MÔ HÌNH HOLACRACY: HỆ THỐNG TỔ CHỨC TỰ QUẢN CHO DOANH NGHIỆP HIỆN ĐẠI

Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng cần sự linh hoạt và đổi mới, mô hình Holacracy đang nổi lên như một giải pháp quản trị mới mẻ, thay thế cơ cấu truyền thống bằng hệ thống vai trò tự quản. Vậy Holacracy hoạt động như thế nào, mang lại lợi ích gì và doanh nghiệp nào có thể áp dụng thành công? Bài viết này Trường doanh nhân HBR sẽ phân tích chi tiết để giúp bạn có cái nhìn toàn diện.

1. Mô hình Holacracy là gì?

Holacracy là một mô hình tổ chức tự quản, trong đó quyền ra quyết định được phân bổ cho các thành viên thay vì tập trung vào một cấp lãnh đạo duy nhất. Khung quản trị này mang lại cho nhân viên mức độ tự chủ rất cao, cho phép họ đảm nhận cùng lúc nhiều vai trò khác nhau.

Nhờ đó, Holacracy thúc đẩy tính minh bạch và trách nhiệm, đồng thời giúp mỗi người phát huy tối đa chuyên môn của mình.

Thuật ngữ holacracy xuất hiện lần đầu trong cuốn sách “The Ghost in the Machine” (1967) của Arthur Koestler, kết hợp giữa từ Hy Lạp holon (nghĩa là “tổng thể, chỉnh thể”) và hậu tố -cracy (nghĩa là “quyền lực, sự cai trị”). 

Vì vậy, Holacracy có thể hiểu là một hình thức quản trị mà trong đó tổ chức được điều hành bởi những nhóm tự quản, độc lập nhưng vẫn gắn kết với nhau.

Ví dụ minh họa:

Trong một công ty áp dụng Holacracy, một nhân viên có thể vừa giữ vai trò “Quản lý dự án Marketing” trong Circle Marketing, vừa đảm nhận vai trò “Người phụ trách đào tạo nội bộ” trong Circle Nhân sự. Trong mỗi vai trò, họ có toàn quyền ra quyết định trong phạm vi trách nhiệm được giao, mà không cần chờ cấp trên phê duyệt. 

2. Mô hình Holacracy hoạt động như thế nào?

Trong nhiều thập kỷ, hầu hết các doanh nghiệp vẫn duy trì mô hình quản lý truyền thống theo kiểu tháp phân cấp: quyền lực tập trung vào ban lãnh đạo, mệnh lệnh truyền từ trên xuống dưới. 

Tuy nhiên, sự thay đổi nhanh chóng của thị trường và công nghệ khiến cách quản trị này bộc lộ nhiều hạn chế: chậm thích ứng, thiếu sáng tạo, nhân viên ít có tiếng nói. Đây chính là lý do mô hình Holacracy ra đời – một hệ thống vận hành tổ chức linh hoạt hơn, trao quyền mạnh mẽ cho từng cá nhân.

Holacracy hoạt động dựa trên ba nguyên tắc cốt lõi:

1 - Quyền lực phân tán thay vì tập trung

• Trong Holacracy, quyền lực không nằm trong tay một vài nhà lãnh đạo, mà được phân bổ vào các “vòng tròn” (circles) – tương ứng với từng nhóm chức năng hay dự án.
• Mỗi vòng tròn có tính tự quản cao, được phép ra quyết định trong phạm vi công việc của mình mà không phải chờ sự phê duyệt từ cấp trên.

2 - Vai trò (Roles) thay cho chức danh (Titles)

• Thay vì gắn với một chức danh cố định như “Trưởng phòng Marketing”, nhân sự trong Holacracy đảm nhận nhiều vai trò khác nhau tùy theo năng lực và nhu cầu dự án.
• Cách làm này giúp tối ưu hóa kỹ năng của từng cá nhân, đồng thời giảm sự ràng buộc bởi “chức vụ hành chính”.
• Điều này cũng đồng nghĩa, một nhân viên có thể vừa tham gia vai trò sáng tạo nội dung, vừa giữ vai trò phân tích dữ liệu trong các vòng tròn khác nhau.

3 - Cơ chế “Governance Meetings” – họp quản trị định kỳ

Holacracy xây dựng một quy trình họp chuẩn hóa, nơi mọi thành viên được phép đưa ra vấn đề, đề xuất thay đổi hoặc cập nhật vai trò.

Quy trình này giúp tổ chức liên tục thích nghi trước sự biến động của môi trường kinh doanh.

Như vậy, Holacracy không đơn thuần là thay đổi cơ cấu tổ chức, mà là một phương thức vận hành mới, nơi quyền lực được phân tán, sự minh bạch được đề cao, và nhân viên trở thành trung tâm của đổi mới.

3. Ưu và nhược điểm của mô hình Holacracy

1 - Ưu điểm

Holacracy mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh cạnh tranh và đổi mới liên tục:

• Thúc đẩy đổi mới sáng tạo: Trong Holacracy, nhân sự không bị ràng buộc bởi bản mô tả công việc cứng nhắc. Thay vào đó, họ có quyền linh hoạt tham gia nhiều vai trò và dự án khác nhau. Điều này tạo điều kiện để hình thành những ý tưởng độc đáo, khuyến khích đổi mới và mở ra các hướng tiếp cận sáng tạo mới.
• Tăng cường sự gắn kết của nhân viên: Việc loại bỏ cấu trúc quản lý theo cấp bậc và trao quyền tham gia vào quá trình ra quyết định cho tất cả thành viên giúp nhân viên cảm thấy mình có tiếng nói trong tổ chức. Khi được trực tiếp đóng góp vào chiến lược và vận hành, mức độ gắn kết và cam kết với sự phát triển của doanh nghiệp được nâng cao rõ rệt.
• Nâng cao tính minh bạch: Quy trình ra quyết định tích hợp (integrative decision-making) trong Holacracy cho phép thông tin được chia sẻ công khai, không bị giới hạn bởi “rào cản hành chính” của mô hình quản lý truyền thống. Các chỉ số hoạt động, cập nhật vận hành hay giá trị tổ chức được truyền tải rõ ràng, giúp toàn bộ thành viên nắm bắt định hướng chung và phối hợp hiệu quả hơn.

2 - Nhược điểm

Bên cạnh những lợi ích kể trên, Holacracy cũng tồn tại các hạn chế khiến nó không phải lựa chọn phù hợp cho mọi doanh nghiệp:

• Khó khăn trong việc đảm bảo trách nhiệm: Do thiếu tầng quản lý cấp cao, việc quy trách nhiệm cá nhân trong Holacracy trở nên phức tạp. Sự di chuyển linh hoạt giữa các vai trò khiến việc đánh giá hiệu suất và mức độ chịu trách nhiệm của từng nhân viên gặp nhiều thách thức.
• Nguy cơ lãng phí thời gian họp hành: Mô hình Holacracy duy trì nhiều cuộc họp chiến thuật trong từng “vòng tròn” (circle). Mặc dù mục tiêu nhằm cập nhật tiến độ và trao đổi ý tưởng, việc nhân sự tham gia đồng thời nhiều vòng tròn có thể dẫn tới tình trạng quá tải cuộc họp, làm phân tán sự tập trung khỏi các công việc trọng yếu.
• Phụ thuộc vào năng lực tự quản: Cơ chế tự quản là ưu điểm nhưng đồng thời cũng là điểm hạn chế. Với những nhân viên đã quen làm việc dưới sự chỉ đạo trực tiếp từ cấp quản lý, việc chuyển sang môi trường yêu cầu tính chủ động và tự chịu trách nhiệm cao có thể gây áp lực, thậm chí làm giảm hiệu quả làm việc.

4. Doanh nghiệp nào phù hợp với Holacracy?

Không phải mọi tổ chức đều có thể vận hành hiệu quả theo mô hình Holacracy. Bản chất của Holacracy là trao quyền tự quản, loại bỏ cấp bậc truyền thống và đề cao tính linh hoạt, do đó nó phù hợp hơn với những doanh nghiệp có đặc thù đổi mới và môi trường nhân sự cởi mở.

1 - Startup, công ty sáng tạo, công nghệ, dịch vụ số

Đây là nhóm điển hình cần tốc độ và sự linh hoạt. Trong môi trường mà vòng đời sản phẩm ngắn, cần liên tục thử, sai, cải tiến, việc trao quyền ra quyết định cho từng vai trò sẽ giúp giảm độ trễ và tăng tốc đổi mới.

Holacracy cho phép nhân sự “tự xử lý” trong phạm vi vai trò của mình mà không phải chờ phê duyệt nhiều tầng lớp, nhờ đó ra quyết định nhanh và gần thực tế.

Bởi vì, Trong Holacracy, mỗi vai trò được định nghĩa rõ ràng về phạm vi trách nhiệm, quyền hạn và mục tiêu. Khi đã nắm giữ một vai trò, nhân sự có toàn quyền ra quyết định trong phạm vi đó mà không cần xin ý kiến từ cấp trên.

• Ví dụ: Người giữ vai trò “Quản lý nội dung website” có quyền chỉnh sửa, đăng tải hoặc cải tiến nội dung theo tiêu chuẩn đã định, thay vì phải trình qua trưởng phòng – giám đốc marketing – CEO.
• Kết quả: quyết định được đưa ra ngay tại chỗ, không bị tắc nghẽn bởi thủ tục.

2 - Doanh nghiệp đang gặp “nút thắt” trong quản trị truyền thống

Một số doanh nghiệp trưởng thành dần đối mặt với tình trạng: ra quyết định chậm, nhân sự thụ động, khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên quá xa. Khi đó, Holacracy có thể là giải pháp tháo gỡ, giúp:

• Giảm sự cồng kềnh trong hệ thống quản lý: Holacracy thay cấp bậc bằng vai trò (roles). Quyền lực không còn tập trung ở vài quản lý cấp cao, mà được phân tán cho từng vai trò với phạm vi rõ ràng. Điều này loại bỏ tầng phê duyệt dư thừa, giúp hệ thống gọn nhẹ hơn.
• Khôi phục tinh thần chủ động của nhân viên: Mỗi nhân sự nắm toàn quyền trong phạm vi vai trò, từ đó họ không chờ lệnh, mà tự xử lý công việc. Chính sự trao quyền thật sự này khiến nhân viên cảm thấy được tin tưởng, tăng tính chủ động và sáng tạo.
• Tạo sự minh bạch trong việc phân quyền và trách nhiệm: Mọi vai trò, trách nhiệm, chính sách đều được ghi rõ trong hiến pháp Holacracy và công cụ quản trị (như GlassFrog, Holaspirit). Ai làm gì, có quyền gì, chịu trách nhiệm gì đều minh bạch, tránh chồng chéo và đổ lỗi.

3 - Tổ chức có văn hoá mở, nhân sự thích ứng nhanh

Holacracy yêu cầu tinh thần minh bạch: mọi vai trò, chính sách, quyết định đều được ghi nhận và công khai trên hệ thống.

Tổ chức phù hợp là nơi mà nhân sự sẵn sàng tự chủ – tự chịu trách nhiệm, thích ứng với thay đổi nhanh, và không quá phụ thuộc vào “quyền lực chức danh”. Trong những môi trường như vậy, Holacracy có thể tạo ra sự cam kết cao hơn từ nhân sự vì họ thấy rõ quyền hạn gắn liền với trách nhiệm của mình.

Lý do là vì trong Holacracy, quyền hạn và trách nhiệm luôn đi đôi:

• Khi một nhân sự được trao quyền quyết định trong vai trò, họ không còn cảm giác “chỉ là người thừa hành” mà trở thành người đồng kiến tạo kết quả.
• Mỗi hành động họ đưa ra đều có tác động trực tiếp đến hiệu suất của circle, vì vậy họ ý thức rõ trách nhiệm cá nhân.
• Sự minh bạch trong mô hình (vai trò, trách nhiệm, mục tiêu được công khai) khiến nhân sự khó “né tránh” hoặc “đùn đẩy”, buộc họ phải chủ động hoàn thành phần việc của mình.

5. Các phương pháp giúp áp dụng mô hình Holacracy thành công 

Để Holacracy vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý một số nguyên tắc và thực hành sau:

1 - Tuyển chọn nhân sự phù hợp

Holacracy dựa trên nguyên tắc tự quản, do đó không phải nhân sự nào cũng phù hợp. Một số người quen với mô hình quản lý truyền thống (cấp bậc, chỉ dẫn trực tiếp) sẽ khó thích nghi. Việc tuyển chọn những cá nhân có khả năng tự chủ, chủ động và sẵn sàng chịu trách nhiệm cho vai trò của mình là điều kiện tiên quyết để mô hình hoạt động ổn định.

Để hiểu rõ hơn về cách xác định và lựa chọn nhân sự phù hợp với tầm nhìn dài hạn của doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo video dưới đây từ Trường Doanh nhân HBR:

2 - Giao tiếp rõ ràng và liên tục

Chuyển đổi sang mô hình tự quản sẽ gặp sự kháng cự nhất định. Do đó, lãnh đạo cần:

• Giải thích rõ ràng các mục tiêu, cơ chế và kỳ vọng.
• Lắng nghe phản hồi từ nhân viên, bao gồm cả phản hồi ẩn danh nếu cần.
• Trả lời thắc mắc kịp thời và kiên nhẫn hướng dẫn nhân viên trong giai đoạn đầu.

Việc giao tiếp minh bạch giúp giảm bỡ ngỡ, xây dựng niềm tin và tăng khả năng chấp nhận mô hình mới.

3 - Đảm bảo sự rõ ràng về vai trò và kỳ vọng

Trong Holacracy, mỗi nhân sự phải vận hành độc lập theo vai trò được giao. Để thực hiện hiệu quả, họ cần hiểu rõ nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi trách nhiệm và các tiêu chí đánh giá kết quả. Việc này giúp giảm nhầm lẫn, đảm bảo mọi thành viên đồng bộ trong quá trình làm việc.

4 - Lãnh đạo làm gương

Mọi chính sách và lời nói của lãnh đạo phải đi đôi với hành động thực tế. Nếu tồn tại sự khác biệt giữa tuyên bố của lãnh đạo và thực thi, nhân viên sẽ mất niềm tin và khó thích nghi với hệ thống tự quản. Lãnh đạo cần thể hiện cam kết thực chất, đồng thời duy trì tính minh bạch và nhất quán trong mọi quyết định.

Như Tony Dzung từng chia sẻ tại Trường Doanh nhân HBR: “Lãnh đạo tạo gương phải hiểu mình, sửa mình để dẫn dắt đội nhóm”. Đây chính là minh chứng rõ ràng cho vai trò then chốt của lãnh đạo trong việc duy trì sự nhất quán và khơi dậy niềm tin trong mô hình tự quản.

6. Câu hỏi thường gặp (FAQ) về mô hình Holacracy

Mặc dù Holacracy ngày càng được nhiều doanh nghiệp quan tâm, nhưng không ít lãnh đạo vẫn đặt ra nhiều câu hỏi xoay quanh tính khả thi và sự phù hợp của mô hình này. Dưới đây là những thắc mắc phổ biến nhất, kèm phân tích chi tiết:

1 - Holacracy có thay thế hoàn toàn lãnh đạo không?

Không. Holacracy không xóa bỏ vai trò lãnh đạo mà tái định nghĩa nó. Thay vì lãnh đạo đưa ra mọi quyết định, Holacracy phân quyền cho từng Role Lead trong phạm vi vai trò của họ.

Người lãnh đạo lúc này tập trung vào thiết kế hệ thống, định hướng chiến lược, giữ nhịp vận hành và loại bỏ cản trở, chứ không còn ôm đồm chi tiết tác nghiệp. Điều này giúp lãnh đạo “giảm tải” nhưng vẫn đảm bảo doanh nghiệp đi đúng hướng.

2 - Có thể áp dụng một phần Holacracy không?

Có. Nhiều doanh nghiệp đã thử nghiệm Holacracy ở một vài phòng ban hoặc circle nhỏ trước khi mở rộng toàn tổ chức.

Cách tiếp cận “thí điểm” giúp hạn chế rủi ro, đồng thời cho phép doanh nghiệp tùy biến mô hình theo văn hóa và bối cảnh riêng.

Holacracy không phải “tất cả hoặc không gì cả”, mà có thể kết hợp với quản trị truyền thống để tạo mô hình lai (hybrid).

3 - Chi phí triển khai Holacracy có cao không?

Ngoài chi phí phần mềm (GlassFrog, Holaspirit), doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo, coaching và quản trị thay đổi. Thách thức lớn không phải chi phí tài chính, mà là chi phí văn hóa và nguồn lực con người.

4 - Nếu áp dụng thất bại thì có thể quay lại mô hình cũ không?

Có, nhưng sẽ tốn kém và dễ gây “sốc văn hóa” cho nhân sự. Do đó, doanh nghiệp thường được khuyến nghị triển khai thử nghiệm ở phạm vi hẹp, thay vì áp dụng toàn bộ ngay từ đầu.

7. Case study: Doanh nghiệp áp dụng thành công mô hình Holacracy

Để hiểu rõ giá trị thực tiễn của Holacracy, hãy nhìn vào những doanh nghiệp đã tiên phong áp dụng mô hình này. Một trong những ví dụ điển hình chính là Zappos, công ty thương mại điện tử nổi tiếng tại Mỹ.

Zappos là công ty bán giày và quần áo trực tuyến được thành lập năm 1999. Trong giai đoạn 2013–2014, dưới sự lãnh đạo của CEO Tony Hsieh, Zappos bắt đầu quá trình chuyển đổi sang mô hình Holacracy, trở thành một trong những doanh nghiệp lớn nhất tại Mỹ áp dụng hệ thống quản trị phi tập trung này.

1 - Triết lý quản trị

Tony Hsieh từng ví vai trò của mình giống như “kiến trúc sư của một nhà kính”, người tạo ra điều kiện môi trường tốt nhất để “cây cối” tức nhân viên có thể phát triển và tỏa sáng. Tư tưởng này chính là nền tảng để Zappos mạnh dạn loại bỏ hệ thống cấp bậc truyền thống, trao quyền tự chủ nhiều hơn cho nhân viên.

2 - Cấu trúc tổ chức

• Đến năm 2017, Zappos có khoảng 1.500 nhân viên chia thành 500 circle.
• Mỗi nhân viên có thể tham gia nhiều circle khác nhau, đảm nhận nhiều vai trò song song.
• Lead Link (người kết nối vòng tròn) chỉ có nhiệm vụ phân bổ nguồn lực, chứ không “ra lệnh” hay quyết định thay nhân viên.

3 - Cơ chế công việc và đánh giá hiệu suất

• Zappos xóa bỏ chức danh công việc; thay vào đó, nhân viên được công nhận thông qua hệ thống “badges” (huy hiệu kỹ năng).
• Lương thưởng được gắn với vai trò và số huy hiệu tích lũy. Nhân viên có nhiều huy hiệu hơn sẽ nhận được mức thu nhập cao hơn.
• Hệ thống đánh giá hiệu suất hằng năm bị loại bỏ, thay vào đó là cơ chế phản hồi thường xuyên từ đồng nghiệp.
• Để nâng cao chất lượng phản hồi, Zappos tổ chức các khóa đào tạo về EQ, giải quyết xung đột và kỹ năng cố vấn (mentorship).

4 - Mục tiêu phát triển nhân sự

• Mỗi nhân viên được khuyến khích đặt mục tiêu 30 ngày và làm việc cùng Goals Coach – người hỗ trợ định hình mục tiêu cá nhân lẫn nghề nghiệp.
• Văn hóa công ty nhấn mạnh sự công nhận ngang hàng (peer recognition).
• Chương trình Coworker Bonus Program cho phép nhân viên tặng thưởng đồng nghiệp khi họ thể hiện hành vi phù hợp với 10 giá trị cốt lõi của Zappos. Việc tuyển dụng hay sa thải cũng dựa trên giá trị này, chứ không đơn thuần dựa trên hiệu quả công việc.

5 - Kết quả và bài học

• Zappos duy trì được tinh thần khởi nghiệp ngay cả khi phát triển thành tổ chức hàng nghìn người.
• Holacracy giúp nhân viên giống như những “doanh nhân nội bộ”, tự định hướng công việc thay vì chờ cấp trên chỉ đạo.
• Văn hóa “Deliver WOW” (mang đến sự bất ngờ, vượt kỳ vọng) trở thành kim chỉ nam, được cụ thể hóa trong mọi circle và vai trò.

Bài học rút ra: Holacracy có thể thành công ở quy mô lớn nếu doanh nghiệp:

• Xây dựng được văn hóa cởi mở và minh bạch.
• Gắn kết mô hình quản trị với giá trị cốt lõi rõ ràng.
• Đầu tư vào cơ chế phản hồi và đào tạo kỹ năng mềm để nhân sự thích ứng với tự quản.

Holacracy là một bước tiến trong tư duy quản trị, khi chuyển quyền lực từ “người lãnh đạo duy nhất” sang cơ chế vai trò và vòng tròn tự quản. Mô hình này giúp doanh nghiệp tăng tốc độ ra quyết định, trao quyền cho nhân viên và khuyến khích đổi mới sáng tạo. Nếu được triển khai đúng cách, đây có thể là công cụ đắc lực để doanh nghiệp Việt Nam bứt phá trong kỷ nguyên số, nâng cao sức cạnh tranh và xây dựng đội ngũ linh hoạt sẵn sàng cho tương lai.