có lộ trình rõ ràng, khiến các nhóm làm việc thiếu định hướng và không thể tiến hành công việc đúng thời hạn.

2.6. Sự thay đổi đột ngột trong nhu cầu hoặc thị trường

Khi nhu cầu của khách hàng thay đổi nhanh chóng hoặc thị trường gặp biến động bất ngờ, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc thích ứng. Điều này gây ra tắc nghẽn vì hệ thống không được chuẩn bị sẵn để đáp ứng kịp thời, làm giảm khả năng phục vụ khách hàng và gia tăng chi phí.

Ví dụ: Trong mùa dịch Covid-19, nhu cầu về sản phẩm bảo vệ sức khỏe tăng mạnh, nhưng doanh nghiệp chưa chuẩn bị kịp nguồn cung, dẫn đến việc giao hàng chậm và không thể đáp ứng được nhu cầu khách hàng.

3. Tác động xấu của Bottleneck đến hiệu quả và lợi nhuận doanh nghiệp

“Bottleneck không chỉ ảnh hưởng đến năng suất và chi phí, mà còn là nguyên nhân chính khiến doanh nghiệp không thể đáp ứng nhu cầu thị trường một cách nhanh chóng và linh hoạt. Khi quy trình không được tối ưu, doanh nghiệp sẽ mất đi cơ hội phát triển và dễ bị các đối thủ cạnh tranh vượt qua.” – Mr. Tony Dzung nhấn mạnh.

Khi Bottleneck xuất hiện trong quy trình, liệu doanh nghiệp có thể duy trì hiệu suất và đáp ứng nhu cầu khách hàng đúng hạn? Những điểm tắc nghẽn này gây trì hoãn, làm lãng phí thời gian và tài nguyên. Điều này không chỉ làm giảm khả năng cạnh tranh mà còn đẩy chi phí lên cao, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

1 - Giảm năng suất và hiệu quả hoạt động

Khi một công đoạn trong quy trình bị tắc nghẽn, toàn bộ hệ thống sẽ bị ảnh hưởng, dẫn đến sự chậm trễ trong việc hoàn thành công việc. Điều này làm giảm tổng năng suất và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Các bộ phận phụ thuộc vào nhau không thể tiến hành công việc một cách trơn tru, khiến doanh nghiệp không thể đạt được mục tiêu đề ra.

2 - Tăng chi phí và lãng phí tài nguyên

Bottleneck khiến các bộ phận phải tốn thêm thời gian và tài nguyên để xử lý công việc, dẫn đến chi phí gia tăng. Khi các quy trình bị gián đoạn, nhân lực, vật tư và thiết bị sẽ không được sử dụng hiệu quả, gây lãng phí và làm tăng chi phí hoạt động. Từ đó, gây ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.

3 - Ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Khi công việc bị trì hoãn hoặc buộc phải hoàn thành trong thời gian ngắn, doanh nghiệp có thể phải “đánh đổi” chất lượng để kịp tiến độ. Bottleneck có thể khiến các quy trình kiểm tra chất lượng bị cắt bớt hoặc rút ngắn, dẫn đến sản phẩm hoặc dịch vụ không đạt yêu cầu. Điều này không chỉ làm giảm sự hài lòng của khách hàng mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến uy tín và danh tiếng của doanh nghiệp.

4 - Giảm động lực và hiệu suất làm việc của nhân viên

Bottleneck kéo dài tạo áp lực lớn lên nhân viên, buộc họ làm việc ngoài giờ và đối mặt với khối lượng công việc tăng cao. Điều này dẫn đến mệt mỏi, căng thẳng và giảm động lực làm việc. Khi quy trình làm việc không được tối ưu, thiếu sự hỗ trợ kịp thời, nhân viên dễ cảm thấy kiệt sức, ảnh hưởng đến năng suất và tinh thần của toàn bộ đội ngũ.

4. Bật mí cách xác định Bottleneck nhanh chóng trong doanh nghiệp

Bottleneck trong quy trình làm việc thường xuyên xuất hiện, nhưng không phải lúc nào doanh nghiệp cũng nhận diện được vấn đề ngay lập tức. Đây là một trong những nguyên nhân chính khiến quy trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ bị trì hoãn, tài nguyên bị lãng phí và chi phí gia tăng. 

• Bạn có từng tự hỏi tại sao nhân viên luôn phải làm việc ngoài giờ nhưng công việc vẫn chưa hoàn thành đúng hạn? 
• Tại sao quy trình bán hàng trơn tru lại đột ngột chậm lại mà không rõ lý do? 

Chính các Bottleneck là nguyên nhân và nếu không được phát hiện và giải quyết kịp thời, chúng sẽ làm giảm hiệu suất, ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng và giảm lợi nhuận.

Mr. Tony Dzung, Chủ tịch HĐQT HBR Holdings nhấn mạnh: “Doanh nghiệp không thể phát triển bền vững nếu không giải quyết được Bottleneck trong quy trình. Việc nhận diện và khắc phục sớm những điểm nghẽn là yếu tố quyết định thành công trong việc tối ưu hóa hiệu suất”.

Vậy làm thế nào để xác định các Bottleneck một cách nhanh chóng và chính xác? Dưới đây là một số phương pháp mà nhà lãnh đạo có thể áp dụng để phát hiện nút thắt cổ chai trong doanh nghiệp của mình:

4.1. Nhận diện thông qua các dấu hiệu

Với tư cách là chủ doanh nghiệp hoặc nhà quản lý, việc nhận diện Bottleneck trong quy trình vận hành không hề khó khăn, bởi những dấu hiệu rõ ràng sẽ dễ dàng xuất hiện. Các điểm tắc nghẽn này có thể là một trong những vấn đề gây cản trở sự phát triển và hiệu quả công việc.

• Trễ hạn trong việc gửi hợp đồng: Nếu doanh nghiệp thường xuyên nhận được phàn nàn từ đối tác về việc hợp đồng gửi trễ, làm gián đoạn các kế hoạch và mất nhiều thời gian chuẩn bị, đây là dấu hiệu rõ ràng của Bottleneck trong quy trình quản lý hợp đồng.
• Khối lượng công việc không tương xứng với nhân lực: Dù đã bổ sung thêm nhân viên, nhưng doanh nghiệp vẫn chỉ hoàn thành được một phần nhỏ công việc (ví dụ chỉ 2-3 sản phẩm trong khi cần xử lý 10 khách hàng), điều này cho thấy một điểm tắc nghẽn trong quy trình sản xuất hoặc dịch vụ.
• Thiếu sự hỗ trợ khách hàng: Khi khách hàng phản hồi rằng họ không nhận được sự tư vấn kịp thời, dù đã chủ động liên hệ, đó là dấu hiệu cho thấy quy trình chăm sóc khách hàng đang gặp trục trặc, gây ảnh hưởng trực tiếp đến sự hài lòng của khách hàng.
• Tăng đột ngột khối lượng công việc chưa được xử lý: Nếu số lượng đề xuất hoặc công việc cần xử lý bỗng nhiên tăng cao mà doanh nghiệp không kịp thích ứng, điều này cho thấy quy trình làm việc chưa được tối ưu hóa, tạo ra điểm nghẽn.
• Mất cân đối trong công việc giữa các bộ phận: Khi team bán hàng phải làm thêm giờ liên tục nhưng bộ phận triển khai dịch vụ lại rất rảnh rỗi, đây là một ví dụ về việc phân bổ công việc không hợp lý, dẫn đến Bottleneck trong quy trình làm việc.
• Lỗi phát sinh trong công việc: Nếu thường xuyên phải làm lại bảng lương hoặc các báo cáo vì sai sót, điều này cho thấy quy trình làm việc chưa được chuẩn hóa, dễ dẫn đến các điểm tắc nghẽn.
• Trễ tiến độ do hệ thống phần mềm yếu kém: Khi nhân viên thường xuyên phàn nàn về hệ thống phần mềm chậm hoặc gặp lỗi, điều này sẽ gây trì hoãn công việc, làm giảm hiệu suất chung của doanh nghiệp.
• Báo cáo bị chậm: Nếu nhà lãnh đạo phải chờ đến 5 ngày mới nhận được báo cáo tổng kết quý từ các bộ phận, điều này chứng tỏ có sự chậm trễ trong quy trình báo cáo, làm giảm tính kịp thời và hiệu quả trong quản lý.

4.2. Nhận diện thông qua kết quả thống kê, đo lường

Tất cả các vấn đề trong doanh nghiệp sẽ được phản ánh qua kết quả hoạt động của tổ chức. Vì vậy, hãy bắt đầu bằng cách xem xét dữ liệu liên quan đến quy trình của bạn để xác định nguyên nhân gây ra Bottleneck và đặt ra các câu hỏi sau:

• Liệu các nhiệm vụ có thường xuyên bị trì hoãn tại một điểm cụ thể nào không?
• Có phải sự chậm trễ thường liên quan đến một cá nhân hoặc bộ phận cụ thể nào không?
• Khi phân tích dữ liệu quy trình, bạn cần chú ý đến các xu hướng, mẫu hình và chủ đề nổi bật.

Để dễ dàng xác định và theo dõi, doanh nghiệp có thể sử dụng các công cụ và phần mềm như flowchart, phần mềm quản lý quy trình (Kanban, Base Workflow). Những công cụ này giúp nhà quản lý dễ dàng phân tích dữ liệu, đánh giá hiệu suất từng công đoạn và nhanh chóng phát hiện các điểm tắc nghẽn trong quy trình.

“Việc ứng dụng công nghệ không phải là sự lựa chọn mà là điều kiện tiên quyết trong việc giải quyết bottleneck. Công nghệ giúp tự động hóa quy trình, giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý tắc nghẽn nhanh chóng hơn” – Mr. Tony Dzung chia sẻ.

1 - Sử dụng flowchart

Hầu hết các doanh nghiệp đều có quy trình làm việc nhất định và nhiều doanh nghiệp đã sử dụng flowchart (lưu đồ quy trình) để mô tả các bước công việc trong quy trình. 

Khi các bước được thể hiện rõ ràng trên lưu đồ, bạn có thể dễ dàng nhận thấy nếu một số nhiệm vụ được thực hiện suôn sẻ, trong khi số lớn còn lại vẫn bị tắc nghẽn. Nếu số lượng công việc chờ xử lý ngày càng tăng, đó chính là dấu hiệu của Bottleneck. Mức độ nghiêm trọng của nút thắt cổ chai sẽ gia tăng nếu tình trạng này kéo dài và không được khắc phục kịp thời.

2 - Sử dụng phần mềm quản lý chuyên dụng

Đối với các doanh nghiệp đã áp dụng tự động hóa và số hóa quy trình, việc phân tích và đo lường dữ liệu sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Các phần mềm quản lý quy trình nghiệp vụ, đặc biệt là bảng Kanban, giúp theo dõi hiệu suất công việc trong từng giai đoạn, giúp nhận diện Bottleneck chính xác hơn.

Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng phần mềm quản lý quy trình như Base Workflow. Những chỉ số được cung cấp trong phần mềm này sẽ giúp nhà quản lý theo dõi và đánh giá hiệu suất công việc một cách chính xác, từ đó nhanh chóng nhận diện và khắc phục Bottleneck trong quy trình.

• Nguyên nhân gây thất bại.
• Người chịu trách nhiệm chính cho mỗi công việc và số lượng công việc cần hoàn thành.
• Tỷ lệ chuyển đổi thành công qua từng giai đoạn.
• Các chỉ số khác như tỷ lệ trạng thái công việc, SLA cho mỗi giai đoạn và số lượng công việc quá hạn.

Những chỉ số này không chỉ hỗ trợ nhà quản lý mà còn giúp nhân viên nhận diện sự sai lệch trong công việc của mình. Cụ thể, phần mềm sẽ cảnh báo bằng màu đỏ đối với các nhiệm vụ quá hạn chưa được hoàn thành và chuyển qua giai đoạn tiếp theo.

4.3. Nhận diện thông qua khảo sát và thu thập ý kiến từ nhân viên

Các nhân viên trực tiếp tham gia vào sản xuất và kinh doanh thường là những người nhận diện rõ nhất các Bottleneck trong quy trình. Họ hiểu rõ Bottleneck là gì và nó đang ảnh hưởng đến quy trình làm việc như thế nào.

Tuy nhiên, khi không được cấp trên yêu cầu đóng góp ý kiến, nhiều người có xu hướng chấp nhận và làm quen với các vấn đề này. Để phát hiện các yếu tố cản trở công việc trong toàn thể nhân sự của công ty, chủ doanh nghiệp cần tiến hành một nghiên cứu toàn diện. Khảo sát hiệu quả sẽ cần tập trung vào 2 yếu tố chính:

• Các hoạt động tốn thời gian: Liệt kê và mô tả chi tiết những công việc mà người tham gia khảo sát đang dành quá nhiều thời gian cho chúng. Đặc biệt chú ý đến các công việc lặp đi lặp lại, thủ công, hoặc có liên quan đến đầu vào và đầu ra của các bộ phận khác.
• Mục đích của từng hoạt động: Dựa trên nguyên lý 80/20, nhiều người có thể đang dành 80% thời gian cho các công việc chỉ tạo ra 20% hiệu quả. Do đó, việc xác định những công việc quan trọng nhất giúp tối ưu hóa thời gian và nâng cao hiệu quả công việc là rất cần thiết.

5. Quy trình các bước khắc phục Bottleneck hiệu quả

Là chủ doanh nghiệp, bạn có thể nhận thấy rằng Bottleneck - những điểm tắc nghẽn trong quy trình đang ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất và lợi nhuận của công ty. Để khắc phục triệt để, bạn cần thực hiện theo một quy trình bài bản, gồm các bước sau:

Bước 1: Nhận diện và xác định điểm nghẽn

Việc nhận diện Bottleneck là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng để tối ưu hóa quy trình trong doanh nghiệp. Nếu không thể xác định được các điểm tắc nghẽn, doanh nghiệp sẽ không thể cải thiện hiệu quả công việc. Nhà lãnh đạo có thể tự đặt câu hỏi để phát hiện các vấn đề tiềm ẩn:

• Liệu các nhiệm vụ có thường xuyên bị trì hoãn tại một công đoạn cụ thể không?
• Có phải công việc tại một bộ phận nào đó luôn bị tồn đọng, trong khi các bộ phận khác lại ít công việc hơn không?
• Tại sao sản phẩm hoặc dịch vụ không được giao đúng thời gian? Có phải do sự chậm trễ trong một bước trong quy trình?
• Nhân viên có phàn nàn về việc phải làm thêm giờ thường xuyên để hoàn thành công việc không?
• Có những công việc hoặc nhiệm vụ nào phải làm lại nhiều lần do lỗi phát sinh không?
• Liệu có một bước nào trong quy trình mà công việc không thể tiến hành nhanh chóng như các bước khác?
• Có phải số lượng đơn hàng hoặc yêu cầu khách hàng luôn vượt quá khả năng xử lý tại một giai đoạn nào đó không?

Bước 2: Phân tích nguyên nhân gốc rễ

Sau khi nhận diện được Bottleneck, bước tiếp theo là phân tích nguyên nhân gốc rễ để hiểu rõ tại sao các điểm tắc nghẽn lại xuất hiện. Đây là bước quan trọng để đưa ra giải pháp khắc phục hiệu quả. Doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp sau:

• Sử dụng phương pháp "5 Whys": Đặt câu hỏi “Tại sao?” liên tục 5 lần để tìm ra nguyên nhân chính dẫn đến Bottleneck. Mỗi lần trả lời sẽ giúp bạn đi sâu hơn vào bản chất của vấn đề.
• Áp dụng sơ đồ xương cá (Ishikawa): Sơ đồ này giúp phân tích các yếu tố có thể gây ra Bottleneck như con người, quy trình, máy móc, vật liệu, hoặc môi trường. Mỗi yếu tố sẽ được khảo sát để tìm ra nguyên nhân cụ thể.
• Phân tích dữ liệu và báo cáo: Dựa trên các chỉ số hiệu suất từ phần mềm quản lý, phân tích các số liệu về thời gian hoàn thành công việc, tỷ lệ lỗi và các chỉ số khác để hiểu rõ nguyên nhân sâu xa của Bottleneck.
• Phân tích thời gian hoàn thành công việc: Dựa vào dữ liệu từ phần mềm quản lý, bạn có thể so sánh thời gian thực tế hoàn thành công việc với thời gian dự kiến. Nếu công việc liên tục bị trễ hạn, điều này có thể chỉ ra rằng một công đoạn nào đó đang bị chậm lại, dẫn đến Bottleneck.
• Tỷ lệ lỗi và sửa chữa: Kiểm tra tỷ lệ lỗi phát sinh trong các giai đoạn sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ. Nếu tỷ lệ lỗi cao, có thể quy trình chưa được chuẩn hóa hoặc thiếu kiểm soát chất lượng, dẫn đến Bottleneck khi phải sửa chữa hoặc làm lại công việc.
• Tỷ lệ chuyển đổi giữa các giai đoạn: Đánh giá hiệu quả chuyển đổi giữa các công đoạn. Nếu công việc dừng lại quá lâu ở một giai đoạn cụ thể, điều này sẽ làm chậm tiến độ toàn bộ quy trình và chỉ ra rằng Bottleneck đang xuất hiện ở đó.
• Sự phân bổ công việc không đồng đều: Phân tích các chỉ số liên quan đến số lượng công việc mỗi bộ phận hoặc nhân viên hoàn thành trong một khoảng thời gian. Nếu một bộ phận luôn bận rộn trong khi bộ phận khác ít việc, có thể có Bottleneck ở bộ phận đang quá tải.
• Khảo sát và phỏng vấn nhân viên: Lắng nghe phản hồi từ những người trực tiếp tham gia công việc để có cái nhìn chính xác về nguyên nhân gây tắc nghẽn trong quy trình.

Bước 3: Đề xuất và triển khai giải pháp

Khi quy trình vận hành gặp tình trạng Bottleneck, doanh nghiệp thường rơi vào trạng thái trì trệ kéo dài: Công việc dồn ứ, tiến độ chậm, chi phí vận hành tăng cao nhưng hiệu quả lại không cải thiện tương xứng. Nhiều chủ doanh nghiệp nhận ra vấn đề tồn tại, nhưng lại bối rối khi không biết bắt đầu từ đâu, lựa chọn giải pháp nào để xử lý dứt điểm. Càng để lâu, Bottleneck càng âm thầm làm giảm năng suất, ảnh hưởng tới trải nghiệm khách hàng và gây áp lực lên toàn bộ đội ngũ.

Lúc này, vai trò của nhà lãnh đạo không chỉ là “nhận diện vấn đề”, mà cần chủ động đưa ra các giải pháp cụ thể, có lộ trình rõ ràng để tháo gỡ. Dưới đây là những đề xuất triển khai giải pháp thực tế, giúp doanh nghiệp từng bước khắc phục Bottleneck, tối ưu hóa quy trình và phục hồi hiệu quả hoạt động.

1 - Tái cấu trúc quy trình làm việc

Chủ doanh nghiệp cần xem lại từng bước trong quy trình và loại bỏ các bước không cần thiết hoặc không hiệu quả. Nếu một công đoạn không đóng góp vào giá trị cuối cùng, hãy cân nhắc việc giảm thiểu hoặc loại bỏ nó.

Để triển khai tái cấu trúc doanh nghiệp hiệu quả, nhà lãnh đạo cần thực hiện các bước cụ thể sau:

• Tổ chức một buổi họp liên phòng ban để vẽ lại quy trình vận hành hiện tại dưới dạng flowchart. Đây là cách dễ dàng nhất để các bộ phận nhận diện các bước công việc và điểm nghẽn.
• Xác định giá trị tạo ra, thời gian thực hiện và các điểm chờ đợi (waiting time). Sau đó, tìm kiếm các bước có thể loại bỏ hoặc tối ưu.
• Giao trách nhiệm cho trưởng bộ phận để rà soát và đề xuất những công đoạn có thể cắt giảm hoặc cải tiến.
• Sau khi đưa ra quy trình mới, tiến hành thử nghiệm trong 7-14 ngày, theo dõi và đánh giá lại hiệu quả.

2 - Bổ sung nhân lực hoặc tài nguyên

Nếu Bottleneck do thiếu nhân sự hoặc trang thiết bị, bạn cần bổ sung nhân lực hoặc cải tiến công nghệ. Việc tăng thêm nhân viên hoặc mua sắm thiết bị mới giúp giải quyết công việc nhanh hơn. Dưới đây là cách triển khai:

• Sử dụng phần mềm quản lý công việc: Các công cụ như Trello, Asana hoặc Monday giúp bạn đo lường khối lượng công việc thực tế của mỗi nhân viên. Nếu một nhân viên đang xử lý công việc vượt quá 130% so với mức trung bình trong 3 tháng gần nhất, đó là dấu hiệu cần bổ sung nhân sự.
• Đối với thiết bị và tài nguyên vật chất: Đánh giá công suất thực tế so với công suất tiêu chuẩn yêu cầu cho sản lượng. Nếu công suất thực tế không đủ để đáp ứng nhu cầu sản xuất, việc đầu tư thêm thiết bị hoặc nâng cấp cơ sở vật chất là cần thiết.

3 - Ứng dụng công nghệ và tự động hóa

Doanh nghiệp có thể ứng dụng công nghệ và AI vào quy trình làm việc để giảm thiểu Bottleneck và tối ưu hóa hiệu suất. Việc sử dụng phần mềm quản lý công việc và tự động hóa sẽ giúp theo dõi tiến độ công việc, dự đoán các điểm nghẽn và đưa ra các giải pháp kịp thời.

• Doanh nghiệp dưới 30 nhân sự: Doanh nghiệp có thể bắt đầu sử dụng Trello hoặc Asana để phân công công việc và theo dõi tiến độ. Khi nhiệm vụ bị trì hoãn, hệ thống tự động gửi thông báo nhắc nhở, giúp lãnh đạo nhận diện Bottleneck và can thiệp nhanh chóng. Các công cụ này giúp đơn giản hóa quy trình mà không cần đầu tư vào phần mềm phức tạp.
• Doanh nghiệp trên 30 nhân sự: Với quy mô lớn hơn, doanh nghiệp có thể sử dụng hệ thống CRM, ERP như HubSpot, Base để tự động hóa quy trình từ bán hàng đến sản xuất. Trí tuệ nhân tạo AI được tích hợp trong các hệ thống này sẽ phân tích dữ liệu và dự đoán các Bottleneck tiềm ẩn, từ đó tự động điều chỉnh quy trình, phân bổ lại nguồn lực và cải thiện hiệu suất.

4 - Chuẩn hóa quy trình và thiết lập KPIs

Để đảm bảo các công đoạn trong quy trình được thực hiện đúng và hiệu quả, doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình và thiết lập KPIs cụ thể cho từng bộ phận.

• Xây dựng quy trình chuẩn: Đảm bảo rằng mỗi công đoạn trong quy trình đều có đầu ra rõ ràng và thời gian hoàn thành tiêu chuẩn. Ví dụ: Quy trình xử lý đơn hàng cần phải hoàn tất trong vòng 24 giờ kể từ khi nhận task.
• Thiết lập KPIs cho từng bộ phận: Tạo KPIs cụ thể cho từng bộ phận và vị trí trong doanh nghiệp. Ví dụ: Bộ phận bán hàng có KPI về tỷ lệ chuyển đổi khách hàng, bộ phận sản xuất có KPI về thời gian sản xuất.
• Theo dõi KPIs theo thời gian thực: Sử dụng phần mềm như Base hoặc Zoho Projects để theo dõi và cập nhật các KPIs theo thời gian thực. Điều này giúp đảm bảo mọi bộ phận luôn đi đúng hướng và đạt được mục tiêu đề ra.

5 - Đào tạo nhân viên

Khi quy trình làm việc hoặc công nghệ mới được áp dụng, việc đảm bảo nhân viên được đào tạo đầy đủ và bài bản sẽ giúp họ làm việc hiệu quả hơn và giảm thiểu sai sót.

• Xây dựng tài liệu đào tạo chi tiết: Phòng Nhân sự phối hợp với các bộ phận chuyên môn để xây dựng tài liệu đào tạo rõ ràng và dễ hiểu. Tài liệu có thể bao gồm video hướng dẫn, tài liệu PDF chi tiết về quy trình, công cụ mới và các tình huống thường gặp trong công việc.
• Đào tạo theo vai trò và công việc cụ thể: Thay vì tổ chức các buổi đào tạo chung chung, hãy tổ chức các chương trình đào tạo theo vai trò cụ thể của nhân viên. Ví dụ, bộ phận sản xuất sẽ được đào tạo về quy trình kiểm soát chất lượng, trong khi bộ phận bán hàng sẽ được đào tạo về cách sử dụng hệ thống CRM để quản lý khách hàng hiệu quả hơn.
• Đào tạo định kỳ và cải tiến liên tục: Để giúp nhân viên luôn cập nhật được những kỹ năng và công cụ mới, doanh nghiệp nên tổ chức các buổi đào tạo định kỳ như mini workshop hoặc các khóa học E-learning hàng quý. Các buổi đào tạo này không chỉ giúp củng cố kiến thức đã học mà còn giúp nhân viên áp dụng những cải tiến mới nhất vào công việc hàng ngày.

6 - Phân bổ công việc hợp lý

Một trong những nguyên nhân chính gây nên Bottleneck trong doanh nghiệp là việc phân bổ công việc không đồng đều, dẫn đến một bộ phận quá tải trong khi các bộ phận khác lại thiếu công việc. Để cải thiện vấn đề này, doanh nghiệp cần thực hiện các bước cụ thể sau:

• Đánh giá lại khối lượng công việc: Doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá nội bộ với các câu hỏi cụ thể như:
• Các phòng ban của doanh nghiệp có đang gặp phải tình trạng quá tải công việc không?
• Chủ doanh nghiệp có cảm thấy công việc của mình có bị chậm lại do thiếu nhân lực hoặc tài nguyên không?
• Có bước nào trong quy trình chủ doanh nghiệp thấy mất nhiều thời gian nhất không?
• Những công đoạn nào chủ doanh nghiệp thấy dễ bị trì hoãn hoặc quá tải?
• Điều chỉnh phân phối công việc linh hoạt: Khi xác định được bộ phận nào đang quá tải, bước tiếp theo là điều chỉnh công việc cho phù hợp. Điều này có thể được thực hiện bằng các cách sau:
• Phân bổ lại công việc: Xem xét công việc của các bộ phận khác và phân phối lại công việc sao cho hợp lý, chẳng hạn như giao những công việc ít quan trọng cho bộ phận ít công việc hơn hoặc những nhân viên có ít khối lượng công việc.
• Điều chỉnh nhân lực: Nếu một bộ phận đang quá tải, bạn có thể điều chuyển nhân sự từ bộ phận khác hoặc thậm chí tuyển thêm nhân viên tạm thời.
• Phân quyền và giao trách nhiệm rõ ràng: Nếu một công đoạn thường xuyên bị trì hoãn, hãy xem xét phân quyền cho các nhân viên có chuyên môn phù hợp để họ chịu trách nhiệm trực tiếp, từ đó tăng cường hiệu quả và giảm thiểu sự chậm trễ. Ví dụ, nếu bộ phận sản xuất quá tải, có thể phân quyền cho trưởng nhóm quản lý sản xuất để họ chủ động phân phối lại công việc giữa các nhân viên trong nhóm.

Bước 4: Giám sát và đánh giá hiệu quả

Sau khi triển khai các giải pháp khắc phục Bottleneck, bước tiếp theo là giám sát và đánh giá hiệu quả để đảm bảo các thay đổi thực sự mang lại kết quả như mong muốn. Việc giám sát liên tục sẽ giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ, điều chỉnh kịp thời và duy trì sự cải tiến lâu dài. Dưới đây là các bước doanh nghiệp cần thực hiện:

• Theo dõi tiến độ công việc: Sử dụng các công cụ quản lý công việc như Trello, Monday.com hoặc phần mềm ERP để theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực. Điều này giúp bạn dễ dàng nhận diện liệu các công đoạn đã được cải thiện hay vẫn còn tồn tại Bottleneck. Bạn cũng có thể theo dõi xem các công việc được hoàn thành đúng hạn hay không, đồng thời phát hiện bất kỳ sự trì hoãn nào.
• Đánh giá các chỉ số hiệu suất (KPIs): Kiểm tra các KPIs đã thiết lập cho từng bộ phận và nhân viên. So sánh kết quả thực tế với mục tiêu để đánh giá mức độ thành công của các giải pháp đã triển khai. Ví dụ, bạn có thể đánh giá KPI về thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ chuyển đổi khách hàng hay mức độ hoàn thành công việc đúng hạn. Những chỉ số này sẽ giúp bạn xác định liệu quy trình mới có đạt hiệu quả mong muốn hay không.
• Lắng nghe phản hồi từ nhân viên: Thường xuyên thu thập ý kiến phản hồi từ nhân viên để đánh giá xem họ có gặp khó khăn gì trong việc áp dụng quy trình mới hay không. Phản hồi này rất quan trọng, vì chính những người trực tiếp thực hiện công việc sẽ có cái nhìn rõ ràng về hiệu quả thực tế của các giải pháp đã triển khai.
• Điều chỉnh kịp thời: Dựa vào kết quả giám sát và đánh giá, nếu thấy quy trình vẫn chưa tối ưu hoặc có điểm nghẽn mới xuất hiện, bạn cần điều chỉnh ngay lập tức. Việc này có thể bao gồm việc điều chỉnh công việc, phân bổ lại nhân lực hoặc tiếp tục cải tiến quy trình cho phù hợp với tình hình mới.

Bước 5: Cải tiến liên tục

Nhiều doanh nghiệp triển khai các giải pháp khắc phục Bottleneck nhưng lại không có bước tối ưu hóa quy trình sau đó. Họ thường "vứt xó" các quy trình mới mà không tiếp tục cải tiến và điều chỉnh theo thời gian. Hậu quả là quy trình dần trở nên lạc hậu, không theo kịp với xu hướng mới, dẫn đến hiệu quả giảm sút và doanh nghiệp dần thụt lùi.

Theo như chia sẻ của Mr. Tony Dzung, Chủ tịch HĐQT HBR Holdings: “Cải tiến quy trình là một quá trình liên tục, không có điểm dừng. Doanh nghiệp cần phải duy trì đánh giá và tối ưu hóa quy trình, bất kể có vấn đề nào phát sinh hay không”.

Chính vì vậy, bước cải tiến liên tục là vô cùng quan trọng. Để đảm bảo hiệu quả lâu dài, doanh nghiệp cần thực hiện các bước đánh giá và tối ưu hóa quy trình một cách thường xuyên, giúp duy trì sự phát triển bền vững và cạnh tranh trên thị trường.

• Đánh giá và rà soát định kỳ: Định kỳ đánh giá lại các quy trình công việc và hiệu suất của từng bộ phận. Các buổi họp hoặc khảo sát nội bộ có thể giúp nhận diện những vấn đề mới phát sinh hoặc những điểm chưa tối ưu. Việc này giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện các Bottleneck tiềm ẩn và có kế hoạch điều chỉnh ngay từ đầu.
• Khuyến khích sáng tạo và cải tiến từ nhân viên: Một môi trường làm việc khuyến khích nhân viên đóng góp ý tưởng và sáng kiến là cách tuyệt vời để cải tiến quy trình. Doanh nghiệp có thể tổ chức các buổi brainstorming, cuộc thi ý tưởng cải tiến hoặc các mini workshop để nhân viên chủ động tham gia vào quá trình tối ưu hóa công việc.
• Áp dụng công nghệ mới: Công nghệ luôn thay đổi và phát triển, vì vậy doanh nghiệp cần liên tục cập nhật và áp dụng những công nghệ mới để duy trì tính cạnh tranh. Điều này có thể là việc đầu tư vào phần mềm quản lý mới, tự động hóa quy trình kinh doanh hoặc áp dụng AI vào phân tích và dự báo.
• Đảm bảo đào tạo liên tục cho nhân viên: Khi quy trình được cải tiến, nhân viên cần được đào tạo lại để nắm bắt các thay đổi mới. Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ và cập nhật thường xuyên để nhân viên có thể sử dụng hiệu quả các công cụ và quy trình mới.

Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về Bottleneck là gì và tầm quan trọng của việc nhận diện, khắc phục vấn đề này trong quy trình doanh nghiệp. Nếu bạn đang gặp phải những điểm tắc nghẽn trong quy trình vận hành doanh nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ với Trường Doanh Nhân HBR để được tư vấn khóa học phù hợp giúp giải quyết các vấn đề về quản trị hiệu quả hơn!