BỘ QUY TRÌNH QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP HIỆN ĐẠI, CHUẨN HÓA MỌI HOẠT ĐỘNG

Xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành mượt mà, mà còn là chìa khóa để phân quyền công bằng giữa các bộ phận. Quy trình này đảm bảo mọi công việc được thực hiện đúng người, đúng việc. Cùng Trường Doanh Nhân HBR tìm hiểu các bước để xây dựng quy trình quản lý hiệu quả cho doanh nghiệp.

1. Quy trình quản lý doanh nghiệp là gì?

Quy trình quản lý doanh nghiệp là một chuỗi các công việc và nhiệm vụ được thực hiện theo một trình tự cụ thể. Những quy trình này giúp đảm bảo rằng mọi hoạt động trong doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ và đúng tiến độ. Từ đó, giúp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và mang lại lợi nhuận nhanh chóng.

Để xây dựng một quy trình quản lý hiệu quả, doanh nghiệp cần dành thời gian nghiên cứu và lập kế hoạch cẩn thận. Quá trình này đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức chuyên môn vững vàng và khả năng lãnh đạo tốt. Một quy trình quản lý được thiết lập đúng cách không chỉ giúp giải quyết các công việc hiện tại mà còn hỗ trợ việc đạt được mục tiêu dài hạn, đưa doanh nghiệp phát triển bền vững.

“Là người lãnh đạo, bạn không thể chỉ dựa vào trực giác hay cảm tính để quản lý doanh nghiệp. Quy trình quản lý rõ ràng và khoa học không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành mượt mà mà còn là công cụ mạnh mẽ để phân quyền hiệu quả giữa các bộ phận” – Mr. Tony Dzung, Chủ tịch Hội đồng quản trị HBR Holdings chia sẻ.

2. Những hệ quả khi doanh nghiệp chưa chuẩn hóa quy trình quản lý

Với kinh nghiệm 15 năm điều hành doanh nghiệp và tư vấn quản trị cho hơn 35.000 quản lý, lãnh đạo, Mr. Tony Dzung nhận thấy rằng một trong những vấn đề lớn mà các lãnh đạo, đặc biệt là trong quản lý doanh nghiệp vừa và nhỏ, thường gặp phải là thiếu quy trình quản lý chuẩn hóa.

Khi không có quy trình rõ ràng, công việc trong tổ chức sẽ trở nên rời rạc, gây ra trì trệ, lãng phí nguồn lực và giảm hiệu quả tổng thể. Điều này không chỉ làm tăng chi phí vận hành mà còn ảnh hưởng đến việc phân quyền và kiểm soát công việc.

• Khó khăn trong phối hợp và theo dõi công việc: Hiện nay có đến 52% doanh nghiệp Việt Nam vẫn vận hành mà không có quy trình bài bản, dẫn đến sự phối hợp giữa các bộ phận bị rời rạc và phân mảnh. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến việc theo dõi và quản lý nội bộ, khiến tiến độ công việc bị trì trệ và hiệu quả giảm sút.
• Giảm động lực và hiệu suất làm việc: Một nghiên cứu cho thấy 75% dự án thất bại do quy trình quá cồng kềnh và phức tạp. Khi nhân viên không nắm rõ vai trò và nhiệm vụ của mình, họ dễ cảm thấy chán nản và thiếu động lực, dẫn đến việc công việc bị trì hoãn và không đạt được kết quả mong muốn.
• Lãng phí nguồn lực và cơ hội kinh doanh: 90% CEO đang phụ thuộc vào các công cụ như Excel, Email, Zalo để quản lý công việc. Mặc dù những công cụ này tiện lợi, nhưng việc trao đổi công việc qua từng kênh riêng biệt khiến thông tin dễ bị bỏ sót và mất nhiều thời gian để tìm kiếm lại. Hậu quả là doanh nghiệp không có cái nhìn tổng quan, gây lãng phí nguồn lực và bỏ lỡ cơ hội kinh doanh.
• Thiếu đầu tư vào quy trình dài hạn: Nhiều doanh nghiệp chưa nhận thức rõ tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình. Họ cho rằng việc này tốn thời gian và không mang lại lợi ích ngay lập tức. Tuy nhiên, việc không đầu tư vào quy trình sẽ khiến doanh nghiệp gặp phải các vấn đề quản lý và kiểm soát công việc của nhân viên trong dài hạn.

Để giải quyết những vấn đề này, doanh nghiệp cần xây dựng một bộ quy trình quản lý chuẩn chỉnh. Quy trình rõ ràng không chỉ giúp phân quyền công bằng, nâng cao hiệu suất làm việc mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các hoạt động, từ đó đạt được sự phát triển bền vững. Cùng Trường Doanh Nhân HBR tìm hiểu lộ trình xây dựng quy trình cụ thể giúp tối ưu hóa mọi hoạt động và phát triển dài hạn trong phần tiếp theo!

3. Lộ trình xây dựng quy trình quản lý doanh nghiệp chi tiết

Xây dựng một quy trình quản lý doanh nghiệp chi tiết là bước quan trọng giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra. Lộ trình này không chỉ giúp tối ưu hóa các hoạt động mà còn tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp phát triển bền vững.

3.1. Thiết kế quy trình (Design)

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần làm rõ các yếu tố cơ bản để đảm bảo quy trình phù hợp và hiệu quả:

1 - Xác định nhu cầu, phạm vi và mục tiêu

Trước hết, cần hiểu rõ mục đích xây dựng quy trình và xác định phạm vi áp dụng, bao gồm các bộ phận và cá nhân liên quan. Đồng thời, mục tiêu cuối cùng cần được làm rõ để đảm bảo mọi người cùng hướng tới một kết quả chung.

2 - Mô tả quy trình chi tiết

Doanh nghiệp sử dụng phương pháp 5W1H và 5M để mô tả quy trình, cụ thể như sau:

• Why: Tại sao quy trình này cần thực hiện và ý nghĩa của nó đối với doanh nghiệp? Ví dụ: Quy trình quản lý đơn hàng cần thực hiện để đảm bảo mọi đơn hàng được xử lý nhanh chóng, chính xác và giao đúng hạn, giúp cải thiện trải nghiệm khách hàng và tăng trưởng doanh thu.
• What: Những công việc cụ thể nào cần được thực hiện? Ví dụ: Quy trình xử lý đơn hàng bao gồm các bước như: nhận đơn hàng, kiểm tra tính hợp lệ, xác nhận với khách hàng, gửi thông tin cho bộ phận kho, đóng gói và giao hàng.
• Where, When, Who: Công việc sẽ diễn ra ở đâu, khi nào và ai chịu trách nhiệm thực hiện? Ví dụ:
• Where: Quy trình này thực hiện tại văn phòng bán hàng (nhận đơn) và kho hàng (kiểm tra và chuẩn bị sản phẩm).
• When: Quy trình cần được xử lý trong vòng 1 giờ sau khi nhận đơn hàng và giao hàng trong 24 giờ nếu có sẵn hàng.
• Who: Nhân viên bán hàng xác nhận đơn hàng, nhân viên kho chuẩn bị hàng, nhân viên giao hàng đóng gói và giao.
• How: Phương pháp nào sẽ được áp dụng? Ví dụ: Sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng để theo dõi tiến trình và xử lý các đơn hàng tự động, đảm bảo công việc được thực hiện nhanh chóng và chính xác.
• 5M: Nguồn lực gồm Nhân lực (Man), Tài chính (Money), Nguyên vật liệu (Material), Máy móc (Machine) và Phương pháp làm việc (Method) cần được phân bổ hợp lý. Ví dụ:
• Man: Nhân viên bán hàng, nhân viên kho, nhân viên giao hàng.
• Money: Ngân sách cho chi phí vận chuyển và phần mềm quản lý đơn hàng.
• Material: Sản phẩm cần thiết cho đơn hàng, bao gồm mẫu mã, bao bì.
• Machine: Hệ thống máy tính, phần mềm quản lý đơn hàng, máy in nhãn vận chuyển.
• Method: Các quy định về kiểm tra kho, đóng gói sản phẩm và vận chuyển.

3 - Phân loại vai trò trong quy trình

Nhà lãnh đạo cần đảm bảo nhân sự trong quy trình đều có sự phân công rõ ràng, từ người thực hiện đến người giám sát, để mỗi nhiệm vụ được triển khai hiệu quả và có sự phối hợp tốt.

4 - Kiểm soát và đánh giá

Xác định các tiêu chí kiểm soát và phương pháp đánh giá quy trình để kịp thời phát hiện và khắc phục các vấn đề trong quá trình thực hiện.

5 - Hoàn thiện tài liệu quy trình

Chuẩn bị đầy đủ tài liệu cần thiết như biểu mẫu, hướng dẫn sử dụng và các báo cáo liên quan để hỗ trợ nhân viên tuân thủ quy trình.

3.2. Mô hình hóa quy trình (Modeling)

Mô hình hóa quy trình là bước quan trọng giúp chuyển các khái niệm lý thuyết trong giai đoạn thiết kế (Design) thành một hình ảnh trực quan và dễ hiểu. Mục tiêu của quá trình này là tạo ra các lưu đồ (Flowcharts), giúp các nhà quản lý và nhân viên dễ dàng nắm bắt và thực hiện quy trình một cách chính xác và nhanh chóng. 

Dưới đây là phân tích ví dụ lưu đồ quy trình quản lý sản xuất nội dung của phòng Marketing, được thể hiện qua các bước trong quy trình:

• Bắt đầu: Quy trình bắt đầu khi có yêu cầu sản xuất nội dung.
• Người viết nộp bản thảo cho biên tập viên: Người viết chuẩn bị và gửi bản thảo bài viết cho biên tập viên để xem xét.
• Duyệt bản thảo, gợi ý sửa đổi: Biên tập viên duyệt bản thảo và đưa ra các sửa đổi nếu cần.
• Người viết chỉnh sửa bản thảo: Sau khi nhận được yêu cầu sửa đổi, người viết chỉnh sửa bản thảo.
• Người thiết kế tạo ấn phẩm đính kèm: Người thiết kế tạo các ấn phẩm, hình ảnh đính kèm bài viết.
• Marketer phân phối và tối ưu kết quả bài viết: Marketer phân phối nội dung và tối ưu hóa kết quả để đạt hiệu quả cao nhất.
• Hoàn tất: Quy trình kết thúc khi bài viết được tối ưu và phân phối xong.

3.3. Triển khai quy trình (Execution)

Trong quá trình triển khai quy trình, doanh nghiệp có thể lựa chọn giữa 2 phương pháp chính để đưa quy trình đã mô hình hóa vào thực tiễn: Vận hành thủ công hoặc vận hành bằng công nghệ. Mỗi phương pháp có những ưu và nhược điểm riêng, tùy vào nhu cầu cũng như nguồn lực của doanh nghiệp.

• Vận hành quy trình thủ công: Quy trình được thực hiện qua các thủ tục và quy định lưu trữ trên giấy tờ. Mọi thông tin được truyền tải giữa các bộ phận qua các văn bản giấy, tạo sự phụ thuộc vào con người và dễ dẫn đến các sai sót, thiếu đồng bộ.
• Vận hành quy trình bằng công nghệ: Doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý quy trình hiện đại, giúp số hóa và tự động hóa các tác vụ thủ công, liên kết tự động giữa các quy trình. Phần mềm cũng cung cấp thông báo tức thì khi có sự cố hoặc thay đổi, giúp tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm thời gian.

Có thể thấy, vận hành quy trình bằng công nghệ Blockchain, AI,... sẽ tối ưu hóa hiệu suất, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian, mang lại sự linh hoạt và hiệu quả cao hơn so với phương pháp thủ công truyền thống.

3.4. Giám sát và đánh giá hiệu quả quy trình (Monitoring)

Giám sát và đánh giá hiệu quả quy trình là một bước quan trọng trong việc đảm bảo rằng quy trình vận hành đúng hướng và đạt được mục tiêu mong muốn. Doanh nghiệp cần liên tục theo dõi và xác định các vấn đề hoặc điểm tắc nghẽn trong quy trình để có thể kịp thời điều chỉnh và tối ưu hóa hiệu suất công việc. 

Việc đánh giá hiệu quả quy trình thường được thực hiện qua các chỉ số Process Performance Indicators (PPIs), giúp đo lường mức độ hoàn thành và hiệu quả đầu ra của quy trình.

• Chỉ số chất lượng đầu ra: Chất lượng đầu ra có thể được đo lường qua mức độ hài lòng của khách hàng. Nếu khách hàng hài lòng với sản phẩm hoặc dịch vụ, quy trình đang hoạt động tốt. Nếu không, điều này chỉ ra rằng quy trình cần được cải thiện.
• Chỉ số thời gian thực hiện: Thời gian thực hiện cần được theo dõi và đánh giá thường xuyên để nhận diện những điểm tắc nghẽn hoặc chậm trễ. Từ đó có biện pháp cải tiến, giúp quy trình trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
• Chỉ số chi phí: Chi phí phát sinh trong mỗi bước cần được theo dõi để đảm bảo ngân sách được sử dụng hiệu quả. Việc theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp và lợi nhuận giúp nhà lãnh đạo nhận diện các điểm chi tiêu lãng phí và tối ưu hóa các khoản chi cho các bước quan trọng.

3.5. Điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình (Optimization)

Mr. Tony Dzung, Chủ tịch Hội đồng quản trị HBR Holdings nhận định: “Một sai lầm mà các nhà quản lý, lãnh đạo doanh nghiệp thường mắc phải là chỉ thiết lập quy trình một lần rồi để đó, tiếp tục sử dụng quy trình cũ mà không xem xét, điều chỉnh hay cải tiến theo sự thay đổi của doanh nghiệp. Thực tế, quy trình cần được cập nhật và tối ưu hóa liên tục để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp. Nếu không, chúng ta sẽ bỏ lỡ cơ hội cải tiến và nâng cao hiệu quả công việc”.

Sau khi quy trình được giám sát và đánh giá, bước tiếp theo là điều chỉnh và tối ưu hóa quy trình để đảm bảo hoạt động hiệu quả nhất. Đây là bước quan trọng để cải thiện liên tục và đưa doanh nghiệp tiến gần hơn đến mục tiêu tối ưu hóa toàn bộ hoạt động, gia tăng năng suất và tạo ra cơ hội phát triển bền vững trong tương lai.

• Phân tích các vấn đề tồn đọng: Đầu tiên, doanh nghiệp cần phân tích các vấn đề đã được xác định trong giai đoạn giám sát (Monitoring). Các vấn đề này có thể là những điểm tắc nghẽn, sai sót, hay sự không hiệu quả trong các bước của quy trình.
• Đưa ra các biện pháp điều chỉnh: Dựa trên các chỉ số đánh giá thu thập được, doanh nghiệp có thể thực hiện các biện pháp điều chỉnh như thay đổi phương pháp làm việc, cải tiến công cụ, hoặc thậm chí là thiết kế lại quy trình từ đầu.
• Cải tiến liên tục và tái thiết kế quy trình: Tối ưu hóa quy trình có thể yêu cầu thiết kế lại toàn bộ quy trình nếu kết quả không như kỳ vọng. Việc này giúp loại bỏ điểm yếu, nâng cao chất lượng và tốc độ. Đôi khi, chỉ cần điều chỉnh một số bước nhỏ, nhưng có khi cần quay lại bước thiết kế để đảm bảo phù hợp với mục tiêu dài hạn.

4. Vai trò của hệ thống quy trình quản lý doanh nghiệp

Hệ thống quy trình quản lý doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động của tổ chức diễn ra hiệu quả, minh bạch và có khả năng mở rộng. 

“Một hệ thống quy trình quản lý được thiết lập rõ ràng và chuẩn hóa không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru mà còn là nền tảng giúp các bộ phận trong tổ chức phối hợp hiệu quả hơn. Chúng ta không thể dựa vào cảm tính để quản lý mà cần xây dựng quy trình khoa học, giúp phân quyền rõ ràng và tăng trưởng bền vững” – Mr. Tony Dzung, Chủ tịch Hội đồng quản trị HBR Holdings chia sẻ.

• Tăng cường hiệu quả vận hành: Khi quy trình quản lý rõ ràng và hợp lý, các đầu việc được thực hiện một cách trơn tru và nhanh chóng. Các nguồn lực được sử dụng hiệu quả hơn, giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí vận hành.
• Cải thiện phối hợp giữa các phòng ban: Một hệ thống quy trình chuẩn hóa giúp các bộ phận trong doanh nghiệp hiểu rõ trách nhiệm của mình và dễ dàng phối hợp với nhau. Sự giao tiếp hiệu quả giữa các phòng ban không chỉ tạo sự thống nhất trong công việc mà còn nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
• Nâng cao khả năng dự báo và ra quyết định: Quy trình quản lý chuẩn hóa cung cấp cho lãnh đạo và các bộ phận thông tin chính xác, kịp thời để đưa ra quyết định đúng đắn. Thông qua dữ liệu đáng tin cậy, doanh nghiệp có thể dễ dàng dự báo các xu hướng thị trường và đưa ra chiến lược phù hợp.
• Tăng cường khả năng cạnh tranh: Doanh nghiệp sở hữu quy trình quản lý hiệu quả có thể đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách nhanh chóng và chính xác. Khi đó, uy tín và hình ảnh thương hiệu của doanh nghiệp được củng cố, tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trong thị trường đầy cạnh tranh.
• Hỗ trợ mở rộng quy mô và phát triển bền vững: Khi doanh nghiệp mở rộng, việc áp dụng hệ thống quy trình chuẩn hóa giúp duy trì sự ổn định và hiệu quả trong hoạt động. Điều này tạo nền tảng vững chắc để doanh nghiệp phát triển bền vững trong tương lai.

5. Tổng hợp các mẫu quy trình quản lý doanh nghiệp mới nhất hiện nay

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng công việc và dự án chồng chéo do thiếu quy trình quản lý rõ ràng, gây ra sự chậm trễ và giảm hiệu suất chung. Đặc biệt, tại Việt Nam, các quy trình quản lý trong doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ còn thiếu tính đồng nhất và khoa học, dẫn đến các thao tác phức tạp.

Để giải quyết vấn đề này, Trường Doanh Nhân HBR đã xây dựng bộ quy trình mẫu chuẩn hóa cho các nghiệp vụ cốt lõi, giúp doanh nghiệp triển khai hiệu quả và cải thiện sự kết nối, cộng tác liên thông trong tổ chức.

5.1. Quy trình Hành chính - Nhân sự

Phòng Hành chính - Nhân sự đóng vai trò then chốt trong việc duy trì hoạt động ổn định của doanh nghiệp. Việc xây dựng quy trình chuẩn giúp quản lý hiệu quả các công việc như tuyển dụng, đào tạo, nhận việc, nghỉ việc, chấm công, tính lương,...

>>> TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: MẪU QUY TRÌNH HÀNH CHÍNH - NHÂN SỰ

5.2. Quy trình Kế toán

Quy trình kế toán là nền tảng để doanh nghiệp quản lý tài chính một cách chính xác và minh bạch. Việc thiết lập quy trình rõ ràng giúp kiểm soát thu chi, lập báo cáo tài chính đúng hạn và tuân thủ các quy định về thuế.

>>> TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: MẪU QUY TRÌNH KẾ TOÁN

5.3. Quy trình Kinh doanh - Chăm sóc khách hàng

Một quy trình kinh doanh và chăm sóc khách hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Các công việc như xử lý khiếu nại, đặt hàng, nhận hàng hay giao hàng cần được chuẩn hóa, từ đó đảm bảo mọi bước trong quy trình đều diễn ra suôn sẻ, mang lại trải nghiệm tích cực cho khách hàng.

>>> TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: MẪU QUY TRÌNH KINH DOANH - CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG

5.4. Quy trình Vận hành

Quy trình vận hành hiệu quả là chìa khóa để doanh nghiệp hoạt động trơn tru và đạt hiệu suất cao. Việc chuẩn hóa các bước trong sản xuất, cung ứng và quản lý chất lượng giúp giảm thiểu lãng phí và tăng cường khả năng cạnh tranh. Một quy trình vận hành tốt còn tạo nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

>>> TÀI LIỆU MIỄN PHÍ: MẪU QUY TRÌNH VẬN HÀNH

Hy vọng rằng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của quy trình quản lý doanh nghiệp và cách thiết lập một quy trình hiệu quả. Quy trình chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, gia tăng hiệu suất và tối ưu hóa hoạt động. Đừng quên theo dõi các bài viết của Trường Doanh Nhân HBR để học hỏi thêm và áp dụng thành công trong công việc quản lý doanh nghiệp của bạn.