PHÒNG NHÂN SỰ GỒM NHỮNG BỘ PHẬN NÀO? CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ

Phòng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển bền vững của doanh nghiệp, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ phòng nhân sự gồm những bộ phận nào và những kỹ năng cần thiết để tối ưu hiệu suất làm việc. Việc xây dựng đội ngũ nhân sự có chuyên môn cao giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và thu hút nhân tài. Trường Doanh Nhân HBR sẽ giúp bạn khám phá vai trò của phòng nhân sự và những kỹ năng quan trọng để quản lý nhân sự hiệu quả!

1. Phòng nhân sự là gì?

Phòng nhân sự là bộ phận quan trọng trong doanh nghiệp, chịu trách nhiệm quản lý và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức. Bộ phận này có vai trò đảm bảo sự gắn kết giữa sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị cốt lõi với văn hóa doanh nghiệp.

Nhiệm vụ chính của phòng nhân sự bao gồm tuyển dụng, đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên, quản lý chế độ lương thưởng và phúc lợi, xử lý các vấn đề liên quan đến nhân sự, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật cũng như chính sách nội bộ về nhân sự. Với vai trò cốt lõi, phòng nhân sự góp phần xây dựng đội ngũ nhân viên chất lượng, đáp ứng nhu cầu phát triển bền vững của doanh nghiệp.

2. Phòng nhân sự gồm những bộ phận nào?

Theo Mr. Tony Dzung, một chuyên gia về quản trị nhân sự, phòng nhân sự đóng vai trò cốt lõi trong việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực, bao gồm nhiều bộ phận với chức năng riêng biệt. Dưới đây là 4 bộ phận chính của phòng nhân sự:

2.1. Bộ phận tuyển dụng (Recruitment)

Bộ phận tuyển dụng là đơn vị chịu trách nhiệm chính trong việc thu hút và tuyển chọn nhân sự phù hợp với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. Để đảm bảo chất lượng nhân sự đầu vào, bộ phận này cần xây dựng kế hoạch tuyển dụng bài bản, triển khai các chiến dịch thu hút ứng viên thông qua nhiều kênh tuyển dụng khác nhau như mạng xã hội, website tuyển dụng, hội thảo nghề nghiệp, hoặc kết nối với các trường đại học.

Ngoài ra, bộ phận tuyển dụng cũng phải làm việc chặt chẽ với các phòng ban khác để xác định nhu cầu nhân sự cụ thể, xây dựng bộ tiêu chí tuyển dụng và tối ưu hóa quy trình phỏng vấn nhằm đảm bảo hiệu quả tuyển dụng cao nhất. 

Một quy trình tuyển dụng nhanh chóng, chuyên nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhân tài mà còn nâng cao trải nghiệm ứng viên, góp phần xây dựng thương hiệu tuyển dụng mạnh mẽ.

2.2. Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (C&B)

Bộ phận C&B có vai trò quan trọng trong việc quản lý và xây dựng chính sách tiền lương, thưởng cũng như các chế độ đãi ngộ cho nhân viên. Họ đảm nhận việc tính toán, chi trả lương thưởng đúng hạn, đảm bảo sự minh bạch, công bằng trong hệ thống đãi ngộ để tạo động lực làm việc cho nhân viên.

Ngoài ra, bộ phận này còn chịu trách nhiệm nghiên cứu và cập nhật các chính sách lương, thưởng theo xu hướng thị trường, đảm bảo tính cạnh tranh của doanh nghiệp trong việc thu hút và giữ chân nhân tài. Họ cũng cần hiểu rõ về quy định pháp luật liên quan đến lao động, bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân để đảm bảo quyền lợi cho người lao động cũng như tuân thủ đúng quy định pháp lý.

Bên cạnh đó, bộ phận C&B không chỉ giới hạn trong việc quản lý lương thưởng mà còn tham gia xây dựng chính sách phúc lợi toàn diện như bảo hiểm sức khỏe, chính sách nghỉ phép, hỗ trợ đời sống nhân viên nhằm nâng cao trải nghiệm làm việc và gắn kết nhân sự với doanh nghiệp.

2.3. Bộ phận hành chính (HR Admin)

Bộ phận hành chính nhân sự đảm nhiệm các công việc liên quan đến quản lý hồ sơ nhân sự, thủ tục hành chính, hợp đồng lao động cũng như các hoạt động hỗ trợ vận hành nội bộ doanh nghiệp. Đây là bộ phận đảm bảo sự suôn sẻ trong các quy trình hành chính và giữ cho mọi hoạt động vận hành đúng quy định.

Công việc của bộ phận này bao gồm quản lý tài sản doanh nghiệp, tổ chức sắp xếp văn phòng làm việc, chuẩn bị các thủ tục liên quan đến nhân sự như hợp đồng lao động, quyết định bổ nhiệm, điều chuyển, nghỉ việc… Ngoài ra, HR Admin cũng có thể tham gia hỗ trợ tổ chức các sự kiện nội bộ như hội nghị, lễ kỷ niệm, tiệc cuối năm để tăng cường sự gắn kết giữa nhân viên và doanh nghiệp.

Một bộ phận hành chính nhân sự hoạt động hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, giảm thiểu rủi ro liên quan đến pháp lý và nâng cao môi trường làm việc chuyên nghiệp.

2.4. Bộ phận đào tạo và phát triển (T&D – Training & Development)

Bộ phận đào tạo và phát triển có nhiệm vụ nâng cao năng lực chuyên môn và kỹ năng mềm cho nhân viên thông qua các chương trình đào tạo bài bản. Đây là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp xây dựng một đội ngũ nhân sự có trình độ cao, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu công việc và thích ứng với sự thay đổi của thị trường.

Bộ phận này phụ trách việc xác định nhu cầu đào tạo của từng bộ phận, thiết kế chương trình đào tạo phù hợp và triển khai các khóa học nội bộ hoặc hợp tác với chuyên gia bên ngoài. Ngoài đào tạo chuyên môn, bộ phận T&D cũng chú trọng đến việc phát triển kỹ năng mềm như lãnh đạo, giao tiếp, quản lý thời gian nhằm nâng cao hiệu suất làm việc và giúp nhân viên phát triển sự nghiệp lâu dài.

Hơn thế nữa, bộ phận đào tạo còn tham gia xây dựng lộ trình thăng tiến cho nhân viên, giúp họ nhìn thấy cơ hội phát triển trong doanh nghiệp, từ đó tăng cường sự gắn bó và động lực làm việc. 

“Việc đầu tư vào đào tạo không chỉ giúp nâng cao chất lượng nhân sự mà còn tạo ra giá trị lâu dài cho doanh nghiệp trong chiến lược phát triển bền vững”, Mr. Tony Dzung khẳng định.

XEM THÊM: MÔ HÌNH 70 20 10 - CÔNG CỤ ĐẮC LỰC TRONG ĐÀO TẠO NHÂN SỰ

3. Phòng nhân sự có những vị trí nào?

Phòng nhân sự bao gồm nhiều vị trí với vai trò và nhiệm vụ khác nhau nhằm đảm bảo việc quản lý và phát triển nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Dưới đây là những vị trí quan trọng trong bộ phận nhân sự:

• Giám đốc nhân sự (HR Director): Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động nhân sự, xây dựng chiến lược nhân sự và đảm bảo doanh nghiệp vận hành hiệu quả.
• Trưởng phòng nhân sự (HR Manager): Quản lý các hoạt động nhân sự hàng ngày, giám sát quá trình tuyển dụng, đánh giá nhân viên và làm cầu nối giữa lãnh đạo và nhân viên.
• Trợ lý nhân sự (HR Assistant): Hỗ trợ trưởng phòng trong các công việc hành chính như chấm công, quản lý hồ sơ và tham gia vào quy trình tuyển dụng, đào tạo nhân sự mới.
• Quản lý hành chính nhân sự (HR Admin): Chịu trách nhiệm sắp xếp, lưu trữ và cập nhật thông tin nhân sự, hỗ trợ triển khai các kế hoạch nhân sự từ cấp trên.
• Chuyên viên tuyển dụng (Recruitment Specialist): Tìm kiếm, tiếp cận và tuyển chọn ứng viên phù hợp, đảm bảo công ty có đội ngũ nhân sự chất lượng.
• Chuyên viên tiền lương và phúc lợi (C&B Specialist): Quản lý hệ thống lương thưởng, phúc lợi, đảm bảo các chính sách đãi ngộ minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật.
• Chuyên viên đào tạo và phát triển (T&D Specialist): Lên kế hoạch, tổ chức các chương trình đào tạo để nâng cao kỹ năng và năng lực cho nhân viên.
• Nhân viên hành chính nhân sự (HR Staff): Hỗ trợ tuyển dụng, quản lý giấy tờ, văn bản và thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến hành chính nhân sự.

Theo Mr. Tony Dzung, chuyên gia với 16 năm kinh nghiệm điều hành doanh nghiệp, mỗi vị trí đều có vai trò quan trọng trong việc xây dựng và duy trì nguồn nhân lực, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.

4. Nhiệm vụ của phòng nhân sự trong doanh nghiệp

Phòng Quản lý Nhân sự đóng vai trò then chốt trong việc xây dựng và phát triển nguồn nhân lực, giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và đạt được mục tiêu chiến lược. Dưới đây là nhiệm vụ của phòng nhân sự đối với doanh nghiệp.

4.1. Lập kế hoạch và triển khai tuyển dụng nhân sự

Phòng nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc xác định nhu cầu tuyển dụng dựa trên định hướng phát triển và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp. Sau khi đánh giá số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết, bộ phận này sẽ xây dựng kế hoạch tuyển dụng chi tiết, bao gồm:

• Xác định tiêu chí tuyển dụng cho từng vị trí.
• Lựa chọn kênh đăng tuyển phù hợp, từ mạng xã hội, trang tuyển dụng đến các chương trình hội thảo việc làm.
• Tiến hành quy trình sàng lọc, phỏng vấn và đánh giá ứng viên.

Ngoài ra, phòng nhân sự cần đảm bảo các bước tuyển dụng diễn ra minh bạch, tuân thủ các quy định pháp luật và duy trì tính công bằng trong toàn bộ quá trình. Để thu hút nhân tài và nâng cao chất lượng đội ngũ, chính sách đãi ngộ hấp dẫn, môi trường làm việc chuyên nghiệp cũng là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp cạnh tranh trên thị trường lao động.

4.2. Quản lý thông tin và hồ sơ nhân sự

Công tác quản lý thông tin nhân sự là nhiệm vụ thiết yếu của bộ phận hành chính nhân sự, nhằm đảm bảo dữ liệu nhân viên được lưu trữ và xử lý một cách khoa học, chính xác và bảo mật. Cụ thể, bộ phận này cần thực hiện:

• Thiết lập hệ thống quản lý dữ liệu nhân sự tập trung, giúp dễ dàng truy xuất thông tin khi cần thiết.
• Cập nhật thông tin liên quan đến hợp đồng lao động, bảo hiểm, lương thưởng, chế độ khen thưởng và xử lý vi phạm.
• Theo dõi và điều chỉnh các chính sách nghỉ việc, chế độ thai sản, gia hạn hợp đồng theo đúng quy định.
• Phối hợp với các bộ phận để thực hiện giao nhận văn bản, hợp đồng và các tài liệu quan trọng.

Hiện nay, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, rút ngắn thời gian xử lý và nâng cao tính chính xác trong công tác quản trị nhân sự.

4.3. Quản lý quan hệ lao động và môi trường làm việc

Quan hệ nhân viên (Employee Relations - ER) là một trong những chức năng cốt lõi của phòng nhân sự nhằm tạo dựng môi trường làm việc lành mạnh, gắn kết đội ngũ và nâng cao hiệu suất làm việc. Bộ phận này có nhiệm vụ:

• Hòa giải và xử lý tranh chấp nội bộ: Đảm bảo giải quyết các xung đột giữa nhân viên và doanh nghiệp một cách minh bạch, công bằng.
• Thiết lập và triển khai chính sách lao động: Đảm bảo các quy định nội bộ phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và tuân thủ đúng pháp luật lao động.
• Tăng cường sự hài lòng của nhân viên: Xây dựng các chương trình phúc lợi, hoạt động gắn kết nội bộ để nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên.

Một môi trường làm việc tích cực, minh bạch sẽ giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài, tăng cường sự gắn kết và nâng cao năng suất lao động.

4.4. Đánh giá và quản lý hiệu suất làm việc

Quản lý hiệu suất giúp doanh nghiệp theo dõi và cải thiện năng suất của nhân viên, đồng thời đảm bảo sự công bằng trong đánh giá và khen thưởng. Để thực hiện hiệu quả, phòng nhân sự cần triển khai các bước sau:

• Thiết lập hệ thống tiêu chí đánh giá: Xây dựng bộ tiêu chuẩn đánh giá phù hợp với từng vị trí công việc.
• Định kỳ theo dõi và đánh giá hiệu suất làm việc: Đánh giá mức độ đóng góp, tinh thần làm việc của từng nhân viên.
• Áp dụng chính sách khen thưởng, kỷ luật công bằng: Ghi nhận những nỗ lực xuất sắc và xử lý các vi phạm theo quy định.
• Lên kế hoạch đào tạo và phát triển năng lực: Tạo điều kiện để nhân viên nâng cao kỹ năng chuyên môn, thích ứng với xu hướng thị trường.

Việc áp dụng các công cụ đo lường hiệu suất tiên tiến sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực, cải thiện năng suất và duy trì động lực làm việc của nhân viên.

XEM THÊM: QUY TRÌNH ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰ ĐỂ NHÂN SỰ NÂNG CAO HIỆU SUẤT LÀM VIỆC

4.5. Hoạch định và phát triển nguồn nhân lực

Hoạch định nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp đảm bảo sự cân bằng giữa nhu cầu nhân sự hiện tại và chiến lược phát triển dài hạn. Nhiệm vụ của phòng nhân sự bao gồm:

• Dự báo xu hướng nhân sự: Đánh giá sự biến động nhân sự để có kế hoạch tuyển dụng phù hợp.
• Xây dựng lộ trình phát triển nghề nghiệp: Định hướng con đường thăng tiến cho nhân viên, tạo cơ hội phát triển trong nội bộ doanh nghiệp.
• Thiết lập chính sách giữ chân nhân tài: Tạo môi trường làm việc lý tưởng và các chương trình đào tạo để nâng cao giá trị nhân viên.
• Phân tích dữ liệu nhân sự: Dựa trên các chỉ số hiệu suất để đưa ra quyết định nhân sự phù hợp.

Một chiến lược nguồn nhân lực vững chắc giúp doanh nghiệp duy trì đội ngũ nhân sự ổn định, tăng trưởng bền vững và giảm thiểu rủi ro về nhân sự.

4.6. Xây dựng chính sách lương thưởng và chế độ phúc lợi

Chính sách lương thưởng và phúc lợi đóng vai trò quan trọng trong việc thu hút và giữ chân nhân tài. Để đảm bảo sự cạnh tranh và công bằng, phòng nhân sự cần:

• Nghiên cứu và đề xuất chính sách đãi ngộ hợp lý: Đảm bảo mức lương, thưởng cạnh tranh với thị trường lao động.
• Thiết lập hệ thống lương thưởng minh bạch: Phù hợp với hiệu suất làm việc của từng cá nhân.
• Đưa ra các chính sách tăng lương hợp lý: Cân đối giữa lợi ích nhân viên và năng lực tài chính của doanh nghiệp.
• Xây dựng chế độ phúc lợi toàn diện: Bao gồm bảo hiểm sức khỏe, hỗ trợ tài chính, các chương trình đào tạo và phát triển cá nhân.

Việc tối ưu hóa chính sách đãi ngộ không chỉ giúp doanh nghiệp giữ chân nhân tài mà còn nâng cao sự hài lòng và cam kết của nhân viên.

4.7. Xây dựng và duy trì văn hóa doanh nghiệp

Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì bản sắc riêng và tạo dựng môi trường làm việc hấp dẫn. Một chiến lược kinh doanh có thể thay đổi, nhưng văn hóa doanh nghiệp bền vững sẽ giúp tổ chức tiếp tục phát triển mạnh mẽ. Để xây dựng văn hóa doanh nghiệp, phòng nhân sự cần:

• Định hình và lan tỏa giá trị cốt lõi của doanh nghiệp: Đảm bảo tất cả nhân viên hiểu rõ sứ mệnh, tầm nhìn và mục tiêu chung.
• Tạo dựng môi trường làm việc tích cực: Xây dựng một không gian làm việc thân thiện, chuyên nghiệp và sáng tạo.
• Tổ chức các hoạt động nội bộ để tăng cường kết nối: Bao gồm teambuilding, sự kiện doanh nghiệp, đào tạo văn hóa doanh nghiệp.
• Điều chỉnh các quy trình làm việc để phù hợp với văn hóa tổ chức: Đảm bảo tính thống nhất trong cách thức vận hành và quản lý nhân sự.

Một nền văn hóa doanh nghiệp vững chắc sẽ giúp doanh nghiệp duy trì sự gắn kết, thu hút nhân tài và tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững.

5. Kỹ năng cần có của một người làm nhân sự

Để trở thành một chuyên viên nhân sự giỏi, cần trang bị nhiều kỹ năng quan trọng giúp quản lý và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả. Dưới đây là 7 kỹ năng thiết yếu:

• Kỹ năng lãnh đạo: Hướng dẫn, hỗ trợ nhân viên phát triển, đồng thời tạo ra môi trường làm việc tích cực, gắn kết đội ngũ.
• Kỹ năng tổ chức: Lập kế hoạch, quản lý các quy trình nhân sự như tuyển dụng, đào tạo, phúc lợi, đảm bảo công việc diễn ra hiệu quả và đúng tiến độ.
• Kỹ năng giao tiếp: Truyền đạt thông tin rõ ràng, đàm phán khéo léo với nhân viên và lãnh đạo, đồng thời xử lý mâu thuẫn một cách linh hoạt.
• Kỹ năng phân tích: Đánh giá hiệu suất làm việc, đo lường hiệu quả các chương trình đào tạo, dự báo nhu cầu nhân lực để ra quyết định chính xác.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề: Nhận diện và xử lý các tình huống phát sinh trong quản lý nhân sự, từ tranh chấp nội bộ đến các chính sách phúc lợi.
• Kỹ năng quan sát: Nhạy bén trong việc đánh giá năng lực, thái độ nhân viên, phát hiện sớm các vấn đề để có giải pháp kịp thời.
• Tư duy linh hoạt: Luôn cập nhật xu hướng nhân sự, thích ứng với thay đổi và đổi mới phương pháp quản lý để nâng cao hiệu quả làm việc.

Phòng nhân sự không chỉ là bộ phận vận hành các quy trình nhân sự mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và phát triển nguồn nhân lực bền vững. Việc nắm vững các bộ phận trong phòng nhân sự cùng những kỹ năng cần thiết sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất làm việc, thu hút và giữ chân nhân tài.

Tuy nhiên, để xây dựng một hệ thống nhân sự hiệu quả không phải là điều dễ dàng. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong việc tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân sự, hãy tham gia ngay khóa tư vấn chiến lược quản trị nhân sự tại Trường Doanh Nhân HBR để nhận được giải pháp tối ưu và chuyên sâu từ các chuyên gia hàng đầu.

Trường Doanh Nhân HBR luôn đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc nâng cao năng lực quản lý nhân sự, giúp doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ trong môi trường cạnh tranh đầy gay gắt.