TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH KINH DOANH (BPA): ĐỘT PHÁ TRONG VẬN HÀNH DOANH NGHIỆP

Trong kỷ nguyên số, việc tự động hóa quy trình kinh doanh đã trở thành một xu hướng tất yếu giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí và nâng cao khả năng cạnh tranh. Vậy tự động hóa quy trình kinh doanh là gì và làm thế nào để triển khai tự động hoá hiệu quả, hãy cùng tìm hiểu trong bài viết dưới đây của Trường Doanh Nhân HBR.

1. Tự động hóa quy trình kinh doanh là gì?

Tự động hóa quy trình kinh doanh (BPA) là quá trình ứng dụng công nghệ để số hóa và tự động hóa các quy trình kinh doanh, thay thế các tác vụ thủ công mà nhân viên thực hiện. BPA giúp chuyển đổi các quy trình từ đơn giản đến phức tạp, làm cho chúng trở nên nhanh chóng, hiệu quả và không còn phụ thuộc vào giấy tờ, đồng thời tối ưu hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp.

Theo đánh giá từ Mr. Tony Dzung, chủ tịch hội đồng quản trị HBR Holdings: “Mục đích của BPA không chỉ là tiết kiệm thời gian và chi phí, mà còn giúp giảm sai sót, cải thiện độ chính xác và tạo ra nền tảng vững chắc cho chuyển đổi số, từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.”

2. Lợi ích của tự động hóa quy trình kinh doanh đối với doanh nghiệp

Mr. Tony Dzung cho rằng, tự động hóa quy trình kinh doanh BPA mang lại vô số lợi ích giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả. Dưới đây là những lợi ích quan trọng của tự động hóa quy trình kinh doanh:

• Gia tăng hiệu quả sản xuất: Tự động hóa quy trình kinh doanh giúp giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để hoàn thành các tác vụ, từ đó giúp tăng năng suất lao động và đảm bảo tiến độ công việc.
• Nâng cao chất lượng quy trình: Việc tự động hóa giúp giảm thiểu các sai sót do con người gây ra, đảm bảo các công việc được thực hiện đúng quy trình, tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng và giảm bớt lỗi thủ công.
• Phát hiện nút thắt quy trình: Với khả năng theo dõi và giám sát quy trình theo thời gian thực, tự động hóa giúp phát hiện và xử lý nhanh chóng các vấn đề trong quy trình trước khi chúng ảnh hưởng đến hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp.
• Tiết kiệm chi phí nhân sự: Doanh nghiệp có thể giảm phụ thuộc vào lao động thủ công và sử dụng nguồn lực nhân sự vào các công việc có giá trị gia tăng, từ đó giảm chi phí và tối ưu hóa quy trình.
• Tăng tính minh bạch: Tự động hóa cung cấp một hệ thống thông tin quy trình rõ ràng, dễ dàng truy cập và chia sẻ, giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh trong ngành.
• Thích ứng linh hoạt với thay đổi: Công nghệ tự động hóa giúp doanh nghiệp dễ dàng điều chỉnh quy trình khi có sự thay đổi, đáp ứng nhanh chóng các nhu cầu mới của thị trường.
• Tạo tiền đề cho chuyển đổi số: Tự động hóa quy trình kinh doanh là bước đệm quan trọng trong chuyển đổi số doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp tiếp cận mô hình số hóa hiệu quả, nâng cao khả năng cạnh tranh trong kỷ nguyên số.
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Khi quy trình làm việc được tự động hóa, doanh nghiệp có thể cung cấp dịch vụ nhanh chóng và hiệu quả hơn, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng và tạo sự trung thành đối với thương hiệu.

3. Những quy trình kinh doanh cần được tự động hoá

Theo Mr. Tony Dzung, khi một hoạt động hoặc nhiệm vụ của doanh nghiệp gặp phải những vấn đề dưới đây, nó cần được nhanh chóng tự động hoá để tiết kiệm thời gian, công sức và nâng cao hiệu quả:

• Khối lượng công việc quá lớn, dễ xảy ra sai sót và chậm trễ
• Cần sự hợp tác giữa nhiều cá nhân và phòng ban, làm tăng khả năng xảy ra sai sót hoặc sự thiếu liên kết giữa các bộ phận
• Cần theo dõi tiến độ và kiểm soát chất lượng của từng nhiệm vụ
• Thời gian thực hiện nhiệm vụ gấp gáp 
• Nếu không được thực hiện hiệu quả, nhiệm vụ này có thể ảnh hưởng đến việc triển khai các quy trình hoặc công việc khác trong doanh nghiệp

Theo đó, Mr. Tony Dzung gợi ý một số quy trình công việc mà doanh nghiệp cần tự động hoá bao gồm:

• Quy trình theo dõi, kiểm tra thời gian làm việc của nhân sự: Tự động hóa quy trình này giúp giảm bớt thời gian quản lý và tăng tính chính xác trong việc theo dõi giờ làm việc, từ đó dễ dàng tổng hợp và tính toán chính xác.
• Quy trình tính lương, thưởng: Việc tự động hóa quy trình tính lương giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính công bằng trong việc chi trả tiền lương cho nhân viên.
• Quy trình ra mắt sản phẩm mới: Tự động hóa giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ các công việc liên quan đến việc phát triển và ra mắt sản phẩm mới, đảm bảo tất cả các bước được thực hiện đúng hạn và đồng bộ.
• Quy trình bán hàng: Tự động hóa trong quy trình bán hàng giúp theo dõi khách hàng tiềm năng, tự động hóa quy trình tiếp cận và tăng tỷ lệ chuyển đổi.
• Quy trình xử lý đơn hàng: Tự động hóa giúp xử lý đơn hàng nhanh chóng và chính xác, giảm thiểu sai sót và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
• Quy trình chăm sóc khách hàng: Với tự động hóa, doanh nghiệp có thể đáp ứng yêu cầu của khách hàng nhanh chóng và chính xác thông qua hệ thống CRM hoặc chatbot.
• Quy trình nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng: Tự động hóa giúp doanh nghiệp theo dõi và tương tác với khách hàng tiềm năng một cách liên tục và hiệu quả, từ đó tăng tỷ lệ khách hàng chuyển đổi thành khách hàng thực sự.

4. Các bước tự động hóa quy trình làm việc hiệu quả trong doanh nghiệp

Tự động hóa quy trình làm việc trong doanh nghiệp không chỉ là việc áp dụng công nghệ mà còn đòi hỏi một chiến lược toàn diện và khả năng quản lý để đảm bảo các quy trình hoạt động hiệu quả. 

Mr. Tony Dzung chỉ ra rằng, dưới đây là các bước quan trọng để triển khai tự động hóa quy trình trong doanh nghiệp một cách tối ưu:

4.1. Đơn giản hóa quy trình của doanh nghiệp

Mr. Tony Dzung đề xuất, bước đầu tiên trong tự động hóa quy trình là đánh giá và đơn giản hóa các quy trình hiện có trong doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi một cuộc khảo sát tổng thể các quy trình công việc đang vận hành, từ đó xác định những quy trình có thể được tinh gọn và loại bỏ các bước không cần thiết.

Việc đơn giản hóa quy trình giúp giảm thiểu sự phức tạp và các điểm tắc nghẽn trong hoạt động. Công cụ BPM (Business Process Management) sẽ là trợ thủ đắc lực trong việc thiết kế và triển khai lại các quy trình đã được đơn giản hóa, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và kiểm soát quy trình. Các quy trình dễ hiểu và ít bước thực hiện sẽ giúp các nhân viên dễ dàng thực hiện và giảm thiểu sai sót.

>>> Xem thêm: TOP 6 KHUNG SỬ DỤNG AI: TÍCH HỢP AI VÀO DOANH NGHIỆP, TỐI ƯU HOÁ HIỆU SUẤT

4.2. Hệ thống hóa lại quy trình làm việc

Sau khi quy trình được đơn giản hóa, bước tiếp theo là hệ thống hóa lại các quy trình làm việc trong doanh nghiệp. Mục tiêu ở đây là tạo ra một hệ thống rõ ràng, quy định vai trò và trách nhiệm của từng bộ phận trong quy trình làm việc - Mr. Tony Dzung khẳng định. 

Sử dụng phần mềm BPM để xây dựng biểu đồ quy trình chi tiết giúp tạo ra một hệ thống minh bạch, dễ theo dõi và điều chỉnh. Việc có một biểu đồ quy trình chi tiết không chỉ giúp xác định rõ các bước cần thực hiện mà còn hỗ trợ việc đánh giá hiệu quả và quản lý quy trình một cách dễ dàng. 

4.3. Tối ưu hóa quy trình

Tối ưu hóa quy trình là một quá trình liên tục và không thể bỏ qua trong quá trình tự động hóa. Vì vậy, Mr. Tony dzung cho rằng sau khi các quy trình được hệ thống hóa và đơn giản hóa, việc theo dõi và đánh giá hiệu suất của chúng là cần thiết để phát hiện ra những điểm yếu và cơ hội cải thiện.

Việc sử dụng dữ liệu và các công cụ phân tích giúp xác định các điểm nghẽn trong quy trình và đưa ra các giải pháp cải tiến. Tối ưu hóa có thể bao gồm việc điều chỉnh lại các bước trong quy trình để nâng cao hiệu quả làm việc, giảm thiểu sự lãng phí thời gian và tài nguyên. 

4.4. Tự động hóa việc vận hành quy trình

Sau khi quy trình đã được tối ưu, bước tiếp theo là áp dụng công nghệ tự động hóa để thực hiện các tác vụ thủ công và lặp đi lặp lại. Theo Mr. Tony Dzung, RPA (Robotic Process Automation) là công nghệ chủ chốt trong bước này, giúp thay thế công việc thủ công bằng phần mềm robot, tự động thực hiện các tác vụ lặp lại như sao chép dữ liệu, xử lý đơn hàng, hoặc gửi email.

Việc tích hợp các hệ thống tự động hóa vào quy trình làm việc giúp giảm thiểu sự can thiệp của con người, đồng thời đảm bảo tính hiệu quả và độ chính xác cao. Quan trọng là quá trình tích hợp giữa các ứng dụng và hệ thống tự động hóa phải được thực hiện trơn tru để tránh gián đoạn trong công việc. Các quy trình giờ đây có thể vận hành mượt mà và nhanh chóng hơn, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí đáng kể.

4.5. Mở rộng quy mô

Sau khi doanh nghiệp đạt được thành công với việc tự động hóa một phần quy trình, việc mở rộng quy trình tự động hóa cho các bộ phận và quy trình khác trong doanh nghiệp là bước quan trọng tiếp theo. Điều này không chỉ giúp tối ưu hóa toàn bộ quy trình trong doanh nghiệp mà còn đáp ứng nhu cầu và tăng trưởng của tổ chức một cách linh hoạt.

Mr. Tony Dzung lưu ý rằng, quy trình tự động hóa cần được thiết kế sao cho có khả năng mở rộng mà không gặp phải các hạn chế kỹ thuật. Khi doanh nghiệp phát triển, quy trình tự động hóa cũng cần phải được điều chỉnh và mở rộng để duy trì hiệu quả công việc và không làm gián đoạn các hoạt động.

5. Phân biệt BPA và RPA

BPA (Tự động hóa quy trình kinh doanh) và RPA (Tự động hóa quy trình bằng robot) đều là các chiến lược tự động hoá mà doanh nghiệp áp dụng để cải thiện quy trình và tăng cường hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, Mr. Tony Dzung cho rằng hai khái niệm tồn tại những điểm khác biệt cơ bản như sau:

6. Bí quyết triển khai tự động hóa quy trình kinh doanh hiệu quả trong doanh nghiệp

Dưới đây là những bí quyết quan trọng mà Mr. Tony Dzung chia sẻ với mong muốn giúp các doanh nghiệp triển khai tự động hóa quy trình một cách hiệu quả, tối ưu hóa hoạt động và nâng cao năng suất làm việc:

• Sử dụng công nghệ để đẩy nhanh quá trình tự động hóa: Đầu tư vào các giải pháp công nghệ, như phần mềm RPA, giúp doanh nghiệp tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, từ đó tiết kiệm thời gian và nguồn lực, đồng thời nâng cao năng suất và tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng hơn.
• Theo dõi thời gian và hiệu suất của các nhiệm vụ: Để đảm bảo quy trình tự động hóa hiệu quả, doanh nghiệp nên triển khai hệ thống quản lý thời gian cho các công việc hàng ngày, giúp lãnh đạo theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc, từ đó quyết định việc tự động hóa các nhiệm vụ thích hợp.
• Giảm thiểu số lượng quy trình không cần thiết: Cấp lãnh đạo cần xem xét và tối ưu hóa các quy trình, giữ lại những quy trình thực sự cần thiết và loại bỏ hoặc kết hợp những quy trình không còn phù hợp. Việc này giúp tối ưu hóa tài nguyên và nâng cao hiệu quả hoạt động.
• Tập trung vào trải nghiệm của nhân viên: Tự động hóa không chỉ là công nghệ mà còn là thay đổi trong cách thức làm việc của nhân viên. Do đó, doanh nghiệp cần có kế hoạch đào tạo, hướng dẫn và lắng nghe phản hồi từ nhân viên để điều chỉnh quy trình sao cho phù hợp, giúp họ hiểu rõ tầm quan trọng và đóng góp vào sự thành công của quá trình tự động hóa.

Tự động hóa quy trình kinh doanh là một trong những giải pháp quan trọng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành và quản lý. Bằng cách áp dụng công nghệ hiện đại vào các quy trình công việc, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và chi phí, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững. Trường Doanh Nhân HBR hy vọng rằng với những kiến thức trong bài viết này, các doanh nghiệp có thể triển khai tự động hóa một cách hiệu quả nhất để đạt được thành công lâu dài.