ỨNG DỤNG SCRUM AGILE TRONG NGHIÊN CỨU VÀ PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM

Trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh hiện nay, nhu cầu của khách hàng thay đổi liên tục và ngày càng đặt ra những tiêu chuẩn cao hơn cho doanh nghiệp. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp cũng phải thay đổi nhanh và điều chỉnh linh hoạt nhất có thể để đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng, đồng thời nâng cao năng lực cạnh tranh so với đối thủ cùng ngành. 

Trong bài viết này, Trường doanh nhân HBR sẽ giới thiệu tới quý lãnh đạo, chủ doanh nghiệp mô hình Scrum Agile trong nghiên cứu và phát triển sản phẩm có thể đáp ứng được vấn đề trên.

1. Scrum Agile là gì?

Mô hình Scrum Agile được sử dụng chủ yếu trong phát triển phần mềm và không hề xa lạ với các công ty công nghệ. Liệu các doanh nghiệp khác có thể áp dụng mô hình này trong các hoạt động marketing, bán hàng, chăm sóc khách hàng… hay không? Trước hết hãy cùng tìm hiểu Scrum Agile là gì?

1.1. Agile là gì?

Agile (viết tắt của Agile Software Development) là một phương thức phát triển phần mềm linh hoạt, sử dụng các chu kỳ lặp ngắn, thường từ 1 đến 4 tuần, để liên tục kiểm tra và phát triển sản phẩm. Mục tiêu chính của Agile là rút ngắn thời gian phát triển, nhanh chóng đưa sản phẩm đến tay khách hàng và đảm bảo sản phẩm luôn đáp ứng được yêu cầu thực tế.

1.2. Scrum là gì?

Scrum là một mô hình phổ biến nhất trong các phương pháp triển khai dự án theo Agile, thường được sử dụng để tối ưu hóa quá trình vận hành trong doanh nghiệp. Mặc dù Scrum tuân thủ các nguyên tắc của Agile, nhưng hai khái niệm này không đồng nhất, và Scrum chỉ là một trong số các cách tiếp cận thuộc "họ" Agile.

Scrum là một khung tổ chức công việc (framework) dựa trên cơ chế lặp (iterative) và tăng trưởng (incremental), cho phép nhóm dự án tập trung tối đa vào việc tạo ra giá trị trong các chu kỳ ngắn hạn cố định gọi là Sprint. Mỗi Sprint là một vòng lặp phát triển sản phẩm ngắn, nhằm tối đa hóa thời gian phát triển để đạt được mục tiêu cụ thể gọi là Product Goal.

Scrum được xây dựng trên ba nguyên tắc cốt lõi: Minh bạch (Transparency), Kiểm tra (Inspection) và Thích ứng (Adaptation). Chính nhờ các nguyên tắc này mà Scrum trở thành lựa chọn yêu thích của các nhà quản lý, đặc biệt trong các tình huống cần tăng cường hiệu quả làm việc nhóm và linh hoạt thích ứng với thay đổi.

1.3. Các hoạt động có thể áp dụng mô hình Scrum Agile

Với những đặc điểm nổi bật trên, mô hình Scrum Agile không chỉ được ứng dụng để phát triển phần mềm mà còn mang lại những lợi ích vượt trội cho các hoạt động:

1 - Thiết kế sản phẩm mới và cải tiến sản phẩm
Scrum mang lại sự linh hoạt vượt trội cho các đội ngũ thiết kế, giúp họ nhanh chóng xây dựng các nguyên mẫu ban đầu, thử nghiệm nhiều ý tưởng sáng tạo và thu thập phản hồi thực tế từ khách hàng ngay từ giai đoạn đầu.Với khả năng điều chỉnh nhanh chóng dựa trên phản hồi liên tục, ứng dụng mô hình Scrum không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo sản phẩm ra mắt đáp ứng tối đa nhu cầu thị trường, từ đó tạo lợi thế cạnh tranh lớn.

2 - Nghiên cứu và phát triển (R&D)
Scrum là giải pháp đột phá trong lĩnh vực nghiên cứu và phát triển sản phẩm. Các đội ngũ R&D có thể dễ dàng thử nghiệm các ý tưởng mới mẻ, đánh giá kết quả từng giai đoạn và thu thập ý kiến từ các bên liên quan. Quy trình này giúp tăng cường tính linh hoạt, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sản phẩm luôn được cải tiến để đáp ứng yêu cầu thị trường, ngay cả trong các lĩnh vực phức tạp và có tốc độ đổi mới cao.

3 - Xây dựng chiến dịch Marketing sáng tạo và linh hoạt
Agile Scrum đã trở thành một phần không thể thiếu trong việc xây dựng chiến lược marketing hiện đại. Với khả năng điều chỉnh chiến dịch dựa trên phản hồi từ thị trường theo thời gian thực, Scrum giúp các đội ngũ marketing không chỉ lên ý tưởng mới một cách nhanh chóng mà còn liên tục tối ưu hóa chiến dịch để đạt hiệu quả cao nhất. Từ phát triển nội dung, xây dựng chiến dịch đến phân tích kết quả, Scrum giúp chiến dịch luôn hấp dẫn và đi đúng hướng.

4 -  Điều chỉnh chiến lược bán hàng linh hoạt và hiệu quả
Trong lĩnh vực bán hàng, Scrum giúp đội ngũ xây dựng và thử nghiệm các chiến lược bán hàng mới mà không phải chờ đợi đến cuối dự án. Mỗi sprint là cơ hội để đánh giá và điều chỉnh chiến lược theo phản hồi từ khách hàng. Nhờ vậy, các chiến lược bán hàng luôn được cập nhật, linh hoạt và dễ dàng cải thiện, mang đến hiệu quả cao hơn và tạo trải nghiệm mua sắm hấp dẫn cho khách hàng.

5 - Nâng tầm dịch vụ khách hàng
Agile Scrum mang lại sự khác biệt lớn cho dịch vụ khách hàng. Các nhóm chăm sóc khách hàng có thể nhanh chóng xử lý các vấn đề, đồng thời liên tục cập nhật quy trình dựa trên phản hồi của khách hàng. Việc tập trung vào cải thiện từng chi tiết dịch vụ giúp trải nghiệm của khách hàng ngày càng hoàn thiện, tạo nên sự hài lòng và trung thành lâu dài.

2. Thay đổi trong ứng dụng Scrum trong nghiên cứu và phát triển sản phẩm

Nghiên cứu và phát triển sản phẩm là một hoạt động cực kỳ quan trọng trong mọi tổ chức doanh nghiệp. Tuy nhiên trong suốt hơn 7 năm tư vấn cho hơn 35.000+ doanh nghiệp, Mr. Tony Dzung - chủ tịch HBR Holdings nhận thấy rằng có rất nhiều doanh nghiệp bỏ qua bước quan trọng này, hoặc chỉ làm hời hợt cho có, đi “lối mòn” khiến R&D không hiệu quả. 

2.1. Khó khăn của nghiên cứu và phát triển sản phẩm truyền thống 

Các phương pháp truyền thống trong R&D thường theo hướng quy trình tuyến tính và mang tính giai đoạn cứng nhắc. Đây là những hạn chế lớn vì:

• Quá trình kéo dài: Quy trình R&D truyền thống thường đi theo từng bước từ ý tưởng, thử nghiệm đến sản phẩm hoàn thiện. Mỗi giai đoạn có thể mất nhiều tháng đến vài năm, gây ra sự chậm trễ và làm giảm khả năng cạnh tranh khi thị trường liên tục thay đổi.
• Thiếu sự linh hoạt: Trong bối cảnh công nghệ thay đổi nhanh chóng, phương pháp R&D cũ khiến đội ngũ khó khăn trong việc điều chỉnh sản phẩm khi có phản hồi mới từ thị trường hoặc khi phát sinh những yêu cầu bất ngờ.
• Phụ thuộc vào từng giai đoạn và thiếu phản hồi tức thì: Mỗi giai đoạn thường tách biệt và không có sự tương tác liên tục, khiến cho sản phẩm dễ dàng bị thiếu sót hoặc lệch hướng so với yêu cầu thực tế của khách hàng. Điều này ảnh hưởng đến khả năng tạo ra giá trị thực sự của sản phẩm.
• Tốn kém tài nguyên và chi phí: Khi đội ngũ phát triển phải đi qua từng giai đoạn một cách cứng nhắc, bất kỳ thay đổi nào phát sinh đều yêu cầu sửa đổi ở nhiều bước, gây ra lãng phí tài nguyên và gia tăng chi phí.

2.2. Lợi ích khi ứng dụng Scrum Agile trong R&D

Việc ứng dụng Scrum Agile trong R&D mang đến một sự thay đổi hoàn toàn mới. Là người có nền tảng chuyên môn về công nghệ thông tin và liên tục cập cập những xu hướng công nghệ mới nhất từ các tổ chức chính quy hàng đầu thế giới, Mr. Tony Dzung đã sớm đưa ra quan điểm về việc đưa khách hàng vào quá trình nghiên cứu và phát triển sản phẩm. 

Anh Tony Dzung nhấn mạnh rằng: “Người thông minh là người biết cách đưa khách hàng tham gia vào quá trình tạo ra sản phẩm/dịch vụ cho chính doanh nghiệp của mình.” Video dưới đây sẽ giúp bạn hiểu một cách đơn giản và rõ ràng nhất về phương pháp nghiên cứu và phát triển sản phẩm theo góc nhìn của Mr. Tony Dzung theo mô hình vòng xoáy sản phẩm.

Dưới đây là các lợi ích nổi bật khi ứng dụng Scrum vào R&D:

• Tối ưu hóa thời gian và đẩy nhanh tiến độ phát triển: Scrum chia dự án thành các sprint ngắn hạn (từ 1 đến 4 tuần), cho phép đội ngũ liên tục hoàn thiện từng phần của sản phẩm và kiểm tra độ khả thi. Điều này giúp doanh nghiệp có thể nhanh chóng đạt được những thành quả cụ thể, tạo ra giá trị ngay từ các giai đoạn đầu tiên và giảm thiểu rủi ro.
• Thích ứng nhanh chóng với thay đổi: Một trong những điểm mạnh của Scrum là khả năng thích ứng liên tục. Khi có yêu cầu hoặc phản hồi mới từ khách hàng, đội ngũ có thể nhanh chóng điều chỉnh trong các sprint tiếp theo mà không ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình, giúp sản phẩm luôn phù hợp và đáp ứng nhu cầu thị trường.
• Khuyến khích sự hợp tác và sáng tạo: Với Scrum, các thành viên trong nhóm được khuyến khích đóng góp ý tưởng và phản hồi liên tục trong mỗi sprint. Điều này giúp thúc đẩy sự sáng tạo và gia tăng tính gắn kết trong nhóm, từ đó mang lại những ý tưởng đổi mới và giải pháp sáng tạo.
• Giảm thiểu lãng phí tài nguyên và tối ưu hóa chi phí: Thay vì đầu tư một lần cho toàn bộ dự án, Scrum cho phép đội ngũ triển khai từng phần nhỏ và điều chỉnh theo từng giai đoạn. Điều này giúp tối ưu hóa nguồn lực và đảm bảo chi phí được phân bổ hiệu quả.
• Đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn: Scrum cho phép đội ngũ R&D đưa sản phẩm ra mắt nhanh chóng thông qua các bản thử nghiệm hoặc nguyên mẫu. Khả năng ra mắt sản phẩm sớm giúp doanh nghiệp không chỉ tạo được dấu ấn trên thị trường mà còn kịp thời thu thập phản hồi thực tế từ khách hàng để cải thiện liên tục.
• Tạo sự minh bạch và kiểm soát: Scrum cung cấp các công cụ để đội ngũ kiểm soát tiến độ công việc qua các sprint và họp định kỳ. Sự minh bạch này giúp tất cả thành viên đều hiểu rõ tiến độ và trách nhiệm của mình, từ đó tối ưu hóa hiệu quả làm việc và giúp quản lý dễ dàng theo dõi, điều chỉnh khi cần.

3. Cấu trúc và thành phần chính trong Scrum

Scrum là một khung làm việc (framework) linh hoạt giúp các nhóm làm việc tối ưu hóa hiệu suất và đảm bảo sản phẩm đạt chất lượng cao nhất. Scrum có cấu trúc và thành phần chính, được thiết kế để tạo sự minh bạch, kiểm tra liên tục và khả năng thích ứng với các thay đổi. Dưới đây là các thành phần cốt lõi trong Scrum:

3.1. Các vai trò chính trong Scrum

Trong Scrum, các vai trò được phân chia cụ thể để đảm bảo đội ngũ tập trung vào mục tiêu chung. Ba vai trò chính bao gồm:

• Product Owner (Chủ sở hữu sản phẩm): Là người chịu trách nhiệm tối đa về sản phẩm và quyết định tính năng nào sẽ được phát triển trước. Product Owner đại diện cho khách hàng và đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng đúng nhu cầu người dùng. Họ có trách nhiệm quản lý Product Backlog, xác định ưu tiên công việc, và thường xuyên giao tiếp với đội ngũ để giải thích yêu cầu.
• Scrum Master: Là người hỗ trợ và đảm bảo quy trình Scrum được thực hiện đúng cách. Scrum Master giúp đội ngũ loại bỏ các trở ngại trong quá trình làm việc, đảm bảo mọi người tuân thủ các nguyên tắc của Scrum và tối ưu hóa hiệu suất. Scrum Master đóng vai trò như một người hỗ trợ và đào tạo đội ngũ về quy trình Agile, giúp họ phát huy tối đa khả năng.
• Development Team (Nhóm phát triển): Là những người thực hiện các công việc phát triển sản phẩm. Họ tự tổ chức, có trách nhiệm hoàn thành các nhiệm vụ trong mỗi sprint, đảm bảo sản phẩm đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng và yêu cầu từ Product Owner. Đội ngũ phát triển thường bao gồm các lập trình viên, nhà thiết kế, và chuyên gia kiểm thử, làm việc cùng nhau để đạt mục tiêu sprint.

3.2. Các sự kiện chính trong Scrum

Scrum có năm sự kiện chính, giúp đội ngũ duy trì cấu trúc và thúc đẩy tiến độ công việc. Các sự kiện này được gọi là “ceremonies” và bao gồm:

• Sprint: Là khoảng thời gian ngắn, thường từ 1 đến 4 tuần, để hoàn thành một phần của sản phẩm. Mỗi sprint có một mục tiêu cụ thể và là giai đoạn phát triển nhỏ, cho phép đội ngũ tạo ra phiên bản sản phẩm có thể kiểm thử được. Sprint là trung tâm của Scrum, giúp đảm bảo tiến độ và tính linh hoạt của quy trình.
• Sprint Planning (Lập kế hoạch sprint): Là buổi họp đầu sprint để đội ngũ thống nhất mục tiêu và nhiệm vụ của sprint. Product Owner và đội ngũ phát triển sẽ cùng nhau quyết định các nhiệm vụ ưu tiên, thiết lập mục tiêu, và xây dựng kế hoạch để hoàn thành công việc trong khoảng thời gian sprint.
• Daily Scrum (Họp Scrum hàng ngày): Là cuộc họp ngắn, thường kéo dài 15 phút, diễn ra mỗi ngày trong sprint. Mục tiêu là để đội ngũ cập nhật tiến độ, chia sẻ các khó khăn, và điều chỉnh công việc nếu cần. Daily Scrum giúp đội ngũ luôn duy trì sự kết nối và đảm bảo công việc đi đúng hướng.
• Sprint Review (Xem xét sprint): Diễn ra vào cuối mỗi sprint, đây là buổi họp để đội ngũ trình bày sản phẩm hoặc phần sản phẩm đã hoàn thành với các bên liên quan, bao gồm Product Owner. Sprint Review cho phép thu thập phản hồi và quyết định bước đi tiếp theo cho sản phẩm.
• Sprint Retrospective (Đánh giá sprint): Là buổi họp cuối cùng của sprint để đội ngũ xem xét quá trình làm việc, phân tích những gì đã hiệu quả và những gì cần cải thiện trong sprint tiếp theo. Sprint Retrospective giúp đội ngũ tối ưu hóa quy trình và tăng hiệu suất làm việc.

3.3. Các thành phần cốt lõi của Scrum

Để duy trì tính minh bạch và khả năng kiểm soát, Scrum có ba thành phần chính:

• Product Backlog: Là danh sách các công việc cần thực hiện để phát triển sản phẩm, được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên. Product Owner chịu trách nhiệm quản lý Product Backlog và liên tục cập nhật để phản ánh các yêu cầu mới hoặc thay đổi từ khách hàng.
• Sprint Backlog: Là danh sách các công việc đã được chọn từ Product Backlog để thực hiện trong một sprint. Sprint Backlog được thiết lập trong buổi Sprint Planning và là công cụ giúp đội ngũ phát triển tập trung hoàn thành các nhiệm vụ đã đề ra.
• Increment (Gia tăng giá trị): Là sản phẩm hoặc phần sản phẩm hoàn thành sau mỗi sprint. Increment phải đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng đã được thỏa thuận và là phần tăng trưởng có giá trị thực tế của sản phẩm, sẵn sàng để đưa vào sử dụng hoặc nhận phản hồi từ người dùng.

3.4. Các nguyên tắc cơ bản của Scrum

Scrum hoạt động dựa trên ba nguyên tắc cơ bản, tạo nên giá trị cốt lõi của phương pháp:

• Minh bạch (Transparency): Mọi thành viên trong đội ngũ đều có quyền truy cập vào thông tin dự án và hiểu rõ về tiến độ, giúp đảm bảo rằng tất cả đều có cái nhìn chính xác và cập nhật.
• Kiểm tra (Inspection): Đội ngũ liên tục kiểm tra công việc qua các sự kiện như Daily Scrum, Sprint Review để phát hiện và xử lý các vấn đề ngay khi xuất hiện.
• Thích ứng (Adaptation): Nếu có bất kỳ vấn đề nào xảy ra trong quá trình phát triển, đội ngũ sẽ ngay lập tức điều chỉnh để phù hợp với yêu cầu và đảm bảo sản phẩm luôn đi đúng hướng.

4. Các giai đoạn trong lộ trình ứng dụng Scrum trong R&D

Đối với các doanh nghiệp không chuyên sâu về công nghệ, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ, lãnh đạo phải là người đi đầu và từng bước hỗ trợ triển khai Scrum trong các hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm.

Dưới đây là các giai đoạn chính trong lộ trình ứng dụng Scrum cho R&D.

4.1. Giai đoạn Chuẩn bị và Lập kế hoạch

Lãnh đạo doanh nghiệp cần chuẩn bị một nền tảng rõ ràng, bao gồm việc xây dựng tầm nhìn sản phẩm, xác định mục tiêu và tạo ra một danh mục các yêu cầu chính thức để định hướng cho nhóm R&D.

• Xác định Product Vision (Tầm nhìn sản phẩm): Product Vision không chỉ là một bản mô tả về sản phẩm mà là tuyên bố về giá trị và lợi ích mà sản phẩm sẽ mang lại cho khách hàng. Lãnh đạo doanh nghiệp, cùng với Product Owner, nên dành thời gian thảo luận về Product Vision để đảm bảo mọi người hiểu rõ mục tiêu cuối cùng và định hướng phát triển của sản phẩm. Đồng thời, Product Vision cũng cần phải gắn liền với mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, từ đó tạo ra sự kết nối mạnh mẽ giữa sản phẩm và sứ mệnh doanh nghiệp.
• Xây dựng Product Backlog (Danh sách công việc): Product Backlog là danh sách tổng hợp các tính năng, yêu cầu, cải tiến và lỗi mà sản phẩm cần hoàn thành. Danh sách này cần được Product Owner quản lý, thường xuyên cập nhật để phản ánh nhu cầu và yêu cầu mới từ thị trường. Với mỗi yêu cầu, lãnh đạo doanh nghiệp nên đánh giá giá trị và ưu tiên để đảm bảo rằng các tài nguyên được sử dụng hiệu quả.
• Phân tích và ưu tiên yêu cầu: Vì các yêu cầu có thể thay đổi theo thị trường và khách hàng, Product Owner phải liên tục sắp xếp lại thứ tự ưu tiên cho Product Backlog. Điều này đảm bảo rằng đội ngũ R&D luôn tập trung vào các công việc quan trọng nhất, tạo ra giá trị nhanh nhất.

4.2. Giai đoạn Lập kế hoạch Sprint (Sprint Planning)

Lập kế hoạch Sprint là bước đầu của mỗi Sprint, nơi đội ngũ R&D xác định các công việc cụ thể sẽ thực hiện trong một Sprint. Mục tiêu chính là tạo sự rõ ràng, cam kết và hướng đến mục tiêu Sprint.

• Chọn các mục từ Product Backlog: Đội ngũ R&D, dưới sự hướng dẫn của Product Owner, sẽ chọn một số mục từ Product Backlog để đưa vào Sprint Backlog. Lãnh đạo doanh nghiệp nên hỗ trợ Product Owner trong việc đánh giá các yếu tố chiến lược khi chọn các mục tiêu, đảm bảo rằng các Sprint luôn hướng đến các mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp.
• Thiết lập Sprint Goal: Sprint Goal là mục tiêu chính của Sprint và sẽ không thay đổi trong suốt Sprint. Điều này giúp đội ngũ R&D tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên và tạo ra giá trị thực tế. Lãnh đạo cần đảm bảo rằng Sprint Goal được hiểu rõ và hỗ trợ đầy đủ từ các cấp quản lý.
• Phân chia công việc và cam kết: Đội ngũ R&D nên phân chia công việc và xác định ai sẽ phụ trách các nhiệm vụ cụ thể. Lãnh đạo nên khuyến khích đội ngũ cam kết hoàn thành công việc trong thời gian Sprint, tạo ra sự minh bạch và trách nhiệm.

4.3. Giai đoạn Thực hiện Sprint (Sprint Execution)

Giai đoạn này tập trung vào việc thực hiện và hoàn thành các công việc đã được chọn trong Sprint Backlog. Đảm bảo tiến độ và chất lượng sản phẩm là nhiệm vụ chính của đội ngũ R&D trong giai đoạn này.

• Daily Scrum (Họp hàng ngày): Mỗi ngày, đội ngũ sẽ họp ngắn để cập nhật tiến độ, thảo luận về khó khăn và phối hợp giải quyết vấn đề. Lãnh đạo nên khuyến khích các buổi họp này diễn ra đều đặn và đảm bảo rằng các thành viên có thể chia sẻ khó khăn một cách thoải mái, nhằm tạo sự đồng thuận và hỗ trợ lẫn nhau.
• Thử nghiệm và hoàn thiện: Trong R&D, thử nghiệm là một phần quan trọng của phát triển sản phẩm. Các kết quả thử nghiệm liên tục được kiểm tra để đảm bảo đạt chất lượng. Lãnh đạo doanh nghiệp nên cung cấp đầy đủ các công cụ và tài nguyên cho đội ngũ, giúp họ dễ dàng thử nghiệm và cải tiến sản phẩm ngay lập tức.

4.4. Giai đoạn Đánh giá Sprint (Sprint Review)

Sprint Review là cơ hội để đội ngũ R&D trình bày các kết quả đạt được cho Product Owner và các bên liên quan, nhận phản hồi và quyết định các bước đi tiếp theo cho sản phẩm.

• Trình bày Increment (Gia tăng sản phẩm): Đội ngũ R&D giới thiệu các phần sản phẩm đã hoàn thành và có thể sử dụng được. Lãnh đạo doanh nghiệp cần tham gia Sprint Review để có cái nhìn toàn diện về tiến độ sản phẩm và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng nếu cần.
• Thu thập phản hồi từ các bên liên quan: Để cải thiện sản phẩm, Product Owner sẽ thu thập phản hồi từ khách hàng và các bên liên quan. Lãnh đạo có thể sử dụng những phản hồi này để điều chỉnh chiến lược, đảm bảo rằng sản phẩm đáp ứng tốt nhu cầu thị trường.

4.5. Giai đoạn Đánh giá quy trình (Sprint Retrospective)

Sprint Retrospective giúp đội ngũ R&D xem xét lại quy trình làm việc trong Sprint, tìm ra những yếu tố đã và chưa hiệu quả để tối ưu hóa quy trình cho các Sprint tiếp theo.

• Xác định điểm mạnh và yếu của quy trình: Đội ngũ sẽ xem xét kỹ lưỡng các quy trình đã thực hiện, từ đó nhận ra những điểm mạnh cần phát huy và các yếu điểm cần cải thiện. Lãnh đạo nên khuyến khích các thành viên nói lên ý kiến của mình một cách trung thực để tìm ra giải pháp tốt nhất.
• Lên kế hoạch cải tiến cho Sprint tiếp theo: Dựa trên các vấn đề phát hiện, đội ngũ đưa ra các giải pháp để tránh các khó khăn tương tự trong Sprint tiếp theo. Đây là bước quan trọng để tạo ra sự cải tiến liên tục và nâng cao hiệu suất làm việc.

4.6. Giai đoạn Chuyển giao Increment và Tiếp nhận phản hồi

Increment được chuyển giao cho khách hàng hoặc các bên liên quan để kiểm thử và thu thập phản hồi. Đây là bước then chốt để đánh giá sản phẩm và đảm bảo nó đáp ứng nhu cầu thực tế.

• Chuyển giao và kiểm thử Increment: Lãnh đạo cần đảm bảo rằng Increment là phần sản phẩm hoàn thiện, có thể sử dụng được. Khách hàng hoặc các bên liên quan sẽ kiểm thử và cung cấp phản hồi.
• Điều chỉnh Product Backlog và lập kế hoạch cho Sprint tiếp theo: Dựa trên phản hồi nhận được, Product Owner sẽ cập nhật Product Backlog và điều chỉnh thứ tự ưu tiên cho các Sprint tiếp theo. Lãnh đạo nên hỗ trợ Product Owner và đội ngũ phát triển trong quá trình này để đảm bảo các yêu cầu mới nhất được đáp ứng hiệu quả.

5. Các yếu tố then chốt trong quy trình ứng dụng Scrum trong R&D

Khi ứng dụng mô hình Scrum, doanh nghiệp cần lưu ý 3 yếu tố then chốt dưới đây:

5.1. Chu kỳ lặp Sprint (1–4 tuần): Tính linh hoạt và tập trung ngắn hạn

Sprint là trung tâm của quy trình Scrum, giúp đội ngũ có chu kỳ phát triển ngắn (thường từ 1 đến 4 tuần) để hoàn thành một phần sản phẩm cụ thể. Sprint là yếu tố then chốt đảm bảo sản phẩm được phát triển theo từng bước nhỏ, giúp:

• Tính linh hoạt cao: Với các Sprint ngắn, đội ngũ có thể phản hồi và điều chỉnh nhanh chóng dựa trên những thay đổi từ thị trường, yêu cầu mới của khách hàng hoặc phản hồi từ các bên liên quan. Điều này rất quan trọng trong môi trường kinh doanh năng động, nơi yêu cầu của khách hàng và xu hướng thị trường có thể thay đổi nhanh chóng.
• Kiểm soát rủi ro: Vì Sprint có thời gian ngắn, nếu có sai sót hoặc vấn đề xảy ra, chúng sẽ được phát hiện sớm trong quy trình và không ảnh hưởng lớn đến toàn bộ dự án. Thay vì làm một lần toàn bộ sản phẩm rồi mới nhận ra lỗi, Scrum giúp giảm thiểu rủi ro và chi phí sửa chữa.
• Tập trung vào mục tiêu cụ thể: Mỗi Sprint đều có một Sprint Goal – mục tiêu rõ ràng mà đội ngũ phải hoàn thành trong thời gian ngắn. Điều này giúp đội ngũ tập trung hoàn toàn vào các nhiệm vụ có giá trị cao nhất, tránh lãng phí tài nguyên vào các công việc không quan trọng.

5.2. Minh bạch và kiểm soát thông qua Daily Scrum (Cuộc họp hàng ngày): Đảm bảo tiến độ và xử lý khó khăn kịp thời

Daily Scrum là cuộc họp ngắn hàng ngày, nơi các thành viên trong đội ngũ cập nhật tiến độ công việc, xác định khó khăn và điều chỉnh công việc nếu cần. Đây là yếu tố then chốt giúp duy trì sự minh bạch và kiểm soát tiến độ dự án.

• Cập nhật tiến độ thường xuyên: Daily Scrum giúp các thành viên và các bên liên quan luôn nắm được tình hình dự án. Bằng cách báo cáo tiến độ mỗi ngày, đội ngũ có cái nhìn chính xác về những gì đã hoàn thành, những gì còn lại, và những gì cần điều chỉnh.
• Nhanh chóng xử lý khó khăn: Daily Scrum tạo điều kiện để các thành viên nêu ra các khó khăn hoặc trở ngại ngay khi chúng xuất hiện. Scrum Master có thể hỗ trợ đội ngũ giải quyết những vấn đề này nhanh chóng, đảm bảo rằng các trở ngại không ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng của sản phẩm.
• Tăng cường tính đồng bộ và hợp tác: Daily Scrum giúp các thành viên liên tục phối hợp và đồng bộ hóa công việc, tránh việc làm trùng lặp hoặc lạc hướng. Nhờ vậy, các thành viên có thể hợp tác hiệu quả, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và gắn kết.

5.3. Phản hồi và cải tiến liên tục qua Sprint Review và Sprint Retrospective

Sprint Review và Sprint Retrospective là hai sự kiện quan trọng diễn ra vào cuối mỗi Sprint, giúp đội ngũ đánh giá kết quả công việc và liên tục cải thiện quy trình làm việc.

1 - Sprint Review: Đánh giá kết quả công việc và nhận phản hồi từ các bên liên quan

• Giới thiệu sản phẩm: Sprint Review là buổi giới thiệu phần sản phẩm đã hoàn thiện (Increment) cho Product Owner và các bên liên quan, từ đó nhận được phản hồi trực tiếp. Đây là cơ hội để đội ngũ trình bày các tính năng mới, giải thích cách chúng hoạt động, và nhận đánh giá từ người dùng.
• Nhận phản hồi thực tế: Phản hồi từ các bên liên quan giúp đội ngũ xác định các điểm mạnh và yếu của sản phẩm, từ đó điều chỉnh để sản phẩm ngày càng hoàn thiện và phù hợp hơn với nhu cầu thị trường.
• Cải thiện định hướng: Sprint Review cũng giúp Product Owner và lãnh đạo doanh nghiệp xác định xem sản phẩm có đang đi đúng hướng hay không. Nếu cần, các ưu tiên trong Product Backlog có thể được điều chỉnh dựa trên phản hồi nhận được, từ đó tối ưu hóa định hướng phát triển sản phẩm.

2 - Sprint Retrospective: Đánh giá quy trình làm việc và liên tục cải thiện

• Tìm ra các bài học kinh nghiệm: Sprint Retrospective là buổi họp đánh giá quy trình, trong đó đội ngũ xem xét các yếu tố đã và chưa hiệu quả trong Sprint vừa qua. Đây là cơ hội để đội ngũ rút ra các bài học, từ những điểm thành công để phát huy cho đến các lỗi cần khắc phục.
• Đưa ra giải pháp cải tiến cụ thể: Dựa trên các vấn đề phát hiện trong Sprint Retrospective, đội ngũ có thể xây dựng các giải pháp cải tiến quy trình cụ thể, như thay đổi cách làm việc, cải thiện công cụ hoặc điều chỉnh quy trình hợp tác. Điều này giúp đội ngũ làm việc hiệu quả hơn trong các Sprint sau, đồng thời nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm.
• Tạo nền tảng cho sự phát triển liên tục: Sprint Retrospective không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình mà còn là yếu tố cốt lõi để xây dựng văn hóa làm việc cải tiến liên tục. Khi đội ngũ không ngừng tìm cách cải thiện, chất lượng sản phẩm và quy trình làm việc sẽ dần được nâng cao, tạo lợi thế cạnh tranh lâu dài cho doanh nghiệp.

6. Case study: Thiết lập quy trình scrum cho trung tâm tiếng anh trẻ em Binggo Leaders

Trung tâm tiếng anh trẻ em Binggo Leaders thuộc hệ sinh thái giáo dục HBR Holdings là một trong những minh chứng rõ nhất cho tầm nhìn chiến lược của Mr. Tony Dzung trong việc ứng dụng quy trình Scrum trong R&D.

Chỉ mới được thành lập từ năm 2021, trung tâm Tiếng Anh Trẻ em BingGo Leaders đã đạt được những kết quả nổi bật:

• Top 10 Trung tâm tiếng Anh trẻ em tốt nhất Việt Nam do Edu2Review bình chọn 
• 98% Phụ huynh hài lòng về chất lượng của trung tâm
• Top 20 Thương hiệu nổi tiếng Đất Việt 
• Top 10 Thương hiệu mạnh Asean 2023
• Kênh Youtube BingGo Leaders đạt 8,88 triệu subscribe (Tính tới 1/11/2024) và đang tiến rất gần tới nút kim cương của Youtube

Dưới đây là quy trình ứng dụng mô hình Scrum cơ bản nhất mà các doanh nghiệp về giáo dục có thể tham khảo từ Binggo Leaders.

6.1. Giai đoạn Chuẩn bị và Lập kế hoạch

1 - Xác định Product Vision (Tầm nhìn sản phẩm)

Tầm nhìn sản phẩm là kim chỉ nam cho tất cả các chương trình và dịch vụ tại Binggo Leaders. Product Vision trong giáo dục cần phải rõ ràng và hướng đến các mục tiêu như:

• Cung cấp chương trình học tiếng Anh chất lượng, dễ hiểu và phù hợp với trẻ em.
• Xây dựng môi trường học tập sáng tạo, thu hút trẻ em, giúp các em yêu thích việc học.
• Đảm bảo chương trình phù hợp với nhu cầu của phụ huynh, dễ dàng theo dõi tiến bộ của con.

2 - Xây dựng Product Backlog

Product Backlog cho Binggo Leaders sẽ bao gồm tất cả các tính năng, yêu cầu hoặc dự án có thể nâng cao chất lượng chương trình, chẳng hạn như:

• Thiết kế khóa học mới phù hợp với từng độ tuổi (3-6, 7-10 tuổi).
• Phát triển các trò chơi tương tác, bài tập vui nhộn để trẻ em hứng thú học tiếng Anh.
• Xây dựng hệ thống đánh giá trực tuyến để phụ huynh có thể theo dõi tiến bộ của con em mình.
• Nâng cấp giao diện website hoặc ứng dụng học tập để thân thiện và dễ sử dụng hơn cho cả trẻ em và phụ huynh.

Product Owner – có thể là Giám đốc Chương trình hoặc người quản lý sản phẩm – sẽ quản lý Product Backlog, liên tục sắp xếp lại các yêu cầu ưu tiên để phù hợp với mục tiêu phát triển của doanh nghiệp.

6.2. Giai đoạn Lập kế hoạch Sprint (Sprint Planning)

1 - Sprint Planning: Xác định các công việc cụ thể

Mỗi Sprint sẽ kéo dài từ 2–4 tuần để đảm bảo đội ngũ có đủ thời gian hoàn thành công việc nhưng vẫn duy trì tính linh hoạt. Trong Sprint Planning, đội ngũ Binggo Leaders sẽ xác định các mục tiêu cụ thể để đạt được trong Sprint, chẳng hạn như:

• Phát triển một bài học mẫu cho khóa học mới.
• Thiết kế một game tương tác với từ vựng và ngữ pháp phù hợp với độ tuổi.
• Triển khai chức năng mới trên ứng dụng giúp phụ huynh nhận thông báo về tiến độ học tập của con.

Sprint Goal sẽ giúp đội ngũ tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng nhất trong Sprint đó, đảm bảo mang lại giá trị cao nhất cho người dùng (trẻ em và phụ huynh).

2 - Phân công và cam kết

Các công việc trong Sprint Backlog sẽ được phân công cho các thành viên đội ngũ (giáo viên, chuyên viên nội dung, nhà thiết kế và lập trình viên). Mỗi thành viên cam kết hoàn thành công việc của mình trong thời gian Sprint để đạt được mục tiêu chung.

6.3. Giai đoạn Thực hiện Sprint (Sprint Execution)

1 - Daily Scrum (Họp hằng ngày)

Daily Scrum là cuộc họp ngắn (15 phút mỗi ngày) để cập nhật tiến độ và giải quyết các khó khăn. Các thành viên sẽ trả lời 3 câu hỏi cơ bản:

• Hôm qua đã hoàn thành những gì?
• Hôm nay sẽ làm gì?
• Có gặp khó khăn gì cần hỗ trợ không?

Điều này giúp đội ngũ Binggo Leaders luôn giữ được nhịp độ làm việc, đồng thời Scrum Master có thể giúp loại bỏ những trở ngại ảnh hưởng đến tiến độ công việc.

2 - Phát triển, thử nghiệm và cải tiến liên tục

Trong môi trường giáo dục, thử nghiệm là bước quan trọng. Ví dụ, khi phát triển một game học từ vựng, đội ngũ sẽ thử nghiệm và kiểm tra xem liệu trò chơi có thu hút trẻ em không, có giúp các em tiếp thu kiến thức không. Các thử nghiệm này giúp đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng thực sự phù hợp với nhu cầu học tập của trẻ.

6.4. Giai đoạn Đánh giá Sprint (Sprint Review)

1 - Sprint Review: Trình bày và nhận phản hồi

Cuối mỗi Sprint, đội ngũ Binggo Leaders sẽ trình bày những gì đã hoàn thành trước các bên liên quan, như quản lý chương trình hoặc thậm chí một nhóm phụ huynh để nhận phản hồi. Điều này giúp đội ngũ có cái nhìn thực tế về hiệu quả của sản phẩm, đồng thời nhận ý kiến từ người sử dụng cuối cùng.

Ví dụ: Đội ngũ có thể trình bày một phiên bản thử nghiệm của game tương tác hoặc bài học mẫu, và nhận phản hồi từ phụ huynh hoặc giáo viên về mức độ phù hợp với trẻ.

2 - Điều chỉnh Product Backlog dựa trên phản hồi

Dựa vào phản hồi từ Sprint Review, Product Owner sẽ cập nhật Product Backlog. Ví dụ, nếu phụ huynh đề nghị bổ sung các chức năng theo dõi tiến độ học tập chi tiết hơn, yêu cầu này sẽ được thêm vào Product Backlog và ưu tiên sắp xếp trong Sprint tiếp theo.

6.5. Giai đoạn Đánh giá quy trình (Sprint Retrospective)

1 - Sprint Retrospective: Đánh giá quy trình và cải tiến

Sau Sprint Review, đội ngũ sẽ tiến hành Sprint Retrospective để đánh giá quy trình làm việc và xác định các điểm mạnh và điểm yếu. Đây là cơ hội để đội ngũ Binggo Leaders cải tiến quy trình phát triển sản phẩm:

• Những gì đã làm tốt: Ví dụ, quy trình lên kế hoạch và phân công công việc đã giúp các thành viên đạt tiến độ.
• Những gì cần cải thiện: Có thể các công cụ sử dụng để thử nghiệm game không phù hợp với các thiết bị của trẻ em, và đội ngũ cần đổi công cụ.

2 - Triển khai các biện pháp cải tiến cho Sprint tiếp theo

Các biện pháp cải tiến sẽ được áp dụng ngay trong Sprint tiếp theo. Điều này giúp đội ngũ làm việc ngày càng hiệu quả hơn và giảm thiểu các vấn đề lặp lại trong quy trình.

6.6. Giai đoạn Chuyển giao Increment và tiếp nhận phản hồi

1 - Chuyển giao Increment

Increment là phần sản phẩm hoàn thiện đã được thử nghiệm và có thể sử dụng ngay. Tại Binggo Leaders, mỗi Increment có thể là một phần bài học hoàn chỉnh, game giáo dục hoặc một tính năng mới trên ứng dụng. Các Increment sẽ được chuyển giao để sử dụng thử nghiệm bởi giáo viên hoặc một nhóm phụ huynh để nhận phản hồi thực tế.

2 - Tiếp nhận và đánh giá phản hồi từ người dùng cuối

Sau khi sử dụng sản phẩm, các phụ huynh hoặc giáo viên sẽ cung cấp phản hồi. Điều này giúp đội ngũ Binggo Leaders có cái nhìn chính xác về những điều cần cải thiện hoặc bổ sung. Những ý kiến này sẽ được Product Owner đưa vào Product Backlog và tiếp tục phát triển trong các Sprint tiếp theo.

Lộ trình ứng dụng Scrum trong R&D là một quy trình chi tiết và chặt chẽ, giúp các lãnh đạo doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt và tối ưu hóa hiệu suất phát triển sản phẩm. Hy vọng những thông tin mà Trường doanh nhân HBR chia sẻ trên đây sẽ giúp Quý doanh nghiệp ứng dụng hiệu quả vào trong các hoạt động kinh doanh của mình.